Как составить авансовый отчет по билетам

Что такое авансовый отчёт

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

2. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

3. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

4. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

• кассовые и товарные чеки;

• электронные чеки;

• товарные накладные;

• приходные кассовые ордера;

• транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

• сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;

• сведения о сумме текущего аванса;

• общая сумма полученных и израсходованных денег;

• сумма остатка либо перерасхода;

• информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

4. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

---

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Рассмотрим, для чего предназначен авансовой отчёт, как его правильно составить и какие документы к нему приложить.

Назначение авансового отчёта

Авансовый отчёт — это финансовый документ, предназначенный для правильного ведения бухгалтерского и налогового учёта. В нём отображаются расходы организации, в том числе командировочные расходы и первичные документы, подтверждающие эти расходы.

Перед тем как отправить работника в служебную поездку, работодателю необходимо выдать ему аванс на оплату проезда, жилья, питания и других командировочных расходов. Если есть возможность, можно оплатить авансом часть расходов с расчетного счёта организации, например, ж/д и авиабилеты, счета за проживание. Денежные средства оформляются подотчётной суммой и выдаются в кассе либо путём перевода на карточку.

После возвращения из командировки работнику нужно доказать, что деньги были потрачены по назначению. По п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; далее — Положение о командировках), работник заполняет авансовый отчёт, где указывает все расходы и прикладывает к нему подтверждающие документы (чеки, билеты, контрольные купоны и т.д.).

Указанный порядок распространяется на все виды командировочных расходов, кроме суточных (в таком случае достаточно передать деньги работнику без оформления их под отчёт). Соответственно, отражать их в авансовом отчёте не требуется. Но отразить размер суточных можно и в авансовом отчёте отдельной строкой.

Форма авансового отчёта по командировке и правила его заполнения

Большинство организаций и ИП используют унифицированный бланк авансового отчёта по форме № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55) (скачать бланк).

Однако организации могут самостоятельно разработать форму авансового отчёта, которая будет отличаться от унифицированной, и закрепить её в учётной политике. Допустим, можно удалить графы с указанием счетов бухучёта.

При заполнении формы № АО-1 необходимо учесть, что:

• код ОКПО должен состоять из 8 цифр
• в поле «Отчёт в сумме» необходимо указать фактически израсходованную денежную сумму, если она отличается от размера аванса
• если компания не имеет структурных подразделений, можно не указывать наименование и код подразделения
• в пустой строчке таблицы слева допускается написать «Получен аванс на банковскую карту» (в стандартном варианте бланка предусмотрена только выдача из кассы)
• цифра «Израсходовано» в таблице должна совпадать с цифрой в поле «Отчёт в сумме» (допускается отличие от цифры «Итого получено»)
• поле «Остаток» заполняется, если цифра «Итого получено» превышает цифру «Израсходовано»
• поле «Перерасход» заполняется, если цифра «Итого получено» меньше цифры «Израсходовано»

Обратите внимание: авансовый отчёт оформляется в 1 экземпляре. Срок хранения – не менее 5 лет, а при возникновении споров либо разногласий – до принятия решения по делу (ст. 277 перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Документы для подтверждения расходов в авансовом отчёте по командировке

Каждая израсходованная подотчётным лицом сумма должна быть подтверждена соответствующим документом (одним либо несколькими). Все подтверждающие документы должны быть приложены к авансовому отчёту и храниться вместе с ним.

Если служебная поездка заграничная, необходимо построчно перевести первичные документы. Для этого необязательно обращаться к профессионалам. Допускается перевод самого работника, в достаточной мере владеющего иностранным языком (письмо Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Расходы на поезд, самолёт

Ранее работники сдавали в бухгалтерию железнодорожные билеты и авиабилеты (вместе с посадочным талоном со штампом о досмотре).

Так как в 2022 году большинство проездных документов оформляются в электронной форме, состав документов изменился.

Подтверждающие документы при покупке электронных билетов:

1. На самолёт:

• • маршрут или квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок по п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134)

• • бумажный посадочный талон со штампом о досмотре или справка от перевозчика (письмо Минфина от 28.02.2019 № 03-03-05/12957)

1. На поезд: контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте по п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322)

Другие командировочные расходы

Если при расчёте за другие командировочные расходы (оплата гостиницы и т.д.) кассовый чек или бланк строгой отчётности получен в электронном виде, чтобы подтвердить эти расходы, нужно распечатать его на бумаге. Минфин в письме от 21.04.2017 № 03-01-15/24307 установил, что такой документ подойдёт, чтобы обосновать командировочные расходы.

Срок сдачи авансового отчёта

По законодательству руководитель организации самостоятельно устанавливает срок, когда в бухгалтерию должны быть предоставлены авансовый отчёт и подтверждающие документы. Поэтому он может быть любым (п. 6.3 указания Центробанка от 11.03.2014 № 5587-У).

Однако для командировок есть исключение, касающееся всех работодателей: работник обязан предоставить авансовый отчёт по командировке в течение 3 рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения о командировках).

Ниже приведём пример заполнения авансового отчёта по командировке.

