Как составить цель делового совещания - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Обновлено: 16 мар.

#trainingsoveshaniya #fasilitaciya #trainingfasilitaciya

Меня иногда приглашают поприсутствовать на реальном совещании, чтобы потом я дал обратную связь руководителю, проводившему данное собрание.

В ходе анализа проведённого совещания, есть один важный момент, который я обсуждаю всегда. Я спрашиваю, а зачем ты проводил это совещание? Какую цель преследовал? Ответы получаю самые разные, с разным уровнем осознанности цели.

Об этом и поговорим в данной статье.

Сначала приведу один пример из реальной жизни.

Пример совещания из жизни

Компания занимается оптовыми грузоперевозками. Руководитель отдела продаж проводит совещания с подчинёнными. Тема: «Выполнение плана по продажам». На совещании присутствует 6 сотрудников.

Собрание проводилось следующим образом. Руководитель открывает в 1С отчет с различными показателями по конкретному сотруднику и его работе с клиентами. Далее руководитель задаёт вопросы подчинённому. Подчинённый дает ответы и комментарии по показателям.

— Почему по компании «А» нет продаж?

— По цене вообще не проходим. Я каждый раз высылаю коммерческое и каждый раз получают ответ, что не проходим по ставкам.

Обсудив первого клиента, руководитель переходит ко второму заказчику.

— А почему компания «Б» перестала заказывать?

— У них сменился руководитель. Новому не могу дозвониться. Он не отвечает.

— Ты обязательно дозвонись.

— Хорошо.

Далее начинается обсуждение следующего клиента. И история повторяется: вопрос — ответ. Остальные слушают. Иногда руководитель дает распоряжения: «если не найдёшь контакт, скажи мне…», «к этому надо обязательно поехать на личную встречу». В каких-то ситуациях руководитель сам берёт себе «на карандаш» какую-то задачу. Иногда к диалогу подключаются другие участники совещания. Реже происходит спор между руководителем и подчинённым.

После обсуждения показателей с первым подчинённым, руководитель повторяет тоже со вторым специалистом, затем с третим и т.д.

В среднем на диалог с одним сотрудником уходило около 15 минут. Собрание закончилось через 1 час 40 минут.

Анализ совещания. В чём проблема?

Давайте проанализируем данное совещание.

Сначала я кратко перескажу диалог с руководителем, как он сам видит логику своего собрание, а потом дам свои комментарии.

— Скажи, зачем ты проводил данное совещание? С какой целью?

— Ну… (задумался). Чтобы выполнить план продаж.

— Хорошо. Это конечная цель месяца. А в рамках этого собрания что хотел?

— Замотивировать сотрудников выполнять планы.

— Что конкретно ты сделал или сказал сотруднику (сотрудникам), чтобы повысить их мотивацию?

— …(тишина)… Мы анализировали, как обстоят дела с каждым клиентом и что можно ещё сделать.

— Анализировать или предлагать?

— И то и то.

— У вас на одного клиента уходило примерно 1-2 минуты. Этого достаточно, чтобы проанализировать ситуацию с каждым клиентом и предложить решения?

— Нет. Но так всегда проводились собрания в нашей компании, так делал руководитель до меня, теперь и я так провожу собрания.

Что следует из данного разговора?

В чём проблема?

Я вижу здесь размытость цели: то повышение продаж, то мотивирование сотрудников, то анализ ситуации, то генерация предложений. И на первый взгляд всё верно, всё правильно, всё взаимосвязано.

Но если детально присмотреться, так чего же хотел руководитель, проводя собрание? Что делал руководитель в процессе совещания, чтобы добиться поставленной цели? Как понять руководителю в конце совещания достиг он поставленной цели или нет?

Повышение продаж? Это не цель собрания. Есть множество событий и факторов между собранием и объёмом продаж в конце месяца, которые влияют на итоговую цифру.

Мотивация сотрудников? А она была низкая? Мотивация была одинаковая у всех подчиненных или у всех разная? У кого какая? Была оценка мотивации? Что ты делал в процессе совещания, чтобы повлиять на мотивацию? Как изменилась мотивация в результате собрания? Ответов на эти вопросы у руководителя нет. А значит, для этой цели сделано ничего или совсем мало и неосознанно.

Если взять за цель «анализ ситуации и генерацию предложений», то руководитель согласился, что для достижения этой цели глубокого анализа тут нет, а предложения поверхностны. От себя добавлю, что обсуждение и анализ ситуации сводилось к тому, что руководитель задавал 2-4 вопроса, а менеджер по продажам отвечая на вопросы, часто повторял то, что уже было написано в SRM в качестве комментария к сделке. Предложения исходили от руководителя в виде распоряжений-«лозунгов»: дозвонись, надо дожать и т.п.

И ещё важное методическое замечание: эти два процесса «анализ» и «генерация предложений» следует организовывать отдельно друг от друга и использовать специальные техники.

Получается, что нечёткое осознание цели руководителем приводит к тому, что руководитель не до конца понимает, что делать в процессе совещания, чтобы достичь поставленную цель.

Совещание ли это? И в чём ценность совещаний?

В приведённом примере для меня принципиальный вопрос — а совещания ли это было?

Мой ответ — нет, это было не совещание. Это была серия из шести последовательных диалогов руководителя со своими подчинёнными, проведённое в одно время в одном помещении.

В моём понимании, совещание — это групповая работа над каким-то вопросом. Совещание — от слова «советоваться». Это когда руководитель и подчиненные или коллеги совместно, группой обсуждают производственные задачи. А в приведённом примере совместной работы всех участников совещания не было.

