Как составить дневник времени

Чем полезен ежедневник

Еще древнегреческий философ Пифагор говорил: «Просыпаясь утром, спроси себя: «Что я должен сделать?». Вечером, прежде чем заснуть: «Что я сделал?». Ежедневник – инструмент, который нужен именно для этого. С его помощью можно структурировать хаос случайных процессов в работе и частной жизни человека. Он помогает:

• планировать задачи;
• выставлять приоритеты;
• отслеживать выполняемость задач, что снижает фрустрацию от перегрузки и возвращает свободное время;
• записывать идеи, чтобы не забыть;
• конспектировать все, что требуется;
• структурировать мысли, схематизировать;
• рефлексировать о прошедших днях или неделях, письменно фиксируя свои эмоции.

Профессор психологии Доминиканского университета в Калифорнии Гейл Мэтьюз, провела исследование, в рамках которого выяснилось, что выполнение целей и задач было на 42% выше, если они были записаны в ежедневнике от руки. Кроме того, регулярное использование ежедневника снижает стресс, так как дает ощущение контроля над ситуацией.

Стратегически важно вести ежедневник всем, у кого задач больше, чем на 10 часов в день, или кому просто дорог сон. Этот инструмент будет полезен и тем, у кого большое количество встреч по долгу службы или по личным вопросам. Он необходим в периоды, когда нужно взять себя и свою жизнь в руки и сделать «марш-бросок» в карьере/личной жизни. Именно когда люди планируют начать жизнь «с чистого листа», они часто начинают вести ежедневник для постановки целей и моральной поддержки.

Бумажный или электронный

Формат еженедельника определяется задачами, а также привычками и удобством. Но все же, еженедельник — это как книга: если вы считаете, что лучшая книга – это электронная книга, то электронный самое то. Если вы тактильный человек, бумага – ваше «все». Плюсы есть у каждого формата.

Электронный:

• вряд ли потеряется;
• в сервисах организации задач (особенно командных) типа Trello, Notion или Jira, можно создавать удобные преднастроенные визуализации;
• им легко делиться с коллегами, что сильно упрощает совместную работу.

Бумажный:

• не отвлекает оповещениями и позволяет лучше сосредоточиться;
• физическая площадь ограничена, помещается сравнительно небольшой объем информации, поэтому внимание фокусировать легче;
• возможности для визуализации ограничены только творческими способностями собственника.

«Я постоянно обучаю людей работе с заметками в блокнотах и еженедельниках для структурирования мыслей. Они пробуют делать это и на бумаге, и на планшете, и я вижу огромный перекос по предпочтениям в сторону бумаги. Для того чтобы вести еженедельник в электронном виде, нужна предварительная тренировка. Чаще всего люди хотят не думать о сложностях цифровой записи, а полностью расслабиться и отдаться потоку своих спонтанных мыслей», — отмечает Катерина Богина, сооснователь и управляющий партнер группы образовательных компаний Insight Group.

В последнее время появляется все больше исследований, доказывающих, что письмо с помощью ручки и бумаги желательно “оставить” в повседневной практике. Например, норвежские ученые выяснили, что человек лучше запоминает то, что записывает вручную, чем то, что набирает с помощью клавиатуры. Письмо способствует развитию памяти у детей, и поддержанию ее уровня у взрослых.

В свою очередь, электронный ежедневник позволяет быстро записывать и корректировать цели, и в случае переноса достаточно всего пару нажатий, чтобы изменить статус задачи. Минус в том, что из-за этого увеличиваются шансы начать прокрастинировать, так как дела отодвигаются с психологической точки зрения легко, как в режиме «отложенного будильника».

С бумажным ежедневником сложнее с точки зрения смены планов: владелец видит всю историю исправлений, и это дисциплинирует. Но для его ведения необходима мотивация, а еще он занимает место в сумке и на столе. К тому же бумажный ежедневник проще где-то забыть.

Анастасия Жигач, журналист, автор книги «Айкибизнес: как запустить и сохранить свой бизнес» (в соавторстве с Андреем Лушниковым) уже несколько лет пользуется сочетанием бумажного Bullet Journal и заметками в iPhone. Первый помогает ей держать в голове стратегические задачи на неделю, месяц, год вперед и следить за их прогрессом. Второй — быстро записывать новую рабочую и личную информацию, которую важно сразу зафиксировать, чтобы потом использовать в электронном виде.

Принципы оформления

В оформлении ежедневника важно, чтобы каждая задача попадала в одну из типичных/повторяющихся категорий, — тогда распределять время между активностями станет намного проще. Например, Тони Урбан, основатель и CEO сервиса для дизайна презентаций на основе AI DeckRobot, следует такому принципу:

1. «Клиенты» — самые важные и срочные задачи для бизнеса. Этот список дел лучше держать «чистым» и выполнять в первую очередь.
2. «Инвесторы» — тоже важные дела, но, как правило, дедлайны здесь намного комфортнее, чем с клиентами, и можно даже задержаться ради клиентских активностей.
3. «Бизнес-операции» — не всегда важные, но иногда срочные дела, вроде подписания документов для государственной отчетности.
4. «Сотрудники/найм» — сюда попадают несрочные, но важные дела, которыми надо заняться вдумчиво.
5. Прочее — все, что не попадает в предыдущие категории.

Простой еженедельник может также стать прекрасным инструментом развития, если “прикрутить” к нему эффективные подходы по самоорганизации. Например, можно дробить время на так называемые спринты — недельные, двухнедельные, месячные — в ходе которых внимание сосредоточено на решении тех или иных задач. Задачи планируются на входе в спринт, а на выходе происходит подведение итогов.

Прекрасно работают чек-листы, помогающие отмечать новые еженедельные привычки — например, медитацию или питье воды. Эксперты советуют проводить постоянную внутреннюю сверку: что понравилось за неделю, что расстроило, за что можно себя похвалить, что можно улучшить, а что — изменить. Это как постоянные круги самоулучшения: так еженедельник становится своего рода дэшбордом жизни человека.

