Как составить базу данных на сотрудника

База данных Access Сотрудники

1. Создать файл базы данных (БД) Сотрудники;
2. создать структуру таблицы «Штат», «Сотрудники» и «Список»;
3. установить связь между таблицами;
4. создать формы;
5. создать запросы:
• Вывести список сотрудников, имеющих льготы;
• Сформировать запрос, содержащий информацию о сотрудниках с высшим образованием;
• Сформировать запрос, содержащий информацию об адресе, телефоне и ФИО генерального директора фирмы;
• Сформировать запрос, содержащий информацию о сотрудниках, принятых на работу в 2006-2007 гг;
• Сформировать запрос, содержащий информацию о сотрудниках, не проживающих в г. Новосибирске;
• Определить, есть ли в фирме вакансии в штатном расписании;
• Используя итоговый запрос, вывести средний оклад сотрудников с высшим образованием;
• Используя запрос на создание таблицы, сформировать новую таблицу, включив в нее поля ФИО, Образование, Дата принятия на работу, Телефон, Должность и Оклад;
• Сформировать запрос, содержащий информацию об окладах сотрудников, и всем сотрудникам, имеющим оклад меньше 20000, начислить премию в размере 30% от оклада;
6. создать отчеты;
7. создать главную кнопочную форму.

База данных Access Сотрудники содержит 3 таблицы, 9 запросов, 4 формы + главная кнопочная форма, 3 отчета. Данная база данных Access является учебной, подходит для дальнейшей оптимизации и доработки под собственные нужды.
Пояснительной записки WORD нет!

Цель практических заданий – приобретение навыков анализа предметной области, проектирования базы данных, ее физической реализации в СУБД Access.
Результат выполнения работы представляется в виде базы Access, который должен содержать:
• структуру спроектированных таблиц,
• схему данных со связями между таблицами,
• формы, обеспечивающих интерфейс пользователя,
• запросы,
• отчеты,
• главную кнопочную форму.

Таблица «Штат» — База данных Access Сотрудники

Запрос «Сотрудники не из Новосиба» — База данных Access Сотрудники

Форма «Полная информация сотрудника» — База данных Access Сотрудники

Форма «Сотрудник» — База данных Access Сотрудники

Отчет «Сотрудники по должности» — База данных Access Сотрудники

Отчет «Сотрудники по образованию» — База данных Access Сотрудники

Главная кнопочная форма

Скачать базу данных (БД) MS Access; БД Access Сотрудники; база данных access; бд access; субд access; базы данных access; access пример; программирование access; готовая база данных; создание база данных; база данных СУБД; access курсовая; база данных пример; программа access; access описание; access реферат; access запросы; access примеры; скачать бд access; объекты access; бд в access; скачать субд access; база данных ms access; субд access реферат; субд ms access; преимущества access; базу данных; скачать базу данных на access; базы данных; реляционная база данных; системы управления базами данных; курсовая база данных; скачать базу данных; база данных access скачать; базы данных access скачать;

Создание базы данных сотрудников

Содержание

Аннотация

Введение

1.  
Компоненты
системы баз данных

2.  
Этапы
проектирования и разработки базы данных

3.  
Построение
модели предметной области

4.1
Назначение
и функции базы данных кадров

4.2
Концептуальное
проектирование

4.3
Разработка
даталогической и физической моделей данных

5.
Загрузка данных

6.
Разработка запросов и способы обработки данных запросами

6.1
Конструирование
запросов, виды запросов

6.2
Построитель
выражений

6.3  
Использование
групповых операций в запросах

7.
Даты
и их использование в базах данных

8.
Проектирование
и разработка форм

9.
Разработка
отчетов

10.  
Создание
макросов

11.  
Проектирование
и разработка приложений пользователя

12.  
Создание
кнопочной формы

Литература

Аннотация

Целью
курсового проектирования является приобретение практических навыков по созданию
систем автоматизированного сбора и обработки данных, информации.

Основным
содержанием данной работы являются: на этапе проектирования – разработка
информационно – логической (концептуальной) модели базы, на этапе разработки и
создания – конструирование структуры объектов, их создание, тестирование.
Разработка алгоритма и его реализация для решения простейшей задачи
пользователя.

Проектирование
базы данных будет на основе системы управления базами данных Microsoft
Access, которая входит в
стандартный набор прикладных программ пакета Microsoft
Office.

Введение

Базы
данных — это совокупность структур, предназначенных для хранения больших
объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их
выборку, сортировку и другие подобные действия.

С
базами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД. СУБД (система управления
базами данных) — программа, которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение,
поиск, редактирование информации хранимой в базе данных. СУБД подразделяются на
иерархические, сетевые и реляционные в зависимости от данных которые они
обрабатывают. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER,
FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS. кадры база данные

Microsoft
Access XP — профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью
можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и
сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы
для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно
оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам
пользователей.

Основными
понятиями СУБД ACCESS являются:

·
Данные
– систематизированная и структурированная каким-либо образом информация.
Существуют три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Иерархически
структурированные данные состоят из нескольких записей, одна из которых определена
как корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья. Сетевая модель
подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между
записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же
здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой. Реляционная
модель представляет собой данные, упорядоченные в таблицы, чаше всего
двухмерные;

·
Модели
данных – представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной
среды. Модели данных используются как для концептуального, так и для
логического и физического представления данных.

Access
также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных
различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE,
Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав
пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic),
дающий возможность формирования специализированных систем управления базами
данных.

1.
Компоненты системы данных

Система
управления базами данных (СУБД) — это набор программ, используемых для
определения, администрирования и обработки баз данных и связанных с ними
приложений. База данных, управляемая такой системой, является, в сущности,
структурой, которую создают, чтобы хранить в ней нужные данные. А СУБД — это
инструмент, используемый для создания этой структуры и работы с данными,
которые в ней хранятся.

СУБД
используется разработчиками и пользователями, обращающимися к СУБД напрямую или
косвенно, через прикладные программы. На рисунке 1 представлена схема
компонентов системы базы данных.

Рис.1.
Компоненты системы базы данных

Базы
данных состоят из четырех основных компонентов: Данных пользователя,
метаданных, индексов и метаданных приложений.

Данные
пользователей представляются в виде отношений – двумерных таблиц данных.
Столбцы таблицы содержат поля, или атрибуты, а строки содержат записи о
конкретных объектах делового мира.

База
данных состоит как из данных, так и из метаданных. Метаданные — это данные,
которые являются описанием структуры данных, находящихся внутри базы. Зная, как
расположены данные, можно их получить. Так как описание структуры базы данных
находится в самой базе, то она является самоописательной. База данных является
интегрированной, ибо содержит в себе не только элементы данных, но и
существующие между ними взаимосвязи. В базе данных метаданные хранятся в
области, которая называется словарь данных. Он описывает таблицы, столбцы,
индексы, ограничения и другие компоненты, из которых состоит база данных.

Индексы,
которые хранятся в базе данных, призваны улучшить её производительность и
доступность. Метаданные приложений описывают структуру и формат
пользовательских форм, отчетов, запросов и других компонентов приложений.

В
Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система
поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на
уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления
данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости
данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он
осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания,
что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы
полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO,
логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной
обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную
поддержку пустых значений. Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой
архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access
может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского
компонента таких продуктов, как SQL Server.

2.
Этапы проектирования и разработки базы данных

Основная
цель системы управления базами данных заключается в том, чтобы предложить
пользователю абстрактное представление данных, скрыв конкретные особенности
хранения и управления ими. Следовательно, отправной точкой при проектировании
БД должно быть общее описание информационных потребностей пользователей,
которые должны найти свое отражение в создаваемой базе данных.

Прежде
чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы
данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной
требованиям, эффективной базы данных.

Этапы
проектирования базы данных:

·
Определите
цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна
содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет
непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна
покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать
формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить
создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

·
Разработать
на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При
проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными
принципами: информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть
повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в
одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает
работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации
в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и
телефоны клиентов.

·
Каждая
таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую
тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от
друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах,
с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

·
Определить
необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную
тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.
Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием
компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей
для каждой таблицы необходимо помнить: каждое поле должно быть связано с темой
таблицы.

