Как составить авансовый отчет по денежным документам

Авансовые отчеты в 2022-2023 годах — изменились ли правила заполнения, каковы эти правила и кто обычно заполняет авансовый отчет, читайте в этой статье. И конечно, у нас есть образец заполнения.

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

1. С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

• истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
• выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Исключение  — возвращение из командировки. В данном случае подотчетник обязан отчиаться в течение 3-х дней.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

Подробнее об этом см. в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
2. Утверждается руководителем.
3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

• Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
• Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
• Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью».

Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Авансовые отчеты в 2022-2023 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2022 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Не предвидится пока изменений и в 2023 году.

Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2023 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:

Скачать образец заполнения авансового отчета

Итоги

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

• «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец»;
• «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса»;
• «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)»;
• «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание — по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов… ну, например, за электричество:

Почему я сказал активов? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
• Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

• Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
• Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
• В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

• всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
• всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
• к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты…)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

Мы молодцы, на этом всё 

Кстати, подписывайтесь на новые уроки…  

Авансовый отчет является кассовым документом и составляет неотъемлемую часть соблюдения кассовой дисциплины. Оформление авансового отчета позволяет проконтролировать расходование денежных средств, выданных сотрудникам, и оформить финансовые операции, подтверждающие расходы организации.

Несмотря на кажущуюся простоту оформления документа, у бухгалтеров часто возникают вопросы, как правильно оформить авансовый отчет в 1С.

В этой статье специалисты компании «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» разберут наиболее часто встречающиеся вопросы и подскажут, как просто оформить, провести и распечатать авансовый отчет в программе 1С.

Создание типового авансового отчета в 1С

В идеале ситуация оформление авансового отчета выглядит следующим образом:

• сотрудник получает денежные средства;
• покупает товары или материалы;
• сдает ТМЦ на склад или в иное подразделение;
• возвращает остаток денежных средств.

Но все прекрасно понимают, что в реальной финансово-хозяйственной деятельности возникает множество нюансов, которые требуют специфического подхода.

Рассмотрим оформление стандартного авансового отчета в 1С. Создать документ можно, зайдя во вкладку «Банк и касса». В разделе «Кассовые документы» находится ссылка на создание нового документа.

Стоит обратить внимание, что, прежде чем создавать авансовый отчет в 1С, если денежные средства были выданы заранее, их выдачу следует оформить документально.

При выдаче наличных денежных средств оформляется расходный кассовый ордер с назначением выплаты «Под отчет» (Кт 50 – Дт 71). При перечислении аванса на карту подотчетного лица в расходном банковском документе дебетуется 71 счет.

В авансовом отчете открывается вкладка «Авансы», с помощью кнопки «Добавить» бухгалтер вносит туда кассовые или банковские документы, отражающие выдачу денежных средств (рис. 1).

Пример

По расходному кассовому ордеру сотруднику были выданы денежные средства в сумме 5 000 руб. с целью приобретения материалов. Заполняем авансовый отчет.

Порядок действий:

1. В бухгалтерии оформляется РКО на имя сотрудника с назначением платежа «Под отчет». Программа 1С автоматически формирует проводку в документе: Кт 50 – Дт 71.
2. Формируется авансовый отчет. В поле «Подотчетное лицо» проставляется Ф.И.О. сотрудника. Затем с помощью кнопки «Добавить» подбирается соответствующий РКО.
3. Сотрудник предоставил в бухгалтерию документы на приобретение 8 швабр по 500 руб. за штуку.
4. На вкладке «Товары» бухгалтер оформляет поступление ТМЦ (рис. 2) с оформлением проводки. В зависимости от отнесения затрат это может быть:

Кт 71 – Дт 10

Кт 71 – Дт 20

Кт 71 – Дт 26

Кт 71 – Дт 44

Таким образом, у сотрудника образовался остаток денежных средств, выданных под отчет, в сумме 1 000 руб.

1. В бухгалтерии оформляется приходный кассовый ордер на сумму 1 000 руб. по основанию «Возврат подотчетных сумм» и с корреспонденцией счетов Дт 50 – Кт 71.

Счет 71 – закрыт.

Проверить правильность оформления авансового отчета можно, сформировав оборотно-сальдовую ведомость по сотрудникам. В вышеприведенном примере и по дебету, и по кредиту счета 71 отражается сумма 5 000 руб. и нулевое сальдо.

Внимание

При оприходовании товаров по авансовому отчету никаких дополнительных документов на поступление ТМЦ в 1С оформлять не нужно. Программа сама сформирует приходный ордер по форме М-4. Если с документами поступила счет-фактура, следует поставить галочку на кнопке «НДС» и выбрать порядок учета налога «НДС в сумме» или «НДС сверху» и при оприходовании товара заполнить данные счета-фактуры. Программа автоматически примет налог к вычету.

Это идеальная ситуация. Рассмотрим другие случаи, когда требуется оформить авансовый отчет и как его заполнить.

Товары, материалы или услуги приобретаются непосредственно организацией, а сотрудник их только оплачивает

Если рассматривать весь спектр деятельности организации, часто возникают случаи, когда непосредственно с поставщиком контактирует сотрудник, а документы по приобретению поступают непосредственно в организацию.

Например, сотрудник произвел предоплату за медосмотр по карте, а поликлиника договор, счет и чек оформила на организацию.

