Как составить дневник отчетности

Как составить отчёт по проделанной работе за день за 10 минут? Фото: Freepik

Зачем сотрудникам составлять ежедневные отчёты

Руководителю важна вовлеченность в работу. Но, сотрудники делятся на 3 вида: 

1. Продуктивные, которые движутся к целям и придерживаются дедлайнов. 
2. Те, кто только физически присутствует на работе. 
3. Люди, которые сознательно делают то, что противоречит компании и её репутации. 

Задача менеджера — найти универсальный подход к трём категориям, вовлекать их в работу и контролировать достижения. И лучше всего это можно сделать, внедрив систему ежедневной отчётности. 

Это стандартизованный шаблон с информацией о продуктивности, деятельности и достижениях за день. Существует несколько способов отчётности: 

• Журнал или документ, где сотрудник вручную вносит данные о своём рабочем дне; 
• Оnline отчётность. Сюда входят мессенджеры, чаты, электронная почта и другие ресурсы, где сотрудник пишет список выполненной работы за день.  
• CRM-системы, планеры и тайм-трекеры — сервисы, которые генерируют автоматические отчёты. 

Конечная ценность всей затеи в том, что сотрудники видят прогресс в своих достижениях, а также оценивают вклад других членов команды в общий результат. 

Для руководителя информация о проделанной работе показывает, насколько сотрудники продуктивны и вовлечены в процесс. И даёт возможность для наставничества, обучения и обратной связи с подчинённым. Глядя на статистику в разрезе полугодия, менеджер видит, созрел ли человек для повышения по службе или роста зарплаты. 

Ручной отчёт по проделанной работе 

Образец отчёта по проделанной работе. Фото: Yaware.TimeTracker

Компании используют разные шаблоны. Но большинство требуют: дату, суть задания, статус и потраченное время. Также неплохо отметить проблемы, с которыми сотрудник столкнулся в течение дня, и то, как он смог их решить. Это покажет руководителю, что подчинённый готов брать на себя более серьёзные обязанности.

Совет: описывая задания, отвечайте на вопрос «что сделано». Например: отправлено Х писем, написан текст, создан сегмент и т.д. 

При написании отчёта сосредоточьтесь не на самих задачах, а на результатах и KPI. Это важно потому, что ваш день может быть заполнен множеством крошечных действий, но какой вклад они внесли в общую миссию?

Примеры ежедневных задач: 

• Утвердил с директором презентацию; 
• Позвонил 3 партнёрам; 
• Обновил скрипт продаж; 
• Проверил дизайн лендинга. 

Примеры ежедневных результатов: 

• Убедился, что все готово к конференции;
• Закрыл 2 продажи;
• Улучшил seo главной страницы сайта. 

Автоматический отчёт по проделанной работе 

Отчёт с Yaware.TimeTracker. Фото: Yaware.TimeTracker

Ручные методы не застрахованы от человеческой ошибки. Сотрудники забывают, что делали в течение дня или додумывают от себя для более длинного отчёта. Что уж говорить о времени, потраченном на задачу. Вручную его никто не считает, нужна дополнительная программа. И если уже использовать тайм-трекер, то выбирайте с автоматической системой отчётности. Например, Yaware.TimeTracker. 

Подобные системы показывают руководителю успех проекта с точки зрения индивидуальных задач каждого члена команды, без необходимости задавать вопросы подчинённым.

Рассказывает Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting: «Нам нужно понимать, насколько удалённые сотрудники занимаются работой, а не чем-то другим. Мы хотели видеть отчёты и задавать меньше вопросов непосредственно персоналу.»

В тайм-трекере есть время, потраченное на задачу, загрузка, вовлеченность в работу, использованные ресурсы продуктивность. Благодаря интеграциям можно совместно использовать данные с разных систем, строить кастомные отчёты и тратить на это 10 минут в день. 

В Yaware.TimeTracker есть рассылка статистики на почту руководителя и сотрудника. Обоим приходит сводка по деятельности за день: отработанное время, уровень продуктивности, сравнение с предыдущим периодом и т.д. 

