Как составить деловое письмо для электронной почты

Мы живем в эпоху коротких сообщений, таких как тексты и твиты. Но электронные письма остаются способом ведения бизнеса. Когда вы пишете электронные письма, которые читабельны, кратки и уместны, у вас есть преимущество перед теми, кто этого не делает. Некоторые аспекты хорошего написания писем уходят в прошлое на сотни лет, и они все еще актуальны.

В данной статье мы обсудим формальные вопросы, такие как сюжетные линии, введение и заключение. Но цель материала – сделать ваше сообщение не только правильным, но и эффективным. Мы рассмотрим, как исследовать ту тему, которую вы собираетесь донести до читателя. Также, мы рассмотрим, как изучить самого читателя, а затем написать сообщение, которое заставит его действовать.

Буду с вами честен, даже самое лучшее электронное деловое письмо может быть проигнорировано, поэтому я научу вас, как отслеживать ваши письма, чтобы это не выглядело настойчиво. Я предполагаю, что вы обладаете приличным знанием языка и собственным стилем написания писем. Я не буду говорить о таких деталях, как грамматика и орфография, а вместо этого, сосредоточусь на применении языка, который необходим для получения нужного эффекта от прочтения вашего письма.

Подготовка к написанию электронного делового письма

Перед тем как что-то планировать вам необходимо знать пункт назначения. Таким же образом, вы должны четко понимать, почему вы пишете электронное деловое письмо. Скорее всего, у вас есть для этого две цели:

• вы хотите, чтобы получатель письма совершил какое-то действие – это ваша краткосрочная цель;
• вы хотите, чтобы это действие служило вашей глобальной цели – это ваша долгосрочная цель.

Я рекомендую поставить вашу долгосрочную цель как можно раньше, чтобы читатель сразу понял, почему вы пишете. Затем сделайте вашу краткосрочную цель очень ясной, с инструкциями о том, как читатель может помочь вам достичь ее. Это называется предметом действия.

Давайте посмотрим, как это работает, отредактировав образец письма от человека, желающего получить работу редактора в компании, занимающейся производством продукции в области альтернативной энергии, таких как солнечные панели:

---

«Добрый день,

Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается.

Я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа.

Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Анатолий»

---

Данное письмо составлено в правильной грамматической форме, но оно не подходит, потому что это не помогает автору достичь своих целей. Попробуем его немного изменить, чтобы сделать его лучше.

Все начинается со вступления, которое заставляет получателя задуматься, почему писатель пишет данное письмо: «Позвольте мне представиться. Меня зовут Анатолий Некрасов и в настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления. Мое резюме прилагается».

С точки зрения писателя, цель очевидна – устроиться на работу. Но читатель может получать сотни таких писем в день по десяткам тем. Не заставляйте читателя гадать, почему вы ему пишете. Внесите ясность с самого начала вашего письма, оставляя только необходимые части. Например: «Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора. Мое резюме прилагается».

Часть, которую мы вырезали, может быть изменена или удалена. Пока оставим все как есть, но перенесем данную часть в собственный абзац. Есть еще одна важная деталь в первоначальном письме, которую нужно вынести вперед. Автор пишет, что он может начать работу не раньше 1-го августа. Это важный факт, с точки зрения читателя.

Это может выглядеть так: «я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа». Теперь письмо выглядит лучше, но в нем все еще отсутствует что-то очень важное. Автор не уточняет, что читатель должен делать дальше. Там нет краткосрочной цели.

Давайте добавим это в наше письмо: «Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа». Теперь читатель понимает, что ему нужно ответить на данное письмо и назначить время.

Сейчас наше письмо выглядит таким образом:

---

«Добрый день,

Меня зовут Анатолий Некрасов и я пишу вам по поводу открытой вакансии на должность контент-редактора, в которую готов вступить с 1 августа. Мое резюме прилагается.

В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравиться создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления.

Пожалуйста, ответьте на мое письмо, чтобы назначить время для телефонного разговора. С нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Анатолий»

---

Для хорошего письма этого достаточно, но его можно еще улучшить. Дело в том, что всегда есть долгосрочная и краткосрочная цели. А значит, можно добавить сюда больше полезной информации, но в меньшем количестве слов, чтобы показать компетентность автора в желаемой должности.

Эффективные электронные деловые письма показывают, что вы сделали свою домашнюю работу и теперь обращаетесь к читателю, чтобы он сделал следующий шаг. Исследование, которое вы проводите перед тем, как что-то написать, дает понять получателю, что вы цените его время.

Вернемся к нашему примеру письма. Мы видим, что автор пишет по поводу объявления о свободной вакансии, а значит, он отвечает на рекламное объявление, где представлены требования к соискателю и само описание должности. В данном случае само объявление является идеальным местом для начала нашего исследования.

Для этого примера мы взяли объявление на должность редактора. Нас интересуют обязанности и требования к соискателю. Все, что нужно сделать, это определить, соответствует ли наш автор требованиям данной позиции, а затем показать в своем письме, что он может их выполнить. Большинство людей, желающие получить работу, даже не утруждают себя внимательно прочитать информацию, прежде чем писать, но наш автор будет использовать эти подсказки, чтобы написать письмо, которое выделится.

В нашем предыдущем отредактированном письме мы создали довольно общий текст, чтобы показать заинтересованность в должности. Сейчас это выглядит так: «В настоящее время я работаю в компании JustTheSun, где мне нравится создавать материалы, которые вдохновляют как на фантазии, так и на размышления».

Теперь мы собираемся заменить некоторые части примерами, которые относятся к обязанностям и требованиям к должности. Автор письма должен показать свои компетенции и соответствие предлагаемой должности.

Мы видим, что в обязанности входит работа с подчиненными и умение редактировать материалы. В требованиях делается акцент на знании английского языка и способность грамотного написания иностранного контента.

Попробуем показать навыки автора в таком виде: «В настоящее время я работаю в англо-французской компании JustTheSun, где я занимаюсь написанием англоязычного контента, имеющий большой отклик у читательской аудитории. Также у меня есть успешный опыт руководства коллективом журналистов и иллюстраторов, как штатных сотрудников, так и фрилансеров».

Цель здесь состоит не в том, чтобы писать много букв, а в том, чтобы правильно написать правильные буквы нужным людям. У вас не всегда будет такой хороший исходный материал для понимания того, чего хочет получатель вашего письма, но, просматривая веб-сайты компании, социальные сети и новостные материалы, вы получите преимущество, которого у менее мотивированных авторов просто не будет.

Даже самое лучшее электронное письмо на открытую должность может пройти несколько программных фильтров, и в конечном счете не попасть в нужные руки. Чтобы этого избежать, вам требуется провести некоторое исследование нужных вам людей, работающих в компании, где открыта позиция. Как это сделать мы подробнее описали в нашей статье «Как правильно составить резюме, чтобы вас заметили».  

Написание электронного делового письма

Как и в личном общении, контент является лишь частью вашего сообщения. Другая часть передается через тон письма.

---

Деловые бумажные письма 50-летней давности очень похожи на те, которые пишутся сегодня. Но электронные письма даже 10 или 20 лет назад сильно отличаются от сегодняшних. Дело в том, что правила стиля все еще находятся на стадии своего формирования.

---

Рассмотрим некоторые общие вопросы тона в приветствии, теле и заключении электронного делового письма. В целом вы хотите, чтобы ваш тон отражал отношения, которые вы уже установили с получателем письма. Если вы обычно называете друг друга по имени лично, не стесняйтесь начинать письмо с выражения «Здравствуй, Александр» или просто «Александр». Если вы незнакомы с человеком, которому собираетесь писать электронное письмо, тогда начните с «Добрый день, Александр Петрович» или «Здравствуйте, Александр Петрович». 

Немного сложнее, если вы не знаете имя получателя письма. В таком случае вы можете обратиться со слова «Здравствуйте». Немного лучше использовать название компании, например, «Здравствуйте Лукойл», или название отдела «Здравствуйте отдел продаж».

Основная часть письма должна так же отражать ваши существующие отношения. Она должна быть простой, но формальной, если это ваш первый контакт с получателем. Это значит избегать таких вещей, как смайлики. Короче говоря, представьте себя таким, каким вы хотите, чтобы вас видели, имея в виду конечные цели вашего письма.

Теперь затронем завершающую часть делового электронного письма. Сюда подходят такие выражения, как «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное. Немаловажным будет, если в заключительную часть письма вы поставите призыв к действию, что-то вроде «С нетерпением жду вашего ответа». В конце добавьте вашу подпись электронной почты, которую мы затрагивали в статье «Как правильно писать электронные письма. Этикет электронной почты».

Время является ценным ресурсом в деловых условиях, поэтому у вас есть всего несколько секунд, чтобы привлечь внимание вашего читателя. Я приведу вам несколько способов, как быстро донести свою цель с помощью хитростей, которые выделяют ваше сообщение и дают получателю веские основания для ответа.

Давайте рассмотрим эти три способа:

1. Во-первых, не стесняйтесь того, что пишете. Поставьте вашу цель прямо вперед. Да, иногда необходимо вводное предложение, как, например, «В продолжении нашей встречи», но старайтесь сделать его как можно короче.
2. Во-вторых, удалите запутанные детали. «На последней встрече мы договорились провести собрание в пятницу в 13:00, но затем, вы прислали сообщение, что 13:00 вам не подходит. Я проверил свой график и выбрал более подходящее время в пятницу в 15:20».
3. В-третьих, напомните еще раз о вашей цели где-то в середине письма. Идея здесь такова, если вы привлекли внимание читателя вашей начальной целью, то содержание может рассеять внимание человека, и вы не добьетесь желаемого результата. Поэтому напоминание необходимо.

К вышеперечисленным способам можно добавить еще такой совет – пишите сообщение как можно короче. Краткость – это не только сестра таланта, но и эффективность вашего электронного письма.

Настало время упомянуть о заголовке вашего электронного делового письма. Это еще одно место, где должны присутствовать краткость и простота. В нескольких словах он должен сказать, что находится внутри письма, и побудить получателя открыть его и узнать.

Очень полезно будет упомянуть о так называемых сложных письмах, где люди вынуждены идти на конфронтацию. Я покажу вам пример, как можно составить электронное деловое письмо, чтобы оно подчеркивало взаимодействие, а не противостояние. Также я покажу вам сэндвич-технику.

Посмотрим на следующий пример письма, где автор желает получить плату за выполненную работу:

---

«Здравствуйте,

Вы должны мне денег, и я нахожусь в данный момент в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату. Я полагаю, что вы меня обманывали, когда нанимали. Я ожидаю, что вы заплатите мне как можно скорее или я подам на вас в суд».

---

Большинство предпринимателей, получив такого рода письмо, ответили бы в том же духе. Так что наша цель – смягчить тон и немного переставить акценты, но оставить главный посыл к читателю письма.

Бесполезно писать такие строки, как «Я полагаю, что вы меня обманывали». Может быть у заказчика проблемы с его счетом или другие форс-мажорные обстоятельства. Выражение «я подам на вас в суд» тоже не имеет смысла, так как опытные бизнесмены воспринимают это всерьез только тогда, когда получают такие слова от адвоката. Попробуем переписать данное письмо в более позитивном тоне, ориентированном на решение проблемы.

В нашем примере первое предложение выглядит следующим образом: «вы должны мне денег, и я действительно нахожусь сейчас в бешенстве. Я создал графику для вашего сайта, но так и не получил обещанную вами оплату». Мы можем добиться большего, предоставив информацию, которой ваш получатель может просто не иметь. Примерно так: «Мы с вами заключили договор на создание графики, которая в данный момент присутствует на вашем веб-сайте. Согласно договору, 1 мая должна была быть выплачена сумма в размере 350 долларов США, но я, к сожалению, до сих пор ее не получил».   

Добавим некоторые детали и к следующему предложению: «Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре».

Теперь вернемся к фразе «я подам на вас в суд». Вероятно, вы не будете нанимать адвоката, чтобы получить 350 долларов. Но у вас есть под рукой другие средства защиты. Не бойтесь напоминать. Например, «Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж». Наше письмо завершено, но оно все еще немного резкое.

Рассмотрим другой вариант, который называется «техникой сэндвича», чтобы сделать сообщение более дружелюбным. Это работает так: сложная часть идет прямо посередине, как мясо бутерброда. Затем вы вводите «мягкие» выражения во вступление и заключение.

Вот пример введения, который фактически взят из другой части письма: «Мне было довольно приятно работать с вами, создавая графику, которую я вижу сейчас на вашем веб-сайте, и выглядит она просто отлично».

Середину письма мы оставляем, как в предыдущем примере, просто немного перефразируем: «К сожалению, я все еще не получил оплату в размере 350 долларов по нашему договору, которая должна была произойти 1 мая. Я прилагаю копию счета, которую отправлял вам 15 марта. Я принимаю оплату на банковскую карту, на QIWI кошелек, PayPal или Bitcoin. Подробности указаны в счете-фактуре. Боюсь, я не смогу выполнять для вас дальнейшую работу, пока не получу этот платеж».

В завершение письма мы можем вставить такую фразу: «Еще раз спасибо за возможность работать вместе. Я с нетерпением жду продолжения наших продуктивных отношений после того, как этот вопрос будет решен». Вот так выглядит модель «бутерброд», которую вы можете использовать в ваших сложных деловых электронных письмах.

Немаловажным будет напомнить вам, что ваше письмо должно быть читабельным и довольно простым в понимании написанного. Существует несколько способов сделать письма более доступными для получателя. Рассмотрим их:

1. Когда вы составляете электронное письмо, вы не знаете, как оно будет выглядеть по ту сторону экрана. Здесь совет такой: дизайн письма должен быть простым. Не стоит опираться на вид шрифта или элементы дизайна, чтобы донести свое сообщение. Это же касается PDF и Word вложений.
2. Вторая сложность в чтении письма – это язык изложения. Особенно когда вы используете сложные времена глаголов, как например, «я надеялся встретиться». Здесь не совсем ясно, хочет автор встретиться или уже нет. Убедитесь, что вы используете самый простой и понятный язык.
3. Когда вы договариваетесь о времени онлайн-встречи или телефонного разговора с собеседником, находящемся в другой стране или другом регионе, убедитесь, что вы учитываете разницу между часовыми поясами.

Когда вы составляете письмо, подумайте об этом в таком ключе: некоторые читатели вынуждены бороться с каждым словом, каждой фразой, каждым предложением, поэтому, чем меньше их будет, тем меньше им придется бороться.

Отправка эффективных напоминаний

К сожалению, даже хорошо подготовленные письма часто остаются без ответа. В данном разделе мы рассмотрим, что делать, если получатели ваших писем не отвечают.

Первое, что вы можете сделать – это просто отправить письмо с напоминанием по истечении разумного периода времени. Но возникает вопрос: сколько времени занимает разумное время? К сожалению, здесь нет четко регулируемых правил. Пишите слишком рано, и они будут думать, что вы надоедливы, и начнут раздражаться. Выждите слишком долго, и вы можете упустить возможность.

Чаще всего срочность будет зависеть от ситуации. Здесь вы учитываете следующие факторы, которые я обозначил как ГАР:

Г – каков ваш График? Например, если вы готовите рекламный стенд для мероприятия, которое должно состояться 1 сентября, и вам необходимо спланировать поездку до 1 августа, было бы разумно просить предоставить необходимую информацию в июле.

А – существуют ли Альтернативы? Существуют ли другие контакты, к кому вы можете обратиться за подтверждением? Если да, тогда не имеет смысла высылать напоминание.

Р – повлияет ли Раздражительность получателя на ваши отношения? Некоторые сообщения относительно безличны, поэтому вам неважно, что получатель думает о вас.

Допустим, вы решили написать напоминание. Здесь применяются те же правила, что и ко всем письмам на сложные темы. Не спорьте и не злитесь. Дайте конкретику и упростите решение. Помните, есть шанс, что они просто никогда не получали ваше предыдущее сообщение.  

Ваш текст может выглядеть таким образом: «Боюсь, что я не получил ответ на мое письмо от 15 июня о нашем стенде на вашем мероприятии. Хотелось бы получить быстрый ответ, так как мы пытаемся рассчитать наши планы поездок. Спасибо».

Это только ядро. Конечно, вы добавите собственные данные. Обязательно включите более ранние сообщения в ваше напоминание. В электронной почте вы можете сделать это, воспользовавшись кнопкой «Ответить всем».

Предположим, что вы осознали, что ваш контакт не собирается вам отвечать, но вам действительно нужно получить решение по своему вопросу. У вас сложное решение. Вы можете написать кому-то еще из этой компании? Здесь вы снова можете применить правило ГАР – проверьте ваш график, альтернативы и влияние раздражительности.

В написании такого рода напоминания будет очень неплохо использовать следующую структуру письма: «ранее, я обсуждал данный вопрос с … (таким-то человеком), но в последнее время я не получал от него никакого ответа».

Письма с напоминанием нарочито создают конфронтационную ситуацию, потому что вы фактически указываете на то, что читатель не смог сделать ранее. Но если вы сами определите необходимость следить за ситуацией и вежливо справляться с ней, время, потраченное на написание напоминаний, может окупиться.  

Продолжение переговоров в электронных сообщениях

В большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением. Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.

Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.

• Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером.
• Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме. Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку.
• В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.

Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.

Заключение

Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:

• Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
• Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
• Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.

Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это в поле сообщения и начните с этого. У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.

Электронное письмо имеет в настоящее время  большую популярность. От того, как правильно оформлено ваше деловое электронное письмо зависит имидж вашей компании или вас лично.

В ЭТОЙ СТАТЬЕ МЫ УДЕЛИМ ВНИМАНИЕ СЛЕДУЮЩИМ ТЕМАМ ДЕЛОВОЙ E-MAIL ПЕРЕПИСКИ: 1. ОФОРМЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА, то есть как правильно заполнить необходимые поля электронной почты. 2. СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТА ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА. Как написать текст кратко и понятно, чтобы у адресата не возникло к нему ни одного вопроса. 3. КАКИЕ СУЩЕСТВУЮТ ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ.

ЧТОБЫ НАПИСАТЬ ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО НЕОБХОДИМА ЭЛЕКТРОННАЯ КОРПОРАТИВНАЯ ПОЧТА ИЛИ ЛИЧНАЯ ПОЧТА, ПОДЛИННОСТЬ КОТОРОЙ МОЖНО ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ.

ДЕЛОВАЯ E-MAIL ПЕРЕПИСКА   НУЖНА ДЛЯ БЫСТРОГО ОБМЕНА ПИСЬМАМИ.

Оформление e-mail письма

Необходимо следовать следующим правилам:

1.Разделить всю электронную переписку на личную и деловую, предназначенную для служебного пользования. То есть упорядочить e-mail переписку, чтобы контролировать вашу деятельность и быть в курсе происходящего. Чтобы не упустить из вида пропущенную почту — проверяйте вашу корпоративную почту дважды в день.

2.В поле «Кому» — располагается e-mail адрес и имя адресата. Корпоративные электронные адреса состоят из имени его владельца до знака @ и имени домена компании. Например, Anna-Kim@ZZZbank.com.  Бывает также, что деловые письма отправляют из личного e-mail адреса. При этом, имя владельца этой почты должно идентифицироваться только с ним (без ников). К примеру, Anna-Kim@gmail.com.

3.В электронном письме обязательно заполняйте поле «Тема». Это поможет адресату понять степень важности и срочности ответа на ваше письмо. Тема вашего письма должна раскрывать его суть. В теме постарайтесь уложиться от одного до семи слов. Избегайте абстрактных слов «запрос», «важно»…

4.В поле «Копия»вносят e-mail получателей, которым необходимо ознакомиться с письмом. Получатель электронного письма будет видеть, кто должен ознакомиться с текстом письма. Получатели в поле копия, как правило, не должны отвечать на письмо. Только при необходимости могут вмешаться в общий ход переписки.

5. В поле «Скрытая копия» автор включает участников, которых получатель не должен видеть. При массовой рассылке эта функция нужна, чтобы скрыть ваши контакты от всех получателей. Однако следует отметить при внутренней рабочей переписке это неэтично.

6. Поле «Ответить всем» применяется чтобы ответить даже прикрепленным в поле копии участникам. Можно по вашему усмотрению включать и удалять ненужных участников переписки.

7. Функцию флажок лучше использовать только в очень важных и редких случаях. Лучше уведомить адресата звонком или смс. Срочность обозначить лучше в теме письма. Так как иногда письма с отметкой флажок попадают автоматически в спам.

8.Если вы представляете компанию, то оформление электронных писем изначально заложено в бренд-бук компании. То есть определены фирменный стиль и внутренние нормативные требования по размеру и стилю шрифта, цвету и другое. Избегайте яркого оформления, картинок, фото и радужных цветов, нестандартных вычурных шрифтов.

9.И наконец, мы подошли к неотъемлемой части электронного письма — ТЕКСТУ вашего письма. Составляя e-mail письмо, соблюдайте стилистику и думайте о том, комфортно ли будет адресату читать письмо? Стиль электронного письма деловой, но менее формальный. Здесь необходимо соблюдать грань между теплым формальным и дружеским тоном. Цвет шрифта должен быть черным. Тип шрифта должен быть Arial или Times New Roman. Соблюдение красной строки в каждом абзаце не обязательно. Делите текст на абзацы, на маркированные и номерные списки, прилагайте файлы для дополнительной информации. Избегайте слишком развернутых предложений, не используйте много деепричастных оборотов и сложных речевых оборотов. Излагайте ваши мысли просто, кратко и понятно. Главное в любом деловом письме то, чтобы оно было вежливым и ПОНЯТНЫМ!

10.В самом конце электронного письма поставьте личную подпись вашего аккаунта или аккаунта корпоративной электронной почты:

С уважением,

ФИО,

Должность,

Наименование компании

тел. 67ХХХХХХ3

И другие необходимые контакты.

СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА

1) Стиль электронного письма. Текст электронного письма по стилю изложения отличается от делового письма на фирменном бланке.

То есть в деловом e-mail
письме вы можете придерживаться более неформального стиля письма. Например,
вместо обращения «Уважаемый Имя Отчество!» обратиться «Добрый
день!» или «Здравствуйте!».

2) Язык деловой e-mail переписки. Если для деловых писем на бланках характерна безличная форма изложения, то электронная переписка носит более личностный хараткер. Например, вы чаще можете обращаться от 1-го лица «Прошу Вас …» нежели от 3-го лица «ИП «Лингво просит …».

3) Краткость текста электронного письма. Деловые е-mail письма также можно писать кратко и лаконично. Электронная переписка очень удобна для таких писем, как информационные письма, напоминание, уведомление, запросы, ответы, сопроводительные письма, письма просьбы и другие.

Такие электронные
письма пишутся кратко, например, «Настоящим направляем Вам для
ознакомления Приказ №12-3 от 12.06.2020 года»; «Просим Вас направить
ответ на запрос от 12.06.2020 года в срок до 19.06.2020 года.»; «В
связи с планированием закупки канцелярских товаров на предстоящий год, просим
Вас отправить список необходимых канцелярских товаров» и другие.  

4) Как быть с объемными e-mail письмами. Лучше их сокращать до макисмума, так как с экрана монитора тяжело читать слишком большие письма. Максимально сокращайте текст, а дополнительную или более детальную информацию прилагайте к письму в виде файлов. Если адресату понадобится более детальная информация и у него возникнут вопросы к вашему письму, то он может узнать ее из приложенных файлов.

Например, если вы
хотите попросить медицинской помощи прилагайте  историю болезни или еще какие-то необходимые
подробности в виде файлов к вашему письму.

Пример, простого электронного письма:

Соблюдая эти стандарты электронных писем, вы поддержите ваш деловой имидж. А именно, повысите личный статус или статус компании в глазах получателя вашего письма.

Также читайте статьи Пошаговая инструкция: электронное письмо образец и https://delovoe-pismo.com/8-shagov-dlya-effektivnoj-electronnoy-perepiski/

ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ДЕЛОВОЙ E-MAIL ПЕРЕПИСКИ

Письма в бумажной форме уже практически не используются. Очень редко
в конвертах отправляются официальные обращения от уполномоченных
организаций, имеющие юридический характер (уведомления от налоговых органов,
судебные повестки и прочие). В остальном сейчас практикуется электронная
переписка.

Электронная переписка очень распространена в больших организациях, когда
структура организации имеет разветвлённую сеть и ее сотрудники находятся
удалённо. При этом сотрудники такой организации могут находиться как в пределах
одного города, так и в пределах одной страны и даже за рубежом.

Переписка по электронной почте имеет следующие преимущества:
1) Скорость доставки письма.  Электронная переписка дает нам возможность быстро связаться с адресатом, находящимся в любой точке мира.

2) Неформальный стиль. В электронных письмах вы можете общаться с адресатом проще, чем в письмах на бумажных носителях (на фирменнных бланках). Например, к вашим близким партнерам, клиентам, сотрудникам вы можете обратиться просто приветствием «Здравствуйте!», «Добрый день!», «Приветствую!» и общаться с ними просто, как в чате.

3) Сохранение информации. Возможность иметь всю историю переписки в случае необходимости. В электронном почтовом ящике вы можете сортировать письма по теме, по дате, по отправителю и т.д. Таким образом, необходимую информацию вы можете найти и использовать в любое время.

4) Возможность вложения файлов. Вы можете к тексту электронного письма вкладывать дополнительные данные (документы, договоры, схемы, картинки и другие) в виде файлов.

5) Возможность расставлять приоритеты. В основном электронные письма приходят с пометками и их легко распределить по приоритетам. Таиким образом, вы можете сортировать и фльтровать их в своем почтовом ящике на желательные и нежелательные.

6) Экологичность. Благодаря тому, что не нужно использовать бумагу, предотвращается вырубка деревьев, а также сокращается использование топлива для транспортировки писем.

7) Надежность и безопасность. В настоящее время использование электронной почты становится все более безопасным способом коммуникации в Интернете. Так как поставщики услуг электронной почты постоянно работают над улучшением  безопасности по использованию электронной почты.

 Технологическое развитие. Постоянное развитие компьютерных технологий позволяет нам отправлять письма не только с компьютеров, но и с планшетов, со смартфонов и других устройств. Это очень удобно, когда вы можете получать и отправлять письма, находясь вне вашего рабочего места (в автомобиле, в общественном транспорте или в любом другом месте).

Однако  существуют и недостатки электронной переписки:
1) Отсутствие личного контакта. Автор электронного письма не видит реакции адресата, если это необходимо (особенно в условиях переговоров, когда нужно быстро реагировать);
2) Сложность в составлении текста письма. Некоторым из нас сложно лаконично выражать мысль в ходе переписки.

3) Спам. В наши электронные ящики, к сожалению, очень часто приходят нежелательные письма, называемые спамом. Они вызывают определенные неудобства и потребляют много времени для их проверки и удаления, чтобы блокировать и фильтровать нежелательные электронные письма через фильтры спама. Иногда бывает наоборот, нужные нам письма попадают в спам и приходится проверять папку спам, чтобы найти это письмо.

4) Переполненность папки «входящие». В папке «входящие» накапливаются важные документы, которые  могут долго оставаться незамеченными среди большого количества писем.

5) Переполненность почтового ящика. Электронный ящик имеет тенденцию через какое-то количество времени переполняться. Это также вызывает у  пользователей дискомфорт от использования услуг электронной почты.  

6) Необходимость регулярной проверки почты. Чтобы оставаться в курсе событий необходимо регулярно проверять электронную почту. Из-за  напряженного распорядка дня вы можете не успеть проверить почтовый ящик и можете упустить некоторые важные и срочные письма.  

 7) Атаки вирусов. Необходимо сканировать свою почту от вирусов, так как вирусы могут копировать сами себя и далее инфицировать компьютер или другие устройства.

Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями. Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?

Напишите тему письма

Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».

Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.

Обращайтесь по имени

Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!

Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:

Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.

Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»

Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»

Пишите коротко, сразу о деле

В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.

1. У студентов нет учебных занятий.
2. Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
3. Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.

Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов

Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.

Прикрепленные файлы называйте понятно

Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: mariapetrova@… выглядит гораздо солиднее, чем masha98@…

Подпишите письмо

Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.

Иван Павлов,
староста 203 группы

Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32

Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.

Перечитайте и отправляйте

Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.

Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.

Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Научиться писать официальное электронное письмо может показаться сложным, особенно если вы делаете это впервые. Официальное электронное письмо должно иметь профессиональный тон, и именно поэтому многим людям трудно его составить. Однако, если у вас есть подробное пошаговое руководство, написание официального электронного письма будет простым процессом. Ниже приводится разбивка необходимых шагов, которые необходимо выполнить, и все, что вам нужно знать при написании официального электронного письма. 

Как написать официальное электронное письмо

Чтобы правильно научиться писать официальное электронное письмо, вам нужно точно знать, о чем оно. Итак, что такое официальное электронное письмо? Официальная электронная почта — это то же самое, что и профессиональная электронная почта. Оно адресовано лицам, наделенным властью, деловым организациям, академическим учреждениям или людям, с которыми вы не знакомы. 

При написании официального электронного письма выбор языка является одним из самых важных моментов. Поскольку вы пишете не кому-то знакомому, то очень нужно использовать профессиональный тон. Это автоматически показывает знак уважения. Кроме того, еще одна вещь, на которую вы должны обратить внимание, — это пунктуация, так как она в значительной степени влияет на структуру электронного письма.

Шаги, которым нужно следовать при написании официального электронного письма

Если вы хотите научиться правильно писать официальное электронное письмо, вам нужно следовать определенному формату. Ниже приведен список пошаговых руководств, которым необходимо следовать при написании официального электронного письма. Они включают:

1. Начните с профессионального адреса электронной почты
2. Напишите тему письма
3. Начните абзац с формального приветствия
4. Сделайте правильное введение
5. Тело
6. Завершите письмо формально, с благодарностью

#1 Начните с профессионального адреса электронной почты

Прежде чем начать официальное электронное письмо, вам необходимо подтвердить, является ли адрес электронной почты профессиональным. Профессиональный адрес электронной почты — это просто электронная почта, которая используется исключительно для деловых целей. Именно так большинство людей взаимодействуют с компаниями и бизнес-организациями. С помощью профессионального адреса электронной почты люди могут отличать свои личные сообщения от деловых.

Кроме того, профессиональное электронное письмо содержит название вашей компании. Это позволяет отдельным лицам и другим компаниям узнавать вас.

# 2 Напишите строку темы

Очень важно обращать внимание на содержание строки темы при написании официального электронного письма. Это первое, что видит человек, когда открывает свой почтовый ящик. Это делается, чтобы помочь человеку узнать, о чем содержание вашего электронного письма. В теме письма должна быть четко указана цель письма. Оно должно быть коротким и броским, в то же время не вводящим в заблуждение. Не пытайтесь обманом заставить получателя прочитать ваше электронное письмо, иначе ваше электронное письмо может быть составлено или на него не будет дан ответ. 

#3 Начните абзац с формального приветствия

После ввода строки темы следующий шаг — начать электронное письмо с официального приветствия. Обращать внимание на приветствие также важно, потому что оно напрямую адресовано человеку, которому вы отправляете электронное письмо. Некоторые примеры приветствия:

• Приветствую
• Уважаемые
• Привет
• Для предъявления по месту требования 

Во многих случаях имя человека, которому адресовано электронное письмо, неизвестно. Если у вас нет имени получателя, вы можете использовать «кому это может касаться» или «Уважаемый господин/мама». Кроме того, вы можете обратиться к отделу или должности человека. Например: Уважаемый менеджер по персоналу, Уважаемый отдел кадров.

Однако, если у вас есть имя получателя, используйте «Уважаемый», а затем имя человека. Например, «Уважаемый профессор Уильямс» или «Здравствуйте, профессор Уильямс» (с указанием фамилии).

# 4 Сделайте правильное введение

Знакомство следует сразу после приветствия. Когда дело доходит до официальных электронных писем, всегда нужно представиться, потому что вас не знают. Даже если получатель знает вас, вам все равно необходимо представиться.

Введение начинается с того, что вы называете свое имя, за которым следует ваша цель и актуальность. Например, учитель или лектор хотел бы знать, пишете ли вы как член класса, отдела или факультета. После этого укажите причину написания.

#5 Тело

В основном тексте официального электронного письма вы подробно объясняете причину написания письма. Детализация необходима, но ее не следует преувеличивать. Тело письма должно содержать как минимум один или два абзаца (в зависимости от цели письма).  

# 6 Завершите письмо официально благодарностью

То, как вы заканчиваете письмо, так же важно, как и то, как вы его начали. Поскольку оно началось формально, его окончание тоже должно быть формальным. Это последний абзац, и его также называют заключительным абзацем.

В этом абзаце вы должны выразить признательность за время, потраченное на чтение вашего письма, а затем завершить его официальным завершением. Вот некоторые из этих официальных закрытий:

• искренне
• верно
• Ваш
• С уважением 
• Лучший
• С уважением

После выбора формального закрытия должно следовать ваше имя и подпись.

Как начать официальное электронное письмо?

Если вы пытаетесь заключить деловой контракт, попросить о повышении зарплаты или найти новую работу, знание того, как начать официальное электронное письмо, даст вам преимущество. Официальное электронное письмо начинается с профессионального адреса электронной почты. Рекомендуется использовать профессиональный адрес электронной почты при написании официального электронного письма, так как это делает его более узнаваемым и важным. Профессиональное электронное письмо должно включать ваше имя и фамилию или название вашего бизнеса. Это повышает ценность электронного письма, так как получатель может счесть его важным.

После подтверждения адреса электронной почты как профессионального, следующее, на что следует обратить внимание, — это строка темы. В строке темы вашего электронного письма должна быть четко указана причина, по которой вы его написали. Например, письмо с извинениями, просьбой о повышении зарплаты, разрешением уйти на перерыв и т. д. Оно должно быть коротким и броским, но при этом профессиональным.

Другой не менее важной частью официального электронного письма является приветствие (дружеское приветствие). Правильное приветствие открывает вашу электронную почту и помогает начать работу с правильной ноги. Вы можете начать с «кого это может касаться», но это используется только в том случае, если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь. Уважаемый и привет, также популярное приветствие, за которым следует имя или должность получателя.

Как начать официальный абзац электронной почты?

Первый абзац официального электронного письма должен содержать приветствие и имя человека, к которому вы обращаетесь. Вы можете использовать «Дорогой или Привет». Это самые распространенные приветствия. Более того, бывают случаи, когда вы можете не знать имя получателя. В подобных ситуациях правильным приветствием будет «Кому это может быть важно». Следующий шаг — правильно представиться, указав свое имя, кто вы и почему вы пишете.

Что такое хорошее вступительное предложение для электронной почты?

Начинать электронное письмо с хорошего вступительного предложения — это то, что поддерживает вашего читателя, поэтому рекомендуется быть осторожным с выбором слов. После приветствия следует вступительное предложение. Формально вступительное предложение должно включать правильное введение (с указанием вашего имени и того, кто вы есть) и причину, по которой вы пишете. Неформально вступительное предложение будет включать приветствие и благополучие. Например, «Надеюсь, это электронное письмо дошло до вас», «Надеюсь, у вас был отличный день» и т. д., а также введение с указанием вашего имени и причины, по которой вы пишете.

Как написать официальный пример электронной почты?

Попытка написать пример формального электронного письма — это, по сути, просто практика написания формального электронного письма. Для того, чтобы сделать это, есть шаги, которые вы должны выполнить. Ниже приведено руководство, объясняющее, что вы должны делать при написании формального примера электронной почты. Они есть:

1. Тема вашего электронного письма: она должна быть короткой и четко указывать причину вашего электронного письма.
2. Приветствие: Уважаемый (имя человека или людей, к которым вы обращаетесь), например, Уважаемый профессор Уильямс, для группы Уважаемые студенты. Если у вас нет имени получателя, то используйте «Кого это может касаться».
3. Вводный абзац: Используйте этот абзац, чтобы представиться (указать, кто вы) и причину, по которой вы пишете.
4. Тело электронного письма: эта часть электронного письма должна содержать детали, объясняющие, почему вы пишете.
5. Заключительный абзац: Заключительный абзац должен заканчиваться формально, например, искренне, искренне, с наилучшими пожеланиями и т. д.

Каковы пять (5) частей официального электронного письма?

Прежде чем человек сможет правильно научиться писать официальное электронное письмо, вам необходимо следовать определенной структуре и формату. Этот формат содержит пять (5) элементов официального электронного письма. Эти элементы:

• Тема письма
• Приветствие
• Вводный абзац
• электронная почта тела
• Заключительный абзац

Это пять элементов, из которых состоит официальное электронное письмо. Применяя эти элементы, вы сможете правильно написать официальное электронное письмо. 

Как написать официальное электронное письмо с запросом

Научиться писать запрос в официальном электронном письме важно для каждого человека. Просьба означает просьбу о чем-либо. Для того, чтобы сделать это правильно, вам нужно придерживаться определенной структуры. Ниже приведено подробное руководство о том, как написать официальное электронное письмо с запросом. Они включают:

#1 Приветствие и вступительный абзац

В процессе написания запроса нельзя сразу прыгать в него. Вам все равно придется следовать формату написания официального электронного письма. Как упоминалось ранее, вы должны начать с приветствия. Вы можете использовать либо «Дорогой, либо Привет». Желательно использовать дорогой, потому что это звучит более формально. Сразу после приветствия следует имя получателя. Например, дорогая миссис Смит. Если у вас нет имени получателя, используйте «Кому это может касаться».

Кроме того, вступительный абзац должен включать ваше имя, ссылку на вашу связь с получателем и причину, по которой вы написали. Например, Уважаемый директор по персоналу, меня зовут *****, я один из недавно нанятых писателей, и я пишу, чтобы запросить ****. Указав все это, получатель узнает, кто вы и почему вы пишете.

#2 Тело

В тексте официального запроса следует подробно объяснить, что это за запрос и почему он должен быть удовлетворен. Также следует указать, является ли запрос срочным или нет. Это дает получателю возможность рассмотреть вопрос об удовлетворении вашего запроса.

# 3 Заключительный абзац

Эта часть официального запроса очень важна. В заключительном абзаце вы должны выразить признательность, поблагодарив получателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать ваше письмо. После этого завершите его официально, выразив наилучшие пожелания, верно, искренне и т. д.

Заключение

Научиться писать официальное электронное письмо может показаться сложным, особенно если у вас нет опыта. Однако, если вы придерживаетесь определенной структуры или формата, написать официальное электронное письмо будет очень легко. Все, что вам нужно сделать, это применить элементы, и это научит вас правильно писать официальное электронное письмо.

Статьи по теме

УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ: смысл, программное обеспечение, стратегия и навыки

ВВОДНЫЙ ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОГО СООБЩЕНИЯ: лучший способ начать и закончить

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА: значение, как написать и важные советы, которые нужно знать

Персональное обращение и приветствие

Заполнение поля «Тема»

Работа с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»)

Признательность за обращение

Слова признательности за обращение в…