«Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»
Этот документ в некоммерческой версии КонсультантПлюс доступен
по расписанию:
- по рабочим дням с 20-00 до 24-00 (время московское)
- в выходные и праздничные дни в любое время
Вы можете заказать документ на e-mail
5.1.3. Оформление ответов на запросы
Работники архива исполняют запросы, поступившие как традиционным
способом (по почте или при личном обращении), так и в форме электронного
документа (обращения) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей
общего пользования, в т.ч. сети Интернет.
|
|
Запрос,
|
При получении интернет-запроса заявителю
направляется уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный
отказ.
Интернет-запрос распечатывается и далее работа с ним ведется, как
и с другими запросами.
Запросы рассматриваются руководством архива или соответствующим
должностным лицом, затем направляются на исполнение в структурное подразделение
архива.
Оформление ответов на запросу осуществляется в полном
соответствии с Правилами организации, хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук (М., 2007. — С. 103-110).
|
|
В
|
Информационное письмо составляется на бланке архива и
содержит информацию о хранящихся в архиве фондах и краткую характеристику
архивных документов.
Содержание архивных документов может излагаться в виде кратких
аннотаций на группы или отдельные архивные документы.
В информационном письме целесообразно дать рекомендации по
использованию архивных документов в соответствии с темой запроса.
Информационное письмо подписывается руководством архива.
Тематический перечень архивных документов представляет
собой систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков
архивных документов, дел по определенной теме с указанием их дат и архивных
шифров.
В необходимых случаях аннотации дополняются указанием на
подлинность, способ воспроизведения или язык архивных документов.
Заголовки архивных документов или дел располагаются в перечне
независимо от их фондовой принадлежности по следующим признакам:
хронологическому, предметно-вопросному, номинальному.
Тематический перечень архивных документов подписывается
составителем и руководством архива.
Тематическая подборка копий архивных документов — это
систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по
определенной теме (вопросу).
Тематическая подборка копий архивных документов должна быть
соответствующим образом оформлена: к ней составляется титульный лист и в случае
необходимости историческая справка по теме.
Тематическая подборка копий архивных документов подписывается
составителем и руководством архива.
Тематический обзор архивных документов представляет
собой систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов
архивных документов по определенной теме.
архивные документы по теме в обзоре могут быть даны по одному или
группе фондов, одного или нескольких архивов.
Сведения о составе и содержании архивных документов в тематическом
обзоре могут быть дополнены источниковедческим анализом.
Тематический обзор архивных документов подписывается составителем
и руководством архива.
Рассмотренные тематические информационные документы могут быть
подготовлены как по запросу, так и по инициативе самого архива (в рамках
инициативного информирования).
Ответы на запросы высылаются по почте простым письмом.
При исполнении запросов социально-правового характера архив
представляет заявителю архивные справки, архивные выписки и архивные копии.
Порядок оформления и выдачи
архивных справок, архивных выписок и архивных копий практически идентичны.
Архивная справка — представляет собой
официальный документ архива, который имеет юридическую силу и содержит
документную информацию о предмете запроса. В конце архивной справки приводятся
архивные шифры (№ фонда, № описи, № единицы хранения) и номера листов единиц
хранения тех архивных документов, на основании которых составлена данная
архивная справка, а также приводятся печатные издания, использовавшиеся для
подготовки архивной справки.
Архивная справка оформляется по строго
установленной форме.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности
с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается
цитирование архивных документов, а также проставление архивных шифров и номеров
листов архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями,
изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную
справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает
сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных
документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены
в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия,
отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются
в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных
заведениях включаются в одну архивную справку. В ряде архивов составляются самостоятельные архивные справки в соответствии
с фондовой принадлежностью документов.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво
написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие
повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте
неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления,
комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных
документов, на основании которых составлена архивная справка.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы
должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива (для
муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью
органа местного самоуправления).
Архивная справка, предназначенная для использования на территории
Российской Федерации, подписывается руководством архива и заверяется печатью
архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью
органа местного самоуправления). Архивная справка, предназначенная для
направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется гербовой
печатью (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом, — печатью
органа местного самоуправления).
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных
документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной
справке.
