Как составить деловую программу

Колонка редактора vc.ru.

До встречи с vc.ru я несколько лет работала организатором крупных конференций: искала площадки, привлекала спонсоров, организовывала продвижение, подбирала спикеров и создавала программы мероприятий. Вместе с этим я посещала много событий, чтобы развивать насмотренность и изучать рынок: кто какие приёмы использует, кого из спикеров стоит вовлечь в свои проекты.

За это время у меня сложилось представление о хороших конференциях и тех, чья программа «разваливается» из-за неправильной подготовки. Я хочу поделиться опытом, который может помочь в организации мероприятий.

Начинать нужно с идеи

Первое, с чего нужно начать — ответить на вопрос: «Зачем я делаю это мероприятие?».

Чтобы проработать идею, я задаю себе несколько вопросов:

Отвечать на вопросы нужно честно. Эту работу вы в первую очередь проделываете для себя. Впоследствии она помогает продавать идею проекта потенциальным спикерам и партнёрам. Когда вы по-настоящему во что-то вовлечены, то отклик найдётся. Люди вовлекаются в вовлечённость. Поэтому важно найти в идее что-то своё, то, что будет вдохновлять вас объяснять задачу мероприятия другим людям.

Например, последний проект, который я реализовывала, был направлен на развитие здоровой корпоративной культуры: той, где сотрудников уважают, где ценности команды перекликаются с задачами бизнеса. Главная идея мероприятия: люди — на первом месте. Не финансы, не стратегия, не конкуренты, а сотрудники. С таким посылом мы обращались к спикерам, партнёрам, участникам.

Мне было важно делать этот проект, поскольку на прошлом месте работы я регулярно слышала: «Сиди на месте, твои идеи здесь неуместны, больше ответственности мы тебе не доверим». Поэтому мне искренне хотелось, чтобы как можно больше руководителей учились доверять своим командам и поверили, что возраст — не помеха большим достижением, и не нужно заранее считать, что «молодой, значит, безответственный».

Строгая приверженность идее не позволяли нам пропускать в проект спикеров, чьи ценности говорили обратное: «Да, люди — это важно, но я хочу затесаться в проект, чтобы создать себе репутацию, а в компании у меня ад».

Многие владельцы бизнеса и генеральные директора оскорблялись, когда мы отказывали им в выступлениях, но мы знали, что если размыть границу и сделать хотя бы одно исключение, программа мероприятия не будет целостной. Люди, сидящие в зале, моментально чувствуют фальшь со сцены. Поэтому вера в идею помогала нам фильтровать «неправильных» спикеров и находить тех, кто разделял концепцию и транслировал со сцены близкую нам позицию.

Подход «сначала идея, затем всё остальное» можно масштабировать на любые конференции. Даже корпоративный праздник можно построить вокруг одной идеи. Например, сблизить сотрудников после сложного периода в жизни компании.

Разложить идею на модули в программе

Следующий шаг — это разложить идею на задачи. Понять, через какие инструменты достигать своего видения. В этом помогает подход «идея-задача». Например, идея мероприятия — вдохновить руководителей относиться к сотрудникам как к людям, а не роботам для извлечения прибыли и обогащения акционеров.

Определить задачи помогут следующие вопросы:

Другой подход — это разложить идею на программные модули. Например, когда мы готовили мероприятие для молодёжи, мы придумали видение: «От мысли к действию». Мы хотели вдохновить студентов на создание возможностей для развития и на реализацию задуманного.

Для этого мы создали в программе три блока: «Моя карьера», «Мой бизнес» и модуль для тех, кто не знает, чего хочет. Каждый блок мы наполнили вдохновляющими выступлениями спикеров, прикладными воркшопами, презентацией возможностей, деловыми играми и другими форматами.

Каждый модуль программы и вопрос должны быть соединены с главной идеей мероприятия. Тогда у участников создастся ощущение целостного опыта во время мероприятия. И спикеры будут не лебедем, раком да щукой, а единой командой.

При этом приверженность одной идее не означает, что на протяжении всего мероприятия состав спикеров будет пережёвывать одну и ту же пластинку. Важно подобрать выступающих с разным опытом и обозначить им общую канву, помочь подготовиться и не зажимать в чересчур строгих рамках.

Фокус-группы для первой проверки

Следующий шаг — это тест-драйв идеи на целевой аудитории.

Каждый член команды вне зависимости от зоны ответственности проводил глубинное интервью. Так все понимали, из чего состоит продукт, больше вовлекались в идею. И не создавалось перекоса — например, когда программный директор понимает суть проекта, а технический менеджер знает только размеры площадки и заказ на кейтеринг.

Глубинные интервью помогли нам собрать боли участников и положить их в основу будущей программы. На этом этапе часто отметались ненужные идеи. То, что казалось нам гениальной темой, порой было уже неактуальной. Поэтому важно жить не в своих догадках, а пойти к участникам и с помощью правильно составленных вопросов получить информацию.

При этом мы не показывали черновик с модулями и не презентовали идею. Мы не спрашивали мнение участников на первые наработки. Люди часто не знают, чего хотят. Если бы я сообщила топ-менеджерам, что на конференцию по управлению людьми приглашаю в роли спикера кардиохирурга, то вряд ли получила бы поддержку с их стороны.

После фокус-групп стоит пообщаться с менторами. Это отдельные эксперты или специализированные организации, которые разбираются в вашей теме и могут дать профессиональную оценку вашим идеям. На этих встречах по разбору программы часто бывает больно и кажется, что всё придётся переделать.

Важно не поддаваться первому впечатлению, спокойно вернуться в офис, дать мнению других людей отлежаться некоторое время, а затем внимательно отфильтровать чужую обратную связь. Для меня откровением было то, что не нужно сразу бежать и делать так, как сказали сторонние эксперты. Нужно помнить, что они провели с вашим продуктом два часа, а вы с ним сидите два месяца и больше погружены в происходящее.

Поэтому стоящие и конструктивные комментарии нужно забирать на проработку, а остальное — оставлять в стороне.

Черновик программы

После обсуждения идей с экспертами, разговоров о видении и задачах проекта можно приступать к формированию программы.

Мне помогал такой алгоритм:

Подбор спикеров

Когда известно, о чём будет проект, можно начинать работу со спикерами. Первым делом я обычно составляю таргет-листы на каждую секцию. Смотрю на тему и исследую рынок — кто из спикеров лучше всего подходит по контексту к определённой теме.

В каждой категории находится примерно 30 спикеров. Самое большое количество спикеров, с которым мне приходилось работать, — 100 человек. Мы с командой составили сложную многоуровневую программу трёхдневного форума, которая требовала вовлечения большого количества экспертов. Таргет-лист той конференции насчитывал около 500 фамилий. В среднем на десять «холодных» спикеров приходится одно соглашение сотрудничать.

Важно осмотрительно помещать каждую фамилию в список. Вариант «напишу предложения всем, а там кто выстрелит» — плохой. Есть риск, что согласятся больше, чем нужно, и среди них будут те, кто вам не подходит. Поэтому приглашая человека, нужно быть уверенным, что он подходит.

При этом мы всегда оставляли за собой как за организаторами право отказать в выступлении. Это значит, что первая встреча проходила в ознакомительном формате, мы расспрашивали спикера, он — нас. Изучали опыт, смотрели на соответствие нашим ценностям. Если после встречи первое очарование проходило, а в сухом остатке ничего не оставалось, — отказывали.

Важно доверять своей интуиции. Это позволит сохранить целостность конференции и создаст репутацию организатора, который тщательно собирает программу и знает, что он делает.

Всех спикеров мы делили на несколько категорий: «звёздные», «жемчужины» и «тренеры».

В первую группу попадают известные нашей аудитории имена, с помощью которых организатор привлекает регистрации и продаёт билеты. Это, как правило, спикеры, которым мы отдавали выступления на большой сцене.

Вторая группа — неизвестные рынку имена, которые мы «с лупой» искали по всей стране. Но эти люди настолько крутые, что именно о них будут говорить после мероприятия.

Третья — практики, эксперты, у которых есть знания в определённой области. Они смогут обучить навыку в формате воркшопа. Например, у нас есть задача — объяснить участникам, как развивать эмоциональный интеллект, чтобы выстроить отношения в команде. Для этого мы приглашаем человека, который обучает специальным методикам, а не говорит, что у него это получается от природы.

Часто бывало так, что встреча со спикером разворачивала нас в новую сторону и помогала отыскать новую тему. Программа — это живой организм, который каждый раз немного меняется. Иногда программа менялась за неделю до конференции, потому что встреча со спикером помогла нам под другим углом посмотреть на тему.

Другой момент — приглашение неожиданных спикеров. Мы никогда не боялись звать на деловые мероприятия спикеров из разных сфер: спорта, медицины, благотворительного сектора. Таким образом мы создавали метафору, которую участники вполне могут понять из контекста. Также это разбавляет общую тональность мероприятия, добавляет участникам любопытства и помогает смотреть на вещи под новым углом.

Например, когда мы рассматривали тему о стоимости ошибки на рабочем месте, мы пригласили кардиохирурга поделиться своим опытом. Ошибка на его работе — смерть. Выслушав выступление, участники задумались, что происходит, когда ошибаются они, сравнили масштаб последствий.

После таких выступлений участники нередко меняют место работы или сферу деятельности, потому что видят страстно влюблённых в своё дело спикеров, которые ценят то, чем занимаются. Участников это вдохновляет на перемены: поиск новой работы или смену сферы деятельности.

Работа со спикерами

После подтверждения участия спикера, размещения информации о нём на сайте, в приглашениях и рассылке начинается этап подготовки выступления. По-хорошему, этой работой должен заниматься отдельный специалист, который не ищет стулья, не считает капкейки на кейтеринг и не находится на площадке в ночь перед проектом для монтажа с технической командой.

По моему опыту, эффективно работает такой алгоритм подготовки выступления:

Экстра-программа

Кроме деловой программы мы продумывали особенные события, которые позволяют участникам не заскучать и постоянно быть в тонусе во время мероприятия.

Например, один из спикеров для метафоры о единой атмосфере в зале бросал участникам клубки шерстяных ниток. У нас остались клёвые фотографии с этого момента, а у участников — яркие эмоции. При этом в зале находились взрослые люди, которые заплатили за участие в конференции несколько десятков тысяч рублей. Но кто сказал, что мероприятие с серьёзной повесткой должно быть непременно строгим?

Другой инструмент — это придумать активности, которыми участники могут заняться во время перерывов на конференции. Однажды мы придумали карту проектов — каждый участник во время кофе-брейка мог нанести свой проект на карту России и оставить свои контакты. Люди фотографировались рядом с картой и находили дополнительный повод пообщаться.

Такие активности можно продавать в рамках спонсорских контрактов. Это гораздо интереснее, чем просто разместить логотип на сайте конференции.

Необязательно каждый раз проходить все этапы при подготовке конференции. Достаточно знать, что одно событие — одна генеральная идея и с уважением относиться к спикерам и участникам. То, что гости пришли на конференцию и не могут покинуть её из вежливости, хотя скучают, — грустно. Если перед вами стоит задача сделать конференцию, то можно получить удовольствие от подготовки и удивить участников качеством программы.

Насыщенная экспертным контентом деловая программа нередко помогает организатору привлекать дополнительных посетителей на свою площадку. О том, как создаются топовые деловые программы нам рассказали гости 37-го выпуска «Мнений лидеров event-индустрии» Анастасия Ламанова, руководитель деловой программы выставки MosBuild, Станислав Муханов, исполнительный директор PIREXPO и Каролина Петрова, программный директор Евразийского event-форума (EFEA).

Хотите знать, какими принципами руководствоваться при сборке деловой программы, стоит ли отдавать её на аутсорс, как мотивировать ваших координаторов и участников? Смотрите запись прямого эфира на нашем Youtube-канале (начало беседы на 7-й минуте):

   

Что дальше?

В следующих выпусках «Мнений лидеров event-индустрии» мы изучим наиболее интересные кейсы и идеи зарубежной event-индустрии (нашим гостем будет американский эксперт Сэм Липпман, организатор конференции топов выставочного бизнеса ECEF), а также поговорим о работе с аудиторией в социальных сетях. Следите за нашими анонсами!

Мы благодарим за поддержку партнёров нашего проекта: Российский Союз выставок и ярмарок, Национальное конгресс-бюро, Национальнаую Ассоциацию организаторов мероприятий, портал Event-LIVE, Mice Orchestra, Евразийский Ивент Форум EFEA, студии видеозаписи EvoInfinity.ru и AV3.Studio, телеграм-канал Make Expo Not Buzz.

---

Источник: Expomap

Источник: info@expomap.ru

58

ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ В XXI ВЕКЕ: ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ

ДЕЛОВАЯ ПРОГРАММА ВЫСТАВКИ: СОДЕРЖАНИЕ И СОСТАВЛЯЮЩИЕ

© Симонов К.В.*

ООО «РЛП-Ярмарка», г. Москва

Обозначены цели и задачи, раскрыто содержание, дано подробное описание направленности и типа мероприятий, а также основных разделов и составных частей деловой программы торговой выставки.

Ключевые слова деловая программа; параллельные мероприятия; торговая выставка; экспонент; посетитель.

Торговая выставка — это мероприятие, где на коммерческой основе демонстрируются и получают распространение товары, услуги и (или) информация и которое проходит с определённой периодичностью, в чётко установленные сроки и в заблаговременно оговоренном месте [1, п. 2.2.2]. Цель выставки — содействовать становлению и развитию отношений торгово-экономического, научно-технического и инвестиционного сотрудничества. К выставкам не относятся вещевые рынки и розничная торговля на улицах.

Участниками выставки являются экспоненты (предприятия, демонстрирующие товары и (или) услуги по её теме [1, п. 2.7.1]) и посетители (физические лица, прибывающие на выставку для ознакомления с демонстрируемыми экспонатами и образцами, контактов с экспонентами, сбора информации и участия в программе выставки [1, п. 2.9.2]).

Современная выставка — это целый комплекс мероприятий, среди которых помимо чисто экспозиционных присутствуют, так называемые, сопутствующие (параллельные) мероприятия. Они проводятся для более полного и глубокого раскрытия тематического содержания выставки и составляют её деловую программу, которая проходит в течение всего периода работы выставки [2, с. 37].

Главная цель деловой программы — укрепление имиджа выставки, развитие коммуникаций между отраслевыми специалистами, создание дополнительных поводов для контактов посетитель-экспонент, обмена знаниями и опытом. Именно здесь встречаются предприниматели и производители, поставщики и заказчики, руководители и учёные, конструкторы и технологи.

Структура деловой программы может содержать несколько разделов (или частей), каждый из которых в свою очередь сформирован из мероприятий различной направленности и типа.

Торжественная часть деловой программы включает целый ряд церемониальных и праздничных мероприятий, а именно: официальное открытие выставки, награждение лауреатов профессиональных конкурсов, которые прово-

Главный менеджер, кандидат экономических наук, МВА.

Маркетинг, рекламное дело и PR

59

дятся в рамках выставки, а также посещение и осмотр экспозиции высокопоставленными чиновниками и политиками, делегациями, представителями министерств и ведомств, сотрудниками научно-исследовательских организаций и профессиональных ассоциаций, руководителями общественных объединений, депутатами и другими официальными лицами. Торжественная часть даёт хороший рекламно-информационный повод и подробно освещается в СМИ.

Основная часть деловой программы состоит из презентаций, специальных показов и конкурсов.

Презентации — рекламные ивент-мероприятия, связанные с демонстрацией товаров и (или) услуг: показы коллекций и образцов, технологических и иных процессов, а также другие имиджевые акции и шоу. Особое внимание уделяется выбору места проведения, рассадке участников, контенту и форматам презентаций, а также аудиовизуальному сопровождению. Репортажи о презентационных проектах передаются по всем рекламно-информационным каналам выставки.

Специальные показы — это демонстрации, которые используются для представления комплексных производственно-технологических и иных достижений, имевших место в различных сферах и отраслях.

Конкурсы — соревнования с целью выявления лучших результатов деятельности, а также товаров и услуг, представленных экспонентами. Устроителями конкурсов помимо организаторов выставки могут быть отраслевые министерства и ведомства, профессиональные ассоциации и объединения, СМИ и рекламные агентства, а также сами участники выставки.

Конгрессная часть деловой программы — это организованные по теме выставки и проходящие в период её проведения в специально оборудованных помещениях встречи представителей отраслей, профессий или учреждений с целью обмена знаниями, опытом и поиска решений. Среди них преобладают деловые, научно-практические и корпоративные мероприятия [3].

Деловые конгрессные мероприятия — это встречи, специально организуемые для обсуждения проблем определённых отраслей и политики государства по отношению к этим отраслям.

Научно-практические конгрессные мероприятия — это встречи специалистов одной или нескольких смежных отраслей, специально организуемые с целью анализа актуальных прикладных проблем, поиска практических путей их решения и информирования участников о новых достижениях науки и техники.

Корпоративные конгрессные мероприятия — это встречи, устраиваемые организациями для своих клиентов, дистрибьюторов и сотрудников с целью успешного продвижения продукта, мотивации персонала и партнеров, привлечения клиентов.

Основная часть этих мероприятий включает выступления докладчиков и прения. Это могут быть конгрессы, форумы, конференции, семинары, сим-

60

ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ В XXI ВЕКЕ: ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ

позиумы, круглые столы, совещания, съезды, биржи деловых контактов, бизнес-завтраки, заседания.

Конгресс — крупномасштабная официальная встреча представителей организаций, учреждений, обществ, объединений, союзов или ассоциаций. Конгресс — это мероприятие со сложной структурой организации работы, обширной географией участников, широким деловым, научно-практическим и общественным значением.

Форум — крупномасштабная встреча для свободного обсуждения вопросов, представляющих общественный интерес, и, как правило, сопровождающаяся выставочной экспозицией и (или) программой конкурсов, семинаров и фестивалей.

Съезд — официальная встреча делегатов, обладающих определёнными полномочиями, с целью формирования политики и выборов в руководящие органы общественных и политических объединений, проводимая на регулярной основе или по специальному поводу.

Конференция — встреча представителей различных отраслей, профессий или организаций с заранее утверждённой повесткой дня, организуемая для обмена мнениями и поиска путей решения проблем, затрагивающих участников конференции.

Семинар — встреча специалистов различных отраслей для обсуждения конкретных целевых вопросов и (или) обучения для повышения квалификации, которое носит прикладной и методический характер.

Семинар-презентация — встреча, организуемая для представления какого-либо товара или услуги и последующего обсуждения с приглашёнными специалистами.

Симпозиум — встреча специалистов одной или нескольких смежных отраслей науки, организуемая для представления и последующего обсуждения научных докладов. Предметом симпозиума может стать узкоспециальный аспект двусторонних отношений, углублённого экономического сотрудничества и др.

Круглый стол — встреча, проводимая с целью обсуждения какой-либо проблемы с разных точек зрения с комментариями и подведением общих итогов обсуждения выступлений участников ведущим.

Совещание — встреча сотрудников одной организации для обсуждения или решения практических вопросов функционирования этой организации.

Биржа деловых контактов — встреча представителей заказчиков, поставщиков услуг и изготовителей продукции, организуемая в формате переговоров по заранее составленному регламенту для обеспечения максимального числа деловых контактов.

Деловой завтрак — неформальная встреча во время специально организованного завтрака или обеда, организуемая для знакомства участников кон-грессных мероприятий между собой.

Маркетинг, рекламное дело и PR

61

Заседание профессионального клуба, объединения, союза — собрание специализированной аудитории по поводу обсуждения вопросов, касающихся деятельности организаций-участников. Данное мероприятие является важным инструментом привлечения целевой аудитории, поскольку здесь можно получить квалифицированную информацию, узнать мнения специалистов в той или иной области, понять состояние и оценить перспективы развития.

Образовательная часть деловой программы — это обучающие мероприятия, тренинги и консультации, проводимые для знакомства экспонентов с комплексом средств и инструментов маркетинговой политики, основами поведения на выставке и взаимодействия с посетителями, а посетителей — с правилами пользования демонстрируемыми товарами.

Учебные занятия на выставках проводятся по нескольким направлениям с учётом интересов различных сторон и групп, задействованных в выставочном процессе:

— обучение экспонентов эффективной работе на выставках;

— информационно-аналитические выступления профессионалов экс-побизнеса, адресованные сотрудникам административных структур и чиновникам, так или иначе связанным с выставочной деятельностью;

— тематические лекции, краткосрочные курсы по повышению квалификации, консультации, экскурсии по выставке для экспонентов, специалистов и учащихся.

Кроме того, в образовательную часть деловой программы могут входить ещё несколько типов мероприятий по обучению и повышению квалификации экспонентов и посетителей, а именно:

— тренинги — встречи, проводимые для интенсивного практического освоения приёмов использования того или иного инструмента, технологии, товара и услуги с применением метода групповой работы;

— мастер-классы — встречи с известным специалистом для обучения в ходе прямого и комментированного показа приёмов работы;

— практикумы — встречи, проводимые специалистами для тренировки или совершенствования определённых навыков у присутствующих.

Осуществление учебного процесса в ходе выставки косвенно способствует установлению взаимопонимания и деловых контактов среди экспонентов, посетителей, организаторов, официальных лиц, журналистов и гостей.

Культурная часть деловой программы предлагает:

— знакомство экспонентов с культурным наследием и традициями стран, регионов и городов, где проходит выставка, в которой они участвуют;

— зрелищные и рекреационные мероприятия — шоу и концерты, тематические викторины и лотереи, привлекающие на выставку широкую публику;

62

ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ В XXI ВЕКЕ: ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ

— фестивали — массовые общественные праздничные встречи, включающие показы и смотры инновационных научно-технических достижений и различных видов искусства.

Все перечисленные мероприятия различаются по числу и территориальной принадлежности участников.

Деловая программа должна максимально соответствовать тематическому профилю выставки, быть предельно актуальной по кругу рассматриваемых вопросов и значимой по составу участников.

Совмещение деловых и выставочных мероприятий делает первые более предметными, а вторым добавляет профессиональную аудиторию. В первую очередь, рассчитанная на специалистов деловая программа в большей степени присуща выставкам формата В2В, нежели В2С.

Аудитории выставочных и параллельных мероприятий хотя и пересекаются, но не всегда совпадают. Поэтому методы приглашения посетителей выставки и участников деловых ивент-мероприятий различны. В случае деловой программы рекламно-информационные усилия предпочтительно сосредоточить на привлечении целевых участников на конкретные мероприятия, используя оповещение по ведомственным информационным каналам, рекламу в специализированных и корпоративных изданиях, а также персональные приглашения.

Ряд организуемых самими экспонентами мероприятий деловой программы может проводиться непосредственно на стендах — это презентации, показы, семинары. Мероприятия на стендах требуют серьёзной подготовки. Необходимо арендовать и оборудовать соответствующее пространство, обеспечить работу технических средств показа (плазменные экраны, видеопроекторы), комфортабельное размещение гостей, наличие расходных материалов, презентов, напитков, угощения и т.п. Преимущество такого мероприятия — возможность для экспонентов-устроителей прямо на стенде закрепить контакты с перспективными посетителями, провести мини-интервью, обменяться визитками и специальными материалами, условиться о продолжении взаимодействия.

Большая часть мероприятий деловой программы выставки обычно проходит в конференц-залах, где обеспечивается приемлемый уровень сервиса, позволяющий привлечь гораздо больше участников. К сожалению, при этом неизбежен отрыв от основной экспозиции, где наглядно и предметно представлены выставочные образцы.

Информационные материалы о мероприятиях деловой программы (с указанием названий тем, дат, устроителей, спонсоров, а также контактных адресов) распространяются в ходе рекламной кампании выставки.

В условиях замедления экономики и спада предпринимательской активности деловые программы, дополнительно привлекающие на выставки по-сетителей-специалистов, приобретают особую важность, актуальность и значимость.

Маркетинг, рекламное дело и PR

63

Список литературы:

1. Деятельность выставочно-ярмарочная. Термины и определения. ГОСТ Р 32608-2014. — М.: Стандартинформ, 2014. — 34 с.

2. Симонов К.В. Современный экспобизнес: условия предпринимательства и управленческие технологии. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. — 656 с.

3. Конгрессная деятельность. Термины и определения. ГОСТ Р 535242009. — М.: Стандартинформ, 2010. — 21 с.

«Ивентология» на мероприятиях продает курсы, amoCRM на «АМОКОНФ» продвигает свою CRM, IT-компании организуют митапы и конференции, чтобы привлечь разработчиков в команду, а один наш партнер, владелец айти-аутсорсингового агентства, пиарит на мероприятиях не только себя как работодателя, но и закрытый клуб по подписке, где проводит обучение. Список можно продолжать.

Особенность деловых мероприятий в том, что их проводят не для быстрого заработка — деньги от продажи билетов чаще всего едва покрывают затраты. Тут другие задачи: презентация и продажа своих продуктов или услуг, повышение узнаваемости бренда, знакомство с остальными игроками рынка и поиск партнеров, привлечение квалифицированных специалистов.

Несмотря на популярность таких мероприятий и их распространенность, организация конференций и других деловых мероприятий остается непростой задачей с множеством переменных. Особенно для тех, кто сталкивается с ними впервые. В этой статье мы собрали самую важную информацию для новичков — она поможет учесть особенности деловых мероприятий и провести свой первый ивент на пятерку.

Вы узнаете:

• Какие форматы деловых мероприятий существуют и чем они отличаются друг от друга
• Как организовать первое деловое мероприятие
• Где искать и по каким критериям отбирать спикеров
• Как выбрать площадку и где взять оборудование для конференции или другого делового мероприятия
• Как организовать питание для участников
• Что сделать для удобства гостей
• Как рассчитать бюджет с учетом особенностей делового мероприятия
• Как продвигать деловые мероприятия разных типов и продавать билеты
• Как заработать на конференции или другом деловом мероприятии
• Как собирать обратную связь после мероприятия

Форматы деловых мероприятий

Формат — первое, с чем нужно определиться. Выбор зависит от ваших целей, так как одни типы деловых мероприятий предполагают тесное общение участников друг с другом и с экспертами, другие — скорее, пассивное потребление информации.

Деловые мероприятия большинства форматов можно провести не только офлайн, но и онлайн. Это позволит вам расширить географию участников и избежать отмены ивента, если собираться большими группами снова запретят.

Бизнес-завтраки

Такие ивенты проводят в начале рабочего дня в ресторане или в другом помещении, где можно полноценно позавтракать или, как минимум, организовать кофе с закусками. Продолжительность встречи — около полутора часов.

Каждый бизнес-завтрак посвящен одной теме. Она может быть любой — от продвижения экспертного блога до юридических изменений в строительной сфере. Программа бизнес-завтрака обычно включает в себя несколько докладов от участников мероприятия или приглашенных экспертов и обмен опытом. Этот формат подходит для небольшого количества участников.

Бизнес-завтрак для инхаус-юристов, организованный редакцией журнала Legal Insight.

Источник

Бизнес-завтраки организуют как частные эксперты, так и компании. Во втором случае экспертами выступают сотрудники организации.

Митапы

Митапы — самые неформальные бизнес-мероприятия. Больше всего они распространены в IT-сфере. Средняя продолжительность встречи — от полутора до двух с половиной часов.

Каждый митап так же, как и бизнес-завтрак, посвящен конкретной теме. Спикерами могут выступать как эксперты с именем, так и начинающие специалисты. Для участников митап — это и возможность получить новые знания, и профессиональный нетворкинг, и разновидность досуга.

Митап российской платформы роботизации PIX RPA посетило около 70 человек.

Источник

Организатором митапа может стать и профессиональный ивент-менеджер, и энтузиаст.

Тренинги (мастер-классы)

Основная задача тренингов или мастер-классов — дать участникам новые навыки. Этот тип деловых мероприятий подразумевает наличие хорошо проработанной программы, одного или нескольких тренеров и требований к участникам. Продолжительность зависит от целей и программы мероприятия, она может составлять от нескольких часов до нескольких дней.

Тренинг консультанта по системному развитию бизнеса, психолога, лайф- и бизнес-коуча Андрея Евдокимова.

Источник

Каждый тренинг охватывает одну тему, а участники заранее знают, что будут изучать и к какому результату придут. Тренеры должны быть экспертами в теме обучения, а также уметь работать с обучающимися — создавать комфортную атмосферу, работать с сопротивлением, грамотно пресекать перетягивание внимания на себя одним из участников. Если в вашей компании есть первоклассные специалисты, которые пока неизвестны профессиональному сообществу, прочтите кейс нашего партнера по организации тренинга начинающего спикера.

Также на тренингах хорошо развит нетворкинг: люди не только знакомятся друг с другом, но и нередко работают в командах.

Организаторами тренингов могут быть и частные эксперты, и обучающие центры, и компании, в которых есть эксперты, готовые быть тренерами.

Семинары

Семинары совмещают в себе черты обучающих и имиджевых мероприятий, поэтому отлично подходят для рекламы продуктов или услуг организатора. Чаще всего семинары состоят из серии экспертных докладов и их обсуждений, а вся программа рассчитана на несколько часов.

Семинар «Формула сайта: всё, что нужно знать о продажах в интернете» с участием экспертов Яндекс, МойСклад и 1С-Битрикс.

Источник

Открытые семинары обычно собирают людей одной профессии или заинтересованных конкретной темой. Доклады готовят эксперты компании-организатора или приглашенные специалисты.

Семинары — более формальные ивенты, чем бизнес-завтраки или митапы.

Презентации

Презентации собирают людей, заинтересованных в продуктах вашей компании. Вспомните презентации Apple — люди смотрят их, чтобы узнать, какие устройства появятся в продаже в ближайшее время.

Чтобы проводить успешные презентации, не обязательно быть компанией мировой величины. Важно уметь за один-два часа рассказать о себе, своих продуктах и услугах так, чтобы люди поняли, что они получат от сотрудничества с вами.

Презентацию новых бутс Puma Future на московской площадке TESLA PLACE посетило 3,5 тысячи гостей.

Источник

Для проведения презентаций нужно научиться разрабатывать сценарии таких мероприятий или привлечь опытного подрядчика.

Форумы

Форумы — это тип деловых мероприятий, который часто объединяет несколько других. Например, в программу форума могут входить бизнес-завтрак, серия семинаров и выставка. Также в форумах нередко принимают участие представители министерств.

Российско-Китайский деловой форум, в рамках которого решаются глобальные вопросы сотрудничества России и Китая.

Источник

Тема форума может быть шире, чем темы других деловых мероприятий. Для участия в качестве спикеров приглашают признанных экспертов.

Организацией форумов чаще всего занимается крупный бизнес. Форумы могут длиться несколько дней.

Конференции

Конференции — это крупные тематические встречи экспертов или представителей бизнеса. Их проводят для обмена опытом, нетворкинга и презентаций продуктов или услуг одной или нескольких компаний.

Конференции часто сопровождаются небольшими выставками и бизнес-завтраками. Состав экспертов определяется организатором — это могут быть как сотрудники одной компании, так и специалисты разных организаций и даже частные эксперты. Например, Марк Ланговой из Краснодара, который сотрудничает с Qtickets, организовал конференцию для коллег-разработчиков и собрал на ней 700 человек.

Конференция Krasnodar Dev Days 2019, которую организовал Марк Ланговой с командой.

Источник

Продолжительность конференций может быть разной — от нескольких часов до нескольких дней.

Выставки

Бизнес-выставки объединяют компании, работающие с одной тематикой или в одной сфере. Например, на выставках, посвященных продуктам питания, среди участников могут быть и производители продуктов, и поставщики сырья и оборудования.

Международная выставка «Спорт», организованная Министерством спорта Российской Федерации.

Источник

Выставки могут длиться один или несколько дней. На них часто проводятся бизнес-завтраки, семинары, презентации.

Как организовать первое деловое мероприятие: нюансы, которые нужно учесть

Опытные организаторы мероприятий говорят, что самая большая загвоздка в их деле — верить в то, что до ивента еще много времени.

Поэтому первое правило организатора — всё, что можно сделать сразу, делаем сразу. Звонки и письма партнерам, обсуждение темы со спикером и любые задачи лучше решать заранее.

Второе правило — всё должно быть записано. Составьте для себя тематические чек-листы или общую ментальную карту, в которых вы сможете отмечать, что уже сделано, а что еще нет. Выбирайте и используйте сервисы для планирования мероприятий — так ваша жизнь станет проще, а ивент — качественнее.

Давайте пройдемся по основным этапам подготовки бизнес-ивента.

Как искать спикеров

Прежде чем отправляться на поиски спикеров, составьте портрет эксперта, который вам нужен. Отталкивайтесь от темы и формата мероприятия, точечных вопросов, которые хотите осветить, и ожиданий участников.

Выбирая спикера, постарайтесь избежать распространенных ошибок:

• приглашать эксперта «вслепую»;
• основываться только на личных симпатиях;
• переоценивать докладчика.

Искать экспертов можно по-разному:

• среди участников других мероприятий;
• в социальных сетях — в профильных сообществах или замечая, кого отмечают в постах и комментариях другие эксперты;
• среди коллег и их контактов.

Как только вы заметили интересного эксперта, проведите небольшое исследование: посмотрите, что и как он говорит и пишет в соцсетях, попробуйте найти записи выступлений и отзывы участников других мероприятий.

Чтобы пригласить спикера на ваше мероприятие, свяжитесь с ним любым доступным способом. Главное — заранее продумайте, что вы ему напишете или скажете. Из вашего сообщения должно быть понятно:

• кто вы;
• где предлагаете выступить;
• что это за мероприятие и когда оно пройдет;
• для кого это мероприятие;
• условия участия: платите ли вы эксперту за выступление, может ли он рекламировать свои услуги и в каком формате и т. п.;
• как спикер должен будет участвовать в продвижении мероприятия: опубликовать у себя в соцсетях анонс, сделать рассылку по базе и т. д.;
• что нужно сделать, если ваше предложение заинтересовало собеседника.

После того, как согласие спикера получено, обсудите с ним формат выступления, продолжительность, сроки предоставления вам презентации и другие нюансы.

Как выбрать площадку и где взять оборудование

Выбор площадки зависит от формата мероприятия. Но если раньше большинство деловых мероприятий проходило офлайн, то сейчас популярны и онлайн-ивенты.

Площадки для офлайн-мероприятий

Выбирая локацию для офлайн-события, учитывайте количество людей и программу ивента.

От ожидаемого числа участников зависит площадь помещения — на каждого посетителя должно приходиться не менее 2 м². По статистике на бесплатные мероприятия приходит в среднем 20-30% зарегистрировавшихся, на платные — около 70% купивших билеты.

От формата и программы ивента зависит конфигурация помещения. Например, для семинара подойдет конференц-зал, а для тренинга может потребоваться помещение, в котором команды смогут работать над заданиями, не мешая друг другу.

Для проведения конференций и других деловых мероприятий можно рассматривать:

• отели;
• коворкинги;
• бизнес-центры и торгово-развлекательные центры;
• спортивные комплексы;
• учебные заведения.

Помимо выбора площадки нужно позаботиться об оборудовании. Сориентироваться помогут ответы на вопросы:

• Нужны ли вашим спикерам микрофоны, проекторы и ноутбуки?
• Нужны ли микрофоны для зала, чтобы участники могли задавать вопросы?
• Нужно ли устанавливать дополнительное освещение?
• Будут ли на мероприятии участники, которые говорят на других языках и нуждаются в переводе?
• Нужно ли дополнительно выводить выступление спикера на большой экран?

Чтобы ничего не упустить, пропишите подробно программу мероприятия и отметьте всё нужное оборудование. Рекомендуем проконсультироваться с тем, кто уже проводил подобные ивенты, или специалистами компании, которая занимается прокатом оборудования. Совет опытного человека поможет вам ничего не упустить.

Площадки для онлайн-мероприятий

Процесс организации такого ивента зависит от того, планируете ли вы собрать всех спикеров в одном месте.

Если да, нужно выбирать локацию, исходя из формата и деталей программы. Например, если вы хотите провести масштабное онлайн-мероприятие, на котором спикеры выступают со сцены, смотрите локации для офлайн-конференций. Если хотите получить единую картинку, но без размаха, подойдет офис или переговорная комната в коворкинге.

Требования к оборудованию также могут быть разными. Для онлайн-мероприятия с офлайн-участием экспертов нужно будет то же оборудование, что и для офлайн-мероприятия. Дополнительно придется настроить трансляцию в Zoom, Facecast или на другой платформе.

Если же спикеры будут подключаться к онлайн-мероприятию из своих локаций, обсудите с ними основные требования:

• Минимально допустимую скорость интернета, чтобы видеосвязь была качественной и не прерывалась.
• Фон для выступления.
• Освещение.
• Дресс-код.

Как организовать питание участников

Организаторы деловых мероприятий часто прибегают к услугам кейтеринга и заказывают как кофе-брейки, так и полноценные обеды. Но если локация ивента не располагает столовой, от обеда лучше отказаться и предложить участникам поесть в ближайших кафе (не забудьте составить список рекомендованных, чтобы людям не пришлось тратить время на поиски).

Для кофе-брейков отдайте предпочтение закускам без ярко выраженного запаха, которые удобно брать без риска испачкаться. Это могут быть, например, фрукты, сухофрукты, орешки, печенье, злаковые батончики. Позаботьтесь о том, чтобы кроме кофе был доступен качественный чай нескольких видов.

Продолжительность и тип перерывов зависят от тайминга мероприятия. Если вы проводите семинар, который длится четыре часа, достаточно одного короткого кофе-брейка, если конференцию на целый день — несколько кофе-брейков и обед.

Совместный ужин после мероприятия не обязателен, но вы можете его провести, если у вас много иногородних участников или вы хотите организовать более тесный нетворкинг.

О чём еще нужно подумать организатору

Есть еще несколько важных моментов, которые нужно продумать при организации конференции или другого делового мероприятия:

• Транспортная доступность. Проверьте, есть ли рядом с площадкой бесплатные парковки и остановки общественного транспорта. Если нет, подумайте, сможете ли вы организовать трансфер для участников от ближайшего транспортного узла.
• Встреча гостей. Кто будет ждать участников на входе, какие вопросы могут задавать люди, оказавшись на площадке, где они оставят верхнюю одежду и лишние вещи.
• Удобство гостей. Подумайте, какие указатели расставить на площадке (нужно показать, как минимум, расположение туалетов, гардеробных, кулеров с водой), сколько розеток может быть нужно (если в помещении их недостаточно, помогут удлинители), как организовать стабильный wi-fi и нужны ли места, где участники смогут спокойно пообщаться друг с другом.

Чтобы ничего не упустить, можно попросить зарегистрировавшихся участников пройти небольшой опрос и рассказать, что для них важно при посещении делового ивента.

Как правильно рассчитать бюджет

Составляя бюджет мероприятия, важно учесть все, даже самые незначительные затраты. В противном случае вы не сможете правильно рассчитать стоимость билетов, чтобы покрыть расходы.

Давайте рассмотрим основные статьи расхода, в том числе те, о которых часто забывают:

• Аренда площадки. Перед подписанием договора убедитесь, что в стоимость включена мебель. Если нет — добавляйте в смету расходы на ее аренду. Поскольку именно на аренду уходит немалая часть бюджета, можно попробовать сэкономить: выбрать онлайн-формат, провести мероприятие за городом, где цены ниже, сократить продолжительность ивента или поторговаться с владельцем (в условиях кризиса многие готовы идти навстречу и давать скидки).
• Аренда оборудования. На некоторых площадках есть всё необходимое или часть, где-то нет ничего. Узнайте, что вам предоставят и на каких условиях, обсуждая аренду помещения.
• Лендинг мероприятия. Если вы впервые организуете мероприятие, этот пункт может попасть в категорию «неочевидное».
• Разработка визуального стиля, который будет использоваться и на сайте, и в рекламе, и во время мероприятия. Если у вас в компании есть дизайнер, который может взять вопрос на себя, эту статью можно убирать из бюджета.
• Продвижение. Заранее продумайте, как будете рекламировать мероприятие: таргет, наружная реклама, посты и сториз у блогеров и в профильных сообществах и т. д. Если не можете прикинуть бюджет самостоятельно, проконсультируйтесь со специалистами.
• Кофе-брейки и вода для участников.
• Съемка во время мероприятия, организация трансляции. Заранее узнайте, сколько стоят фотографы и видеографы и какова у них продолжительность смены. То же самое относится к персоналу, который занимается настройкой трансляции.
• Затраты на спикеров. Они зависят от ваших договоренностей: если вы оплачиваете такси, перелеты и проживание экспертов, заранее посчитайте их стоимость и зарезервируйте деньги в бюджете.
• Раздаточные материалы для участников: бейджи, блокноты, ручки, брендированные сувениры.
• Полиграфия. Помимо памяток, сюда можно отнести пресс-воллы и ролл-апы. Заранее посчитайте всё, что вам придется печатать к этому мероприятию.
• Затраты на организацию мероприятия. Сюда включите все расходные материалы, которые вам нужны для подготовки — от маркеров до бумаги, а также крупные затраты, например, на грузоперевозки. Этот пункт тоже может оказаться неочевидным, если не продумать его заранее.
• Комиссия билетного сервиса, налоги. Посчитайте, какой будет комиссия с продажи билетов и какую часть заработка придется перечислить в бюджет после мероприятия.
• Юридическое сопровождение. Помощь юриста может понадобиться, чтобы составить грамотный договор со спикерами и оферту для участников. Если штатный юрист компании готов взяться за эти документы, статью расхода можно вычеркнуть из бюджета мероприятия.

Это неисчерпывающий список расходов. Вы можете ориентироваться на него, чтобы не забыть про основные траты. Но лучше составьте еще и собственный список по схеме «задача → что для этого нужно» и укажите всё, включая мелочи.

В Qtickets комиссия составляет 4-6%, в зависимости от вашего оборота. Платите только когда зарабатываете, никаких абонплат и скрытых платежей! Можете включить использование сервисного сбора и оплачивать наши услуги за счет покупателей.

Регистрируйтесь и запускайте продажи!

Как продвигать мероприятие и продавать билеты

Продвижение мероприятия начинается задолго до того, как вы запустите первую рекламу.

Начните с главного — опишите людей, которые придут на ваш ивент. Чтобы составить портрет целевой аудитории, ответьте на вопросы:

• Где и кем работают эти люди?
• Зачем они ходят на бизнес-мероприятия, подобные вашим?
• Какие задачи перед ними стоят, как вы можете помочь их решить?
• Что им даст знакомство с другими представителями индустрии.

Ответы можете искать в личном общении с людьми, в профессиональных сообществах и на сайтах конкурентов. В результате изучения целевой аудитории у вас получится один или несколько портретов клиентов.

Чтобы понять, по какой цене продавать билеты, ориентируйтесь на платежеспособность аудитории, стоимость билетов у других организаторов мероприятий и собственные затраты на ивент. Также продумайте, в какой момент и на сколько вы будете повышать цену — с динамическим ценообразованием билеты продаются лучше.

Следующий шаг — выбрать билетный сервис, который снимет с вас часть организационных вопросов:

• Если продаете билеты физическим лицам, сервис должен обеспечивать прием оплат (в том числе — в других валютах, если у вас есть участники из-за рубежа) и отправку чеков клиентам в соответствии с 54-ФЗ. Вы в таком случае можете не использовать онлайн-кассу.
• Если ваша аудитория — юрлица и ИП, выбирайте сервис, который поддерживает оплату по счетам и отправляет гостям закрывающие документы после мероприятия.
• В любом случае важна служба поддержки покупателей, сотрудники которой без вашего участия помогут клиентам найти билеты, расскажут, как очистить почтовый ящик, если они не приходят, и так далее.

Следующий шаг — подготовить лендинг и рекламные сообщения. Выбирайте короткие и емкие формулировки, отвечайте на вопросы, которые важны вашей аудитории, рассказывайте о пользе ивента и используйте призывы зарегистрироваться на мероприятие. Чтобы не мешать на лендинге информацию для разных сегментов целевой аудитории, можно добавить кнопки: «я разработчик», «я тимлид в IT» и так далее, тогда люди сразу будут переходить на нужные блоки. После того, как лендинг и тексты для рекламы готовы, проверьте, что они не противоречат друг другу по смыслу, а также, что вы используете в рекламе правильные ссылки. Рекламные тексты вы будете использовать в таргетированной рекламе.

Еще один способ продвигать мероприятие — просить спикеров разместить у себя анонс ивента. Подготовьте для экспертов примеры картинок для соцсетей (для постов и сторис) и шаблоны текста. Дополнительно проговорите, какую информацию и какие ссылки вы обязательно просите указать в публикации, если человек решит написать пост самостоятельно, а не использовать ваши заготовки.

Как монетизировать мероприятие

В начале статьи мы писали о том, что бизнес-мероприятия проводят не ради денег. Но предлагаем всё же поговорить о монетизации — есть несколько способов заработать во время ивента, и все они связаны с хорошей презентацией вашего продукта.

Правильно прорекламируйте продукт

Расскажите посетителям о преимуществах продукта и покажите им его. Если люди могут увидеть и «потрогать» товар, они купят его гораздо быстрее.

Предложите участникам демо-версию

Бесплатная демо-версия, розыгрыш доступов или пробный период за символическую сумму позволят вам привлечь «холодных клиентов» — тех, кто не планировал ничего покупать.

Покажите участникам экспертов, которые работают над продуктом

Люди покупают у людей. Если ваши эксперты расскажут и покажут, как они работают над продуктом и почему он вышел на рынок именно таким, это положительно скажется на имидже компании и увеличит доверие к вам и вашим экспертам.

Попросите у участников их контакты

Во время регистрации на мероприятие просите участников оставить вам их емейл-адреса и прописывайте в политике конфиденциальности, что вы можете писать им и после мероприятия. Это даст вам возможность добавить участников в свою базу контактов и делиться с ними полезным контентом.

Как собирать обратную связь после мероприятия

Обратная связь важна, потому что она позволяет вам увидеть «слабые места» и следующее мероприятие провести на более высоком уровне. Организатору сложно заметить все недочеты, а вот гости расскажут, что мыло в туалете закончилось через час, кофе был ужасным, розеток на всех не хватило и под доклад одного из экспертов все прекрасно выспались.

После мероприятия отправьте участникам опрос (проще всего создать его на базе гугл-форм). В письме сразу предупредите, сколько вопросов вы хотите задать и сколько примерно времени уйдет на ответы. Постарайтесь минимизировать количество вопросов и сосредоточиться только на том, что действительно важно для дальнейшей работы.

Если у вас есть живые сообщества в соцсетях, можно собрать отзывы там — создайте пост с благодарностью участникам и попросите их рассказать о своем опыте посещения мероприятия в комментариях. Так стоит делать при условии, что в целом ивент прошел на должном уровне, серьезных накладок не было и вы уверены, что не получите шквал негатива публично. Если понимаете, что без косяков не обошлось, лучше просить об отзывах приватно.

Пока агентства ломают голову над тем, как бы фестивализировать деловую программу конференций, организаторы фестивалей успешно и с огоньком внедряют деловые сессии в свой формат. Как они это делают? Какие фишки внедряют, чтобы участники не уходили с докладов? Как привлекают крутых спикеров без гонорара, и что делают, если заявленной звезде не дали визу? Опытом делится генеральный директор Международного фестиваля здорового образа жизни и спорта SN PRO EXPO FORUM Екатерина Скачек.

Как привлечь крутого спикера?

Крутой спикер на то и крутой: одними охватами и/или деньгами вы его на своё событие не привлечёте. Прежде всего, он должен разделять с вами одни и те же ценности, мероприятие должно у него откликаться. Важно понимать, что вы пропагандируете одни и те же идеи. Кстати, зачастую идея может быть важнее гонорара. Даже очень востребованные спикеры могут выступать бесплатно, если ваши миссии совпадают.

Но есть и стандартный набор критериев, влияющих на решение большинства спикеров:

• повестка, тема вашей конференции;
• целевая аудитория, количество слушателей;
• охват до и после мероприятия, дополнительный PR;
• условия проведения (проще говоря, бытовой райдер: если до места проведения нужно добираться самостоятельно «на оленях», выступать на холоде, без экрана или каких-то других базовых технических инструментов, то это может оказаться весомым минусом);
• фото и видео контент по итогу – любой спикер работает над продвижением личного бренда, ему необходимо постоянно пополнять свое портфолио. За качественные и оперативные фотографии он не просто будет вам благодарен, а ещё и разместит хороший пост-отчёт о мероприятии на своих ресурсах.

Мы предпочитаем со всеми участниками SN PRO EXPO FORUM работать по модели win-win-win: для наших спикеров до и после мероприятия мы подбираем интересные темы и пишем совместные статьи, которые размещаем на площадках информационных партнеров и своих ресурсах, тем самым повышая медийный вес выступающих. От этого хорошо всем трем сторонам, а ещё посетители нашего ивента получают полезный контент в течение года.

О чём следует поговорить со спикером до выступления?

Первое, что нужно рассказать спикеру – кто сидит в зале, какие у посетителей боли и задачи. Есть отличная теория JobsToBeDone, согласно которой люди покупают не продукты сами по себе, а решение своих проблем. Опираясь на неё, вы сможете грамотно выстроить систему вопросов, чтобы понять, с чем по итогу ваши слушатели должны выйти из зала. Спикер обязательно должен обо всём этом узнать от вас.

Контент должен быть уникальным. Я часто вижу на конференциях по смежным тематикам одних и тех же спикеров с одними и теми же презентациями. Нужно понимать, что аудитория может пересекаться с мероприятиями ваших конкурентов. Если спикер уже где-то выступал на подобную тему, заранее позаботьтесь о том, чтобы презентация была адаптирована под ваше мероприятие, иначе есть вероятность, что люди начнут выходить из зала – это не нужно ни вам, ни спикеру.

Что касается подготовки, мы стараемся выбирать спикеров, которых когда-то слышали вживую, либо тех, кто уже имеют определенную репутацию. Также проверить уровень профессионализма можно, посетив другое выступление вашего кандидата или запросив видео с его предыдущих проектов. Часто бывает и так, что на какой-то сторонней конференции нам понравится спикер, и мы для него придумываем тему, которая будет интересна нашим слушателям. Например, Леонид Гроховский так доступно рассказывал про SEO, что мы предложили ему выступить у нас с темой «Основы SEO для представителей рынка спортивных услуг».

Каждый спикер обязательно должен знать основную идею мероприятия, не уходить от неё и ретранслировать аудитории. Мы, например, завершаем все выступления нашим слоганом: «Здоровая нация начинается с вас!».

А ещё мы любим, чтобы все презентации были оформлены в одной стилистике мероприятия, поэтому готовим несколько вариантов шаблонов и рассылаем их спикерам.

Важно проинформировать спикера о том, кто и с какими темами выступает до и после него, о чём будут говорить другие спикеры. Ваша задача – заранее получить и вычитать материалы от всех выступающих, сопоставить и, в случае необходимости, скорректировать.

Выстраивайте программу, как художественное произведение

Один крутой спикер – это ещё не всё. Каждый приглашённый эксперт должен занять своё место в грамотно выстроенной деловой программе. Как составить идеальную деловую программу для спортивного фестиваля? Конечно же, исходить нужно исключительно из аудитории, а не собственных пожеланий. Здесь поможет пресловутый Customer Journey Map. При планировании ивента я выделяю три основных этапа:

До мероприятия:

Чем мы можем «зацепить» потенциального посетителя? Что и кто побудит его к покупке билета? Сколько денег он готов потратить на наш контент? Что ещё интересного можем ему предложить, чтобы он расшарил информацию и пригласил друзей в следующий раз? На этом этапе важными будут следующие задачи:

• Поиск инсайта.
  Понимать, с каким запросом пришли на мероприятие посетители – важно. Но попробуем забежать вперед: заранее опрашивая вашу целевую аудиторию, попытайтесь понять, что же еще интересного вы им можете дать помимо того, о чём они вам поведали напрямую. Это должно быть что-то такое, о чём посетитель даже и не подозревал, но что оказалось очень полезно именно ему. Предвосхищайте! И не забывайте интриговать в анонсировании программы.
• Сегментация и персонализация.
  Не забывайте о том, что не всем вашим слушателям будут интересны 100% вашего контента. Формируйте программу с учетом тематических блоков и разных категорий билетов, чтобы посетители могли распланировать своё время и бюджет.
• Вовлекайте заранее – как посетителей, так и спикеров.
  Записывайте видео, проводите вебинары, делайте статьи и опросники – это даст вам новую информацию, а аудитория придёт подготовленной и более лояльной к вашему событию.
• Никуда без хедлайнера.
  Не секрет, что каждому мероприятию требуется медийное лицо, на котором зачастую строится основная часть рекламной кампании. Такие звёзды часто являются высоким драйвером выбора для посетителя.

Звездные спикеры, особенно зарубежные – это всегда определенный риск срыва выступления. Мы стараемся не анонсировать таких звезд, пока не будут подписаны все документы, проведены оплаты, получены визы и пр. Однако иногда это бывает невозможным. Важно продумать все риски и прописать условия в контракте. Например, в случае отказа в визе вы можете договориться о видео трансляции вместо выступления, если спикер уже заявлен, но при этом продумать дополнительные компенсации для спикеров. Некоторые опытные организаторы всегда держат несколько спикеров «на скамье запасных», заранее с ними об этом договариваясь.

На мероприятии:

• Не забывайте про сторителлинг. Спикеры бывают разные, но нить повествования должна оставаться единой, если хотите держать внимание слушателей в течение всего ивента.
• Разбавляйте монотонные лекции интересным интерактивом, не позволяйте людям заскучать. Сейчас есть масса технических инструментов, в том числе бесплатных, для взаимодействия с аудиторией во время выступления – квизы, голосования и пр.
• Проработайте драматургию. Это, пожалуй, самый сложный и самый интересный момент. Когда программа выстроена, как художественное произведение, в ней понятен основной конфликт, есть противодействие разных сил, и всё это заранее заявлено – намного больше шансов удержать внимание посетителя от начала и до конца! С продуманной творческой идеей вы ещё сможете оформить ваше пространство и рекламные материалы в соответствующей тематике. Здесь вам на помощь могут прийти опытные режиссеры, а если решите делать сами – на ивент рынке есть крутые мастер-классы для профессионалов.
• Добавляйте элементы шоу: деловое мероприятие не значит скучное! Шоу на открытии и закрытии, интересные вставки между выступлениями – всё это ещё и побудит посетителей делиться впечатлениями у себя в социальных сетях в моменте.

После мероприятия:

Аудитория – наше всё, не бросайте её! Создавайте комьюнити, публикуйте пост-контент, делайте опросники, делитесь фото и видео материалами и призывайте размещать информацию о вас в социальных сетях!

Материал подготовлен эксклюзивно для Event LIVE. При перепечатке или цитировании активная, открытая для индексации гиперссылка на страницу с публикацией обязательна. Фото: SN PRO EXPO FORUM. Указанная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а равно и с мнением третьих лиц, включая иных специалистов. Редакция не несет ответственности за недостоверность предоставленных авторами данных и любые возможные убытки, понесенные лицами в результате применения публикуемых заключений и следования таким рекомендациям