·
Не
рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом
выражения. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля
«Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

·
Задать
ключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных
таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать
поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой
записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

·
Определить
связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения
ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для
этого нужно определить связи между таблицами.

·
Еще
раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно
это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

·
Добавить
данные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают
поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать
любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

·
Использовать
средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два
инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц
исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и
связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу
данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

В
Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется
возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы,
отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует
отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность
сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми
необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального
создания базы данных. В обоих случаях останется возможность в любое время
изменить и расширить созданную базу данных.

Есть
две стратегии разработки баз данных: сверху вниз и снизу вверх. Разработка
сверху вниз идет от общего к частному. Она начинается с изучения стратегических
целей организации, способов, при помощи которых эти цели могут быть достигнуты.
Отталкиваясь от этой общей модели, разработчики двигаются «вниз», к все более
подробным описаниям и моделям.

При
разработке снизу вверх уровень абстракции меняется в обратном направлении:
исходным пунктом является необходимость в конкретной системе.

На
практике считается наиболее рациональным сочетание обоих подходов.

3.
Построение модели данных предметной области

Предметной
областью в данном случае являются кадры организации. Любая фирма стремится к наиболее
эффективному управлению персоналом и достижению поставленных целей. Для этого
необходимо иметь полную и достоверную информацию о сотрудниках, иметь
возможность пользователям решать свои функциональные задачи.

4.1.
Назначение и функции базы данных кадров

В
каждой организации есть отдел кадров. Это функциональный отдел в структуре
управления организацией. Одна из функций отдела – ведение базы работников:
ведение учета претендентов на вакантные должности, отбор претендентов для
приема на работу, оформление документов при приеме на работу, ведение наличия
вакантных должностей, ведение учета поощрений, наказаний, отслеживание
квалификационного движения, должностные перемещения, утверждение разрядов.

Пользователями
баз данных являются руководители верхнего уровня, работники отдела кадров и
бухгалтерии. В любой организации составляются штатное расписание, которое
запланировано для работы.

4.2
Концептуальное проектирование

База
данных является моделью части реального мира, которая представляет интерес для
данного исследования. Часть реального мира, модель которой разрабатывается,
называется предметной областью. Полнота описания предметной области зависит от
целей создаваемой информационной системы. Для описания предметной области может
использоваться естественный язык, но его использование имеет много недостатков.
Наиболее важные – громоздкость описания, неоднозначность трактовки. Поэтому для
этих целей используются формализованные языковые средства. Формализованное
описание предметной области является концептуальной моделью.

Основными
компонентами концептуальной модели являются:

·
Данные,
циркулирующие в данной предметной области;

·
Описание
информационных потребностей пользователей.

Среди
методов концептуального моделирования наибольшей популярностью пользуется
ER-моделирование. ER-модель представляет собой графическое описание предметной
области в терминах «объект-свойство-связь». Основными понятиями модели являются
класс объектов (совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств),
свойства (атрибуты объекта) и связи (зависимость между атрибутами классов
объектов), а так же класс принадлежности является обязательным, если все
экземпляры этого класса обязательно участвуют в рассматриваемой связи, в
противном случае класс принадлежности является необязательным.

Для
представления классов, экземпляров классов и связей между ними используются
графические средства:

· Диаграммы
ER-экземпляров;

· ER-диаграммы.

Диаграмма
(Рис.2) показывает, какую конкретную должность занимает каждый из работников.
При этом связь М:1 (многие — к одному) указывает, что одну должность может
занимать несколько работников, а класс принадлежности О-О
(обязательный-обязательный) показывает, что каждый должность должна быть занята
работниками.

Рис.
2. Диаграмма ER-экземпляров

На
рисунке 3 представлена диаграмма ER-типа, соответствующая рассмотренной
диаграмме ER-экземпляров.

Рис.3.
Диаграмма ER-типа

Пример
концептуальной модели данных предметной области представлен на рисунке 4.

Рис.
4. Концептуальная модель предметной области

4.3
Разработка даталогической и физической моделей данных

Даталогическая
модель базы данных является моделью логического уровня и строится для
конкретной СУБД, в среде, в которой проектируется база данных, в данном случае
это СУБД Access.

При
даталогическом моделировании необходимо спроектировать структуру таблиц с
учетом требований к реляционным моделям в среде СУБД Access.

Обычно
исходная реляционная модель формируется из ER-модели путем преобразования
классов объектов и процессов в самостоятельные отношения – таблицы.

В
результате моделирования может быть получена реляционная модель следующего
вида:

КАДРЫ
(Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата Рождения, Образовании)

Должность
(Код Должности, Название, Оклад, По Штату)

Зарплата
(ТабНомер, Фамилия, Имя, Отчество, Оклад, ДоплСложн, ДоплУдален, НадбКласс,
Премия, НазваниеДолжн, Зарплата)

ДоплатаСложность
(КодСложн, Название, Надбавка)

ДоплУдаленность
(КодВредности, Название, Надбавка)

Архив
Удаленных (ТабНомер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата Найма)

НадбавкаКласс
(КодКласс, Класс, Надбавка)

Претенденты
(КодПретед,
ФИО, Образование, ДатаРождения, Адрес, На должность)

На
следующем этапе реализуется физическая модель в СУБД Access. Создаются таблицы
классов объектов с соответствующими типами данных и свойствами полей (Рис.5).

Рис.5.
Структура таблиц с типами данных

С
помощью инструментальных средств в окнах Схема данных и Изменение связей
устанавливаются связи между полями таблиц (Рис.6.1 и Рис. 6.2).

Рис.
6.1. Схема данных

Рис.
6.2. Установка связи «один-ко-многим»

При
формировании таблиц следует рационально использовать внешнюю память. Для этого
указываем Размер поля необходимый для нашего случая 20 символов, а не 50
(Рис.7).

Рис.7.
Размер текстового поля «Название»

5.
Загрузка данных

После
создания всех полей и определения их свойств в таблицу можно вводить
информацию. Для этого необходимо войти в режим таблицы. Новая таблица Access
состоит из одной пустой записи. Чтобы её заполнить, необходимо ввести несколько
строк с данными.

После
ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. На листе данных активная
запись обозначается треугольным маркером, а пустая — звездочкой.

Для
обозначения записи, в которой выполняется ввод, используется изображение
карандаша. Все маркеры появляются в левой части листа данных.

Запись
таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. Переходить от записи к
записи и от поля к полю таблицы позволяют также клавиши управления курсором.

С
помощью клавиш Tab и Enter можно перемещаться по полям слева направо, а
посредством клавиш Shift+Tab – в обратном направлении.

В
активном поле появляется мерцающий курсор ввода, свидетельствующий о том, что
можно начинать ввод. Переход в другое поле расценивается программой как
подтверждение ввода, выполненного в предыдущем поле.

После
активизации любого поля записи в строке состояния появляется комментарий,
который введен пользователем в поле Описание при составлении таблицы.

Также
загрузка данных на этапе проектирования может производиться с помощью форм.

Довольно
часто в таблицу вводятся некорректные данные. Чтобы избежать таких ошибок,
можно задать условия и значения. Например, на рисунке 8 для ввода корректных
данных используется маска ввода.

Рис.
8. Маска ввода для поля Дата Рождения

6.
Разработка запросов и способы обработки данных запросами

6.1
Конструирование запросов, виды запросов

Запросы
предназначены для отбора данных, которые удовлетворяют заданным критериям. В
виде таблицы появляется временный набор записей. Здесь отображаются также
записи, добавляемые, удаляемые или изменяемые в исходных таблицах.

В
Access запросы делятся на QBE –запросы(Query By Example — запрос по образцу),
параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, и SQL-запросы
(Structured Query Language – структурированный язык запросов), при которых
применяются операторы и функции языка SQL. Access легко преобразовывает QBE
–запрос в SQL-запрос, и наоборот.

В
Access можно формировать запросы следующих видов:

· Однотабличные
запросы:

Допустим,
что требуется получить данные из таблицы Кадры, Фамилии работников и дату найма
(Рис.9).

Рис.
9. Однотабличный запрос

· Многотабличные
запросы:

Требуется
узнать фамилии работников с окладами больше 4000 рублей (Рис.10).

