Как составить деловые бумаги

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Шаблоны и формы

Инструкция: составляем официальное письмо в организацию

Официальное письмо — это документ, который используется в деловой переписке для решения различных вопросов. Его содержание зависит от цели написания, но включает ряд обязательных реквизитов.

Какие есть виды деловой корреспонденции

Деловая переписка осуществляется по разным вопросам, ее классифицируют по следующим основаниям:

1. Назначение (цель): коммерческие предложения, запросы, претензии, информационные, гарантийные и сопроводительные письма, отказы, приглашения и выражение благодарности.
2. Адресат: обычная (адресуются одному лицу) и циркулярная (отправляются нескольким адресатам).
3. Содержание: регламентированные документы (предусматривают наличие определенных условий, например претензия) и нерегламентированные (составляются в свободной форме, нет обязательных требований к содержанию).

Содержание делового письма и требования к нему

Общими требованиями к содержанию документа являются:

• актуальность и достоверность информации;
• лаконичность и информативность изложения;
• использование простых и точных формулировок, отсутствие специфической лексики, сленга, неизвестных и непонятных сокращений;
• деловой и вежливый стиль изложения;
• грамотность, отсутствие исправлений, опечаток, помарок;
• корректное и уважительное обращение.

Официальное деловое письмо обязательно содержит:

• дату составления;
• достоверные реквизиты отправителя, чтобы адресат мог точно установить, от кого поступил документ, и получателя, включая вежливое адресное обращение;
• причины и цель, которые послужили его написанию;
• подпись отправителя с расшифровкой и печать (при наличии).

Примеры

Негосударственный фонд помощи ветеранам

г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2

Директору ООО «Помещение»

Петрову П.П.

г. Москва, ул. Коммерческая, 1а

Уважаемый Петр Петрович!

Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает признательность за оказанную Вами помощь и приглашает принять участие в благотворительном вечере, который состоится 15.02.2021 по адресу: г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2. Подробная программа мероприятия прилагается.

С уважением,

директор фонда _______________________ Иванов И.И.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Еще один пример:

Правила оформления деловых бумаг

Установленной законодательно формы нет, при составлении документа ориентируемся на ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа;
• абзацный отступ составляет 1,25 см;
• рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты размером 12, 13, 14;
• рекомендуемые формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить…»); от третьего лица единственного числа («общество предлагает рассмотреть…»); от первого лица единственного числа («прошу рассмотреть…»);
• применяем вступительное обращение «Уважаемый (ая) …!» и заключительную этикетную фразу «С уважением, …».

Кто и на чье имя пишет

Документ от физического лица оформляется от его имени либо от имени его представителя, внизу ставится подпись отправителя или его поверенного.

Если отправителем и/или получателем выступает юридическое лицо, то корреспонденция оформляется от имени (на имя) руководителя организации. В некоторых случаях внизу документа указывается ответственный исполнитель, в основном используется при ответах от государственных/муниципальных органов.

Как отправить в организацию деловое письмо

Направить деловые бумаги другой стороне допускается несколькими способами:

1. Электронная почта. Обязательно заполняйте строку «Тема» в электронном сообщении. Если вопрос срочный, укажите на важность документа.
2. Почтовое отправление (Почтой России или различными курьерскими службами). Подходит для случаев, когда требуется подтвердить отправку документа, например в случае направления претензии. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении.
3. Факс. Часто используется, когда заинтересованную сторону требуется немедленно уведомить по какому-либо вопросу.

Выбор способа зависит от цели документа, срочности вопроса и установившихся между сторонами отношений.

Установлены ли сроки для ответа

Срок ответа и его необходимость зависят от характера делового документа, который поступил, например:

• если бумага носит информационный характер, то допустимо оставить ее без ответа;
• если речь идет о приглашении, то ответ на него следует направить, срок зависит от даты мероприятия;
• если поступила претензия, то ответ следует подготовить в обозначенные в ней сроки.

Об авторе статьи

Самоловских Наталья

Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут:

Слайд 1

Составление деловых бумаг Данная презентация поможет расширить знания о видах деловых бумаг . Расскажет о структуре составления разных документов .

Слайд 2

Виды деловых бумаг различают : письмо ( личное и служебное ) приглашение расписку объявление рекламу справку удостоверение доверенность заявление объяснительную протокол автобиографию характеристику резюме.