Читайте также Налогообложение имущества физических лиц

Авансовые отчеты в 2022-2023 годах — изменились ли правила заполнения, каковы эти правила и кто обычно заполняет авансовый отчет, читайте в этой статье. И конечно, у нас есть образец заполнения.

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

1. С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение  — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
2. Утверждается руководителем.
3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

• Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
• Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
• Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Авансовые отчеты в 2022-2023 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2022 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Не предвидится пока изменений и в 2023 году.

Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2023 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:

Скачать образец заполнения авансового отчета

Итоги

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

• «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
• «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
• «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
• «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

В Бухгалтерия 8.3 электронные билеты, приобретенные организацией для командированных работников, отражаются в Авансовом отчете на отдельной вкладке Билеты (с релиза 3.0.81).

В этой статье мы расскажем про способы отражения покупки билетов в программе и разберем нюансы оформления АО в 1С.

Учет в 1С

Документ Авансовый отчет

В программе у документа Авансовый отчет есть два вида операций:

• Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
• Авансовый отчет по командировке — вариант для отражения только командировочных расходов. Использовать его рекомендуется при подключенном сервисе Smartway.

Рассмотрим, как отражаются операции по покупке электронных билетов организацией и отчету за них сотрудником.

При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Покупка билетов

Покупка билетов отражается одинаково независимо от того, какой вид операции для АО применяется Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Но есть некоторые особенности.

Оплату билетов отразите в обычном порядке документом Списание с расчетного счета вид операции Оплата поставщику.

Подробнее Оплата поставщику: аванс

Покажите поступление билета документом Поступление билетов вид операции Покупка в разделе Покупки — Поступление билетов.

Укажите:

• Билет — создайте элемент справочника Билеты, заполните его данные на основании оригинала.  PDF
• Контрагент — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты;
• Договор — выберите договор с контрагентом при наличии из справочника Договоры;
• Сумма и НДС (в т.ч.) — заполните на основании билета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса перевозчику;
• Дт 76.14 Кт 60.01 — принятие к учету билета.

В журнале Покупка билетов по кнопке Создать можно оформить другие действия с приобретенными билетами:

• Доплата;
• Обмен;
• Возврат.

При использовании сервиса Smartway билеты автоматически загружаются в справочник Билеты.

Расходы по командировке проводятся документом Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке.

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет

11 августа Соловьев К. А. направлен в командировку в г. Тюмень на 4 дня. В тот же день работник получил из кассы денежные средства под отчет в размере 8 800 руб. и электронные билеты.

17 августа работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

• авиабилет (Москва-Тюмень) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
• авиабилет (Тюмень-Москва) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
• БСО за проживание в гостинице на сумму 6 000 руб. (без НДС).

В соответствии с Положением о командировках Организации суточные по России выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 2 800 руб. АО по командировке предоставляется не позднее 3 дней после возврата из нее.

В документе Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет доступна вкладка Билеты (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты).

По кнопке Добавить или Заполнить табличная часть документа автоматически заполнится данными приобретенных для указанного сотрудника билетов на текущую дату:

• Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты.
• Сумма — стоимость билета.
• %НДС — ставка НДС, обозначенная в билете.
• НДС (в т.ч.) — сумма НДС, указанная в билете.
• Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
• Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат. При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
• Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то, которому присвоен признак Использовать как основное.
• Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
  • Вид расхода — Командировочные расходы.

В сумму расхода по Авансовому отчету стоимость билетов не включается, но при проведении документа происходит списание расходов.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на командировку;
• Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
• Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по билету.

Приобретенные билеты автоматически отражаются на счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности.

При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.

НДС по командировочным расходам:

• принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
• не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет по командировке

11 августа Соловьев К. А. направлен в командировку в г. Санкт-Петербург на 4 дня. В тот же день работник получил из кассы денежные средства под отчет в размере 14 800 руб. и электронные билеты.

17 августа работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

• ж/д билет (Москва — Санкт-Петербург) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
• ж/д билет (Санкт-Петербург — Москва) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
• БСО за проживание в гостинице на сумму 12 000 руб. (Без НДС).

В соответствии с Положением о командировках суточные по России в Организации выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 2 800 руб. АО по командировке предоставляется не позднее 3 дней после возврата из командировки.

Создайте документ Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты).

Укажите сотрудника и период командировки, после этого в документ автоматически подтягиваются приобретенные на этот период билеты.

По соответствующей ссылке проверьте указанные билеты и аналитику:

• Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты.
• Сумма — стоимость билета.
• %НДС — указывается ставка НДС, указанная в билете.
• НДС (в т.ч.) — отражается сумма НДС, указанная в билете.
• Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
• Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат. При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
• Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное.
• Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
  • Вид расхода — Командировочные расходы.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету расходов на командировку;
• Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
• Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности.

При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по билету.

НДС по командировочным расходам:

• принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
• не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок, Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

См. также:

• Документ Авансовый отчет
• Оформление авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.3 по шагам
• Командировка: суточные сверх нормы, расчет через корпоративную карту, приобретение билетов организацией
• Как подключить сервис Smartway в программе 1С?
• [15.09.2020 запись] Поддерживающий семинар 1С БП за август 2020

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно