Как составить деловое письмо презентацию

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

функции,
классификация,
специфика,
структура,
назначение

Жиркова М.В., заведующий организационно-методическим отделом ГБУДО г. Москвы «ДШИ «Центр»
Понятие делового письма
Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.
К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами, если содержание ее касается взаимных интересов.
Классификация писем

Основание классификации	Разновидности писем
Сфера применения (тематика)	Административная переписка, коммерческая переписка, производственная, судебная, дипломатическая и др.
Назначение	Письмо-сообщение, извещение, просьба, запрос, сопроводительное письмо, гарантийное, благодарственное, письмо-приглашение, поздравление, напоминание, требование, рекламное письмо, письмо-отказ и др.
Статус адресата	Письмо в органы власти и управления, письмо в вышестоящую организацию, письмо в подведомственную организацию, письмо конрагенту и др.
Количество адресатов	Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов (до четырех), письмо большему количеству адресатов

Классификация писем

Основание классификации	Разновидности писем
По функциональному признаку	Обязательно требующие ответного письма: письмо, содержащее просьбу; письмо, содержащее приглашение; такие коммерческие письма, как: письмо-рекламация, письмо-предложение, письмо-запрос; Не требующие обязательного ответного письма: письмо-извещение, информационное письмо; гарантийное письмо; письмо-подтверждение; письмо-предупреждение; письмо-отказ; письмо-напоминание; письмо-декларация, то есть заявление; письмо-распоряжение; сопроводительное письмо.​
По признаку адресата	Циркулярные и обычные. Обычное деловое письмо направляется на один адрес, а циркулярное – на несколько.
По структурным признакам	Нерегламентированное деловое письмо содержит в себе авторский стиль и состоит из предыстории и текста, написанного согласно правилам делового этикета. Регламентированное деловое письмо пишется по шаблону, при этом соблюдается не только рекомендованный текст письма, но и его оформление, реквизиты, формат листа и другие принятые правила.

Регламентирующие документы

ГОСТ Р 7.0.97-2016

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

— Методические рекомендации по оформлению служебных документов в Департаменте культуры города Москвы (от 23 марта 2015 г.);

– Типовые формы проектов ответов юридическим и физическим лицам (от 23 марта 2015 г.);

– Типовые формы списков, таблиц, прилагаемых к служебным документам, создаваемым в Департаменте культуры города Москвы (от 23 марта 2015 г.);

– Методические рекомендации по делопроизводству в учреждениях, подведомственных Департаменту культуры города Москвы (от 15 марта 2016 г.).

Макет письма
Реквизиты «отправитель»

• Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах.

Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты (по требованиям Департамента культуры)
Поля письма:
30мм — левое
20мм — правое
20мм — верхнее
20мм — нижнее
Для написания деловых писем используют шрифт Times New Roman, 14-го размера и одинарный интервал.
Абзацный отступ текста документа-1,25 см

ЖЁСТКИЙ (НЕРАЗРЫВНЫЙ) ПРОБЕЛ:
Сочетание клавиш – CTRL+SHIFT+SPACE

Оформление делового письма: форма и внешние атрибуты

• Официально-деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации ГОСТ Р 7.0.8.
• Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20мм — левое (документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм)
10мм — правое
20мм — верхнее
20мм — нижнее

• Для написания деловых писем, как правило, используют шрифт Times New Roman, 12-го , 13-го , 14-го размера и одинарный или 1,5 интервалы.
• Абзацный отступ текста документа-1,25 см
• При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
• При создании документа на 2-х и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
• Допускается создание документов на лицевой и оборотной стороне листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне должны быть равны.

Реквизиты «получатель»
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например :
Минюст России 
Департамент информатизации 
и научно-технического обеспечения

Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. 

Реквизиты «получатель»
Генеральному директору
общества с ограниченной
ответственностью «Арго»
И.Ю.ОЛЕНЕВУ
________________________
119678, г. Москва, ул. Мира,
д. 6, корп. 1, стр. 3

Иванову Сергею Михайловичу,
улица Вятская, дом 12, квартира 5,
город Москва, 119115
Проректорам
по воспитательной работе
вузов города Москвы




При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже

Регистрация документа
Обычно на фирменном бланке существует специально отведенная строка для проставления даты написания письма. 

Например:
___________№___________
На №__________от ________
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,
например :
05 июня 2003 г.,
а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Заголовок темы письма
Заголовок содержит в себе наименование темы делового письма.
Заголовок формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?» и оформляется под реквизитами бланка, слева, от границы левого поля
Например:
О создании аттестационной комиссии
О предоставлении информации
О проведении семинара

Заголовок к тексту может не составляться,
если текст не превышает 4-5 строк

Правила оформления делового письма

• письмо должно быть посвящено одному вопросу, в нем могут рассматриваться два и более вопросов, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;
• письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);
• на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ;
• деловое письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без исправлений;
• содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно;
• деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Обращение
В деловых служебных письмах могут использоваться:
-вступительное обращение
Например: Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый Николай Николаевич!
Уважаемые господин Прохоров!
— заключительная этикетная фраза
Например: С уважением,…

• Согласно этикету деловой переписки, допускаются такие варианты обращения: «Уважаемые господа!» – используют, если обращаются к коллективу;
• «Уважаемая Екатерина Сергеевна!» – используют при налаженных деловых отношениях, такое обращение уменьшает дистанцию между сторонами;
• «Уважаемый господин Петров!» – используют при официальном обращении к партнеру, когда между сторонами переписки существует дистанция.

Типичные ошибки
Местоимение Вы с прописной буквы

Уважаемый Владимир Эдуардович!
В ответ на Ваше поручение от 15 января 2015 г. № 01-01-34/4 сообщаем…
______________________________________________________
Местоимение вы со строчной буквы

Уважаемые члены комиссии!
Мы внимательно рассмотрели ваши выводы и заключения. Благодарим вас за проделанную работу.
Структура текста письма

• Преамбула, или вводная часть. В данной части письма объясните причины и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.

 

•  Основная часть делового письма по объему может быть разной, в ней излагается суть обращения, ваши аргументы, факты.

 

• Заключение лучше прописать вежливыми фразами

Рекомендации по формулировкам

• В целях эффективной реализации государственной культурной политики…
• В порядке информирования сообщаем.
• В порядке информирования направляем Вам следующие документы…
• В соответствии с Вашим поручением от 15 июня 2014 г. № 3-6-37129/5 об участии сотрудников…
• Во исполнение пункта 5 Протокола оперативного совещания у заместителя руководителя Департамента культуры города Москвы В.Э.Филиппова от 11 апреля 2015 г. № 01-11-1227/5 направляем проект единой повестки московских фестивалей…

Рекомендации по формулировкам

• В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2010 г. № 600 «О переносе выходных дней в 2014 году»…
• В соответствии с Вашим поручением от 30 марта 2015 г. № 01-01-34/4 об организации технической возможности для проведения веб-конференции сообщаем.
• В дополнение к ранее направленной информации…
• Взамен ранее направленного Перечня особо ценного имущества…
• Просим в срок до 13.00 13 января 2016 г. направить информацию по прилагаемой форме на адрес электронной почты: [email protected].
• О своем решении просьба сообщить на адрес электронной почты… или по телефону… куратору проекта Ольге Тагиевой.

Недопустимо употребление

Просторечных и диалектных слов:

городок, лавочка, приезжие, хоть и др.

Слов с оценочным значением:

специалисты высокого класса, худший из предложенных вариантов, достойный выбор, к сожалению и др.

Модальных слов:

итак, кажется, пожалуй, в самом деле, наверное, разумеется, действительно, следовательно, безусловно, верно, конечно, убедительно, по мнению, во-первых, словом, наконец и др.

Фраз с усиленным оттенком вежливости:

не откажите в любезности, будем Вам очень признательны, позвольте и др.

Выражений побуждения/акцентирования:

настоятельно/убедительно просим Вас, ввиду, с учетом вышесказанного и др.
Реквизит «подпись»
Документ оформлен без использования бланка:
Директор ГБУК «ММКЦ» М.В.Паладий
Директор
ГБУК «ММКЦ» М.В.Паладий


Документ оформлен с использованием бланка:
Директор М.В.Паладий
Реквизит «подпись»

• Деловое письмо подписывается руководителем организации, его заместителями или иными должностными лицами, если им это право предоставлено руководителем.
• Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Исполнительный директор  Личная подпись Н.А. Федоров
ЗАО «Партнер»

• При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Реквизит «подпись»

• При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись ___ К.И. Игнатьев Личная подпись __ Ю.Г. Сиг

• В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Реквизит «адресат» и «исполнитель»
Исполняющему обязанности
руководителя Департамента здравоохранения города Москвы
Т.Р.МУХТАСАРОВОЙ

Заведующему отделом кадров
Государственного бюджетного учреждения культуры города Москвы «Центральная универсальная научная библиотека им. Н.А.Некрасова»
Л.В.ИВАНОВОЙ

В.О.Агафонова
(499) 236-00-50
Оформление приложения
Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы с абзацем, через один интервал от текста письма. Слово «Приложение» подчеркивается, а после него ставится двоеточие. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение:

на 5 л. в 1 экз.

Если приложения не упомянуты в тексте:

Приложения:

1. Копия приказа Департамента культуры города Москвы от 28 февраля 2004 г. № 35 на 5 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту государственного контракта на 4 л. в 1 экз.

Приложение:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают
Оформление приложения
Оформление приложения
Написание дат
Цифровой способ:
08.02.2019
Словесно-цифровой способ:
8 февраля 2019 г.
8 февраля 2019 г., в феврале 2019 г., во втором квартале 2019 г., в первом полугодии 2019 г.
НО: в 2019 году, за 5 месяцев 2019 года,
план на 2019 год, с 2005 по 2019 год, в 2013–2019 годах.
Обозначение диапозона значений
На расстоянии 5–6 метров.
Длиной от 5 до 18 метров.
Начало мероприятия в 17.00.
С 17.30 до 19.30 проводится мастер-класс по живописи.

Время Мероприятие Место проведения 17.30–19.30 Мастер-класс по живописи г. Москва, ул. 9 Мая, д.8
Склонение названий организаций
Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы «Московский многофункциональный культурный центр» – Государственному бюджетному учреждению культуры города Москвы «Московский многофункциональный культурный центр»;
Государственное бюджетное учреждение культуры города Москвы «Дом культуры «Смена» – Государственного бюджетного учреждения культуры города Москвы «Дом культуры «Смена».
Типичные ошибки
Правописание союза ПОЭТОМУ и предлога с местоимением ПО ЭТОМУ
ПОЭТОМУ — следовательно, благодаря этому.
Отвечает на вопрос «почему?».
Сегодня тепло, поэтому (благодаря этому) я пошел на прогулку.

ПО ЭТОМУ — синонимично сочетанию «по данному».
Можно задать вопрос «по какому?».
По этому поводу мне нечего сказать. По данному поводу…
Типичные ошибки
Правописание союзов ТАКЖЕ / ТОЖЕ и местоимения ТО и наречия ТАК с частицей ЖЕ
ТАКЖЕ — аналог союза «и», словосочетания «к тому же».
Он был грамотным человеком, а также и интеллигентным.
ТАК ЖЕ — отвечает на вопрос «какой?», часто идет вместе с «как».
Так же, как и я, он был грамотным человеком.

ТОЖЕ — аналог союза «и». Союзы также и тоже – синонимы, заменяют друг друга.
Чтобы грамотно писать, я тоже учу правила.
ТО ЖЕ — отвечает на вопрос «какое?», часто идет вместе с «что».
Что бы такого грамотно написать? То же, что и обычно.
Частицу же можно опустить!
Типичные ошибки
Предлоги:
В течение рабочего дня директор проводит два совещания.
И в заключение я скажу, что семинар удался.
В продолжение переписки направляю материалы.
Существительное с предлогом:
В течении горных рек все непредсказуемо.
В заключении комиссии найти противоречие.
В продолжении книги появились новые герои.
Виды деловых писем
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ
ПИСЬМО — деловое письмо,
используемое для отправки
документов (договоров, планов,
программ, протоколов, актов
и др.), не имеющих адресной
части
Виды деловых писем

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО –
деловое письмо, содержащее
обязательство или подтверждение.

Оплату гарантируем

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ЗАПРОС –
деловое письмо,
направляемое с целью получения
каких-либо официальных
сведений или документов.
Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРОСЬБА –
деловое письмо, цель которого –
получение информации, услуг,
товаров, инициирование
определенных действий,
необходимых организации-автору.

Просим Вас

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ –
деловое письмо, направляемое
потенциальному партнеру
с предложением товаров,
услуг, сотрудничества и т.п.

Предлагаем Вам

Виды деловых писем
ПИСЬМО-ОТВЕТ –
деловое письмо, составляемое
как ответ на письмо-просьбу,
письмо-запрос,
заявку или предложение.

Ответ в форме отказа

Виды деловых писем

Пример оформления письма-ответа на жалобу

Виды деловых писем
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ –
деловое письмо, которым автор
информирует адресата о каких-либо
событиях, фактах,
представляющих взаимный интерес.

Сообщаем

Виды деловых писем

Приглашаем Вас

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ — деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т. п.

Виды деловых писем
ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия,
вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ — деловое письмо, цель которого — заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей .
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера .
РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО — деловое письмо, предлагающее товары или услуги, cтимулирующее интерес к товару и желание его приобрести.
ПИСЬМО-ЗАПРОС — коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг).
ПРЕДЛОЖЕНИЕ(ОФЕРТА) — письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
Литература:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016
• Басовская Е. Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 1997. № 2/1.
• Веселое П. В. Аксиомы делового письма. М., 1993.
• Добсон Э. Как писать деловые письма. Челябинск, 1997.
• Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
• Колтунова М. Д. Деловое письмо. М., 1998.
• Паневчик В. В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 1999.
• Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник. М., 2000.
• Русский язык и культура общения для деловых людей / Под ред. О. Б. Сиротинина. М., 1999.
• Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.

1


Деловое письмо. Составление деловых писем Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие? Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, обычно посылается много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов.

2


Сначала разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Опыт показывает, что получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы».

3


Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие расположение к источнику положительных эмоций. К тому же, о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

4


Если вы все-таки не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень- то и уважаете.

5


Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди.

6


Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

7


Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали интересное предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

8


Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

9


Напротив, очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости (например, «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»).

10


Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

11


Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону…» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону…». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

12


Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности.

13


Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

14


Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п.

15


Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

16


Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или . В идеале же почтовый курьер должен вручать его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

Слайд 1

Урок делового письма. Заявление. Доверенность.

Слайд 2

Повторяем тему «Обращение» Найдите предложения с пунктуационной ошибкой Здравствуй , солнце золотое! Здравствуй небо голубое! Здравствуй, легкий ветерок! Здравствуй, маленький, дубок! Просим, вас, оплатить проезд!

Слайд 3

Деловая письменность Сложилась в Древней Руси Деловые бумаги – челобитные грамоты ( прошение, заявление, жалоба в Русском государстве XV — начала XVIII вв ) Грамотные люди — писцы

Слайд 4

Князья Киевской Руси в своих сокровищницах вместе с драгоценностями хранили важные письма. Сберегались письма также в церквях и монастырях. Из –за княжеских междоусобиц, татаро – монгольских набегов письменные документы эпохи Киевской Руси не сохранились. Благодаря летописанию до наших дней дошли такие материалы, как «Повесть временных лет», юридический памятник «Русская правда», известные международные акты – договоры Руси с греками, т.е. Византией (10 век). Композиция и языковые формулы современных договорных писем восходят к договорам, описанным в летописи Нестора. В 19 и начале 20 века письмовники и пособия по письмоводству были очень популярны. Они содержали сведения юридического характера, советы, рекомендации, тексты писем. Из истории делового письма

Слайд 5

Деловая письменная речь Деловая корреспонденция: письмо, телеграмма, заметка Деловые бумаги: расписка, объявление, доверенность, заявление

Слайд 6

Отличительные особенности деловых бумаг: краткость, общепринятая стандартность

Слайд 7

Заявление — самая распространенная деловая бумага, в которой излагается просьба, ходатайство о чем-либо (например, о приеме на работу, в учебное заведение, о предоставлении очередного отпуска, о выдаче денежного пособия и т.д.)

Слайд 8

Необходимые пункты С правой стороны располагается шапка заявления: ФИО адресата в дательном падеже, чьё заявление (в родительном падеже без предлога), иногда указывается домашний адрес. Посередине пишется наименование документа «заявление» с маленькой буквы. Текст заявления с красной строки, что прилагается к заявлению (свидетельство об окончании школы, характеристика, справка о состоянии здоровья, справка с места жительства, автобиография), дата заявления (слева), подпись (справа).

Слайд 9

Образец заявления Директору ООО «Зодиак» Панкову В.В. Лебедева С.В. заявление. Прошу принять меня на работу вахтером. Приложение: 1.Копия паспорта, 2.Свидетельство об окончании школы, 3.Характеристика, 4.Справка о состоянии здоровья, 5.Справка с места жительства. 15.07.2014 Лебедев.

Слайд 10

Найди ошибки Директору ООО «Зодиак» Панкову В.В. Лебедева С.В. заявление. Прошу принять меня на работу вахтером. Приложение: 1.Копия паспорта, 2.Свидетельство об окончании школы, 3.Характеристика, 4.Справка о состоянии здоровья, 5.Справка с места жительства. Директору ООО «Зодиак» Панкову В.В. Лебедева С.В. Заявление. Прошу принять меня на работу вахтером. Приложение: 1.Копия паспорта, 2.Свидетельство об окончании школы, 3.Характеристика, 4.Справка о состоянии здоровья, 5.Справка с места жительства. 15.07.2011 Лебедев.

Слайд 11

Определите стиль письма 1) Москва, 17.01.2011 г. Здравствуйте, уважаемый Владимир Андреевич! Посылаю тезисы своего доклада на Вашу конференцию. Надеюсь, что они соответствуют объявленной теме и могут представить интерес. С уважением Юрий Петрович Мельников. 2) Милый сынок мой Володенька, здравствуй! Вот опять Леночка пишет, что ты всё в делах да хлопотах. Снова собираешься на конференцию ехать. Совсем дома не бываешь. Что же ты неугомонный такой!.. Понимаю, что ты сейчас совсем закрутился. Письма от тебя не скоро жду. Крепко целую. Твоя мама.

Слайд 12

3) Всероссийское объединение по импорту и экспорту горного, нефтяного, металлургического, железнодорожного, подъёмно – транспортного, энергосилового, электротехнического, насосного, компрессорного и газосварочного оборудования, судов и судового оборудования « Машиноимпорт » Москва, ул. Куйбышева, 21 телефоны: правления 243-80-85 секретаря 243-81-86 № 15/190 «23» марта 2011 «Электротехник» г. Берлин Ц 12 Либкнехтштрассе , 14 По вопросу о: поставке электрического оборудования Ссылаясь на нашу переписку и на наши переговоры от 2 марта с. г. в Лейпциге, просим прислать нам предложение на электрическое оборудование согласно прилагаемой спецификации. Предложение должно быть прислано в трёх экземплярах со всеми необходимыми чертежами. Цена должна включать стоимость упаковки. Просим сообщить, можете ли Вы поставить нам упомянутое электрическое оборудование в течение двух месяцев со дня получения нашего заказа. В ожидании скорого ответа с уважением Директор В/О « Машиноимпорт » И.П. Крылов

Слайд 14

Доверенность Доверенность – письменно оформленное уполномочение , выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверителю) Три вида: Разовая — на совершение конкретного действия (получения пенсии) Специальная — на совершение каких-либо однократных действий (доверенность юристконкульту для выступления в арбитраже) Общая (генеральная) – на общее управление имуществом доверителя.

Слайд 15

Расположение частей доверенности Наименование документа пишется в центре строки Ниже наименования пишется место и дата выдачи доверенности (полностью) Клишированная форма Кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить …) Запомните! Сумма в доверенности пишется прописью!

Слайд 16

Исправьте документ В бухгалтерию Автокомбината №17 От Скворцова Л.Л., слесаря доверенность. Я , Скворцов Л.Л., доверяю получить деньги, заработанные мной за октябрь месяц сего года (в размере 3000 рублей), моему товарищу и другу слесарю Глухареву И.П. в связи с плохим состоянием здоровья. Прошу вас взять с него расписку в получении денег и принести их мне.

1. Как писать деловое письмо?

2.

Деловое письмо – это служебное послание
в виде официального документа, в форме
предложений, просьб, поручений т.д. в письменном
виде.

3. Сфера применения деловых писем:

Административная
Коммерческая
Судебная
Личная

4. В зависимости от назначения, письма делятся на

Информативные
Письма — просьбы и предложения
Письма — требования и претензии
Письма — ответы
Письма — обязательства и гарантии

5. Информативные письма

Письмо-сообщение — письмо, которым
информируется о каких-либо событиях, фактах.
Например:
Сообщаем Вам, что по проекту
постановления Правительства Российской
Федерации «Об утверждении Положения о
системе межведомственного электронного
документооборота» замечаний и
предложений не имеем.

6.

Письмо-извещение — письмо,
информирующее о публичных мероприятиях
(совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.
п.);
Например:
18 апреля 2010 г. в 11.30 по московскому времени
Администрация Пермского края проводит совещание
о проведении противопаводковых мероприятий.
Совещание состоится в зале Администрации.

7.

Рекламное письмо — письмо,
предлагающее товары или услуги для повышения спроса на
них.
Например:
Наша компания предоставляет услуги по установке,
настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет.
Стоимость установки и конфигурации сервера составляет
10 500 руб. Срок гарантийного обслуживания — один год.
Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый
специалистами компании РосТелеком, позволяет
значительно сэкономить на расходах за доступ в Сеть.
Получить подробную информацию и сделать заказ вы
можете по телефону 8-499-127-34-88. Специалисты
компании РосТелеком готовы ответить на любые ваши
вопросы.

8. Письма-просьбы и предложения

Письмо-просьба — письмо, цель которого
получение информации, необходимой организацииавтору. Письмо-просьба всегда требует письма-ответа.
Например:
В связи с подготовкой рекламной кампании обуви
«Весна — Лето 2011», запланированной на период с
декабря 2010 г. по июнь 2011 г., просим Вас сообщить
о возможности проведения вашей компанией
исследования известности в Москве и 2-3
региональных центрах России, на ваш выбор,
торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.

9.

Письмо-предложение — письмо с
предложением сотрудничества (в коммерческой деятельности — товаров, услуг) .
Например:
Предлагаем Вам мытье любых видов наружного
остекления, фасадов зданий и витрин с применением новой
экономичной технологии телескопических штанг.
Стоимость мытья 1 кв. м поверхности — 15 руб.
Работы выполняются на объектах, расположенных в
Москве и ближнем Подмосковье.
Работы проводятся на высоте до 25 м с использованием
специального метода очистки на основе
деминерализованной воды без применения химических
моющих средств.
Заявки выполняются в течение суток, возможна оплата по
факту.

10.

Письмо-заказ — письмо, представляющее
собой предложение покупателя заключить сделку с
указанием ее конкретных условий. Письмо-заказ
может быть ответом на коммерческое предложение.
Например:
Просим поставить нашей фирме электроусилители
RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая — июня
2010 г. Оплата в полном объеме будет произведена
после выставления вашей стороной счета в течение 3
дней с даты отгрузки товара.

11. Письма-требования и претензии

Письмо-требование — письмо, цель которого заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства.
Например:
Согласно договору подряда от 12.05.2009 № 89/43дп ваша фирма
взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка,
15, однако в настоящее время наблюдается значительное
отставание от графика работ (приложение 3 к договору).
Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости
соблюдения графика работ, до сих пор наблюдается серьезное
отставание от установленных сроков.
Требуем срочно принять меры по выполнению работ,
определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1
договора вам будут предъявлены штрафные санкции.

12. Письма-ответы

Письмо-согласие — письмо, являющееся
положительным ответом на просьбу, запрос или
предложение.
Например:
Сообщаем Вам, что готовы принять делегацию
представителей вашего предприятия и ознакомить их
работой САП «Нефтеперерабатывающий комплекс’.
Наиболее приемлемое время для визита — период с 15
по 30 апреля этого года. Просим сообщить точное
количество участников и их фамилии для
бронирования мест в гостинице.

13.

Письмо-отказ — письмо, в котором дается
отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмозапрос.
Например:
В связи с тем, что более 200 номеров нашей
гостиницы уже забронированы администрацией
города для участников Международного
информационного конгресса, который состоится 1012 октября этого года, вынуждены отказать Вам в
бронировании мест для вашей компании. Предлагаем
обратиться в Парк-отель «Высокогорье».

14. Письма-обязательства и гарантии

Рекомендательное письмо — письмо, автор
которого дает характеристику другому лицу с целью устройства
на работу, обучение и др.
Например:
Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской
компании должность руководителя отдела маркетинга и
распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный
сотрудник, обладающий организаторскими способностями.
Через год после ее прихода в компанию тираж издания
увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система
распространения издания в регионах. Благодаря ее усилиям у
издания появились новые партнеры и рекламодатели. Особо
хочется отметить ее надежность, умение находить решения в
сложных обстоятельствах, а также нацеленность на
достижение результата.

15.

Деловые письма
Информативные:
Письмо-сообщение
Письмо-извещение
Рекламное письмо
Письмотребование и
претензия:
Письмотребование
Письмообязательство и
гарантия:
рекомендательное
письмо

16. Правила оформления деловых писем

адресат (названии компании, учреждения, ФИО главы
или директора)
дата
ссылка на дату документа-запроса, если письмо
является ответом
заголовок к тексту
обращение
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя

17.

18. Список используемых источников: http://www.seun.ru www.sekretariat.ru www.edou.ru