Как составить brief

Что такое бриф? Какие задачи он помогает решать и как правильно его составить? Если вы взаимодействуете с людьми, отдаете указания или же сами выполняете поручения, то вы по адресу, проходите, садитесь!

Недавно поймал себя на мысли, что все самое ценное лежит под прямо под ногами. Пытаясь найти интересную тему для обзора, копался в старых записях и книгах. Наткнулся на словечко такое “бриф” и тут на тебе, озарение! Это же один из самых полезных инструментов в работе, а про него ни слова в блоге.

Независимо от сферы деятельности, если вы поручаете задачи людям, то наверняка сталкивались с такими ситуациями, когда результат не соответствовал ожиданиям? Почему же они сделали не так, как я думал? Вот жеж негодяи! А может дело в вас? Может быть есть малая доля вероятности, что задача была поставлена скажем так “слабенько”? Поздравляю, если вы это понимаете, то уже на один шаг к исправлению и еще на один к успеху, то есть к брифу!

Что такое бриф

Бриф (brief в переводе с английского – резюме, инструкция, сводка) – это краткая письменная форма соглашения между заказчиком и исполнителем, в которой прописываются основные обязательства и задачи будущего проекта.

Если еще немного упростить, то бриф, это инструмент правильной постановки задач, при которой обе стороны сотрудничества получают желаемый результат. По сути, это список вопросов, на которые должен ответить ваш заказчик. Вопросы формируете вы и высылаете вашему будущему “владыке задач”. Ответы на них позволяют получить всю необходимую информацию для реализации проекта.

В чем сила брифа

Давайте разберемся, какие задачи решает бриф:

• помогает разложить задачу на понятные части
• вводит в контекст всех участников
• вытаскивает ключевую информацию для реализации задачи
• экономит время
• отсекает не целевых заказчиков (те, кто объясняют задачу “на пальцах” не любят брифы)
• синхронизирует ожидания заказчика и исполнителя
• определяет ключевые метрики

Основной минус брифа, это время. Со стороны исполнителя, это время на создание самого брифа, а со стороны заказчика, это его заполнение. Но, все это время окупается на первом же проекте, когда вы берете за практику работать только через заполненный бриф и тем самым упрощаете жизнь как себе, так и будущим клиентам.

Виды и история брифа

Изначально бриф появился в области рекламного бизнеса, поэтому первые его виды так или иначе крутятся вокруг рекламы:

• для запуска рекламных кампаний – медиа бриф
• для создания рекламных материалов (интернет, аудио, видео, тексты и пр.) – креативный бриф
• для проведения маркетинговых исследований – экспертный бриф

Чуть позже практика работы с брифами перекочевала и в другие области, стали появляться брифы на создание:

• сайтов
• мобильных приложений
• сложных интеграционных систем
• и всего возможного

Концептуально, думающие люди в разных сферах начали понимать, что набор вопросов для относительно стандартных задач позволяет экономить колоссальное количество времени и выполнять более качественную работу. Уже не нужно по сто раз уточнять что же хочет клиент, достаточно просто выслать список заранее подготовленных вопросов. В конечном счете инструмент стал универсальным.

Как создать бриф

Как мы выяснили выше, основная задача брифа, это вытащить из заказчика важную для вас информацию. Информацию, которая позволит выполнить задачу качественно и в соответствующие сроки, поэтому уделите должное внимание этому списку вопросов. Используйте схему ниже, чтобы не пропустить самое важно при создании брифа.

Хороший бриф должен включать себя следующие вопросы:

• описание задачи: опишите задачу/проект
• желаемый результат: каким вы видите конечный результат проекта? Можете приложить эскизы или примеры похожих работ?
• сроки: сколько времени отводится на выполнение задачи? (дедлайны)
• целевая аудитория: для кого предназначена задача/проект? Кто будет пользоваться продуктом?
• бюджет: каков бюджет на рекламную кампанию/проект?
• метрики: как будем измерять результаты? Какие показатели проекта считать успешными, а какие нет?
• дополнительная информация: ваши дополнительные пожелания к задаче

Вне зависимости от специфики деятельности список выше является основой для создания правильного брифа. Адаптируйте его под свою конкретную задачу и клиентов.

На практике структура брифа может сильно видоизменяться. Основные вопросы выше помогут вам составить свой собственный бриф.

