Как составить бизнес анализ проекта

Время на прочтение
12 мин

Количество просмотров 108K

С чего все началось

Пребывая в «творческом отпуске», имею в своем распоряжении некое количество свободного времени, которое могу потратить на «общественно полезный труд». Потому, если бизнес-анализ Вам интересен, прошу ознакомиться с мыслями по этому вопросу:

Итак, целью статьи является показать, чего ожидают и в чем нуждаются пользователи результатов работ бизнес-аналитиков. По сути, статья писалась не только для бизнес-аналитиков, но и для тех, кто вынужден пользоваться результатами их труда. И чтобы не просто «читать и материться», а иметь возможность объяснить, чего же они пропустили или не учли в своей работе

Начнем с азов: что такое «бизнес-анализ»? Надеюсь ни для кого не секрет, что «бизнес-анализ», «анализ бизнеса» (аудит) и «бизнес-аналитика» — это совершенно разные понятия, и, кроме «похожих слов», между ними общего не так много.

Дабы не загромождать и без того объемный текст, я вынес «сборник определений» в сноску, кому интересно, можете ознакомиться.

Сбор и документирование требований, пожеланий, целей бизнеса

Итак, как говориться, пора разобраться, ради чего все это затевалось. Все это, в смысле «бизнес». И если сами руководители и/или работники этого не знают, «тогда мы идем к вам» (ц). На самом деле, это очень важный этап и тут есть свои, совсем неочевидные сложности.

Традиционно, начнем с определений. Что есть бизнес? Бизнес, говоря по-русски, это просто некая деятельность или занятие, на которые мы тратим свои ресурсы (время, деньги) и свои способности. И любой «бизнес» существует не сам по себе в вакууме, он служит «удовлетворению потребностей». Все это наверняка уже слышали не раз. Так вот, выявление этих самых потребностей и является одной из задач бизнес-аналитика на первом этапе исследования.

И чтобы нам было все это славословие более понятным, давайте отвлечемся от гранита науки, к более податливым материям – к примерам. Представим, что перед нами стоит задача исследовать бизнес «Почты России». Этот пример, думаю, будет многим близок, поскольку с почтой каждый из нас сталкивался. Итак, что же является целью данной организации? Какую потребность она (организация) удовлетворяет? Многие сходу ответят что это – «доставка почтовых отправлений». И это будет не совсем верным ответом. Спросим несколько иначе, а что отражает потребность заказчиков в «отправке писем, посылок и так далее»? И тут уже наверняка все догадались – передача информации и ценностей на расстояния. Именно это и является той бизнес-потребностью, которую данная организация должна удовлетворять.

Чувствую, что будут недовольные ухмылки, мол «крутишь, вертишь, надурить хочешь» автор. Ан нет. Еще раз взглянем внимательно. Человек не родился со знанием, что для того, чтобы чего-то сообщить другому человеку за лесами и полями (в смысле который находится очень далеко) надо сначала все это записать на бумагу, запаковать в конверт и отправить с помощью почты. Таковыми были требования вследствии неразвитости средств связи.

И мы видим, что неверное определение целей бизнеса приводит к его (бизнеса, предприятия) умиранию. Ведь сотовая связь, факс, электронная почта – эти средства тоже удовлетворяют туже самую потребность – передача информации на расстояния. То, что руководство «Почты России» этого не поняло, это бывает, а вот то, что бизнес-аналитики, которых они наверняка звали, этого не указали – вот это уже проблема. Если говорить о почте, то ее задачей была и остается «передача информации и ценностей на расстояния». Не отправка посылок, конвертов, бандеролей – а именно «передача информации и ценностей», безотносительно способов, как она это делает, даже пусть телепортирует, или же производит на месте.

С появлением сотовых телефонов, было очевидно, что писать письма станут меньше. Остаются только те, кому важна передача информации на физических носителях. Вот что мешало поставить факсы и получить права нотариусов в каждом отделении почты, чтобы человек на другом конце получал заверенную копию? В дальнейшем, можно было использовать сканирование и передачу файла для печати в нужном отделении (благо цифровые подписи уже в ходу). Опять же, денежные переводы по России с получением/отправлением в каждом отделении. А если вспомнить про переговорные пункты, которые часто были на почтах, что мешало организовать VoIP, или ее аналог для дешевых звонков? Помешало именно непонимание целей организации. Теперь же все сладкие куски достались курьерским службам, системам денежных переводов и прочим VoIP операторам. А надо то было, всего лишь чуточку подумать.

