Как составить анализ документации

Решение:

1. В Быстром поиске зададим: СТ 15 ГК.

2. Откроем документ (см. рис.).

3. Обратим внимание на информационную строку над текстом документа. Она содержит важную информацию об особенностях применения документа: указано, что есть новая редакция с изменениями, не вступившими в силу. Можно по ссылке перейти в эту редакцию (см. рис.).

4. Нажмем кнопку «Справка» и перейдем в Справку к документу. В поле «Примечание к документу» содержатся подробные сведения об особенностях его применения. Мы не только убедимся в актуальности данной редакции, но и узнаем, до какого момента она будет действовать.

5. Вернемся в текст документа. В тексте статьи размещено специальное примечание об особенностях ее применения (см. рис.).

6. Обратим внимание на правую панель. На ней есть примечания с полезной информацией по изучаемому фрагменту документа. Они размещены точечно – там, где это необходимо. Напротив заголовка статьи есть ссылка на основные выводы из практики.Перейдем по ссылке. В обзоре даны разъяснения высших судов по применению ст. 15 ГК РФ, проанализированы судебные споры за последние три года, в том числе с неоднозначной судебной практикой, что позволит оценить риски в подобных ситуациях.

7. Вернемся в ст. 15 ГК. Возле нормы п. 2 ст. 15 на правой панели стоит ссылка на готовое решение «Что такое реальный ущерб и упущенная выгода». Уже из названия ссылки понятно, о чем пойдет речь. Перейдем по ссылке в готовое решение, где подробно разъяснено, что понимается под убытками и какие их виды существуют.

Аудит – это экспертная независимая проверка, оценка какой-либо области деятельности предприятия. В нашем случае, речь идет об оценке существующей на предприятии системы электронного документооборота (СЭД). Целью аудита всегда является получение детальной независимой и полной картины существующего положения дел в аудируемой области.

Проблема часто не видна изнутри. Для объективной оценки функционирования системы электронного документооборота нужно находиться вне ее. Важен профессиональный взгляд экспертов, умеющих анализировать информацию и делать выводы из проявленной в ходе аудита модели системы.

Что дает аудит для организации? Возможность двигаться дальше, увидеть новые пути к развитию, точки роста для бизнеса. Только трезвый взгляд на существующую в организации систему документооборота позволит руководителю принимать стратегически правильные решения, осознано управлять бизнесом, отбрасывать тормозящие развитие модели работы.

Как должен быть организован качественный аудит СЭД

Аудит можно провести и самостоятельно, силами сотрудников организации, но все такие успешные случаи зачастую относятся к ситуациям «взяли нового сотрудника и сразу дали задачу анализа СЭД». Новый сотрудник видит организацию еще свежим взглядом, и в таких условиях возможен аудит «собственными силами». Но это, скорее, исключение.

Как правило, аудит все-таки проводится внешней организацией или отдельными независимыми сертифицированными специалистами. Это связано именно со спецификой такой работы, с необходимостью получить информацию от разных уровней управления, возможности задавать любые вопросы руководителям высшего звена.

Для проведения аудита информационных систем используются специальные формы, которые позволяют собрать детальную информацию о системе. Состав таких форм и их наполнение являются своего рода ноу-хау, технологии сбора и структурирования информации и их качество оттачиваются от проекта к проекту.

Аудит целевых участков документооборота. Определим готовность к внедрению 1С:Документооборота

Аудит включает следующие методы сбора информации:

• Сбор информации через специальные формы;
• Интервьюирование сотрудников, включая руководителей;
• Анализ информационной системы при работе пользователей;
• Анализ настроек информационной системы IT-специалистами;
• Тестирование, анализ знаний и навыков пользователей;
• Анализ документов, регламентов, инструкций пользователей;
• Проверка соответствия действий пользователей предписаниям из регламентов и инструкций;
• Анализ производительности базы данных на подготовленных тестах;
• Анализ устойчивости системы к вводу заведомо ошибочной информации, выявление мест разрушения системы;
• Анализ IT-инфраструктуры, обеспечивающей работу СЭД.

В зависимости от проекта, от потребностей заказчика могут применяться разные методики, все зависит от задач, которые необходимо решить. Например, к аудиту системы электронного документооборота нередко подключаются специалисты по делопроизводству и нормам организации документационного обеспечения управления предприятия. Цель — анализ качества и содержания регламентов и положений, на которых базируется существующая СЭД.

Ожидаемые результаты от анализа системы документооборота

Как следует из вышенаписанного, аудит системы документооборота преследует следующие цели:

• Оценить текущее состояние СЭД;
• Получить независимую оценку от специалистов, не вовлеченных в операционную деятельность компании;
• Выяснить слабые места в системе работы людей;
• Понять вовлеченность и подготовленность персонала, увидеть, насколько знания и компетенции сотрудников соответствуют задачам электронного документооборота;
• Выяснить качество содержания регламентов, инструкций, их соответствие реально используемым в компании процессам;
• Узнать профессиональную оценку качеству модели текущей СЭД, корректности и оптимальности ее настроек;
• Получить детальный отчет о проведенном аудите системы электронного документооборота;
• Получить рекомендации от экспертов и варианты стратегии проведения изменений.

План аудита, состав команды экспертов

Важно составить план проведения аудита. Определить области обследования, состав сотрудников, через которых будет получена достоверная информация. Распределить области аудита между экспертами.

К областям для обследования СЭД обычно относят:

• аудит регламентирующей документации;
• аудит процессов предприятия в связке с регламентами;
• аудит знаний и навыков сотрудников компании для работы в СЭД;
• аудит информационной инфраструктуры в организации;
• анализ производительности серверов и программного обеспечения;
• аудит модели СЭД в соответствие с регламентами и реальными процессами на предприятии;
• аудит корректности настроек, их соответствия регламентам и реальным процессам в бизнесе;
• аудит настроенных процессов в системе электронного документооборота.

Понятно, что состав и план аудиторского обследования формируется в соответствие с потребностями и ожиданиями заказчика. Полезно формировать план обследования системы электронного документооборота совместно с заказчиком.

Анализ областей может проходить как параллельно, так и последовательно. Все зависит от временных ограничений и состава команды экспертов.

В составе команды экспертов для проведения аудита СЭД желательно должны входить следующие специалисты:

• методолог по делопроизводству;
• специалист по документации (регламенты, инструкции, положения);
• специалист по программному продукту «1С:Документооборот 8»;
• специалист по вопросам архитектуры ИТ (сервера, хранилища, инфраструктура);
• администратор базы данных «1С:Документооборот 8»;
• технический писатель для подготовки итогового отчета;

Дополнительно может быть привлечен:

• специалист по постановке процессов на предприятии;
• специалист по системе менеджмента качества (СМК).

Бесплатная консультация от специалистов WiseAdvice-IT. У нас более 30 сертификатов по 1С:ДО!

Структура отчета

Основой правильного обследования СЭД, кроме плана аудита и наличия сильной команды специалистов, является структура Отчета об обследовании (аудите, анализе). Она диктует, каким образом и что будет обследоваться специалистами.

Стоит отметить, что во время проведения аудита по плану может возникать новая информация, требующая внимания и детальной проработки со стороны экспертов.

Структуру отчета следует разграничить на Разделы и Подразделы.

Ниже приведем пример Разделов отчета об аудите системы электронного документооборота.

Структура разделов Отчета об аудите СЭД

1. Оценка людских ресурсов.
2. Оценка программного обеспечения и оборудования.
3. Оценка системы электронного документооборота (СЭД).
4. Результаты аудита.
5. Рекомендации по результатам аудита.
6. Предлагаемый план развития СЭД на основе 1С:ДО 8 КОРП.

Реальный опыт аудита СЭД

Рассмотрим пример аудита информационной системы, который был проведен для крупного медицинского исследовательского центра детских заболеваний в Москве.

Предпосылками для проведения аудита было желание:

• развивать существующую систему электронного документооборота для Центра и его подразделений;
• понять текущее состояние СЭД и ее применение в работе сотрудников;
• выработать стратегию по развитию системы.

Аудит выполнили в течение месяца. По итогам проекта был подготовлен отчет, даны рекомендации и предложена стратегия по исправлению выявленных проблем, по развитию системы электронного документооборота, обучению сотрудников, по вводу нового функционала в работу.

