Как составить бухгалтерскую справку по гсм - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

бензин,
масло,
тормозная жидкость,
различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта на списание ГСМ .docСкачать образец заполнения акта на списание ГСМ .doc

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

наименование предприятия,
дату составления документа,
данные о водителе,
данные о марке и государственном номере автомобиля,
полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
Ниже идет таблица. В нее вписываются
- горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
- их количество (в литрах),
- утвержденная на предприятии норма их расходования,
- фактический расход,
- стоимость.
В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.
Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.

Источник

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Документ вступил в силу с 01.03.2023. Основные нововведения:

Из реквизитов исключили наименование и номер ПЛ.
Вместо сведений о собственнике следует указывать сведения о лице, оформившем ПЛ.
ПЛ можно оформить в электронном виде. Подробнее об этом мы рассказывали здесь.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Образец заполнения обновленного путевого листа см. здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы могут регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. С 1 марта 2023 года обязанность по ведению такого журнала отменена. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Как выписать путевой лист на месяц, мы писали в материале.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 390, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания одометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец акта о списании ГСМ

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 «Запасы».

Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы» (он заменил ПБУ 5/01). О том, как учитывать запасы по новым правилам, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел IV):

по средней себестоимости;
по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
10	60	3 800	Оприходован бензин (ТОРГ-12)
19	60	760	Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
26	10	800	Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Q_н= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Q_н— нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
26	10	176	Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Источник

Иллюстрация: Светлана Семина/«Клерк»

Нормы расхода на ГСМ

Компания, которая имеет в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автотранспортное средство, должна вести учет поступления и расхода горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ).

К ГСМ относятся три группы материалов:

топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, смазки);
тормозные и охлаждающие жидкости.

Контроль за расходом топлива и смазочных материалов обычно ведется в специальной ведомости учета и движения ГСМ.

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

В бухгалтерском и налоговом учете основная задача списания ГСМ относится к 1-й группе (топливо), так как его расход при эксплуатации автомобиля несоизмеримо выше, чем охлаждающей жидкости.

Способ учета расходов на ГСМ нужно утвердить в учетной политике. Здесь надо отразить, будет ли компания нормировать расходы и если да, то по каким нормам списывать — собственным или утвержденным Минтрансом.

Нормативы можно использовать не только для списания ГСМ, но и для планирования закупки топлива. Этот момент особенно актуален, если речь идет о транспортном предприятии.

Ранее Минфин утверждал, что расходы на ГСМ нужно учитывать с применением норм, которые были утверждены распоряжением Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р. Списывать топливо по своим лимитам разрешалось только в том случае, если в распоряжении нет норм на нужный автомобиль.

Скачать ведомость учета и движения ГСМ.

Позже чиновники согласились, что нормировать расходы на топливо необязательно (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).

Однако нормы помогают экономически обосновать расходы на ГСМ. Операции по списанию топлива в пределах лимита не вызовут нареканий со стороны налоговой инспекции. Расходы сверх лимита компании придется обосновать.

На практике зачастую требуется устанавливать собственные нормы расхода для автомобилей, так как утвержденные показатели не всегда соответствуют фактическим.

Принятые для учета нормы, независимо от того, свои или Минтранса, необходимо утвердить приказом руководителя.

Как рассчитать норму расхода на ГСМ

Наиболее безопасный и удобный способ определения норм расхода ГСМ — это использовать показатели, установленные Минтрансом. Если для автомобиля нет утвержденных Минтрансом норм или организация решила использовать другие показатели, она вправе установить свой лимит.

Рассчитать нормы разных марок авто можно двумя способами.

Самый простой способ удобно использовать для расчета норм новых автомобилей. За основу можно взять технические характеристики автотранспорта в документации от завода-изготовителя. Такой подход соответствует позиции Минтранса.
Другой способ подразумевает использование контрольных замеров. Для этого в пустой бак автомобиля, по которому разрабатывают нормы, заливают фиксированное количество топлива, например, 100 литров.

Затем автомобиль выпускают на маршрут до полного опустошения бака. Контрольная комиссия снимает показания одометра до выезда авто и после приезда и путем деления литров на километраж высчитывает, сколько топлива надо для проезда одного километра пути.

Полученный показатель фиксируют в акте и подтверждают подписью всех членов контрольной комиссии. Акт контрольного замера расхода топлива вы можете скачать по ссылке.

