По ТК затраты на командировку — это сумма трех статей расхода: суточные, жилье и проезд. Но если забыть выпустить приказ, ошибиться в расчетах или неверно спланировать выдачу денежных средств, то компания может понести дополнительные финансовые траты — штрафы или даже судебные расходы. Напомним условия оформления документации и выплат и расскажем про возможные особые случаи.
Какие бывают расходы
Командировочные расходы делятся на обязательные и необязательные.
К первым относятся выплата работодателем суточных, оплата проезда (туда и обратно) и проживания в месте назначения (ст. 168 ТК РФ).
Расходы на питание, услуги прачечных, услуги такси и т.п., относятся к необязательным и могут не возмещаться. Подразумевается, что сотрудник сможет использовать для таких услуг, если они понадобятся, суточные, и не должен будет за них отчитываться. (ст. 168 ТК РФ; п. 10 Положения).
Работодатель может взять на себя возмещение расходов свыше положенных, например, аренду автомобиля в городе командировки или услуги VIP-залов в аэропортах. Но вид и размер дополнительных выплат должен быть зафиксирован во внутренних документах и Положениях компании.
Заработная плата сотрудника в период командировки исчисляется «по-среднему» и не относится к командировочным затратам — это ФОТ. Но ее неверное начисление всегда находится под вниманием проверяющих органов, которые следят за правильностью оформления командировки.
Планирование командировок
Оформление документации и планирование поездок не относятся к расходам напрямую. Но внимание к деталям поможет избежать внезапных расходов (штрафы или повышенная налоговая нагрузка и т.п.) уже после командировок.
Основанием для направления работников в командировки является приказ руководителя, в котором прописывается место, срок и служебное поручение. Командировочное удостоверение, служебное задание и журнал учета командировок отменены (Письмо ФНС от 24.11.2015 N СД-4-3/20427).
В трудовом договоре специально фиксировать правила поездок не нужно, но можно включать дополнительные условия. Главное, чтобы они не противоречили ТК и не ухудшали положение работника.
Например, нельзя включать в договор обязательства возвращать затраты на обучение и командировочные расходы или отрабатывать определенный срок после обучающей командировки (дополнительное профобразование) .
Помните, человек может попасть в статус «некомандировочного» даже если еще полгода назад спокойно ездил по делам фирмы. Обязательно проверяйте наличие ограничений, например, категорически нельзя направлять в командировку беременных женщин; для некоторых категорий сотрудников необходимо их письменное согласие на поездку.
В зависимости от размера компании и ее деятельности, выбор подходящей схемы финансирования командировок может стать инструментом контроля и снижения затрат. Есть два варианта — с авансовым платежом или без него. В первом случае работник получает от организации средства, которые включают в себя суточные и авансовый платеж для найма жилья и оплаты проезда. А после поездки он должен предоставить авансовый отчет и вернуть неиспользованные средства.
Этот вариант удобен, если командировки редки и туда направляются работники по 1-3 человека. Если направляется много людей и поездки регулярны, то, возможно, стоит организовать иную схему финансирования.
Например, оплачивать проезд и проживание с корпоративного счета. Это приближает организацию к полному контролю над средствами, дает возможность сэкономить на найме жилья и освобождает от рутины по оформлению авансовых отчетов. Некоторые для этого заключают удобные договора со специальными сервисами и решают такие вопросы через них.
Основные выплаты
Размеры командировочных расходов и порядок выплат прописываются в коллективном договоре или регулируются локальным нормативным актом. Они не должны входить в противоречие с ТК РФ (ч. 4 ст. 168), а их основанием является Приказ руководителя.
Если компания сама не занимается приобретением билетов и наймом жилья, сотруднику выплачивается аванс на эти расходы. Перечисление можно сделать на зарплатную карту или выдать наличными из кассы. Жестких сроков нет, но сделать это необходимо перед отъездом, а конкретные сроки прописываются в Положении о командировках. Также работнику перечисляются суточные за количество дней в командировке плюс дни в дороге. Они могут быть выплачены вместе с авансом или отдельным платежом и носить дифференцированный характер для разных должностей (Письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1 и Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Всем известен размер суточных в 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для международных командировок, которые фигурируют в федеральных законах. Но эти цифры не накладывают на компанию обязательств по выплатам именно в этом размере. Суммы могут быть как меньше, так и больше указанных! Размер регулируется локальным нормативным актом, а эти цифры указывают лишь на то, что свыше такого предела потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ.
После поездки сотрудник обязан в 3-х дневный срок предоставить авансовый отчет. Сейчас можно принимать «первичку» для отчета и в электронном виде (письмо Минфина от 08.08.19 № 03-03-06/1/59877).
Нестандартные ситуации и нюансы выплат
Нередко возникают ситуации, когда сотрудник, направленный в командировку, проводит в пути выходные, заболевает в поездке или прилагает «спорные» документы к авансовому отчету. Рассмотрим, как регулируются такие случаи и как проводить расчеты и выплаты.
Кроме суточных, сотрудник получает и плату за свой труд. Она начисляется как средний заработок, и выплачивается вместе с заработной платой. Этот платеж нельзя причислить к командировочным затратам, он относятся к ФОТ. Но если его неверно посчитать, то это приведет работодателя к лишним штрафам и даже судебным расходам.
Время на проезд оплачивается также, как рабочее, либо в повышенном размере, если выпало на выходные. (ст. 106 ТК РФ, ст. 166 ТК РФ).
Вместо повышенной оплаты можно предоставить другой день отдыха. Для этого сотруднику необходимо написать заявление. В этом случае время на проезд оплачивается в стандартном размере.
Если за последний год вы повышали оклады сотрудникам, не забудьте проиндексировать и средний заработок, который вы будете выплачивать сотруднику за время в командировке. Это необходимо сделать с коэффициентом = (оклад после индексации) / (оклад до индексации)
За дни болезни в командировке платят пособие по временной нетрудоспособности и суточные, а средний заработок не начисляют. Если командированному пришлось лечь в стационар, то работодатель не обязан компенсировать ему расходы на проживание. (п. 25 Положения о командировках).
В нестандартных ситуациях стоит опираться только на документы. Например, работник получил аванс, но оплатил перелет бонусными баллами с личного счета. Если в предоставленном в бухгалтерию билете указана полная цена и зафиксирован факт оплаты, то нужно принять эти документы в обычном порядке. Если указан размер реальных расходов, то только их и принимают к отчету, а компенсация полной стоимости — личная воля руководства.
Расходы на связь, канцтовары, почту и копировальные услуги в Трудовом кодексе не прописаны. Выделять деньги под это в авансовом платеже не обязательно — такие услуги могут и не понадобиться, а их стоимость зачастую незначительна: поэтому их просто возмещают после поездки в размере фактических расходов по чекам. Но сотрудник должен понимать, что данные расходы возмещаются только, если они совершены с ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Что учесть при планировании затрат
Как бы вы ни организовали финансирование поездок (с авансовыми платежами сотруднику или поручите поиск билетов и найм жилья администрации компании), составляющие командировочных расходов остаются неизменными. По закону это оплата проезда, проживания и суточные. Основанием для выплат является приказ руководителя.
Для авансового отчета документы принимаются как в бумажном, так и в электронном виде, но только те, в которых прописаны конкретные суммы затрат (билеты, чеки, документы из отелей). Любые необязательные расходы возмещаются только с разрешения работодателя, или если они прописаны в дополнительных внутренних документах.
Тщательная подготовка документации, четкое планирование самих поездок, контроль над выплатами и отчетными документами помогут избежать лишних затрат.
Я проработал региональным менеджером 10 лет. Много раз меня и моих коллег обманывали с зарплатой, компенсациями и условиями труда.
Это разъездная работа: за все время я проехал больше 80 тысяч километров по России. Я работал в пяти компаниях — московских и региональных. Не утверждаю, что честных работодателей не существует — возможно, мне просто не везло. Но факт такой: в каждой из пяти компаний меня пытались надуть.
Я узнал на собственных ошибках, как вести переговоры с работодателем и на что обращать внимание в трудовом договоре. Разобрался, как планировать и учитывать расходы в поездках, на чем экономить, как получать компенсации. Расскажу все, что знаю.
Что такое разъездная работа и командировки
Разъездная работа — это когда сотрудник постоянно работает вне организации и все время перемещается по определенной территории. География таких поездок может быть разной: по городу, региону или даже по всей стране. В 2016 году я помогал лесоперерабатывающему комбинату продавать стройматериалы. Нужно было организовать продажи в 16 регионах России. Каждый месяц я посещал по пять разных городов и жил в каждом по четыре дня. Иногда просыпался с утра и не мог сразу вспомнить, где нахожусь. Это была разъездная работа.
Командировка — это когда работодатель отправляет работника в служебную поездку в конкретное место с конкретным заданием на конкретный срок.
Компенсация расходов. По закону работодатель обязан компенсировать работникам в командировках и во время разъездной работы следующие расходы:
- Проезд и проживание.
- Суточные — это, как правило, питание в поездках.
- Дополнительные траты, если работник согласовал их с работодателем. Например, на почтовые отправления, использование личного автомобиля, оплату услуг курьера, канцтовары.
Обычно деньги на проживание, проезд и суточные расходы выдают перед поездкой или на несколько поездок сразу. А компенсацию за использование личного автомобиля начисляют в конце месяца вместе с зарплатой.
Работник должен отчитаться перед работодателем о всех расходах, кроме суточных. Компенсация суточных выдается не на конкретные траты, а за каждый день, который работник провел в поездке. Работодатель выделяет сотруднику фиксированную сумму, а уж на что тот их потратил — это его дело.
Чтобы отчитаться, работник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему чеки и счета, подтверждающие расходы. Бухгалтер или финансовый контролер проверяет документы и согласовывает отчет, если все нормально.
Как оформляется командировка. Каждая командировка оформляется приказом, который подписывает директор. Приказ должен иметь номер, дату, указание длительности командировки и конкретного места, куда едет сотрудник.
На время командировки работнику могут выдать командировочное удостоверение. Сейчас это необязательный документ, но многие фирмы по старинке его используют. На обратной стороне удостоверения есть место для отметок об отъезде и прибытии.
Вот работник приезжает в другой город и приходит в компанию, куда его командировали. Он предъявляет командировочное удостоверение, а сотрудник компании ставит отметку о прибытии. По этим отметкам работодатель может понять, что сотрудник действительно побывал там, куда его отправили.
Как оформляется поездка при разъездной работе. Каждая организация сама решает, как ей оформлять поездки разъездных сотрудников. Обычно такую информацию указывают в положении о разъездном характере работы и в должностной инструкции работника. Расскажу, как это было у нас.
В начале каждого месяца разъездные работники согласовывали с руководителем план поездок. Этот документ в разных компаниях выглядит по-разному: единого шаблона нет. В нашей организации это был просто список мест с датами посещения. Я сам составлял план, утверждал его у директора и ехал. Но есть фирмы, где руководитель устанавливает план единолично без совещаний с работниками.
Когда план поездок согласован, под него верстается бюджет — расчет предстоящих расходов работника. Бюджет основывается на стоимости бензина, плате за гостиницу и суточных по количеству дней. После согласования бюджета бухгалтерия перечисляет работнику деньги на поездки. Или не перечисляет, потому что «пока денег нет, поезжайте в долг, а мы потом все вернем». Кредитовать работодателя или нет — личный выбор работника, но я бы не советовал соглашаться ехать «в долг»: не факт, что эти деньги потом удастся вернуть.
В чем разница. Грань между командировками и разъездной работой очень тонкая. Но принцип такой: разъездная работа — это постоянно, а командировка — разовое событие, связанное с конкретной задачей.
Условие о разъездном характере работы должно быть прописано в трудовом договоре. Там же очерчивается территория, по которой придется перемещаться. Если работника отправляют за пределы этой зоны, то поездка оформляется как командировка. Если же он перемещается по «домашней» территории, то это обычная разъездная работа.
Некоторых работников можно отправлять в командировки только с их письменного согласия. Например, женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет, вправе не ехать, если не хотят. А беременных женщин вообще запрещено привлекать к командировкам, даже когда они сами не против.
Но на разъездную работу эти ограничения не распространяются. А еще разница есть для сотрудников госучреждений: там размер возмещения командировочных расходов определяет государство. Значит, конкретная организация не может взять и урезать его по своему желанию. А вот компенсации для разъездной работы государство уже не регулирует.
Как не дать себя обмануть
Не все работодатели ценят труд разъездных сотрудников. Например, в компаниях, где я работал, руководители пренебрежительно называли нас «бегунками». Зачастую руководство относится к разъездным работникам как к расходному материалу. Принцип такой: эксплуатировать по максимуму, платить по минимуму, а как сломается — заменить на другого.
Расходы на разъездных работников — существенная часть бюджета работодателя. И он всеми способами пытается урезать эти траты. Не сомневайтесь: если позволите на себе экономить — на вас сэкономят. Мои коллеги соглашались на мизерные компенсации от работодателя и закрывали расходы в поездках за счет своей же зарплаты. Они работали практически бесплатно, но сами того не понимали.
В разъездной работе есть нюансы, которые надо заранее обговорить с работодателем. Не стоит стесняться и замалчивать вопросы, не нужно надеяться, что руководитель сам разберется. Вот что следует обсудить при трудоустройстве.
Все о работе и заработке
Как сменить профессию, получать больше и на чем заработать. Дважды в неделю в вашей почте
Вопрос № 1
Куда я буду ездить?
Чтобы понять предстоящую географию перемещений, уточните, куда придется ездить. У разъездных работников есть своя домашняя территория — она может быть любой, как договоритесь. Например, в пределах одного города, региона или нескольких регионов.
Почему это важно. Может внезапно выясниться, что предстоят поездки не только в соседние города и области, но и на другой край страны. А вы совсем не рассчитывали на такие путешествия, да еще и на собственном автомобиле.
Или, например, человек живет в Самаре. До этого он уже работал торговым представителем на территории Самарской области. В этом регионе он наладил полезные связи, лично знает руководителей всех торговых сетей и готов приносить пользу работодателю. Он заключает трудовой договор в надежде, что будет работать на знакомой территории.
А потом выясняется, что на самом деле ему нужно отправиться в Воркуту. В итоге: потерянное время, конфликт с работодателем и разочарование. Поэтому обязательно письменно закрепляйте территорию работы в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Вопрос № 2
Где будет мое основное рабочее место?
Многие разъездные сотрудники, когда не находятся в поездке, работают из дома, а не в офисе. Работодатель обычно не возражает, ему так даже удобнее: не надо выделять стол и компьютер в офисе. Но важно, чтобы конкретный адрес вашего рабочего места был прописан в трудовом договоре.
Почему это важно. Например, начальник поругался с работником и решил от него избавиться. Но по собственному желанию он не уходит, увольнять не за что, а сокращать невыгодно, ведь придется платить выходное пособие и средний заработок на время поиска работы.
Тогда начальник начинает искать нарушения, чтобы избавиться от сотрудника. Он долго думает и наконец находит решение: этого разъездного работника вечно нет в офисе — значит, нужно «нарисовать» ему прогул и уволить.
Если работаете из дома, а не из офиса, то убедитесь, что в трудовом договоре указан ваш домашний адрес. Рабочий день из дома я всегда начинал так: включал компьютер, писал начальнику дежурное письмо, отправлял отчет за прошлый день. Все, выход на работу зафиксирован.
Вопрос № 3
Как оформляются поездки?
Обязательно уточняйте:
- Кто решает, куда и когда ехать.
- Кто и как ставит задачи сотрудникам.
- Как оформляются поездки по документам.
Обсудить на словах недостаточно: вся процедура должна быть описана на бумаге с подписью работодателя. Постарайтесь ознакомиться с этими документами до заключения трудового договора, чтобы обойтись без сюрпризов.
Почему это важно. Если работник письменно не согласовал с работодателем свои действия, то они могут выглядеть как его личная инициатива или самоуправство.
Допустим, начальник говорит Васе: «Едешь в Киров, расходы компенсируем потом, сейчас мало денег». По правилам работодатель в начале месяца составляет план поездок и дает сотрудникам на подпись. Но в плане на этот месяц про Киров почему-то ничего нет. А еще компенсацию за бензин, гостиницу и суточные обычно давали сразу, а не потом.
Вася не знает, как в компании оформляются служебные поездки. Поэтому он покорно собирается и уезжает — надо так надо. Но по документам все выглядит иначе: работника никто никуда не отправлял. Он вероломно бросил работу и сорвался в незапланированное путешествие.
Вася сильно рискует: нечестный работодатель может отказаться компенсировать расходы на поездку или даже объявить ему прогул.
Строгое оформление документов перед каждой поездкой защищает права работника и мешает работодателю мухлевать с компенсациями. Не соглашайтесь никуда ехать, пока документы не оформлены — так должно быть по закону.
