Содержание материала
- Функции отчета о проделанной работе
- Видео
- Последовательность внедрения рабочих отчётов
- За различные периоды времени
- Эволюция отчетов
- Как составить
- Подходящий вариант
- Структура документа
- Примеры отчетов
- Ответственность за несдачу отчета
- От проблемы к решению
Функции отчета о проделанной работе
Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции. Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:
Видео
Последовательность внедрения рабочих отчётов
Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:
- Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
- Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.
За различные периоды времени
- Ежедневный отчет.
- Еженедельный отчет.
- Ежемесячный или квартальный отчет.
- Годовой отчет.
Для составления ежедневного отчета лучше всего подходит формат таблицы или бланка, в котором необходимо заполнить пустые поля.
Чем меньше будет этих полей, тем лучше, потому что ежедневное заполнение одного и того же документа может отнимать у сотрудников много времени, а такая возможность есть у сотрудников не всех специальностей.
Данный тип отчетности является востребованным для профессий, требующих выполнения ежедневного плана (продавец, кассир, грузчик, перевозчик, менеджер и т. д.).
Если на предприятии предусмотрена отчетность должностного лица за неделю, то в таком случае документ нуждается в более детальной проработке, т. к. размер отчета напрямую зависит от длительности периода трудовой деятельности.
В этом случае система, предусматривающая заполнение небольших бланков, теряет свой смысл.
При составлении сотрудником доклада о проведенной работе следует уделить больше внимания каждому этапу, потому что отчет за неделю или за месяц должен содержать в себе все нюансы труда, необходимые для анализа деятельности предприятия и каждого сотрудника в отдельности.
Эта форма составления подходит для строителей, бухгалтеров, управляющих и т. д.
Годовая и квартальная отчетность, в отличие от еженедельной, не предполагает анализ каждого шага. Годовой отчет призван выполнить общий анализ проделанной работы. В документе сравниваются результат и план, выдвигаются предложения относительно того, как повысить эффективность труда.
Данный тип отчетности предусмотрен преимущественно для сотрудников образовательных учреждений. Например, воспитатели обязаны составлять отчет о проделанной работе за год в средней группе в соответствии с планом обучения. Однако годовая отчетность существует на всех типах предприятий, т. к. это способствует развитию бизнеса.
Эволюция отчетов
Со временем, если вы будете применять эту практику, ваши отчеты эволюционируют, в них добавятся дополнительные блоки, пункты, поля.
Мой отчет уже напоминает пульт управления космическим кораблем (шутка, почти), в нем множество дополнительных элементов:
Цели на год: сюда я пишу то, что 100% планирую сделать в 2020, например.
Цели на месяц: пишу шаги, которые приведут меня к годовым целям
Управленческая таблица: (заполнена / не заполнена) – это отсылка к еще одной таблице, где я веду учет клиентов, оплаты и их прогресс.
Обещания: важнейший пункт, где я записываю то, что обещал другим людям, иначе я это забываю. Также веду подсчет, сколько обещаний я выполнил, а сколько нет.
Желания: пишу все, что просто хочу, без каких-то целей и дедлайнов. Иногда покупаю или делаю это.
Дальше собственно идут ЧСС и ЧСЗ, но с важным дополнением. Там я разбил все задачи, которые я делаю, на «домены», т.е. на категории. Например, у меня есть категории: манимейкинг (собственно, зарабатывание денег), финансы (учет), производство (работа с клиентами), саморазвитие, спорт и здоровье, быт и еще парочка плавающих категорий, которые я периодически меняю, типа ремонта или путешествия куда-то.
Вот так выглядит шапка отчета
Как составить
Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.
Генеральному директору
ООО «»
Воронову А. В.
Отчет о проделанной работе
В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:
- Подписаны трудовые договоры.
- Произведены увольнения.
- Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.
Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.
На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.
Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:
- краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
- конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
- наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
- обозначается проблема (задача);
- описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.
Отражают следующие сведения:
- Ф.И.О. работника;
- период, за который отчитываются;
- какие задачи поставлены;
- что из них выполнено;
- что из них не выполнено и почему;
- как оптимизировать деятельность;
- планы на будущий период.
Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:
|
Отчет по итогам деятельности __________________________________________________________________ (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения) |
|
| Период | с _______________ по____________ |
| Поставленные задачи: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
| Выполнено: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
|
Не выполнено: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
| Причины невыполнения: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
| Планы на следующий период: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
| Предложения по оптимизации: |
1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________ |
|
________________ _______________________ ____________________ (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка) |
Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.
Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.
Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:
- ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
- еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
- ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
- ежеквартальные;
- ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.
На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.
Подходящий вариант
Вероятно, что с первого раза составить качественный отчет не получится. Для того чтобы вам было легче это сделать, приводим пример того, как нужно было написать отчет руководителю о проделанной работе, указанный в первом примере:
“Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М.
От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р.
Отчет о результатах труда за (15.02.16-19.02.16 гг.)
На отчетную неделю передо мной были поставлены следующие задачи:
- Осуществить хронометраж работ производственного цеха, на которые отсутствуют либо устарели действующие нормы времени.
- На основании проведенных замеров подготовить к утверждению новые нормы по работам соответствующего структурного подразделения.
- Принять участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии, запланированной на 18.02.2016 г., подготовить вопросы и предложения.
Все поставленные задачи были выполнены, а именно:
- проведено 5 хронометражей и составлено такое же количество новых норм по работам производственно цеха;
- было принято участие в конференции, служебная записка с предложениями прилагается.
Также проводилась работа со входящей документацией, а именно:
- Составлено 2 ответа на запросы ИОТ.
- Даны ответы на письма гр. Юрьева А. А., Жакова С. И., Милеевой К. Б.
На период с 22.02.16 по 26.02.16 г. запланирована командировка с целью проверки работы структурного подразделения Печерского филиала.
Дата составления: 19.02.16 г.
Подпись: Петров Ю.Р.”
Согласитесь, что этот вариант отчёта и читается лучше, и руководству видно, насколько же хорошо трудится один из сотрудников.
Структура документа
Если на предприятии нет разработанной формы отчетности, то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.
Примеры отчетов
Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.
Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.
Отчет по итогам деятельности
____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)
Период с _______________ по____________
| Поставленные задачи: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Выполненные задачи: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Не выполнено | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Причины невыполнения: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Планы на следующий период: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Предложения по улучшению трудового процесса: | 1 |
| 2 | |
| 3 |
дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________
А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.
Ответственность за несдачу отчета
Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).
Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.
От проблемы к решению
Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.
Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема — причины ее возникновения — постановка задач — решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.
Теги
Содержание
Спрятать
- Что такое ежемесячный отчет?
- Основные компоненты ежемесячного отчета
- №1. Метка и название
- № 2. Формат
- №3. Текущие достижения и статусы
- Опишите свои цели на ближайший месяц.
- Дайте резюме
- Другие вещи, которые следует учитывать
- Как написать или создать хороший ежемесячный отчет
- #1. Графический дизайн
- № 2. Замените длинные содержательные утверждения длинными сложными предложениями
- №3. Номера страниц должны быть включены в оглавление
- № 4. Проверьте основной текст на наличие вложений
- № 5. Создайте мощное резюме
- Типы ежемесячных отчетов
- №1. Ежемесячный отчет о состоянии
- № 2. Ежемесячный отчет о проекте
- №3. Ежемесячный отчет о проделанной работе
- Как представить отчет?
- Как создать краткий отчет?
- Для чего служат отчеты?
- Нужно ли введение для доклада?
- Итоги
- Часто задаваемые вопросы о ежемесячном отчете
- Из чего состоит хороший ежемесячный отчет?
- Что такое ежемесячный управленческий отчет?
- Что такое ежемесячный отчет о проделанной работе?
- Статьи по теме
Написание ежемесячного отчета — ценный инструмент для представления ваших достижений и текущих задач вашей компании. По мере того, как вы просматриваете свои самые последние показатели производительности и производительности, процесс создания отчетов также может обеспечить подотчетность вашей команды. Давайте посмотрим подробный формат ежемесячного отчета, который поможет нам написать или создать хороший ежемесячный отчет.