Кроме того, когда люди начинают вести визуальные заметки в еженедельнике, они приучаются мыслить более логично и меньше забывают. Ведь можно не только писать текст, но и добавлять небольшие образы, иконки, рисунки, которые стимулируют креативность — и как следствие, запоминаемость.

Самый полезный принцип — постоянно пользоваться ежедневником, чтобы он был единственным местом, где хранится оперативная информация в календарном формате. Иногда такой подход помогает найти нужный телефон спустя годы, просто потому, что человек может примерно вспомнить, когда он его туда записывал и почему.

Как не бросить вести ежедневник

Как и любая другая рутина, ведение ежедневника приживается, если приносит реальную пользу. Если вести его для ритуала, а не для реального выполнения задач, в этом будет мало смысла, а значит и мотивации.

Но не стоит превращать ежедневник в инструмент насилия над собой — например, требовать от себя идеально заполненного документа или достижения всех выписанных целей и задач. Чем меньше требовательности к себе, тем больше вероятность, что нововведение приживется. Тем не менее, любая привычка вырабатывается и закрепляется у человека за 66 дней ежедневной практики, так что про это тоже не стоит забывать.

Это работает примерно так же, как с попытками не бросить делать зарядку или ходить на фитнес: делайте это день за днем. Психологи согласны с «тремя китами», формирующими привычку: стартовый сигнал, шаблон действия, вознаграждение: «Я открываю ежедневник, налив себе утренний кофе, — это триггер, смотрю сначала рабочий календарь, потом личный, сразу вношу изменения – это уже шаблон, допив кофе, съедаю печенье – это мое вознаграждение».

Системы ведения ежедневников

Система Стивена Кови

Ежедневник состоит из основной части и вкладки. В первой располагаются листы для ежедневного планирования: с их помощью можно контролировать приоритетные задачи на каждый день. Внизу каждой страницы есть цитата, посвященная одному из семи навыков, взятая из бестселлера американского консультанта по организационному управлению Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей».

В ежедневнике каждый день разделен на три зоны:

1. планирование встреч;
2. совещания по времени;
3. список приоритетов на день и место для заметок. Над списком приоритетов находятся «символы отслеживания», которые помогают следить за прогрессом по каждой задаче.

В ежедневнике есть страницы планирования, которые выявляют индивидуальные приоритеты. В разделе «Ценности / миссия» есть инструкция, как достичь своих целей и осуществить мечты.

Ежедневник также включает 52 карточки еженедельного компаса. Этот инструмент, как настоящий компас, помогает не сбиться с пути и будет показывать направление в течение недели.

Из минусов — перед началом работы желательно быть знакомым собственно с системой Стивена Кови.

Система Bullet Journal

Bullet Journal — смесь планера и личного дневника. Здесь удобно фиксировать самые разные вещи — от пришедших в голову случайных мыслей до срочных рабочих задач и планов на ближайшее десятилетие, и быстро находить то, что нужно с помощью специальных символов.

По сути, это система знаков для быстрого структурирования информации, воспринимаемой на слух. В дополнение организуется бэклог общих задач на полгода и конкретных активностей на месяц. Как и любой шаблон, Bullet Journal может и помочь, и запутать человека — в зависимости от организации задач.

Bullet Journal хорошо подходит творческим людям: с одной стороны, у него есть хорошая и понятная структура, с другой — его логика ведения позволяет смешивать рабочие и личные пометки. Фанаты любят эту методику за то, что в ней нет строгих рамок, но есть удобные и понятные форматы для записи чего угодно, а также рубрикатор, позволяющий найти информацию, где бы ты ее ни записал.

Отдельная история — трекер привычек: это очень удобный и наглядный инструмент, позволяющий анализировать, что ты запланировал делать, что ты делал на самом деле и почему так произошло.

Система Дуайта Эйзенхауэра

Визуально ежедневник 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра выглядит как квадрант, поделенный на четыре равномерных части, именуемые следующим образом:

• Важные срочные (сделать прямо сейчас);
• Важные несрочные (посвятить свое основное время);
• Неважные срочные (делегировать);
• Неважные несрочные (отказаться).

Этот ежедневник — просто матрица приоритизации на важно/неважно и срочно/несрочно. Это базовый принцип организации дел, который можно усложнять и дополнять различными категориями.

Система Глеба Архангельского

Ежедневник основан на методике основоположника российской школы тайм-менеджмента Глеба Архангельского. Он выходит уже много лет, и у него много поклонников. На рынке существуют датированные, недатированные и квартальные недатированные ежедневники.

Все они поддерживают уникальную и в то же время несложную систему планирования, в которой каждый день делится на жесткие, привязанные к конкретному времени события и гибкие задачи, которые можно выполнять в любое время. Планировать ежедневные дела становится легче, на каждой странице есть полезные советы по тайм-менеджменту, расположенные в логическом порядке — в процессе заполнения совершенствуются навыки управления временем.

Отдельно можно выделить квартальный недатированный ежедневник — это формат для занятых людей. В нем не 365 дней, как в классическом варианте ежедневника, а 90 дней. Благодаря этому в нем:

• больше чистых страниц для рабочих заметок помимо обычной матрицы жестко-гибкого планирования;
• больше места для контекстных разделов — задач по людям, местам, проектам, а также для полезных мыслей и контактов;
• полноценные страницы для субботы и воскресенья, которые у целеустремленного человека могут содержать не меньше задач, чем будни.

Методов ведения ежедневников масса, но все-таки самое важное — соблюдать привычку вести их постоянно: это 90% пользы, вне зависимости от системы. Если же этот принцип не соблюдать — никакая система не поможет. Кроме того, хотя всяческие шаблоны иногда действительно работают, не стоит воспринимать их как некую религиозную догму.

Интересный факт

Биологу Александру Любищеву не было и 30 лет, когда он поставил перед собой главную цель жизни — разработать естественную систему организмов (наподобие таблицы Менделеева в биологии). Для этого ученый составил план на жизнь, который разбил на пятилетки. Он ежедневно записывал: сколько он посвящает времени разным видам работы, сколько времени потерял и почему, а также составлял отчеты (недели, месяцы, годы, пятилетки). «Чистому» времени биолог дал название «нетто», а поглотителям времени — «брутто».