Я глубоко убеждён, что ценность совещаний заключается именно в том, что группой людей можно сделать то, что нельзя сделать в другом формате (в одиночку, в парах). И наоборот, если вы можете решить какой-то вопрос самостоятельно, или в разговоре один на один с кем-то, или в переписке и т.д., то не следует проводить собрание.

Совещания — дорогой инструмент руководителя. Дорогой в финансовом плане. Каждый час работы сотрудника в компании стоит определенную сумму денег. Умножьте на количество участников и на продолжительность собрания. В некоторых случаях полученная цифра может сильно удивить. Соответственно, не следует «палить из пушки по воробьям». Для каждой задачи должен быть свой инструмент.

Позвольте повторить ещё раз. Ценность совещаний в том, что собравшись вместе, мы можем сделать то, что нельзя сделать одному. «Добавленная стоимость» совещаний создается групповой работой. Если предполагаемый результат работы группы людей будет лучше, больше, быстрее, ценнее, чем результат, полученный другим способом, то следует проводить собрание. В этом и есть суть и ценность совещаний.

Как формулировать цель совещания?

А теперь давайте вернёмся к главному вопросу статьи и разберёмся, какими могут быть цели совещания и как их формулировать.

Первый шаг — определите вид совещания?

Все вопросы, выносимые на совещания, на мой взгляд, можно разделить на две группы:

Информационные,
Проблемные.

Информационные вопросы — это когда между руководителем и подчиненными происходит обмен информацией: постановка задач, объявление планов работы, запрос информации «из полей» и т.п. Результат — информация передана и/или получена.

Проблемные вопросы — это рассмотрение и решение какой-либо проблемы, когда в компании идёт что-то не так, как нужно, то есть существует разница между желаемым и фактическим: невыполнение плана продаж, высокий процент брака, большое количество рекламаций от клиентов и т.д. Результат — принятое решение или принятое решение + план действий.

Соответсвенно по содержанию рассматриваемых вопросов совещания могут быть:

Информационные;
Проблемные;
Смешанные (гибридные).

На гибридных совещаниях рассматриваются и информационные и проблемные вопросы.

Второй шаг — сформулируйте цель

Определив вид вопроса, который вы планируете рассмотреть на совещании, далее вам следует точно сформулировать цель.

Если на встрече вы планируете рассмотреть несколько вопросов, то необходимо сформулировать цель для каждого вопроса в повестке совещания.

Иногда так бывает, что на совещаниях поднимаются несколько вопросов разными руководителями. Соответсвенно, при рассмотрении того или иного вопроса, ведущим совещания становиться «владелец» данного вопроса и ему следует определиться с целью.

Цель рассмотрения информационного вопроса

Здесь у вас, как у ведущего встречи, может быть, на мой взгляд, две главные цели:

Передать информацию участникам;
Получить информацию от участников.

Вам следует четко представлять, какую информацию вы хотите передать или получить.

Например:

сообщить новый регламент работы,
сообщить принятое решение,
запросить информацию «из полей», что говорят клиенты о новом продукте,
представить нового сотрудника,
сообщить итоги работы,
и т.д.

Цель рассмотрения проблемного вопроса

Для понимания того, какие цели могут быть при рассмотрении проблемного вопроса обратимся к этапам принятия решений.

Их три:

Обдумывание,
Проектирование вариантов решений,
Выбор.

Подробнее об этом вы можете прочитать в статье «Как правильно принимать деловые решения».

Соответственно, рассматривая проблемный вопрос, вам следует определиться на каком этапе процесса принятия решений вы находитесь, на каком этапе вы планируете привлечь коллег к обсуждению (то есть будите проводить совещание) и что вы хотите получить в результате?

Такими целями могут быть:

выработать общее понимание проблемы:
сформулировать проблему,
проанализировать проблему;
поиск вариантов решения:
определить критерии будущего решения,
поиск альтернативных решений;
принятие решения:
оценка вариантов решения,
выбор решения (различные способы голосования).

После того, как решение принято вы можете захотеть:

составить план реализации принятого решения,
оценить риски.

План можно разработать с различной степенью детализации — общий в виде «дорожной карты» или более конкретный со сроками и ответственными.

Для более эффективного обсуждения на каждом этапе принятия решения ведущий совещания может использовать различные техники. Например, на этапе поиска возможных альтернатив можно использовать «Мозговой штурм» или «Дерево решений». На этапе выбора руководитель может принять решение сам или использовать различные способы голосования («Голосование метками», «Двухэтапное голосование»). Подобных техник множество. В данной статья я не буду их описывать, так как цель сегодня другая. Но вы с легкостью сможете их найти в соответствующей литературе или научиться им на тренингах.

И так, совокупный список основных целей представлен на схеме:

Заключение

Совещания важны. В некоторых ситуациях групповым способом обсуждения и решения проблемы мы можем получить качественно другой результат нежели в одиночку.

Для того, чтобы эффективно проводить совещания ведущему (руководителю) важно чётко понимать, что он хочет получить в результате группой работы.

Если вы планируете рассмотреть на собрании информационный вопрос, постарайтесь конкретно сформулировать, какую информацию вы хотите передать или получить.

Если вы решили обсудить с группой проблемный вопрос, поймите на каком этапе решения проблемы вы сейчас находитесь, на каком этапе вы планируете сфокусироваться группой и что хотите получить в результате.

Проводите совещания эффективно!

Источник

Деловые совещания

Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.

Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.

Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации

Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.

Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:

деловые беседы – представляют собой обмен (или одностороннюю передачу) информацией по конкретным вопросам функционирования бизнеса. Это может быть непосредственное общение или опосредованное (с помощью интернет-технологий, телефонии). Данный тип коммуникации предполагает ее продолжение в форме переговоров или совещаний;
собрания – более масштабная форма коммуникации, в которую, как правило, вовлекаются сотрудники компании (обычно – руководители структурных подразделений) для решения стратегических вопросов по развитию бизнеса;
переговоры – имеют определенную цель и направлены на обсуждение важных вопросов, заключение соглашений, контрактов, подписание важных для обеих сторон документов;
дискуссии – открытое обсуждение важных вопросов компании, основным инструментом которого является «мозговой штурм» (генерация идей всеми сторонами), в результате которого могут возникнуть нестандартные подходы к решению проблем.

Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.

Деловые совещания: задачи, цели, темы

Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.

Основными целями и задачами совещаний являются:

поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
решение возникающих вопросов.

Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.

В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).

Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.

Виды, типы и классификация деловых совещаний

Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.

Основная их классификация представлена ниже:

по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.

Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.

Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.

Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).

Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.

Подготовка, организация и проведение деловых совещаний

Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.

К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.

Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:

определяется список участников совещания;
на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.

На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.

На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.

Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.

Пример плана делового совещания

Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.

Такой план может включать в себя:

приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);
освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;
организация мозгового штурма по ее решению;
оценка всех имеющихся вариантов;
аккумулирование вариантов решения проблемы;
голосование или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;
определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.

В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.

Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра

Одним из эффективных средств продвижения продукции является проведение деловых совещаний в рамках выставок и конгрессов, проводимых в ЦВК «Экспоцентр». Деловые совещания подобного формата несколько отличается от других. Если на обычном совещании собирается руководящий состав одного предприятия, то во время работы выставки у любого производителя есть уникальная возможность комплексно решить проблемы предприятия и пригласить всех поставщиков и дистрибьютеров продукции.

Специально оборудованные комнаты для деловых переговоров, конгресс-холлы ЦВК «Экспоцентра» рассчитаны на разное количество человек. Поэтому проблем с размещением всех участников не бывает. С помощью системы MatchMaking можно заранее согласовать время проведения совещания. Презентационная техника позволит сделать совещание более насыщенным и полным.

Ещё интересные ссылки на статьи

Деловой этикет на зарубежных выставках
Деловые организации: особенности и специфика
Деловые партнеры компаний: поиск, общение, поздравления

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Источник

Деловое общение — неотъемлемая составляющая деятельности руководителя, подразумевающая обсуждение текущих вопросов, обмен информацией, получение обратной связи и выработку единой стратегии действий компании. Это своеобразный инструмент управления бизнесом со строгой этикой поведения и конкретными целями. Принято выделять следующие формы делового общения:

Деловая беседа — обмен или передача данных о функционировании бизнеса двумя или несколькими сотрудниками.
Собрание — обсуждение коллективом (обычно с участием начальников подразделений) стратегически важных вопросов.
Переговоры — процесс с целью заключения значимого для двух сторон договора, контракта, соглашения.
Дискуссии — групповой метод поиска нестандартных идей для решения проблемы, споров.

Деловые совещания проводят для повышения эффективности рабочих процессов, совместного преодоления трудностей и постановки новых задач для развития бизнеса. Используя специальный сервис для отчетности, вроде Projecto, можно сделать совещания более продуктивными и добиться нужного результата благодаря грамотной организации. Projecto поможет составить повестку совещания, отследить занятость и загрузку подчиненных, руководства. Это удобная система для управления проектами и безопасного хранения данных.

Деловые совещания: цели и задачи

В российских компаниях практикуется еженедельное проведение совещаний-планерок для предоставления отчета о проделанной работе и определения дальнейших планов. Поводом для внепланового собрания может послужить возникновение на предприятии сложной ситуации. Совещание необходимо для передачи информации, оценки ситуации и реакции сотрудников, корректировки действий структурных подразделений, поиска решений.

Такой формат делового общения позволяет развивать и проводить политику компании, отслеживать коллективные результаты, совместно решать поставленные задачи, анализировать деятельность всех отделов. Приоритетными являются стратегические задачи, о выполнении которых отчитываются руководители подразделений.

При должной подготовке и планировании со стороны руководителя совещание будет плодотворным. Необходимо четкое понимание целесообразности проведения собрания, точное определение целей, задач и числа участников, формулирование предмета обсуждения.

Участники мероприятия должны быть оповещены о сути проблемы, поэтому им следует заблаговременно отправить повестку — документ, содержащий следующую информацию:

тема и цель мероприятия;
перечень вопросов для обсуждения;
продолжительность встречи;
место организации;
список докладчиков с должностями;
порядок докладов.

Подготовка к проведению совещания

Зачастую собрания организованы плохо, поэтому не приносят нужного результата. Во многих компаниях они стали обыденными и утратили смысл. Для повышения эффективности совещаний необходимо придерживаться следующих правил:

составление подробной повестки с указанием целей, этапов мероприятия;
активное вовлечение сотрудников, распределение участников;
фокусирование только на важных темах, без лишних эмоций;
максимально ясные ответы с разъяснениями профессиональных терминов;
выступление руководства в конце для подведения итогов и независимых суждений.

Классификация деловых совещаний

Собрания различаются в зависимости от:

направления — административные, общественные, научные и др.
назначения — выработка решений, постановка и разъяснение задач, подведение итогов и оценка деятельности, оперативные (диспетчерские);
масштаба и численности — узкие (до 5 сотрудников), расширенные (до 20 участников), представительные;
частоты проведения — разовые, периодические, на постоянной основе;
места организации — на выезде, на предприятии.

При тщательном планировании и составлении повестки совещание пройдет успешно и будет эффективным. Однако при возникновении проблемных ситуаций на предприятии требуются оперативные собрания. Тогда руководитель вынужден реагировать незамедлительно, поэтому персонал собирается в срочном порядке.

Форма проведения совещаний также различается:

Диктаторские — односторонняя коммуникация от лица руководителя с раздачей указаний, быстрым принятием решений, сохранением иерархии.
Автократичные — предоставление сотрудниками отчета о проделанной работе по спланированной повестке, выяснение актуальных вопросов.
Сегрегативные — руководитель выбирает определенных сотрудников для доклада.
Дискуссионные — свободное обсуждение вопросов группой до 15 человек, коллективный поиск решения.
Произвольные — обсуждение текущих проблем проекта без конкретной повестки и организации.

Ошибки при организации рабочего собрания

Главными ошибками при организации делового совещания являются:

отсутствие ключевой темы;
нет предварительного посвящения в суть проблемы;
разный объем и тематика проблем в плане;
отступление от повестки и переход к внеплановым вопросам.

Как оформить повестку совещания

Чтобы собрание принесло результат, необходимо следовать четкому плану и уметь правильно расставлять приоритеты. В специализированной программе Projecto есть образцы, которыми можно воспользоваться для оформления повестки дня совещания.

Планируйте свою деятельность и загрузку, отслеживайте занятость сотрудников с помощью бизнес календаря Projecto. Программа позволит отобрать участников для мероприятия, распределить обязанности по подготовке, составить четкий план и определить ключевые цели. В Projecto подготовлен удобный шаблон для проведения коллективных обсуждений, благодаря которому вы сможете делать следующее:

Формулирование целей и задач совещания.
Составление четкой повестки.
Подготовка списка участников.
Установление продолжительности события.

Projecto поможет сохранить всю полезную информацию о проведенных собраниях, личные дела и планы в одном интерфейсе. Так, в системе будут размещены списки участников, указаны записи документов, перечислены поставленные задачи и сделанные выводы. После успешной интеграции системы Projecto в работу компании вы сможете проводить собрания с максимальной пользой.

Источник

Цели деловых встречи 🎯 — подробное описание и объяснение с примерами

Цели деловой встречи — это ориентиры для проведения деловой встреч и переговоров, дающие понимание, о чем нужно говорить на встречах и зачем. Цели структурируют общение и позволяют добиваться нужных результатов, приходить к нужным решениям.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Зачем нужны цели деловой встречи

Цели структурируют общение и позволяют добиваться нужных результатов, приходить к нужным решениям.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Какие могут быть цели деловой встречи

Например — определить ответственных на нужные задачи, собрать или передать информацию, принять решения о развитии в том или ином направлении.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Может ли обойтись без целей на деловой встречие

Можно, но вряд ли это будет полезно. С высокой вероятностью встреча без цели будет просто времяпровождением, но никакие конкретные вопросы не будут решены.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Получение обязательств как главная цель деловой встречи

Время и внимание всех людей, и особенно — предпринимателей и топ–менеджеров — ограничено.

Мы можем вкладываться только в те активности, которые влекут за собой возврат инвестиций — в виде сделок, договоренностей или обязательств.

Иногда цели деловой встречи более прозаичны — мы можем получить некоторую информацию, которая для нас ценна.

Но практика реализации методологии Customer Development и Lean Startup показывает, что информация о потребностях и интересах клиентов может рассматриваться серьезно только в тех случаях, когда мы получаем от них явную обратную связь в виде сделки или обязательства.

Если человек не готов вкладываться деньгами или обязательством в ваш продукт — значит, этот продукт не попадает в его потребности, или клиент не осознает этого. В обоих случаях это значит, что продукт или его позиционирование нужно менять.

Таким образом, ключевые цели деловой встречи — это получение обязательств.

Встреча может быть либо успешной, либо провальной. Успешная — это когда мы получили обязательство. Провальная — когда обязательства нет. Первое говорит о ценности продукта и о релеватности его для клиента, второе — об отсутствии значимости и релеватности.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Типы обязательств на деловых встречах

Какими могут быть обязательства?

Связанные с временем: установлена время встречи, сроки обсуждения, пробная версия вашего продукта тестируется
Связанные с репутационными рисками: вас знакомят с коллегами, представляют ЛПР, или вы получаете рекомендацию, или право опубликовать материал, связанный с клиентом
Финансовые обязательства: протокол о намерения (не юридический документ, но джентльментское соглашение), предварительный заказ, гарантийный депозит

Отметим, что мы в LeadStartup считаем получение финансовых обязательств, по крайней мере в форме джентельментского соглашения, наиболее важными целями деловой встречи.

Если клиент не готов нести финансовое обязательство, значит ваш продукт не попадает в его потребности, или клиент этого не осознает. В обоих случаях это значит, что нужна доработка продукта или его позиционирования.

Особенно же ценны комбинированные обязательства — например, когда человек соглашается и на тестирование, и на то, чтобы показать продукт другим людям, и готов сделать предзаказ.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Отговорки и оттягивание в деловых встречах

Роб Фицпатрик отмечает, что часто бывает так, что клиенты ведут себя мнительно, медленно, стремятся затянуть встречу. Это нормально.

Ваша цель в данном случае — подтолкнуть клиента к принятию решения. Так вы сможете однозначно зафиксировать результат встречи и понять, стоит ли развивать партнерство дальше, или оставить эту историю и уделить время другим клиентам.