Плюс автоматизации в том, что подчинённые не тратят время на составление отчёта. Программа работает в автоматическом режиме, данные нельзя подкорректировать, изменить. Сотрудник получает реальное представление о том, как и где он проводит своё рабочее время. По отзывам, это помогает людям планировать свой день наперёд, помнить о всех задачах и выполнять их, в зависимости от времени, когда они наиболее продуктивны. 

Заключение

Ежедневные отчёты показывают развитие компании. Видно, если что-то идёт не так, есть задержки и факторы, которые снижают продуктивность. Среди ручных и автоматических отчётов, выбирайте второй вариант. Программы дают прозрачную статистику без возможности подогнать данные. Аналитика сотен сотрудников занимает 10 минут и, кроме закрытых задач, есть 10+ метрик для эффективного управления компанией.

Что такое еженедельный отчет

Еженедельный отчет — это подведение итогов рабочей недели в письменной форме. Часто для руководителя и подчиненных этот документ становится головной болью, которая портит всем конец недели. Как составить его в несколько кликов, сохранив при этом пятничный настрой и свои нервы? Рассказываем далее.

Что такое еженедельный отчет?

Это документ, который позволяет понять следующее:

• что команда успела сделать за прошедшую рабочую неделю;
• над какими задачами идет работа, а за какие необходимо взяться с понедельника;
• в каких процессах принимали участие сотрудники и насколько результативной была их деятельность;
• какими темпами продвигается проект;
• каким образом можно повысить эффективность работы команды;
• какие цели достигнуты, а какие еще нужно поставить и начать над ними работать.

Все пункты списка характерны для еженедельных отчетов о проделанной работе и ‎журналов событий. Компании делают их для того, чтобы отслеживать свои финансы, рекламные кампании, вести учет заказов и склада. Таким образом отчет — это любая сводка данных, которая дает вам информацию о деятельности вашей компании за определенный период.

Для чего требуется отчет?

В первую очередь с помощью еженедельных отчетов руководитель может отслеживать актуальное положение дел своей компании во всех сферах работы. Это нужно для того, чтобы понять сильные и слабые стороны команды и организации бизнеса. Документ поможет исправить изъяны в работе сотрудников, повысить их продуктивность и очертить приоритетные направления развития проекта.

Ежедневный отчет, как и еженедельный, — это удобный инструмент самоконтроля для сотрудника, позволяющий отслеживать собственные успехи и ошибки. Оба документа дадут сотрудникам понимание того, где они недорабатывают, чему им еще стоит научиться и какие умения надо развить. 

Какие существуют способы создания отчетов?

Еженедельный доклад можно создать двумя способами — вручную или с помощью программного обеспечения. В первом случае вам понадобится самостоятельно сформировать шаблоны еженедельных отчетов для сотрудников. Потом еще, правда, придется добиваться в конце каждой недели, чтобы они заполнили документы.

Второй вариант более удобный, быстрый и не требует большого участия с вашей стороны. Программа для ведения бизнеса RemOnline позволит раз и навсегда решить задачи автоматизированной отчетности. Эта CRM-система поможет сформировать комплексную картину не только о проделанной работе сотрудников, но и о деятельности организации в целом благодаря большому разнообразию инструментов.

Какие бывают типы отчетов?

Они отличаются по содержанию и назначению. В RemOnline доступны следующие:

1. Отчет Журнал событий отображает все действия, которые сотрудники компании произвели в аккаунте компании — от создания новых заказов до отправки сообщений клиентам.

   

2. Множество финансовых отчетов способствуют разумному контролю за деньгами компании. Они помогают отслеживать и анализировать прибыль, убытки, движение денежных средств, их наличие в кассах, а также рассчитывать и начислять сотрудникам зарплату. Подробнее о том, какие есть финансовые отчеты, вы можете узнать по ссылке.

   

3. Отчеты о заказах, ходе их выполнения и загруженности сотрудников позволят понять, какие услуги наиболее востребованы и какой объем работы выполнил персонал.

   

4. Отчеты по лидам покажут количество конверсий, эффективность работы сотрудников с заявками и обращениями и помогут внедрить более действенные методы привлечения клиентов.
5. Успешный учет склада возможен только благодаря отчетам. Контролируйте остатки товаров на складе, докупайте необходимый товар вовремя и ведите учет списаний.

   

6. Отчеты о рекламной кампании и обратной связи помогут сделать рекламу более результативной и понять предпочтения клиентов.

В RemOnline любой из вышеперечисленных документов составляется автоматически. Вам нужно лишь выбрать период, за который программа возьмет данные, поставить несколько галочек в чекбоксах, применить настройки и вуаля — документ готов! Вы также можете сохранить его на ваш компьютер в формате Excel-файла.

Как формируется отчет?

Содержание определяется целями руководителя, типом отчета и его структурой. Важнее всего понимать, зачем вам нужен документ и как вы будете использовать полученные данные. Тогда вам будет проще разработать подходящую структуру.

Структура еженедельного отчета зависит от того, какую информацию вы, как руководитель, хотите получить от сотрудника. Именно начальник должен предоставить подчиненным готовый шаблон, который будет соответствовать его требованиям и содержать все нужные поля. Если отчет будет исключительно ответственностью сотрудников, то их «креативы» впоследствии могут принести вам больше хлопот, нежели ясности. 

Что входит в структуру отчета?

Не существует общепринятой нормы, но вот перечень разделов, которые используют чаще всего:

• результаты работы за прошедшую неделю;
• их анализ;
• таблицы, графики и диаграммы, которые помогают визуализировать отчетность;
• ресурсы, инструменты и материалы, потраченные на выполнение задач;
• планы и цели на следующую неделю.

Опять же, эти разделы не являются догмой, и вам будет удобнее, если вы лично составите шаблоны еженедельных отчетов. Тем самым документы будут читабельными и информативными именно для вас и удовлетворят ожидания. 

Вспомогательные инструменты значительно упростят и ускорят составление отчетов. Таким образом команда посвятит больше времени выполнению задач, а не заполнению бумаг. С RemOnline нескольких щелчков мышью будет достаточно, для того чтобы получить информативную сводку о разных сферах деятельности команды и комплексный анализ показателей компании.

В чем разница между информационным и аналитическим отчетом?

Разница заключается в том, зачем нужен аналитический отчет. Как бы тавтологично это не звучало, но его целью является предоставление анализа работы компании. Помимо текста в аналитическую сводку обязательно входят графики, диаграммы и другие инструменты визуализации данных. Наглядность анализа поможет проследить взаимосвязи показателей и процессов, сделать выводы для внедрения качественных изменений. 

Как правильно сделать аналитический отчет?

Можно сделать анализ, основываясь на недельных показателях, но больше наглядности дадут данные за более длительные периоды. На отчетах за месяц или квартал будет проще проследить закономерности и подметить тенденции. Чтобы сделать аналитический отчет вручную, нужно иметь навыки работы со специальными программами и уметь обрабатывать большие массивы данных. RemOnline автоматически сформирует необходимые документы за считанные секунды. Вам остается лишь и сделать анализ и выводы.

Вместо вывода

Итак, еженедельный отчет несомненно пригодится руководителю при планировании деятельности и анализе прогресса компании. Разные виды отчетов созданы для того, чтобы дать более полную картину ваших достижений и наметить векторы развития. Автоматизируйте отчетность с помощью RemOnline. Это позволит вам мгновенно перейти к анализу и поиску лучших решений для вашего бизнеса, избегая скрупулезного заполнения таблиц и шаблонов.

comments powered by

Привет, меня зовут Павел Домрачев, я мужской психолог. Как уже писал в предыдущей статье, я большой поклонник дисциплины. Поэтому сегодня хочу поделиться простым способом, как можно развить железную дисциплину с помощью ежедневных отчетов, выстроенных по определенным правилам.

Все знают, как легко прокрастинировать — начать новое дело, а потом бросить, потому что лень, страшно или передумал. Я лично в полной мере познал это на себе. Покупал вещи, которыми не пользовался, мечтал чистить зубы нитью, но ленился, хотел отжиматься каждый день, хотел себе сайт, блог, но ничего не делал.

6 лет назад с помощью наводки жены я начал писать ежедневные отчеты, которые изменили мою жизнь. Именно о них пойдет речь.

Как устроены мои отчеты

В своей основе они очень просты и напоминаю обычный ежедневник.

«ЧСЗ» — это план на следующий день.

Например, завтра понедельник и я в воскресном отчете пишу:

«ЧСС» — отчет о проделанном.

Когда наступит понедельник, я буду делать все эти запланированные с воскресенья дела, а вечером напишу в блоке «Что я сделал сегодня» отчет:

Выполнение: 7 из 8 задач или 88%.

Затем я снова заполняю блок «ЧСЗ» с задачами на вторник. Завершаю отчет важной мыслью за день, где пишу интересные наблюдения, свои эмоции, необычные факты или новые идеи. Получается этакий структурированный дневник.

Если еще непонятно, вот скрин с моим отчетом за 2015, когда я только начинал:

Также я сторонник теории маленьких шагов, поэтому если хочу научиться, например, отжиматься, играть на гитаре или реализовать большой проект (сделать серию видео-интервью с моими клиентами), я каждый день ставлю по небольшой задаче, которую гарантированно выполняю, и через 1-2 месяца выхожу на заданный результат. Об этом планирую написать отдельную статью.

И в чем ноу-хау? Обычный ежедневник

Прежде чем вы начнете думать, что я ничего нового не открыл, расскажу о нескольких важных фичах, которые я внедрил, чтобы этот ежедневный отчет стал действительно очень полезен:

1) Решил, что буду ставить в отчет действительно важные дела, которые обязательно надо сделать.

Именно их надо строго их выполнять и не отклоняться на другие. Ничего не вписывать и не убавлять, не малодушничать перед сложными делами. Таким образом я обеспечил себе хорошую фокусировку на записанных мной планах. По сути, я напрягал будущего себя, зная, что он не сможет избежать этих дел.

Разумеется, форс-мажоры всегда бывают, типа необходимости ехать в больницу или срочно чинить какую-то вещь дома, но сама идея «думай о плане» очень сильно помогает. Она формирует привычку и дисциплину выполнять задуманное.

2) Поставил жесткий минимум «надо делать 70% запланированных дел».

Например, если я поставил 10 задач, то 7 любых мне надо обязательно сделать. Подсчет вел там же в отчетах, потом поменял способ на другой (см. ниже).

Казалось бы, простая вещь, но она сильно помогала в некоторых случаях. Например, вижу, что не добираю 1 дело до 70%. И есть пара задач: написать статью или отправить запрос в налоговую. Ох как мне лень делать и то и другое, но надо. Выбираю налоговую, отправляю запрос и наконец получаю нужную информацию, которую месяцами не мог получить. Это правило 70% является внешним давлением, которое заставляет делать.

3) Дал жене доступ к этим отчетам, чтобы она видела, что я делаю.

Выглядит смешно, но работает. В социальной психологии есть несколько хороших исследований о том, что если мы знаем, что за нами следят, мы ведем себя более «законопослушно» — например, в ресторанах вешают картины с глазами, чтобы у людей было меньше желания убегать, не заплатив по счету.

Жена видела то, как я плохо или хорошо выполняю дела, и это меня по началу стимулировало. Забегая вперед скажу, что через полгода ей надоело, а у меня уже сформировалась хорошая привычка, которая к тому же дала серьезный результат в виде уже 80% выполняемых дел ежедневно.

Эволюция отчетов

Со временем, если вы будете применять эту практику, ваши отчеты эволюционируют, в них добавятся дополнительные блоки, пункты, поля.

Мой отчет уже напоминает пульт управления космическим кораблем (шутка, почти), в нем множество дополнительных элементов:

Цели на год: сюда я пишу то, что 100% планирую сделать в 2020, например.

Цели на месяц: пишу шаги, которые приведут меня к годовым целям

Управленческая таблица: (заполнена / не заполнена) – это отсылка к еще одной таблице, где я веду учет клиентов, оплаты и их прогресс.

Обещания: важнейший пункт, где я записываю то, что обещал другим людям, иначе я это забываю. Также веду подсчет, сколько обещаний я выполнил, а сколько нет.

Желания: пишу все, что просто хочу, без каких-то целей и дедлайнов. Иногда покупаю или делаю это.

Дальше собственно идут ЧСС и ЧСЗ, но с важным дополнением. Там я разбил все задачи, которые я делаю, на «домены», т.е. на категории. Например, у меня есть категории: манимейкинг (собственно, зарабатывание денег), финансы (учет), производство (работа с клиентами), саморазвитие, спорт и здоровье, быт и еще парочка плавающих категорий, которые я периодически меняю, типа ремонта или путешествия куда-то.