Слайд 3

Правила оформления деловых бумаг. Приглашение – письмо, записка с просьбой принять участие в чём-нибудь, явиться куда-нибудь. Бывают личные и служебные. Например : пригласительный билет ПЛАН Обращение краткое изложение содержания приглашения Указание места и времени проведения мероприятия Наименование учреждения или фамилии лиц, ответственных за приглашение

Слайд 4

Расписка – документ с подписью, удостоверяющей получение чего-либо (денег, ценных вещей и документов). Структура расписки : Наименование документа ФИО, должность лица, дающего расписку Наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо Наименование полученного с указанием количества и суммы На основании чего получены ценности (документ, распоряжение, просьба и т.д.) Подпись получателя Дата составления расписки.

Слайд 5

Объявление – письменное и словесное извещение, заявка о каких-либо мероприятиях Структура объявления 1) Время 2) Место 3) Наименование 4) Ответственный Реклама – 1.Информация о потребительских свойствах товаров и различных видах услуг с целью их реализации, создания спроса на них. 2 . Распространение сведений о лице, организации, произведении литературы и искусства и т.д. с целью создания им популярности. План рекламы : Лозунг (обращение, заголовок ) 2)Информация 3) Призыв к действию 4) Адрес рекламодателей.

Слайд 6

Справка, удостоверение Справка — сведения о чём-нибудь, полученные после поисков ответа на запрос и т.п. Удостоверение – документ, удостоверяющий что-нибудь. Структура справки : 1)Наименование документа 2)Дата выдачи и номер документа 3)Кому (иногда и кем) выдан документ 4) Текст документа 5)Подпись лица (лиц), выдавшего документ

Слайд 7

Объяснительная записка Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, фактов, действий или поступков работника по требованию руководителя, а в некоторых случаях по инициативе подчинённого. В служебной записке обычно излагается просьба или сообщение. Докладная записка – составляется тогда, когда надо о чём-то важном доложить или что-то объяснить своему начальнику или руководителю учреждения. План : 1) объяснительной записки Адресат (кому, где указываются должность, ФИО) Наименование документа Дата составления документа Заголовок к тексту, раскрывающий содержание (если текст большой по объёму) Содержание документа Наименование должности, ФИО, подпись заявителя 2) служебной записки Кому (наименование должностного лица, его ФИО) От кого (наименование должностного лица, его ФИО) Что просят, о чём сообщают Для чего и с какой целью На основании чего Дата и подпись подающего служебную записку

Слайд 8

3) докладной записки Адресат (наименование должностного лица, его ФИО) От кого (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Если это лицо не является служащим данного учреждения или предприятия, то пишется подробный адрес) Наименование документа Содержание, система доказательств Краткие выводы о намеченных мероприятиях или обязательствах выполнить задание, порученное к такому-то сроку, и т.д. Дата и подпись составителя докладной записки

Слайд 9

Доверенность Доверенность – письменное полномочие, выданное от имени физического или юридического лица. Доверенный – действующий по чьей-нибудь доверенности, полномочию, доверенное лицо. Доверитель – лицо, выдавшее кому-нибудь доверенность. Структура официальной доверенности : Ссылка на документы, согласно которым следует получить ценности Образец подписи того лица, которое будет получать по этой доверенности, в некоторых случаях указываются номер и серия его паспорта Гербовая печать

Слайд 10

Заявление – 1.Официальное сообщение в устной или письменной форме. 2. Письменная просьба о чём-нибудь. Структура заявления : 1) Наименование адресата (наименование учреждения или должностного лица с указанием его фамилии, инициалов. Эта часть заявления располагается по правой стороне листа). Наименование адресата не отделяется запятой от наименования подателя заявления и перед словом «заявление» тоже не требуется никакого знака (если не надо закрыть предшествующее обособление). ФИО и должность (иногда указывается адрес) заявителя, которые пишутся в родительном падеже без предлога (эта часть тоже располагается по правой стороне листа) Наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова «заявление» ставится точка) 4) Текст просьбы с кратким её обоснованием (пишется с красной строки) 5) Подпись заявителя (пишется внизу справа) 6) Дата (ставится слева под текстом ниже подписи)

Слайд 11

Автобиография – описание жизни . Структура автобиографии : 1)Наименование (заголовок) документа 2)ФИО 3)Дата рождения (число, месяц, год) 4) Место рождения (село, город, район, край, область, республика) 5) Родители (их полное имя отчество, чем занимаются) 6) Образование (когда, где и какую школу и другие учебные заведения окончил) 7)Прохождение службы в армии (для военнообязанных) 8)Трудовая деятельность (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время) 9)Состав семьи (где и кем работают или где учатся члены семьи) 10) Поощрения , награждения (если имеются) 11)Подпись (справа) 12) Дата (слева)

Слайд 12

Характеристика – 1. Описание характерных отличительных качеств, свойств и черт кого- или чего-нибудь. 2. Официальный документ с отзывом о служебной, общественной и другой деятельности кого-нибудь. Структура характеристики : 1)Название документа 2)ФИО , год и место рождения того человека. Которому даётся характеристика 3)Сведения об учёбе (службе, работе) (аргументированные) 4)Интересы , увлечения, способности 5)Работа над самообразованием, физическим и духовным развитием 6) Взаимоотношения в коллективе, с товарищами. 7)Выполнение общественно полезной работы 8)Вывод , пожелания 9) Цель составления характеристики 10)Подпись руководителя организации (предприятия, учреждения), где характеризуемый учится, проходит службу, работает 11) Дата 12)Печать

Слайд 13

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Слайд 14

Резюме – документ, в котором в краткой, но ёмкой форме изложены основные сведения об образовании, о профессиональном опыте, трудовой биографии и личных данных человека.

Слайд 15

Не все данные виды используются в жизни, но знать их , как правильно писать необходимо каждому грамотному человеку. Особенно часто приходиться сталкиваться с деловым письмом при оформлении деловых работ Например : ученику ( ОГЭ и ЕГЭ и т.д. ) ; Взрослому человеку ( при договоре с другой фирмой ) .

Слайд 16

ВЫПОЛНИЛА Ученица 9 «А» класса Ведерникова Елизавета

1.     Название
документа.

2.      Дата составле́ния.

3.     Место составле́ния.

4.      Персона́льные
да́нные лица доверя́ющего: фамилия, имя, отчество; дата рождения,
подро́бные па́спортные данные (серия, номер, где, кем, когда выдан,
код подразделе́ния, место регистра́ции). 

5.    
Персона́льные
данные лица, которому доверя́ют вы́полнение определённых действий.

6.    
Непосре́дственно
текст дове́ренности (что именно доверя́ется);

7.    
 Личная
подпись доверя́ющего лица.

 
Доверенность
на получение  пенсии.

 Двенадцатое
декабря две тысячи шестнадцатого года

Город
Воронеж Воронежской области Российской Федерации.

 Я,
Янченко Тамара Григорьевна, 22 апреля 1951 года рождения, паспорт гражданина
Российской Федерации серии 7986 номер 197535463, выдан Отделом УФМС России по
Воронежской области Центрального района города Воронеж 18.05.2014 года, адрес
регистрации по месту жительства:  г. Воронеж, ул. Пригородная, дом 12

уполномочиваю
Петрова Валентина Валерьевича, 09 сентября 1981 года рождения, паспорт
гражданина Российской Федерации серии 7934 номер 19863063, выдан ТОМ
Железнодорожного района г. Воронежа 05.10.2001 года, адрес регистрации по
месту жительства: г. Воронеж, ул. Алексеева, дом 49, квартира 108

получать
в отделении почтовой связи № 18, расположенном по адресу: г. Воронеж, ул.
Вокзальная, 72, причитающуюся мне пенсию в течение всего срока действия
доверенности и расписываться в ее получении, а также выполнять иные действия,
необходимые для выполнения настоящего поручения.

 Доверенность
выдана сроком на 1 (один) год без права передоверия.

Подпись.

   
Доверяю

   
Уполномо́чиваю

   
Разреша́ю
(получать, управля́ть, забирать и т.д.)

   
Вы́дана
сро́ком на …

Доверенность

Г.
Энгельс

Дата

Я,
Васильева Елена Владимировна, __ __ ____ г. р., паспорт 1212 698547,
выдан ОМВД России по Октябрьскому району города Саратова 12.12.2012,
доверяю забирать и приводить в школу-интернат №1 моего ребенка,
Васильева Егора Андреевича, __ __ ____ г. р., следующим лицам:

1.
Васильева Анна Ивановна, __ __ ____ г. р., паспорт 1210 987123, выдан
ОМВД России по Октябрьскому району города Саратова__ __ ___.

2.
Васильев Владимир Петрович, __ __ ____ г. р., паспорт 1208 548965, выдан
ОМВД России по Октябрьскому району города Саратова__ __ ____.

Срок
действия доверенности — с __ __ ____ по __ __ ____.

 Подпись.

Основы составления
и оформления деловых бумаг

Официально-деловой
стиль– один из книжных стилей
современного русского литературного
языка, сформировавшийся как средство
обслуживания официальных сфер общения:
законодательной, дипломатической,
служебной. Функциональная природа
официально-делового стиля определяет
следующие его особенности:

• использование
  специфической лексики,

• повторяемость
  речевых средств на определенных участках
  типовых текстов,

• особенности
  синтаксиса,

• минимальная
  эмоциональная окрашенность текста.

Цель деловой бумаги
– правильно и однозначно передать
информацию. Поэтому при составлении
официальной бумаги важно знание и учет
особенностей языка и стилясовременной
корреспонденции, а также соблюдение
предъявляемых оформительских
требований. Невыполнение этих условий
затрудняет работу с документами, лишает
их юридической и практической значимости.

Особенности
формы и содержания документа

Документы – тексты,
написанные в канцелярско-деловом
подстиле, — занимают в жизни современного
человека значительное место, они
регулируют его социальную жизнь.
Значимость документа, его роли
поддерживается на государственном
уровне: официальные бумаги подвергаются
стандартизации,т. е. требования к
составлению документов утверждаются
законодательно, через ГОСТ (Государственный
стандарт).

Документы описывают
самые разнообразные ситуации, возникающие
в жизни человека, и для каждого из них
существует свой способ описания, свой
жанр. Тексты определённого жанра
составляются по шаблону, модели,
задаваемой этим жанром. Чаще всего
автор, создающий документ, не выбирает
то или иное языковое средство из ряда
синонимичных, а воспроизводит то, которое
диктуется ему жанром. Так, для заявления
о приёме на работу стандартна фразаПрошу принять меня на работу в качестве…и невозможна –Хочу работать у вас.

Существует два
типа документов:

– служебная
документация – документы,
регламентирующие деятельность учреждений
и их работников, органов управления и
граждан, им подвластных;

– официально-деловая
переписка – документы, фиксирующие
отношения между различными учреждениями
и их работниками, связанными деловой и
коммерческой деятельностью.

В рамках служебной
документации выделяют группы жанров,
объединяемых по ряду признаков –
функциональному, содержательному,
временному (по срокам исполнения):

– личные
документы(автобиография, анкета,
резюме, заявление, доверенность и др.);

– распорядительные
документы(постановление, приказ,
распоряжение и др.);

– административно-организационные(договор, контракт, отчёт, устав и др.);

– информационно-справочные(акт, выписка, докладная записка, справка
и др.).

Жанры официально-деловой
переписки определяются в первую очередь
целями, которые ставит перед собой
составитель: письмо-приглашениесодержит информацию о проведении
мероприятия и приглашение адресату
принять в нём участие,письмо-подтверждениеуказывает на согласие адресанта с
предложениями адресата, в гарантийном
письме говорится об обязательствах,
которые берёт на себя адресант перед
адресатом.

Жанры
канцелярско-делового подстиля
многообразны, их изучение составляет
предмет особой профессиональной отрасли
знания – делопроизводства, которому
обучаются в специальных учебных
заведениях.

Текст любого
документа должен отвечать следующим
требованиям:

• ясность и понятность,

• краткость,

• завершенность,

• любезность,

• грамотность.

Ясность и
понятностьписьма обеспечивается
однозначным толкованием слов и выражений,
правильной расстановкой пунктуационных
знаков, рациональным построением
предложений, если необходимо –абзацным
членением текста. Использование
архаизмов, диалектизмов, неологизмов,
употребление слов в несвойственных
значениях нежелательно, так как усложняет
понимание текста.

Краткость
(лаконичность)предполагает исключение
из содержания письма всех второстепенных
деталей, повторов и длинных оборотов
речи. Вместе с тем нельзя игнорировать
основные факты, относящиеся к делу, как
и все те выражения и обороты, которые
подчеркивают любезность, сердечность
и добрую волю пишущего.

Завершенность
(полнота) содержания не должна быть
принесена в жертву краткости. Все
основные мысли и соображения автора
должны быть изложены в письме. Иногда,
чтобы не нарушать целостность и логическую
стройность текста, делаетсяpostscriptum(P.S.),
в котором приводится дополнительная
информация, в том числе и не имеющая
прямого отношения к содержанию текста.

Любезность
(учтивость)– необходимое требование
к деловым бумагам. Даже при самых
неприятных обстоятельствах в деловых
письмах (как и в любом другом виде
общения) не допускаются сарказм и
оскорбления. Распоряжения сегодня
рекомендуется облекать в форму просьбы,
вопроса. Не желательно злоупотреблять
личным местоимением «я», «мне»,
чтобы персонифицированная форма не
подменяла общественную значимость дела
личными потребностями адресанта.