Но не ведите себя навязчиво. Вы ведь не бандит с большой дороги, действующий по принципу «Кошелек или жизь». Вы пытаетесь парировать вежливые отговорки и понять, действительно ли эти люди собираются стать вашими партнерами, инвесторами или клиентами.

Еще раз отметим в заключение, что цели деловой встречи — это прежде всего обязательства в том или ином виде. Это не обязательно продажи. Деловая встреча — это не встреча для продажи.

Однако, если встреча завершается только неопределенностью и отсутствием обязательств — это можно расценивать только как провальную встречу.

Стремитесь к результативным встречам, которые завершаются обязательствами. Оттачивайте свой продукт, его качество и позиционирование — так, чтобы он попадал в потребности клиентов и они понимали его ценность.

Команда LeadStartup желает вам успеха в достижении целей деловой встречи. Присоединяйтесь к нам, чтобы стать лучше в продуктовом мышлении!

Источник

Проведение собраний с подчиненными – важная функция руководителя. От эффективности ее выполнения зависит производительность труда, результативность решения поставленных задач, психологический климат на предприятии. Являетесь дилетантом в этом вопросе? Наша статья поможет прокачать управленческие и организационные навыки, повысив продуктивность собраний с трудовым коллективом.

Роль руководителя на предприятии

Говоря о важности совещаний, в первую очередь необходимо определить ключевую роль руководителя предприятия. Управленец высшего звена является своеобразным двигателем компании. В круг его ответственности входит укомплектованность штата, оснащенность необходимым оборудованием, выполнение плана, повышение прибыли, решение текущих вопросов.

Очевидно, что топ-менеджер не ведет эти дела самостоятельно. На больших предприятиях такие функции распределяются между главами подразделений. В малых фирмах они могут быть сконцентрированы в руках самого управленца и нескольких помощников. Отказ от рутинных обязанностей важен для руководителя. Необходимо соблюдать баланс между полной осведомленностью о производственных процессах, тонкостях работы каждого из подразделений и отсутствием включения в их выполнение.

Руководитель – это лицо, которое эффективно управляет сотрудниками, а не работает за них. Начав выполнять обязанности подчиненных, топ-менеджер теряет авторитет и медленно идет к профессиональному выгоранию. Распределение задач, постановка целей и контроль за их выполнением осуществляются на деловых совещаниях.

Деловое совещание: понятие, функции

Во время совещания собирается группа людей для обсуждения производственных задач, постановки целей, отчетности о результатах работы. Такой вид взаимодействия позволяет руководителю своевременно распределять задачи и получать обратную связь от подчиненных. Мероприятие может проводиться с управленцами подразделений, активными членами трудового коллектива, работниками разных отделов. Собрания с подчиненными обычно длятся от 10 минут до двух часов. Более продолжительные совещания не продуктивны, так как у коллектива снижается концентрация внимания.

Выделяют следующие функции собраний с подчиненными:

Информативная. Она заключается в передаче неизвестных актуальных данных, сборе отчетности о текущих мероприятиях в компании.
Координирующая (организационная). Деятельность по планированию производственного процесса, определению уполномоченных для выполнения отдельных трудовых обязанностей.
Оценочно-ориентирующая. Эта функция подразумевает объективную оценку текущего положения дел на предприятии, работоспособности, компетентности, исполнительности линейных руководителей и подчиненных.
Интегрирующая. Совещание – важный инструмент для формирования командного духа. Оно позволяет каждому участнику почувствовать себя частью единой команды.
Контролирующая. Собрание с подчиненными – ключевой инструмент оценки руководителем оперативности, корректности выполнения отданных приказов.
Стратегическая. В процессе взаимодействия с трудовым коллективом выстраивается единая стратегия деятельности предприятия, оптимальный план действий по ее внедрению в жизнь.

Кроме этого, во время собраний с подчиненными происходит разумное распределение ресурсов, обязанностей, работа над изменениями, согласование действий. Здесь же уделяется внимание внутренним и внешним коммуникациям. Выслушиваются жалобы, претензии, информация о взаимодействии с партнерами и контрагентами.

Типы собраний с подчиненными

Собрания с подчиненными бывают плановыми и внеплановыми. Информация о первых должна быть прописана в регламенте компании. Они проводятся строго по запланированному графику. Внеплановые встречи организуют для решения оперативных задач. Чаще управленец и подчиненные не располагают временем для подготовки к таким мероприятиям.

Оперативный тип совещания

Оперативное совещание – это деловое мероприятие, на котором происходит обсуждение текущих вопросов, актуализация проблем, поиск путей их решения, а также сдается отчетность. Ключевой признак таких совещаний – регулярность. Обычно они проводятся ежедневно, еженедельно, ежемесячно. Примерами собраний подобного типа являются планерка, пятиминутка. Они продолжаются не больше получаса. Не пренебрегайте проведением оперативных совещаний, если желаете контролировать положение дел в компании.

Отсутствие планерок влечет за собой снижение авторитета руководителя, низкие результаты работы, ошибки. Регулярные оперативные совещания стимулируют работников на максимальную производительность. Нежелательны при оперативных совещаниях затянутость, обсуждение второстепенных вопросов.

Инструктивный тип совещания

Инструктивное совещание – это информационный формат делового собрания. Его ключевая цель – ознакомление сотрудников с изменениями, новой документацией, проведение инструктажа. Дискуссии, обмен мнениями на инструктивном собрании отсутствуют. Такие совещания носят исключительно ознакомительный формат. Иногда на инструктивных собраниях определяется срок выполнения конкретных задач, назначаются ответственные лица.

Примеры инструктивных совещаний: инструктаж, ознакомление с распоряжением, информирование о меняющихся условиях труда. Ошибки на таких собраниях маловероятны, но чаще от них можно отказаться вовсе, сделав рассылку необходимой документации по отделам.

Проблемный тип совещания

Совещание проблемного типа часто проходит в формате дискуссий. Продолжительность такого собрания составляет около двух часов. В начале мероприятия актуализируется проблема, ставятся задачи, выслушиваются доклады подчиненных, происходит коллективное обсуждение.

Конструктивный результат проблемного собрания – принятие оптимального решения. На таком совещании управленцу отводится роль председателя, координирующего его ход. Продуктивность собрания зависит от профессионализма, креативности подчиненных. Обычно решения, принятые на проблемном совещании, затрагивают все направления деятельности предприятия. Распространенные ошибки при проведении таких мероприятий: формальность, присутствие подчиненных только из одной отрасли, малая продолжительность.

Стратегический тип совещания

Стратегические совещания – новый тип собраний с подчиненными, который внедряется на современных предприятиях. Цель таких встреч – обсуждение стратегии компании, работа над бизнес-процессами. На стратегическом мероприятии актуализируются вопросы мотивации, развития, внедрения новых идей, происходит обмен опытом. Такие совещания позволяют компании избежать кризисных ситуаций, вовремя внедрять инновационные решения. Ключевая ошибка при проведении стратегических собраний – обсуждение рутинных задач, отсутствие учета актуальной экономической ситуации.

Примеры тем стратегических совещаний: «Разработка антикризисных решений», «Разработка методов нематериальной мотивации». Такие мероприятия длятся достаточно долго. Обычно они не ограничиваются одной встречей. Средняя продолжительность подобного совещания составляет 1–2 часа.

Итоговый тип совещания

Отчетные совещания за квартал или год проводятся на каждом современном предприятии. Их цель – подведение итогов работы за определенный период, постановка новых задач и формирование планов работы. Такие совещания проводит руководитель высшего звена. Среди присутствующих должны быть заместители директора, начальники отделов. Каждый приглашенный подготавливает отчетную документацию, выступление, презентацию. Ключевой ошибкой управленца на таком совещании будет отсутствие заданного вектора для будущего развития – ожидаемого плана работ на следующий период. Итоговые совещания продолжительны по времени. На больших предприятиях отчетность всех подразделений обычно занимает не менее недели.

На деловых совещаниях большое значение имеют статус и позиция работника в сравнении с другими участниками. Это влияет на его продуктивность, самооценку. Рекомендуем проводить итоговые совещания с сотрудниками, которые занимают должности одного уровня.

Собрание с подчиненными: ключевые цели и задачи

Ключевая цель делового совещания – разработка эффективных решений возникающих проблем. Собрание с подчиненными предоставляет возможность руководству отдавать приказы, не используя средства связи и электронную почту. Полезны такие мероприятия и для подчиненных. В процессе деловой беседы появляется возможность актуализировать проблему, поделиться с руководством своими идеями. Нельзя недооценивать важность деловых совещаний.

Можно выделить несколько задач, которые решают производственные совещания:

поддержка стратегии предприятия, ее формирование, донесение установленных правил до подчиненных;
интеграция действий всех подразделений компании в соответствии с принятой политикой;
определение новых задач;
выработка оптимальных решений по возникшим проблемам;
оценка эффективности проведенных мероприятий.

Собрание с подчиненными: организация и проведение

Стихийные собрания с подчиненными – ошибка новоиспеченных управленцев. Без четкого плана такое мероприятие превратится в обычные переговоры с коллегами, напрасную потерю времени. Помните, что деловое совещание является рабочим проектом. Оно должно иметь четкие цели, план, регламент, ограничения по времени.

Подготовка к деловому совещанию

Совещание не должно быть формальным мероприятием в компании. Учет следующих рекомендаций к подготовке к деловому собранию повысит его эффективность:

Определите цели и желаемые результаты совещания. Если цель расплывчата, с высокой вероятностью собрание не будет эффективным для организатора и участников.
Разработайте план и повестку дня. Беседа не должна быть рутинной. Рассматривайте вопросы, которые вызовут оживленные дискуссии.
Ознакомьте участников с фактами. Не тратьте время на теорию в процессе совещания. Проинформируйте участников заранее об обсуждаемых показателях. Озадачьте помощника составлением информационной справки и ее рассылкой каждому члену коллектива.
Не приглашайте лишних участников. Оптимальное количество подчиненных, присутствующих на деловом собрании, – до девяти человек. Такая численность обеспечивает максимальную вовлеченность сотрудников и активное участие каждого из них во время беседы. При большем количестве присутствующих высоки шансы, что участвовать в беседе будет руководитель и несколько активистов. Остальные займут роли слушателей.
Место проведения совещания зависит от его целей. Не всегда кабинет директора или конференц-зал – это лучший вариант для организации делового собрания. При обсуждении производственных вопросов допускается проводить совещание в цехах, у информационного стенда. В обычных условиях важно позаботиться о комфорте. Удобные стулья, оптимальный температурный режим поспособствуют тому, что участники беседы будут оставаться активными на протяжении всего обсуждения.

План делового совещания

Отсутствие плана собрания с подчиненными сделает его бесструктурным. Управленец будет перескакивать с одной мысли на другую, а часть важных проблем так и не будет донесена до работников. Составленный план позволит избежать неловких ситуаций в виде молчания, обсуждения посторонних вещей.

План определяет повестку дня, ответственных лиц. В него вносятся актуальные проблемы и задачи. Наиболее предпочтительный формат перечисления – от более важных к менее существенным. План делового совещания составляется самим управленцем либо его помощником. Делегировать такую обязанность стоит только в том случае, если топ-менеджер уверен в высоком профессионализме работника.

Примерный план делового совещания с подчиненными:

Приветственная речь.
Подведение итогов результативности работы за определенный период (сутки, неделю, месяц).
Актуализация новой проблемы. Рассказ о важности ее своевременного решения.
Мозговой штурм.
Оценка предложенных идей.
Голосование за определенный вариант либо единогласное решение руководителя.
Определение ответственных лиц и сроков для решения проблемы.
Возвращение к рабочему процессу.

Подготовительный этап к совещанию обязательно включает информированность управленца о проблеме, ресурсах предприятия. Не тратьте личное время на сбор данных, лучшее решение – справка, подготовленная личным помощником.

Проведение совещания

Деловое собрание, как и другие мероприятия, имеет свою структуру – начало, основную и завершающую части. Не пренебрегайте пунктуальностью – проводите совещание в запланированное время. На личном примере демонстрируйте сотрудникам уважение, обязательность. В процессе собрания руководствуйтесь следующими правилами:

Огласите план, повестку мероприятия. После этого не уклоняйтесь от заданного курса и не позволяйте приглашенным сменить фокус внимания на решение других задач.
Уделите внимание вопросам прошлого совещания. Попросите у ответственных отчеты о решении проблем, озвученных на прошлом собрании. Это позволит постоянно контролировать положение дел в компании.
Начало совещания посвятите обсуждению первостепенных задач, переходя к менее важным. Даже если собрание придется прервать на середине из-за срочных дел, мероприятие не будет проведено зря.
Не позволяйте участникам совещания перебивать друг друга. Один говорит – другие слушают, и дело не только в уважении. В противном случае беседа приобретет неформальный характер.
Избегайте конфликтов. В процессе совещания участники высказывают замечания, которые руководитель либо подчиненные могут принять на личный счет. Если обсуждение плавно перетекает в конфликт, погасите его на корню, вернувшись к обсуждаемой проблеме.
Фиксируйте процесс. Протокол совещания необходим любому руководителю. В нём фиксируется информация о процессе, определяются ответственные за выполнение отдельных задач и сроки исполнения отданных распоряжений. В больших организациях протокол собрания ведет помощник руководителя. В начинающих компаниях с малым штатом работников обычно это делает сам управленец либо назначенное лицо.
Избегайте повышенных тонов. Говорите уверенно, четко, спокойным тембром на протяжении всего мероприятия. Переход на крик – признак несостоявшегося управленца.
Не критикуйте персонал прилюдно. Присутствующий подчиненный совершил ошибку либо отдел продаж не выполнил план? Публичная «порка» в таком случае только демотивирует. Личные претензии высказывайте с глазу на глаз.
Не навязывайте свое мнение. Если вы уже приняли решение, обсуждать с подчиненными его целесообразность не стоит. При открытых вопросах позвольте участникам собрания иметь свою позицию.
Делайте перерывы. Если совещание продолжается больше двух часов, продолжите мероприятие на следующий день. С высокой вероятностью подчиненные уже не вовлечены в процесс, поэтому он не будет эффективным.
Правильно завершайте совещание. В конце мероприятия еще раз вернитесь к его цели и разработанному плану действий. Протокол собрания должен быть составлен немедленно. Двусмысленность изложения недопустима. Документ рассылается каждому из участников собрания в электронном виде.

Помните, что эффективность совещания зависит от стиля руководства управленца. Если менеджер авторитарен, дискуссий и обсуждений на мероприятии не будет вовсе. Собрание займет минимум времени и будет сведено только к раздаче распоряжений. Однако это негативно отразится на продуктивности работы, прибыли предприятия. Современный руководитель прислушивается к мнению других.

Типы участников совещания и стратегии взаимодействия руководителя

Деловое совещание подразумевает не просто передачу информации и приказов, а активное взаимодействие с участниками. Руководитель должен сохранять свой авторитет, не опускаясь до угроз или оскорблений. Игнорирование здесь также будет неэффективно. Мы расскажем об основных типах участников совещания и продуктивных стратегиях взаимодействия с ними. Следуя несложным рекомендациям, контроль за процессом всегда будет находиться в руках управленца:

Государственный муж. Стратег, авторитетное лицо. Он не тратит время на открытые прения, уважителен. Любое его предложение на вес золота. Как правило, эту роль выполняет руководитель организации.
Доминирующий. Обычно это управленец среднего звена. На собрании занимает активную позицию, перетягивает внимание к своей личности, предложениям. Часто навязывает свою точку зрения, при отсутствующих рамках может перейти в конфронтацию. Задача руководителя – не дать такому подчиненному пересечь границы, но и не демотивировать. Высказывания и предложения лучше комментировать следующим образом: «Ваш способ решения имеет место, но давайте послушаем предложения других участников».
Повеса. Много говорит, пускает пыль в глаза, беспечен, циничен. Тратит время совещания впустую, пытаясь перевести тему. Приструнит такого подчиненного замечание по типу «Соответствует ли сказанное основной теме собрания?».
Жаждущий признания. Много рассказывает о личном вкладе в общие результаты работы, увлеченно смакует выполненные рутинные дела. Приписывает заслуги отдела только личным достижениям. Такие обсуждения переводят совещания в неуместное русло. Лучший ответ руководителя на подобную полемику: «Как то, что вы нам сообщили, может использоваться для решения поставленного вопроса?»
Критик. Подчиненный, ставящий под сомнение любые идеи, высказанные на совещании. Принижает других, обесценивает чужие начинания. Целесообразен встречный вопрос руководителя на подобные выпады: «Что вы конкретно предлагаете для решения вопроса?», «Расскажите о вашем видении разрешения ситуации».
Блокировщик. Работник, упрямо возвращающийся к обсуждению пройденных вопросов совещания. Если не взять под контроль ситуацию, совещание будет долгим, но непродуктивным. Руководителю целесообразно напоминать ему о том, что сейчас обсуждается другой вопрос, либо задать вопрос: «Как то, что вы сейчас говорите, относится к теме обсуждения?»
Пассивный. Рассеянный подчиненный, не желающий участвовать в обсуждении. На собрании важно, чтобы каждый участник высказывал свои идеи. Вопросы от руководителя, которые помогут вовлечь пассивного члена коллектива в дискуссию: «Что вы думаете по этому вопросу?», «Каковы ваши предложения?»
Прыгающий с темы на тему. Участник совещания, актуализирующий посторонние, несущественные вопросы. Целесообразное замечание руководителя такому работнику: «Мы уже закончили обсуждение темы совещания?»
Зануда. Работник, пытающийся разобраться в каждом несущественном вопросе. Это тянет время, утомляет других подчиненных, мешает перейти к решению других задач. Лучший ответ руководителя на полемику такого типа работника: «Мы уже закончили обсуждение этого вопроса», «Решение по этой проблеме уже принято».

Неловкие ситуации на деловом собрании: как обойти острые углы?

Любое совещание – непредсказуемый процесс, во время которого могут возникнуть непредвиденные трудности. Эффективный управленец всегда готов столкнуться с неловкими ситуациями и быстро вернуться к цели встречи. Рассмотрим примеры популярных непредвиденных моментов на деловом собрании и эффективных способов их разрешения:

Молчание. Вы задали вопрос, актуализировали проблему – и в конференц-зале повисло томное молчание? Такие ситуации не редкость. Вновь актуализируйте информацию, лично обратитесь к любому из сотрудников, компетентному в этом вопросе, чтобы он дал свои комментарии. В крайнем случае скажите, что вернетесь к обсуждению проблемы в конце мероприятия.
Конфликт. Ссора может произойти в любой группе, и рабочий коллектив не является исключением. Существует два способа выхода из такой ситуации. Первый вариант – это прекратить спор, не давая любой из сторон высказаться. Кроме того, вы можете выслушать каждую из сторон конфликта, выявить причину спора и стать миротворцем, уладив недоразумение.
Страх перед сложными проблемами. Из-за непредвиденной проблемы подчиненные боятся высказать идеи? Простимулируйте их, сказав, что даже неподходящее предложение лучше, чем абсолютное молчание.
Возвращение к уже решенной проблеме. Сообщите, что у совещания имеется жесткий регламент и тайминг. Не стоит тратить рабочее время на то, что уже решено.

Распространенные ошибки при проведении совещаний с подчиненными

От ошибок не застрахован никто. Приведем перечень распространенных недочетов, которые допускают управленцы на собраниях с подчиненными. Исключив их, вы сделаете совещания максимально эффективными:

Стихийность. Участие в незапланированном совещании – стресс для работника, так как такое мероприятие требует подготовки. Проводите стихийные собрания только при возникновении сложных и неотложных проблем.
Продолжительность. Максимальная длительность совещания – два часа. По истечении этого времени происходит снижение концентрации внимания подчиненных, они устают. Если процесс затягивается, перенесите продолжение собрания на другой день.
Неподготовленность. Готовиться к совещанию необходимо управленцу и подчиненным. Руководитель должен быть полностью осведомлен о проблеме, уже принятым мерами для ее решения. Необходимо составить план и регламент мероприятия. Готовность подчиненных выражается в наличии необходимой документации, справок, отчетов о выполнении ранее отданных распоряжений.
Неформальность. Совещание – рабочий процесс, который должен иметь установленные правила. Опоздания, перебивания коллег, разговоры на повышенных тонах, обсуждение посторонних вопросов и пропуски без уважительной причины недопустимы.
Неумение слушать. Совещание не должно представлять собой театр одного актера. Если вы принимаете решение единогласно, необходимость в них вообще отсутствует. Распоряжения можно отдавать по телефону и электронной почте. На собрании прислушивайтесь к мнениям и идеям подчиненных.
Отсутствие навыков ораторского искусства. Хотите, чтобы вас слушали и слышали? Работайте над речью, развивайте харизму и уверенный тембр голоса. После прокачки такого навыка проведение совещаний и публичные выступления перестанут быть для вас проблемой.
Неуважительное отношение к подчиненным. Руководитель не должен допускать повышения голоса в беседах с подчиненными, угроз, прилюдных оскорблений. Думаете, что таким поведением вызовете страх и уважение в глазах коллектива? Напротив, вы прослывете несостоявшимся, несдержанным человеком, который занимает чужое место.

Совещания – это действенный инструмент решения актуальных вопросов, с которыми сталкивается фирма. Руководитель должен подходить к организации подобных мероприятий серьезно. Помните, что эффективность совещаний во многом определяет вектор развития предприятия. Когда сотрудники понимают, что к ним прислушиваются, их мотивация возрастает, а это влияет на результаты деятельности компании в целом.

Источник