Примеры брифов

Предлагаю вам несколько примеров брифов, чтобы вы могли опираться на них при создании собственного:

• бриф на креативные услуги
• бриф на создание сайта
• бриф на разработку рекламной кампании
• бриф на дизайн сайта
• бриф на доработку функционала сайта

Обратите внимание, что список вопросов в примерах выше так или иначе вертится вокруг основных тем, которые мы разобрали выше (раздел “Как создать бриф”).

–

Простите, что прерываю чтение. Присоединяйтесь к моему telegram канал. Свежие анонсы статей, развитие digital продуктов и growth hack, там все. Жду вас! Продолжаем…

–

В каком формате делать бриф

Не забывайте, что бриф, это инструмент сбора необходимой информации, но этот инструмент должен быть удобным для вашего заказчика. Помимо этого, он представляет вас, как профессионала своего дела. Поэтому хорошо составленный бриф упакованный в удобный формат, это еще один способ показать себя с лучшей стороны.

Хранить бриф можно:

• в отдельном doc. или excel файле (просто высылаем на почту клиенту)
• в облачном файле или хранилище документов типа Google Docs (самый удобный способ, на мой взгляд)
• разместить на собственном сайте в виде формы для заполнения
• в печатном виде (для old school клиентов, производит впечатление)

Думаю, еще несколько вариантов вполне возможно накидать, только была бы фантазия, но не вижу смысла их включать в перечень выше, так как основные мы упомянули.

Как донести заказчику, что бриф заполнять нужно

Вполне нормальная ситуация, когда заказчик противиться заполнению брифа. Лишние интеллектуальные усилия, плюс временные затраты, весьма неплохо работают на команду стоп. “Да я просто в двух словах обрисую задачу, тут делать нечего…”, – слова, которые ведут вас в ловушку до первой же приемки работ.

В двух словах задача – в двух годах спрос за нее (с) Авторское

Нам такой расклад не подходит, мы дорожим своим временем и качеством работы. Метафорические задачи, ровно, как и результат, это не наша игра. Чтобы донести заказчику необходимость работы через бриф расскажите, что ответы на вопросы помогут лучше понять задачу, определить реальные сроки и получить более качественный результат.

Как правило, те заказчики, которые дорожат результатом, бюджетами и собственным временем, готовы заполнить бриф и ответить на дополнительные вопросы. А те кто не готов, стоят ли они ваших будущих нервных клеток?

Бриф, это привычка и процесс

Когда люди, с которыми вы работаете, привыкают к брифам, то вся система процессов становится сбалансированной. Задачи начинают выполняться гораздо быстрее, неточности и переделки сводятся к минимуму, а вся система становится эффективнее.

Из личного опыта могу сказать, что постановка задач через систему брифов даже между подразделениями внутри одной компании позволяет оптимизировать процессы и приносит свои плоды. Хорошо подобранный список вопросов для периодически похожих задач отличное подспорье “ну мне нужно, чтобы приблизительно вот так…”.

Бриф и ТЗ

Как-то в блоге публиковал материал про ТЗ, сегодня руки дошли и до брифа. Изучив ряд материалов про отличия брифа и ТЗ, пришел к выводу, что все сводится к тому, что бриф, это более общее и расплывчатое представление заказчика о конкретной задаче. В то время, как техническое задание, это точная инструкция

ТЗ используют для более сложных и комплексных проектов. Тот случай, когда со стороны заказчика есть четкое понимание того, что должно быть в конечном итоге, вплоть до прототипов, процессов и прочих деталей. На мой взгляд, бриф может являться как основой для будущего ТЗ, так и отдельным инструментом постановки задач.

Заключение

Как мы разобрали выше, бриф, это основа постановки задач. Он может быть адаптирован под любые виды деятельности и позволяет эффективнее организовать процесс взаимодействия между людьми. Попробуйте составить свой бриф под собственные повторяющиеся задачи, в которых тратится много времени на выяснение деталей, а после замерьте результат. Держу пари, что он оправдает ваши ожидания.

Алексей А.

Читайте также:

• Техническое задание
• Протипирование: как сделать прототип сайта или мобильного приложения

Кстати, я уже давно веду авторские семинары по управлению IT продуктами, если интересно, посмотреть их можно тут.

В продолжение рождественских и новогодних праздников предлагаю посмотреть отличный ролик от шоу “Танцы на льду”. Два великолепных белых медведя, которые танцуют на “всех четырех”, это что-то. Приятного просмотра!