Что такое ежемесячный отчет?
Ежемесячный отчет обобщает все действия, которые произошли и продолжаются над проектом в течение определенного месяца. Ежемесячные отчеты используются руководителями проектов для уведомления клиентов о расширении объема работ, угрозах графику, бюджету или ресурсам и других проблемах. Ежемесячный отчет также предлагает обзор задач проекта, которые еще предстоит выполнить.
Ежемесячные отчеты должны быть краткими, но всеобъемлющими, охватывая важные действия и действия, а также цели на следующий месяц.
Основные компоненты ежемесячного отчета
№1. Метка и название
Чтобы убедиться, что любой, кто читает ваш отчет, понимает, о чем он, четко и точно озаглавьте его, включая ключевую информацию, такую как тип отчета, период времени, охватываемый отчетом, дату отправки отчета, название отдела или группы и ваше собственное имя. Давайте формат названия месяца в примере ниже.
Пример:
SMARTASSET.COM
ЕЖЕМЕСЯЧНЫЙ ОТЧЕТ КОМАНДЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОБЛЮДЕНИЯ ЗА ЯНВАРЬ 2020 ГОДА
Составитель Джейн Рид
Дата отправки: 3 февраля 2020 г.
№ 2. Формат
Прежде чем написать свой первый ежемесячный отчет, уточните у своего руководителя, существует ли определенный шаблон, которому вы должны следовать. Так что, если в вашей организации или отделе нет шаблона, спросите у своего начальника, есть ли у него какие-либо предпочтения относительно макета вашего отчета.
№3. Текущие достижения и статусы
Используйте маркированные списки, чтобы кратко представить все, что было достигнуто за месяц, и статус любых продолжающихся инициатив.
Пример:
- Завершен построчный обзор стандартов регулирования лицензирования оценщиков в каждом штате.
- Заявки на одобрение введения в оценку недвижимости были поданы в Иллинойс, Нью-Йорк и Монтану; прогнозируемое время обработки для Иллинойса составляет три недели, а для Нью-Йорка и Монтаны — от четырех до шести недель.
- Алабама и Джорджия одобрили этот курс.
- В Калифорнии я присутствовал на индустриальном съезде.
- Процесс сертификации для развития непрерывного образования завершен.
Опишите свои цели на ближайший месяц.
Ваш ежемесячный отчет должен включать информацию о планах на предстоящий месяц. Хотя эта часть не должна быть обширной, она должна подчеркнуть, что вы и ваша команда установили жесткие цели на ближайшее будущее.
Пример:
Март 2020 Цели и планы
- Начните просматривать законы о лицензировании брокеров по недвижимости в каждом из 50 штатов.
- Подайте заявки на утверждение курса Intermediate Appraisal в Южную Каролину, Арканзас, Техас и Индиану.
- Стивен и Кристин примут участие в ежеквартальном собрании Флоридского оценочного совета в Орландо.
- Начните процесс разработки курса для трех новых курсов CE по недвижимости.
Дайте резюме
При необходимости напишите краткое изложение того, как обстоят дела в вашей команде или вашей индивидуальной работе.
Пример:
Январь 2020 г. был продуктивным месяцем для группы по обеспечению соответствия. Мы завершили рассмотрение правил штата по лицензированию оценочной деятельности, подали заявки на утверждение трех курсов в регулирующие органы штата, получили одобрение курса от двух штатов, посетили сетевое мероприятие в Калифорнии и завершили девять -месячный процесс сертификации, чтобы мы могли двигаться вперед в разработке программ непрерывного образования. Джули Коннор заслуживает особого признания за ее неустанные усилия, направленные на то, чтобы связаться с 50 регулирующими органами по телефону и электронной почте, чтобы подтвердить правильность наших данных.
Другие вещи, которые следует учитывать
Вот еще несколько вещей, о которых следует подумать, когда вы хотите написать ежемесячный отчет:
Ваш руководитель может запросить краткий финансовый обзор ваших расходов за месяц. Включение таблицы в ваш документ может быть наиболее эффективным способом передачи ваших чисел.
Хотя цель ежемесячного отчета — предоставить краткий отчет о ваших действиях за месяц, также важно поблагодарить коллег, которые были членами вашей команды или помогали вам. Убедитесь, что вы включили их имена в отчет и, конечно же, правильно написали их имена.
Если вы хотите создать новый ежемесячный отчет, просмотрите предыдущие. Некоторые проекты и действия, такие как подача заявлений в государственные органы, могут занять много времени. Сделайте тщательный отчет обо всем, что вы сделали и достигли.
Как написать или создать хороший ежемесячный отчет
Отчетность по проекту является эффективным инструментом как для проектного, так и для внепроектного управления. Ежемесячный отчет о проделанной работе часто представляет собой книгу записей, на которую можно ссылаться в случае юридического спора. Все участники проекта несут профессиональную ответственность за точную отчетность по проекту, насколько это возможно, используя имеющиеся на данный момент данные.
Ежемесячный отчет также является механизмом для внесения существенных изменений в проект. Однако, если отчет никто не читает или он слишком сложен, он теряет свою цель и эффективность. Вот пять советов, о которых следует помнить, когда вы пишете или создаете свой ежемесячный отчет, чтобы убедиться, что они принесут значительную пользу проекту.
#1. Графический дизайн
Когда вы пишете свой ежемесячный отчет, по возможности заменяйте текст таблицей или рисунком. Когда дело доходит до разработки простых и понятных отчетов, пословица «картинка стоит тысячи слов» как нельзя более верна. Большие объемы данных можно легко объяснить с помощью диаграмм и других показателей. Мы следуем правилу: чем выше в пищевой цепочке поднимается ваш отчет, тем важнее обобщить данные до «пятого класса». Это не означает, что старшие менеджеры — пятиклассники, но их время ограничено, а сбивающий с толку текстовый отчет может оставить их в неведении относительно реальных проблем проекта.
№ 2. Замените длинные содержательные утверждения длинными сложными предложениями
Многие члены проектной группы совершают ошибку, печатая многословные предложения, когда они могли бы сказать гораздо больше с гораздо меньшими затратами. Отчеты о проекте не должны приносить удовольствие. Они должны быть битком набиты фактами, цифрами и наблюдениями. Таким образом, отличный отчет должен показать, где находится проект, куда он движется, существенные проблемы и то, как они решают эти проблемы.
№3. Номера страниц должны быть включены в оглавление
Читателю может потребоваться всего один факт, цифра или утверждение из вашего ежемесячного отчета. Упростите для них поиск необходимой информации. Убедитесь, что каждый раздел правильно назван и имеет номер страницы в оглавлении. Ничто так не расстраивает читателей, как когда они берут отчет и видят, что в оглавлении отсутствуют номера страниц. Если вы не хотите включать номера страниц, назовите его «Схема отчета», а не «Оглавление».
№ 4. Проверьте основной текст на наличие вложений
Приложения к отчету включены, чтобы предоставить читателям дополнительную информацию по мере необходимости. Создайте примечание или наблюдение в ежемесячном отчете и отправьте читателю соответствующие вложения, если он хочет изучить подтверждающие данные или информацию.
№ 5. Создайте мощное резюме
Ежемесячный отчет — это не то же самое, что диссертация в колледже. Правда в том, что большинство читателей будут читать только резюме и несколько других разделов. Итак, используйте резюме, чтобы привести аргументы и вдохновить на действия в рамках всего проекта. Если есть проблемы, не бойтесь поднимать их. Если вы не решите проблемы немедленно, они вернутся и будут преследовать проектную команду.
Типы ежемесячных отчетов
Ежемесячные отчеты делятся на три типа:
№1. Ежемесячный отчет о состоянии
Ежемесячный отчет о состоянии часто предоставляется руководителю в качестве обновленной информации о планах и деятельности сотрудника. Он почти наверняка будет отправлен руководителю супервайзера в качестве дополнения к его собственному отчету. Он также действует как запись истории работы сотрудника и является полезным ресурсом во время ежегодных оценок эффективности.
№ 2. Ежемесячный отчет о проекте
Эта форма отчета не требует столько подробностей, как еженедельный отчет по проекту, но она обеспечивает более высокий уровень обзора развития проекта. Заинтересованные стороны обычно заинтересованы в отслеживании бюджета, расходов, качества результатов проекта, а также рисков, проблем и вопросов, влияющих на проект.
№3. Ежемесячный отчет о проделанной работе
Подрядчики, с другой стороны, создают ежемесячный отчет о ходе работ, чтобы дать клиенту представление о том, в каком состоянии находится проект в данный момент. Из-за своего местоположения клиент и подрядчик могут не видеться на регулярной основе. У клиента может не хватить времени, чтобы следить за ходом проекта. Ежемесячный отчет о состоянии проекта выступает в качестве важного канала связи между подрядчиком и заказчиком, поэтому отчет должен быть максимально полным.
Как представить отчет?
Резюме или введение — это всегда первая часть вашего отчета, которую вы начинаете писать. Это должно занять только одну или две страницы, чтобы дать вашему читателю краткий обзор ваших выводов или результатов.
Как создать краткий отчет?
Краткий отчет включает в себя важные детали по определенной теме, которые предназначены для обучения читателя. Отчет может быть представлен в устной или письменной форме в виде меморандума или письма. Он часто включает обзор отчета, некоторую справочную информацию, четкую цель и заключение.
Для чего служат отчеты?
Результаты исследований представляются и обсуждаются в отчетах. Обоснование исследования, описание методологии исследования, выводы, результаты, логическое обсуждение и выводы/рекомендации предоставляются читателю.
Нужно ли введение для доклада?
И введение имеет решающее значение для любого доклада. Читатель должен быть уверен, что отчет содержит информацию, достойную прочтения, в этом разделе, который часто является наиболее читаемым.
Итоги
Крайне важно помнить, что в отчете не должно быть грамматических или типографских ошибок, и то, как отчет был представлен, отражает личность и профессионализм его автора.
Часто задаваемые вопросы о ежемесячном отчете
Из чего состоит хороший ежемесячный отчет?
Хороший отчет включает в себя всю информацию, необходимую вашей управленческой команде для принятия решений. Включите общий обзор системы показателей вашей организации или отдела, чтобы упростить им задачу. Содержание этой оценочной карты должно быть структурировано в том порядке, в котором она будет прочитана.
Что такое ежемесячный управленческий отчет?
Ежемесячные управленческие отчеты — это документы, в которых анализируются и оцениваются финансовые и операционные показатели вашей компании на ежемесячной основе. Эти отчеты позволяют вашей управленческой команде отслеживать прошлые и настоящие показатели вашей компании и принимать обоснованные бизнес-решения.
Что такое ежемесячный отчет о проделанной работе?
Термин «Ежемесячный отчет о ходе работ» или «Отчет о ходе работ» относится к отчету о ходе выполнения Работ, который соответствует стандартам, указанным Владельцем/Менеджером проекта.
Статьи по теме
- ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ: все, что вам нужно знать, с примерами (+ быстрые и простые инструменты)
- Отчет о заработной плате: подробное руководство по отчету о заработной плате (открывается в новой вкладке браузера)
- Андеррайтер по ипотеке: процесс, зарплата, работа и как стать гидом MU.
- ОНЛАЙН-КРЕДИТЫ: ЛУЧШИЙ ВАРИАНТ, НА КОТОРЫЙ ОБЯЗАТЕЛЬНО ОБЕСПЕЧИВАТЬ (+ КАК ПРИМЕНЯТЬ РУКОВОДСТВО)
- Лучший конструктор шаблонов электронной почты. Как выбрать?
Кто и для чего сдает отчет о проделанной работе
Одним из эффективных методов проверки персонала остаются отчеты, включающие информацию о проделанной работе персонала за определенный период. Они позволяют за короткое время понять, как сотрудники расходуют время, что удается решить и каких результатов добиться. Такой способ дает возможность компании решить ряд задач:
- помогает поддерживать дисциплину труда;
- определить нормы труда для персонала;
- обнаружить эффективность расходов на оплату труда.
Если руководитель желает сделать эту форму проверки постоянной, необходимо закрепить это требование в локальных нормативных актах, договорах или должностных инструкциях подчиненных.
Форма и содержание отчетов
Форма рапортов зависит от периодичности. В зависимости от специфики деятельности их составляют:
- ежедневно — чаще всего для командированных и разъездных сотрудников;
- еженедельно — удобны для дистанционных работников;
- ежемесячно — при применении систем оплаты и мотивации;
- ежегодно — применяют при составлении финансового анализа и планирования расходов на проведение мероприятий, обучение и мотивацию персонала и др.
Стандартного бланка законодательство не устанавливает. И каждая компания вправе составить собственный шаблон и утвердить его в ЛНА.
Единственный отчетный документ, для которого уже есть унифицированный шаблон, — о командировке по форме Т-10а.
Если единой формы для конкретной деятельности не установлено, работник вправе составлять рапорт в произвольном виде. Обычно такая форма пугает сотрудников, и при написании они совершают ошибки:
- пишут сплошным текстом, сумбурно, нелогично, перескакивая с одной задачи на другую;
- указывают планы, но не отмечают результаты;
- сообщают о несущественных ежедневных деталях, но не уточняют важные итоги;
- боятся сказать о том, что не получилось;
- не анализируют результаты и не ищут пути решения новых проблем.
Для руководства важна четкость, последовательность действий и конкретный результат. Если что-то не получилось, не следует это скрывать. Не ошибается тот, кто не работает. Наоборот: важно отметить причину, объективные факторы, которые помешали выполнить работу, и предложить пути решения. Тогда руководитель оценит трудолюбие, инициативность и стремление человека принести пользу.
Чтобы составить отчет правильно, ориентируйтесь на структуру, в которую необходимо включить следующие пункты:
- Кому: ФИО и должность человека, которому предназначен документ.
- От кого: личные данные работника.
- Отчетный период, за который написан документ.
- Перечень задач, которые стояли за определенный период.
- Перечень реализованных заданий: здесь следует указать проведенные мероприятия и приложенные усилия (сколько переговоров проведено, сколько времени потребовалось на решение тех или иных вопросов, какие инструменты и материалы использованы и др.).
- Список нереализованных вопросов: отметить причины, которые помешали их выполнить, пути решения.
- План на следующий период.
- Предложения сотрудника по улучшению вверенного ему участка.
Количество граф в документе зависит от того, за какой срок его пишут. Например, для ежедневных или еженедельных рапортов указывают краткий набор сведений — что и когда сделано, а анализ и планы здесь не требуются. Подробный анализ и предложения пригодятся в годовом отчете о проделанной работе, в который помимо поставленных задач обязательно включают итоги, анализ, предложения и вывод. Если в документе важно отразить показатели, цифры, денежные средства, то сделайте это при помощи таблиц и графиков. Их составляют в динамике сравнения с предыдущими периодами.
В современном мире уже давно составляют отчеты в электронном виде. Самый распространенный вариант — в формате Word, а для табличного документа удобен Excel. Это зависит от специфики деятельности и отчетности. Если потребуется сдать документ по просьбе руководства на бумаге, то печатают его на обычном листе формата А4 и подшивают в папку.
Особенности для удаленной работы
С 1 января 2021 года вступил в силу закон № 407-ФЗ от 08.12.2020, который внес изменения в Трудовой кодекс о регулировании дистанционной деятельности. Сюда вошли правила взаимодействия с сотрудниками и требования сдавать отчеты о полученных результатах.
Для удаленной работы пригодятся еженедельные или ежемесячные рапорты. Правила составления однотипны, как и для остальных сотрудников. Отличия только в том, что подают их в электронном виде. В них указывают, какие результаты получены и какие инструменты для этого использовались, поскольку удаленным работникам часто приходится применять дополнительные меры и технические средства, которые им оплачивает работодатель.
Для удаленных подчиненных особенно важно подчеркнуть не только успехи, но и проблемы, которые не получилось решить самостоятельно. Для этого потребуется помощь руководителя, который учтет необходимые нюансы на будущее.
Примеры отчетов
Посмотрите на примерный образец, как правильно составить отчет о проделанной работе за месяц для менеджера по продажам. Целесообразно его представить в форме таблицы.
Чтобы правильно написать отчет на длительный период — месяц, год, ориентируйтесь на бланк, составленный с учетом указанных требований.
Отчет по итогам деятельности
____________________________________________________________ (ФИО сотрудника или наименование отдела)
Период с _______________ по____________
| Поставленные задачи: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Выполненные задачи: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Не выполнено | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Причины невыполнения: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Планы на следующий период: | 1 |
| 2 | |
| 3 | |
| Предложения по улучшению трудового процесса: | 1 |
| 2 | |
| 3 |
дата _____________ подпись ответственного сотрудника _______________
А это примерный образец, как написать отчёт о проделанной работе для удалённого бухгалтера.
Что будет, если не представить отчеты
За непредставление отчетности работодатель вправе наложить дисциплинарное наказание. Но здесь есть нюансы. Наказать сотрудника получится, только если необходимость сдавать эти документы прописана в его трудовом договоре, должностной инструкции или иных нормативных актах, с которыми он ознакомлен под подпись. Если такой пункт отсутствует, а сотрудник справляется с обязанностями, наказать за то, что он не отчитался, нельзя.
Другое дело, когда подчиненный отказывается выполнять поручения начальства, нарушает дисциплину, тогда его ждет наказание (замечание или выговор) по ст. 192 ТК РФ. Но не за то, отчитался он или нет, а по результатам того, как он выполняет обязанности.
Об авторе статьи
Ломова Анна
Автор-эксперт
Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.
Содержание
- 1 Цель отчета о проделанной работе
- 2 Структура отчета
- 3 Самые важные требования к составлению отчета
- 4 Как правильно написать отчет о проделанной работе
- 5 Пример отчета о проделанной работе
Цель отчета о проделанной работе
Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.
Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.
Любой компании важно знать о результате ее работы
Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.
Конкретные цели отчета о проделанной работе:
- Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
- Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
- Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
- Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.
Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.
Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.
Структура отчета
Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.
Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.
Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:
- Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
- Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
- Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.
Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.
Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.
В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.
Самые важные требования к составлению отчета
Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.
В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.
Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.
В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.
Как правильно написать отчет о проделанной работе
У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:
Необходимо сравнить, какие задачи были поставлены и что выполнено
- В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
- Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
- Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
- Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
- Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
- После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.
Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.
Пример отчета о проделанной работе
Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:
«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»
Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.
Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:
Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:
- Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
- Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
- Принимать участие в последней конференции.
Все задачи были исполнены, было сделано:
- Изменен график работы для 5 сотрудников.
- Принято участие в последней конференции.
Также проводились работы с документами:
- Были составлены списки премий.
- Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.
Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.
Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.
Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.
В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Как составить отчет о проделанной работе: образец
Содержание
С помощью отчетов о проделанной работе руководители следят за результатами подчиненных. Этот способ отлично подходит для оценки продуктивности удаленных специалистов и сотрудников, которые большую часть времени проводят в командировках. В этом материале расскажем, как правильно написать отчет о проделанной работе.
Зачем делать отчет о проделанной работе
Это экологичный и действенный способ наладить трудовую дисциплину. Такой метод занимает меньше времени, чем регулярные планерки и личные беседы. Результаты отчета помогут руководителю дать обратную связь сотрудникам и скорректировать работу команды.
С помощью отчетов о проделанной работе можно:
- обосновать размер зарплат сотрудников;
- улучшить навыки тайм-менеджмента команды;
- выстроить канбан-систему и управлять потоком задач;
- определить нормы выработки и составить план работы;
- сформировать акт выполненных работ для контрагента с реальным количеством трудочасов.
Сведения о результатах работы подают не только рядовые сотрудники, но и руководители подразделений. Они тоже должны регулярно отчитываться перед начальством. Подготовка отчетов — важная обязанность, которую часто включают в трудовые договоры и должностные инструкции.
https://unsplash.com/photos/5QgIuuBxKwM
Когда нужно сдавать отчет
Регулярность отчетов регламентируют локальные нормативные акты компании и трудовые договоры. В зависимости от периодичности отчеты бывают:
- Ежедневные. Их составляют специалисты на удаленной работе, чтобы руководитель понимал, на каком этапе находится задача.
- Еженедельные. Такие отчеты обычно требуют во время командировок.
- Ежемесячные. Полезны при работе на результат. Это поможет руководителю решить, какого из сотрудников стоит поощрить премией.
- Ежеквартальные и ежегодные. Эти отчеты нужны, чтобы строить прогнозы, проводить финансовый анализ, разрабатывать и корректировать стратегию развития.
Что должно быть в отчете
Общепринятого формата нет. Но в компании может быть свой шаблон, созданный руководителем подразделения или HR-менеджером.
Обычно в документе указывают:
- ФИО, должность, отчетный период;
- запланированные задачи: можно разделить на категории, если поручений было много;
- список выполненных задач и причины, по которым не все дела завершены;
- предложения по развитию компании;
- план работы на следующий отчетный период.
Работодатель может попросить добавить в отчет конкретные цифры: например, сколько трудочасов потрачено, фур разгружено, кандидатов на вакансию отобрано. Точность такой информации принципиально важна. Если руководитель увидит, что специалисту не хватает работы, он может добавить задач. И наоборот.
Чтобы получать наглядные информативные отчеты об эффективности рекламных площадок, а также результатах работы менеджеров, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис интегрируется с другими инструментами и собирает данные о маркетинговых кампаниях, задействованных каналах, количестве лидов, сделках. Информация поможет выстраивать воронки продаж, работать с подходящими рекламными источниками и грамотно распределять бюджет.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Советы, как сделать отчет легким для восприятия
- Используйте короткие понятные лексические конструкции.
- Не пишите более пяти предложений в одном абзаце.
- Оформляйте перечни в виде маркированных и нумерованных списков.
- Проверяйте текст на грамотность.
- Применяйте читабельный шрифт.
- Оставьте место для пометок и комментариев руководителя.
https://unsplash.com/photos/eveI7MOcSmw
Пример отчета о проделанной работе
В отчет включают перечень задач за указанный период. Однако если сотрудник предоставляет руководству план работы ежедневно или еженедельно, то блок можно опустить.
Анализ просроченных задач — важная часть отчета. Причины могут быть разными:
- Руководитель поставил завышенные KPI. В этом случае следует скорректировать нагрузку, чтобы сотрудник не выгорел.
- Специалисту не хватило опыта. Проблему решит корпоративное обучение.
- Задача пришла слишком поздно. Например, дизайнер должен был подготовить пять вариантов макета баннера к концу месяца, но эскиз и требования пришли за неделю до дедлайна. В итоге дизайнер успел сделать только два варианта. Руководитель узнает о проблеме из отчета и скорректирует процессы.
- Повлияли внешние факторы. Например, клиент не оплатил счет вовремя, из-за снежной бури задержалась поставка, на склад пришла партия бракованного товара.
http://joxi.ru/Grq8kb7Ubb1yYA
Для наглядности к документу можно приложить проект договора с клиентом, копии отправленных коммерческих предложений, авансовый отчет из командировки и прочее.
Ответственность сотрудников за несдачу отчета
В трудовом законодательстве ничего не говорится об обязательности отчетов о проделанной работе. Исключение составляют отчеты о командировках: сотрудник должен отчитаться о потраченных средствах, выданных организацией.
Поэтому порядок сдачи отчетов каждая компания определяет индивидуально. Если такое условие закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции, то за отсутствие отчета работодатель вправе сделать сотруднику замечание или выговор, согласно.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Коротко о главном
- Отчеты о проделанной работе помогают руководителю понять, насколько продуктивны его подчиненные.
- Отчет нужен, чтобы составить план по задачам, разработать систему KPI и определить стратегию развития.
- Закон не регулирует форму и порядок подачи отчетов: у каждой организации — свои условия, прописанные в локальных нормативных актах.
- В отчете должны быть списки выполненных и невыполненных задач, предложения по развитию, планы на следующий период.
- Правильно составленный отчет — лаконичный и наглядный.
Лучшие маркетинговые практики — каждый месяц в дайджесте Calltouch
Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Отправьте статью себе на почту