Рис.
10. Многотабличный запрос

· Запросы
на создание таблиц:

Пусть
для нашего предприятия необходимо создать таблицу, в которой была бы указана
зарплата сотрудников со всеми надбавками и премиями (Рис.11).

Рис.
11. Фрагмент бланка запроса на создание таблицы Т-Зарплата

· Запрос
на добавление:

В
таблицу Т-Должность добавим еще одну запись «Маляр» (Рис.12).

· Запрос
на обновление:

Допустим,
что при введении данных о сотрудниках была допущена ошибка. Имя программиста
Иванова не Петр, а Иван. С помощью запроса на обновление исправим данную ошибку
(Рис.13).

Рис.13.
Запрос на обновление

· Запрос
на удаление:

Предположим,
что произошло увольнение работника. Его данные были занесены в таблицу
Т-АрхивУволенных. Теперь необходимо удалить запись о данном сотруднике из
таблицы Т-Кадры (Рис.14).

Рис.
14. Запрос на удаление

6.2
Построитель выражений

Для
формирования условий отбора, для создания выражений в вычисляемых полях удобно
использовать Построитель выражений. В поле записи формируются выражения, в
левой части нижней половины окна содержатся папки, открытие которых позволяет
раскрыть содержание папки и вставлять объекты из следующей части в выражения.
Перейти в окно построителя выражений можно, нажав кнопку Построитель на панели
инструментов конструктора запросов или выбрав команду Построить в
контекстно-зависимом меню. Вид окна построителя представлен на рис.15.

Рис.15.
Построитель выражений

6.3
Использование групповых операций в запросах

Групповые
операции позволяют выделять группы записей с одинаковыми значениями в указанных
полях. Нажав на кнопку Групповые операции на панели инструментов, в бланке
запроса появится дополнительная строка Групповая операция, позволяющая
выполнять статистические операции со значениями конкретных полей.

Групповые
операции используются в запросах на выборку. В запрос включаются поля, по
которым надо произвести статистические вычисления.

Девять
статистических функций, встроенных в Access:

Название
Функция

Last
Последнее значение в группе

First
Первое значение в группе

Var
Вариация значений поля

StDev
Стандартное отклонение величин ноля от среднего

Count
Число значений поля в группе без учета пустых значений

Мах
Максимальное значение

Min
Минимальное значение

Avg
Среднее значение поля

Sum
Сумма значений поля по всем записям

На
рисунке 16 представлен запрос с группировкой, с помощью которого можно
определить значение среднего оклада, суммарную величину окладов по должностям
согласно штатному расписанию, среднеквадратическое отклонение от среднего
значения оклада.

Рис.16.
Запрос с использованием групповых операций

7.
Даты и их использование в базах данных

Операции
с данными, осуществляемые пользователями, регистрируется во времени. Ввод,
корректировка, удаление и другие операции регистрируются во времени. Даты
используются в различных вычислениях.

Операторы
работы с датами:

Date()
— вывод текущей даты (число, месяц и год);

Year(Date())
— вывод текущего года;

Month(Date())
-вывод текущего месяца;

Day(Date())
— вывод текущего дня.

Определение
стажа

Стаж
вычисляется путем определения количества лет между датой найма и текущей датой
(Рис.17).

Рис.
17. Определение стажа

Начисление
надбавки за стаж:

Рис.18.
Определение стажа

8.
Проектирование и разработка форм

Пользователь
имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером.
Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет
всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение
на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер
можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки
формы следует переключиться в режим конструктора.

Недостатком
форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат
пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более
удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет
передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и
настраивать любые другие параметры формы.

Любой
элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства. Выбор
такой команды открывает окно свойств, подобное окну свойств формы. Вкладка
Макет содержит параметры форматирования объекта. Вкладка Данные — описание
источника данных, различные ограничения и условия, накладываемые на данные
поля. Вкладка События (Event) позволяет писать функции отклика на различные
события (например, перемещение мыши на объект). Параметры, не вошедшие впервые
три группы, размещаются на вкладке Другие (Other). Вкладка Все (АН)
обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.

Следовательно,
создание формы может осуществляться двумя способами:

·
Создание
формы с помощью мастера;

·
Создание
формы в режиме конструктора.

Также
формы могут быть созданы на основе

·
Одной
таблицы;

·
Нескольких
таблиц;

·
Запросов
для ввода данных в связные таблицы.

Рассмотрим
создание однотабличных форм на основе таблицы Т-Кадры (Рис.19, Рис.20):

Рис.19.
Однотабличная форма

Рис.20.
Однотабличная форма с использованием панели элементов

С
помощью кнопок панели элементов в форму можно добавлять различные объекты.
Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель
элементов имеется и в конструкторе отчетов, а все операции одинаково применимы
как к формам, так и к отчетам.

Элементы
управления форм:

·
Надпись
(Label) — Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое
поле, поле со списком и т. п. Они разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные
надписи могут использоваться для заголовков и пояснений.

·
Поле
(Text Box) — Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и
запросов, а также для вывода результатов вычислений.

·
Группа
переключателей (Option Group) — Группа переключателей ссылается на некоторое
поле таблицы. Каждый переключатель группы соответствует определенному
целочисленному значению этого поля.

·
Выключатель
(Toggle Button) — Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или
«истина» соответствует утопленное положение выключателя.

·
Переключатель
(Option Button) — Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен
только один из них (его кружок выглядит зачерненным).

·
Флажок
(Check Box) — Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный
квадратик соответствует величине «да», а пустой — «нет».

·
Поле
со списком (Combo Box) — Разрешает как непосредственный ввод значения в поле,
так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений.

·
Список
(List Box) — Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает
непосредственный ввод значений.

·
Кнопка
(Command Button) — Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой
можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие
другие операции.

·
Линия
(Line) — Добавляет прямую линию

·
Прямоугольник
(Rectangle) — Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной
границей любой толщины

·
Другие
элементы (More Controls) — Открывает меню с элементами управления, не вошедшими
в панель элементов.

Рассмотрим
форму созданную на основе многотабличного запроса. В ней отражаются фамилии
сотрудников, чей оклад составляет более 4000 руб. Также с помощью данной формы
возможно ввести данные в связанные таблицы Т-Кадры и Т-Должность (Рис.21).

Рис.
21. Форма на основе многотабличного запроса

Создадим
форму, с помощью которой можно было бы редактировать данные в таблице Т-Кадры
(Рис. 22).

Рис.22.
Форма с ComboBox для редактирования данных таблицы Т-Кадры

9.
Разработка отчетов

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя.

Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Источниками
данных для отчетов могут быть данные одной таблицы, данные из нескольких таблиц
и запросы как однотабличные, так и многотабличные. Пи выборе полей для отчета
допускается выбор нескольких таблиц или нескольких запросов. В практической
деятельности наибольшее применение находят отчеты на основе многотабличных
запросов.

В
однотабличных отчетах могут создаваться вычисляемые поля для расчета итоговых
расчетов.

Существует
три режима работы с отчетами: режимы просмотра образца, предварительного
просмотра и конструктора.

Режим
просмотра образца отчета доступен только из режима конструктора. Этот режим
используется для проверки макета отчета, и в нем отображается только часть
данных, которая необходима для демонстрации заполнения каждого из элементов
отчета. Поскольку в таком режиме отображается лишь часть данных, создание
отчета для просмотра значительно ускоряется.

Рис.
23. Режим конструктора

Режим
конструктора (Рис.23) позволяет разрабатывать отчеты, а так же модифицировать
их структуру и внешний вид. В этом режиме отображается Панель элементов, с
помощью которой в отчете создаются элементы управления. Некоторые элементы
управления могут быть созданы с помощью мастера элементов, который осуществляет
пошаговое руководство процессом их создания.

Отчет,
как и форма, состоит из нескольких частей, которые называются разделами. Он
включает заголовок и примечание отчета, заголовки и примечания групп, верхний и
нижний колонтитулы, область данных. Все разделы, за исключением области данных,
являются необязательными, поэтому их можно добавлять к отчету или удалять из
него в режиме конструктора с помощью команд меню Вид.

В
разделе заголовка можно размещать рисунки, текст и другие элементы управления.
Все они выводятся в верхней части первой страницы отчета. Раздел примечанием
добавляется к отчету вместе с разделом заголовка и выводится на последней
странице отчета.