С помощью отношения «нетто» к «брутто» Александр Любищев вычислял коэффициент целевого использования времени. К сожалению, он не достиг своей непростой задачи, но внес большой вклад во многие науки — генетика, энтомология, зоология, систематика, и прочие, известен как автор работ по применению математических методов в биологии. Ученый также создал систему хронометража, которая, как фотография дня, учитывает все расходы времени. Эта система сейчас вошла в учебники отечественных и зарубежных школ по тайм-менеджменту.

Привет! На связи Ольга Грызлова. Я не представляю себе жизнь без ежедневника, но так было не всегда. Долгое время я записывала информацию на случайных листочках. Поняла, что этого недостаточно, и перешла на планинг. Но и его не хватало! Поэтому настал черёд ежедневника, в котором всё на видном месте. С ним я не забываю о важных делах и целях, успеваю и работу сделать, и домашние дела. Сегодня я расскажу, как научиться вести ежедневник и планировать с нуля, и делать это продуктивно.

Для чего нужно вести ежедневник

Когда мы представляем себе успешного человека, занятого делами, он обязательно “оснащён” телефоном размером с лопату (приложен к уху) и ежедневником (что-то пишет в нём ручкой). Но зачем вести ежедневник, если ты и так успешен? Этому есть 5 главных причин:

• Для того, чтобы ничего не забыть. Слышали фразу “не записал — считай, забыл”?
• Для разгрузки мозга. Не нужно носить все дела в голове — из-за этого там путаница и ощущение, что тонешь в делах. А выгрузил в ежедневник — и вот уже их не море, а всего лишь 25))
• Для планирования и следования своим планам. Дисциплинирует!
• Для того, чтобы всё успеть.
• Для анализа успеха — что удалось, а что нет, и почему (но анализ делают далеко не все).

Вести ли ежедневник, если у меня мало дел?

Да! Но вам лучше подойдёт еженедельный разворот — там меньше места, и удобнее видеть всю неделю целиком.

Как ежедневник изменил меня в лучшую сторону

Вначале я просто вела ежедневник — записывала дела общим списком. Потом в книгах прочла про постановку целей — и начала это использовать. Цели ставила самые разные — соблюдение водного баланса, похудение, прохождение курса, поддержание чистоты дома и т.д.

А затем мне попался красивый ежедневник-планер, в котором был трекер привычек — такой ежедневный чек-лист, в котором нужно отмечать сделанное. Это здорово мотивировало меня следовать целям.

Я встретила информацию по различным системам планирования. Пробовала почти все существующие — подходит мне или нет? Пробую и сейчас, когда встречаю что-то новенькое. Всё это помогает вести и не забросить ежедневник, делает планирование интересным занятием.

Сейчас я не представляю жизни без ежедневника. Он напоминает, поощряет, радует и мотивирует. Занимаюсь спортом, стараюсь обходиться без кофе, регулярно читаю, веду хозяйство, прохожу различные курсы — и в результате всего этого становлюсь лучшей версией себя!

Как начать вести ежедневник с нуля: пошаговая стратегия

Если вы уже что-то читали по этому поводу, то воскликните: о боже, как всё сложно! Поэтому я объясню вам на пальцах, как и что делать.

Шаг 1. Выберите тот, который нравится

Это может быть красивый ежедневник в кожаном переплете, или вовсе обычная тетрадь. Ежедневников сейчас целая куча, и в интернете можно найти абсолютно разные — в точку, в клетку, в линейку, с рисунками и без, обычные и не очень. Тут можно заблудиться!

Если вы сомневаетесь, подойдёт ли вам выбранный, поступите как я:

сделайте скриншот странички, распечатайте и заполняйте. Если понравится, закажите полную версию.

Шаг 2. Просто начните вести!

Если это недатированный вариант, проставьте даты, укажите месяцы — и вперёд!

Не бойтесь ошибиться — ведь это ваше личное дело, как вы заполняете ежедневник.

Если есть боязнь чистого листа, можно поступить так:

• Начните со 2й страницы!
• Купите ручку со стирающимися чернилами и заполните ей. Нет ручки — берите карандаш и ластик.
• Разрешите себе ошибиться! Помните, что ежедневник — это подспорье в работе и жизни, а не выставочный экземпляр. Если вы им не пользуетесь, он просто пылится без дела, и всё.

Шаг 3. Ведите какое-то время, чтобы привыкнуть

Не старайтесь вести правильно и красиво — просто не забывайте записывать дела и вычёркивать сделанные. Носите ежедневник с собой повсюду. Ну, вот вы и ведёте ежедневник!

Когда привычка появилась, можно пробовать разные системы планирования, трекеры привычек и постановку целей. Но не пытайтесь сделать всё и сразу — это так не работает! Схватившись за всё одновременно, вы с большой вероятностью забросите ваш ежедневник и вообще планирование.

Способы вести ежедневник

Систем планирования и способов вести ежедневник несколько. Пробегитесь по всем и выберите для себя наиболее подходящую.

Обычный To Do лист

To Do — в переводе означает “сделать”. Это совершенно стандартный список дел на день, где вы отмечаете или вычёркиваете сделанное. Все с него начинают!

Многим удобно помечать наиболее важные дела буквами, знаками или цветными маркерами.

Система “Утро-День-Вечер”

Делим лист ежедневника на 4 части:

• Утро
• День
• Вечер
• Прочие дела (не привязанные ко времени суток, т.е. можно выполнить, когда получится).

Система подходит, если у вас много дел, привязанных ко времени суток. Например, вы используете ежедневник не только на работе (учёбе, если вы студент, подросток, школьник), но и дома, и тогда вечер будет наполнен личными, домашними делами.

Матрица Эйзенхауэра

Такая матрица идеально подойдёт тем, кто увяз по уши в продуктивной прокрастинации, поскольку наглядно показывает, на что тратится время.

Страница делится на 4 квадранта, вот так:

Затем все дела на день распределяются по соответствующим квадрантам.