Вопрос № 4
Какие условия поездок?
Обязательно уточняйте:
- Как часто придется ездить.
- Максимальную продолжительность поездок.
- Размер возмещения расходов в поездках.
- Будут ли однодневные поездки и куда.
Почему это важно. Не стоит верить вакансиям: там не всегда указана вся правда. Например, в вакансии пишут, что командировки занимают 60% времени, но по факту работники месяцами не появляются дома, а машину глушат только на заправках. Я советую подробно расспросить работодателя об условиях поездок и изучить документы, где они зафиксированы.
Учтите, что в однодневных поездках суточные расходы не возмещаются. Работодатели пользуются этим: отправляют работников на огромные расстояния и заставляют возвращаться в тот же день. Нужно преодолеть 250—300 км туда и столько же обратно, а еще потратить 5—6 часов в месте назначения.
Допустим, суточные у работника — 1000 Р, а на ночь в гостинице нужно еще 3000 Р. За счет такой однодневной командировки работодатель сэкономит 4000 Р.
Поэтому следует заранее обсудить с работодателем максимальную дальность однодневных поездок. Если предстоит ездить дальше, чем за 150 км от своего города, и возвращаться в тот же день, то будет тяжело. Я не советую соглашаться на такие поездки.
Вопрос № 5
На чем я буду перемещаться?
Обязательно обсудите, как вы будете перемещаться между городами: на собственной или служебной машине, автобусе, поезде, самолете. Если работодатель настаивает, что ездить нужно на личном автомобиле, то уточняйте, какая компенсация за это предусмотрена.
Вы будете эксплуатировать машину: ее пробег вырастет, а рыночная стоимость уменьшится. В этом случае компания берет на работу не только вас, но и ваш автомобиль — он достоин собственного вознаграждения.
Почему это важно. Большинство работодателей заставляют работников перемещаться в поездках лишь на личных автомобилях. Будьте готовы, что вам предложат подрабатывать курьером и водителем, причем бесплатно.
Например, работодатели часто требуют, чтобы разъездные работники возили с собой образцы товаров, каталоги, демонстрационные материалы или даже небольшие товарные партии. Зачем платить транспортным и курьерским компаниям, если «вы же все равно туда едете». Еще иногда приезжают большие начальники, которых нужно встречать и возить по рабочим и личным вопросам.
Я проходил собеседование на должность территориального менеджера в воронежской фирме. На мой вопрос о компенсации за автомобиль рекрутер ответила:
— Триста рублей в день вместе с суточными.
— А почему так мало?
— Зато вы можете зарабатывать по-другому. Начальство не против, если вы будете брать попутчиков через «Блаблакар».
На этом наша беседа закончилась. Я отказался: понял, что с такой компенсацией буду работать себе в убыток.
Если не всегда, то хотя бы при сложных погодных условиях старайтесь не пользоваться в поездках личным автомобилем. Попробуйте договориться с работодателем о том, что на дальние расстояния — свыше 300 км — будете ездить на поездах или междугородних автобусах.
Вопрос № 6
Надо ли подписывать договор о материальной ответственности?
Работодатели часто между делом подсовывают и просят подписать договор о материальной ответственности. Они говорят, что это просто формальность, такие уж правила. Но для работника этот документ обычно не предвещает ничего хорошего.
По такому договору работник обязуется отвечать своими деньгами за имущество организации, которое ему доверили. Если работодатель предлагает взять на себя материальную ответственность, то обязательно выясните, за что конкретно и чем придется отвечать.
Скорее всего, на вас дополнительно повесят обязанности экспедитора, инкассатора или кладовщика. Например, некоторые работодатели заставляют сотрудников брать товары под отчет и перевозить их на дальние расстояния. Так они экономят на доставке и перекладывают на других свои риски. Если с грузом что-то случится, можно обвинить в этом работника и требовать ущерб с него.
По закону работодатель не вправе заключать договоры о материальной ответственности со всеми подряд. Список работ, где это допустимо, можно посмотреть в постановлении Минтруда. Если вашей должности там нет, то не нужно брать на себя дополнительную финансовую ответственность.
Вопрос № 7
Как зафиксируем наши договоренности?
Обязательно просите зафиксировать все устные договоренности письменно. Я советую прописывать условия в трудовом договоре или дополнительных соглашениях к нему.
Можно зафиксировать все во внутренних положениях компании, но работодатели легко меняют эти документы. Сотрудникам просто дадут бумажку на подпись, что они ознакомились с изменениями. А вот переписать условия трудового договора уже сложнее — в большинстве случаев нужно согласие работника.
Почему это важно. Не верьте никому на слово: чтобы нанять вменяемого и трудолюбивого сотрудника, работодатель может слегка или не слегка приукрасить действительность.
Чем больше пунктов об условиях работы и размерах компенсаций пропишете в трудовом договоре, тем сложнее будет вас обсчитывать, обвешивать и эксплуатировать «за спасибо». Не забывайте, что экономия на работниках — важная статья снижения издержек работодателя.
Планировать расходы нужно не только разъездному сотруднику. Допустим, обычного офисного работника отправляют в командировку и дают с собой какое-то количество денег. Ему надо выяснить, хватит ли их или придется ночевать в палатке, питаться дошираком и просить милостыню на обратную дорогу.
Расскажу, как считать расходы и на чем можно сэкономить.
Как считать суточные
Работодатели не любят прописывать компенсацию суточных расходов в трудовом договоре. Так они оставляют себе возможность менять эти цифры по своему желанию.
Я работал в богатой питерской фирме, которая принципиально не платила суточные. Логика начальства была странной: работник перемещается по семи областям, но все равно находится на домашней территории. А значит, он везде почти как дома и суточные ему не нужны. Только когда менеджеры подняли бунт и отказались работать, фирма начала начислять жалкие суточные — 200 Р.
Во многих региональных фирмах еще можно встретить суточные в размере 250 Р. На эту сумму работник должен как-то выживать в поездке целый день.
По моему опыту, для трехразового питания нужно как минимум 800 Р в день. Если работодатель предлагает меньше — придется голодать. А в поездках, когда активно работаешь, страшно хочется есть. Я проводил по восемь сеансов напряженных переговоров в день — по ощущениям, расход энергии почти как на силовой тренировке.
Вдобавок в последние годы у разъездных работников обострилась проблема с парковками, особенно в центральной части городов. Например, в Воронеже и Белгороде весь центр — сплошная платная парковочная зона с эвакуацией нарушителей. А вот в Орле, Курске и Тамбове можно парковаться на любом свободном парковочном месте — за исключением мест, где это прямо запрещено.
Когда едете в регионы, дополнительно закладывайте 40—60 рублей в час на платную парковку. Если работодатель не возмещает эти расходы — а так обычно и бывает — то платить придется из суточных.
Как сэкономить. Скорее всего, на поход по ресторанам суточных не хватит. Поэтому перед поездкой стоит поискать на карте города бюджетные заведения, где можно вкусно и не вредно поесть. Кто-то спасается термосом с напитком и бутербродами. Искушенные гурманы покупают еду в продуктовом магазине, идут в «Макдональдс», берут там только кофе и обедают.
Во все поездки я беру термос с чаем. Когда нестерпимо хочется спустить все суточные на вредный, но аппетитный фастфуд, я пью зеленый чай с имбирем. Он придает энергии и заглушает голод — рекомендую всем разъездным работникам.
Не советую слишком увлекаться экономией на еде. Убить здоровье сухомяткой и фастфудом — легко. В итоге все сэкономленные деньги, скорее всего, придется отдать врачам и аптекам.
Хитрят не только работодатели, но и работники
Может сложиться впечатление, что работодатели — воплощение зла, а сотрудники — ангелы. Но это не так. Работодатели экономят на работниках, работники пытаются обхитрить работодателей. Эта необъявленная война идет столетиями, и разъездные сотрудники находятся на передовой.
Работодатель знает, что сотрудник может врать. Скажет, что поехал работать, а сам отправится по личным делам. Поэтому работодатель вынужден следить за перемещениями сотрудников. Вот как он это делает.
По GPS-маякам можно узнать, где работник находится сейчас и где он был раньше. В некоторых компаниях местоположение сотрудников отслеживают по сотовому телефону с корпоративной симкартой.
Просит сделать фотографию в месте прибытия. Сотрудник приезжает на место и фотографирует табличку с адресом дома или вывеску магазина. Эту фотографию он показывает работодателю как доказательство того, что он выполнил задание.
Но сотрудники тоже находчивы. Например, я несколько раз «выгуливал» чужие GPS-маяки: возил с собой в командировках по просьбе знакомых менеджеров. Еще я не для себя фотографировал фасады нужных магазинов.
Еще бывает, что ушлые сотрудники устраиваются сразу в несколько компаний и получают двойную компенсацию за одну и ту же работу.
Как считать расходы на проживание
Размер компенсаций за жилье в двух разных компаниях может сильно отличаться. Все зависит от финансовых возможностей и жадности конкретного работодателя. Например, московские компании выделяют сотрудникам около 5000 Р в сутки, а региональные — от 1500 до 2500 Р. При этом расценки на приличную гостиницу со съедобным завтраком и парковочным местом начинаются от 3000 Р.
В фирмах, где я работал, сотрудники сами выбирали себе гостиницы. В российских представительствах крупных европейских компаний есть специалисты, которые организовывают командировки. Они находят и оплачивают гостиницы. Когда работника направляют в поездку, ему сообщают, где ночевать. Как правило, это гостиницы среднего уровня с завтраками и бесплатной охраняемой парковкой.
Как сэкономить. Советую завести банковскую карту с повышенным кэшбэком на оплату гостиниц и расплачиваться ей. Я бронирую гостиницы через «Букинг» — там самые бюджетные варианты.
При выборе учитывайте скрытые статьи экономии:
- Включен ли завтрак и ужин.
- Есть ли бесплатная парковка.
- Как далеко гостиница от мест, которые нужно посетить.
Если питание включено, то можно не тратить суточные. Но это в теории, потому что некоторых работодателей охватывает лютая жадность. Дело в том, что работник по возвращении должен отчитаться за расходы на проживание. Для этого он предоставляет работодателю подтверждающие документы, например кассовый чек и счет из гостиницы.
Бухгалтер смотрит на эти документы, видит, что сотрудник не платил за еду, и требует вернуть суточные. Это незаконно, но такое бывает. Поэтому работники тоже жульничают: договариваются с администратором гостиницы, чтобы в счет за проживание не включали стоимость завтрака, ужина и парковки.
Некоторые сотрудники идут еще дальше: живут где придется, а подтверждающие документы об оплате гостиницы покупают у мошенников. Один мой знакомый для этого во время командировки по Краснодарскому и Ставропольскому краю больше месяца жил в палатке. Хорошо, что было лето.
Настоятельно не рекомендую покупать поддельные документы о расходах в поездке — можно получить судимость. Бухгалтерия работодателя легко выявляет такие манипуляции с помощью сервиса «Проверка фискального документа» на сайте налоговой.
Если вы готовы экономить радикально, то можно ночевать в гостиницах на трассе. Некоторые люди снимают квартиры посуточно, но я никогда не прибегал к такому способу.
Другой мой знакомый сэкономил, удачно совместив отпуск с работой. Работодатель отправил его в командировку в Крым. Парень приехал туда с семьей, снял номер в гостинице в небольшом городке и усердно работал, пока его близкие отдыхали на море.
Как считать расходы на личный автомобиль
Если работаете на своем автомобиле, нужно учитывать расходы на его обслуживание. Чтобы рассчитать их, определите, сколько километров в среднем придется проезжать каждый месяц.
Я уже рассказывал, что при трудоустройстве необходимо четко зафиксировать рабочую территорию, обговорить частоту и продолжительность поездок. Если у вас есть вся информация, можно примерно рассчитать месячный пробег.
Например, Вася работает в четырех регионах, которые отдалены от его дома в среднем на 250 км. Он совершает 4 поездки в месяц. Его стандартная поездка — это 250 км туда и столько же обратно. Месячный пробег автомобиля Васи по трассам: 500 км × 4 поездки = 2000 км.
Мы не учли пробег внутри городов, куда Вася приезжает по работе. Допустим, это еще 200 км, итого — 2200 км.
Я работал сразу в 16 регионах и проезжал за месяц по 3000 км на личном Форде Фокусе. Вот примерный расчет моих расходов на автомобиль.
Техобслуживание. Компания «Форд» рекомендует проводить техническое обслуживание автомобиля каждые 15 000 км. Но я очень активно эксплуатировал машину, поэтому базовые вещи, такие как замена масла и фильтров, балансировка колес, проверка развала-схождения, делал каждые 10 000 км.
Примерно каждые четыре месяца работы я проходил ТО и отдавал в среднем по 10 000 Р официальному дилеру. Я мог бы обслуживаться в гаражных СТО — было бы дешевле. Но у меня маленький бзик: предпочитаю официальные сервисы. Ничего не имею против ребят из гаражей, но доверить им машину пока не готов.
Ежемесячные расходы на ТО: 10 000 Р / 4 месяца = 2500 Р.
Снижение рыночной стоимости автомобиля. Чем больше пробег у машины, тем ниже ее стоимость на вторичном рынке. Можно зайти на любой сайт с объявлениями о продаже подержанных автомобилей и посмотреть разницу в цене.
В среднем Форд Фокус 2014 года выпуска с пробегом 50 000 км стоит 600 000 Р. Такой же автомобиль такого же года, но с пробегом в 80 000 км стоит уже 560 000 Р.
30 000 км я проезжаю примерно за 10 месяцев. Получается, что каждый месяц моя машина дешевеет на сумму: (600 000 Р – 560 000 Р) / 10 месяцев = 4000 Р. Когда я это подсчитал, был неприятно удивлен.
Мойка машины. Считаю, что ездить на грязной машине неприлично и неприятно, особенно на деловые встречи. Я заказываю экспресс-мойку — это бюджетный способ освежить внешний вид автомобиля.
Зимой и в межсезонье приходилось мыть машину четырежды в месяц, в теплое время года — реже. Стоимость одной мойки в моем городе — 350 рублей. В среднем за месяц я тратил 1000 Р на мойку.
Омывающая жидкость. Зимой и в межсезонье следует учитывать расходы на омывающую жидкость. На поездку длиной 300 км мне нужна одна бутыль жидкости, которая стоит 100 Р. За период с ноября по март я проезжал 15 000 км и тратил 5000 Р на омывайку. Если раскидать эти расходы на год, то за месяц получится: 5000 Р / 12 месяцев = 417 Р.
Износ шин. Я много езжу — шины изнашиваются, так что с учетом сезонности раз в несколько лет должен покупать новые. Комплект моих шин «Континенталь» стоит примерно 16 000 Р: летний дешевле, зимний — дороже.
Каждый месяц работы на личном автомобиле с учетом расходов на шиномонтаж в среднем обходится мне в 800 Р.
Трачу в месяц, если работаю на своем автомобиле — 8717 Р
| Снижение рыночной стоимости автомобиля | 4000 Р |
| Техническое обслуживание | 2500 Р |
| Мойка | 1000 Р |
| Износ шин | 800 Р |
| Омывающая жидкость | 417 Р |
Снижение рыночной стоимости автомобиля
4000 Р
Техническое обслуживание
2500 Р
Какая компенсация нужна. Кажется, если судить по моему расчету, что компенсации в 9000 Р вполне хватит. Но это не так. Надо понимать, что расчет примерный: я не учитывал незапланированные траты. Например, из-под фуры вылетел камень и разбил лобовое стекло. Или после поездок по ухабистым дорогам требуется срочный ремонт подвески.
Поэтому нужно закладывать хотя бы небольшой запас на всякий случай. Например, при ежемесячном пробеге 2000—2500 км приемлемая компенсация для Форда Фокуса составляет 10 000—13 000 Р.
Если работодатель предлагает меньше 10 000 Р в месяц, скорее всего, это будет невыгодно. Первая же дорогостоящая поломка загонит ваш разъездной бюджет в глубокий минус.
Компании умеют считать деньги — они понимают, что компенсация за использование личной машины чаще всего не покрывает расходы на ее обслуживание. По сути, работодатель перекладывает содержание служебного автопарка на плечи наемного работника, а взамен выплачивает ему лишь символическую сумму. Не поленитесь: поработайте с цифрами, прежде чем соглашаться на все, что предлагают.
Как сэкономить. Самый очевидный вариант — не пользоваться личным автомобилем в рабочих целях. Постарайтесь договориться с руководителем, чтобы он разрешил ездить на поезде или междугородних автобусах.
Покупайте билеты на поезд через сайт РЖД или мобильное приложение — его можно скачать для iOS и Android. За покупки начисляются баллы, которые получится потратить на следующие поездки и сэкономить на дорожных расходах. Я расплачиваюсь картой Tinkoff Black, потому что банк часто дает повышенный кэшбэк на железнодорожные билеты.
По городу можно перемещаться на общественном транспорте. Я ездил на маршрутках и автобусах, все успевал и не напрягался: посещал десятки торговых точек ежедневно, проводил переговоры. Советую пользоваться общественным транспортом хотя бы в непогоду, когда выше шанс попасть в аварию и разбить машину.
Если же работодатель настаивает, чтобы вы ездили именно на своем автомобиле, то все равно есть способы сэкономить.
Например, я работал региональным менеджером в компании, которая возила стройматериалы из-за границы. У меня есть приятель — региональный менеджер в мебельной компании. Мы работали на одной и той же территории с одними и теми же клиентами. Наши маршруты поездок практически полностью совпадали.
Мы договорились ездить вместе то на моей, то на его машине. Так я снизил расходы на автомобиль в два раза.
Еще можно сэкономить, если правильно распланировать маршрут поездок. По моему опыту, оптимально ездить не радиальными, а круговыми маршрутами. При круговом маршруте водитель захватывает несколько городов за одну поездку: это сильно сокращает пробег. А вот при радиальном маршруте приходится возвращаться в исходную точку и только потом двигаться дальше.
Учтите, что некоторые работодатели не разрешают ничего планировать самостоятельно: они дают готовый маршрут и контролируют работников через GPS-маяки.
Как подсчитать расходы на бензин
Каждая компания сама решает, как будет платить компенсацию за бензин. Чтобы узнать порядок и суммы выплат, изучите внутренние документы компании. В нашей фирме эта информация была в положении о размере компенсаций сотрудникам за использование автомобиля.
Везде, где я работал, компенсацию за бензин выдавали авансом на месяц: работник еще нисколько не проехал, а деньги уже получил. Сумма рассчитывалась по запланированному пробегу, норме расхода топлива у конкретного автомобиля и стоимости литра бензина в регионе. Чтобы отчитаться о расходах, работник подавал авансовый отчет, к которому прикладывал чеки с заправок.
Если оказывалось, что работник потратил на бензин больше, чем получил авансом, и эти расходы обоснованы, то бухгалтерия ему доплачивала. И наоборот: если он израсходовал только часть денег, то остаток шел в аванс на следующий месяц.
Как считается пробег. Запланированный пробег определяется по плану поездок. В конце месяца работодатель смотрит, совпал ли фактический пробег с планом. Фактический пробег определяют по GPS-маякам либо вообще со слов работника.
Некоторые компании считают его с помощью путевого листа. Это такой документ, где работник фиксирует пробег до и после поездки. Иногда бухгалтерия дополнительно требует у работников фотографии одометра, чтобы проверить, а не приписали ли они себе лишние километры.
Как считается норма расхода топлива. Работодатель сам выбирает, какими способами будет считать норму расхода. Эти способы он должен прописать в своих внутренних документах. Например, он может подсмотреть расход в документах на автомобиль, взять его из распоряжения Минтранса или даже с какого-нибудь автомобильного сайта.
Расчет нормы расхода топлива — больной вопрос для работников. Дело в том, что реальный расход часто больше, чем должен быть по документам. Работник тычет пальцем в путевой лист и говорит: «Смотрите — 12 литров на 100 км». А работодатель отвечает: «Ничего не знаю. Мы смотрим расход на сайте „Авто-ру“, а там написано, что ваша машина ест не больше 6 литров на 100 км».
Расход бензина повышается в холодный сезон, в пробках, из-за неисправности автомобиля. Минтранс об этом знает, поэтому в своем распоряжении устанавливает повышающие коэффициенты к норме для подобных случаев. Например, если работник использует кондиционер в машине, то норма расхода увеличивается до 7%. Если автомобиль ездит по городу, где живет более 5 млн человек, то норма вырастает до 35%.
Работодатель обязан использовать эти коэффициенты, только если определяет расход топлива по распоряжению Минтранса. Если он выбрал любой другой способ расчета, то может не принимать во внимание эти коэффициенты. Поэтому обязательно уточняйте до трудоустройства, как в компании считают норму расхода топлива и в каких документах это прописано.
Например, у вас внедорожник с реальным расходом под 20 литров на 100 км, а работодатель компенсирует бензин по нормативу 10 литров на 100 км. Тогда с каждой заправки из своего кармана придется доплачивать половину.
Как сэкономить. Заведите банковскую карту с повышенным кэшбэком за бензин и карты лояльности популярных сетей заправок. Оплатили бензин банковской картой — получили кэшбэк. Показали карту лояльности — заработали баллы, на которые потом заправились бесплатно.
Как договориться с работодателем
Если не хотите работать в минус, то можно и нужно обсуждать компенсации с работодателем. Другой вопрос, как это делать.
Важно знать свои расходы — так проще вести переговоры насчет их компенсации. Листок бумаги с подробным расчетом расходов творит чудеса. Вы уже не обнаглевший работник, которому все мало, сколько ни дай, а компетентный специалист, который умеет считать деньги и не требует лишнего.
Я стараюсь разговаривать с работодателем на его языке: объясняю, почему ему выгодно платить мне больше. Ведь компенсации — это ресурсы, которые есть у работника, чтобы выполнять рабочие задачи. Много ресурсов — хороший результат, мало ресурсов — провал.
Я езжу в командировки на собственной машине — это мой рабочий инструмент, как компьютер для программиста или графический планшет для художника. Чтобы автомобиль был в работоспособном состоянии, его нужно обслуживать, а это стоит денег. Работодатель не хочет, чтобы я сорвал переговоры, потому что сломался на трассе и не добрался до города. Тогда ему же выгоднее не экономить на компенсации.
Я продвигаю бизнес работодателя и защищаю его интересы на сложных переговорах, убеждаю и вдохновляю наших партнеров. Моя эффективность напрямую зависит от качества сна, значит, перед встречей надо хорошо выспаться. Но ночь за рулем на заснеженной трассе и койка в дешевом хостеле этому не способствуют. Если работодателю нужен результат, то в его же интересах оплатить мне проживание в нормальной гостинице и билеты на поезд.
Никогда не обсуждайте компенсации с простыми рекрутерами: они часто занижают размеры выплат. Не знаю почему, может быть, пытаются достичь каких-то своих внутренних показателей. Лучше дождитесь встречи с руководителем. Самый удачный момент, чтобы поднять эту тему — когда вы обговорили должностные обязанности и предстоящие цели.
Например, руководитель говорит, что нужно заключить восемь договоров и организовать первые отгрузки товара в Смоленске. Вот тут самое время обсудить, какие ресурсы он готов предоставить, чтобы достичь этой цели.
Некоторые работодатели предлагают копеечный оклад и смешные компенсации, но обещают, что это временно. Вот пройдет испытательный срок, тогда будете деньги мешками домой носить. Верить или нет — дело работника, но, как правило, после испытательного срока ничего не меняется.
Если работа вам нравится, но компенсации не устраивают — возьмите паузу. Возможно, вы произвели впечатление на работодателя и он еще вернется с более щедрым предложением.
Однажды я проходил собеседование в строительной компании. Мне предложили очень низкие компенсации: 250 Р на суточные расходы и 2000 Р в день на гостиницу.
Я взял листок бумаги, примерно расписал расходы и доказал, что выжить на эти деньги будет крайне сложно. Сотрудник станет голодать, а его мотивация — падать. В итоге он уволится — придется опять искать нового.
Так и было: за полтора года на этой должности сменились четыре сотрудника. В конце беседы я спросил, неужели небольшая экономия на командировочных расходах стоит текучки на важной должности. Руководитель взял время подумать и через пять дней сделал мне более выгодное предложение: 800 Р на суточные расходы и 3500 Р на гостиницу. Я согласился и проработал в той фирме почти четыре года.
Как экономить на командировках и разъездной работе
- Подробно обсудите с работодателем территорию и условия поездок.
- Договоренности фиксируйте на бумаге: в трудовом договоре или дополнительных соглашениях к нему.
- Не стесняйтесь торговаться о компенсациях. Когда подпишете трудовой договор, качать права будет поздно.
- Общайтесь с работодателем на его языке: объясните, почему ему выгоднее платить вам больше.
- Строго следите за оформлением документов для поездок.
- Планируйте свои поездки: разрабатывайте маршрут, считайте пробег, заранее решайте, где будете есть и спать.
- Попробуйте договориться с работодателем о поездках на поезде или автобусе, а не на личном автомобиле.
- Планируйте бюджет и расходы, чтобы не работать бесплатно.
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».
- другие траты, разрешенные руководством.
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2022-2023 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
- Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
- Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
- При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
- Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
- остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
- перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы рассказали в статье.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2022-2023 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Что нужно включить в бюджет
Состав командировочных расходов утвержден в Трудовом кодексе, в список входят:
- средний заработок сотрудника — выплачивается в период нахождения в деловой поездке;
- суточные – для компенсации возможных затрат, связанных с поездкой и работой вне дома, компания должна выплачивать сотрудникам суточные;
Многие задаются вопросом: «Суточные и командировочные — в чём разница?». Мы подготовили отдельную статью на эту тему, её можно прочитать здесь.
- возмещаемые расходы – если в процессе поездки сотрудник из своих денег оплачивал дорогу и проживание, и у него есть подтверждающие документы, компания должна возместить эти расходы;
- дополнительные возмещения – у компаний есть возможность по своему желанию возмещать работникам и другие виды расходов, вроде оплаты мобильной связи в роуминге.
Как оптимизировать тревел-бюджет
В нашем блоге мы много писали о каждом типе перечисленных расходов. Например, тут. Поэтому в этом материале перечислим лишь основные моменты.
При выплате суточных нужно помнить о лимитах сумм, которые не облагаются НДФЛ. В 2020
году такие лимиты составляют 700 рублей в день для России и 2500 для заграничных поездок. Компания может платить и больше, но при превышении этих границ, придется уплачивать налоги и взносы в фонды.
Расчёт среднего заработка для командировки выглядит так:
:
Средний дневной заработок = все подходящие выплаты за расчетный период / количество отработанных дней за расчетный период
Для вычислений нужно взять период в двенадцать месяцев до месяца начала командировки.
Согласно текущим нормам, расходы на поездку должны оплачиваться работнику в виде аванса перед началом командировки. Сам сотрудник обязан по возвращению в офис предоставить подтверждающие затраты документы – чеки из гостиниц, автозаправок, билеты и т.п.
Если фактически затраты в поездке оказались ниже, чем предполагалось, то остаток средств сотрудник обязан вернуть. В противном случае, когда выданных в виде аванса средств не хватило, разницу компания должна компенсировать. Чтобы минимизировать вероятность возникновения таких ситуаций, в Положении о командировках стоит прописать ограничения по цене билетов и стоимости проживания в поездках. То есть билеты должны быть эконом-класса, номера в отеле – стандартные, а не люксовые и т.п.
Средний заработок в поездке выплачивается по аналогии с «обычной» зарплатой – в те же даты.
Заключение
Составить бюджет на командировки не трудно – основных статей расходов не так много, а текущие нормы позволяют гибко подходить к их оформлению. Однако важно помнить и о некоторых тонких моментах – например, включать компенсацию затрат в авансовый платеж перед поездкой, учитывать лимиты безналоговых сумм для суточных и прописывать границы затрат в командировке.