Для
добавления областей заголовка и примечания отчета следует активизировать
команду Вид ► Заголовок/примечание отчета.

Раздел
области данных, к которому можно отнести и заголовки, и примечание групп
предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может
содержать различные элементы управления для отображения данных каждой записи
источника (таблицы и запроса).

С
помощью команды Вид ►Колонтитулы в отчет добавляется верхний и нижний
колонтитулы. Установив напротив этой команды флажок, можно удалить из отчета
области колонтитулов. При этом если области колонтитулов содержат какие-то
элементы, Access выдаст
предупреждение о том, что при удалении областей будет удалено и их содержимое.

Размеры
разделов отчета устанавливается таким же способом, как и в форме. Нужно только
учесть, что размер отчета в режиме конструктора по вертикали не определяет
размер готового отчета при его предварительном просмотре или печати, который
зависит от количества записей, включенных в отчет.

Отчет
можно вывести на печать, как из окна базы данных, так и из окон конструктора
отчета или его предварительного просмотра. При этом Access
учитывает настройки, заданные в диалоговом окне Параметры страницы, которая
открывается с помощью команды Файл ►Параметры страницы. Параметры, заданные
в этом окне, Access сохраняет
вместе с проектом отчета.

Вывод
отчета на печать осуществляется посредством команды Файл ►Печать. В
результате ее активизации открывается диалоговое окно печать, предназначенное
для установки традиционных параметров печати. Если активен режим
предварительного просмотра, можно воспользоваться кнопкой Печать панели
инструментов.

Например,
создадим расчетную ведомость для нашего предприятия для регистрации выдачи
зарплаты и отчет, содержащий фамилии работников и их зарплату, сгруппированные
по должностям с итоговыми вычислениями.

На
рисунке 24 приведен пример такого отчета.

Рис.
24. Расчетная ведомость для регистрации выдачи зарплаты

Надпись
«Зарплата за декабрь» сделана с помощью Панели элементов, элемент Label.

10.
Создание макросов

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Создание макроса:

· В окне базы данных выбрать вкладку Макросы;

· Следует нажать кнопку Создать;

· В ячейке столбца Макрокоманда нажать кнопку раскрытия списка, открывающую список макрокоманд;

· Выбирается имя макрокоманды;

· Вводится текст комментария к макрокоманде (необязательно).

· В нижней половине окна, при необходимости, указывают аргументы макрокоманды.

· Для добавления в макрос других макрокоманд переходят на следующую строку и повторяют шаги с 3 по 6. Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке.

Создадим
макрос для открытия формы и перехода на запись для ввода новых данных (Рис.25,
Рис.26).

Рис.25.
Окно макроса с макрокомандами

Рис.26.
Таблица Т-Кадры, открытая с помощью макроса

11.
Проектирование и разработка приложений пользователя

Приложение
пользователя образуется объединением некоторого множества задач предметной
области. Задача может быть определена как совокупность действий по формированию
выходной информации на основе выходных данных.

Разработка
приложения:

·
По
табельному номеру данные сотрудника вызываются из таблицы Т-Кадры и добавляются
в таблицу Т-АрхивУволенных;

·
В
форме Ф-АрхивУволенных, открытой на последней записи, вводятся дополнительные
данные об увольнении;

·
Закрывается
форма Ф-АрхивУволенных;

·
Удаляется
запись увольняемого работника из таблицы Т-Кадры.

Для
выполнения данной задачи создадим макрос со следующими макрокомандами (Рис.27)

Рис.27.
Фрагмент макроса Архив Уволенных

12.
Создание кнопочной формы

Для
организации работы пользователя, выполнения своих функциональных обязанностей
может быть создано большое количество объектов. Для удобства и эффективной
работы с ними их необходимо группировать, организовывать удобный доступ к ним.
Это осуществляется посредством интерфейса. При создании интерфейса приложения
особую роль играют формы, так как они являются основным диалоговым средством
работы пользователя с базой данных.

Кнопочные
формы представляют собой обычное меню. Они не содержат ничего, кроме кнопок,
позволяющих разработчику, пользователю переходить от одних объектов приложения
к другим.

Технология
создания кнопки в кнопочной форме следующая:

·  
Конструктором
создать форму без выбора источника данных.

·  
Используя
панель элементов создать кнопку. На панели элементов активизируется кнопка и
вычерчивается курсором в нужном месте формы. Панель элементов должна быть
открыта соответствующей кнопкой в меню.

·  
В
зависимости от функционального значения кнопки, может быть изменена надпись
кнопки и создана надпись, поясняющая функциональное назначение кнопки.

·  
В
контекстном меню кнопки предлагается выбор способа обработки выбранного события
– создания процедуры обработки события или запуск одного из раннее созданных
макросов для его запусков.

На
рис.28 показано окно для выбора события в Access.

Рис.28.
Свойства кнопки Архив Удаленных

Кнопка
Архив Уволенных выполняет формирование таблицы Т-Архив Удаленных и удаляет
уволенного сотрудника из таблицы Т-Кадры.

Кнопка
Данные о кадрах позволяет открыть форму и внести изменения в таблицу Т-Кадры.

Кнопка
Расчет зарплаты производит формирование таблицы Стаж, а затем, складывая все
надбавки, выдает конечную зарплату работников.

Кнопка
Отчет по зарплате за декабрь позволяет просмотреть раннее сделанный отчет. база данные сотрудник

На
рисунке 29 представлена кнопочная форма:

Рис.29.
Кнопочная форма

Литература

1.  
Александр
Кузнецов, Microsoft
Access 2003 Русская версия. –
Питер. 2006.

2.  
Гэри
Ханен, Джеймс Хансен. Базы данных: разработка и управление: Пер. с англ. –
М.:ЗАО «Издательство БИНОМ», 1999.

3.  
Диго
С.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник. М.: Финансы и
статистика, 2005.

4.  
Михеева
В.Д., и др. Microsoft
Access 2003. – СПб.: БВХ –
Петербург, 2004.

5.  
Информатика:
Практикум по технологии работы на компьютере/ под ред. Н.В. Макаровой. – М.:
Финансы и статистика, 2000, 2002.

Конструкторы и построители как эффективное средство создания и изменения объектов Microsoft Access

В отличие от многих других систем управления базами данных (СУБД), в которых таблицы, запросы и отчеты формируются и модифицируются посредством языков семейства SQL (Structured Query Language), Access предоставляет для создания таких объектов мощные визуальные средства — конструкторы и построители (визарды).

Конструкторы позволяют с помощью удобных элементов управления редактировать свойства таблиц, запросов, форм и отчетов.

Визарды предназначены для быстрого создания типовых объектов. При этом внешний вид настраивается автоматически в соответствии с выбранной визуальной темой. Объекты, созданные с помощью визардов, можно затем дополнительно редактировать в конструкторах.

Создание таблиц в базе данных

Щелкнув на ленте главного меню по инструменту «Конструктор таблиц», вызовем соответствующий инструмент. Он сам представляет собой таблицу с тремя колонками: название поля (колонки создаваемой таблицы), тип хранящихся в нем данных (числовой, текстовый, финансовый, дата/время и т.п.), описание (необязательное). В нижней части имеются дополнительные вкладки, с помощью которых можно управлять свойствами полей и их внешним представлением: делать поля ключевыми, не допускающими пустых значений, содержащими только уникальные значения, позволяющими выбирать значения из списков и т.п.

Если база данных предназначена для описания относительно несложных объектов, то можно обойтись одной-двумя таблицами, например, для ведения списка сотрудников кафедры вуза.

«Создание базы данных сотрудников в Microsoft Access» 👇

Если информация детальна и разнообразна, как, например, в кадровом учете предприятия, то помимо основной таблицы (ее можно назвать, например, «Общие сведения») могут понадобиться вспомогательные справочники, такие как «Виды образования», «Формы обучения», «Национальности», «Степени родства». Справочники используются для описания зависимостей вида «один к одному» и помогают при заполнении полей таблицы корректно вводить данные. Например, сотруднику может быть присуща в каждый момент времени только одна национальность, и ее выбирают из заранее подготовленного списка.