Я надеюсь, что этот пример ясно показал, что первейшей целью бизнес-аналитика является распознание и указание бизнес-целей предприятия, потребностей, которые оно удовлетворяет. А уж каким способом оно (предприятие) это делает (как в нашем примере, отправкой конвертов, нотариальным заверение факс-отправлений, или же сервисом для видео звонков) это уже вопрос второй. Это будут всего лишь конкретные варианты бизнеса для решений задачи. Зная бизнес-цели, маркетолог, продажник, риск-аналитик и многие другие могут заранее определить возможности и риски данного направления, и предложить заказчику более интересные варианты, или же указать на конкурентов. Сосредоточенность же на конкретных вариантах бизнеса, как мы прекрасно видим, приводит к плачевным результатам.

Следующие «артефакты», с которыми должен работать бизнес-аналитик – это задачи, требования и пожелания. И вот наступает момент, когда нам (как бизнес-аналитикам) очень пригодится помощь маркетологов. Потребность то мы определили. А вот тех, кто будет удовлетворять эту свою потребность, пользуясь услугами бизнеса – должны найти маркетологи. «Сегмент рынка», «целевая аудитория», а значит и требования к оказываемой услуге или выпускаемой продукции – должны быть заданы маркетингом. Это их хлеб, им его и отрабатывать.

Очевидно, что бизнес-аналитик должен понять и зафиксировать все требования и задачи, которые будут озвучены, именно с точки зрения бизнеса – удовлетворение вполне конкретных потребностей. При этом, при их описании, желательно избегать всевозможных туманных определений задач в стиле «сделать счастливой тетю Глашу», или же постараться максимально их конкретизировать (например, «для должности «помощник»– уменьшить объем выполняемых работ до 5ти операций, общим временем не более 6 часов в день»). Ну и самое главное, все задаваемые требования должны иметь численное, абсолютное значение. Допустим, мы получили требование: «уменьшить затраты на доставку отправлений в рамках одной области на 5%». Уменьшить что? Затраты чего: труда сотрудников, времени доставки, стоимости доставки или все вместе в некой пропорции? Как все это считать? В идеале, хотелось бы, чтобы требования фиксировались в виде, близком к следующим примерам:

Затраты времени на доставку отправлений массой до 1 кг, в пределах 300 км от места отправления, с момента оформления отправления в офисе, до момента готовности к его выдаче в отделении получателю, необходимо уменьшишь с 24 до 16 рабочих часов.

Себестоимость доставки отправлений в пределах 300 км от места отправления, массой до 1 кг, с учетом:

• затрат на оформление отправления;
• зарплат всех занятых в процессе приемки, обработки, доставки, выдачи и иных необходимых процедур (включая уборку помещения, обслуживание транспорта и помещений, выписку документов и т.д.);
• амортизации оборудования;
• стоимости расходных материалов;
• неизменного уровня качества и скорости доставки.

Должна быть снижена с 50 до 45 руб., в пересчете на одно отправление, при общем количестве отправлений не менее 50 в день.

Наверняка тут же возразят, «a как быть с требованиями в стиле «увеличить прозрачность процессов?» На самом деле, тут нет ничего сложного. Для начала, необходимо понять, какие причины побудили заказчика указать подобное требование? В данном случае, это является следствием того, что невозможно проконтролировать движения материалов/товаров/отправлений в процессе работ или иных действий. Поэтому, подобные требования можно записать в стиле:

Время предоставления информации на запрос о нахождении произвольной партии/единицы товара, не должно превышать 5 минут с момента его отправки/формирования.

или же

Отчет о прохождении этапов отгрузки/производства единицы/партии продукции должен обновляться не реже, чем раз в час.

В таком виде, исполнители будут точно знать, чего от них ожидают и легко смогут подтвердить заказчику достижение заданных целей и задач. С другой стороны, заказчик будет знать, за что он платит и чего ему ожидать.

Ну и наконец, думаю, все это понимают, цели и задачи желательно ставить на процесс в целом, а не на отдельные его этапы. Хотя оптимизация и/или автоматизация будет касаться отдельных этапов процессов, но при этом мы понимаем, что улучшение в одном месте, часто влечет за собой ухудшение в другом. Поэтому только обобщенные показатели дают нам интегральную оценку эффективности.

Едем дальше. Когда мы говорим о задачах, которые ставит заказчик, бизнес-аналитик должен убедиться, что есть реальные возможности эти задачи выполнить. Вот, допустим, ставится задача гарантировать максимальный срок доставки посылок из Калининграда в Петропавловск-Камчатский в 3 дня. Супер. Все будут только счастливы. Однако, анализируя транспортные возможности, мы видим, что чисто физически, иногда в славном городе вулканов и «Авачи» неделю может «не быть погоды». То есть неделю самолеты туда не летают. И в таком случае, все обещания, улучшения процессов и чего угодно еще, не позволят решить данную задачу в текущих условиях. Поэтому такие задача следует или отвергать на самых ранних стадиях, или же обставлять условиями, когда они могут быть достигнуты.

Как видим, игнорирование деталей в требованиях и задачах могут привести к неприятностям на дальнейших стадиях работ и это не добавит «счастья» разработчикам, внедренцам и всем, кому придется использовать отчет и осуществлять «улучшения», предписанные бизнес-аналитиком, который «забыл уточнить пару несущественных деталей».