На обороте каждого листа архивной
копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения
архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления
заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного
должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж,
заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую
конвенцию 1961 г.,
в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных
документов, заверяются проставлением и
заполнением специального штампа — апостиля». На архивных справках проставляется
и заполняется Надлежащим образом апостиль руководством вышестоящего уполномоченного органа
исполнительной власти в сфере архивного дела. Апостиль
не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления
в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой
помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а
также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах
взаимодействия в области использования архивной информации, или
с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
При
отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на
бланке архива составляется ответ, подтверждающий
неполноту состава архивных документов по теме запроса.
При необходимости ответ
может быть заверен гербовой печатью. В
случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов,
содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку
по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива (Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии
наук. М., 2007. — С. 107-108).
К полному
тексту Методики
Одна из основных задач каждого архива – организация
использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической
деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на
основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по
исполнению поступающих в архив запросов.
Как правило, в архив организации поступают запросы
социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов
пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с
действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость
подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным
документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы
о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных
случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в
учебных заведениях).
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно
по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.
Получение запроса
Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос
от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так
и направлен по почте.
Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на
общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и
наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на
исполнение.
Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех
необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя,
оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится
необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно
указать соответствующие сведения.
Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую
информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в
архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует
письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда
следует обратиться для получения требующихся сведений.
Так, личное дело государственного служащего при смене места
работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате
ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный
или муниципальный архив и др.
Поиск архивных документов для исполнения запроса
В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель
определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего
основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по
личному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когда
архивные описи дел дублируются в электронном виде.
На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к
которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор
нужных ему дел.
В зависимости от принятого распределения обязанностей в
каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для
исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или
кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а
в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или
приступить к подготовке ответа самостоятельно.
Для подготовки информации по запросам о стаже работы и
заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных
подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их
переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию
трудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы
человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить
перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию
трудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному
составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы
человека в конкретной организации.
Если фамилия человека менялась (самый распространенный
пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия
была в запрашиваемый период.
Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы
человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе
был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и
увольнения).
Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать
копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения
заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их
отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и
других выплат.
Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в
т.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и
др.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует
пользоваться только официальными документами организации, в установленном
порядке подписанными руководством.
Подготовка информации для запроса
В результате исполнения запроса на основании изучения
отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный
ответ.
При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в
инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе
допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки
ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после
регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более
чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только
научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней с
момента регистрации.
Пересылка запросов по принадлежности в другие организации
или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного
ведомства).
Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить
на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ.
Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или
архивной копии.
Архивная справка составляется на бланке организации по
установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса,
при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения
документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки).
Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической
силы.
Архивная
справка о стаже работы
|
УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ КОМПЛЕКТАЦИИ № 2 (УПК № 2) пр. Веденеева, 22, г. Калуга, 123456 Тел. 8-495-123-45-67, факс 8-495-123-45-68 http://upk.ru ОКПО 12345678 ОГРН АРХИВНАЯ СПРАВКА |
Виноградову Сергею Ивановичу ул. Стельнова, д. 12, кв. 38, г. Калуга, 123456 |
|
|
23.09.2013 № 01-16/324 |
||
|
На № б/н от 02.09.2013 |
Виноградов
Сергей Иванович 22.03.1992 принят на работу в Управление
производственно-технической комплектации № 2 (с 01.02.1993 – переименовано в Управление
производственной комплектации № 2) на должность мастера 2 разряда (приказ
директора от 21.03.1992 № 39-к), 18.10.1994 переведен на должность начальника
производственно-технического отдела (приказ директора от 15.10.1994 № 142-к),
02.08.1996 уволен по собственному желанию (приказ директора от 31.07.1996 №
63-к).
Основание:
Ф. 50, оп. 2, д. 64, л. 42.
Ф. 50, оп. 2, д. 71, л. 196.
Ф. 50, оп. 2, д. 97, л. 14.
Справка выдана для предоставления по месту работы.
Руководитель управления Усиков А.М. Усиков
М.П.
Матвеева О.В.