Для отслеживания динамики отдельных характеристик, например, семейного положения или продвижения по службе, можно предусмотреть дополнительные таблицы. Например, в базе данных «Сотрудники» можно создать таблицы «Семейное положение», «Предыдущие места работы». Эти характеристики могут меняться со временем и полезно знать о предыдущих состояниях.

Некоторые поля в таблицах следует пометить как ключевые. В качестве ключа можно выбрать некую уникальную числовую характеристику (например, табельный номер), однако лучшей практикой является генерация для каждой строки уникального порядкового номера. Это происходит автоматически, если присвоить ключевому полю тип «Счетчик». Вспомогательные таблицы следует связывать с основной с помощью ключевых полей. Например, в таблице «Семейное положение» можно создать поле «Идентификатор сотрудника», связанное с соответствующим полем таблицы «Основные данные». Это гарантирует отсутствие строк, указывающих на сотрудников, еще не добавленных или уже удаленных из основной таблицы.

Совокупность всех таблиц и их взаимных связей в базе данных называется схемой данных. В Access есть инструмент для ее просмотра. Рядом со связями таблиц указывается их тип: «один к одному», «один ко многим», многие к многим.

Формирование запросов в Access

Иногда полезно бывает просмотреть не всю таблицу, а только те ее строки, которые соответствуют определенным критериям, например, чтобы увидеть записи о сотрудниках предпенсионного возраста. При этом сведения о возрасте нет необходимости записывать в базу данных, поскольку этот параметр меняется со временем. Возраст можно вычислять динамически как разницу между текущей датой и датой рождения.

Для решения названных задач (выборки из таблиц, формирование динамических полей) предназначены запросы. Их можно создавать в трех режимах:

1. на языке SQL;
2. с помощью конструктора;
3. с помощью визарда.

Последние два способа являются предпочтительными, так как не требуют от пользователей специальных знаний и позволяют создавать запросы с помощью интуитивно понятных инструментов.

В запросе может быть задействовано более одной таблицы, что позволяет заменить безликие числовые идентификаторы реальными данными, например (в режиме SQL):

В данном примере поля «Фамилия» и «Имя» берутся из таблицы «Общие данные», а остальные — из «Перемещения по службе». Оптимально вынести сведения о должностях и подразделениях в отдельные справочники и задействовать не 2, а 4 таблицы.

Формы и отчеты в Access

Запросы, наряду с таблицами, являются источниками данных для форм и отчетов.

Формы служат для эффективного заполнения и изменения содержимого таблиц и содержат такие удобные элементы интерфейса, как разворачивающиеся списки, календари и т.п. Кроме того, к одной форме можно подключить несколько таблиц: основную и зависимые от нее вспомогательные, чтобы можно было, например, быстро посмотреть изменения в семейном положении сотрудника или продвижении его по службе.

Отчеты, как и формы, строятся на основе таблиц и запросов как источников данных, но содержат не элементы управления, а поля, оформленные оптимальным для печати (вывода на бумагу) образом.

Как формы, так и отчеты целесообразно создавать с помощью визардов, а затем дорабатывать в конструкторах.



В данной статье рассматривается пример построения базы данных в программах «Erwin 4.0»., «IBExpert» для отдела кадров и её дальнейшая практическая реализация.Для создания базы данных «Кадры» автором были определены и описаны основные сущности и атрибуты, заданы первичные и альтернативные ключи, построены связи между ними, описаны логическая и физическая модели базы данных, её генерация, создание и регистрация базы данных.

Ключевые слова: база данных, сущность, атрибут,отдел кадров, первичный ключ, внешний ключ

В качестве предметной области будем рассматривать деятельность отдела кадров. Определяем сущности и их атрибутный состав на интуитивном уровне, т. е. определяем, какими типами данных характеризуется наш объект исследований.

Сущность (рис.1) — объект любой природы данные, о котором хранятся в отношении (таблице, в которой содержатся данные). Каждая сущность в ER-модели изображается в виде прямоугольника с наименованием:

Рис. 1. Сущность — «Состав семьи сотрудника»

Сущности, содержат различные атрибуты. Атрибут (рис.2)– свойство сущности (заголовок столбца таблицы). Атрибуты изображаются в пределах прямоугольника, определяющего сущность:

Рис. 2. Атрибуты — сущности «Состав семьи сотрудника»

Каждый экземпляр сущности должен быть уникален и отличаться о других экземпляров. Для выделения экземпляров, поиска их в базе данных, связи с другими таблицами используются атрибуты, однозначно определяющие тот или иной объект. Такие атрибуты называют ключами. Различают первичные ключи и внешние: первичный ключ (primary key) — это атрибут или группа атрибутов, однозначно идентифицирующие экземпляр сущности, атрибуты первичного ключа на диаграмме не требуют специального обозначения — это те атрибуты, которые находятся в списке атрибутов выше горизонтальной линии; внешние ключи (Foreign Key) создаются автоматически, когда связь соединяет сущности: связи образуют ссылку на атрибуты первичного ключа в дочерней сущности и эти атрибуты образуют внешний ключ в дочерней сущности (миграция ключа). Атрибуты внешнего ключа обозначаются символом (FK) после своего имени [1].

Состав атрибутов и их описание, первичные и альтернативные ключи для разработки базы данных отдела кадров представлены в таблицах ниже:

Таблица 1

Атрибуты сущности «Состав семьи сотрудника» (FAMILY_COMPOSITION_WORKER)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД ЧЛЕНА СЕМЬИ	FAMILY_CODE	Порядковый номер родственника	Числовой	Ключевое	Поле
ФАМИЛИЯ	SURNAME	Фамилия родственника	Текстовой		Поле
ИМЯ	NAME	Имя родственника	Текстовой		Поле
ОТЧЕСТВО	PATRON	Отчество родственника	Текстовой		Поле
ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР	OFFICER_CODE	Табельный номер сотрудника	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
КОД ВИДА РОДСТВА	RELATION_CODE	Код вида родства	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле

Таблица 2

Атрибутысущности «Видродства» (KIND_OF_RELATIONSHIP)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД ВИДА РОДСТВА	RELATION_CODE	Код вида родства	Числовой	Ключевое	Поле
СТЕПЕНЬ РОДСТВА	RELATION	Кем приходится данный человек сотруднику	Текстовой		Поле

Таблица 3

Атрибуты сущности «Семейное положение» (MAR_STATUS)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД СЕМЕЙНОГО ПОЛОЖЕНИЯ	MAR_STATUS_CODE	Код семейного положения сотрудника	Числовой	Ключевое	Поле
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ	MAR_STATUS	Семейное положение сотрудника	Текстовой		Поле

Таблица 4

Атрибуты сущности «Трудовой договор» (LABOR_CONTRACT)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР	OFFICER_CODE	Табельный номер сотрудника	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
КОД ДОГОВОРА	CONTRACT_CODE	номер трудового договора	Числовой	Ключевое	Поле
ДАТА СОСТАВЛЕНИЯ	DATE_CONTRACT	дата составления договора	дата		Поле
ДАТА ПРИЕМА	DATE_APPOINTMENT	дата приёма сотрудника	дата		Поле
ДАТА УВОЛЬНЕНИЯ	TERMINATION_DATE	дата увольнения сотрудника	дата		Поле
КОД РАБОТЫ	CODE_OF_WORK	Код вида работы	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле

Таблица 5

Атрибуты сущности «Вид работы» (TYPE_ WORK)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД РАБОТЫ	CODE_OF_WORK	Код вида работы	Числовой	Ключевое	Поле
ВИД РАБОТЫ	TYPE_OF_WORK	Наименование вида работы	Текстовой		Поле

Таблица 6

Атрибуты сущности «Анкетные данные сотрудника» (DETAILS_ WORKER)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР	OFFICER_CODE	Табельный номер сотрудника	Числовой	Ключевое	Поле
ФАМИЛИЯ	SURNAME	Фамилия сотрудника	Текстовый		Поле
ИМЯ	NAME	Имя сотрудника	Текстовый		Поле
ОТЧЕСТВО	PATRON	Отчество сотрудника	Текстовый		Поле
ПОЛ	SEX	Пол сотрудника	Текстовый		Поле
ДАТА РОЖДЕНИЯ	BIRTH_DATE	Дата рождения сотрудника	Дата/ Время		Поле
НАЦИОНАЛЬНОСТЬ	NATIONALITY	Национальность сотрудника	Текстовый		Поле
СТАЖ	EXPERIENCE	Стаж работы в организации сотрудника	Числовой		Поле
АДРЕС	ADDRESS	Домашний адрес сотрудника	Текстовый		Поле
ТЕЛЕФОН	TELEPHONE	Домашний телефон сотрудника	Числовой		Поле
КОД СЕМЕЙНОГО ПОЛОЖЕНИЯ	MAR_STATUS_CODE	Код семейного положения сотрудника	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
КОД ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ	MANNING_TABLE_CODE	Порядковый номер записи	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле

Таблица 7

Атрибуты сущности «Штатное расписание» (MANNING_TABLE)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
ОКЛАД	SALARY	Оклад сотрудника	Числовой		Поле
СТАВКА	RATE	Количество ставок, занимаемых сотрудниками	Числовой		Поле
КОД ОТДЕЛА	DEPART_CODE	Код отдела	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
КОД ДОЛЖНОСТИ	CUR_POST_CODE	Код должности	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
КОД ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ	MANNING_TABLE_CODE	Порядковый номер записи	Числовой	Ключевое	Поле

Таблица 8

Атрибуты сущности «Структурное подразделение» (STRUCTURA_SUBDIVISION)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД ОТДЕЛА	DEPART_CODE	Код отдела	Числовой	ключевое	Поле
ОТДЕЛ	DEPART	Отдел в котором работает сотрудник	Текстовой		Поле
ТЕЛЕФОН ОТДЕЛА	TEL_DEPART	Телефон отдела	Числовой		Поле

Таблица 9

Атрибуты сущности «Должность» (POST)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД ДОЛЖНОСТИ	CUR_POST_CODE	Код должности	Числовой	ключевое	Поле
ДОЛЖНОСТЬ	CUR_POST	Занимаемая должность сотрудника	Текстовой		Поле

Таблица 10

Атрибуты сущности «Сотрудник вприказе» (WORKER_PRIKAZ)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
НОМЕР ПРИКАЗА	PRIKAZ _NUMBER	Номер приказа	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР	OFFICER_CODE	Табельный номер сотрудника	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле

Таблица 11

Атрибутысущности «Сотрудник вотпуске» (WORKER_HOLIDAY)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР	OFFICER_CODE	Табельный номер сотрудника	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
НОМЕР ПРИКАЗА	PRIKAZ _NUMBER	Номер приказа	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
КОД БОЛЬНИЧНОГО	HOSPITAL_CODE	Серия и номер больничного	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
КОД ОТПУСКА	HOLIDAY_CODE	Код вида отпуска	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
ДАТА НАЧАЛА	DATE_STARTED _HOLIDAY	Дата начала отпуска	Дата		Поле
ДАТА ОКОНЧАНИЯ	DATE_CLOSED_HOLIDAY	Дата окончания отпуска	Дата		Поле
КОЛИЧЕСТВО ДНЕЙ	AMOUNT_DAYS_HOLIDAY	Количество дней отпуска	Числовой		Поле

Таблица 12

Атрибуты сущности «Виды отпуска» (KIND_HOLIDAY)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД ОТПУСКА	HOLIDAY_CODE	Код вида отпуска	Числовой	ключевое	Поле
ВИД ОТПУСКА	KIND_HOLIDAY	Наименование вида отпуска	Текстовой

Таблица 13

Атрибуты сущности «Больничный» (HOSPITAL)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД БОЛЬНИЧНОГО	HOSPITAL_CODE	Серия и номер больничного листа	Числовой	ключевое	Поле
КОЛИЧЕСТВО ДНЕЙ	AMOUNT_DAYS	Количество дней освобождения от работы	Числовой		Поле
ДАТА ВЫДАЧИ	DATE_HOSPITAL	Дата выдачи больничного листа	Дата/Время		Поле
ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР	OFFICER_CODE	Табельный номер сотрудника	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле

Таблица 14

Атрибуты сущности «Приказ» (PRIKAZ)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД ВИДА ПРИКАЗА	PRIKAZ _CODE	Код вида приказа	Числовой	Внешний ключ, FK	Поле
ДАТА ПРИКАЗА	DATE_PRIKAZ	Дата составления приказа	Дата		Поле
НОМЕР ПРИКАЗА	PRIKAZ _NUMBER	Номер приказа	Числовой	Ключевое	Поле

Таблица 15

Атрибуты сущности «Вид приказа» (VIEW_PRIKAZ)

Название на логическом уровне	Название на физическом уровне	Описание	Тип данных	Тип поля	Вид объекта
КОД ВИДА ПРИКАЗА	PRIKAZ _CODE	Код вида приказа	Числовой	Ключевое	Поле
ВИД ПРИКАЗА	NAME_ORDER	Наименование приказа	Текстовой		Поле

Для создания базы данных «Кадры» были взяты только некоторые самые основные сущности в количестве достаточном для прослеживания основных закономерностей, конечно, этих данных намного меньше, чем может содержаться в реальной базе данных, посвящённой деятельности кадровой службы, вот некоторые из тех, что не рассмотрели: учёт личного состава (личные дела, личные карточки, анкеты); выданные справки; трудовые книжки (приём, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек); график отпусков; командировки (оформление и учёт командировок); табельный учёт; повышение квалификации;воинский учёт и др. Приведенный пример базы данных «Кадры», легко дополняется при необходимости разработки профессиональной базы данных.

Рис. 3. Логическая модель

Логический уровень представления модели данных — это уровень абстрактного, понятийного отображения информационных массивов, при котором подчёркивается предметная сторона рассматриваемой реальности.При высокоуровневом проектировании баз данных используется ER- модель. С её помощью можно выделить ключевые сущности и обозначить связи, которые могут устанавливаться между этими сущностями,модель представляется в виде диаграммы. На рис.3 отображена логическая модель данных описываемой системы. Линии между ними определяют наличие связей, а значки на концах — вид связи (рис.4).

Рис. 4. Виды связей

Концепция зависимых и независимых сущностей усиливается типом взаимосвязей между двумя сущностями. Если необходимо, чтобы внешний ключ передавался в дочернюю сущность (и, в результате, создавал зависимую сущность), то можете создать идентифицирующую связь между родительской и дочерней сущность. Идентифицирующие взаимосвязи обозначаются сплошной линией между сущностями.

Неидентифицирующие связи, являющиеся уникальными, также связывают родительскую сущность с дочерней. Неидентифицирующие связи используются для отображения другого типа передачи атрибутов внешних ключей — передача в область данных дочерней сущности (под линией). Неидентифицирующие связи отображаются пунктирной линией между объектами. Так как переданные ключи в неидентифицирующей связи не являются составной частью первичного ключа дочерней сущности, то этот вид связи не проявляется ни в одной идентифицирующей зависимости.

Последний этап моделирования базы данных — переход к физическому уровню модели, на котором модель также представлена в виде диаграммы (рис.5).

Рис. 5. Физическая модель

Основной целью процесса проектирования является генерация физической схемы базы данных отдела кадров. Полученный SQL-скрипт:

CREATE TABLE DETAILS__WORKER (

MAR_STATUS_CODE INTEGER NOT NULL,

OFFICER_CODE INTEGER NOT NULL,

MANNING_TABLE_CODE INTEGER NOT NULL,

SEX VARCHAR(20),

SURNAME VARCHAR(20),

NAME VARCHAR(20),

PATRON VARCHAR(20),

BIRTH_DATE DATE,

NATIONALITY VARCHAR(20),

EXPERIENCE INTEGER,

ADDRESS VARCHAR(20),

TELEPHONE INTEGER

);

ALTER TABLE DETAILS__WORKER

ADD PRIMARY KEY (OFFICER_CODE);

CREATE TABLE FAMILY_COMPOSITION (

OFFICER_CODE INTEGER NOT NULL,

FAMILY_CODE INTEGER NOT NULL,

RELATION_CODE INTEGER NOT NULL,

SURNAME VARCHAR(20),

NAME VARCHAR(20),

PATRON VARCHAR(20)

);

ALTER TABLE FAMILY_COMPOSITION

ADD PRIMARY KEY (FAMILY_CODE);

CREATE TABLE HOSPITAL (

AMOUNT_DAYS INTEGER,

HOSPITAL_CODE INTEGER NOT NULL,

DATE_HOSPITAL DATE,

OFFICER_CODE INTEGER NOT NULL

);

ALTER TABLE HOSPITAL

ADD PRIMARY KEY (HOSPITAL_CODE);

CREATE TABLE KIND_HOLIDAY (

KIND_HOLIDAY VARCHAR(20),

HOLIDAY_CODE INTEGER NOT NULL

);

ALTER TABLE KIND_HOLIDAY

ADD PRIMARY KEY (HOLIDAY_CODE);

CREATE TABLE KIND_OF_RELATIONSH (

RELATION VARCHAR(20),

RELATION_CODE INTEGER NOT NULL

);

ALTER TABLE KIND_OF_RELATIONSH

ADD PRIMARY KEY (RELATION_CODE);

CREATE TABLE LABOR_CONTRACT (

OFFICER_CODE INTEGER NOT NULL,

CONTRACT_CODE VARCHAR(20) NOT NULL,

CODE_OF_WORK INTEGER NOT NULL,

DATE_CONTRACT DATE,

DATE_APPOINTMENT DATE,

TERMINATION_DATE DATE

);

ALTER TABLE LABOR_CONTRACT

ADD PRIMARY KEY (CONTRACT_CODE);

CREATE TABLE MANNING_TABLE (

DEPART_CODE INTEGER NOT NULL,

MANNING_TABLE_CODE INTEGER NOT NULL,

CUR_POST_CODE INTEGER NOT NULL,

SALARY INTEGER,

RATE INTEGER

);

ALTER TABLE MANNING_TABLE

ADD PRIMARY KEY (MANNING_TABLE_CODE);

CREATE TABLE MAR_STATUS (

MAR_STATUS VARCHAR(20),

MAR_STATUS_CODE INTEGER NOT NULL

);

ALTER TABLE MAR_STATUS

ADD PRIMARY KEY (MAR_STATUS_CODE);

CREATE TABLE POST (

CUR_POST VARCHAR(20),

CUR_POST_CODE INTEGER NOT NULL

);

ALTER TABLE POST

ADD PRIMARY KEY (CUR_POST_CODE);

CREATE TABLE PRIKAZ (

PRIKAZ_CODE INTEGER NOT NULL,

PRIKAZ_NUMBER INTEGER NOT NULL,

DATE_PRIKAZ DATE

);

ALTER TABLE PRIKAZ

ADD PRIMARY KEY (PRIKAZ_NUMBER);

CREATE TABLE STRUCTURA_SUBDIVIS (

DEPART VARCHAR(20),

DEPART_CODE INTEGER NOT NULL,

TEL_DEPART INTEGER

);

ALTER TABLE STRUCTURA_SUBDIVIS

ADD PRIMARY KEY (DEPART_CODE);

CREATE TABLE TYPE__WORK (

TYPE_OF_WORK VARCHAR(20) NOT NULL,

CODE_OF_WORK INTEGER NOT NULL

);

ALTER TABLE TYPE__WORK

ADD PRIMARY KEY (CODE_OF_WORK);

CREATE TABLE VIEW_PRIKAZ (

NAME_PRIKAZ VARCHAR(20),

PRIKAZ_CODE INTEGER NOT NULL

);

ALTER TABLE VIEW_PRIKAZ

ADD PRIMARY KEY (PRIKAZ_CODE);

CREATE TABLE WORKER_HOLIDAY (

HOSPITAL_CODE INTEGER,

OFFICER_CODE INTEGER NOT NULL,

PRIKAZ_NUMBER INTEGER NOT NULL,

HOLIDAY_CODE INTEGER NOT NULL,

DATE_CLOSED_HOLIDA DATE,

DATE_STARTED__HOLI DATE,

AMOUNT_DAYS_HOLIDA INTEGER

);

ALTER TABLE WORKER_HOLIDAY

ADD PRIMARY KEY (OFFICER_CODE);

CREATE TABLE WORKER_PRIKAZ (

PRIKAZ_NUMBER INTEGER NOT NULL,

OFFICER_CODE INTEGER NOT NULL

);

ALTER TABLE WORKER_PRIKAZ

ADD PRIMARY KEY (PRIKAZ_NUMBER, OFFICER_CODE);

ALTER TABLE DETAILS__WORKER

ADD FOREIGN KEY (MANNING_TABLE_CODE)

REFERENCES MANNING_TABLE;

ALTER TABLE DETAILS__WORKER

ADD FOREIGN KEY (MAR_STATUS_CODE)

REFERENCES MAR_STATUS;

ALTER TABLE FAMILY_COMPOSITION

ADD FOREIGN KEY (OFFICER_CODE)

REFERENCES DETAILS__WORKER;

ALTER TABLE FAMILY_COMPOSITION

ADD FOREIGN KEY (RELATION_CODE)

REFERENCES KIND_OF_RELATIONSH;

ALTER TABLE HOSPITAL

ADD FOREIGN KEY (OFFICER_CODE)

REFERENCES DETAILS__WORKER;

ALTER TABLE LABOR_CONTRACT

ADD FOREIGN KEY (CODE_OF_WORK)

REFERENCES TYPE__WORK;

ALTER TABLE LABOR_CONTRACT

ADD FOREIGN KEY (OFFICER_CODE)

REFERENCES DETAILS__WORKER;

ALTER TABLE MANNING_TABLE

ADD FOREIGN KEY (DEPART_CODE)

REFERENCES STRUCTURA_SUBDIVIS;

ALTER TABLE MANNING_TABLE

ADD FOREIGN KEY (CUR_POST_CODE)

REFERENCES POST;

ALTER TABLE PRIKAZ

ADD FOREIGN KEY (PRIKAZ_CODE)

REFERENCES VIEW_PRIKAZ;

ALTER TABLE WORKER_HOLIDAY

ADD FOREIGN KEY (HOLIDAY_CODE)

REFERENCES KIND_HOLIDAY;

ALTER TABLE WORKER_HOLIDAY

ADD FOREIGN KEY (HOSPITAL_CODE)

REFERENCES HOSPITAL;

ALTER TABLE WORKER_HOLIDAY

ADD FOREIGN KEY (OFFICER_CODE)

REFERENCES DETAILS__WORKER;

ALTER TABLE WORKER_HOLIDAY

ADD FOREIGN KEY (PRIKAZ_NUMBER)

REFERENCES PRIKAZ;

ALTER TABLE WORKER_PRIKAZ

ADD FOREIGN KEY (OFFICER_CODE)

REFERENCES DETAILS__WORKER;

ALTER TABLE WORKER_PRIKAZ

ADD FOREIGN KEY (PRIKAZ_NUMBER)

REFERENCESPRIKAZ;

Для каждой таблицы, входящей в модель, генерируются запросы, заданные в опциях объекта Table. В данном случае это:

CREATE TABLE — создание таблицы;

ALTER TABLE… ADD PRIMARY KEY — добавление первичного ключа;

ALTER TABLE… ADD FOREIGN KEY — добавлениевнешнегоключа.

После генерации SQL-скрипта переходим к созданию базы данных Interbase (IBExpert) и заполнению таблиц данными.

1. Создаём и регистрируем пустую базу данных, путь имя файла базы данных— СКАДРЫ. gdb
2. При помощи буфера обмена копируем сгенерированный SQL-скрипт из окна просмотра генератора схем ERwin в окно редактора скриптов IBExpert, запускаем скрипт, чтобы создать объекты базы данных (таблицы, первичные и внешние ключи). Скрипт выполнился успешно, создалось 15 таблиц:

‒ FAMILY_COMPOSITION (Состав семьи сотрудника)

‒ KIND_OF_RELATIONSHIP (Видродства)

‒ MAR_STATUS (Семейное положение)

‒ LABOR_CONTRACT (Трудовой договор)

‒ TYPE_ WORK (Вид работы)

‒ DETAILS_ WORKER (Анкетные данные сотрудника)

‒ MANNING_TABLE (Штатное расписание)

‒ STRUCTURA_SUBDIVISION (Структурное подразделение)

‒ POST (Должность)

‒ WORKER_PRIKAZ (Сотрудник в приказе)

‒ WORKER_HOLIDAY(Сотрудник в отпуске)

‒ KIND_HOLIDAY(Виды отпуска)

‒ HOSPITAL (Больничный)

‒ VIEW_PRIKAZ (Вид приказа)

‒ PRIKAZ (Приказ)

1. Заполняем созданные таблицы данными.

База данных «Кадры» предназначается для учёта личного состава, что необходимо на любом, даже на самом маленьком предприятии, она дает возможность облегчить работу отдела кадров и применять различные запросы для поиска необходимых сведений о сотрудниках. Для создания базы данных мы определили и описали самые основные сущности, атрибуты, задали первичные ключи, построили связи между ними, описав логическую и физическую модель, сгенерировали скрипт, создали и зарегистрировали базу данных. Результатом стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчётных документов в отделе кадров.

Литература:

1. BPwin и Erwin. CASE-средства для разработки информационных систем: Сергей Маклаков [Электронный ресурс] — [URL:http://programming-lang.com/ru/comp_db/maklakov/0/j92.html] (дата обращения 12.05.2016).
2. Информационное обеспечение систем управления. Построение запросов при работе с базой данных: учебное пособие/И. А. Шмидт. — Пермь, Изд-во Пермского государственного технического университета, 2008–59 с.

1. Проектирование структуры таблиц

База
данных Сотрудники состоит из двух
таблиц, включающих информацию об отделах,
в которых работают сотрудники, и о самих
сотрудниках.

Таблица
Отдел
имеет два поля:

• номер
  отдела (ключевое
  поле),

• фамилия
  начальника.

Таблица
Сотрудник
имеет шесть полей:

• номер
  пропуска (ключевое
  поле),

• фамилия,
  имя, отчество сотрудника,

• адрес,

• должность,

• зарплата,

• номер
  отдела.

1. Создала
   базу данных «Сотрудники»

Для
создания базы данных «Сотрудники»
запустила на выполнение СУБД Microsoft
Access.

В
появившемся окне программы в области
задач Создание
файла
выбрала в группе Создание
ссылку Новая
база данных.
В появившемся диалоговом окне Файл
новой базы данных
указала ее расположение, ввела имя базы
данных Сотрудники.

Создала
таблицы базы данных в режиме Конструктора.

Для
этого выбрала в разделе Объекты
объект Таблицы.
Далее выбрала режим Создание
таблицы в режиме конструктора
и щелкнула кнопку Конструктор
на панели инструментов окна базы данных.
Задача структуру таблицы Отдел базы
данных «Сотрудники». Для этого в первой
строке окна конструктора таблицы в
столбце Имя
поля набрала
Номер отдела.

Задала
ключевое поле.

Для
сохранения таблицы щелкнула кнопку
Сохранить
на панели инструментов окна СУБД
Microsoft
Access. Появится окно Сохранение,
в котором набрала имя таблицы
Отдел и щелкнула
кнопку ОК.

Аналогичным
образом задала структуру таблицы
Сотрудник базы данных «Сотрудники».

1. Создание связей
   между таблицами

Для
создания связей в базе данных щелкнула
кнопку Схема
данных на
панели инструментов окна СУБД Microsoft
Access.

Появилось
окно Схема
данных и
окно Добавление
таблицы.
Дважды щелкнула в нем таблицу Отдел.
В окне Схема
данных
появилась эта таблица в условном виде.

Аналогичным
образом добавила таблицу Сотрудник
и закроем окно
Добавление
таблицы.

Поставила
указатель мыши на имя поля
Номер отдела
в таблице
Отдел и, не
отпуская кнопку мыши, перетащила его
на поле Номер
отдела в
таблице
Сотрудник. Появится
диалоговое окно
Изменение
связей.

Установила
флажок
Обеспечение
целостности данных.

Установила
флажок каскадное
обновление связанных полей.
Это приведет к тому, что при изменении
номера отдела в таблице Отдел автоматически
изменится соответствующий номер в
таблице Сотрудник.

Установила
флажок каскадное
удаление связанных полей.
Это приведет к тому, что при удалении
записи с номером отдела в таблице
Отдел будут
удалены все записи из таблицы Сотрудник,
в которых имелись соответствующие
номера отделов, далее Создать.
Появилась связь «один-ко-многим».

1. Заполнила таблиц
   данными.

2. Создала запрос
   на выборку

Запрос
на выборку данных служит для извлечения
данных из таблиц и предоставления их
пользователю в удобном виде.

Запрос
лучше создавать в режиме Конструктора.

Запрос
1: Выбрала из базы данных Сотрудники
фамилию, должность, зарплату сотрудников,
работающих в отделе номер 120.

Выбрала
в окне базы данных объект Запросы,
а затем дважды щелкнула на значке
Создание
запроса в режиме Конструктора
в правой части окна. Открыла бланк
запроса. Одновременно с ним откроется
диалоговое окно Добавление
таблицы.

В
окне Добавление
таблицы
дважды щелкнула таблицу Сотрудник, а
затем щелкнула кнопку Закрыть.

В
строку Поле
в бланке запроса добавила поля ФИО,
Должность, Зарплата, Номер отдела.
Добавление производится двойным щелчком
на именах полей, в списке полей таблицы
Сотрудник, расположенном в верхней
части бланка запроса.

В
строке Условие отбора бланка
запроса для поля Номер
отдела задала условие отбора (набрала
на клавиатуре значение 120).

В
строке Вывод на экран бланка
запроса для поля Номер
отдела убрала флажок, щелкнув на нем.

Щелкнула
кнопку Запуск
на панели инструментов Microsoft
Access
для представления результата выполнения
запроса.

Закрыла
окно запроса.

1. Создала запрос
   на основе данных двух таблиц

Запрос
2: Выбрала из базы данных Сотрудники
номер пропуска, фамилию, должность
сотрудников работающих в отделе,
руководимом начальником отдела с
фамилией Морозов. Результаты запроса
упорядочила по полю ФИО в алфавитном
порядке (по возрастанию).

Выбрала
в окне базы данных объект Запросы,
а затем дважды щелкнула на значке
Создание
запроса в режиме Конструктора
в правой части окна.

В
окне Добавление
таблицы
добавила таблицы, на основе которых
будет строиться запрос. Это таблицы
Отдел и Сотрудник. Закрыла окно.

Добавила
в бланк запроса поля Номер пропуска
,ФИО, Должность из таблицы Сотрудник и
поле Фамилия начальника из таблицы
Отдел.

Щелкнула
в поле ФИО в строке Сортировка и из
раскрывающегося списка выбрала метод
сортировки по возрастанию.

Сохранила
запрос под именем Морозов.

1. Создала запрос
   на выборку с параметром

Запрос
с параметром
позволяет пользователю вводить критерий
отбора данных при запуске запроса.

Запрос
3: Выбрала из базы данных Сотрудники
номер пропуска, фамилию, должность
сотрудников, работающих под руководством
заведующего, фамилию которого будет
задаваться при запуске запроса.

Заполнение
бланка запроса выполняется также как
и при создании предыдущего запроса,
кроме строки Условие отбора для поля
Фамилия начальника. В этой ячейке бланка
в квадратных
скобках
набрала текст, приглашающий ввести
фамилию начальника отдела.

Сохранила
запрос под именем Начальник отдела.

1. Создала запрос
   с расчетом итоговых значений
   

Запрос
4: Выбрала из базы данных Сотрудники
информацию о средней заработной плате
по должностям в каждом отделе.

Выбрала
в окне базы данных объект Запросы,
а затем дважды щелкнула на значке
Создание
запроса в режиме Конструктора
в правой части окна.

В
окне Добавление
таблицы
добавила таблицу, на основе которой
будет строиться запрос. Это таблица
Сотрудник.

Добавила
в бланк запроса поля Номер отдела,
Должность и Зарплата.

Щелкнула
кнопку Групповые операции на панели
инструментов Microsoft
Access.
В нижней части бланка запроса появится
строка Групповые операции и все поля,
отобранные для запроса, получат в этой
строке значение Группировка.

Для
полей Номер отдела и Должность в строке
Групповые операции оставила значение
Группировка.

Для
поля Зарплата щелкнула в строке Групповые
операции и из раскрывающегося списка
выберем функцию Avg.

Закрыла
бланк запроса и сохранила его под именем
Средняя зарплата по отделам.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #