Как составить деловую задачу

Тонны правок заставили отложить релиз в шестой раз. Из-за сорванных дедлайнов ушёл важный клиент или того хуже — испорчена репутация. Если такие ситуации вам знакомы, то стоит пересмотреть свой подход в постановке задач, ведь повлиять на результат можно ещё на самом старте.

Меня зовут Александр Стихарев, я основатель сервиса для управления проектами Shtab. В этом тексте я собрал семь советов и практические рекомендации от коллег о том, как ставить задачи, чтобы исполнитель понимал не только «когда», но лучше представлял «как» и знал «для чего».

Выбирайте подходящего сотрудника

Вам нужно выполнить задачу. Конечно, вы можете поручить её Олегу, который отлично знает тему, ответственен и уже решал такие вопросы. Любому руководителю хочется быть уверенным в результате и лишний раз не переживать по этому поводу.

Проблема в том, что часто у опытных сотрудников складывается большая нагрузка, ведь в бизнесе не бывает неважных задач. Когда рука в третий раз за неделю тянется к чату с Олегом, подумайте о двух вещах:

Дайте понять, что вы уверены в исполнителе

Вдохновение необходимо не только художникам, но и офисным сотрудникам (дистанционным тоже). Представьте свои ощущения, когда вам поручают дело и буквально излучают уверенность, что вы с ним справитесь, ничего не нужно бояться, вы талант, сила, ум и ловкость.

Если же менеджер передаёт задачу нехотя, сомневается в компетентности сотрудника, ожидает скорее ошибок, чем результата, то задача не будет исполнена как следует. Даже взяться за такое сложно, хочется оттянуть момент предречённой неудачи.

Другое американское исследование выяснило, что уверенные в результативности своей работы сотрудники более склонны сохранять текущее место работы, искать для себя новые вызовы и обязанности. В то время как неуверенные сотрудники — хотят меньше рабочих часов, ответственности и сменить работу.

Ставьте чёткие и понятные задачи

Здорово, если у вашей задачи есть SMART-критерии, прямо как у целей. Они позволят вам понятнее описать ожидания, а исполнителю будет легче взяться за работу. Общий профит — меньше правок и переделок на выходе.

В качестве примера разберём, как поставить задачу менеджеру по продажам.

SMART — хоть и универсальная, но не единственная концепция, на которую можно опираться. В постановке задач будут полезны OKR — цели и ключевые результаты, которых вы хотите достигнуть. Они помогут исполнителю масштабнее взглянуть на процессы, лучше понять свою роль и назначение задачи.

Вы можете совмещать различные подходы и даже создавать собственные методы постановки задач, как HD-RW-RM.

Подумайте, достаточно ли условий для выполнения задачи

Если чётко представить себе путь выполнения задачи, можно сэкономить время на потенциальных препятствиях. Окей, с навыками и обязанностями разобрались ещё на первом этапе, теперь нужно подумать, есть ли у сотрудника все нужные ресурсы, в том числе коммуникационные.

Полезно будет проверить, есть ли у исполнителя доступы, нужные файлы, достаточно ли у него контактов.

Бывает так, что у маркетинга на этой неделе горит акция, а без макетов дело дальше не пойдёт. В лучшем случае сотрудник займётся менее приоритетной задачей, в худшей — просто потеряет время. Точно так же бывает, когда нужный коллега в отпуске или эксперт в командировке.

Сверьтесь представлениями о результате

Восприятие задачи зависит от её описания, контекста, опыта сотрудника и даже образа мышления. Поэтому даже великим умам, что мыслят одинаково, полезно предметно обсудить, как будет выглядеть итоговая работа. Это позволит выявить упущения в постановке задачи и сократить время на внесение правок в будущем.

Ещё одно преимущество продуманной постановки задач — нет «фактора улиточки». Прибегает менеджер, мол, горит, вот новая задача, приступай. А потом оказывается, что сейчас это не нужно, и цель другая, и цвет, и вкус.

Зафиксируйте задачу и все договорённости

Когда исполнитель подобран, задача грамотно сформулирована и цели согласованы, остаётся только закрепить всё это. Поскольку задача, поставленная устно, не может быть выполнена как следует.

Из нашего опыта добавлю: планёрки и любые подобные обсуждения без тех, кто зафиксирует результаты и сформирует поручения, проходят мимо. Задачи теряют детали, их по-разному понимают, начинают реализовывать неверно. В лучшем случае мы просто потеряем время, пока кто-то не вернётся к теме, в худшем — кривые задачи доходят до прода.

Иногда задачи ставят в переписке. Возвращаться из раза в раз за описанием задачи в чат или на почту невесело: тратится время, рассеивается внимание. Такая коммуникация подходит лишь для первичных обсуждений. Затем необходимо прописать все детали в удобном для заказчика и исполнителям формате. Например, в брифе, заметке в Notion или Google Docs.

Чтобы зафиксировать задачу, следить за прогрессом и оптимизировать планирование можно воспользоваться нашим таск-трекером Shtab.

Поддерживайте коммуникацию

Опытный менеджер знает, что нельзя дать задание и в дедлайн вернуться за результатом. Так не работает. Правильно поставить задачу — половина успеха, а вторая половина — выстроить коммуникацию с исполнителем.

Даже если вы работаете по спринтам, прогресс по каждому отдельному таску часто остаётся неясным. Как близок сотрудник к завершению задачи? Какие у него возникли проблемы и что нужно предпринять для их решения? Если вы в курсе этих вопросов, то вы сможете лучше контролировать процессы, видеть общую картину и реагировать на изменения.

У нас в Shtab был кейс с одним из разработчиков, который в течение трёх месяцев не делал свою работу. Он сам попросил более серьёзную задачу, чем ему приходилось обычно выполнять, и поплыл на ней. Вместо того, чтобы задать вопросы или сообщить о трудностях, разработчик имитировал деятельность. Менеджеры упустили это, думали о более приоритетных тасках. В итоге — результата нет, нужно начинать заново, а «работу» компания оплачивала все три месяца.

Общение заказчика с исполнителем даёт возможность вовремя определить сильные и слабые стороны исполнителя и команды в целом, понять, где можно целей достигать быстрее, а куда выделить больше ресурсов.

Придерживаясь описанных советов, мы смогли организовать прозрачный и понятный для всех рабочий процесс. Да, ошибки всё ещё случаются, но чем больше мы оптимизируем постановку и приём задач, тем эффективнее становится работа в целом. Если вы только в начале пути или всерьёз задумываетесь о внутренних улучшениях, то, возможно, перечисленные советы вам в этом помогут.

Получайте новую статью каждую неделю

Проект завершён, что дальше?

Если нет системы, которая позволяет определять задачи проектов, вам будет сложно ответить на этот вопрос. Был ли проект успешен? Вы достигли поставленных целей?

Сформулировать задачу проекта не сложно, но следует позаботиться о том, чтобы она давала возможность измерять и оценивать его успешность. Это руководство поможет вам научиться ставить задачи проектов и позволит развить ваши навыки управления проектами.

Что такое задачи проекта?

Задачи проекта — это то, чего вы планируете достигнуть по его окончании. К их числу можно отнести ожидаемые результаты и материалы или менее осязаемые цели, например повышение продуктивности или мотивации. Задачи проекта должны быть достижимыми, ограниченными по времени и конкретными целями, достижение которых можно измерить, когда проект будет завершён.

Ставить и достигать целей с помощью Asana

Задачи проекта — это важный элемент управления проектами — без них невозможно в сжатой форме информировать коллег о целях перед началом и во время реализации проекта, а также оценить успех проекта, по завершении работы.

Если вы только начинаете использовать задачи проекта, вам будет полезно узнать, как они отличаются от других элементов управления проектом:

Задачи проекта и цели проекта

Зачастую эти термины используются как взаимозаменяемые, однако между целями и задачами есть чёткая разница. Цели проекта, как правило, находятся на более высоком уровне, чем его задачи. Цели проекта описывают, что должно произойти после его успешной реализации, а также то, как проект соотносится с задачами бизнеса в целом.

Задачи же проекта более подробны и конкретны, чем его цели. И хотя многие задачи проекта влияют на задачи бизнеса, они в большей степени направлены на достижение конкретных ожидаемых результатов по итогам проекта.

• Пример задачи проекта. В течение следующих двух месяцев добавить пять новых способов, которыми клиенты смогут находить форму для обратной связи в продукте.

• Пример цели проекта. Сделать так, чтобы команде разработки было проще получать обратную связь от клиентов и реагировать на неё.

Задачи проекта и бизнес-задачи

Смысл задач проекта отлично выражен самим этим термином. Это задачи и индикаторы эффективности отдельных проектов. Задачи проекта должны рассматриваться только в контексте данного проекта, при этом в них всё должно быть достаточно точно прописано, чтобы команда могла оценить успех проекта.

Бизнес-задачи масштабнее, чем отдельный проект. В отличие от задач проекта, бизнес-задачи определяют стратегию и скорость работы всей компании или подразделения в долгосрочной перспективе. Исходя из них, определяются цели компании на квартал или год, а формулировать их следует с применением методологии постановки целей, которая используется в вашей компании, например, с помощью метода целей и ключевых результатов.

• Пример задачи проекта. Повысить Индекс потребительской лояльности нашей компании до 62 пунктов к концу квартала.

• Пример бизнес-задачи. Стать ведущим поставщиком услуг в нашей категории.

Задачи проекта и план проекта

План проекта — это список всех ключевых элементов, которые команда должна проработать, чтобы добиться выполнения целей и задач проекта. В плане проекта также необходимо указать дополнительные ключевые элементы, в том числе список заинтересованных сторон, ожидаемые результаты, хронологию и многое другое.

Задачи проекта нужно сформулировать до начала работы над его планом, так как от них будут зависеть другие элементы плана проекта, такие как ожидаемые результаты и показатели успешности. Сформулировав задачи проекта, вы, скорее всего, поделитесь ими с заинтересованными сторонами, внеся их в план проекта.

• Пример задачи проекта. К концу 3 квартала повысить кликабельность (CTR) писем на 10%.

• Пример плана проекта. Посмотрите пример плана в нашем руководстве по планированию проектов.

Ставить и достигать целей с помощью Asana

Задачи проекта и вехи проекта

На первый взгляд кажется, что задачи и вехи — это одно и то же, поскольку и то, и другое является целями в рамках проекта. Однако масштаб вех проекта обычно меньше, чем его задач.

Веха проекта — это контрольная точка, обозначающая конкретное достижение в хронологии проекта. Сами по себе вехи не представляют работу — скорее, они являются отметками о выполнении группы задач или получении группы ожидаемых результатов. Безусловно, вехи проекта важны, однако в отличие от них его задачи охватывают весь проект.

• Пример задачи проекта. Получить 20 000 подтверждений участия в нашем онлайн-мероприятии до даты закрытия регистрации (23 июня).

• Пример вехи проекта. 8 июня 2021 г.: публикация веб-страница с информацией о предстоящем виртуальном мероприятии.

Задачи проекта и ожидаемые результаты проекта

Ожидаемые результаты проекта — это активы, которые вы хотите получить по его окончании — например, для маркетинговой кампании это может быть новая реклама или веб-страница. В целом, задачи проекта определяют его ожидаемые результаты. Но в задачах должно быть приведено много другой информации помимо ожидаемых результатов.

В дополнение к ожидаемым результатам, задачи проекта также определяют пользу и последствия, которые несут с собой эти результаты, а также то, как они связаны с более крупными целями проекта и бизнес-задачами.

• Пример задачи проекта. До конца года сократить среднемесячный отток клиентов до >1%.

• Пример ожидаемого результата. Запустить кампанию по возврату для всех бывших клиентов.

Преимущества задач проекта

Чётко сформулированная задача проекта позволяет понять, на что нацелен данный проект. Если задача не сформулирована, вам будет непросто определить, был ли проект успешным. Вы также не сможете понять, что нужно улучшить для следующего проекта.

Когда у персонала нет чёткого понимания того, как его труд связан с более крупными целями проекта и компании, люди менее мотивированны и вовлечены. Согласно Отчёту Asana о целях только 26% сотрудников хорошо понимают, как их личная работа влияет на цели компании. Конечно, задачи проекта не то же самое, что цели компании, но именно они являются связующим звеном между работой отдельных сотрудников, задачами, выполняемыми в рамках проекта, и целями компании.

Поэтому при наличии чётко определённых задач проекта участники команды могут постоянно оценивать свою работу и возвращаться на правильный курс, если они вдруг сбились с пути. Рассматривайте задачи как компас, который помогает всей команде двигаться в нужном направлении.

Пять советов о том, как правильно сформулировать задачи проекта

Секрет подготовки правильных задач проекта заключается в том, чтобы они были понятными и полезными. Для этого можно воспользоваться методологией SMART. SMART означает, что задачи должны быть:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимыми

• Realistic — реалистичными

• Time-bound — ограниченными по времени

Полное руководство по этой методологии приведено в нашей статье о том, как ставить SMART цели.

1. Формулируйте задачи проекта в начале работы над ним

Чтобы использовать задачи проекта как инструмент, определяющий его результаты, следует сформулировать их в начале, а затем пользоваться ими при принятии решений в ходе реализации проекта. Как мы уже упоминали, задачи проекта являются ключевым элементом плана проекта, который также необходимо составить перед тем, как приступать к работе над проектом.

2. Привлекайте команду проекта к процессу постановки задач

Чем больше поддержки вы получите, тем более успешными будут задачи проекта. Заинтересованные стороны должны иметь чёткое понимание задач проекта, чтобы их подход к остальным элементам плана проекта и работе, происходящей в его рамках, был наиболее эффективным.

3. Создавайте короткие, но чётко сформулированные задачи проекта

Если вы впервые пишете задачи проекта, у вас может возникнуть соблазн внести в них все мелкие детали. Старайтесь сделать описание задачи как можно более коротким. Это должно быть заявление, которое определяет результаты проекта, состоящее из одного или двух предложений. Вся дополнительная информация, например бюджет проекта и список его заинтересованных сторон, будет изложена в плане проекта.

4. Задачи проекта должны быть вам подконтрольны

Здесь в игру вступает методология SMART, позволяющая создать чётко сформулированные, реалистичные и контролируемые задачи проекта. В состав этой структуры входит пять элементов:

• Specific — конкретные. Задача проекта должна иметь чёткую связь с проектом, которым занимается ваш коллектив. Избегайте слишком широких задач, которые напрямую не связаны с результатами проекта.

• Measurable — измеримые. После завершения проекта вам потребуется возможность оценить его и определить, был ли он успешным. В связи с этим задачи проекта должны быть легко измеримыми — это может изменение в процентах или определённое количество активов.

• Achievable — достижимые. Поставили ли вы задачи, которых действительно сможете достичь в рамках проекта? Этот вопрос связан с объёмом проекта — если объём проекта нереалистичен, то и задачи, скорее всего, также не будут реалистичными. Без достижимых целей проекта он может пострадать от разрастания объёма, задержек или переработок.

• Realistic — реалистичные. Формулируя задачи проекта, у вас должно быть общее представление об имеющихся ресурсах проекта. Убедитесь в том, что поставленные задачи можно выполнить за отведённое время, располагая ресурсами, которые выделены на проект.

• Time-bound — ограниченные по времени. Задачи проекта должны учитывать его хронологию. Обязательно примите в расчёт то количество времени, которое отведено для работы над проектом.

Ставить и достигать целей с помощью Asana

5. Сверяйтесь с задачами проекта в процессе его реализации

Сотрудники, которые понимают, какой вклад их работа вносит в развитие организации, в два раза более мотивированы. Чтобы поддерживать мотивацию команды и слаженность её работы, чаще сверяйтесь с задачами проекта и делитесь ими с сотрудниками. Внесите в отчёты о статусе проекта раздел, посвящённый задачам проекта. Сообщайте сотрудникам статус проекта: по плану, под угрозой или отстаёт от графика. Это позволит команде перенастроиться при необходимости и двигаться вперёд, следуя курсом наиболее эффективного выполнения задач проекта.

Примеры хороших и плохих задач проекта

Написать задачу проекта не просто, и у вас уйдёт некоторое время на то, чтобы формулировать их для ваших проектов. Это нормально! Изучите приведённые далее примеры хороших и плохих задач, которые помогут вам составить свои собственные.

Пример 1. Задача бизнес-проекта

• Плохо. Обновить домашнюю страницу.

В этой задаче не хватает множества важных параметров. Хотя она измерима, достижима и реалистична, в ней нет конкретики и не заданы временные рамки. Когда должна быть опубликована обновлённая домашняя страница? Что именно нужно переделать?

• Хорошо. Создать абсолютно новые материалы и текст для домашней страницы, основанные на четырёх историях успеха клиентов и примерах использования. Запустить обновлённую домашнюю страницу, упор на которой делается на ценности для клиентов, до конца 2 квартала.

Это хорошо сформулированная задача проекта. Она конкретная (создать абсолютно новые материалы и текст для домашней страницы), измеримая (запустить обновлённую домашнюю страницу, упор на которой делается на ценности для клиентов), достижимая и реалистичная (основанные на четырёх историях успеха и примерах использования), а также ограниченная по времени (до конца 2 квартала).

Пример 2. Цель некоммерческого проекта

• Плохо. Повысить экологичность нашего производственного процесса на 5%

Хотя эта задача более конкретная, чем в предыдущем плохом примере, в ней всё равно не хватает нескольких важных параметров. Эта задача измерима (на 5%), но не конкретна и не ограничена по времени, так как мы не указали, что подразумевается под «экологичностью» и к какому времени нужно улучшить производственный процесс. В результате невозможно понять, является ли задача достижимой и реалистичной.

• Хорошо. Сократить отходы производства на 5% и повысить использование переработанных материалов на 20% за следующие 12 недель.

Эта задача проекта основана на предыдущей, и теперь она стала конкретной. Эта задача также позволяет измерить достижение целей (на 5%… на 20%). Задача достаточно сложная, но то, что она ограничена по времени (за следующие 12 недель), делает её достижимой и реалистичной.

Попробовать Asana для некоммерческих организаций

Пример 3. Задача личного проекта

• Плохо. Улучшить оценки работы

В это может быть сложно поверить, но большинство задач личных проектов не являются конкретными или измеримыми. Связано это с тем, что людям трудно использовать метрики успеха для себя. Но для того чтобы понимать, произошло ли развитие и добились ли мы своих целей, нужно ставить более чёткие задачи проектов.

• Хорошо. Получить как минимум 4 из 5 баллов за оценку работы в марте и сентябре 2021 года.

Здесь мы видим задачу проекта, отвечающую всем условиям: она конкретна (получить минимум 4 из 5 баллов), измерима (4 из 5), достижима и реалистична (4 из 5 баллов даёт возможность учесть трудности, которые могут неожиданно возникнуть), а также ограничена по времени (в 2021 году).

Ставить и достигать целей с помощью Asana

Говоря объективно, создавать задачи проекта — хорошая идея

Задачи проекта помогут вашей команде обрести ясность, а также работать согласованно и эффективно. Но не забывайте: задачи проекта — это только одна часть плана проекта. Чтобы узнать больше о том, как повысить прозрачность и согласованность на стадии планирования проекта, читайте наше руководство по написанию планов проектов.

Содержание

От постановки задач напрямую зависит эффективность ее выполнения подчиненными, поэтому это одно из важнейших рабочих навыков руководителя. Компетенции начальства заключаются в том, чтобы четко определить цели компании и задачи на определенный период, а также указать способы их выполнения. Если этого не происходит, сотрудники неправильно толкуют поставленную задачу, что подрывает рабочий процесс.

Почему важна постановка задач сотрудникам

Как в правильно поставленном вопросе есть половина ответа, так и в правильной постановке задач подчиненным присутствует половина решения.

Организация любого процесса строится на постановке и выполнении задач. Когда деятельность спонтанна и хаотична, результат может быть достигнут, но либо краткосрочный, либо некачественный, либо вообще практически не значимый.

В экстренных ситуациях молниеносная реакция и действия по обстановке оказываются самым эффективным средством. Но даже в подобных обстоятельствах зачастую остаётся время на координацию. А если так, то им лучше воспользоваться, потому что спланированные действия лучше необдуманных. Тем более, это актуально при групповом решении задач.

Разрозненные действия группы людей могут нанести ущерб процессу. В то же время, командная работа способна усилить эффект от трудозатрат каждого участника.

Постановка задач организует не только коллективный труд, но и деятельность конкретного человека. Сбросить вес после зимы — это только цель. А вот для того чтобы её достичь, следует поставить задачу регулярно делать физические упражнения и соблюдать меру в питании.

Итак, персональной мотивации посвятим отдельный материал, а здесь уделим внимание именно вопросу о том, как ставить задачи в коллективной работе.

Какие бывают задачи

Все задачи делят по статусам срочности и их приоритетности. Они бывают:

• Важными и долгосрочными — это те проекты, для которых ставят глобальные задачи для развития бизнеса. Например, попасть в топ поисковой выдачи в определенном сегменте, увеличить ежемесячную прибыль компании.
• Важными текущими — задачи, которые можно сделать сегодня или отложить их выполнение до более подходящего времени, но не затягивать.
• Повседневными — ежедневные задания, которые выполняют менеджеры каждый день.
• Ситуативными — прочие задания, которые возникают в связи с определенными событиями: организовать корпоратив, закупить материалы.

Как правильно ставить задачи

Эффективная постановка задач — это не примитивное составление чек-листа. Она состоит из нескольких компонент:

• Грамотное распределение ролей;
• Конкретизация действия и результата;
• Назначение ответственных;
• Ограничение по срокам;
• Использование инструментов трекинга.

Распределение ролей

Прежде чем ставить задачи, необходимо определиться с ролями, которые исполняют все участники коллектива.

Идеальный процесс подбора команды для выполнения стратегического плана выглядит следующим образом:

• Первоочередная задача руководителя — сформулировать полный перечень компетенций, необходимых для реализации проекта.
• Согласно компетенциям описывается структура отдела или всей команды, функционал и обязанности каждого участника.
• Руководитель набирает специалистов, наиболее точно подходящих для выполнения обязанностей на описанных позициях.
• Учитывая компетентность, сильные и слабые стороны всех подчинённых, руководитель формулирует тактические и стратегические задачи, назначает исполнителей.

К сожалению, на практике далеко не всегда руководитель наделён полномочиями по подбору персонала и корректировке состава подопечного ему коллектива. Поэтому во многих случаях приведённый план организации командной работы оказывается весьма ограниченным.

Тем не менее, необходимо по максимуму использовать все доступные возможности по распределению ролей в коллективе. Во-первых, следует начать с оценки навыков каждого подчинённого. После этого — построить такую структуру ответственности и коммуникаций, при которой существующий состав специалистов покажет наибольшую эффективность.

Каждый должен ясно понимать свою роль в общем деле, границы возможностей и ответственности. Расстановка игроков на поле поможет:

• Исключить пересечение обязанностей разных сотрудников, при котором одна и та же работа по недосмотру будет выполняться дважды или трижды.
• Исключить простаивающие без исполнителя задачи.

Конкретизация действия и результата

Далее следует упаковать стратегию или цели на ближайшую перспективу в набор конкретных действий, выполняя которые ваши сотрудники достигнут намеченного результата.

Ошибка руководителей заключается в том, что многие привыкли использовать абстрактные формулировки. Например, задачи они ставят в форме наименования — в именительном падеже.

— Отгрузка керамогранита.

Такие формулировки не подталкивают к действию, ассоциируются с пассивной констатацией. Вместе с тем, в данной постановке нет деталей, которые помогут разобраться в том, как приступить к задаче и какой результат получить.

— Отгрузить 2 тонны керамогранита 60х60 на склад в Одинцово, отзвониться в офис и отметиться в ведомости.

Здесь, как видно, процесс расписан намного подробнее. Вместо ничего не значащего «наименования» задачи, ровным счётом ничего не сообщающего сотруднику, подобная развёрнутая формулировка даёт инструкцию к действию.

Это может показаться элементарным или не заслуживающим внимания, но смена существительных на глаголы в формулировке задачи:

• Гораздо сильнее ассоциируется с действием;
• Помогает сориентироваться и начать решать задачу;
• Придаёт мотивации.

Назначение ответственных

Сформулированная задача немедленно адресуется конкретному исполнителю.

Как уже было обозначено ранее, сами задачи во многом проистекают из возможностей и компетенций коллектива. В связи с этим каждая задача отчасти ставится под заранее определённых исполнителей и немедленно им адресуется.

Назначая тех ответственных, которые по-вашему лучше других справятся с порученным, вы обеспечиваете наилучший возможный результат работы.

Наличие ответственных позволяет всегда держать процесс под контролем. Вы точно знаете, какой сотрудник в данный момент занят той или иной задачей. Это позволяет в любой момент запросить статус, внести корректировки, дать обратную связь.

По окончании выполнения работ подчинённый предоставляет готовые материалы, качество которых — исключительно его зона ответственности. Таким образом, при наличии недочётов всегда ясно, кому направлять вопросы и замечания.

Ограничение по срокам

Не менее важны ограниченные сроки выполнения задания.

Если сроки не установлены, исполнителю может показаться, что они не ограничены, а потому можно совершенно спокойно предаваться прокрастинации.

Чтобы исключить неразбериху и простой в работе, сразу после назначения ответственных необходимо ставить дедлайны. Даже если невозможно точно оценить масштаб работ, следует назначить промежуточную контрольную точку. Вплоть до этой даты сотрудник должен сделать максимум возможного в рамках выполнения поставленной задачи.

В день сдачи промежуточного результата вы вместе с подчинённым должны:

• Оценить темп работы;
• Обсудить и решить возникшие вопросы, предложения;
• Назначить примерные сроки полного завершения выполнения задачи.

Трекинг задач

Чтобы не только ставить задачи, но и получать качественный результат, необходимо владеть инструментами, которые позволяют контролировать ход работ и все нюансы процесса.

Вместо того, чтобы пытаться по памяти восстанавливать все задачи и их аспекты, лучше изначально документировать эту информацию.

Но не все инструменты улучшают наглядность процессов и вашу производительность как контролёра.

Например, обычный блокнот может показаться подходящим решением, но на самом деле вы, скорее, запутаетесь, фиксируя ход работ ручкой на бумаге. Обычно при трекинге задач необходимо намного больше места, чем может предоставить стандартная страница записной книжки, а постоянная корректировка и добавление статусов в ней вовсе невозможны.

Лучше применять электронные инструменты — тем более, что сейчас мы всегда имеем под рукой гаджет, но нередко не способны найти ручку. Все программные решения имеют адаптированные мобильные версии и приложения, поэтому полный набор данных по задачам всегда доступен в смартфоне, на планшете и на персональном компьютере.

В зависимости от масштаба проекта, может применяться программное обеспечение различной мощности.

• Для одиночных исполнителей, стартапов и небольших отделов рабочим вариантом станут: Google Docs, Trello, Basecamp, Wunderlist, Slack.
• Крупные проекты, требующие серьёзных затрат человеко-часов, используют: JIRA, Redmine, недавно вышедший Яндекс.Трекер. В отдельных случаях используются CRM, если решаемая проблема шире простой постановки и контроля задач.

Корпоративные решения, безусловно, следует внедрять с должной осмотрительностью и после тщательного анализа пула ресурсов компании. Обычно для подобного привлекают интеграторов, чья специализация — именно установка систем трекинга процессов.

Для начала можно опробовать простые решения из первого пункта. Иногда могут подойти даже боты для Telegram и Slack, но только в случае небольшого объёма исполнителей и конкретики по задачам. Бот сможет фиксировать информацию, оповещать и уведомлять участников команды об обновлениях в статусах.

Решения из коробки — Trello, Basecamp, Wunderlist — обладают продуманным интерфейсом и продвинутым функционалом. В них предусмотрена категоризация задач, наглядная система статусов, удобное перетаскивание задач между этапами, комментарии, исполнители и оповещения. Они отлично подходят для стандартных задач с линейной этапностью.

Тем, кому необходимо пространство для творчества ввиду не очевидной логики процесса, не вписывающегося в рамки таск-трекеров, подойдёт Google Spreadsheets. В онлайн-таблицах вы сможете выстраивать свою собственную структуру этапов, комментариев и взаимосвязей, наиболее точно отвечающую потребностям проекта.

Примеры правильной постановки задач

В качестве примеров правильной постановки задач можно привести такой список:

• Поручение менеджеру по продажам проведение опроса для постоянных клиентов до конца недели. Важно приложить утвержденный список с вопросами.
• Дать задачу аналитику подготовить статистику посещаемости официального сайта компании за месяц.
• Поручить директору разработать бонусную систему для сотрудников с поощрением за перевыполнение показателей по плану продаж.
• Дать задание копирайтеру сформировать макет презентации нового проекта до определенного числа.
• Поставить перед верстальщиком задачу разработать макет мобильной версии сайта до конца месяца.

Какие ошибки совершают руководители при постановке задач

Главные проблемы руководителей при постановке задач сотрудникам связаны со следующими ошибками.

Нереалистичные цели и задачи

Иногда процесс постановки задачи не учитывает реальные сроки, необходимые на выполнение задания. Руководители переоценивают допустимые сроки и ставят космические цели, которых невозможно достичь. В результате у сотрудников нулевая мотивация к их выполнению, так как они понимают, что выполнить поставленные задачи им не по силам. Чтобы этого не произошло, объемные цели нужно разделять на несколько небольших и контролировать их выполнение с помощью дедлайнов. Тогда подчиненные почувствуют, что они могут повлиять на результат и будут прикладывать все силы для решения проблемы.

Узкий фокус внимания

Руководители иногда могут сосредоточивать внимание только на одной сфере. При полном погружении в одну тему теряется общая картина, что может повлиять на результат. Например, в отделе нужно вдвое повысить продажи. Руководитель организует для этого ежедневные собрания подчиненных, создает мотивационную систему, новые скрипты продаж. Но это не помогает работе, из-за чего руководство злиться, а сотрудники пребывают в стрессе. В этой ситуации важно посмотреть, что именно неправильно, как построен маркетинг, как распределяются внутренние ресурсы. Это поможет увидеть объективную картину и устранить ошибки.

Руководители не отслеживают процесс

У других руководителей, напротив, может быть слишком глобальное мышление, предполагающее постановку масштабных задач. Они жаждут быстрого идеального результата, но не обращают внимания на то, что уже было достигнуто. В результате у сотрудников падает мотивация, и фокус внимания смещается на выполнение глобальной задачи. Руководителю важно проявлять внимательность к отслеживанию даже небольшого прогресса.

Негативные цели

Чем более четко будет сформулирована мысль, тем быстрее она будет способствовать достижению цели. Негативные цели отрезают путь к решению любой проблемы. Они звучат как «не опаздывать», «не забывать о…», и в результате становятся дополнительной головной болью сотрудников. Лучше ставить задачу не как «не опаздывать в офис», а как «приходить за 5 минут до начала работы». Второй вариант звучит продуктивнее, в то время как первый не способствует достижению поставленной задачи.

Слишком много целей

Иногда сотрудники или подчиненные стремятся быстро достичь всех целей одновременно. Из-за этого теряется степень приоритетности выполнения поставленных задач. В такой ситуации появляется стресс и желание бросить работу, которая не приносит результата. Реализация задач кажется неподъемной, из-за чего нет никакой мотивации ее продолжать.

Важно понимать, что значимо не количество сделанных задач, а их качество и приоритетность. Значимые задачи должны делегироваться сотрудникам, которые в полной мере понимают ответственность за их выполнение.

Заключение

Ставить задачи сотрудникам следует с учетом их приоритетности. Важно отслеживать и поощрять даже мелкие достижения. Это способствует мотивированию сотрудников на дальнейшую работу и помогает корректировать рабочие планы.

Постановка задач сотрудникам важна не только потому, что руководители формируют задачи буквально ежеминутно, но и еще тем, что если задача поставлена неправильно, то вряд ли можно ожидать результатов от сотрудников. Вы можете представить цепную реакцию от неправильно поставленных задач?

Правила постановки задач в дистанционном формате и лицом к лицу – одинаковы, а вот значение эффективной постановки задач удаленному сотруднику вырастает в разы. Почему? Потому что у руководителя меньше контроля и доля мотивации на выполнение задач должна быть существенно выше.

Такие факторы, как мотивация и вовлечение при постановке задач, стали играть все большее значение в жизни руководителя. Технология SMART, которая была разработана в 1981 году, представляет хорошо структурированный алгоритм постановки целей, но не включает ряд факторов, которое значимы для эффективной постановки задач в настоящее время.

Тренинги по теме: “Постановка задач”, “Тактическое управление“, онлайн-курс “Технологии постановки задач сотрудникам”.

Характеристика постановки задач по технологии МАРСОВ

При постановке задачи сотруднику я предлагаю вам использовать мою авторскую технологию «МАРСОВ».

Каждая поставленная задача должна обладать шестью характеристиками.

1. Мотивация для подчиненного.
2. Алгоритм достижения.
3. Результат, ожидаемый от сотрудника.
4. Средства достижения.
5. Обоснование реальности и/или необходимости.
6. Время промежуточного и окончательного контроля.

Сразу подчеркну, что это не последовательность, а мнемоническое правило для запоминания. Вы можете включать данные пункты в постановку вашей задачи в любой последовательности. Можете начать с результата, потом обосновать реальность, можете начать со времени контроля, затем переключиться на мотивацию и так далее.

Главное, чтобы все шесть пунктов были, а последовательность выбирайте сами. С другой стороны, применение технологии будет результативным, если вы будете двигаться от М к А, затем к Р, потом к С, затем к О и завершите на В.

Мотивация для подчиненного при постановке задачи

Сразу оговорим, что мы сейчас имеем в виду задачи средней и высокой степени сложности. На простую, рутинную, знакомую задачу нет необходимости мотивировать людей. Зачем мотивировать сотрудника на звонок его коллеге с простым поручением?

Можно просто сказать позвони Сергею, спроси, когда у них в отделе будет очередное совещание. Да и в целом применять технологию «МАРСОВ» нет никакой необходимости, если задача простая и тем более знакомая.

Вот если задача сложная или средней сложности, да еще и новая, тут-то надо обязательно сказать пару слов своему подчиненному, почему это важно для него. К примеру, вы являетесь руководителем отдела продаж. Вы ставите задачу менеджеру по продажам по подготовке к выявлению потребностей клиентов. Рынок после пандемии коронавируса изменился, некоторые игроки ушли, другие затаились, а третьи работают во всю силу, как могут.

Вы понимаете, что сейчас нужно максимально сосредоточиться на потребностях, возможностях и проблемах клиентов. Для этого ваши менеджеры по продажам должны грамотно разговаривать с клиентами, вступать в контакт, активно слушать, задавать правильные вопросы. А для этого нужно подготовиться к разговору с клиентами.

• Тебе же значительно легче будет работать, если ты поймешь, что твои клиенты хотят!
• Твои достигнутые цели – это твои деньги в будущем! А от выявления потребностей зависит, как и что мы можем предлагать нашим клиентам.
• Если мы не можем понять наших клиентов в настоящей ситуации, то какие же мы профессионалы?!
• Я поручаю это задание тебе, потому что ты – один из самых профессиональных и находчивых менеджеров по продажам.

Есть много задач, которые требуют дополнительной мотивации подчиненного, как отрицатель­ной, так и положительной.

«Это увеличит твои продажи!» — это мотивация.

«Благодаря этому мы станем первыми!» — это мотивация.

«У тебя освободится время для выполнения более интересных и живых заданий», — это тоже мотивация.

«Только ты с этим справишься!» — и это тоже мотивация.

Мотивация при постановке задач может быть и отрицательной.

«Ну, если ты не справишься, я даже не знаю…».

«Надеюсь того, что было в прошлый раз, не повториться».

«Никакие оправдания не принимаются. Задача должна быть выполнена!»

Мотивация может быть и неопределенной.

«Посмотрим, как ты справишься».

«Все зависит от тебя, это покажет, как ты относишься к делу».

Алгоритм достижения при постановке задачи

Если задача сложная или новая и, в то же время, она не является творческой, то очень полезно перечислить несколько ключевых шагов, которые надо пройти при решении данной задачи. Почему? Потому что, как минимум, это структурирует задание и позволяет затем выделять точки контроля.

Руководитель отдела продаж (РОП) ставит задачу по выявлению потребностей клиентов.

1. Тебе нужно подготовить несколько фраз на установление контакта с клиентами. То есть, что ты будешь говорить сразу после «здравствуйте».
2. Далее надо подготовить по 2-3 примера вопроса о фактах, о ситуации клиента.
3. Затем нужно продумать 2-3 вопроса, выявляющего мнение клиента о том, как будут развиваться дела в его компании.
4. И в завершении также придумай 2-3 вопроса о потребностях клиента, о результате, которого они сейчас хотели бы достичь.

Результат, ожидаемый от сотрудника

Для того, чтобы построить корабль, мало того, что ты расскажешь, как забивать гвозди, надо еще сказать, куда он должен приплыть (признаюсь, что это вольная интерпретация Экзюпери). Концентрация на результате дисциплинирует людей, концентрирует их мысли и намерения на конечной цели.

Сфокусируй­те внимание подчиненного на ожидаемом результате. Чем лучше он будет представлять конечную цель, тем быстрее найдет надежные сред­ства ее достижения. Проговорите ожидаемый результат несколько раз. Осознание подчиненным ожидаемого результата – корневой вопрос при постановке задач. От этого может зависеть многое. Это очень важно. Как нам обратить ваше внимание на данный постулат, чтобы вы о нем серьезно задумались?!

РОП продолжает ставить задачу по выявлению потребностей клиента.

Таким образом, у тебя должна получиться таблица, в которой написано по 2-3 варианта на установление контакта, вопросы о фактах, о мнении и о результате.

Средства достижения при постановке задачи

Если задача сложная или новая, люди подчас могут не знать, что им нужно для того, чтобы решить ее. То есть им необходимо разъяснить, что они могут использовать для достижения своей цели. Чаще всего средства – это время, люди, деньги, информация и технологии.

Чтобы провести маркетинговое иссле­дование, средствами могут быть выделяемый бюджет, время на иссле­дование, ПК, интернет, возможность быстро передвигаться по городу, средства коммуникации, базы данных, специальная лите­ратура. Чтобы спасти мир, средством является… Душа, мне кажется, в первую очередь душа и во вторую очередь хороший план по спасению мира (вот смотришь на человека, душа у него вроде как есть, а вот плана по спасению мира нет; бывает и обратная ситуация).

Возвращаемся к нашему руководителю отдела продаж, который ставит задачу по выявлению потребностей клиентов.

Помнишь мы тренинг организовывали, все команда на нем была? Двухдневный тренинг. Все потом еще в восторге были. Мы проходили стратегию задавания вопросов. Я сейчас перешлю еще раз тебе материалы по этому тренингу. Плюс к этому я вышлю книгу ведущего тренинга. У него там тема выявление потребностей хорошо раскрыта. И, конечно, пообщайся с Оксаной, обсуди с ней, она отлично умеет устанавливать контакт с клиентом, умеет найти к ним подход.

Обоснование реальности и необходимости

Многие задачи не выполняются, так как люди не верят в их реалистичность. Еще одна причина невыполнения задания состоит в том, что сотрудники не осознают целесообразность того или иного действия. А если человек не видит смысла в работе, он будет гораздо менее заинтересован в ее выполнении. Так что обоснуйте реальность задачи, если чувствуете, что она сложная для подчиненного. Или обоснуйте необходимость исполнения, когда вы понимаете, что сотрудник не видит особого смысла в поставленной вами задаче.

И что же в данном случае говорит РОП?

Наши конкуренты не дремлют. Мне один наш клиент, с которым у нас хорошие отношения, сказал по секрету, что ему звонила компания «TI» и все что-то спрашивала, спрашивала, спрашивала… Это не просто так! Они пытаются понять, что сейчас нужно нашим клиентам. Если они нас опередят, мы можем и потерять существующих клиентов, и потенциальных.

Время промежуточного и окончательного контроля

Вспомним правило Паркинсона: «Работа занимает все время, которое на нее отводится». Если вы не определили четко время выполнения задачи, вероятность ее выполнения становится неопределенной. Я не говорю, что вероятность малая, я не говорю, что вероятность большая. Я утверждаю, что вероятность неопределенная. Проще говоря, кто его знает, будет выполнено задание или не будет. Если не определено вре­мя, у подчиненного есть возможность оттягивать выполнение задания, а у вас нет возможности строго спросить.

Я жду от тебя выполнения этой задачи через 24 часа, то есть к завтрашнему дню, к этому же самому времени. И завтра мы уже обсудим, с кем, с какими клиентами и в какой последовательности выходить на связь!

Давайте приведем пример поставленной задачи, которая удовле­творяет перечисленным выше характеристикам на другом примере. К примеру, вы на­чальник производства. Вы разговариваете со старшим электриком.

«В течение недели необходимо составить бюджет на следующий квартал. В результате у меня на руках должна оказаться составленная вами табли­ца с перечнем деталей, которые обычно закупаются за квартал, их стои­мость и количество. Итогом должна быть общая сумма. Мы надбавим 10% на случайные обстоятельства и примем бюджет за основу. Кстати, по всем позициям должно быть обоснование. Данный бюджет позволит нам не про­стаивать в результате случайных поломок и плановых замен. Вы же про­фессионал, можете предугадать многое. Сейчас не стоит задача очень эко­номить, не стоит задача и транжирить деньги направо и налево. Сделайте бюджет реальным, и я его понесу утверждать у генерального директора».

А теперь посмотрим, как не надо ставить задачу сотруднику.

Одним предложением, вряд ли вы выразите все шесть ключевых компонентов.

Если к завтрашнему дню не продашь в два раза больше, чем за предыдущие две недели, будешь уволен, потому что я так решил, и меня не волнует, как ты это сделаешь!

Здесь есть мотивация, время, результат, средства и обоснование.

Но в 99 % случаев, вы не добьетесь такой фразой ничего хорошего!!!

Итак, давайте еще раз перечислим характеристики постановки задачи по технологии «МАРСОВ».

• Мотивация для подчиненного.
• Алгоритм достижения.
• Результат, ожидаемый от сотрудника.
• Средства достижения.
• Обоснование реальности и/или необходимости.
• Время промежуточного и окончательного контроля.

И напоминаю, вы можете ставить эти шесть пунктов в любой последовательности. Главное, чтобы они все были!