Надеюсь, все прониклись и осознали, что для каждого требования и задачи, необходимо убедится в возможности ее реализовать и приводить разъяснения с примерами и подробными пояснениями (с ограничениями, условиями и деталями по источникам, средствам, форматам данных, условиями их применимости и прочим). Забегая вперед, тоже самое относится и к найденным недостаткам, проблемам, нестандартным ситуациям. Крайне желательно также приводить причины их появления.

Например, если в справочнике товаров найдены «дубликаты», то надо выяснить и указать причину их появления. В данном случае возможны, как минимум, три варианта:

• Товары вводились одновременно несколькими операторами по новым поступлениям из накладных, в результате каждая приходная накладная использует свой вариант товарной позиции;
• Новые товарные позиции вводятся одним ответственным лицом, но таким образом «эмулируется» отсутствующий или отключенный «партионный учет» в учетной системе;
• «Двойники» являются результатом объединения нескольких баз и многие из них (позиций-двойников) отсутствуют в остатках и применяются только для корректного отображение исторических документов/проводок, не влияя на текущую работу.

Как мы видим, могут быть ситуации, когда или не нужно ничего менять, или достаточно организационных мероприятий, или же придется расширять фронт работ за счет модернизации используемой учетной системы. При отсутствии подобных деталей, простая констатация факта «а в справочниках задвоение позиций» не говорит ни о чем, и даже рекомендации в стиле «привести справочник в порядок» или «удалить двойников» могут быть как бесполезными, так и ошибочными.

И в завершении этого раздела, заострю внимание, что бизнес-процессы не имеют никакого отношения к таким экономическим показателям, как объемы и цены продаж. Это зона ответственности коммерческого отдела вообще, и маркетинга – в частности. Иными словами, маркетинг отвечает за формирование спроса, а работники и бизнес-процессы – за его удовлетворение. И единственное, как бизнес-процессы любого предприятия могут повлиять на прибыль – только снижением издержек включая затраты времени. Ценообразование, формирование требований к продукции, объемы производства/реализации – все это касается маркетинга и только маркетинга.

Итак, резюмируя данную часть, можно сказать, что сбор и анализ требований должен сопровождаться анализом причин появления данных требований, наличия физических возможностей их реализации, а также рисков, и способов минимизации, как рисков, так и их последствий. При этом требования и задачи должны быть представлены в виде исчислимых показателей и задаваться в абсолютных величинах. По сути, создание или улучшение процессов, это организационная, или административная функция. И чтобы ее (функцию) реализовать эффективно, нужно ясно видеть для чего все это «безобразие» затевается, что ожидается, и какие есть возможности эти ожидания претворить в жизнь.

→ Продолжение тут

Источники изображений:

1. Изображение маяка взято тут.
2. Песик отсюда

Что это? Бизнес-анализ – использование методов и инструментов для выявления проблемных мест в коммерческой деятельности компании. Полученные результаты подскажут, как повысить эффективность бизнес-процессов, увеличить прибыль, исключить репутационные потери и т. д.

Как работает? Для проведения бизнес-анализа используются различные подходы и методологии. Одним из наиболее известных является мозговой штурм – групповые интеллектуальные усилия, направленные на поиск корня проблемы. Больше о сути и методах бизнес-анализа читайте в нашем материале.

Что такое бизнес-анализ

Бизнес-анализ компании – это тщательное изучение всех направлений ее деятельности. После аналитической обработки полученных показателей можно выяснить, отклоняются ли фактические данные от плановых или средних по отрасли. На основе этого анализа руководство предприятия принимает конкретные решения, чтобы повысить эффективность производства.

Бизнес-анализ помогает выявить скрытые недостатки, закравшиеся в финансово-хозяйственную деятельность фирмы, равно как и обнаружить резервы для увеличения прибыльности предприятия. С его помощью легко планировать финансовые результаты в будущем.

Существует несколько видов бизнес-анализа:

• ресурсный анализ;
• анализ финансов;
• анализ инвестиций;
• анализ маркетинга;
• маржинальный анализ;
• анализ персонала.

Другими словами, все эти задачи и методы служат своего рода посредниками между теми, кому интересны полученные результаты. Они помогают разобраться в структуре, политике и деятельности предприятия, подсказывают решения, ведущие к достижению целей.

Понятие «бизнес-анализ» в научных кругах и в различных отраслях трактуется по-разному. Наиболее широкое распространение получили две интерпретации этого термина:

Бизнес-анализ в сфере экономики

В теории экономических дисциплин и менеджмента бизнес-анализ описывается как совокупность неких механизмов, помогающих определить точки роста компаний, выявить сложности в их работе и найти решение проблем, изменяя в дальнейшем некоторые процессы. По мнению специалистов подобная методика сближает понятия бизнес-анализа и консалтинга.