17-15-12
ПРИМЕР 2
Архивная справка о заработной плате
|
ФГБУ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБУ «СПБГУ») ул. Калошкина, д. 22, Санкт-Петербург, 132756 Тел. 8-495-321-45-68, факс 8-495-321-45-69 http://spbgu.ru ОКПО 12345678 ОГРН АРХИВНАЯ СПРАВКА |
Зацарицинскому Александру Олеговичу ул. Тяпкина, д. 45, кв. 204, Санкт-Петербург, 132756 |
|
|
24.09.2013 |
№ |
04-18/985 |
|
На № |
б/н от 03.09.2013 |
Согласно лицевым счетам по заработной плате работников
Санкт-Петербургского гуманитарного университета Зацарицинский Александр
Олегович за период август–декабрь 2003 г. имел следующие начисления:
август 2003 г. – 1589,80 руб.;
сентябрь 2003 г. – 1862,49 руб.;
октябрь 2003 г.
ноябрь 2003 г.
декабрь 2003 г. – 1841,23 руб.
Информации о начислении за октябрь,ноябрь 2003 г. в лицевых
счетах нет.
Зацарицынский Александр Олегович (так в документах указана
фамилия) за период январь–март 2004 г. имел следующие начисления:
январь 2004 г. – 1620,75 руб.;
февраль 2004 г. – 1736,08 руб.;
март 2004 г. – 843,67 руб.
Суммы указаны как в документах и в масштабе цен,
действовавших в запрашиваемый период.
Основание:
Ф. 1255, оп. 2, д. 126, л. 44–47.
Ф. 1255, оп. 2, д. 144, л. 53–56.
Справка выдана для предоставления по месту требования.
Директор университета Смирнов А.В. Смирнов
Левачко А.В.
000-00-00
В справку включают сведения, имеющие отношение к лицу,
упомянутому в запросе. Нельзя дополнительно указывать сведения о других лицах,
содержащиеся в архивных документах.
Текст составляется в хронологической последовательности. Все
данные воспроизводятся так, как они упомянуты в архивных документах.
В случае выявления расхождения со сведениями, изложенными в
запросе, а также при наличии любых неточностей (неразборчивый текст,
исправления в оригинале) необходимо сделать примечание. Для этого, как правило,
в тексте в скобках указывают: Так в подлиннике документа или делают любую
подобную отметку.
В архивной справке не допускается делать собственные выводы, предположения, комментарии, а также исправления в тексте.
В справке все наименования организации, структурных подразделений, должностей должны быть указаны действующими в прошлом (на момент запрашиваемого периода), при этом каждое переименование организации фиксируется в справке.
Начисление заработной платы указывается за каждый месяц
отдельно, суммы – как в архивных документах в соответствии с масштабами цен,
действовавших в интересующий заявителя период. Данные приводятся раздельно за
каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и
среднегодового заработков архивом не производится.
Необходимо сделать примечание к справке в случае отсутствия
начисления заработной платы за отдельные месяцы или лицевых счетов.
При отсутствии документов о заработной плате должностной
оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за
соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым
вопросам или по основной деятельности.
При подготовке справки о награждении требуется указать:
документ, на основании которого проведено награждение (постановление, приказ,
решение и др.), название награды, фамилию, имя, отчество награжденного.
Допускается на данный вид запроса подготовить информацию в виде архивной
выписки, в которой приведены выдержки из соответствующего архивного документа.
Подписывает документ руководитель или в установленном
порядке уполномоченное должностное лицо (согласно приказу, должностной
инструкции и т.д.).
Справка заверяется печатью организации.
Архивная выписка составляется на официальном бланке
организации с обозначением названия документа «Архивная выписка», при этом
текст дословно воспроизводит часть текста оригинала документа по предмету
запроса (Пример 3). В выписке также принято приводить архивный шифр и номера
листов единицы хранения, на основании которых она составлена.
В архивной выписке полностью воспроизводят реквизиты бланка
архивного документа (в т.ч. дату и номер), на основании которого подготовлена
запрашиваемая информация.
ПРИМЕР 3
Архивная выписка
Государственное учреждение «Реабилитационный центр
для граждан с ограниченными возможностями «Отклик»»
(ГУ «РЦ ГОВ ”Отклик”»)
ул. Ким, д. 5, г. Пенза, 123567
Тел. 8-495-456-45-69, факс 8-495-456-45-70
http://otklik.ru
ОКПО 12345678 ОГРН
1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789
АРХИВНАЯ ВЫПИСКА
Администрация Никольского района
Нижегородской области
ПРИКАЗ
22 декабря 2006 г. №
164-к
г. Никольск
О награждении социальных работников
в связи с празднованием Дня социального работника
В связи с
профессиональным праздником – Днем социального работника, а также за
безупречную работу и высокие достижения в труде
ПРИКАЗЫВАЮ:
[…]
2. Наградить Почетной грамотой Администрации Никольского
района Нижегородской области
[…]
Языкову Валентину Алексеевну – социального педагога ГУ
«Реабилитационный центр для граждан с ограниченными возможностями ”Отклик”».
Глава администрации Н.А.
Картошкин
Основание: оп. 3, д. 145, л. 203–205.
Верно
Архивариус Левачко А.В. Левачко
03.09.2013
М.П.
Есть еще один вариант подготовки ответа – изготовить выписку
из архивного документа. Отличие от предыдущего образца только в оформлении
«шапки» – к названию архивного документа добавляют слово «выписка». Например,
название «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Фрагмент выписки из архивного документа
Администрация Никольского района
Нижегородской области
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
22 декабря 2006 г. №
164-к
г. Никольск
О награждении социальных работников
в связи с празднованием Дня социального работника
При наличии в начале подлинника документа общей части
(преамбулы) ее воспроизводят полностью.
Начало и конец каждого извлечения, все пропуски в тексте
архивного документа допускается обозначать многоточием.
В выписку переносят наименование должности и фамилию с
инициалами лица, подписавшего документ (непосредственно личная подпись будет
отсутствовать).
Заверить выписку может работник архива. Для этого внизу
последнего листа делается надпись «Верно», ниже указывают должность, ставят
личную подпись с расшифровкой фамилии, дату и заверяют печатью организации (см.
Пример 3).
В многостраничной выписке можно заверить каждый лист
отдельно или скрепить листы нитью (металлической скобой) и пронумеровать их.
Затем на место скрепления приклеивается небольшой листок бумаги с надписью вида
«Прошито и пронумеровано 5 листов» с указанием должности заверяющего, подписи.
Печать организации обычно захватывает часть наклейки.
Для направления по почте выписки обычно составляют
сопроводительное письмо.
Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного
документа (например, это может быть копия, выполненная при помощи
копировального аппарата). Ее необходимо заверить в порядке, аналогичном
установленному выше (см. Пример 3). На обороте копии следует проставить
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
Для направления изготовленной копии адресату обычно
требуется составить сопроводительное письмо.
Для обеспечения конфиденциальности информации архивные копии
изготавливают, если оригинал документа содержит сведения только о человеке, на которого
сделан запрос. В иных случаях составляют архивную справку или архивную выписку.
Если запрашиваемые сведения невозможно документально
подтвердить на основании имеющихся в архиве дел, то подготавливают отрицательный
ответ. На официальном бланке организации сообщают адресату об отсутствии в
документах архива запрашиваемой информации (Пример 5). Ответ также может
содержать рекомендации об организации, в которую следует обратиться для
получения интересующих сведений; запрос дополнительных сведений, необходимых
для исполнения обращения; информацию о передаче архивных документов в другую
организацию, фактах утраты документов и т.д.
ПРИМЕР 5
Письмо-ответ
|
Открытое акционерное общество «Уралмебель» (ОАО «Уралмебель») ул. Советская, д. 22, г. Челябинск, 123678 Тел. 8-495-555-45-70, факс 8-495-555-45-71 ОКПО 12345678 ОГРН |
Конокрадову Анатолию Евгеньевичу ул. Московская, д. 32, кв. 4, г. Челябинск, 123678 |
|
|
25.09.2013 |
№ |
04-15/986 |
|
На № |
б/н от 04.09.2013 |
|
|
Об отсутствии сведений о доходах Конокрадова А.Е. |
Сообщаем,
что в документах архивного фонда ОАО «Уралмебель» сведения о начислении
заработной платы Конокрадову Анатолию Евгеньевичу за 1999–2006 гг. отсутствуют.
В 2006 г.
предприятие, указанное в запросе, было ликвидировано. В результате проведения
ликвидационных мероприятий документы были переданы на хранение в МУ «Городской
архив документов по личному составу». Рекомендуем Вам обратиться в данный
архив, расположенный по адресу: г. Челябинск, ул. Кривошапки, д. 145, тел. 8-495-854-63-78.
Заместитель генерального директора Каморников Т.А. Каморников
Удочкина Н.М.
00-00-00
Выдача личных документов
Особую группу запросов составляют обращения о выдаче
подлинных личных документов. В учебных заведениях зачастую в личных делах
студентов остаются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.), которые
они впоследствии запрашивают. Могут запрашивать трудовые книжки работников
(например, невостребованные в связи со смертью работника) и другие личные документы,
не полученные в свое время владельцами и находящиеся на хранении в архиве
организации.
При наличии запроса допускается изъятие из архива
организации таких документов с разрешения руководителя организации и выдача
владельцам или их родственникам по предъявлении документа, удостоверяющего
личность, доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные
личные документы могут быть также высланы заявителю ценным письмом.
Отправка подготовленной информации
Все письма-ответы составляются в двух экземплярах, один из
которых предназначен для отправки заявителю по почте после обязательной
регистрации согласно принятому порядку ведения делопроизводства, другой
помещается в дело организации в соответствии с номенклатурой дел.
Заявитель может также получить ответ лично. При этом обычно получателя просят на экземпляре организации поставить роспись и дату.
Е.Л. Полоса, документовед
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2013.
Бланки и образцы заявлений
Об использовании информации сайта
Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых
средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо
ограничений по объему и срокам публикации.
Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и
страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на
первоисточник.
Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации
не требуется.
Новая страница 1
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ПРИ ОБРАЩЕНИИ В АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
Для получения архивной справки, архивной выписки, архивной копии в архивный отдел необходимо представить следующие документы :
— заявление (запрос) ;
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении заявителя);
— доверенность, оформленная нотариально (для доверенного лица).
В заявлении (запросе) должны быть указаны следующие сведения:
наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо фамилия, имя и отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;
фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления;
почтовый адрес заявителя;
запрашиваемая информация;
фамилия, имя, отчество заявителя на период, за который запрашиваются сведения (если они изменились);
наименование организации, в которой заявитель работал, избирался на выборные должности и т.д.
территория (район, город, село и т.д.), на которой организация функционирует (функционировала);
хронологические рамки запрашиваемой информации;
личная подпись и дата.
В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному заявлению соответствующие материалы либо их копии.
Заявление (запрос) оформляется в произвольной форме или на бланках, разработанных в архивном отделе.
Юридические лица оформляют запрос на бланке организации с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя, его контактного телефона.
СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ
Запросы, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
В отдельных случаях при рассмотрении запросов, имеющих границу поиска свыше пяти лет, и требующих дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску сведений и расширению границ поиска, дополнительной информации от других организаций начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30
дней с обязательным уведомлением об этом заявителя в течение пяти рабочих дней с момента регистрации обращения, с указанием причины продления.
При исполнении запроса по документам муниципального архива и выявлении запрашиваемых сведений заявителю выдается или направляется надлежаще оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия.
Архивная справка – документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
Архивная выписка – документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения;
Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная справка и архивная выписка оформляются на бланке архивного отдела с обозначением названия информационного документа «Архивная справка» или «Архивная выписка».
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, обобщения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В архивной справке сведения (данные) воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. Расхождения, несовпадения и неточности оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма высылаются по почте простыми письмами.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке нотариально.
