Как составить алгоритм действий документа

Серия стандартов ИСО 30300 – стратегический уровень управления документами

Алгоритмы управления документами на операционном уровне

Управление делами (служба управления документами) организует и контролирует реализацию процессов управления документами, выбирая оптимальные методы и средства на уровне технологии работы с документами. Обычно в инструкциях по делопроизводству организаций, когда составляется раздел о работе исполнителей с документами, управление делами закрепляет традиционно сложившийся алгоритм работы. Этот алгоритм является отчасти «исполнительским», фиксирующим действия исполнителя по составлению и оформлению проекта документа, взаимодействие исполнителей, руководителей и структурных подразделений в процессе согласования, а также совместную деятельность уполномоченного должностного лица и управления делами в процессе придания документу юридической силы. В общем виде алгоритм может быть представлен следующим образом:

Сделаем выводы

Соблюдение подобного алгоритма будет обеспечивать методическое единство делопроизводства и архива, которое является важнейшим принципом организации работы с документами и вполне соответствует концепции управления документами ИСО 15489.

Если же документ, создаваемый в информационной системе, имеет временный срок хранения (до 10 лет включительно), то он может создаваться, храниться, использоваться и уничтожаться в связи с истечением сроков хранения как электронный оригинал.

Однако соблюдение алгоритмов управления документами в полном объеме будет возможно только при условии реализации всех инфраструктурных требований, необходимых для практического внедрения положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а также при условии признания факта, что главная функциональность современных СЭД – создание документов по установленным правилам, а не их «транспортировка».

Заметим также, что в новой серии стандартов ИСО 30300 предполагается разработка стандарта по аудиту и сертификации систем управления документами. Чем раньше мы начнем осваивать реальные алгоритмы управления документами, тем успешнее мы станем!

Вернуться к Конкурсному голосованию

Один из самых непростых участков работы в делопроизводстве связан с регистрацией входящей корреспонденции. Несмотря на внешнюю техническую простоту, он предполагает взаимодействие со сторонней организацией, а иногда таит в себе юридическую подоплеку. Расскажем о первой стадии работы с входящими документами – об особенностях и основных сложностях их приема и первичной обработки, нормативных требованиях и рутинных реалиях.

Прием и первичная обработка входящего документа – важная стадия его жизненного цикла

Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).

Регистрация, предполагающая в самых общих чертах внесение данных о документе в регистрационную форму и проставление штампа на документе, сложности не представляет. Все самые ответственные мероприятия выполняют до регистрации: секретарь или делопроизводитель должен определить, может ли он принять (в случае доставки нарочным) и зарегистрировать документ. За свои действия он несет ответственность, ведь может оказаться, что слишком строгая оценка не позволила вовремя довести до сведения руководителя значимый документ, или наоборот – его время отнимет совершенно бессмысленное рекламное послание, умело замаскированное под официальный документ.

Сложности, как обычно, возникают тогда, когда в организации нет строго определенных алгоритмов работы. В этом процессе важно ориентироваться на положения локальной инструкции по делопроизводству, однако в ней можно предусмотреть что угодно. И ладно, если бы положения инструкции затрагивали только «внутреннюю кухню» организации, но при работе с входящими документами речь идет о коммуникации со внешней средой. Не секрет, что направить письмо в некоторые организации – непростая задача, так как там все документы проходят серьезный входной контроль. Но отказ в приеме документов или регистрации должен быть обоснован, а основания – существенными. Нельзя отказать просто потому, что документ не понравился, но и принимать и регистрировать все подряд – неверно. Кстати, нормативно нигде не установлена возможность отказать в приеме документа, но практика эта широко распространена: большая часть корреспонденции в настоящее время доставляется курьерами (нарочным), ее получение просят подтвердить подписью получателя, а для этого последний проводит быструю проверку.

Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству[1].

2. Правила делопроизводства[2].

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[3] (далее – МР по разработке ИД).

Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству. В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться.

На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:

Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.

Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.

Правило 3. Получатель может отказать в регистрации документа в случае выявления несоответствий в ходе его проверки, при этом отправителю нужно направить уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (см. п. 3.18 Правил делопроизводства).

Порядок первичной обработки входящего документа

В нормативных актах для наименования первой стадии работы с входящим документом используется термин «прием и первичная обработка документа», при этом проверка отправлений предусмотрена именно в рамках первичной обработки. Алгоритм проверки, предусмотренный Правилами делопроизводства, включает несколько этапов. В Таблице 1 мы представили действия получателя, нормативно предписанные ему на каждом этапе, и наш практико-ориентированный комментарий.

Иногда проверка начинается уже «в процессе» получения документа – например, в момент его доставки курьером. При наличии некоторых нарушений получатель может отказать в приеме отправления.

Заметим, что описанный порядок действий относится к документам, поступившим на бумажном носителе. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи должна соответствовать технологии работы с входящими документами (см. п. 5.16 Примерной инструкции по делопроизводству).

Все документы, не имеющие адресной части, должны приниматься службами делопроизводства на отправку с сопроводительными письмами (см. п. 5.42 Примерной инструкции по делопроизводству). К таким документам, например, относят договоры, протоколы, акты и т.д. Однако отметим, что если это правило зафиксировано в вашей локальной инструкции по делопроизводству, то это не означает, что оно есть в инструкции по делопроизводству организации-отправителя и что ваши коллеги соблюдают это правило. Поэтому не стоит ожидать, что в каждом поступившем конверте окажется сопроводительное письмо. Чаще всего их не составляют в случаях, если по направляемым документам, по мнению отправителя, не требуется решение руководителя организации и определение исполнителя. В случае если вложенный в упаковку документ направлен без сопроводительного письма, его, как правило, учитывают в журнале (реестре) документов, поступивших на бумажном носителе, и отдают под подпись сотрудникам подразделений.

Кому именно следует выдать документ, обычно указано на конверте (например, ООО «Лазурь», Иванову И.И.). Зная особенности бизнес-процессов организации, адресата можно определить по виду и содержанию документа (например, оригинал договора нужно передать куратору договора, счет на оплату – в финансовый отдел и т.д.).

Если же после вскрытия конверта в нем обнаружено деловое письмо (сопроводительное или любое другое), то проверка продолжается, и по ее результатам определяется возможность регистрации документа.

int linear_search(int[] arr, int x):
	if arr is empty:
		return -1
	for i in 0..n:
		if arr[i] == x:
			return i
	return -1	

def foo(x):
   #код 

print("Hello!")
word = input()

100 - 10
25 + 100
6 * 12.0

if n < 5:
   sum += 10

for k,v in enumerate(arr):
   print(k, v)

f = open("text.txt", 'r')
f.close()

x = int(input())
x = x * 100
print(x)

>>> 5
>>> 500

visits_counter = 0
answer = int(input("Сколько вам лет? "))
if answer >= 18:
   print("Добро пожаловать!")
   visits_counter += 1
else:
   print("Доступ запрещён")

count = 0
#прибавлять 1 к count, пока count меньше 10
while count < 10:
   count += 1
   print(count)
print("Переменная count равна 10!")

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

#функция, которая вызывает саму себя
def factorial(n):
   if n == 1:
       return 1
   #когда функция возвращает значение, 
   #она вызывает себя, но с аргументом n - 1
   return n * factorial(n - 1)

Научитесь: Профессия Python-разработчик
Узнать больше

Схематический способ представления информации сегодня очень популярен. Схему удобно изучать в ускоренном режиме. В условиях, когда нужно быстро вникнуть в проблему или вопрос очень быстро, а времени на это нет совсем, схема является настоящей панацеей!

В случае, когда мы изображаем информацию, используя различные параметры и блоки для обобщения, речь уже будет идти о так называемых блок-схемах. Блок схема ничем не отличается от самой обычной схемки, которую можно быстро набросать ручкой на листке бумаги, но содержит так называемые блоки. Блок здесь – это группа операций, действий или какая-либо другим образом объединенная в единый массив информация или поток данных. Признаки группировки могут быть самыми разными.

Блок-схемы знакомы всем, кто так или иначе связан с построением схемы бизнес-процессов или с программированием. В этих случаях это буквально неизбежный инструмент, без которого ничего сделать не получится вовсе. Ведь если над вопросом работает сразу несколько специалистов, им нужно иметь возможность обобщать всё в единый алгоритм. Если подобная информация пишется сплошным текстом, то разобраться в ней будет очень сложно.

Схемы можно рисовать самым разным образом. Если схема должна описывать бизнес-процесс, то такую схему принято рисовать определённым образом. Способ её отображения называют нотациями. Тут мы встречаем новое понятие, которое называется нотация бизнес-процессов. В конечно счёте, нотация – это некоторый гост или стиль записи, которого придерживаются для того, чтобы легче понимать друг друга. Нотаций существует несколько. Про это мы рассказывали в статье на нашем канале дзен. Там мы разобрали четыре основных типа нотаций. Соответственно, одним из первых моментов, которые нужно знать для правильного составления схемы – это нотации или условные обозначения. Это первое, что нужно уяснить. Но пожалуй, перейдем к поэтапной методике разработки любой схемы.

Шаг 1. Осознание информации

Прежде, чем сделать схему, конечно же следует понять и осознать то, что нужно отобразить на этой схеме и навести порядок в собственной голове. Удивительно, но иногда человек пытается нарисовать схему не понимая, что именно он пытается нарисовать. Отсутствие слаженной связи информации в голове не позволяет изобразить это виде связанного набора данных. 

Соответственно, первым делом следует разобраться с тем, понимаем ли мы что вообще происходит в процессе, который пытаемся изобразить или нет. Нужно четко разбираться в вопросе и видеть основную логику процесса. Причем, речь идёт как о разработке нового процесса или схемы, так и при описании существующих.

Шаг 2. Научитесь видеть самое важное

Когда есть общее понимание происходящего и мы знаем, что не тыкаем пальцем в небо, а разбираемся в какой-то слаженной системе, следует научиться выделять самое главное. Логика тут простая. Сначала нужно нарисовать или описать “хребет” происходящего, а потом обвешать его дополнительными вспомогательными данными. 

Это чем-то напоминает строительство каркасного дома. Сначала строится каркас из бруса, а потом его обивают досками или утепляют.

В случае, если мы описываем бизнес-процесс, то логика такая же. Каждый бизнес держится на каком-то ключевом процессе, а дальше на него, как на дереве ветки, навешиваются самые разные процессы. Скажем, если изобразить самую простую логику бизнеса по перепродажам, то главный процесс будет очень простым: Приобретение у поставщика – перепродажа – получение прибыли. Но если вы только взглянете на бизнес-схему одной только кассы такого магазина, то глаза вылезут на лоб.

Подобная картина характерна и для разработки программного обеспечения. В сфере софтостроения тоже часто применяются блок-схемы. Там тоже происходит подобная модификация. Берется базовый процесс, а потом обвешивается вспомогательными цепочками. Например, если рассмотреть блок-схему работы самой обычной почтовой программы, то она тоже будет очень простой: Нажать на кнопку – отправить письмо – прислать уведомление о доставке.

Но очевидно, что с такой простенькой схемкой ни одно приложение работать не будет. Поэтому, ту же процедуру нажатия на кнопку нужно значительно развернуть. В реальности это было бы примерно так: Выдать уведомление – получить ответ от пользователя – сгруппировать данные для отправки в единый массив – занести их в рабочий буфер временной памяти – соединиться с сервером – получиться уведомление от сервера о соединении – начать передачу данных – уведомить пользователя – обозначить процедуру как “успешно”. Это только частичная расшифровка одной из стадий расшифровки.

Шаг 3. Изучить условные обозначения 

Условные обозначения или нотации – это как язык общения между людьми. Для того, чтобы понимать друг друга, нужно говорить на одном языке. Собственно говоря, так и появилась необходимость каким-либо образом стандартизировать варианты записи схем. Как и в языках, на которых общаются люди, в блок-схемах есть правила и общая логика изложения. Для всех типов блок-схем существует свод своих требований. Это касается и бизнеса и программирования, и прочих сфер, где возможно встретить схемы как таковые.

Читайте также: Что такое x86-64 и откуда оно взялось?

В общем-то, обозначения ни на что не влияют. Можно выбрать самые разные нотации, но самое важное, что здесь стоит отметить – возможность понимать друг друга. Обычно перед реализацией проекта или заказчик сам говорит, что работаем в такой-то нотации, или она выбирается произвольно исходя из “набитости” руки специалистов, которые будут с этим работать.

Шаг 4. Выбор рабочего инструмента

Когда известны все обозначенные моменты и ясно, что именно нужно описать, следует выбрать рабочий инструмент. Схему можно рисовать и на бумаге ручкой, но гораздо проще использовать какие-то современные электронные инструменты. 

В зависимости от сложности задачи можно использовать самые разные приложения, но, исходя из нашего опыта, хорошо себя зарекомендовали для решения самых разных задач приложения Visio и Draw.io   

Одно из них входит в состав программного продукта Office, является платным и в общем-то, ничем особенно примечательным не отличается. Речь идёт про Visio. Все основные функции там есть. Нарисовать схему практически любой сложности вполне возможно и даже относительно удобно.

А вот второе, которое мы постоянно сами используем в своей работе, выгодно отличается. 

Это приложение draw.io. Адрес программы в интернете вот тут. Оно снабжено удобными интеграциями буквально со всеми существующими и, наверное, даже не существующими сервисами. Распространяется бесплатно, очень хорошо дружит с сервисами от google и позволяет строить буквально любые схемы. Работать можно как в режиме он-лайн, так и скачать программу на свой компьютер или мобильный. 

Обладая таким инструментарием, вполне можно справиться с самыми разными задачами и нарисовать даже самые сложные блок схемы как бизнес-процессов, так и логику работы будущей программы.

Шаг 5. Знать основные правила построения блок-схем

Для удобства полезно знать несколько полезных советов или негласных логичных правил, которые позволят строить поэтапную блок-схему.

• Обязательно в схеме должно присутствовать два блока – это «Начало» и «Конец». Очевидно, что у любого алгоритма или бизнес-процесса может быть только одно начало или только один конец.
• Начальный блок связывается с конечным посредством линий связи, которые могут быть дополнены различными промежуточными операциями. Из всех блоков, кроме конечного, должны выходить линии потока. 
• Все блоки удобно пронумеровывать. Так легче ориентироваться и вам при разборе схемы, и тому, кто пытается осмыслить полученный вами результат. 
• Не секрет, что линии делятся на входящие и выходящие. Если блоки не начальные или конечные, или концевые для конкретной ветки, то одна и та же линия является для одного блока выходящей, а для другого входящей. 
• Допускается наличие разрывов в линиях потока. Это обычное дело! Ведь у каждого ответвления рано или поздно происходит логическое завершение. 
• Логика процесса может быть линейная, разветвляющаяся или циклическая. Предположительно, тут вопрос появиться не должно 🙂 Если блоки на прямой линии – это линейный вариант. Если на схеме есть разветвления – то схема разветвляющаяся (всегда реальная схема такая). Циклическая – для программиста обычное дело, а вот для бизнес-аналитика более редкая. Скажем, заправка автомобиля перед каждым рейсом – это циклическая операция. 

Шаг 6. Проработка существующей схемы процесса “от” и “до”

Когда схема нарисована, нужно проверить, соблюдается ли логика и действительно ли по разработанной схеме можно сделать хоть что-то? Если это так, то с задачей мы справились. Но если схема получилась с ошибками и логика прорисовки нарушена, то это будет видно и получится внести изменения. 

Сделать, в общем-то, это совсем не сложно. Нужно поставить себя на место того, кто будет читать разработанную схему и проанализировать, можно ли там что-то понять, если ты не знаешь суть происходящего. Часто рекомендуют представить, что мы не знаем вообще ничего и попробовать проработать схему с этой логикой. 

Ну а дальше следует проработать всю схему поэтапно и удостовериться, что кирпичиков из блоков вполне хватает. Если это сделать получается, то блок схему мы построили.

Алгоритм действий — это пошаговое объяснение, что делать в разных случаях: сдать налоговую декларацию, зафиксировать ДТП, подключить стиральную машинку, вырастить картошку. Один из способов алгоритм указать — составить блок-схему (или флоучарт). Ее определяют, как «графическое отображение решения задачи».

Простой способ прорисовать флоучарт — воспользоваться Google Диск. К тому же он позволяет создавать блок-схему командой: создайте проект и отправьте ссылку на него другим участникам, открыв доступ для редактирования.

1. Выберите тему, которой будет посвящен флоучарт. Продумайте основную мысль, которую хотите передать в своём материале.
2. Наберите в Word (или другом текстовом редакторе) тексты для блок-схемы. Они должны быть короткими, без воды. Пары предложений достаточно.
3. Проверьте на ошибки. Иначе вам придётся переделывать блок-схему.

Открывайте Google Диск. Нажимайте «Создать» (кнопка вверху боковой колонки слева) или кликайте на правую клавишу мышки. Появилось всплывающее окно. Кликайте на «Еще», затем — Google Drawings (Google Рисунки).

Откроется новый документ. Назовите схему.
​
Вверху справа есть «Настройки доступа», если вам нужно подключить к работе над флоучартом коллег, нажимайте на них и указывайте, как команда может влиять: просматривать блок-схему, комментировать или редактировать.
​
Приступайте к созданию флоучарта. Установите фон: наведите мышку на поле, кликайте на правую клавишу, выбирайте «Фон».

Панель с инструментами размещена над рабочим полем. Набор функций стандартный: формы, стрелки, текстовое поле. Можно загрузить фотографию.

Работайте с каждым отдельным элементом: выделяйте цветом, меняйте сплошную линию на пунктирную. Увеличивайте или уменьшайте объекты. Стрелки могут быть прямыми, изогнутыми, ломаными, кривыми, рисованными.

Можно вставить отдельно форму, а затем добавить к ней текст. Или можно текст положить на подложку.

Добавляйте текст из подготовленного файла, распределяйте блоки по полю. Стрелками покажите, что за чем следует. При необходимости можете упорядочить элементы: на передний план или на задний.

Если стандартного поля мало — уменьшите масштаб и потяните за уголок в правом нижнем углу рисунка.

Когда флоучарт готов, нажимайте «Файл» в верхней панели, затем — «Скачать как». Выберите нужны формат: PDF, JPEG, PNG, SVG.

Если блок-схема нужна для публикации в интернете, нажимайте «Файл», затем — «Опубликовать в интернете». Выбирайте размер изображения, и — «Опубликовать». Чтобы получит код для вставки на сайт, переходите во вкладку «встроить».

Готово. Результат может выглядеть так.

Где может пригодиться флоучарт?

Алгоритмы легко отрабатывать на создании кулинарных рецептов или пошаговом обучении ваших пользователей. Вариантов таких инструкций множество:

• способы высадить картошку (да, их есть несколько);
• как записать ребенка в детский сад, школу, лагерь, кружок;
• как сдать налоговую декларацию, документы на регистрацию имущества, составить европротокол и пр.;
• как действовать при конфликтах с магазином, управляющей компанией, соседями, полицией.