В такой интерпретации бизнес использует анализ для:

• понимания всей картины состояния бизнес-процессов в организации;
• поиска и привлечения соответствующих специалистов, способных найти выход из сложившихся проблемных ситуаций;
• перестройки бизнес-процессов с целью повышения эффективности предприятия;
• разработки универсальных принципов решения определенных задач в компании;
• оценки эффективности и других показателей поиска решения взаимосвязанных задач;
• применения инновационных технологий, внедрения современного программного обеспечения и прочего.

Скачать
файл

Бизнес-анализ объединяет в себе:

• состояние рынка;
• материально-производственную базу;
• инновационные производственные, компьютерные, рекламные и другие методы;
• используемые основные и оборотные средства, финансовую поддержку и риски;
• занимаемую компанией рыночную нишу и возможные действия конкурентов;
• общественное, финансовое и политическое окружение фирмы.

В результате проведенного бизнес-анализа на свет должна появиться эффективная стратегия, с помощью которой можно будет добиться увеличения прибыли в данный момент и в долгосрочной перспективе. В конечном итоге миссия организации будет исполнена.

Бизнес-анализ в сфере информационных технологий

В области знаний по IT-технологиям и автоматизации бизнеса понятие бизнес-анализа интерпретируется как поиск «плохих» бизнес-процессов для последующего реинжиниринга. В этой сфере термины анализа бизнес-процессов и бизнес-анализа означают одно и то же.

При запуске бизнес-анализа на данном направлении деятельности происходит глубокое изучение проводимых в компании работ с точки зрения их системной взаимосвязи, в результате определяется проблемный участок, его возможные перспективы и исправление.

Чтобы объективно оценить внесенные изменения, необходимо тщательно изучить полученный процесс и замерить эффективность выполняемых работ на этом же участке после завершения реинжиниринга.

Прежде, чем внедрять инновационные технологии и вносить любые изменения в существующий рабочий процесс, директор компании должен обязательно провести бизнес-анализ деятельности своего предприятия. Особенно, когда речь идет о внедрении компьютерных технологий. Стоимость программного обеспечения может быть достаточно высокой, а некорректно проведенная установка способна нивелировать весь экономический эффект от его использования.

Примеры бизнес-анализа

Бизнес-анализ компании поможет вам получить более четкое представление о ее текущем состоянии или определить потребности вашего бизнеса. Обычно такой анализ проводится, когда надо озвучить и подтвердить те решения, которые направлены на достижение целей.

Приведем пример бизнес-анализа. Поставлена задача: на условном заводе возросло время производства продукции и на складе начали скапливаться материалы.

Бизнес-аналитик проходит по всем этапам производства с замерами времени и выясняет, что один из станков часто выходит из строя. Возникает два альтернативных решения: купить и заменить детали или приобрести новый станок. Анализ финансовой составляющей показывает, что купить новый станок будет дешевле. После замены станка скорость производства возвращается к норме.

Это типичный пример проведения бизнес-анализа, который привел к выявлению проблемы и выбору решения, в результате применения которого завод получил конкретную пользу.

Воспользоваться бизнес-анализом можно в любой компании – и выпускающей какую-то продукцию, и оказывающей разного рода услуги. Например, вы организовали посадочную страницу вашего продукта, но заметили, что продажи при этом не возросли.

При поиске проблем выяснилось, что потребители заполняют форму обратной связи – вносят номер телефона, e-mail, но не нажимают кнопку «купить». Отследили 300 человек, которые оставили свои контакты, но ни одной продажи не произошло. Запустили анализ бизнес-процессов.

Во время обсуждения ситуации рабочей группой в составе IT- специалиста, верстальщика, провайдера банка выяснилось, что кнопка «купить» не работает на устройствах Samsung и на конкретном браузере. Посадочную страницу пришлось перенастраивать под все устройства и верстать заново.

После исправления ошибок рабочая группа собирается снова, чтобы выяснить, как выполняется KPI. Но бизнес-анализ не только помогает найти и устранить ошибки, с его помощью можно изменить курс компании. Например, продукт, явно уступающий по качеству продукции конкурентов, имеет такую же цену. Тогда придется изменить ценовую политику.

Бизнес-анализ деятельности предприятия – это достаточно сложный процесс, включающий в себя проектную часть. Его задача – поставить диагноз и назначить лечение. В чем-то этот процесс схож с аудиторской проверкой организации с целью выявления ее сильных и слабых сторон, а также с оценкой рисков вероятности того, что начнется процесс постоянных изменений.

К примеру, была поставлена задача: определить стратегию развития бренда в условиях рыночной неопределенности и высокой конкуренции. Решение придет только после полного бизнес-анализа деятельности компании и ее подрядчиков.

Цели и задачи бизнес-анализа компании

Бизнес-аналитики, изучающие процессы внутри компании, пытаются добиться следующих результатов:

• сократить расходы компании;
• разрешить все проблемные ситуации в компании;
• соблюдать сроки сдачи всех проектов;
• поднять результативность всех процессов компании;
• письменно задокументировать все верные критерии.

Стоимость проекта — если выполнение проекта по каким-то причинам задерживается, то затраты на продолжение работ могут спровоцировать повышение его стоимости. В том случае, когда в контракте на проведение разработки была прописана повременная оплата труда, его стоимость однозначно вырастет. Если же в договоре цена была жестко зафиксирована, то риск удорожания работ заметно снижается.

Для собственных средств предприятия подобная задержка не так важна, поскольку оплата рабочего времени имеет фиксированное значение. Проблема появится, если придется пересчитывать ресурсы, потраченные за этот период на выполнение данного проекта.

Стоимость возможностей бывает двух видов – утерянная прибыль и нереализованное сжатие финансовых расходов. Некоторые бизнес-проекты запускают специально для привлечения новых или дополнительных инвестиций. Когда же сроки выходят, компания перестает получать эти доходы. Другие бизнес-проекты решают задачу роста результативности рабочего процесса с обязательным сокращением финансовых вложений.

Каждый месяц просрочки приводит не к снижению, а росту затрат. Подобные финансовые ситуации никем и нигде не анализируются, что нарушает точность расчета окупаемости всего проекта. И самым печальным в этом случае становится снижение прибыли.

В крупных компаниях ответственность за своевременное завершение проектных работ лежит на менеджере этого бизнес-проекта. В этом случае бизнес-аналитик после проведенных им исследований должен гарантировать, что все требования будут выполнены в заданные сроки, даже если сам проект не будет до конца завершен.

Задокументировать верные требования. Аналитик бизнес-процесса, проводя бизнес-анализ, должен быть уверен, что его выводы смогут удовлетворить запросы пользователей. По факту он стремится рассказать о правильной программе бизнес-анализа, а чтобы закрепить эти положения, обязан зафиксировать их в соответствующих документах. Задача бизнес-аналитика – внимательно изучить все отзывы потребителей и передать их требования специалистам, которые и будут реализовывать это приложение. Если у аналитика не хватает опыта для выполнения подобной работы, то скорее всего он задокументирует совсем не те требования, которые требуются компании.

На фиксирование неверных требований в соответствующей документации будет потрачено время, которое окажет влияние и на аналитику самого проекта, и на разработку программы бизнес-анализа в целом. Чтобы реализовать неверные требования, инженеры должны будут разработать код приложения бизнес-анализа. По мнению аналитиков 10-40% требований в создаваемом программном обеспечении не соответствуют реальности или просто лишние. Чем меньше будут эти цифры, тем заметнее снизятся затраты времени и финансов.

Улучшить эффективность проектов. Получение эффективных результатов от внедрения проекта достигается одним из двух способов: ограничением процесса внесения изменений в готовые части и уменьшением сроков реализации проекта.

Переделывание — это больное место любого производства. Так называется дополнительная работа, в результате которой будут исправлены допущенные ранее ошибки и внесены недостающие критерии. Процесс переделывания может возникнуть на любом из этапов разработки программы – от проектирования алгоритма до тестирования готового продукта. Вероятность его появления можно уменьшить, если не допускать ошибок в составлении критериев и процессе моделирования программы, и, если технические и деловые сотрудники работают над бизнес-проектом с самого начала.

Сокращение продолжительности проекта – это дополнительные выгоды для компании. Те ресурсы, которые выделялись для работы над проектом ежемесячно, за счет сокращения сроков будут высвобождаться и могут быть использованы для решения других задач. Соответственно, можно будет гораздо раньше приступить к новому проекту, что предполагает увеличение прибыли.

Законы бизнес-анализа, используемые для оценки эффективности вложений, должны применяться совместно с финансовыми требованиями и показателями удовлетворения потребностей всех участников проекта.

Основы бизнес-анализа

Основу бизнес-анализа составляют:

• изучение деятельности любого предприятия как единой системы;
• оценка всех происходящих на предприятии процессов в целом;
• выбор надежных методов и процедур для решения найденных проблем;
• регулярное проведение анализа с периодичностью, установленной самим предприятием;
• количественное подтверждение выводов;
• возможность доказать все выводы проведенного анализа;
• озвучивание того, как выявленные проблемы влияют на производственные результаты;
• сопоставление аналитической информации за разные периоды проведения анализа;
• сопоставимость затрат на проведение анализа с положительным эффектом от его применения;
• повышение ответственности работников за результаты анализа.

Все проекты бизнес-анализа развиваются на основе базового цикла. Каждый проект – это последовательность действий, приводящих к конкретным результатам. Все они отличаются друг от друга, но этапы бизнес-анализа всегда следуют в заданном порядке:

• Планирование. Разработайте план проведения анализа и продумайте подходы к нему.
• Охват проекта. Поставьте перед собой бизнес-задачу и четко очертите границы ее решения, задокументируйте их. Определите в рамках проекта, какие возможности или проблемы придется решить компании.
• Выявление и анализ требований. Важнейшая задача, которая решается специалистами на уровне проекта. Аналитики должны определить реальные потребности бизнеса и найти источник всех проблем, а также оповестить об этих требованиях целевую аудиторию.
• Разработка решения. Профессионалы в бизнес-анализе всегда готовы помочь проектной команде в разработке решения.
• Построение решения. На принятие решения влияют результаты выполнения предыдущих шагов. Поэтому оно должно соответствовать тем бизнес-потребностям, что были указаны в целях проекта и бизнес-требованиях.
• Тестирование решения. По мере выработки решения необходимо привлекать к работе команду тестировщиков, которые смогут проверить результат на соответствие бизнес-потребностям.
• Внедрение решения. Аналитики не должны работать вхолостую – убедитесь в том, что бизнес использует найденное решение. Активно сотрудничайте со всеми заинтересованными сторонами проекта по мере его внедрения. Станьте агентом изменений, доказывая их необходимость и обучая системе новых пользователей.
• Проведение анализа после внедрения. После завершения разработки и внедрения принятого решения еще раз проанализируйте его и убедитесь, что оно полностью отвечает целям проекта. Если будет обнаружено несоответствие, то, возможно, придется разрабатывать новый проект для его устранения.

10 методов бизнес-анализа

Если бизнес-анализ – это ряд проектов, то методы, которыми эти проекты воплощаются в жизнь, представляют собой разного рода процессы. Они используются для разработки планов по выяснению потребностей компании, после выполнения которых результативность ее работы должна повыситься. Не существует универсального метода, потому что все компании – разные и работают в различных сферах бизнеса.

Предлагаем ознакомиться с топ-10 методов системы бизнес-анализа. Специалисты, которые считают себя профессионалами в этой сфере и собираются стать менеджерами проекта, должны знать если не все, то большинство из этих методов.

Моделирование бизнес-процессов (BPM)

Довольно часто моделирование применяют, чтобы разобраться в расхождениях между текущими бизнес-процессами и любым будущим процессом, к которому двигается бизнес. Метод включает в себя четыре задачи:

• Стратегическое планирование.
• Анализ созданной бизнес-модели.
• Определение и проектирование процесса.
• Технический анализ сложных бизнес-решений.

BPM применяют во многих сферах бизнеса, особенно в IT, потому что метод позволяет легко представить последовательность шагов процесса выполнения и демонстрирует его работу в разных условиях.

Мозговой штурм

Старая проверенная техника генерации новых идей, определения основных причин проблемы и поиска ее решений. Мозговой штурм – это групповая активность. Подобную технику часто используют в методах PESTLE, SWOT и других.

С помощью этого метода появляются новые бизнес-идеи, на базе которых будет проходить очередной анализ.

Могут быть решены следующие вопросы:

• Какой метод подойдет для решения проблемы в данный момент собственными силами компании?
• Какие проблемы, требующие принятия решения, стоят перед компанией?
• Что может замедлить рабочий процесс?
• Какие возможности есть у компании для разрешения проблемной ситуации?

Положительный эффект от мозгового штурма будет в том случае, если заранее точно сформулировать тему, которую надо обсудить, установить лимит времени, выяснить, как к этому процессу относятся сотрудники компании. Затем определить критерии, по которым будут оцениваться идеи, и отобрать для участия в процессе тех специалистов, которым есть что сказать по теме обсуждения.

После проведения мозгового штурма надо еще раз озвучить все новые предложения и убрать схожие. В итоге сформируется перечень идей, которые в той или иной степени способны решить проблемы, возникшие перед компанией.

Плюсы: большая экономия времени – за несколько часов удается сформировать большой пакет предложений. Кроме этого, сотрудники получают возможность проявить свое творческое мышление, а иногда мозговой штурм способен даже снять напряжение в отношениях.

Минусы: результаты бизнес-анализа, проведенного методом мозгового штурма, в большой степени зависят от проявленного к нему интереса со стороны участников. Помешать проявлению активности в процессе обсуждения могут существующие взаимоотношения между членами команды. Предлагаемые идеи не стоит оспаривать, иначе процесс превратится в дебаты и не даст ожидаемого результата, время будет потрачено впустую.

Техника принятия решений CATWOE

Метод CATWOE позволяет собрать вместе мнения различных заинтересованных сторон, что дает возможность определить ведущих игроков и бенефициаров. Эту технику бизнес-аналитики используют обычно для того, чтобы оценить, как любое планируемое действие будет воспринято разными сторонами.

• Клиенты (Customers): кому выгоден данный бизнес?
• Действующие лица (Actors): кто является участником процесса?
• Процесс трансформации (Transformation Process): как происходит процесс трансформации, лежащий в основе данной системы?
• Глобальный взгляд (World View): какова общая картина происходящего?
• Владелец (Owner): кто владеет данной системой и какие у них взаимоотношения?
• Внешние факторы и ограничения (Environmental Constraints): какие ограничения существуют и как они влияют на решения?

Moscow (Must or Should, Could or Would)

Этот метод помогает расставить требования в приоритетном порядке, сравнивая их между собой. К каждому из них выдвигается вопрос о том, насколько оно необходимо. Является данный пункт обязательным для выполнения или можно его обойти? Поможет требование улучшить продукт в текущий момент времени или можно эту хорошую идею пока отложить, чтобы использовать в будущем?

MOST-анализ (Mission, Objectives, Strategies, and Tactics)

Мощная платформа для стратегического бизнес-анализа считается одним из лучших методов, помогающих определить цели организации и ее возможности. Техника как раз и строится на подробном внутреннем анализе целей предприятия и способов их достижения. Расшифруем акроним:

• Миссия (Mission): какова цель компании?
• Цели (Objectives): каковы ключевые цели, помогающие исполнить миссию?
• Стратегии (Strategies): какие существуют возможности достижения целей?
• Тактики (Tactics): какие методы организации следует взять на вооружение, чтобы осуществить стратегию?

PESTLE-анализ

PESTLE-модель (или просто PEST) помогает определить внешние факторы, влияющие на компанию, и то, как их надо учитывать при принятии бизнес-решений. Влияние может быть:

• Политическим: финансовая поддержка и субсидии, помощь со стороны государства, политика.
• Экономическим: трудовые затраты и энергоресурсы, инфляция, процентные банковские ставки.
• Социологическим: образование, культура, СМИ, уровень жизни, население.
• Технологическим: инновационные технологии информационных и коммуникационных систем.
• Юридическим: местные и национальные правительственные постановления, указы и стандарты занятости населения.
• Экологическим: состояние окружающей среды, отходы, переработка, загрязнения, погода и климат.

Все эти факторы легко поддаются изучению и анализу, в результате бизнес-аналитики приходят к более полному понимаю их влияния на концепцию развития компании. В результате разрабатываются полные и соответствующие моменту стратегии принятия решений.

SWOT-анализ

Очень популярный метод в бизнес-аналитике. С его помощью определяются сильные и слабые стороны в структуре компании, возможности и угрозы, идущие от внешних факторов. Аналитики используют эти понятия, чтобы сформулировать понятные и обоснованные решения, приводящие к грамотному распределению ресурсов и организационному улучшению. Четыре элемента SWOT:

• Сильные стороны: те качества проекта или бизнеса, которые обеспечивают конкурентное преимущество.
• Слабые стороны: свойства бизнеса, ухудшающие положение проекта или организации по сравнению со схожими проектами или конкурирующими фирмами.
• Возможности: внешние факторы, которые могут принести пользу проекту или бизнесу.
• Угрозы: элементы внешней среды, способные затормозить проект.

SWOT-анализ представляет собой универсальную технику управления бизнес-анализом, которую можно одинаково успешно применять и для быстрого, и для более глубокого анализа деятельности любой компании. С помощью SWOT-анализа можно оценивать и другие объекты – группы, функции, отдельных лиц.

Шесть шляп мышления

Эта техника рассчитана на групповой анализ, она поощряет людей высказывать различные идеи и мнения, а затем в процессе обсуждения приходить к верному решению. В «Шесть шляп» входят:

• Белая: акцент на данных и логике.
• Красная: анализ ситуации через призму интуиции, эмоций и ощущений.
• Черная: предположение отрицательных результатов, критическое мнение.
• Желтая: акцент на позитиве, оптимистичная точка зрения.
• Зеленая: креативность, новые идеи и неожиданный взгляд на привычные вещи.
• Синяя: общий план, рефлексивное мышление.

Метод шести шляп мышления очень хорошо сочетается с мозговым штурмом, давая возможность участникам высказывать и учитывать порой абсолютно противоположные точки зрения.

«5 почему»

Эту технику применяют в методологии «шесть сигм» (Six Sigma) и в бизнес-анализе. Она состоит из серии наводящих вопросов, помогающих бизнес-аналитику докопаться до первоисточника проблемы и принять верное решение. Первым ставится вопрос о причине возникновения проблемы, а затем еще четыре «почему», связанные логической цепочкой. Рассмотрим метод на примере:

• Почему клиент отказывается принимать устройства? Потому что были поставлены не те модели, что прописаны в договоре купли-продажи.
• Почему были поставлены не те модели? Потому что в базу данных была введена некорректная информация о продукте.
• Почему в базу данных попала неверная информация? Потому что из-за недостаточности средств модернизация программного обеспечения базы данных проводится крайне редко.
• Почему выделяется недостаточно средств? Потому что у наших менеджеров эта задача не стоит в числе первоочередных.
• Почему этот вопрос не входит в число приоритетных? Потому что никому не было известно, как часто возникала эта проблема.

Выводы из анализа сложившейся ситуации: необходимо вести учет всех подобных инцидентов; обязать менеджеров читать эти отчеты; выделить из бюджета средства на регулярное обновление ПО базы данных.

Анализ нефункциональных требований

Метод применим к любому проекту, в котором технологические решения менялись или создавались с нуля. С помощью бизнес-анализа специалист находит и фиксирует те характеристики, которые необходимы для новой или модернизированной системы. При этом часто возникают такие требования, как хранение данных или производительность. Анализ нефункциональных требований обычно включает в себя:

• Сбор данных
• Производительность
• Надежность
• Безопасность

5 типичных ошибок бизнес-анализа

Какие риски бизнес-анализа возникают в результате допущенных ошибок:

• Отсутствие четкой формулировки бизнес-цели

Задайте сами себе вопросы, которые помогут вам понять, насколько точно вы сформулировали цели вашей организации. В чем состоит главная цель компании? К каким результатам вы стремитесь? Если цель будет достигнута, означает ли это, что нужный результат получен? Насколько логично выглядит формулировка вашей цели?

Цель организации – это то, ради чего компания и была создана. Поэтому она должна быть четко и понятно сформулированной. Не путайте цель организации с ее интересами. Понятие цели имеет более глубокий и емкий смысл, при ее правильной формулировке компания обязательно добьется успеха.

• Непонимание и недооценка зависимости бизнес-анализа от качества управления

Сотрудники компании вправе знать о тех нововведениях, что собирается проводить руководство. Именно так вводится методика бизнес-анализа Business Intelligence, зависящая от того, насколько сотрудники осознают и принимают ее важность. Персонал – это часть компании, но чаще всего руководство выбирает политику ее деятельности, не ставя сотрудников в известность.

Им просто сообщают о каких-то новшествах, не учитывая их мнение по этому поводу, что зачастую приводит к конфликтам и снижению эффективности рабочего процесса. Игнорирование руководством понятного желания персонала быть в курсе всех изменений, его нежелание рассказывать о том, как бизнес-анализ поможет усовершенствовать рабочий процесс, зачастую приводит к негативным ситуациям и снижению качества работы.

• Пренебрежение нужными людьми

Если раньше многие организации считали, что с результатами бизнес-анализа достаточно ознакомить лишь некоторых сотрудников, поскольку простые рабочие ничего не решают, то сегодня ситуация изменилась. Практика ведения проектов показала, что в успешном развитии предприятия участвуют все сотрудники, поэтому информация об итогах бизнес-анализа должна быть для них доступна.

• Стремление к сокрытию информации

Если методика бизнес-анализа была выбрана неверно и оказалась малоэффективной, то это может привести к утаиванию верной информации, уменьшению скорости введения изменений, неполному использованию возможностей и в итоге – к провалу проекта. Неполная информация приводит к искажению фактов и, как следствие, появлению неверных данных, что может довести компанию до полного краха.

Новейшие информационные технологии поднимают уровень открытости данных, надо лишь, чтобы все подразделения компании осознавали необходимость их введения. Тогда каждый сотрудник сможет ознакомиться с результатами деятельности своего предприятия, вынесенными на информационные табло в виде графиков и схем. Свободный доступ к правдивой информации о компании повышает эффективность рабочего процесса.

• Медлительность

Если вы поставили за правило держать информацию о результатах бизнес-анализа в открытом доступе, то будет логичным сделать следующий шаг – использовать эти данные для эффективных действий и планирования рабочего процесса в дальнейшем. Важно понимать, что принятие решения на основе ценной информации должно пройти быстро, пока эти данные не потеряли свою актуальность.

Это в первую очередь касается руководства компании во главе с генеральным директором, которые несут ответственность за скорость принятия решений. Степень их готовности к решительным действиям отражается на эффективности работы всего коллектива. Если же возникают какие-то сомнения, то всегда можно получить подробные разъяснения от специалистов.

Если выяснилось, что руководство сомневается в эффективности какой-либо программы, то отдел, отвечающий за проведение бизнес-анализа, должен разработать комплекс мер, подтверждающий правильность выбранного решения. Этот человек может сомневаться, скрывать информацию, стать источником других проблем. Любая программа при условии точного внесения достоверных данных застрахована от ошибок.

Настоящее положение дел в компании способен показать и доказать только бизнес-анализ, основанный на современных технологиях. Важные бизнес-идеи должны подтверждаться реальными фактами. Бизнес-анализ нужен не только и не столько для получения информации, сколько для правильного планирования деятельности компании в дальнейшем.

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.