Статья обновлена 07.06.2022

Основа любого сотрудничества — взаимоотношения сторон, основанные на достижении общей цели. Чтобы клиент и заказчик, начальник и подчиненный смогли найти общий язык, понять друг друга правильно, составляется бриф. Что это такое? Кто должен его составлять, какую информацию туда вносить, какова должна быть структура документа? Разберем ответы на эти вопросы. 

Бриф: понятие и особенности

Бриф — документ, в котором кратко, в письменном виде обозначаются обязательства сторон, задачи будущего проекта. Нередко бриф включает вопросы исполнителя, ответы заказчика: благодаря данной информации можно добиться выгодного для обеих сторон результата сотрудничества. 

Брифы составляют при личной встрече, через специальные формы электронной переписки. Если сотрудничество удаленное, исполнитель обычно формирует основные вопросы, уточнения к заказчику, а тот дает наиболее полные ответы. 

Рекламные агентства зачастую размещают бриф прямо на корпоративном сайте. Такое заочное знакомство позволяет упростить процедуру заказа, поскольку нюансы сотрудничества выяснены заранее. 

При помощи брифа достигается:

• разделение задач на смысловые и временные блоки;
• формирование понимания задач для всех участников проекта;
• экономия времени, сил и ресурсов;
• выделение ключевой информации;
• правильное распределение времени, ресурсов;
• синхронизация ожиданий заказчика и исполнителя;
• предотвращение конфликтных ситуаций. 

Составление и заполнение брифа сторонами требует времени, оно непременно окупится позднее. Также бриф станет прекрасным опытом для будущей работы, упростит последующие задачи.

Виды брифов

Впервые понятие «бриф» начало использоваться в сфере рекламы. Поэтому первые его виды так или иначе были связаны с продвижением:

• медиа-бриф — используется при запуске рекламных кампаний;
• креативный — предназначен для создания рекламных материалов;
• экспертный — создается для проведения маркетинговых исследований, тестирований.

Позднее брифы стали действенным инструментом сферы digital, поэтому появились другие их виды:

• для разработки мобильных приложений;
• для создания сайтов и лендингов;
• для разработки программных продуктов;
• для настройки рекламных кампаний;
• для создания маркетинговой стратегии.

Современные брифы получили распространение также в консалтинге, юриспруденции, дизайне, строительстве.

Чтобы правильно составить бриф, новичку поможет пример рекламного брифа, который мы рассмотрим далее. В нем будут отражены все основные вопросы и нюансы. Создав первый бриф по образцу, можно значительно упростить дальнейшую работу. Такая анкета поможет сэкономить время и нервы — исполнителю не нужно будет несколько раз связываться с заказчиком, уточнять детали, решать возникающие вопросы.

Правильное создание брифа

Бриф фактически помогает исполнителю получить максимум информации от заказчика. Именно это позволит выполнить задание максимально качественно и оперативно.

Удачный бриф должен содержать восемь нижеперечисленных пунктов. 

1. Данные компании-заказчика.
2. Описание проекта, задачи.
3. Результат, к которому нужно стремиться. Исполнитель может попросить заказчика добавить примеры удачных работ: качественные и удачные решения других компаний или из опыта заказчика — референсы.
4. Дедлайн — какой срок отводится на выполнение задания.
5. Целевая аудитория — на кого рассчитан конечный продукт, кого нужно заинтересовать. Здесь важна конкретика — регион, возраст, пол, род занятий, достаток, другие характеристики.
6. Показатели проекта заказчика: сильные и слабые стороны, особенности предоставляемых услуг, уровень конкуренции.
7. Бюджет проекта.
8. Дополнительные вопросы, пожелания, комментарии по проекту.

Это список основных моментов. В зависимости от сферы деятельности он может дополняться другими пунктами. На практике бриф может отличаться от идеального примера. Например, бриф по созданию логотипа компании будет кардинально отличаться от брифа по разработке приложения для смартфона.

Не всегда сотрудничество подразумевает взаимоотношения двух опытных сторон. Если ваш заказчик — новичок, ему тем более нужно предоставить бриф для заполнения. В этом случае можно взять готовый пример или составить новую форму на основе особенностей конкретного сотрудничества. При составлении индивидуального брифа стоит учесть все нюансы работы: сфера деятельности, конкуренция, тема, задачи, дедлайн и так далее.

Заказчик может попросить исполнителя помочь в заполнении брифа, ведь новичок не всегда сам уверен в собственных потребностях. В таком случае, конечно, стоит максимально посодействовать своему партнеру. Следует учесть, что даже совместно составленный бриф нужно отправить заказчику на согласование: он еще раз просмотрит ответы на вопросы, при необходимости подкорректирует их, дополнит опросник своими пожеланиями и комментариями.

Форма брифа

Компании, которые только начинают внедрять брифы в свою работу, интересуются оптимальной формой брифа, который преподносят заказчику. Важно понимать: бриф, его форма будут отражать серьезность ваших намерений. К тому же он должен быть удобным как для исполнителя, так и для заказчика. В эпоху цифровых технологий самая удобная форма — электронная.

По созданию брифа и его заполнению можно отметить следующие общие моменты:

• проще всего создать файл в Excel или Word и отправить его заказчику по электронной почте или через мессенджер;
• если у исполнителя есть сайт, форму брифа можно разместить на ресурсе и попросить заказчика ее заполнить;
• удобно разместить форму в облачном хранилище, виртуальном диске или в онлайн-опроснике, предоставив заказчику доступ для заполнения;
• также можно распечатать форму и дать заполнить второй стороне при личной встрече.

Создать первый бриф с нуля довольно сложно, поэтому лучше взять за основу готовый удачный пример. Существует масса специализированных ресурсов, где есть примеры заполнения брифов и список рекомендуемых вопросов. Самым простым методом станет дополнение предложенного списка с учетом специфики предстоящих работ.

Писать вопросы в теле электронного письма — не самый комфортный и продуктивный метод взаимодействия с заказчиком. К тому же исполнителю будет сложнее искать необходимую информацию. Обычно так поступают неопытные сотрудники и новички на рынке. 

Отдельно созданный файл с формой брифа — свидетельство уважения заказчиков и их времени со стороны компании.

Бриф: пример заполнения

Как мы уже поняли ранее, бывают разные формы и содержание брифа. В качестве примера рассмотрим задание на разработку печатной рекламы. Заполнив все указанные поля, заказчик полностью передаст свои пожелания, тогда исполнитель сможет взять данную таблицу за основу для выполнения задачи.

После заполнения анкеты заказчиком исполнитель получит подробный бриф. Пример рассматривает только создание маркетинговой продукции, однако его можно видоизменить под любой другой вид деятельности, ведь в документе учтены все необходимые моменты: информация о заказчике, продукте, требуемой работе, сроках, бюджете.

Важность брифа: убеждаем заказчика

Несмотря на то, что большинство компаний открыты к передовым технологиям и методам, не все знакомы с понятием «бриф». Поэтому исполнитель может столкнуться со стеной непонимания, предложив второй стороне ответить на вопросы анкеты.

Другие заказчики, даже зная суть брифа, могут отказываться его заполнять, ведь процесс потребует времени. Многие полагают: незачем заполнять форму, ведь можно в двух словах просто описать ситуацию.

Исполнителю не стоит поддаваться подобным уговорам, иначе может возникнуть непонимание. Лучше убедить заказчика в необходимости брифа: при появлении разногласий у обеих сторон будет письменное подтверждение их договоренности, значит, уже никто не скажет: «Я такого не говорил».

Серьезные заказчики обязательно отзовутся на просьбу заполнить форму. Если нет, следует задуматься, стоит ли вообще начинать сотрудничество.

Бриф необходимо отправить второй стороне после обсуждения общих деталей. Это удобно, поскольку заказчик выберет подходящее время и заполнит форму. Наиболее удобная последовательность действий включает в себя первичное составление брифа и последующее обсуждение стоимости работ. 

Различия между брифом и ТЗ

Компании и отдельные лица, начинающие свой путь в сфере digital, часто путают такие понятия, как «бриф» и «ТЗ, техническое задание». На самом деле понятия разные: техзадание — точная и четкая инструкция для выполнения одной конкретной задачи, а бриф помогает определить общие представления о проекте. 

Часто бриф используют для первоначального уточнения условий сотрудничества, затем на его основе создают несколько конкретных ТЗ. Следовательно, техническое задание и бриф могут существовать вместе или по отдельности.

Если бриф не нравится заказчику

В любой сфере может возникнуть ситуация, когда заказчика не устроил присланный исполнителем бриф. Он может посчитать, что перечень вопросов неполный или они звучат слишком обобщенно. Если исполнитель взял готовый пример у коллег и не переделал его, то вероятно, заказчик уже где-то видел эту форму и может счесть, что вторая сторона подходит к процессу несерьезно.

Заказчик может попросить переделать бриф под конкретную сферу или задачу. Тогда исполнителю, если он желает продолжать сотрудничество, следует выполнить требование. Так он покажет всю серьезность своей работы и расположит заказчика индивидуальным подходом.

Бывает, что бриф составлен, договоренности достигнуты, но в процессе реализации исполнитель выполняет дополнительный объем работ. Несмотря на то, что дополнительные усилия исполнителя не отражены в брифе, он вправе требовать от заказчика доплаты за проделанные действия. Однако следует учитывать первичные договоренности, зафиксированные документально, и не ожидать дополнительного финансового поощрения. 

Заключение

Бриф — своеобразная анкета, которую исполнитель просит заполнить заказчика. Форма содержит вопросы, позволяющие выполнить задание в соответствии с ожиданиями, предотвратить непонимание и конфликты.

Более других в составлении брифов нуждаются digital-сегмент, сфера услуг. Форма должна содержать информацию о заказчике, основные задачи, желаемый результат, сроки, контакты.

При составлении брифов нужно опираться на удачные примеры из практики других компаний и собственный опыт общения с клиентами.

Если вы заказываете какие-либо услуги у стороннего агентства или разрабатываете свой проект совместно с другой компанией, нужно четко ставить задачи и цели. Чего только не приходится писать в такие моменты, но на начальном этапе самым важным документом является бриф.

Я расскажу, что это такое и в каких случаях он используется.

Зачем нужен бриф

Бриф – это инструкция, в которой заказчик прописывает задачи, этапы работы и технические детали для исполнителя. С его помощью можно обозначить все нюансы работы, создать единый контекст и настроиться на одну волну с другой командой. Иногда у компаний предусмотрены собственные шаблоны этого документа.

Инициатива создания или заполнения брифа обычно идет как от заказчика, так и от исполнителя. Однако клиент порой отказывается от его заполнения, и некоторые исполнители используют для описания дальнейшего плана работы другие инструменты.

Бриф нужен для того, чтобы заказчик смог полностью донести свой замысел до исполнителя. С помощью этого документа он покажет итоговую «картину» – то, каким будет готовый проект. Там же указываются контакты, сроки выполнения и бюджет, который компания готова вложить в реализацию. 

В таком документе работу чаще всего разделяют на несколько основных этапов. Иногда заказчики указывают ключевые метрики для дальнейшего мониторинга и оценки успешности выполнения работы.

В каких сферах используется бриф

Чаще всего бриф используется в той сфере услуг, где итоговую картину формирует заказчик. К таким областям относятся:

• Маркетинг. Особенно в интернете.
• Консалтинг. Если клиент хочет реализовать определенный проект с помощью сторонней компании, бриф поможет четко сформулировать финальный результат.
• Создание сайтов или SEO-продвижение.

Виды брифа

• Маркетинговый или медиабриф – предназначен для планирования и запуска рекламной кампании.
• Креативный – используется на этапе создания продукта и его образа, также при подготовке сопутствующего контента – текста, фото, аудио, видео и так далее.
• Экспертный – нужен при создании и выведении на рынок новой торговой марки. Включает в себя маркетинговое исследование.
• Дизайнерский – этот тип применим при заказе дизайнерских продуктов.
• На разработку сайта, посадочной страницы, мобильного или декстопного приложения.
• Анкета – используется для запроса более детальной информации по поводу будущей сделки.
• На проведение мероприятия – помогает определить основные этапы организации и программу ивентов.
• Коммуникационный – тут описывается ожидаемый эффект от коммуникации с потребителем после контакта с рекламным сообщением.

Четкой и единой формы у этого документа не существует, так как он используется во всевозможных сферах и для разных целей. Как правило, его содержание и тип определяются тем, какую задачу хочет решить заказчик. 

Чем бриф отличается от ТЗ

Во-первых, техническое задание и бриф составляются на разных этапах сотрудничества. Сначала компания создает или заполняет бриф, а ТЗ используется уже ближе к этапу подписания договора. Бриф приравнивается к документу, имеющему определенную юридическую силу.

Во-вторых, бриф является некой визитной карточкой компании-заказчика, в которой предлагаются условия дальнейшего сотрудничества. А в техническом задании уже более четко и конкретно прописаны все роли, сценарии, этапы и задачи для разных участников команды исполнителя.

В-третьих, бывают случаи, когда нужен бриф и не нужно техническое задание, а бывает и наоборот. При долгосрочном сотрудничестве на этапах знакомства используется первый тип документа, а уже в дальнейшем составляется ТЗ на конкретные задачи.

Как правильно составить бриф

Сперва нужно определить цели и задачи, которые следует решить с помощью брифа, набросать перечень основных волнующих вопросов и обозначить желаемый результат. 

Структура брифа

Единого шаблона для создания брифа не существует. Но есть несколько основных разделов, которые обязательно должны в нем присутствовать независимо от сферы деятельности заказчика и типа выполняемой услуги.

• Информация о компании. Здесь обычно указывают те данные об организации, которые имеют значение для успешной реализации проекта и влияют на объем работы. Например, если вы обращаетесь в ивент-агентство, расскажите об опыте работы с другими исполнителями. А при интеграции новой CRM следует описать, какое ПО на данный момент используют ваши сотрудники.
• Информация о проекте. Здесь клиент перечисляет все свои запросы, желаемые результаты, указывает бюджет.
• Целевая аудитория. Укажите конкретно, кто является потребителем готового продукта. Порой это помогает исполнителю увидеть какие-то дополнительные нюансы, которые клиент упустил.
• Цели и задачи. Заказчик обязан прописать, чего он именно хочет добиться, какие результаты хочет видеть после завершения всех процедур.
• Сроки выполнения работ.
• Контактная информация. Обязательно стоит перечислить номера телефонов, указать соцсети или электронную почту на случай, если вдруг у исполнителя возникнут дополнительные вопросы.

Часто такой документ содержит и технические характеристики желаемого продукта. Например, при написании текстовых материалов заказчик может задать стиль оформления документа, его формат (Excel, Word, PDF и так далее), стиль написания и так далее. Или при разработке сайта можно перечислить основные страницы и разделы, из которых он будет состоять.

Примеры брифов

Приведу пару примеров того, как составляют этот документ в разных сферах. И первое, что хочу показать – разделы брифа, который я лично составляла для организации мероприятий.

Второй пример больше касается практики разработки сайта. В примере показываю только грубую структуру, эдакий шаблон. Готовый бриф для вашего проекта будет отличаться от этого, ведь вам важно проработать все имеющиеся вопросы.

Заключение

В зависимости от сферы деятельности компании информация, содержащаяся в брифе, может отличаться. Я напоминаю, что составлять его следует с учетом цели сотрудничества и задач, которые должны быть решены. Ориентируйтесь на собственный опыт, и тогда документ выйдет идеальным.

Сейчас очень популярна тема аутсорсинга специалистов на разные задачи. Это экономит время и деньги компании. Однако для хорошего результата важно наладить коммуникацию между заказчиком и исполнителем. Если исполнитель неправильно поймёт задачу, результат может не понравиться заказчику. Особенно необходимо налаживание коммуникации в творческих направлениях, таких как создание и продвижение сайтов, подготовка рекламных и PR кампаний, дизайн и копирайтинг. Помочь разобраться в хотелках заказчика может помочь бриф. В этой статье мы и поговорим, что такое бриф и как с ним работать.

Что такое бриф

Некоторые бизнесмены могут столкнуться с просьбой заполнить бриф. Что значит заполнить бриф? Бриф (brief – резюме, инструкция, сводка) ― это документ, заполняемый заказчиком на начальном этапе сотрудничества. В нём прописывают контекст, в котором существует компания, примерные задачи проекта, разбирают возможные технические нюансы. Иногда брифом называют опросник, который готовит потенциальный исполнитель, а иногда – уже заполненный заказчиком документ.

Если сказать проще, бриф состоит из вопросов от исполнителя, которые заполняет заказчик. Вопросы задаются в соответствии с проектом, который планируется. Вот представьте, хотите вы сделать сайт для своего магазина одежды. Сайт может быть дорогой и дешёвый, яркий или сдержанный по цветовой гамме, с личным кабинетом для пользователей или нет. Параметров много, и исполнитель не может читать мысли владельца бизнеса.

Чаще всего бриф занимает 1-2 страницы А4. Все ответы на вопросы должны описываться кратко.

Зачем нужен бриф:

• ознакамливает всех участников проекта с контекстом,
• перечисляет основную информацию, которая важна для проекта,
• экономит время обеих сторон,
• отсекает заказчиков, которые не заинтересованы в выполнении работы,
• создаёт коннект между заказчиком и исполнителем.

Кто должен готовить бриф

Точного ответа на этот вопрос нет. Сама организация-заказчик может создать бриф для проекта и разослать в разные агентства. Проанализировав бриф, каждая компания сделает своё предложение по цене и скорости работы. В зависимости от предложений можно будет выбрать подходящего работника. Может случиться так, что потенциальный исполнитель вообще откажется от задачи, так как у него нет компетенций на выполнение некоторых требований. Такое часто случается с производителями сайтов. Сайт можно сделать на CMS или полностью кодом. Не все компании специализируются и на том и на другом. Некоторый функционал невозможно сделать на CMS, поэтому вам смогут помочь специалисты по работе с кодом. Как видите, такой способ использования брифа позволит ускорить и облегчить поиск работников. Позже исполнитель может задать дополнительные вопросы и расширить бриф.

Также бриф может быть инициирован исполнителем. Ещё до обсуждения стоимости работ и подписания договора о сотрудничестве организация-исполнитель подготавливает список интересующих их вопросов. Это своеобразная анкета для клиента. Опросник отправляется заказчику. На основе брифа оговариваются этапы работы, время выполнения и стоимость проекта.

Оба варианта хороши. И на практике используются одинаковое количество. Выбор подготовки брифа зависит от вида работ. Например, бриф статьи, иллюстрации или видео чаще подготавливается самим заказчиком. Специалисты по созданию сайтов, рекламных кампаний и SEO-продвижению предпочитают подготавливать свои брифы. Эти направления требуют решения многих технических вопросов, о которых заказчик может не знать. Поэтому в их случае эффективнее самим создавать опросник.

Виды брифа

Можно разделить бриф на маркетинговый, рекламный, дизайнерский и др. То есть по виду проекта. Но в этом нет особого смысла, так как их структура во многом не отличается. Куда важнее понимать, что бриф может быть:

• письменный (на отправку клиенту),
• брифинг, или бриф для созвона или личной встречи.

В письменном брифе больше вопросов. Предпочтение отдаётся закрытым формам. Это позволяет отвечающему однозначно понять вопрос. Также, если вопрос требует технических знаний, варианты ответа направят отвечающего. Он с лёгкостью сможет погуглить.

В брифе при личном общении вопросов меньше. Это получается за счёт того, что многие вопросы открытые и общие. Конкретика выясняется в процессе общения.

Выбор вида брифа зависит от сложности проекта. Например, при создании интернет-магазина или при планировании маркетинговых стратегий целесообразнее созвониться с клиентом, так как вопросов может быть очень много и ответить на них в устной форме будет быстрее.

Чем отличается ТЗ от брифа

Бриф и техническое задание ― в корне разные документы. Перечислим отличия:

1. Разная цель. Бриф помогает познакомиться исполнителю с желаниями заказчика. ТЗ фиксирует чёткие задачи, которые должен выполнить исполнитель.
2. На каком этапе составляется документ. Бриф составляется в самом начале обращения заказчика. С этого начинается обсуждение желаемого результата. ТЗ составляется прямо перед началом выполнения работ. Это конечный этап обсуждения требований.
3. Юридическая сила. Если ТЗ было правильно оформлено и прикреплено к договору, оно имеет юридическую силу. То есть, если исполнитель не выполнил какие-либо обязательства, заказчик вправе обратиться в суд. Бриф не может иметь юридической силы, так как в нём нет никакой конкретики по требованиям к исполнителю.
4. Детальность проработки. Чаще всего бриф состоит из 1-2 страниц. ТЗ ― объёмный документ, он может состоять из нескольких десятков страниц.
5. Кто готовит. Обычно ТЗ готовит исполнитель, а заказчик согласовывает. Заказчик не всегда знает нюансы работы, особенно если это касается технических задач. Следовательно, не может создать правильное ТЗ. Бриф всегда заполняется заказчиком. Аутсорсер может только  подготовить некоторые вопросы.

Как правильно составить бриф. Структура брифа

Что такое бриф для клиента

Проекты бывают разные, с разным набором задач, поэтому единой формы брифа нет. Мы расскажем об основных элементах, которые нужны в любом подобном документе.

Основные элементы брифа:

1. Информация о компании. Любой бриф начинается с описания организации, которая обращается за услугами. Вкратце нужно описать, чем занимается организация, какой у неё ассортимент товаров или услуг.
2. Позиционирование, УТП и ЦА. В каком ценовом сегменте работает компания. На какую аудиторию работает. Какие идеи несёт в массы. При описании целевой аудитории желательно указать не только гендерную спецификацию и возраст, но и более глубокие особенности — портрет аудитории, покупательское поведение, интересы, где обитает ЦА (конечно, если вы не заказываете услугу по анализу аудитории).
3. Описание проблемы. Обращению за услугами всегда предшествует какая-либо причина. Возможно, офлайн-магазин стал давать меньше прибыли и вы хотите попытать счастье в онлайне. Ваша аудитория не доверяет вам или не замечает вас. Для этого вы хотите сделать ребрендинг. Опишите, почему вы решили сделать что-то новое.
4. Описание ваших конкурентов. Это позволит исполнителю лучше ориентироваться в вашем позиционировании, а также поможет вам самим выявить свои сильные и слабые стороны.
5. Цель. Это важный элемент для маркетинговых кампаний. Исполнитель должен точно понимать, к какому результату он должен стремиться. Например, вы хотите увеличить количество посетителей на 30% или  улучшить воронку продаж.
6. Бюджет. Очертите круг финансов, который вы можете себе позволить. Это поможет исполнителю понять, готов ли он браться за работу, будет ли она ему выгодна. Если заказчик предлагает маленькую сумму, исполнитель может предложить способы удешевить проект.
7. Сроки выполнения работ. Как быстро вы хотите получить результат.
8. Ограничения. У каждой организации есть правила и бэкграунд, который может повлиять на работу аутсорсера. Если вы заказываете контент, то нужно будет сказать о брендбуке или редполитике. При заказе сайта и приложений вы можете дать требования к коду.
9. Референсы. Проще всегда показать, о чём говоришь, на примере. Если вы заказываете фотосессию, можно показать уже готовые работы, похожие по стилю. При заказе сайта можно приложить списки понравившихся ресурсов.

Остальные вопросы задаются в зависимости от вида работ. Если вы готовите офлайн-мероприятие, нужно спросить про желаемые локации. При создании брендбука нужно спросить, в каком формате он будет представлен.

Ошибки составления брифа

Сложные вопросы. Старайтесь разделять крупные вопросы на несколько маленьких. Сложные вопросы могут отпугнуть заказчика или он заполнит анкету не полностью.

Нет обратной связи после заполнения брифа. После заполнения брифа, вполне возможно, появятся новые подробности и новые вопросы. Не бойтесь уточнять у клиента новые моменты и дополнять бриф после его заполнения. Лучше поздно, чем никогда.

Вопросы построены нелогично. Не перепрыгивайте с темы на тему и не начинайте вопросы сразу со сложной аналитики. Постарайтесь расположить близкие вопросы рядом. Начинайте с лёгких вопросов и заканчивайте более глубокими. Конечно, на 100% сделать это не получится, но всё же большая часть брифа должна быть такой.

Потренируемся писать бриф для заказчика

Поставим себя на место создателей сайта и попробуем подготовить вопросы для брифа, который должен будет заполнить заказчик.

1. Немного о компании. Расскажите, чем занимается ваша организация.
2. Какова ЦА вашей продукции. Опишите подробный портрет вашего покупателя.
3. В чём преимущества вашего продукта? Чем вы отличаетесь от остальных производителей?
4. Кого вы считаете своими конкурентами?
5. Для чего создаётся сайт: продажи, информирование, профессиональный форум и другие виды?
6. За какой период нужно подготовить сайт?
7. Сколько денег вы планируете потратить на разработку сайта?
8. Есть у компании фирменный стиль? Если да, приложите ссылку на брендбук или другие документы о фирменном стиле.
9. Какой обязательный функционал должен быть на сайте?
10. Пожелания по цветовой гамме сайта.
11. На каких языках планируется делать сайт?
12.  Дайте ссылку на 3-5 сайтов, которые вам особенно нравятся. Напишите, почему каждый из них вам нравится (функционал, дизайн, удобство).
13. Пожелания по сайту: расположение блоков, место для баннеров и т. д.
14. Дополнительные пожелания.

Бриф сделать легко, однако он очень помогает на начальном этапе взаимодействия двух организаций. Заказчика он заставляет уделить время продумыванию того, что он хочет видеть. Исполнитель может быстро погрузиться в задачу. Отказываясь от заполнения брифа, заказчик рискует получить результат, который ему не понравится. Сроки выполнения будут сорваны, а исполнителям придётся всё переделывать. Если вы исполнитель, всегда уговаривайте заказчика заполнять бриф. Не заставляйте себя делать двойную работу.