Для достижения целей важно правильно определить приоритет дел и начать с важных и срочных, а затем перейти к важным, но не срочным. Неважные же делать в последнюю очередь.

Возможно, ваши дела не двигаются с места именно потому, что вы много времени уделяете неважных делам!

Я использую матрицу Эйзенхауэра не каждый день, а именно тогда, когда надо сделать что-то важное, достичь цели быстро, а отвлекающих моментов много.

Bullet Journal

Вести ежедневник по системе Bullet Journal придумал Райдер Кэррол. Это совершенно вольная система ведения, компиляция планера и дневника. Берутся чистые тетрадные страницы (обычно — в точку), и на них изображается что угодно, похожее на ежедневник. Делаются обычные странички ежедневника, а также месячный и недельные планы, трекеры, списки и всё, что душа пожелает.

Девушки и девочки, думающие, как правильно и красиво вести ежедневник, выбирают именно этот вариант. В сети много примеров ведения — с рисунками, наклейками, надписями и прочими украшательствами. Однако сам автор — мужчина, и Bullet Journal применяет для рабочих дел.

Обычно в ежедневнике Bullet Journal заводят такие странички:

1. Оглавление. Заполняется постепенно. Не забудьте пронумеровать страницы!
2. Годовой разворот. Там можно обозначить все цели на год, расставив их по месяцам.
3. Месячный разворот. Иногда на одной страничке рисуют весь месяц, а на другой — цели, события этого месяца. А иногда обе странички заняты квадратиками месяца. Помечаем все важные даты (дни рождения, встречи и т.д.), обозначаем цели и задачи месяца.
4. Развороты под ваши цели. Это могут быть трекеры привычек, списки фильмов и книг, стран, списки желаний, планы путешествий.
5. Дневные развороты.
6. Дневниковые развороты.

В изначальном варианте введены специальные символы (ключи), обозначающие разные задачи.

• точка — обычная задача
• звёздочка — важная задача
• кружок — событие
• крестик — выполненная задача
• тире — заметка
• восклицательный знак — напоминалки или заметки, которые нужно запомнить
• галочка > — задача перенесена на следующий день
• галочка < — эта задача привязана к определенному дню.
• глаз — эту тему надо изучить

Ключи ставятся перед списком и выглядят очень лаконично. Но многие используют свои собственные обозначения — почему нет?

Минусом этой системы является и её главный плюс — свобода. Все страницы изначально пустые, поэтому, чтобы что-то написать, надо сначала разлиновать. Если вы — сильно занятой или просто ленивый человек (как я), будет проще подобрать себе готовый ежедневник с линовкой.

Система Яны Франк

Яна — художница и придумала свою собственную систему планирования. Смысл — деление каждого часа на части: 45 минут — для основного дела, а 15 минут — для дополнительного. Система может подойти всем творческим людям. Однако и тут без плана никуда: мы “на берегу” планируем, что будем делать, а уж в 45-минутку занимаемся только делом. А 15 минут тратим на то, что не связано с умственной и творческой деятельностью — моем посуду, раскладываем бумаги, приседаем.

Как вести ежедневник по системе Яны Франк, которая описала её в книге “Муза и чудовище”? Купить специальный блокнот — либо завести большую тетрадь формата А4 и разлиновать его так, чтобы было место для всего. Вот так:

Система 1–3–5

Почему важно вести ежедневник? — чтобы те дела, которые ведут к успеху, точно делались! Система 1-3-5 этим и удобна, что заставляет вас концентрироваться на важных делах. Всего за день нужно сделать 9 дел. Если у вас ежедневно завал, попробуйте именно этот способ вести ежедневник!

1 — самое важное дело, его нужно сделать в первую очередь.

3 — не самые важные дела, их делаем потом.

Оставшиеся 5 дел — в последнюю очередь или вовсе переносим на завтра.

Система 1-3-5 отлично подойдёт для рабочих дел.

Не подойдёт для домашних, поскольку их обычно гораздо больше 9, и нужно выполнить каждое дело к определённому времени, а стирка не главнее завтрака.

Mind map, или ментальная карта

Ещё один способ интересно вести ежедневник — это вести его по системе Mind map. Эту систему можно использовать для всего, в том числе и для планирования дня.

Очень удобна для визуалов, так как позволяет разгрузить мозг и упорядочить дела. Сейчас я использую именно её, и моё планирование дня выглядит вот так:

Можно рисовать на бумаге, а можно — в программах, их очень много. Мне удобнее от руки.

Плюс — день как на ладони.

Минус — если у вас много дел, требуется много места, и в обычный ежедневник рисунок может не влезть.

Ещё один минус — не очень удобно выделять дела, привязанные ко времени.

Способ Глеба Архангельского

Рабочий ежедневник удобно вести по способу, который придумал столп отечественного тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Существует печатный вариант, но вы можете нарисовать себе его в обычном разлинованном ежедневнике, вот так:

Здесь все задачи делятся на жёсткие — привязанные ко времени, и гибкие — не привязанные.

Кроме того, есть строчки с условными обозначениями (вы можете придумать что-то своё):

• Восклицательный знак — фокус или главное дело дня.
• Лягушка — мелкое, но неприятное дело, которое надо выполнить с утра пораньше. Такие лягушки склонны накапливаться, поэтому, делая это дело пораньше, мы чувствуем себя героями — “съели лягушку”!
• Слон — большое дело, которое выполняется по частям. Вот и мы ежедневно “отъедаем” часть слона и таким образом “съедим” его полностью к назначенному сроку.
• Внизу мы пишем награду дня. Сделали большое дело — наградите себя.
• А там, где солнышко — пишем главное событие дня. Так мы понимаем, что жизнь проходит не зря, и что-то остаётся в памяти.

Есть у такого ежедневника и закладка — стратегическая картонка, на которой можно написать свои цели на год, чтобы они были постоянно перед глазами.

Деловому человеку, у которого много дел привязано ко времени, будет удобно вести ежедневник по “тайм-драйву”. Если же у вас, как и у меня, маловато “жёстких встреч”, выберите что-то другое. Хотя, признаюсь, отмечать “главное событие дня” мне понравилось.

Как эффективно вести ежедневник: важные правила

И вот у вас есть симпатичная тетрадь, и вы начали записывать дела на день, но полезности его вы пока не чувствуете. Как удобно вести ежедневник, чтобы был толк?

• Поставьте себе цели — на месяц, на 2-3 месяца и даже на год. Для этого отведите специальный лист и аккуратно их выпишите. Лучше всего, если цели будут конкретные, измеримые, выполнимые и конечные, например, не “Я хочу похудеть”, а “Я хочу весить меньше на 2 кг через 3 месяца”). Если вы только в начале пути, не ставьте себе много целей. Одной-двух вполне достаточно. Можно прописать цели и на “стратегической картонке” — это одновременно и закладка, и мотиватор.
• К каждой цели распишите задачи — что надо сделать в этом месяце и на этой неделе, чтобы цели достичь. Расставьте задачи по дням недели.
• Полезно записывать долгосрочные планы и мечты. Многие любят технику “100 желаний” — нужно записать 100 своих желаний, и хорошо бы за один раз. Самые интересные желания появляются в самом конце!
• Носите ежедневник с собой, если вы ходите на работу. Это удобно — всегда можно посмотреть записи на день и что-то сделать с рабочего места, например, оплатить коммунальные услуги, куда-то зайти по пути домой и т.д.
• Расставляйте приоритеты у дел. Можно выделять цветным текстовыделителем самые важные дела, а можно использовать обозначение А Б В. А — самые важные дела, сделав которые, вы скажете, что день прошёл не зря. Б — не самые, но тоже важные. В — неважные, и их можно делегировать, перенести или вовсе не делать.
• Всегда начинайте день со сложных дел либо с дел с приоритетом А. Либо делайте их тогда, когда у вас больше всего энергии — обычно это первые часы работы.
• В конце дня запишите вкратце главные события дня и ваши эмоции по этому поводу — получится что-то типа мини-дневника. До отдельной тетради не всегда доходят руки, а в ежедневнике часто остаётся место и для таких пометок.
• Обязательно отмечайте выполненное — это своеобразная награда. Как вам удобно — помечать сделанное галочкой, аккуратно вычеркивать или вовсе закрашивать дело? Мне по душе последний вариант, поскольку дело не маячит перед глазами и не отвлекает внимание, но тот же Райдер Кэррол, создатель Bullet Journal, считает, что тогда очень трудно будет найти нужную запись в уже завершённом планере.
• Не планируйте слишком жёстко своё время — ведь такой план сложно выполнить. В жизни возникает много непредвиденных обстоятельств и задач, поэтому жёсткий график постоянно сбивается — он просто нежизнеспособен! Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют планировать не более 50% своего рабочего времени, причём, между задачами должен быть запас времени — если вдруг что-то сдвинется, это не помешает дальнейшим планам.
• Не пишите в ежедневнике всё подряд. Некоторые используют его как блокнот, а в итоге записи заезжают на соседние листы, и найти в нём что-либо очень непросто. Идея: выделить под записи листы в конце блокнота.
• Планируйте свой день накануне. Вечером, в конце дня выделите немного времени, чтобы спланировать следующий день. Так вы психологически настроитесь на предстоящие задачи — и на то, чтобы их завершить. Некоторые планируют утром — это тоже неплохо, но постарайтесь планировать тогда, когда вы ещё не в суете дня — а, к примеру, релаксируете, допивая утренний кофе.

Немного советов, как правильно выбрать ежедневник

“Правильно” — это так, как лично вам удобно вести записи в ежедневнике. Тут нет контролирующих органов и “мамки, которая заругает” — мы сами уже взрослые. Поэтому критерий правильности — это значит, что ежедневник выполняет свои функции.

Датированный или нет

Ежедневники с датами встречаются намного реже, но они удобны тем, кто не хочет тратить время на писанину, и тем, кто редко сбивается с графика. Мужчины обычно выбирают датированные.

Недатированный же формат можно вести с любого дня, и это более творческий вариант. Даты можно проставить как угодно — то есть, только тогда, когда вы его ведёте, поэтому не будет пропущенный страниц. А выходные и отпуск можно вообще сделать одной страничкой.

Если вы планируете недавно — выберите именно недатированный. Женщины чаще склоняются именно к такому варианту.

Ежедневник или еженедельник

Выбор зависит в первую очередь от целей и удобства. Если много разнообразных дел — конечно, ежедневник. Если вы хотите красиво и креативно украшать странички, а помимо этого вести небольшие дневниковые записи — вам таже больше подойдёт именно он.

А вот еженедельник подходит тем, у кого не так много дел. С ним проще сохранять фокус на важных делах недели, так как вы их обозначаете на одном развороте.

Бумажный или электронный

Приложения-ежедневники существуют, но… как ни странно, они не так популярны, как традиционные. А всё потому, что бумажные вести легче и проще. Они не виснут, им не надо ни с чем синхронизироваться. В них нет отвлекающих моментов, как в телефоне. Их можно быстро пролистать.

С другой стороны, в приложениях можно настроить упоминания, оповещения — да и другие важные функции там есть. Ведя электронный, мы за экологию: экономим ресурсы этой планеты и собственные деньги, ведь не надо тратиться на бумагу и ручку.

Попробуйте оба варианта, чтобы решить.

Для себя я выбрала бумажный вариант — он доставляет мне эстетическое удовольствие, остаётся на память. А электронный даже не пробовала, поскольку, как только я захожу в телефон, постоянно на что-то отвлекаюсь (даже с отключенными уведомлениями).

Как не забросить ежедневник

У многих вопрос — как заставить себя вести ежедневник? А у меня встречный вопрос — а он вам точно нужен? Если есть потребность записывать дела, то зачем себя заставлять?

• Если дел не так уж много, а фокус на главном сохранить хочется, попробуйте распечатать себе недельную раскладку и вести её. Понравится — заведёте себе постоянный вариант.
• Чтобы не забросить, ведите ежедневник так, как вам хочется. И пусть он не такой красивый и аккуратный, как на фотках флет-лей в инстаграм. Пусть вы даже не следуете умным советам, изложенным выше — если эти записи действительно помогают вам в жизни и делаю вас лучше, вы уже отличаетесь от большинства людей на этой планете.
• Попробуйте разные варианты и выберите подходящий. Маленький или большой формат, мягкая или жёсткая обложка, датированный или нет, дорогой и не очень, электронный или традиционный, с обычной линовкой или авторский. Мне, например, очень нравятся дорогие варианты в невероятных кожаных обложках с карманчиками для всего и висюльками, но писать мне в них неудобно — поэтому я выбираю попроще. И при всей любви к экологии и экономии именно бумажный — мой вариант.
• И главное, чтобы не забросить — пользуйтесь им! Всегда держите под рукой. Сверяйтесь с ним. Делайте записи. Многие даже у кровати кладут.

Если вы всё же не ведёте свой ежедневник, задумайте — почему? Что не так? Что мешает? И ещё раз — действительно ли он вам нужен?

Идеи, как вести ежедневник красиво

Как оформлять и вести ежедневник, чтобы он был удобен и радовал глаз? У меня есть несколько идей!

• Ежедневник сам по себе должен быть красив. Согласна, бывают красиво оформленные записи на тонкой, просвечивающей, шероховатой бумаге, но всё-таки приятнее, когда и бумага высокого качества, и печать хорошая, и обложка не на один день.
• Пишите аккуратно. Ровный почерк легче разобрать, да и выглядит он эстетичнее.
• Стикеры. Сейчас их выбор просто огромен! Можно найти стикеры, совершенно разные по цене и качеству, тематические и общие. Необязательно искать в больших магазинах — я покупала и через инстаграм, и на алиэкспресс. Следите только, чтобы стикер не был объёмным, чтобы странички не мялись.
• Разноцветные ручки и маркеры помогут выделить важное и украсить ежедневник. Мне нравятся пастельные цвета маркеров — не мешают восприятию записей. Следите, чтобы маркеры не просвечивали через страницу. Многие раскрашивают и рисуют цветными карандашами.
• Освойте леттеринг и каллиграфию, чтобы делать красивые надписи в своём планере — это могут быть цели, вдохновляющие цитаты, имена и т.д.
• Вырезки из журналов и газет.
• Интересный приём — кусок цветной бумаги. Он наклеивается сбоку или снизу, по нему можно писать или рисовать, обычно что-то вдохновляющее. Интересно смотрится чёрная бумага с белыми надписями.

Красивое и интересное оформление требует времени и сил, зато потом ежедневник приятно брать в руки, а также фотографировать. Впрочем, вы сами решаете, как лучше всего его вести и что в него заносить. Главное — начать вести, а остальное придёт!

Подписывайтесь на мои соцсети, чтобы не пропустить полезные посты и сториз! Очень вам рада!

https://vk.com/olga_grizlova

https://www.instagram.com/olga.grizlova/

https://t.me/olgagrizlova

Описание и результаты эксперимента.

В мае я провел эксперимент — целый месяц каждые полчаса-час записывал все, что делал, ел, пил и как себя чувствовал. Целью было лучше понять на что расходуется мое время и оценить влияние разных факторов на самочувствие и продуктивность. Другими словами, я сделал из своей жизни эксперимент. И он оказался очень полезным.

Делюсь с вами подходом и некоторыми выводами из этого опыта.

Подход

На рабочем столе справа от меня всегда лежала тетрадь. При каждой смене деятельности и в каждом перерыве я кратко описывал ситуацию. Учитывая, что практически все время я провожу за работой, это было не сложно.

Записи выглядели следующим образом:

10:17 — чуть сонливость, кофе, доработка плана
10:45 — хорошо поработал, голова — ок, пауза
11:03 — ходил и думал, возвращаюсь к работе, голова — ок

Если я замечал, что не продуктивен, старался проанализировать предыдущие часы и понять, в чем может быть причина. Например, я заметил, что высокоуглеводные продукты вызывают сонливость сильнее и дольше, чем белковые.

Часто я думал, стоит ли выпить кофе в данный момент. Чтобы принять решение, я анализировал несколько дней, когда выпивал кофе в это время, а после смотрел, как чувствовал себя в последующие пару часов, на основе чего и принимал решение. Мой график питания и работы практически не меняется, поэтому я мог с легкостью использовать этот метод.

В процессе я заметил, что сам факт фиксирования текущей деятельности помогал лучше контролировать время, определять причинно-следственные связи, влияющие на продуктивность и общее ощущение жизни.

Выводы

В ходе ведения дневника я понимал некоторые закономерности, которые отмечал точкой с краю страницы, чтобы после можно было к ним вернуться. Вот несколько выводов, которые я сделал.

Конечно, это не все выводы. Некоторые я внедрил незаметно даже для себя и нужно время, чтобы их описать. Но даже этих советов достаточно, чтобы оправдать эксперимент — повысить продуктивность и лучше познать организм.

Объективность

Я как-то писал, что оценка чего-либо зависит от настроения оценщика в момент оценки. Дневник помогает избежать этого биологического недостатка нашего организма, вернувшись к любому моменту, чтобы понять, что мы чувствовали тогда и почему.

Это не простой эксперимент, но он способен не только помочь работать продуктивнее, но и раскрыть глаза на многие вещи, в которых мы не хотим себе признаваться.

Попробуйте, и вы все поймете.

Спасибо за прочтение, друзья.

Планирование – это неотъемлемая особенность жизни каждого человека, который хоть сколько-то мечтает добиться успеха. В этой статье я расскажу, как правильно вести ежедневник. Правильно составленный ежедневник будет помогать вам, эффективно распределить время между делами, и не отнимет силы на заполнение.

Для чего нужен ежедневник

Планер или ежедневник есть как у любого преуспевающего бизнесмена, так и у людей, кто просто предполагает грамотное планирование времени.

Даже из этих четырех пунктов ясно, что ежедневник незаменимая вещь, если вы хотите добиться успеха. Несмотря на такую полезность, не все знают, как правильно вести ежедневник.

Как правильно вести ежедневник

Разделение графика на жесткий и гибкий

Жесткий график это привязка задачи к конкретному времени и ее невозможности осуществить в другое время. К таким задачам чаще всего относится работа, заказы или совещания.  Гибкий график – это все задачи, которые могут быть выполнены в любое время либо перенесены на определенный срок . К гибкому графику также относятся все ежедневные дела, которые не имеют привязки по времени и должны быть выполнены вами в течение дня. К таким задачам, к примеру, относятся – посмотреть почту, разобрать документы, заняться хобби.

Ошибкой многих людей, не знающих как заполнять ежедневник, является почасовое распределение времени между гибкими задачами, такой строгий распорядок дня приведет к нервным расстройствам, особенно когда не все удается выполнить вовремя. К примеру, вас могут задержать на работе, это помешает вашему плану, который прописан в вашем личном планере.  Это снизит вашу мотивацию и производительность,  поэтому привязывайте ко времени только те задачи, которые необходимо .

Приоритет задач

Вторая по частоте ошибка – реализация дел по мере прихода без учета значимости каждого дела.  При составлении планера нужно учитывать важность каждой задачи . Если вам поручены серьезные и срочные дела, не стоит откладывать их ради выполнения незначительных мелочей, которые вам были недавно поручены, но в списке они у вас оказались выше. Следуйте матрице Эйзенхауэра и присваивайте каждой новой задаче определенный приоритет важности. Пример степеней важности может быть такой:

• А – высокая важность. Если не выполнить эту задачу точно в срок, это повлечет опасные последствия. К задачам с такой степенью важности следует приступать безотлагательно. Если важных задач несколько, то помечайте их А1, А2 тоже по приоритету.
• Б – средняя важность. При не выполнении задания этой категории серьезных или опасных последствий не будет, но их стоит выполнить для упрощения своей жизни. Например, покупка продуктов, это дело, которое можно отложить, но если отложите, то не сможете приготовить на ужин свое любимое блюдо. Это не опасно, но выполнение этой задачи даст вам возможность удовлетворить свою потребность.
• В – низкая важность. Задачи этой категории вам не так нужно делать, и не выполнение их, последствий не принесет, но выгодно скажется на вашем здоровье или на профессиональной деятельности, если вы сделаете это. Примеры – повесить картину, посетить спортзал, убрать в квартире и другие подобные дела.

Неприятные дела – «Лягушки»

В списке ваших дел всегда найдется неприятная и местами ужасная задача, которую обязательно нужно выполнить. В тайм-менеджменте такие задачи называются лягушками. В ежедневнике такие задачи должны быть первыми, именно с них следует начать свой день.

Важная ошибка, которую чаще всего допускают школьники и студенты это откладывание задач – «Лягушек» на потом, и занимаясь чем угодно только не ими. Для задач лягушек можно придумать специальную метку, например «Л».

Время составления плана

За 20 минут до окончания своего дня  нужно сесть и расписать план на завтра, не откладывая это дело на утро . Если вы правильно распишите свои предстоящие дела, то вам не придется перед сном лежать и обдумывать свой завтрашний день.

Формат делового дневника

Перед составлением планов, следует определить, для чего нужен ежедневник именно вам и какого он должен быть формата. Решите – будет ли ваш ежедневник для работы или вы будете записывать в него ваше личное время или же он будет совмещать и то и другое. Дизайн и форма вашего планера может быть любой, все зависит от вашего вкуса.

Вычеркивать законченные дела

Чтобы не тратить время впустую, перечитывая все запланированное,  рекомендуется зачеркивать выполненные задания . Также вычеркивание поможет вам увидеть, сколько всего вы уже выполнили и тем самым повысит вашу мотивацию для выполнения оставшихся задач. Просматривая вычеркнутые задачи, ваша уверенность в себе также возрастет, и вы почувствуете себя более успешным, чем, если бы вы просто оставляли сделанные дела в списке, не выделяя их. Кстати, прочтите про состояние потока, в которое можно войти как раз завершая задачи и выделяя их. Постепенно вы увидите и поймете, сколько всего вы сделали, и пропадет ваша лень и пассивность.

Лично мне не нравится черкать в планере, поэтому я выполненные задачи просто выделяю хайлайтером.

Помните о назначении ежедневника

Планер предназначен для организации вашего дня и повышения эффективности вашей деятельности, не следует путать его с записной книжкой. В него не нужно записывать мысли, рецепты, адреса и так далее. Использования вашего планера не по назначению приведет к тому, что он быстро закончится или создаст еще больший хаос в вашей жизни. Если вам нравится держать все в одном месте – заведите bullet journal.

Помните о своих целях

В ежедневник лучше всего вносить кроме текущих задач, еще и долгосрочные цели. Деловой дневник – это средство для самоорганизации также потому, что когда мы записываем свои мысли, мозг посылает импульсы, направленные на достижение цели. Именно из-за этой особенности головного мозга следует записывать свои цели и формировать списки.

Также мы запоминаем записанную информацию, такая привычка пришла к нам еще со школы. В школе ученики обычно пишут шпаргалки, но не всегда пользуются ими, ведь подготовка шпаргалки является отличным средством заучивания информации. Этот принцип работает также в составлении личного планера.

Рекомендуется на первом листе написать свои цели, чтобы чаще их видеть и мысленно концентрироваться на них. Помните, что Вселенная помогает вам в воплощении ваших целей. Стоит только чаще напоминать ей, чего вы хотите, посылая ей мыслеформу вашей цели.

Уделите время личной жизни

Помните, что у вас есть семья, которой также нужно уделить время. Вам виднее как вести ежедневник, но не стоит концентрироваться только на работе, время следует распределить равномерно между личной жизнью, карьерой и своими хобби. В свое расписание обязательно включите приятные дела, чтобы радоваться и наслаждаться своей жизнью.

Не забывайте о невыполненных задачах

Все, что вы не успели или по какой-то причине не выполнили сегодня, не поленитесь, перепишите в завтрашний план. Это позволит вам не упустить важных задач, и сэкономит ваше время, ведь вам не придется вспоминать дела, которые вы забыли сделать вчера.

Творчество

Веди свой деловой дневник так, чтобы он привлекал ваше внимание и вы с радостью заглядывали в него. Рисуйте, украшайте и креативьте в своем планере. Придумайте рисунки и запишите их значение на отдельном листочке. Фиксируйте цветом дела, с которыми справились великолепно, и дела, которым следует уделить больше внимания в следующий раз. Зафиксируйте свое внимание на важных задачах с помощью маркера или фломастера.

Если же вы не очень творческая личность, но для вас важна эстетика, то есть много способов, как красиво вести ежедневник девушке. Вы можете украсить ваш планер покупными стикерами, использовать канцелярские скотч-ленты и тд.  В общем, украсьте свой планер так, чтобы вам было приятно везде брать его с собой.

Не забывайте брать с собой ежедневник

Наличие вашего делового дневника под рукой в любом месте, поможет вам не забывать о своих задачах. Когда ваш план дня зафиксирован на бумаге, это исключает возможность забыть о каком-то серьезном деле.  Для того, чтобы планер не повредился, удобнее приобрести специальную обложку или органайзер на молнии, где помимо самого блокнота будут лежать выделители, ручки, наклейки и другая канцелярская мелочевка .

Не переусердствуйте

Если решитесь начать ведение ежедневника, вы заметите, что у вас есть много энергии и энтузиазма, и вам захочется вносить в него все новые, и новые дела. Вы можете запланировать слишком много и в итоге не сможете справиться со всем объемом задач. Дальше исход очевиден – планер будет заброшен. Поэтому важно объективно оценивать свои возможности.

Пользуйтесь метками

При ведении своего планера  можно добавлять специальные цветные стикеры, вместо закладок . Использование одноразовых стикеров позволит вам использовать их как дополнительное место для описания кого-то дела или же вписать туда задачу, которая не была выполнена. Если не выполненное дело было написано на стикере, то его можно легко переклеить в завтрашний день.

Какие изменения произойдут в вашей жизни если вы будете вести ежедневник

Ежедневник – в какой-то степени магический инструмент. Вы становитесь продуктивнее и можете сами проанализировать свой результат.

Заключение

В данной статье мы познакомились с тем, как вести ежедневник правильно, и сохранить с помощью этого простого инструмента ваши временные ресурсы. Используйте написанное здесь, и вы достигните баланса между своей карьерой, личными интересами с семьей, не нанося ущерб ни одной из этих категорий.

Давайте идти в ногу со временем и использовать все, что предоставляет нам наша эпоха – за управлением временем будущее, помните это дорогие читатели и добивайтесь своих целей. Энтузиазма вам и энергии!

Рубрика «Личная эффективность руководителя»

Личный менеджмент с помощью дневника времени

© Михаил Соболев, генеральный директор ООО «Консалтинговая компания «Сфинкс», 2009 www.sphinx.su

Вопрос в редакцию.

Что такое «дневник времени»? Насколько это эффективный инструмент для руководителя?

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы. Эта картотека благодаря рациональному разделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью).

Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля. Говоря компьютерным языком — ваша база данных

Это Ваш постоянный спутник. Ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.

Не смотря на то, что мы живем в 21 веке, у нас на работе под рукой ноутбуки, смартфоны и «сотики», большинство руководителей предпочитают работать с бумажными носителями информации и вручную заносить информацию на бумагу. Почему?

Ответ прост. Большинство руководителей родились во времена, когда не было компьютеров. Кроме того, научно доказано, что когда мы пишем, то в коре головного мозга выше активность, чем когда мы набираем текст на компьютере. В-третьих, руководители часто в пути, а информацию хотелось бы иметь под рукой.

Дневник времени представляет собой, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Дневник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени.

С помощью дневника времени Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах.

Структура дневника времени:

Календарная часть.

¾                В эту часть Вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.

¾                Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.

¾                Вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

¾                Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

¾                Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков.

С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т.д., таким образом, все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат.

Здесь на соответствующих листках и формулярах Вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

порядок подготовки проектов;

сроки проведения ярмарок и семинаров;

организационные мини-планы;

важнейшие понятийные сокращения;

тарифы зарплаты и доходов;

список дней рождения;

почтовые тарифы;

списки книг;

расписание самолетов;

адреса отелей;

 дорожные расходы;

диетические таблицы;

календарь футбольных матчей;

сроки проведения всевозможных мероприятий;

листки-памятки;

универсальные листки для планирования;

карточки для записей идей и т. д.

Раздел адресов и телефонов

У вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.

Общая часть

Различные отделения, как в бумажнике, позволяют Вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.

Практическое использование.

Благодаря применению дневника времени Вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.

Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!

Достигаемая рационализация порядка только на 12,5% (фирмы-изготовители органайзеров обещают 15—35 %) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час!

Поэтому: ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство Вашего самоменеджмента! [1].

А что делать, если дневник времени неудобен для вас в работе?

Вам он кажется слишком громоздким? Боитесь потерять?

Один из эффективных инструментов, который использует автор статьи в своей работе — это обыкновенный блокнот в клетку. Точнее два блокнота, модернизированные под привычки владельца.

Один блокнот содержит телефоны и список дней рождений, данные из визиток.

Второй блокнот условно разделен на разделы: планы на месяц и неделю, текущие планы (дневные), полезная информация.

Вы записываете кратко цели и задачи (обычно утром и вечером). В течение дня отмечаете, что сделали и дописываете новые дела.

И свершается чудо! Уже через одну или две недели вы ловите себя на мысли, что перестали забывать что-то выполнить. Вы стали успевать делать больше дел! Это значит, что вы внедрили именно тот инструмент, который вам нужен. У вас есть свой дневник времени, адаптированный под ваш стиль работы.

Источник:

Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках: (Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем./ Авт. предисл. В.М. Шепель. — М.: Экономика, 1991. — 232 с. [c. 90 — 93]