Образцы заявлений и анкет граждан
Начальнику архивного отдела
администрации МР
«Кизлярский район»
Н.И. Хайбулаевой
от Магомедова Раджаба
(фамилия, имя, отчество заявителя)
__Магомедовича
проживающего(ей) по адресу:
Кизлярский район,_________
село Косякино
телефон: 8-928-325-10-55
Заявление
Прошу выдать архивную справку Магомедову Раджабу
(фамилия, имя, отчество)
Магомедовичу______________________________________
___________________________________________________
__________________________—_________________________
(фамилия, имя, отчество до замужества)
работавшего в Кизлярской сельхозтехнике, цех СТО____
(наименование учреждения, отдел, цех, бригада)
____________________газоэлектросварщиком ___________
(должность)
о стаже за годы ____1982 – 1986_______________________
___________________________________________________
Магомедов
15 января 2011 года
Начальнику архивного отдела
администрации МР
«Кизлярский район»
Н.И. Хайбулаевой
от Курбановой Патимат
(фамилия, имя, отчество заявителя)
__ Курбановны
проживающего(ей) по адресу:
Кизлярский район,_________
село Тушиловка
телефон: 8-928-211-25-44
Заявление
Прошу выдать архивную справку Курбановой Патимат
(фамилия, имя, отчество)
Курбановне ______________________________________
___________________________________________________
_________________Исрапилова________________________
(фамилия, имя, отчество до замужества)
_работавшей в Кизлярской райкиносети ____
(наименование учреждения, отдел, цех, бригада)
________________киномехаником с. Тушиловка_________
(должность)
о зарплате за годы ____1980 – 1984_____________________
___________________________________________________
Курбанова
25 февраля 2011
Начальнику архивного отдела
администрации МР
«Кизлярский район»
Н.И. Хайбулаевой
от Керимовой Написат
(фамилия, имя, отчество заявителя)
__ Магомедовны
проживающего(ей) по адресу:
Кизлярский район,_________
село им. Шаумяна
телефон: 8-928-216-15-25
Заявление
Прошу выдать архивную справку о выделении мне земель-ного участка 2,4 га на территории Красноармейской сельской администрации, выделенного постановлением Кизлярской районной администрации № 25 от 20 февраля 1994 года.
Керимова
26 февраля 2011
Начальнику архивного отдела
администрации МР
«Кизлярский район»
Н.И. Хайбулаевой
от Керимовой Написат
(фамилия, имя, отчество заявителя)
__ Магомедовны
проживающего(ей) по адресу:
Кизлярский район,_________
село им. Шаумяна
телефон: 8-928-216-15-25
Заявление
Прошу выдать мне копию договора купли-продажи домо-владения, находящегося в с. им. Шаумяна Красноармейской сельской администрации, приобретенного мною в 1994 году.
Продавец Магомедов Исмаил Магомедович, покупатель Керимова Написат Магомедовна.
Керимова
27 февраля 2011
Архивный отдел администрации МР «Кизлярский район»
(название государственного архива)
АНКЕТА – ЗАЯВЛЕНИЕ
для наведения архивной справки по документам
| 1 | Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рож-дения лица, о котором запраши-вается архивная справка | Иванов Павел Ефремович
10.12.1950 |
| 2 | Фамилия, имя, отчество лица, за-прашивающего архивную справ-ку и отношение к лицу, о кото-ром запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о
других лицах). Адрес и № телефона заявителя |
Иванов Николай Павлович
сын паспорт 82 00 333 258 выдан 10.06.2002 г. ОВД по Кизлярскому р-ну прописан : Кизлярский район, с. Южное тел. 8-963-509-65-95 |
| 3 | Куда и для какой цели запраши-
вается архивная справка (адрес, по которому высылать справку) |
В Пенсионный фонд по Кизляр-
скому району для назначения пенсии по старости |
| 4 | О чём запрашивается архивная справка (точное название места работы (учреждение), | О заработной плате в Дельтовой
ПМК |
| Начало работы Конец работы Долж-сть
( год, месяц, (год, месяц, число) число) |
||
| Дельтовая ПМК | 10.01.1975 31.12.1980 экскава
торщик |
|
Иванов Н. Иванов
15 января 2011 года
ОБРАЗЦЫ ЗАПРОСОВ УЧРЕЖДЕНИЙ
Угловой
штамп (№ и дата Начальнику архивного отдела
регистрации) администрации МР «Кизлярский район»
Н.И. Хайбулаевой
В связи с судебным разбирательством по иску Халиловой П.М. просим вас предоставить копию решения Кизлярского райисполкома № 35 от 15 марта 1992 года о выделении земельного участка Магомедову М.Ш.
Судья
судебного участка № 65 подпись А.И. Алисултанов
Угловой
штамп (№ и дата Начальнику архивного отдела
регистрации) администрации МР «Кизлярский район»
Н.И. Хайбулаевой
В связи с упорядочением и оформлением доку-ментов на землю СПК «Победа» просит вас предоставить копию решения Кизлярского райисполкома № 15 от 10 января 1993 года о закреплении земель за СПК.
Председатель
СПК «Победа» подпись С.М. Шапиев