Пошагово процесс заполнения авансового отчета будет выглядеть следующим образом:

1. Оформляется оприходование услуг от поставщика, кредитуя счет 60.1 или 76 и дебетуя счет соответствующих расходов.
2. На сотрудника оформляется документ – авансовый отчет.
3. На вкладке «Оплата» авансового отчета с помощью кнопки «Добавить» подбирается документ поступления, в котором указан контрагент, договор, номер и дата (рис. 3).

1. Проставляется сумма, фактически оплаченная сотрудником, и программа автоматически проводит оплату контрагенту (Кт 71 – Дт 60 или Кт 71 – Дт 76).

Таким образом, в отношении сотрудника по счету 71 числится кредитовое сальдо – перерасход.

1. Из кассы (Кт 50 – Дт 71) или путем перечисления на банковскую карту (Кт 51 – Дт 71) перерасход возмещается. В назначении платежа следует указать «Возмещение расходов по авансовому отчету».
2. Оформление в авансовом отчете билетов и командировочных расходов.

При работе с версией 1С:Бухгалтерия 8 релиза 3.0.81 трудностей с оформлением использования сотрудником билетов не возникает, так как в программе предусмотрено заполнение отдельного документа «Авансовый отчет по командировке» с вкладкой «Билеты», на которой можно внести данные о перевозчике, стоимости и прочих реквизитах электронного билета, приобретенного организацией.

Если же такой вкладки нет, придется использовать счет 73.03 «Прочие расчеты с персоналом». Тогда операции в бухгалтерском учете будут выглядеть следующим образом:

Дт 60 – Кт 51 – приобретены билеты на транспорт;

Дт 73.03 – Кт 60 – билеты выданы сотруднику;

Дт 71 – Кт 73.03 – оформлено командировочное удостоверение;

Дт 20 – Кт 71 – списаны расходы по командировке.

Многие бухгалтеры могут возразить, что задействовать счет расчетов с персоналом совсем не обязательно и проще провести использование билетов и прочих документов строгой отчетности просто как оплату поставщику, но специалисты компании «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» считают, что такой алгоритм проведения документов позволяет более тщательно контролировать сотрудников.

Могут возникнуть ситуации, когда сотрудник не до конца израсходовал талоны на ГСМ или не использовал предоставленный билет. В этом случае дебетовое сальдо по счету 73 поможет разобраться в ситуации.

Суточные расходы и оплата услуг сторонних организаций при отправке сотрудника в командировку по правилам заполнения авансового отчета отражаются на вкладке «Прочее» (рис. 4). Командировочные расходы списываются на соответствующие счета учета расходов.

Важно

Бухгалтеру необходимо помнить, что в конце месяца на суточные, полученные сотрудником во время командировки, начисляется НДФЛ.

Оформление авансового отчета на предоставление услуг почтовой связи и прочее

Вкладка «Прочее» используется не только при оформлении затрат на командировку. Эту вкладку удобно использовать, если расходы относятся непосредственно на коммерческие, управленческие затраты или издержки производства.

Например, денежные средства, потраченные секретарем на отправку почтовых отправлений, совсем не обязательно проводить с использованием поставщика «Почта России» и расписывать каждое отправление как товар.

Вполне достаточно на вкладке «Прочее» внести данные документа (наименование, номер, дату) и статью расходов.

Запись на вкладке будет выглядеть следующим образом:

Документ – чек ГПО

Номер – 1234

Дата – 01.01.2022

Наименование расхода – почтовые расходы

Сумма затрат дебетуется на соответствующий счет учета затрат: 20, 26, 44 или 76.

Контроль перерасхода или остатка средств по авансовому отчету

Суммарные средства, выданные под отчет, и произведенные расходы видны в подвале документа, когда бухгалтеры оформляют авансовый отчет. Это позволяет контролировать, остались ли у сотрудника деньги, выданные под отчет, или потратил большую сумму.

В поле «Получено авансов» суммируются все денежные средства, выданные подотчетному лицу. В поле «Израсходовано» отражается сумма всех денег, потраченных на приобретение ТМЦ, услуг, командировки и т. п. В поле «Остаток» бухгалтер видит сумму остатка выданных денежных средств. Если по остатку отражается цифра со знаком «минус» красного цвета, значит, возник перерасход денег.

Но в подвале виден остаток только по конкретному документу. Чтобы проконтролировать движение подотчетных денег, целесообразно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 71. Дебетовое сальдо по счету покажет остатки подотчетных денег, числящиеся на сотрудниках, кредитовое сальдо покажет задолженность компании перед сотрудниками за излишне потраченные суммы (рис. 5).

Если перерасход не был возмещен или остаток не возвращен в кассу, сумма отразится в печатной форме следующего авансового отчета (рис. 6).

Зачастую возмещение расходов или возврат денег происходит после распечатки авансового отчета. Тогда в бухгалтерии данные документа по движению денежных средств вручную заносятся в бланк авансового отчета.

Печать авансового отчета

После заполнения всех полей документа, оформления и записи документа его нужно распечатать для утверждения у руководства. Это сделать достаточно легко, нажав на кнопку «Печать» и выбрав нужную печатную форму.

На первый взгляд, оформлять авансовые отчеты с использованием 1С:Бухгалтерия сможет даже новичок, но у бухгалтеров при столкновении с нестандартными ситуациями возникают вопросы. Они неправильно формируют документ, а потом жалуются, что автоматически формируются неправильные проводки (в частности, по учету НДС).

Чтобы избежать ошибок и не тратить время на самостоятельное преодоление трудностей, рекомендуем обратиться к специалистам «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» по номеру +7 (499) 956-21-70, которые быстро и грамотно разъяснят все нюансы работы с программой 1С. Или напишите в чат справа.