Так как расход бензина зависит от разных факторов, лучше произвести замеры в различных ситуациях использования авто: для груженого и порожнего транспорта, в летнее и зимнее время, в дождь и снег. Отдельно следует зафиксировать расход топлива во время простоя с включенным двигателем.

Такой способ нормирования довольно сложный. Так как для учета всех вариантов потребуется неоднократно повторять контрольные замеры, и это только по одному виду транспорта.

Чтобы облегчить задачу, можно воспользоваться следующим вариантом. Утвердить один стандартный норматив и повышающие коэффициенты для разных сезонов, степени загрузки, езды по городу или по трассе.

Организациям, использующим спецтехнику, лучше воспользоваться нормами, которые утверждают отраслевые ведомства. Например, для предприятий лесной промышленности это будут нормы, утвержденные Приказом Рослесхоза от 13.09.1999 № 180.

Списание расходов на ГСМ

Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия отражается в учете на основании первичных документов. Основным документом для списания ГСМ является путевой лист, который оформляется отдельно на каждую единицу автотранспорта. На основании этого документа расходы на топливо учитывают в составе материальных или прочих расходов на содержание служебного транспорта.

Чтобы расходы по путевому листу не подвергались сомнению со стороны налоговиков, документ должен быть правильно оформлен и содержать определенные реквизиты. Правила заполнения путевых листов утверждены приказом Минфина от 11.09.2020 № 368 и действуют до конца 2026 года.

Согласно документу в путевом листе должны быть заполнены следующие реквизиты.

Наименование и номер. В наименовании указывают тип транспортного средства — легкий, грузовой, автобус и др. В заголовке проставляют номер в хронологическом порядке.
Срок действия путевки. Порядок и сроки составления путевого листа определяют самостоятельно и прописывают в учетной политике. Путевку можно оформлять на один день, один рейс, если его длительность превышает один день, и на более длительный период, независимо от продолжительности поездки.

При оформлении путевого листа на один день или один рейс в заголовке потребуется указать соответствующую дату, когда совершается выезд. Если путевой лист открывается на время рейса, прописывают даты начала и окончания рейса, например, с 13.01.22 по 16.01.22.

При заполнении путевки на определенный период при каждом отправлении и возвращении из рейса нужно проставлять дату и время. Так как типовая форма путевого листа не предусматривает такой возможности, потребуется разработать свой бланк и утвердить его в учетной политике.

Данные о владельце автотранспорта. Заполнение этого поля отличается для организаций и предпринимателей. Организации заполняют наименование, организационно-правовую форму, ОГРН, адрес и телефон. Бизнесмены вписывают Ф.И.О., ОГРНИП, почтовый адрес и телефон.

Данные нужно указать в соответствии с учредительными документами. Любые ошибки при заполнении реквизита о владельце автотранспорта могут привести к снятию расходов по этому путевому листу, так как налоговые инспекторы не смогут идентифицировать компанию или ИП в реестре налогоплательщиков.

Тип, марка и госзнак транспортного средства. Эти сведения заполняют по данным СТС и ПТС автомобиля. Если используется машина с прицепом, нужно указать модель и госномер прицепа.
Показания одометра при выезде на смену и возвращении в парк. Эти сведения являются ключевыми, так как по ним определяют пробег авто и расход топлива. Пробег нужно указывать в полных километрах без десятичных знаков.

Километраж по отдельным участкам маршрута должен совпадать с общим пробегом по путевому листу. Отсутствие показаний одометра является основанием для отказа в расходах по налогу на прибыль со стороны ИФНС.

Если одометр неисправен, нужно указать это в соответствующем поле путевого листа и составить акт о наличии дефекта. К путевке нужно будет приложить документ, подтверждающий пробег автомобиля. В частности, для учета километража можно данные системы ГЛОНАСС.

Дата и время выезда из автопарка. Укажите дату и время в часах и минутах, когда машина покинула гараж и вернулась обратно. Укажите время прибытия в промежуточные точки маршрута для подтверждения использования авто в служебных целях.

Если в листе стоит дата выезда в выходной, нужно подтвердить документально привлечение сотрудника к работе в этот день.

Отметка о техническом контроле состояния транспортного средства. Контроль за состоянием транспорта напрямую влияет на безопасность пассажиров и водителя. Механик, заполняющий в путевке реквизит об исправности транспорта перед выездом и при въезде в парк, подтверждает, что автомобиль не сломается и не создаст аварийную ситуацию на дороге.
Заполнять этот реквизит нужно только в том случае, если компания и предприниматель профессионально занимаются перевозками или они осуществляются грузовым транспортом или автобусом.
Сведения о водителе и результат медосмотра. Здесь нужно указать Ф.И.О. водителя, дату и время проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Дополнительно можно указать номер водительского удостоверения, но это необязательный реквизит.

Проходить медицинское освидетельствование должны все работники, принятые на должность водителей (ст. 23 закона от 10.12.95 № 196-ФЗ). Также медосмотр обязателен для сотрудников, работа которых связана с постоянными разъездами.

Какие новые правила по ГСМ в 2023 году? Рассказывают эксперты на курсе «Клерка». Расскажем все новые правила и как с ними работать без штрафов.

Узнать о новых правилах

По итогам предрейсового медосмотра медработник ставит штамп с надписью о допуске к работе, свою подпись, расшифровку и дату. По итогам послерейсового осмотра медработник ставит штамп о прохождении осмотра, подпись, расшифровку и дату.

Если путевой лист оформлен на нескольких водителей, в нем должна стоять отметка о медосмотре всех, указанных в листе, водителей. Если предрейсовый осмотр обязателен для всех водителей, то послерейсовый должны проходить только те работники, которые перевозят пассажиров и опасные грузы (ст. 23 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).

За выпуск в рейс водителя без медосмотра или при наличии медицинских противопоказаний установлена административная ответственность в виде штрафа. Должностных лиц могут оштрафовать на сумму до 25 тыс. рублей, юридических лиц — на сумму до 130 тыс. рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП). При повторном нарушении деятельность компании могут приостановить на срок до 90 суток (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Сведения о перевозке. Этот реквизит появился в 2021 году. Здесь нужно указать виды сообщения и перевозки. К виду сообщений относится городское, пригородное, междугородное и международное. Если видов сообщений несколько, их нужно перечислить через запятую.

Порядок заполнения вида перевозки Минтранс пояснил в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ, согласно которому в графе «Вид перевозки» нужно указать один из следующих видов перевозки — регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка пассажиров и багажа по заказу, организованная перевозка группы детей, перевозка пассажиров и багажа легковым такси, перевозка грузов, перевозка для собственных нужд.

Кроме обязательных, в путевом листе можно указать любые дополнительные реквизиты, связанные с особенностями работы предприятия.

Важно отметить, что при самостоятельном техобслуживании транспорта и технических средств также может потребоваться топливо и другие горюче-смазочные материалы. В этом случае расходы списывают не на основании путевого листа, а на основании акта. Акт о списании ГСМ вы можете скачать по ссылке.

Кроме того, транспортные компании могут списывать естественную убыль бензина, если они имеют собственные емкости для его хранения и разрешение на закупку и хранение ГСМ. Однако это дозволено делать, только если не нарушается техника работы с топливом.

Чтобы избежать проблем с излишними недостачами и чрезмерным списанием топлива, необходимо разработать инструкцию по работе с ГСМ и ознакомить с ней сотрудников. Инструкцию по работе с ГСМ можно скачать по ссылке.

Приказ о нормах расхода на ГСМ

Независимо от выбранной формы учета нормы расхода на ГСМ нужно утвердить приказом руководителя. Он требуется для того, чтобы экономически обосновать затраты на топливо. Приказ об утверждении норм расхода ГСМ можно скачать по ссылке.

В приказе 2022 года нужно утвердить нормы расхода на каждый автомобиль, прописать вид топлива и, если есть, надбавочные коэффициенты. Чтобы не дублировать приказ несколько раз в году, целесообразно сразу прописать в документе летние и зимние нормы.

При наступлении холодов или оттепели руководитель вправе изменить срок действия надбавок своим приказом. Для правильного расчета сезонного повышения нормы можно воспользоваться таблицей значений, утвержденной Минтрансом в Распоряжении от 14.03.08 № АМ-23-р.

Компенсация расходов на ГСМ

Если у предприятия нет в наличии транспорта, работник может задействовать свой автомобиль для выполнения служебных обязанностей. За использование личного транспорта организация обязана выплатить работнику компенсацию.

Возмещение расходов на бензин выплачивается работнику при соблюдении следующих условий:

руководитель согласовал работнику использование личного автомобиля;
сотрудник подтвердил расходы первичными документами (чеками, путевыми листами);
работник должен быть официально устроен в компанию.

Для корректного ведения учета нужно закрепить условия выплаты компенсации в дополнительном соглашении к трудовому договору. В документе можно указать особые условия работы, сумму компенсации, марку и номер автомобиля, необходимость предоставления подтверждающих документов.

Далее нужно утвердить выплату приказом руководителя о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях. Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля можно скачать по ссылке.

Учет расходов на ГСМ осуществляется в разрезе каждого работника. В бухучете издержки на ГСМ относятся к коммерческим или общехозяйственным расходам.

Закон ограничивает сумму компенсации для легковых автомобилей. Максимальные суммы выплат указаны в постановлении Правительства от 08.02.02 № 92. Нормативы зависят от объема двигателя:

для двигателя объемом до 2 000 куб. см. — 1 200 рублей;
двигателей свыше 2 000 куб. см — 1 500 рублей.

За использование грузового личного автотранспорта сотруднику выплачивают компенсацию, покрывающую издержки, понесенные в процессе выполнения служебных обязанностей. Компенсационная выплата не облагается НДФЛ и взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК), так как не является оплатой труда работника.

Расходы на ГСМ при УСН

При упрощенной системе налогообложения есть некоторые особенности учета ГСМ. Компании и бизнесмена на УСН с объектом «Доходы» не учитывают расходы на ГСМ, здесь в налогообложении учитываются только доходы (п. 1 ст. 346.18 НК).

При УСН с объектом «Доходы минус расходы» к учету можно принять только подтвержденные документально и оплаченные расходы на приобретение топлива. В составе материальных расходов можно списать затраты на топливо при оказании автотранспортных услуг. Расходы на ГСМ для служебного автомобиля относятся к прочим расходам (п. 2 ст. 346.16 НК).

Признать расходы можно только при выполнении следующих условий:

ГСМ должны быть приобретены для ведения деятельности и оплачены;
расходы должны быть подтверждены первичными документами, как и при расчете налога на прибыль (путевые листы, чеки АЗС).

С таким подходом согласны и налоговые органы (письмо ФНС от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988).

Источник

Актуально на: 18 октября 2018 г.

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) – это особый вид производственных запасов, к которому относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) (п. 3 Методических рекомендаций, утв. Минсельхозом 16.05.2005). Вопросы бухгалтерского учета ГСМ актуальны для всех организаций, которые арендуют или используют собственные транспортные средства.

Одной из основных задач учета ГСМ является правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по отпуску горюче-смазочных материалов. Документ, которым обычно оформляется списание ГСМ, – это соответствующий акт. Как такой акт составить, расскажем в нашей консультации.

ГСМ: списываем, оформляем и учитываем в расходах

Если у организации есть собственный транспорт, ГСМ-расходы на него она может учесть при налогообложении прибыли (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом нормировать такие расходы необязательно. НК РФ не требует, чтобы организация руководствовалась «Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р) при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (Письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). С другой стороны, в целях контроля за расходованием и обеспечения сохранности ГСМ, нормы расхода организации обычно утверждают. Ведь в противном случае сложно будет подтвердить величину расходов на ГСМ и обосновать их размер, а применять критерии обоснованности и документального подтверждения расходов организации должны всегда (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как произвести расчет норматива расхода топлива, мы рассказывали в нашей консультации и приводили образец соответствующего акта.

Аналогично, расходы на ГСМ организация может учесть в случае аренды автомобиля (как с экипажем, так и без экипажа), ведь расходы на приобретение топлива и иных ГСМ в общем случае лежат на арендаторе (ст.ст. 636, 646 ГК РФ).

А вот если работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование для служебных поездок его личного легкового автомобиля, то предполагается, что такая компенсация включает в себя и затраты на ГСМ. А потому учесть при налогообложении прибыли дополнительно к компенсации еще и ГСМ-расходы нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

В том случае, когда организация может учесть затраты на ГСМ в своих расходах, ей необходимо документально их подтвердить.

Форма акта на списание ГСМ (образец)

Законодательством не установлена обязательная к применению форма акта на списание ГСМ. Потому такая форма разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается в составе Учетной политики в целях бухгалтерского учета и налогообложения прибыли. Примерную форму акта на списание ГСМ (образец) скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке. Главное при разработке формы акта обеспечить наличие в нем обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые предусмотрены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;

подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Обычно такой акт утверждается специально созданной комиссией. Со ссылкой на путевой лист или иной документ, обосновывающий расход ГСМ, в акте указывается по каждому виду расход горюче-смазочных материалов за отчетный период (обычно за месяц). На основании подписанного комиссией акта отражается списание ГСМ в бухгалтерском учете и производится признание затрат на них в целях налогообложения прибыли.

Приведем для акта списания ГСМ образец его заполнения.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Указанную форму акта можно использовать для подтверждения расходов на списание ГСМ не только по транспортным средствам. Так, например, для акта на списание ГСМ на генератор образец можно использовать аналогичный. Как и, скажем, для акта на списание ГСМ на бензокосу образец можно заполнять такой же.

Также читайте:

Берем автомобиль в аренду, а бензин – взаймы
Нормируем расход автомобильного топлива для легковушек
Остаток бензина в баке арендованного авто

Источник

Если компания владеет машинами, доставляет грузы, перевозит сотрудников или как-то еще эксплуатирует свой парк, приходится учитывать топливо и масла. Такой учет важно правильно оформлять, чтобы контролировать расход ресурсов. Расскажем, как учитывать ГСМ по путевым листам в бухгалтерском и налоговом учете.

Сервис сам рассчитает авансы и налоги

Контур.Бухгалтерия рассчитает суммы на основе данных учета, подготовит платежки и отчеты, напомнит об уплате и отправке.

Попробовать бесплатно

Что относится к ГСМ

Горюче-смазочные материалы — это расходные жидкости и смазки, которые используются при эксплуатации автомобиля:

топливо — бензин, дизель, сжиженный или сжатый газ;
смазочные материалы — масла моторные и трансмиссионные, пластичные смазки, специальные масла;
охлаждающие и тормозные жидкости.

Во многих организациях расходы на эти материалы довольно существенны, так что бухгалтеру важно вести корректный учет ГСМ, чтобы обосновывать эти расходы. Определять объемы использованного бензина помогают путевые листы.

Что такое путевой лист

Путевой лист (ПЛ) — документ, который фиксирует маршрут автомобиля. В бухгалтерии путевой лист используют в качестве первичного документа, чтобы подтвердить расход бензина. ПЛ заполняют по новым правилам технического контроля автотранспорта, которые вступают в силу с марта 2023 года (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390).

Если работа на транспортных средствах — основной вид деятельности компании, нужно составлять ПЛ при любой эксплуатации машин и применять форму путевого листа с обязательными реквизитами (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368):

сведения о перевозке;
марка прицепа;
время выезда и возвращения автомобиля.

Если автомобиль используют только для производственных и административных нужд, можно разработать путевой лист самостоятельно, с учетом закона «О бухучете» и ФСБУ 27/2021 и утвердить форму в учетной политике.

Но чаще всего компании используют листы, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №7: эти формы отличаются в зависимости от типа авто: легковой, грузовой.

Путевые листы нужно не просто заполнять, еще их регистрируют в журнале путевых листов, так как учет ГСМ невозможен без учета путевых листов. Если вид деятельности компании не связан с автотранспортом, путевые листы можно составлять и регистрировать с такой частотой, чтобы обосновать расходы на ГСМ (письмо Минфина от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327).

С марта 2023 года путевые листы можно оформлять в электронном виде, формат электронных ПЛ уже утвержден (закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ, приказ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ ФНС).

Как учесть расход ГСМ в путевом листе

В формах путевых листов есть специальные поля, в которых прописывают объемы горючего: сколько выдано, сколько осталось — а также показания пробега ТС на начало и конец пути. По этим записям несложно вычислить истраченный за поездку объем топлива.

Если организация пользуется путевыми листами, в которых не отражают объем истраченных ГСМ, а вносят только пробег, тогда объемы топлива рассчитывают по таблицам из распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р. В этом документе прописаны нормы расхода горючего для разных марок автомобилей.

Так что путевой лист помогает рассчитать фактические затраты горючего или списать их по нормативу. Расчет на основе ПЛ попадает в бухгалтерский и налоговый учет. Но если речь идет о заправке бензопилы или мотоблока, для учета применяется акт о списании ГСМ — в акте указывают объем израсходованного бензина.

Автоматически рассчитывайте и платите налоги в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия! Учет, зарплата, отчетность.

Попробовать бесплатно

Как оформлять ГСМ в бухучете

Учет ГСМ ведут по фактической стоимости согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы». Если водитель покупает бензин за свой счет, в учете это оформляется на основании авансового отчета и чеков АЗС. Если бензин покупают по топливной карте, в учете его оформляют на базе отчета организации — держателя карты.

Списывать ГСМ по себестоимости каждой единицы невозможно, поэтому горючее списывают можно такими способами:

по средней себестоимости — стоимость остатков ГСМ складывают со стоимостью поступления и делят на общий объем остатка и поступления;
по себестоимости запасов, которые куплены первыми по времени (ФИФО).

Для оформления ГСМ используют бухгалтерский счет 10, открывают к нему отдельный субсчет: по дебету учитывают приход горючего, по кредиту — списание. Бухгалтер рассчитывает фактическое или нормативное количество использованного ГСМ и умножает его на стоимость единицы топлива. Сумму списывают проводкой:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 10-3.

В налоговом учете ГСМ учитывают как материальные или прочие расходы. Если основная деятельность компании связана с эксплуатацией машин, тогда ГСМ — материальные затраты (п. 1 ст. 254 НК РФ). Если же машины используются как служебные, тогда ГСМ — это прочие расходы (п. 1 ст. 264 НК РФ).

Есть и другой вопрос: надо ли нормировать расходы на ГСМ в налоговом учете? По закону ГСМ можно учитывать и по фактическому потреблению, и по расчету исходя из норм. Налоговый кодекс не обязывает принимать расходы топлива в учет только по фактическим нормам, хотя в путевых листах рассчитывается его фактическое потребление.

Объем потраченного топлива можно вычислять по нормативам из распоряжения №АМ-23-р: в этом документе говорится, что они подходят в том числе для расчетов по налогообложению. Это подтверждает и Минфин в своих письмах (от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097). Даже если в распоряжении №АМ-23-р нет норм потребления топлива для автомобиля, которым владеет организация, эти нормы можно разработать и утвердить при поддержке научных организаций, а до этого момента использовать нормы, которые указаны в технической документации автомобиля (письмо Минфина от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

Налоговый кодекс не разъясняет, как организация должна действовать в описанной ситуации. Если компания установит нормы списания ГСМ, а затем превысит их и спишет в расходы сверхнормативную сумму, ФНС может отказаться признать это расходам. Тогда инспекторы могут доначислить налог на прибыль, а суд может поддержать эту позицию — такие случаи в судебной практике есть (постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины

Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.

Попробовать

Пример оформления ГСМ в учете

Рассмотрим на примере, как оформляется в бухгалтерском и налоговом учете закупка и списание бензина.

ООО «Бирюза» работает в Москве. В марте он закупил 80 л бензина по цене 50 рублей (без НДС). На начало марта запас бензина той же марке у организации составлял 40 литров, его средняя себестоимость — 46 рублей. 25 л бензина истратили в поездках на автомобиле, который используется для служебных поездок руководства. Материалы в организации оценивают по средней себестоимости.

При поступлении бензин оформили в учете проводками:

Дт 10 Кт 60 — 4 000 рублей — оприходовали бензин;
Дт 19 Кт 60 — 800 рублей — отразили НДС.

Средняя себестоимость бензина для списания за сентябрь: (40 л * 46 рублей + 80 л * 50 рублей) / (40 л + 80 л) = 48,66 рублей.

Способ 1. Учет ГСМ при списании по факту

Водитель сделал в путевом листе отметки: на начало поездки в баке 5 л, выдано 25 л, после рейса осталось 10 л.

Фактическое использование: 5 + 25 — 10 = 20 л.

Бухгалтер спишет сумму: 20 л * 48,66 = 973,33 рубля и оформит проводкой:

Дт 26 Кт 10 — 973,33 рубля — списание бензина.

Способ 2. Учет ГСМ при списании согласно нормам

Водитель сделал в путевом листе отметки о пробеге: на начало поездки 7 500 км, в конце — 7 570 км. За поездку пройдено 70 км.

В распоряжении №АМ-23-р для расчета потребления бензина есть формула: норма расхода бензина = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Здесь Hs — норма расхода топлива для конкретной марки машины, S — пройденное расстояние, D — поправочный коэффициент, отличается в зависимости от региона. Находим в таблице значения и подставляем их в формулу:

0,01 * 8 л * 70 км * (1 + 0,01 * 10) = 6,16 л.

Бухгалтер спишет сумму: 6,16 л * 48,66 рублей = 299,75 рублей. Проводка будет точно такой же.

Автомобиль используют в служебных целях, так что расходы на ГСМ относятся в налоговом учете к прочим расходам, они будут равны суммам, которые оформлены в бухгалтерском учете.

Сервис сам рассчитает авансы и налоги

Попробовать бесплатно

Источник