Как составить блок схему тех процесса

Блок-схема используется для отображения последовательных шагов в процессе. В таких диаграммах используется ряд взаимосвязанных символов для отображения всего процесса, что упрощает его понимание и помогает в общении с другими. Блок-схемы можно использовать для объяснения работы сложного и/или абстрактного процесса, системы, концепции или алгоритма. Блок-схемы также могут помочь в планировании и разработке процессов или улучшении существующих процессов.

Почему блок-схемы актуальны и сегодня?

Блок-схемы могут предоставить пошаговые иллюстрации для отображения сложных ситуаций, таких как программирование или бизнес-процессы. Существует множество типов диаграмм процессов, в том числе плавающие диаграммы, такие как межфункциональные диаграммы, диаграммы возможностей или диаграммы процессов развертывания.

Давайте рассмотрим еще несколько причин, по которым блок-схемы являются эффективным дополнением к процессу программирования.

Вот преимущества, которые могут принести блок-схемы.

• Легко учить.
• Мгновенная связь.
• Эффективный анализ
• Хорошо для нетехнических.
• Повышенная эффективность.
• Решение проблем.
• Визуальный алгоритм
• Правильная отладка
• Процедурное описание

Элементы блок-схемы?

Разные символы означают разные вещи, и каждый символ имеет свою особую форму. Метка каждого шага написана внутри формы символа; блок-схемы используют изогнутые прямоугольники, чтобы показать начало и конец процесса; сегменты линий или стрелки используются, чтобы показать направление или переход от одного шага к другому; простые инструкции или прямоугольники действий используются, чтобы указать, когда необходимо принять решение, и используются ромбовидные формы. В дополнение к ним есть много других символов, которые можно использовать в блок-схемах.

Блок-схемы могут быть горизонтальными или вертикальными.

Символы блок-схемы

Различные формы блок-схем имеют разные общепринятые значения. Значения некоторых из наиболее распространенных форм следующие:

Терминатор

Символ завершения представляет собой начальную или конечную точку системы.

Обработать

Прямоугольник указывает на некоторую конкретную операцию.

Документ

Представляет собой распечатку, такую ​​как документ или отчет.

Решение

Ромб представляет собой решение или точку ветвления. Линии, выходящие из ромба, указывают на разные возможные ситуации, ведущие к разным подпроцессам.

Данные

Он представляет информацию, входящую или выходящую из системы. Ввод может быть заказом от клиента. Результатом может быть продукт, который должен быть доставлен.

Ссылка на странице

Этот символ будет содержать букву внутри. Это указывает на то, что поток продолжается на совпадающем символе, содержащем ту же букву, в другом месте на той же странице.

Справочник вне страницы

Этот символ будет содержать букву внутри. Это указывает на то, что поток продолжается на совпадающем символе, содержащем ту же букву, где-то еще на другой странице.

Задержка или узкое место

Обозначает задержку или узкое место.

Поток

Линии представляют поток последовательности и направление процесса.

Использование блок-схем

• Документировать процесс
• Развивать понимание того, как осуществляется процесс
• Сообщите другим, как выполняется процесс
• При планировании проекта
• мозговой штурм идеи
• Отладка функции или программы
• Объясните процедуру
• Исследуйте процесс, который нуждается в улучшении
• Когда есть необходимость в улучшении коммуникации между людьми, вовлеченными в один и тот же процесс

Пример блок-схемы — простые алгоритмы

Блок-схему также можно использовать для визуализации алгоритмов, независимо от ее сложности. Вот пример, показывающий, как можно использовать блок-схему для демонстрации простого процесса суммирования.

Пример блок-схемы – расчет прибыли и убытков

В приведенном ниже примере блок-схемы показано, как можно рассчитать прибыль и убыток.

Используйте блок-схему с разными уровнями детализации

Блок-схема высокого уровня, показывающая от шести до двенадцати шагов, дает панорамное представление о процессе. Эти блок-схемы ясно показывают основные блоки деятельности или основные компоненты системы в процессе.

Блок-схемы высокого уровня  особенно полезны на ранних этапах проекта. Подробная блок-схема представляет собой крупный план процесса, обычно показывающий десятки шагов. Эти блок-схемы упрощают выявление циклов доработки и сложности процесса.

Изменить этот шаблон блок-схемы

Подробные блок -схемы  полезны после того, как команды точно определили проблемы или когда они вносят изменения в процесс.

Изменить этот шаблон блок-схемы

Блок-схема дорожки для плавания

Базовая блок-схема состоит из ряда шагов процесса, соединенных стрелками, показывающими порядок операций, который считается одномерным. Блок-схема дорожек (также известная как кросс-функциональная блок-схема) обеспечивает дополнительное измерение, назначая каждому шагу процесса категорию. Чаще всего категорией является стейкхолдер (человек, роль или отдел), визуально разграничивающий распределение обязанностей и ответственности за подпроцессы бизнес-процесса. Дорожка может располагаться как горизонтально, так и вертикально.

В чем отличия? Блок-схема против блок-схемы Swimlane

Блок-схема дорожек отличается от других блок-схем тем, что процессы и решения визуально сгруппированы путем размещения их на дорожках. Параллельные линии делят диаграмму на дорожки, по одной дорожке для каждого человека, группы или подпроцесса. Дорожки помечены, чтобы показать, как организована диаграмма.

В приведенном ниже примере вертикальное направление представляет собой последовательность событий в общем процессе, а горизонтальные деления показывают, какой подпроцесс выполняет этот шаг. Стрелки между дорожками показывают, как информация или материал передаются между подпроцессами.

Изменить этот шаблон блок-схемы

С другой стороны, поток можно повернуть так, чтобы последовательность читалась по горизонтали слева направо, при этом задействованные роли показаны на левом краю. Это может быть легче читать и проектировать, поскольку экраны компьютеров обычно шире, чем в высоту, что дает лучшее представление о потоке.

Изменить этот шаблон блок-схемы

Блок-схема развертывания Swimlane

Формы, используемые при рисовании блок-схемы развертывания, такие же, как и в стандартной блок-схеме с обозначениями дорожек. Блок-схема развертывания сочетает в себе две ключевые функции:

• Последовательность шагов в процессе
• Кто отвечает за какой этап развертывания

Он показывает этапы процесса, а также показывает, какое лицо или группа вовлечены в реакцию на шаг. В приведенном ниже примере показаны ответственные группы, перечисленные вверху. Это группы Производство, Администрация и Маркетинг. Вы можете нарисовать блок-схему развертывания, в которой перечислены люди, а не группы. Преимущество блок-схемы развертывания заключается в том, что она показывает, где работа передается от одного человека или группы к другому, где недоразумения и ошибки могут быть сведены к минимуму.

Изменить этот шаблон блок-схемы

Блок-схема дорожки возможностей

Блок-схемы возможностей (также известные как блок-схемы добавленной стоимости) используются для определения того, какие шаги в процессе являются дополнительными или расточительными. Он отделяет эти важные шаги для создания продукта или услуги от дополнительных затрат.

1. Создайте блок-схему «дорожки возможности», чтобы определить все этапы процесса.
2. Определите, какие из шагов повышают ценность с точки зрения клиентов, а какие нет.
3. Создайте блок-схему для каждого шага в соответствующем столбце.

Изменить этот шаблон блок-схемы

использованная литература

• 10+ шаблонов блок-схем и примеров
• Учебник по блок-схеме
• Бесплатный конструктор блок-схем

Нормативно-правовая база

Согласно основным документам, регулирующим порядок разработки и наличие на предприятиях пищевой промышленности системы ХАССП, одним из требований к предприятию является разработка и верификация блок-схем технологических процессов.

Более подробно с конкретными требованиями по блок-схемам вы можете ознакомиться в таких нормативных документах как ГОСТ Р 51705.1-2001 «Системы качества. Управление качеством пищевых продуктов на основе принципов ХАССП. Общие требования» и ГОСТ Р ИСО 22000-2007 «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции».

Наша же задача – показать на конкретном примере логику принятия решений при построении блок-схем, что бы вы смогли самостоятельно построить их в дальнейшем. Итак, рассмотрим ключевые обозначения, принятые в системе ХАССП.

Типы блок-схем

Блок-схемы в своем общем виде бывают трех видов:

1. Блок-схемы по приемке, размещению и хранению на складах сырья и упаковочных материалов. В них указывают требования и контролируемые параметры при входном контроле, а также, в зависимости от вида сырья – требуемые условия размещения и хранения.
2. Блок-схемы по подготовке сырья и материалов к производству. Здесь сырье проходит первичную (чаще механическую) обработку. Овощи чистятся, моются, нарезаются; замороженные продукты животного происхождения размораживаются, промываются и разделываются; сыпучие продукты, в случае необходимости просеиваются и так далее. Перечень сырья и выполняемых операций по подготовке к дальнейшим этапам производства довольно разнообразный и зависит от каждого конкретного типа предприятия, ассортимента и других факторов.
3. Блок-схемы по приготовлению (производству) блюд (готовой продукции) перед реализацией (отгрузкой) конечному потребителю. Все заготовки и полуфабрикаты, ранее подготовленные, собирают на таких схемах воедино и производят окончательный технологический процесс (тепловые и механические обработки, переработка, фасовка, смешивание, упаковка и маркировка, приемка по качеству и бракеражный контроль, реализация, отпуск или отгрузка). Всё очень разнообразно и зависит от конкретных задач и типа предприятия.

Все блок-схемы в системе ХАССП состоят из определенного набора операций, имеющих свой смысл и условные обозначения. Условные обозначения блок-схем представлены в таблице 1.

От теории к практике

Для создания наиболее понятной картины по построению блок-схемы мы возьмем рецептуру заправочного супа (борщ с капустой и картофелем) из Сборника технических нормативов (СТН) для общественного питания.

Первое, что нам необходимо знать для построения блок-схемы — это технология приготовления и входящее в состав блюда сырьё. Итак, вот наш список сырья:

— свекла свежая;

— капуста белокочанная свежая;

— картофель продовольственный;

— морковь столовая свежая;

— лук репчатый свежий;

— томатное пюре (паста);

— сахар-песок;

— соль;

— уксус 3%-ный;

— бульон или вода;

— специи (перец черный молотый/горошком, лавровый лист);

— свежая зелень;

— сметана;

— растительное масло для обжарки и пассерования.

В кипящий бульон или воду необходимо заложить подготовленные овощи (в том числе, пассерованные (обжаренные) и тушеные), проварить, добавить соль, сахар, специи, довести до готовности. При подаче заправить сметаной и зеленью. Исходя из этого, у нас будут все три вида блок-схем: по приемке сырья, подготовке сырья и приготовлению супа.

Блок-схема по приемке, хранению и перемещению сырья на производство

Данная схема состоит из трех основных операций (этапов):

1. Входной контроль
2. Выгрузка на склад
3. Хранение сырья (в зависимости от его типа)

Пример блок-схемы по приемке, хранению и перемещению сырья на производство

Так мы определяем, какие меры предпринимаем на входном контроле, как хранится и куда перемещается сырье после хранения.

Блок-схемы по подготовке различных групп сырья к производству

Из БС1 все сырье перемещается на производство. Однако прежде чем овощи попадут в суп, они должны пройти соответствующую обработку, из подготовленного мяса должен быть сварен бульон. Воду для бульона тоже нужно подготовить соответствующим образом. Значит, нам необходимы следующие блок-схемы:

1. по подготовке овощей;
2. по подготовке мясного сырья;
3. по подготовке воды к варке бульона;
4. по варке бульона (в данном случае, она является подготовительной операцией перед варкой супа и должна расцениваться соответствующим образом).

Мы будем присваивать блок-схемам по подготовке сырья порядковые номера, начинающиеся с цифры 2. На Рис. 2 изображена блок-схема подготовки овощей к производству. Этапы подготовительного процесса взяты из используемого СТН.

Внимание! При добавлении различных видов сырья будут добавляться и новые этапы (например, при использовании быстрозамороженных овощей добавится этап оттаивание и так далее, по смыслу).

Мясное сырье тоже нуждается в предварительной подготовке. подготовительные этапы берем из СТН. На Рис.3 представлена блок-схема по подготовке мясного сырья к производству.

Прежде чем сварить мясной бульон для супа, необходимо подготовить воду. Блок-схема ее подготовки к производству представлена на рисунке 4.

Да настоящего момента при составлении названий блок-схем подготовки мы использовали порядковые номера, начинающиеся с цифры 2 (2.1, 2.2, 2.3). Бульон можно использовать как самостоятельное блюдо, поэтому мы относим его к готовой продукции. Начиная с этой блок-схемы, мы будем присваивать порядковые номера, начиная с цифры 3 и далее – по количеству подгрупп наших блюд. Что это значит? Представьте, если бы у нас кроме бульона и супа было еще несколько видов блюд (например, салаты, блюда из мяса и птицы, блюда из рыбы, мучные кулинарные изделия). Названия наших блок-схем по приготовлению блюд выглядели бы примерно следующим образом:

-БС3 Бульон мясной;

-БС4 Супы заправочные;

-БС5 Салаты;

-БС6 Блюда из мяса;

-БС7 Блюда из рыбы;

-БС8 Мучные кулинарные изделия…

На Рис. 5 представлена блок-схема по приготовлению мясного бульона.

Блок-схема по приготовлению заправочного супа

    Итак, все ингредиенты для борща прошли предварительную подготовку. Далее наша задача, используя технологию приготовления по СТН, собрать всё воедино, провести оценку получившегося блюда и проанализировать его на соответствие к предъявляемым требованиям качества. Нужно определить меры коррекции при несоответствии и отправить на реализацию потребителям.

Исходя из представленной рецептуры, входящих в состав ингредиентов, поставленных задач, мы должны определить порядок и название технологических операций при приготовлении супа. Список операций будет иметь следующий вид:

• Кроме сырого картофеля и капусты в кипящий бульон необходимо положить пассерованный репчатый лук с морковкой, тушеную с уксусом и томатным пюре свеклу. Поэтому первый этап – предварительная термообработка овощей (пассерование и тушение). Предварительной она называется потому, что после нее будет еще одна – непосредственно варка супа.
• Берем подготовленный мясной бульон, закладываем в него сырую капусту, картофель, пассерованные и тушеные овощи. Назовем этап «добавление ингредиентов».
• Провариваем суп, доводим его до кулинарной готовности. В это же время добавляем соль, сахар, специи. Этот вид тепловой обработки последний перед подачей супа клиенту и носит название «окончательной термообработки».
• Перед тем, как подать блюдо клиенту, его необходимо оформить. Добавляем в порционную тарелку сметану, посыпаем зеленью. Этап назовем «оформление».
• Отбираем из сваренного объема контрольную порцию и проводим бракеражный контроль. Он включает в себя оценку органолептических показателей блюда: вкус, цвет, запах, внешний вид, форму нарезки ингредиентов, консистенцию и так далее. По результатам контроля выносится решение: если показатели качества в норме – отправляем блюдо на реализацию. В противном случае оцениваем степень не соответствия качеству и принимаем решение по корректирующим действиям: если присутствуют мелкие недочеты (недосол) – устраняем и отправляем на повторный органолептический контроль; если недочеты являются неустранимыми – испорченные (пережаренные) ингредиенты, влияющие на вкус, внешний вид и съедобность – утилизируем всю партию.
• Если мы решаем отправить блюдо на реализацию, то должны указать ее предельные параметры. Например, в данном конкретном случае мы должны обратиться к СанПиН 2.3.6. 1079 – 01 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям общественного питания, изготовлению и оборотоспособности в них пищевых продуктов и продовольственного сырья» и выяснить температуру подачи данного вида блюда, сроки и температуру реализации. Температура горячих супов при подаче не ниже +75°С. Супы могут находиться на мармите или плите не более 2-3 ч с момента изготовления при постоянной температуре не менее +75°С. Указываем данную информацию в нашем последнем этапе – реализация.

Данную логику следует применять при построении блок-схем для любых этапов и видов производств. Для понимания рецептур (технологий изготовления) необходимо руководствоваться ТТК или СТН в общественном питании и ТИ (ТУ или СТО) в производстве. Все похожие блюда, для удобства, следует объединить в подгруппы и строить для них общую блок-схему.

Неожиданным был недавно мой доклад про то, как рисовать блок-схемы. И чему только учат в институтах? Давайте для закрепления? На полях этой заметки тоже пробежимся по основам разработки и описания процессов в блок-схемах.

---

Составляющие блок-схем

В первую очередь надо договориться о нотации, т.е. правилах отрисовки блок-схем:

• Действие;
• Условие;
• Документ;
• Подпроцесс;
• Линии.

Вот пожалуй и все, что нам с вами требуется для начала, чтобы описать практически любой процесс в виде диаграммы бизнес-процесса.

Как описать бизнес-процесс

 Давайте попробуем прочитать уже сделанную блок-схему (о том как сходить в магазин). Какие шаги нужно выполнить для достижения цели:

• Составить список покупок;
• Найти кошелек;
• Взять кошелек;
• Открыть кошелек;
• Хватает ли в кошельке денег?
• Если нет, то возвращаемся к Списку покупок;
• Если Хватает, то берем пакет;
• Смотрим, есть ли на улице дождь;
• Если дождь есть, берем зонт и затем выходим на улицу;
• Если нет, выходим на улицу;
• Идем в магазин (это ведь тоже может быть целый подпроцесс);
• Далее выполняем процесс № 2 (Купить продукты);
• … тут еще можно расписать возвращение домой, раскладывание продуктов по шкафам и холодильнику, приготовление ужина и т.д. …
• Конец.

Так будет выглядеть описание бизнес-процесса для нашей задачи:

Как видите, рисовать и описывать блок-схему (диаграмму) достаточно просто.

Тут я хочу предостеречь вас. Одного рассказа (описания) или одной диаграммы с бизнес-процессом недостаточно. Надо, чтобы в вашем тексте (а это ведь будет скорее всего техзадание, пользовательская история, функциональные требования) были: 

• и диаграмма;
• и текст.

Почему? Просто потому, что ваши читатели разные, кто-то воспринимает текст, а кто-то понимает только картинку. Поэтому любите их и делайте хорошо, а нехорошо не делайте.

Сейчас смотрят: 8 719

Как составить блок-схему технологического процесса?

При разработке системы менеджмента и безопасности пищевой продукции, основанной на принципах ХАССП, обязательна разработка блок-схем технологических процессов.

Технологические схемы должны быть составлены для каждого блюда или изделия [2].

Для разработки блок-схем понадобятся:

1. Технологические карты блюд [3] или сборник рецептур с описанием последовательности приготовления, норм расхода продовольственных товаров, температурных режимов и т.п.
2. Лист и карандаш или программа для составления блок-схем. Простейшим вариантом может быть программы MS Word или MS Excel.

Удобнее, по крайней мере на начальном этапе, сначала составлять схему на бумаге, а затем уже переносить ее в электронный вид.

Рассмотрим основные этапы составления блок-схемы технологического процесса приготовления блюда.

Технологические схемы должны содержать:

— наименование используемых пищевых продуктов (ингредиенты);

— последовательные этапы (стадии) процессов изготовления;

— температуры хранения используемых пищевых продуктов;

— режимы (температуры и продолжительности) кулинарной обработки,

— температуры подачи (отпуска) блюд/изделий и т.п.;

— наименование изготовленных или приобретаемых полуфабрикатов (при необходимости);

— наименование готового блюда или кулинарного изделия (выходные данные);

— подписи и даты утверждения (подписи и даты необходимо подтверждать при проведении валидации) [2].

Источники:

1. ГОСТ 31985-2013. Межгосударственный стандарт. Услуги общественного питания. Термины и определения.
2. ГОСТ Р 55889-2013 Услуги общественного питания. Система менеджмента безопасности продукции общественного питания. Рекомендации по применению ГОСТ Р ИСО 22000-2007 для индустрии питания.
3. ГОСТ 31987-2012 Услуги общественного питания. Технологические документы на продукцию общественного питания. Общие требования к оформлению, построению и содержанию.

Удачи и процветания Вашему предприятию.

С Уважением «ХАССП-Ликбез».

Designing and documentation is a process that entails mapping out the different steps from start to the very end. A single mistake in such a case can result in the entire system breaking down, resulting in a major loss of time, money, capital equipment, and might even threaten the safety of the manpower employed to carry out the process. Therefore, flowcharts are constructed to design and document such procedures. Let us show you the best ways to construct a flowchart, with FAQs, examples, design tips, and suggested PowerPoint flowchart templates.

Try our free flowchart maker to evaluate our templates and products.

What is a Flowchart?

A flowchart is a diagram used for representing workflow, programs, processes, and for representing algorithms. To make a flowchart, you have to go through various steps and ensure strict adherence to how each step is presented visually.

Typically, flowcharts follow a strict rule regarding the type of symbols used for representing each step. These symbols have specific meanings, representing the start, process, connectors, input, output, end, etc. These symbols are represented using different shapes such as a circle, diamond, oval, arrow, and the like.

Is it Flow Chart or Flowchart?

The term flowchart or flow chart are both used for diagrams that depict processes, workflow, programs, and computer algorithms using a set of symbols that have pre-defined functions. This diagrammatic representation is also known by other terms such as a flow sheet, flow diagram, workflow diagram, and business flow diagram.

Brief History of Flowcharts

The use of flowcharts to document processes can be traced back to the early 1920s. Flowcharts were the brainchild of American engineers Frank and Lillian Gilbreth. During 1921, both Frank and Lillian introduced the concept to the American Society of Mechanical Engineers (ASME), as flow process chart. These tools soon found their way to the curricula of industrial engineering and was used by other engineers. One such individual was Allan H. Mogensen, who during the 1930s, began training business people using the same tools. Similarly, Mogensen’s student, Art Spinanger, used the concept at Procter and Gamble to develop the ‘Deliberate Methods Change Program’.

What caught the attention of people from across different industries was the simplicity of using a flowchart. Even today, flowcharts are deemed as diagrams used for documenting and representing simple processes. In recent years, flowcharts have evolved into other forms including Unified Modeling Language (UML) activity and Event-driven Process Chain (EPC) diagrams.

What is the Purpose of a Flowchart?

Flowcharts are used for the documentation, design, and depiction of a process, program, or algorithm. Flowcharts help map the aforementioned, with a visual map of the flow, and control of resources. Flowcharts are used to communicate processes in various fields. A presentation flowchart can be used as a tool to break down information and clearly explain it to an audience, making it easy to understand and follow. The purpose and fields across which flowcharts are used are explained in detail below.

Different Types of Flowcharts

Different types of flowcharts can be divided into four broad categories. These include:

• Document flow charts
• Data flow
• System flow
• Program flow charts.

There are also other types of flow chart categories, such as swim lane, EPC, workflow, SDL, DFD diagram, etc. 

While flowcharts have been defined differently by various authors, the four broad categories that define flowcharts according to Alan B. Sterneckert in his book ‘Critical Incident Management’ in 2003 include the following:

1. Document Flowchart:

A document flowchart shows controls over document flow through a system. Such a chart is constructed from left to right, showing the flow of documents across business units.

2. Data Flow Chart:

Such a flowchart is primarily used to show the channels through which data is transmitted rather than the flow of controls.

3. System Flowchart:

A system flowchart shows the physical or resource level controls. This type of chart displays the flow of data within a system and the decisions made to control events.

4. Program Flowchart:

As the name suggests, this type of flowchart shows the controls in a program used in a system.

Flowchart Symbols — Meaning of the Different Symbols in Flowcharts

Every flowchart symbol has a pre-defined meaning. Using these symbols in the right order at the correct part of the chart is essential to accurately depict the flowchart. Below is a list of common symbols used in a flowchart.

Terminal Symbol

A terminal is an oval or rounded rectangle shape used at the beginning and end of a flowchart. Terminals come with a word like ‘Start’ or ‘End’ to indicate the beginning or conclusion of a process. A terminal (a.k.a. Terminator symbol) might also come with a phrase, such as ‘Receive Product’ to explain the phase of the process. Sometimes it is also displayed as ‘Start’ or ‘Stop’.

Flowline Symbol

A flowline shows the flow represented by various symbols by connecting one symbol to another via a line. If the process is not standard, arrowheads are added to flowlines. This might be the case when the flow is not in a standard format such as top to bottom or left to right.

Process Symbol

This is a rectangle shape used for representing a set of operations with a change of form, location, data, value, etc. It is the action step or process represented in the flowchart.

Predefined Process Symbol

This symbol has a rectangle shape with vertical edges on both sides and indicates a subroutine or predefined process in the chart.

Decision Symbol

Represented with a diamond shape, the decision symbol in a flowchart comes with a yes or no or true or false question/test, determining the path of the program.

Input/Output Symbol

As the name implies, the rhomboid input/output symbols indicate inputting or outputting of data.

On-page Connector Symbol

Represented with a small circle, the on-page connector uses letters inside the shape to show where the adjoining connector is present.

Off-page Connector Symbol

Represented as a home plate like a pentagon, the off-page connector indicates that the target is on another page.

Annotation Symbol

This open rectangle shape indicates additional information about a step in the flowchart.

Data File or Database Symbol

This cylinder shape represents a disk drive.

Document Symbol

The document symbol represents one or more documents. For single documents, a single wavy rectangle is used, whereas a stacked wavy rectangle shape represents multiple documents.

Manual Operation Symbol

The trapezoid symbol in a flowchart represents an operation or process adjustment that needs to be made manually.

Preparation or Initialization Symbol

This elongated hexagon symbol is used when initializing a routine or setting a switch.

How to Make a Flowchart?

You can construct a professional-looking flowchart by following the five basic steps mentioned below.

Step 1. Determine the Purpose of the Flowchart

Before you start constructing your flowchart, you should have clarity regarding its purpose and gather information. Is the chart supposed to help employees understand or execute a process, determine the workflow, facilitate an operation or routine task or show the various steps for executing a program or algorithm?

Step 2:  Pick a Flowchart Design and Template

Depending upon your needs, you can pick different flow chart templates across various platforms. For example, to create a PowerPoint flowchart for a presentation, you can pick a template from our suggested PowerPoint templates mentioned in the section below.

The flow chart templates by SlideModel can be edited in Microsoft PowerPoint and Google Slides, but then you can reuse them in any other presentation or word processing tool such as Microsoft Word or Google Docs. By using copy & paste, you can insert the flow chart design into another document.

Step 3: Make a Flowchart According to the Correct Symbols

Sometimes, flow charts are also constructed using various images and icons that do not correspond to the standard flowchart format. For example, ‘how a bill becomes a law flowchart’ might contain icons and symbols related to the judiciary, the parliament, or other icons that might appear eye-catching for making a flowchart infographic. However, the standard format is to use the symbols in the correct order, such as using the standard symbols to show the start, process, decision, connectors, etc.

Step 4: Ensure Your Flowchart is Properly Labeled and Connected

Using the right symbols, with the required terms is necessary to ensure that the flowchart can be read and understood correctly. This is vital for processes to be executed and understood properly. Even a slight error in constructing a flowchart used for a process or program can at times have dire consequences. Resulting in the loss of time, money, equipment and affecting manpower. If you use a Flowchart maker, typically the flowchart tool provides text placeholders. It is essential to replace the default labels by the actual text to use.

Step 5. Stylize Your Flowchart

To make the flowchart easy to understand and eye-catching, you can add colors, text, and icons in a manner that it appears visually pleasing, without compromising on the standardization of the chart. You can use color coding for symbols, as well as different font styles and stylish versions of flowchart icons to make your chart easy on the eyes.

Flowchart Example: How a Bill becomes a Law Flowchart

How a bill becomes a law flowchart shown below maps the process from the draft bill to the stage when the law is enacted.

How to create a Flowchart in PowerPoint?

Microsoft PowerPoint is the go-to presentation software for many business professionals, educators, and students. Despite there are flowchart tools that are very specific to create “flowcharts”, PowerPoint can also be used to create beautiful, complex Flowcharts.

The built-in shapes catalog in PowerPoint includes several flowchart symbols and elements that you can use. Then, applying styles you can produce some high-quality flow charts to use in presentations.

To insert a flowchart symbol in PowerPoint, go to Insert -> Shape button and locate the symbol in the Flowchart section, as shown in the screenshot below.

How Does Flowchart Programming Work?

Flowcharts programming can be quite different from charts used for business, sales, and marketing, or a manufacturing process. The video below shows how a flowchart for computer programming or algorithms is constructed.

How Flowcharts are Used Across Different Fields?

Flowcharts are used across different fields and purposes, ranging from manufacturing, engineering, education, sales and marketing, to information technology, audit management planning, etc.

1. General Purpose Flowcharts

The general purpose of flowcharts across different fields can include the following:

• Documenting a process which can be later used for analysis and trainings.
• Analyzing a process to identify and eliminate redundant parts to make it more efficient.
• Standardization of a process for quality control purposes.
• Communicating a process during a training to orient the staff regarding how the process should be carried out.

Example: A process flowchart or data flowchart are a few examples of the type of flowchart uses mentioned above.

2. Flowcharts in Manufacturing and Engineering

In manufacturing and engineering, a flowchart can be used to document, analyze, standardize, or communicate a process. The flowchart can appear as an instructional diagram where set procedures need to be followed to ensure smooth manufacturing of products, quality, prevention of hazards, and to document the process itself.

Example: The most common types of flowcharts used in manufacturing and engineering include process flowcharts, workflow chart, data and swimlane flowchart.

3. Flowcharts in Computer Algorithms and Programming

Flowcharts are commonly used for computer algorithms and programming for the following purposes:

• To show how the code is organized.
• To Visually represent the way a code or program needs to be executed.
• To show the structure of a frontend, website or app.
• To show how the end user experience regarding a GUI for a website, operating system or program works.

Examples: A few examples of flowcharts used for the aforementioned purpose include Unified Modeling Language (UML), Nassi-Shneiderman Diagrams and DRAKON charts.

4. Flowcharts in Education

A flowchart might be used for educational purposes, such as to teach a process to students or during staff training. There are different ways how this can be done such as:

• For creating lessons for a presentation.
• When making infographics or other types of designs in order to show the flow of data or to teach a process.
• When showing a legal or civil process such as registration of identity documents or voters.
• When explaining a scientific process.
• When mapping out the outbreak of a disease or effects of a natural disaster.
• For Communicating theories and hypotheses.
• To teach a business process.
• To teach the use of a program, system or computer algorithm.

Examples: A data flowchart, Business Process Model and Notation (BPMN) model, data flow and Cross-Functional flowchart are a few of the many flowchart types that can be used for educational purposes.

5. Flowcharts in Sales and Marketing

Flowcharts used in sales and marketing are important for mapping out the target market, sales, flow of communication and to understand what impact such information might have on the broader marketing or sales strategy. Flowcharts used in sales and marketing might serve the following purposes:

• To view the flow of the sales process.
• To view the flow of customer feedback.
• To plan and execute a research or marketing strategy.
• To show the flow of information to reach the target audience.

Examples: A process, data or swimlane flowchart might be suitably used for sales and marketing purposes.

As an alternative source for flowcharts you can check Visme.

Flowchart Examples and PowerPoint Templates

Below is a list of flowchart examples and PowerPoint templates that you can use to create and showcase different types of flowcharts to present before an audience.

Business Process Flowchart

This Business Process Flowchart template is meant for making presentations where you need to construct a flowchart to explain how a business process works, such as by depicting a top-down illustration.

A few examples of business processes that can be created using this template includes a product development process, payroll process, procurement process, advertising process, sales and marketing process, etc.

Swim Lane Flowchart

A Swim Lane flowchart distinguishes responsibilities and job sharing for sub-processes for a business process. This presentation template can be a good resource for making swim lane illustrations by using sample flow chart slides with editable symbols and flowlines.

Manufacturing Process Flowchart

In order to show a manufacturing process, you can use this template for creating an illustration that can help show the entire manufacturing mechanism in a step-by-step manner. The PowerPoint template provides terminal, process, decision and other useful symbols. You can also add or remove symbols by editing the original slide layouts.

Construction Flowchart

With a blueprint like layout, this construction themed flowchart template for PowerPoint gives clipart for symbols and sample flowchart slides to help you create construction related illustrations.

Contingency Plan Flowchart

Businesses require a backup plan in case things don’t go as planned or an unforeseen event hampers business continuity. This Contingency Plan Flowchart Template for PowerPoint is meant to design such plans in the form of flowcharts.

Customer Journey Flowchart

Mapping the customer journey is a common practice among businesses to identify how a customer ends up buying their product. To map this journey, you can use the help of flowcharts by mapping out the entire process using this simple template. The template is meant for showcasing the most basic factors leading up to the purchase of a product by a customer.

Product Flowchart

This is an unconventional flowchart template with a two column design that you can further edit to add symbols and flowlines to construct a product flow chart.

Yes/No Flowchart Template

Yes/No Flowchart designs can help to visualize different paths based on a Yes and No decision. Yes/No Flowcharts are sometimes known as dichotomous keys and are represented with a decision tree graphic.

Final Words

A flowchart is of immense importance to document, explain, and execute process, programs, and workflow. The use of the flowchart has evolved over the years and is likely to continue changing in the wake of new processes and technology being introduced at an accelerated pace on a global scale. However, it is important to construct flow charts accurately, according to the need of the end users.

A minor mistake in the chart can result in a major issue due to the incorrect depiction of a step. At the same time, it is also important that such a chart is explained and properly understood for the correct implementation of the flow depicted in the chart.