Личный вывод после проведения этого аудита:

Спустя некоторое время после создания в крупных организациях системы электронного документооборота и ввода ее в эксплуатацию очень полезно провести внешний аудит системы. Даже если СЭД имеет техподдержку от компании, которая занималась внедрением системы.

Внешний независимый взгляд экспертов позволяет руководству:

• увидеть проблемные места;
• понять, что давно ставшее привычным и даже удобным уже устарело или неактуально для изменившихся процессов организации.

Аудит позволяет организации в целом:

• повысить эффективность;
• избавится от лишнего в работе с документами;
• применять новые технологии и подходы к работе, делать это осознанно, с экономическим расчетом эффективности от изменений.

Примеры реальных проектов внедрения на базе 1С:Документооборот, победители конкурса 1С:Проект года

Рекомендации от экспертов WiseAdvice-IT

• Обращайтесь к настоящим экспертам по предметной области.
• Не пытайтесь экономить на диагностике проблемы. Наличие четкого «диагноза» как раз позволить компенсировать вложения в будущем.
• Аудит помогает вытащить на поверхность даже те проблемы, о которых вы не догадывались. Знание своих слабых мест позволит вести бизнес максимально эффективно, с учетом ваших ограничений.
• Аудит позволяет планировать развитие бизнеса, разумно подходить к IT-расходам, стать более конкурентоспособным.
• Выбирайте лучших и опытных экспертов. Качество проведенного аудита позволит принимать вам в дальнейшем хорошие управленческие решения.

Иногда секретарю требуется переосмыслить свою работу и «подтянуть» слабые места. Например, когда какой-то рабочий процесс дает сбой. Или когда хочется делать больше, чтобы «расти» в профессиональном плане. В новом цикле статей проанализируем опыт коллег и взглянем шире на привычные задачи секретаря. Он для всех, кто хочет идеально выполнять свои обязанности, научиться исправлять ошибки и не допускать их в будущем. Цикл поможет вам повысить свою ценность в организации и стать лучшим помощником для своего начальника.

В первой статье цикла рассмотрим, как секретарю проводить комплексную оценку и редактирование проектов документов. Чужие ошибки больше не будут причиной замечаний требовательного руководителя. Мы составили алгоритм, состоящий из четырех обязательных этапов нормоконтроля: ознакомления с проектом документа, оценки его композиционной структуры, оценки фактического материала, оценки языка и стиля текста.

Почему небрежные документы попадают на подпись руководителю?

Наверняка в вашей практике или практике коллег были ситуации, когда руководитель, подписывая документы, находил в них недочеты. Первым с критикой сталкивается секретарь – тот человек, который передает проекты документов на подпись. В попытке оправдаться секретарь ссылается на исполнителя документа, ведь именно последний отвечает за его подготовку. Но подобное обоснование может создать еще большее напряжение между руководителем и секретарем. Шеф внимателен к документообороту и требует того же от своего секретаря.

Итак, почему небрежный документ попал на стол руководителя? Есть три причины:

1. Секретарь просматривал документы в спешке и упустил недочеты, не справившись с многозадачностью.
2. Секретарь «потерял бдительность»: не изучил документ, положившись на исполнителя, который всегда был на хорошем счету и ранее не допускал оплошностей в работе. Кстати, довольно часто работники просят секретаря обеспечить оперативное подписание документа, ссылаясь на то, что «руководитель его уже видел, одобрил и ждет сию минуту» или «его уже редактировали ранее, изменилось только одно слово в тексте».
3. Секретарь не знает основных этапов редактирования текста проекта документа.

И если первые две ситуации носят, скорее, случайный характер (и в результате секретарь учится на своих ошибках), то третий пункт требует более детального осмысления.

Что такое нормоконтроль?

В должностные обязанности секретаря организации очень часто входит редактирование проектов документов. В Профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[1] редактирование текстов служебных документов – это одно из необходимых умений специалиста, который занимается организационным, документационным и информационным обеспечением, информационно-аналитической и организационно-административной поддержкой деятельности руководителя организации.

Процесс редактирования проектов документов регламентирован в очень немногих организациях. Иногда можно встретить несколько пунктов о правилах их редактирования в инструкции по делопроизводству, положении о работе отдела (например, в положении о работе службы делопроизводства). Куда чаще эта обязанность просто упомянута в должностной инструкции секретаря.

Секретарь – правая рука руководителя, и от того, какой вид и содержание имеют проекты документов, которые он передает шефу на подпись, во многом зависит уровень доверия к нему. Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря – довольно грамотные и внимательные люди, способные разглядеть ошибки и дать оценку вашей работе. А вот исполнители документов, стремясь обеспечить быстрое документальное оформление вопросов, далеко не всегда думают о форме подачи информации.  Зачастую исполнители просто полагаются на секретаря, ведь он на «последнем рубеже» готовит документы к подписанию и, как правило, проводит их нормоконтроль – то есть оценку соответствия документа существующим требованиям.

Уточним, что термин «нормоконтроль» используется, как правило, в отношении технической документации, и означает проверку ее соответствия установленным техническим требованиям, нормам, регламентам. В сфере делопроизводства он применяется редко. Нет и емких аналогов, как и собственно строгих требований к процедуре проверки управленческих документов. В инструкциях по делопроизводству, как правило, говорится о «контроле за правильностью оформления проектов»  отдельных видов документов (например, приказов) и предполагается оценка их соответствия требованиям, принятым в организации (чаще всего они закреплены в инструкции по делопроизводству), и нормам русского языка.

Современные руководители понимают, что документ низкого качества может всерьез навредить репутации, поэтому все чаще разыскивают секретарей с образцовой грамотностью и даже вносят изменения в штатное расписание, «повышая» секретаря до должностей советника, помощника, консультанта и наделяя его обязанностью осуществлять строгий контроль качества подготавливаемых в организации документов.

Проблемы в работе начинаются тогда, когда представление секретарем процесса редактирования сужается до поверхностного ознакомления с текстом и устранения только очевидных композиционных/орфографических ошибок, что не совпадает со взглядом начальника. И вот, например, руководитель, заметивший нарушение логики и противоречия в тексте письма, задает вопрос секретарю: почему плохо составленный документ допущен до подписания?

Таким образом, перед секретарем ставится задача осуществлять полноценную и качественную обработку документов перед их передачей руководителю. Поговорим о том, как сделать это собственными силами.

Алгоритм оценки и редактирования проекта документа

Разработанный и согласованный в установленном порядке проект документа поступает в приемную, где секретарь осуществляет его подготовку к подписанию руководителем, проводит нормоконтроль и, в случае необходимости, редактирование. Несоответствующий нормам проект документа следует вернуть на доработку исполнителю.

Рекомендуем использовать алгоритм оценки и редактирования проекта документа (Алгоритм). Далее рассмотрим, что нужно проверить и учесть на каждом этапе.

Этап 1.  Как ознакомиться с проектом документа?

Редактирование начинается с общего ознакомления с текстом проекта документа. Это очень важный этап. Никогда не пропускайте его и не приступайте к редактированию по ходу первого прочтения. Секретарю важно прочитать текст от начала и до конца, чтобы иметь целостное восприятие. На следующих этапах редактирования это поможет оценить композицию текста, обнаружить противоречия, логические ошибки и т.д.

Ознакомиться с текстом – не значит только лишь прочитать его. Если документ объемный, целесообразно отметить место, которое вызывает вопрос: в бумажном проекте документа его можно подчеркнуть простым карандашом или приклеить стикер, а в электронном – сделать примечание к нему, оставить комментарий, заметку (в разных приложениях и программах инструменты со схожим предназначением называются по-разному) – это поможет на следующих этапах редактирования.

Этап 2. Как оценить композиционную структуру текста?

Нормы оформления документов, требования к их композиции устанавливают в инструкциях по делопроизводству организаций, которые обычно разрабатывают с учетом положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Инструкция по делопроизводству, если работе над ней было уделено достаточно внимания, становится надежным помощником в процессе редактирования.

Приведем Чек-лист для оценки композиционной структуры документа и рассмотрим, как именно следует работать с текстом на этом этапе.