Грамотность,
правильность– соответствие речи
литературным нормам – является
обязательным требованием к документам.
Деловая бумага должна быть безупречной
с точки зрения языка, с этой целью
внимание обращается на следующие
аспекты:

1) правильное
построение предложений в соответствии
с нормами языка;

2) соблюдение
орфографических норм;

3) соблюдение
пунктуационных норм;

4) написание чисел
(числа до десяти пишутся словами, числа
свыше десяти – цифрами).

Указанные
содержательные особенности характерны
для любой деловой бумаги, но без соблюдения
оформительских требований бумага не
может иметь юридической и практической
значимости. Именно поэтому важно знание
и учет при составлении деловой бумаги
ряда оформительских правил.

Требования к оформлению деловой бумаги

• Объем
  текста должен быть не больше одной
  страницы (желательно).

• Исполнение
  текста: печатать на машинке или принтере
  четким шрифтом черного цвета, без
  подчисток и исправлений.

• Рекомендуемый
  стандарт формуляра-образца: слева –
  35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу
  для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.

• Рекомендуемые
  интервалы: на бумаге формата А4 текст
  обычно печатают через 1,5 интервала, А5
  – через 1-1,5 интервала; для типографского
  способа издания – через 2 интервала.
  Реквизиты, кроме текста, состоящие из
  нескольких строк, печатают через 1
  интервал. Между реквизитами рекомендуется
  пробел в 2-4 интервала. Если письмо
  короткое, между словами делаются пробелы
  в несколько интервалов.

• Абзацное
  членение текста: абзацы печатаются
  либо с красной строки (начиная с шестого
  знака), либо сразу от левого края
  страницы. В последнем случае абзацы
  отделяются друг от друга пропуском в
  1 интервал.

• Документ
  пишется в соответствии с формуляром– жанровой моделью текста с неизменной
  композицией, включающей в себя в качестве
  составных элементов тематические блоки
  –реквизиты. Реквизиты – обязательные
  признаки, установленные законом или
  распорядительными положениями для
  отдельных видов документов.

• В
  документах используются клише –
  языковые формулы, которые не порождаются,
  а воспроизводятся (довожу до вашего
  сведения; проживающий по адресу; мы,
  нижеподписавшиеся…; прошу Вашего
  разрешения и т.д.)

• Автор
  документа должен уметь точно и кратко
  излагать свою точку зрения по интересующей
  его проблеме. в деловом письме разработан
  целый комплекс языковых средств,
  выражающих причинно-следственные и
  другие логические отношения (ввиду,
  по причине, в целях, в соответствии, в
  подтверждении, согласно и т.п.)

• Следует
  использовать этикетные формулы
  приветствия-обращения и прощания
  (Уважаемый, глубокоуважаемый, с
  уважением, благодарим вас, будем
  признательны и т.п.).

• Следует
  избегать фамильярного обращения к
  адресату (дорогой,тывместовы), навязывания своей точки зрения
  (прошу решить вопрос положительно),
  отказа на просьбу без указания причины.

Официально- деловая переписка

Официально-деловая
переписка– документы, фиксирующие
деятельность отношения между различными
учреждениями и их работниками, связанными
деловой и коммерческой деятельностью.

По тематическому
признаку официально-деловую переписку
разделяют на:

• деловую
  корреспонденцию(переписка, с помощью
  которой оформляют экономические,
  правовые, финансовые и другие формы
  деятельности предприятия);

• коммерческую
  корреспонденцию(письма-запросы,
  предложения (оферта, письма-претензии
  и ответы на эти виды писем).

По функциональному
признаку различают:

• письма, требующие
  письма-ответа(письмо-запрос,
  письмо-предложение, письмо-рекламация,
  письмо-обращение);

• письма, не
  требующие письма-ответа(письма-подтверждения, письма-извещения,
  сопроводительные письма).

По особенностям
композиции различают:

• одноаспектное(посвящено одному вопросу, проблеме);

• многоаспектное
  (многоцелевое)(содержит однотипные
  и разнотипные аспекты – просьбы,
  извинения, гарантии).

Каждому из
существующих аспектов содержания письма
соответствуют традиционно сложившиеся
языковые модели, содержащие ключевые
слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем
и т.п.

Соседние файлы в папке Домашнее задание

• #
• #