Вот так выглядит шапка отчета

К чему это все в итоге привело

Последние 1,5 года веду в специальной таблице подсчет% всех выполненных дел, because I can. Вот как она выглядит:

По ней видно, что в среднем я ставлю 8 задач в день. Средний% выполнения ежедневных дел выше 90% последний год. Ниже 80% не опускаюсь последние несколько лет. Я привык, что практически всегда выполняю все то, что запланировал с прошлого дня.

Это дает незабываемое ощущение контроля и стабильности.

Как будто я сам себе Джинн из лампы: если хочу, чтобы что-то было сделано, начинаю вписывать это в свои ежедневные отчеты и вуаля — через какое-то время я достигаю результат.

Все мои отчеты хранятся и доступны для просмотра. Я могу зайти в любой отчет до 2014 года и посмотреть, о чем я думал, о чем мечтал, какие у меня были задачи и планы. Очень интересно посмотреть на прогресс своих задач, которые сейчас по масштабу кажутся очень мелкими.

Также все мои клиенты, с которыми я работаю, в обязательном порядке пишут упрощенные отчеты (которые я показал в начале) и отмечают их пользу для себя.

Кому интересно попробовать тоже – шаблон доступен по ссылке, его можно скачать себе.

Спасибо за чтение!

Как классифицируют управленческие отчеты компании?

Как обеспечить прозрачность и взаимосвязь данных разных групп управленческих отчетов?

Как определить, какие именно операционные управленческие отчеты нужны в конкретной компании?

Какие показатели должны содержать основные операционные управленческие отчеты производственной компании?

На основе данных управленческой отчетности принимаются оперативные решения по текущим операционным вопросам, поэтому в управленческие отчеты включают не только количественные и финансовые показатели, но и производственные, ценовые, маркетинговые, эффективности и т. д.

Рассмотрим основные формы управленческой отчетности, на базе которых любое предприятие может создать собственные формы отчетов, учитывая специфику своей деятельности.

Как классифицируются и какие данные содержат управленческие отчеты

Деятельность предприятия состоит из различных бизнес-процессов (основных, сопутствующих, обеспечивающих, процессов управления и развития), и для эффективного управления этой деятельностью руководству и менеджменту компании необходима актуальная информация о функционировании каждого из этих процессов. Система управленческой отчетности содержит в себе большое количество разноплановых отчетов, которые можно классифицировать на следующие основные группы:

Исходя из рассмотренной нами классификации управленческой отчетности коммерческих предприятий мы можем сделать вывод о том, что основная группа — периодические отчеты. Они нужны широкому кругу пользователей и используются чаще по сравнению с другими группами отчетов.

Как взаимосвязаны данные управленческих отчетов

В свою очередь все периодические отчеты можно разделить на несколько групп:

• операционные отчеты о деятельности компании;

• сводные финансовые отчеты компании;

• отчеты о финансировании деятельности компании.

Показатели этих групп отчетов взаимосвязаны (см. табл. 1).

Из табл. 1 ясно видно, данные каких операционных отчетов и отчетов о финансировании деятельности компании должны соответствовать данным сводных финансовых отчетов — Отчета о прибылях и убытках (ОПиУ), Отчета о движении денежных средств (ОДДС) и управленческого баланса.

Сводные финансовые отчеты и отчеты о финансировании деятельности компании, безусловно, являются основными управленческими отчетами. Но, во-первых, их формы достаточно типичны и во многом аналогичны соответствующим финансовым отчетам, а во-вторых, они формируются не чаще чем раз в месяц и не используются для текущего управления бизнесом.

Поэтому далее я предлагаю рассмотреть вопрос о том, как определить наиболее приоритетные и востребованные из операционных управленческих отчетов, на основе данных которых и осуществляется принятие текущих управленческих решений по различным аспектам деятельности компании.

Как определить, какие именно основные операционные отчеты нужны компании

Востребованность тех или иных операционных отчетов зависит от специфики бизнеса каждой конкретной компании. И чтобы понять, какие из отчетов являются основными для конкретной компании, составим аналитическую таблицу, в которой по строкам расположены виды отчетов, а по столбцам указаны группы пользователей этой отчетности (табл. 2).

В таблице группы пользователей обозначены так:

СБ — собственники бизнеса;

РК — руководство компании;

ТМ — топ-менеджеры;

РП — руководители подразделений.

В ячейках на пересечении строк и столбцов указана периодичность востребованности отчетов у разных групп пользователей:

• Д — день;

• Н — неделя;

• М — месяц.

Если проанализировать полученные нами данные табл. 2, то можно сделать вывод о том, что для конкретной компании основными операционными управленческими отчетами являются:

• Отчет о продажах;

• Отчет о возвратах продукции;

• Отчет по производству продукции;

• Отчет о запасах ТМЦ;

• Отчет об операционных затратах;

Как отразить в отчетности финансовую структуру компании

Чтобы управленческая отчетность была эффективной, важно, чтобы группировка ее показателей соответствовала финансовой структуре бизнеса компании.

Возьмем, к примеру, производственную компанию «Онега», которая выпускает продукцию трех направлений: напитки, мясопродукты и кондитерские изделия.

Кроме этого, у компании есть сеть розничных магазинов, в которых помимо собственной продукции реализуются покупные товары других производителей.

В управленческом учете эти четыре направления выделены в обособленные учетные центры, на которые разносятся данные о реализации продукции, себестоимости ее реализации, а также о логистических и коммерческих расходах.

Данные об управленческих расходах, а также о прочих доходах и расходах учитываются в целом по компании. Структура показателей Отчета о прибылях и убытках компании «Онега» представлена в табл. 3.

Как формировать основные управленческие отчеты

Рассмотрим примеры формирования основных управленческих отчетов компании. Самым востребованным управленческим отчетом является отчет о реализации продукции. С него и начнем.

Отчет о реализации продукции

В коммерческой службе используются различные оперативные и аналитические отчеты по продажам. На основе данных этих отчетов принимаются оперативные управленческие решения.

Для периодического отчета о продажах не нужна значительная детализация данных. В этот отчет достаточно вывести информацию:

• о реализации продукции в аналитике по направлениям продукции и группам покупателей;

• о себестоимости реализованной продукции;

• о валовом доходе от реализации в аналогичной детализации.

Для большей информативности отчета можно включить в него еще показатели рентабельности продаж, чтобы пользователи могли сразу оценить выгодность реализации как по направлениям продукции, так и по группам покупателей компании.

Примерная форма отчета о продажах предприятия «Онега» показана в табл. 4.

Отчет о возвратах продукции покупателями

Для производственных предприятий с многономенклатурным выпуском продукции также важен отчет о возвратах продукции покупателями.

Для того чтобы эффективно управлять возвратами, недостаточно видеть данные по видам продукции и группам покупателей — важно получать информацию о причинах, по которым покупатели вернули продукцию. Поэтому в управленческом учете компании нужно предусмотреть аналитику по причинам возвратов, и тогда этот управленческий отчет можно будет формировать в следующем виде (табл. 5).

Отчет о выпуске продукции

Еще один основной управленческий отчет — отчет о выпуске продукции. Он содержит не только данные о количестве выпущенной продукции и сумме затрат на ее выпуск, но и детальную информацию о структуре себестоимости продукции.

Пример отчета о выпуске готовой продукции (ГП), в котором ее себестоимость раскладывается на три составные части — сырьевые затраты, прямые производственные и косвенные производственные затраты, приведен в табл. 6.

Обратите внимание!

В приведенной форме выпуск продукции детализируется не только по ее видам, но и по номенклатурным группам внутри каждого вида. Это сделано опять же для того, чтобы повысить эффективность предоставляемой управленческой информации и пользователи сразу могли оценить ресурсоемкость выпуска разной номенклатуры готовой продукции.

Отчет о запасах товарно-материальных ценностей

Управленческий отчет о запасах ТМЦ содержит информацию как о запасах компании на начало и конец отчетного периода, так и о поступлении и выбытии запасов в течении этого периода. А поскольку данные запасы в любой компании достаточно разноплановы, то и информация в отчете должна быть сгруппирована по видам ТМЦ.

Кроме этого, чтобы повысить эффективность управления запасами, не лишним будет включить в отчет величину неликвидной части ТМЦ, находящихся на складах компании.

Пример ежемесячного отчета о запасах ТМЦ показан в табл. 7.

Отчет об операционных расходах предприятия

Когда речь идет об основных управленческих отчетах, нельзя обойти вниманием отчет об операционных затратах предприятия, так как они значительно влияют на величину прибыли от хозяйственной деятельности компании. К тому же контроль операционных затрат — одна из важнейших задач финансовой службы любой компании.

Обратите внимание!

Показатели отчета об операционных затратах должны быть идентичны показателям сводного отчета о прибылях и убытках.

Поэтому в операционном отчете предусматриваем столбцы по трем направлениям затрат:

• логистические;

• коммерческие;

• управленческие.

А по строкам отчета выведем детальную информацию по группам и статьям затрат, чтобы пользователи отчета смогли сразу увидеть, по каким направлениям и на какие цели были израсходованы ресурсы компании за отчетный период.

В таблице 8 представлен пример управленческого отчета об операционных расходах в группировке по направлениям расходов и статьям затрат.

Резюме

• Все управленческие отчеты могут быть сгруппированы на оперативные, периодические и аналитические.

• Периодические управленческие отчеты классифицируются на операционные, сводные финансовые и отчеты о финансировании деятельности компании.

• Система управленческой отчетности любой компании должна быть настроена таким образом, чтобы показатели отчетов соответствовали финансовой структуре и обеспечивали возможность увидеть взаимосвязь между данными сводных и операционных управленческих отчетов;

• Для того чтобы понять, какие из управленческих операционных отчетов наиболее востребованы в компании, достаточно проанализировать перечень отчетности на предмет периодичности их представления и круга пользователей.

Приложения к дневнику-отчёту

По
итогам выполнения задания №l
к дневнику отчету необходимо приложить
следующие
документы:

• свидетельство о
  государственной регистрации;

• устав организации
  (по возможности);

• договор организации
  (по возможности);

• лицензию на право
  деятельности;

• штатное расписание
  (по возможности);

• перечень документов
  для открытия валютного и расчетного
  счета;

• организационную
  структуру управления организации
  (предприятия);

• трудовые контракты
  (договора);

• приказы и
  распоряжения по деятельности.

По
итогам выполнения задания №2 к
дневнику-отчету необходимо приложить
следующие документы:

• документы
  регистрации постояльцев в гостинице;

• заявки на оказание
  дополнительных услуг постояльцам;

• обязательный
  ассортиментный перечень товаров
  торгового предприятия

  (организации);

• сертификаты на
  товары (2-3);

• образцы товарных
  знаков (3-4);

• документы по
  регистрации товарных знаков (по
  возможности);

• образцы штрих-кодов
  товаров (2-3);

• сертификат на
  тару (1-2).

•

•

По
итогам выполнения задания № 3 к
дневнику-отчету необходимую приложить
следующие документы:

• •

  акт приемки товаров по
  количеству и качеству;

• товарно-транспортная
  накладная (1-2);

• счет-фактура
  (2-3);

• заявка на получение
  транспортных средств;

• схемы размещения
  товаров на хранение;

• документы на
  списание товарных потерь;

• документы по
  уценке товаров;

• отборочный лист.

По итогам выполнения
задания № 4 к дневнику-отчету необходимо
приложить следующие документы:

• договор поставки
  товаров народного потребления;

• спецификация к
  договору;

• исковое заявление
  в арбитраж;

• протокол согласования
  цен;

• договор на перевозку
  грузов;

• образцы средств
  рекламы торгового предприятия
  (организации)

По
итогам выполнения задания № 5 к
дневнику-отчету необходимо приложить

следующие документы:

• инвентаризационную
  опись;

• расчет заработной
  платы, суммы налога;

• товарный отчет;

• приходный и
  расходный кассовые ордера;

• книга
  кассира-операциониста (на 2-3 дня)

  кассовый
  отчет.

По итогам выполнения
задания № 6 к дневнику-отчету необходимо
приложить следующие документы:

• проекты
  постановлений, распоряжений руководителя;••

• правила внутреннего
  распорядка;

• графики выхода
  на работу работников;

• документы
  по аттестации персонала (аттестационные
  листы, положения о

  проведении
  аттестации, перечень вопросов для
  аттестации, приказ о составе

  аттестационной
  комиссии и др.)

• документы
  по подбору кадров на работу (личный
  листок по учету кадров,

  автобиографии,
  анкеты, отборочные тесты, вопросы
  для проведения

  собеседования
  и др.)

• коллективный
  договор;

• документы по
  стажировке специалистов;

• оперативный план
  работы с персоналом;

• планы работы
  менеджера, ведущих специалистов.

•

•

Примерный тематический план квалификационной практики (стажировки) по специальности «Гостиничный сервис»

№ задан ия	Содержание задания	Кол-во
1	Организационно — правовая деятельность гостиничного предприятия, тур. фирмыю	2
2	Изучение профессиональной деятельности менеджера гостиниц (администратора)	2
3	Изучение действующей системы методов управления организацией	4
4	Оценка влияния факторов внешней и внутренней среды организации с помощью метода СВОТ — анализа	4
5	Изучение порядка приятия управленческих решений	4
6	Ознакомление с организацией труда менеджера	4
	Итого:	20

СОДЕРЖАНИЕ ДНЕВНИКА
– ОТЧЕТА

№ п/п Дата	Содержание темы и работы	Подпись непосредств. руководителя

КАЛЕНДАРНО –
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

ПРАКТИКИ
КВАЛИФИКАЦИОННОЙ (СТАЖИРОВКИ)

№ п/п	Тема (содержание программы)	Кол – во дней	Срок исполнения

Руководитель
практики

от
предприятия ___________________________
__________________________

_____________2011___г М.П.
Подпись И.О. Фамилия

РЕЗЮМЕ О ДНЕВНИКЕ
— ОТЧЕТЕ

(КРАТКИЙ АНАЛИЗ
СОДЕРЖАНИЯ ДНЕВНИКА – ОТЧЕТА РУКОВОДИТЕЛЕМ
ПРАКТИКИ ОТ ПРЕДПРИЯТИЯ)

Руководитель
практики

от
предприятия _____________________
_________________________

_____________2011___М.П.
Подпись И.О. Фамилия

ОГОУ СПО «
Кинешемский экономический техникум»

ДНЕВНИК — ОТЧЕТ

ПО ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ
ПРАКТИКЕ

СТУДЕНТА (КИ) 3-ГО
КУРСА

ДНЕВНОГО ОТДЕЛЕНИЯ

СПЕЦИАЛЬНОСТИ

«Гостиничный
сервис»

___________________________

группа №________

___________________________

Фамилия

_________________________________

Имя

_________________________________

Отчество

г.
Кинешма
2011г.

МЕСТО ПРОХОЖДЕНИЯ
ПРАКТИКИ:

____________________________________________________________________________________________________________________________________

СРОКИ ПРОХОЖДЕНИЯ
ПРАКТИКИ:

ПО ОРОФИЛЮ
СПЕЦИАЛЬНОСТИ

С_______________20__ПО_______________20___

КВАЛИФИКАЦИОННОЙ
(СТАЖИРОВКИ)

С_______________20__ПО_______________20___

РУКОВОДИТЕЛИ
ПРАКТИКИ ОТ ПРЕДПРИЯТИЯ:

ОБЩИЙ РУКОВОДИТЕЛЬ

____________________________________________________________________________________________________________________________________

НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ
РУКОВОДИТЕЛЬ

____________________________________________________________________________________________________________________________________

указать: фамилию,
имя, отчество, должность

РУКОВОДИТЕЛЬ
ПРАКТИКИ ТЕХНИКУМА

____________________________________________________________________________________________________________________________________

ЗАЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ

РУКОВОДИТЕЛЬ
ПРАКТИКИ

ОТ ТЕХНИКУМА

_________________
_________________

Подпись
И.О. Фамилия

ЗАМЕЧАНИЯ ПО
ПРАКТИКЕ

№ п/п Дата	Содержание замечания	Подпись

КАЛЕНДАРНО —
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН

практики по
специальности

№ п/п	Тема (содержание программы)	Кол-во дней	Срок исполнения
1	2	3	4

Руководитель
практики

от
предприятия _____________________
_________________________

_____________2011___М.П.
Подпись И.О. Фамилия

СОДЕРЖАНИЕ ДНЕВНИКА
– ОТЧЕТА

№ п/п Дата	Содержание темы и работы	Подпись непосредств. руководителя

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #