Как составить договор с магнитом

Электронные Договоры поставки товара

Уважаемые Партнеры,

В компании АО «Тандер» в качестве приоритетного выбран обмен электронной формой Договора поставки товара. Вышеуказанные изменения направлены на обеспечение безопасности данных о совместной коммерческой деятельности и сокращения сроков согласования и подписания Договора поставки товара. Этот шаг сделает наше сотрудничество более эффективным, снизит затраты на обработку и хранение информации, увеличит скорость обмена и сделает процесс более качественным.

Описание процесса обмена:

• Подключиться к обмену электронным Договором поставки товара. Для этого Вам необходимо связаться со своим провайдером по вопросу организации электронного обмена с Компаний Группы компаний Магнит (обозначить компанию – АО Тандер). Получить от провайдера параметры доступа на его WEB-страницу или провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы провайдера.

• Заполнить форму-шаблон на платформе провайдера. При необходимости прикрепить к договору поставки товара протокол разногласий в формате .pdf. Прикрепить уставные документы в формате .pdf. Подписать все документы электронной подписью и отправить пакет документов «Договор» АО «Тандер».

• По результату согласования Договора поставки товара на стороне АО «Тандер» Вы получите Договор поставки товара подписанный электронной подписью со стороны сети, в случае если договор поставки товара согласован или уведомление об отказе в подписании Договора поставки товара. В случае наличия вопросов при отклонении Договора поставки товара, необходимо связаться с КМ с которым велась работа по спецификации.

Преимущества электронного документооборота:

• безопасность передаваемых данных о совместной коммерческой деятельности,

• ускорение обработки документов,

• ускорение получения документов,

• сокращение издержек на бумажный документооборот

Часто задаваемые вопросы по Электронным Договорам поставки товара

Пакет документов по проекту «Договор» формируется контрагентом в сторону сети «Магнит» (АО Тандер).

• Создание пакета документов
• Заполнение Договора
• Заполнение Приложений
• Формирование печатной формы
• Загрузка уставных документов:
  • Обязательных
  • Необязательных
• Загрузка Протокол разногласий (ПР)
• Аннулирование протокола разногласий
• Подписание пакета «Договор поставки»
• Обработка пакета документов
• Часто задаваемые вопросы

Создание пакета документов

Для создания пакета документов откройте главное меню CorePlat и выберите «Создание документов» → «Пакет документов» → «Договор поставки» (Рис. 1).

Откроется форма создания пакета договоров. В «шапке» пакета договоров заполните номер пакета, дата (дата не должна быть меньше текущей даты создания пакета) и данные о покупателе – АО Тандер (Рис. 2).

Далее в форме «Договор поставки» нажмите кнопку «Добавить» (Рис. 3). Для удобства заполнения каждый документ после закрытия принимает статус «Черновик», чтобы можно было продолжить работу с таким документом.

Откроется новая вкладка «Добавить в пакет „Договор поставки“». Обязательными к заполнению являются все поля. При подведении курсора в поле «Поставка осуществляется в соответствии с пунктом договора» всплывёт пояснение (Рис. 4).

Далее нажмите кнопку «Редактировать» для реквизитов поставщика (Рис. 5).

Откроется окно «Поставщик». Во вкладках «Регистрационные данные», «Адрес», «Банковские реквизиты», «Контакт», «Почтовый адрес», «Подписант» заполните обязательные поля на примере заполнения реквизитов «Покупателя» (Рис. 6).

Отличие по заполнению реквизитов поставщика только в том, что закладку «Подписант» своей организации нужно обязательно заполнять.

Важно

ФИО подписанта в договоре и в сертификате ЭП должно указываться в одинаковом падеже. Если в договоре ФИО указано в родительном падеже, а в сертификате – в именительном, такой договор будет отклонён из-за непрохождения проверки на ФИО в сертификате и документе.

Далее нажмите кнопку «Редактировать» для реквизитов покупателя (Рис. 7).

Важно

На данный момент часть полей необходимо заполнять вручную. В дальнейшем планируется реализация автоматического заполнения параметров из карточки организации.

Откроется окно «Покупатель». Во вкладке «Регистрационные данные» заполните «Код ОКПО» и «ОКАТО» (Рис. 8).

Согласно источнику http://magnit-info.ru/about/contacts/ 

• Код ОКПО АО «Тандер» – 41351125
• ОКАТО АО «Тандер» – 03401369000

Далее перейдите во вкладку «Банковские реквизиты» и заполните следующие данные (Рис. 9):

• Расчётный счёт – 40702810930010120150
• Корреспондентский счёт – 30101810100000000602
• БИК – 040349602
• Наименование банка – Краснодарское отделение № 8619 ПАО Сбербанк

Далее перейдите во вкладку «Контакт» и заполните следующие данные (Рис. 10):

• Телефон – (861) 210-98-10

• Эл. почта – info@magnit.ru

Далее перейдите во вкладку «Почтовый адрес» и заполните следующие данные (Рис. 11):

• Индекс – 350072
• Регион – 23-Краснодарский край
• Город – Краснодар
• Улица – улица Солнечная
• Дом – 15/5

Во вкладке «Подписант» поставщику параметры заполнять не нужно (Рис. 12).

После заполнения всех обязательных полей кнопка «Сохранить» станет активной. Нажмите её (Рис. 13).

После заполнения всех обязательных полей станет активной кнопка «Создать» (Рис. 14).

Приложения:

• Протокол согласования ассортимента и цены товара
• Организация электронного обмена документами
• Уведомление об изменении цены товара
• Особые требования покупателя
• Коммерческие условия
• Санкции
• Карточка поставщика
• Карточка товара
• Шаблон сверки
• Форма заявления о выборе товара
• Форма акта о проведении тестирования формализованными юридически значимыми документами
• Требования к остаточному сроку годности при передаче товара
• Антикоррупционная оговорка

заполняются аналогично «Договору поставки».

Некоторые приложения в договоре не требуют заполнения информации пользователем, поэтому их нужно только создать через соответствующую активную кнопку «Создать». Список таких приложений:

• Организация электронного обмена документами
• Уведомление об изменении цены товара
• Санкции
• Шаблон сверки
• Форма заявления о выборе провайдера
• Форма акта о проведении тестирования формализованными юридически значимыми документами
• Требования к остаточному сроку годности при передаче товара
• Антикоррупционная оговорка

В таких приложениях будет виден только отправитель документа, например «Организация электронного обмена документами» (Рис. 15).

После заполнения договора и приложений можно скачать печатные формы и просмотреть текст документов до подписания (Рис. 16).

Для этого выберите формат документа и нажмите «Печать» (Рис. 17).

На жёсткий диск будет загружена печатная форма выбранного документа.

Далее нужно добавить уставные документы, нажав соответствующую кнопку (Рис. 18).

Выберите тип документа и загрузите PDF-файл (не более 5МБ), затем нажмите «Создать» (Рис. 19).

Начнётся загрузка. 

Типы обязательных уставных документов в зависимости от  типа организационно-правовой формы ИП/ЮЛ:

ЮЛ:

• Устав
• Выписка из ЕГРЮЛ
• Свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ
• Свидетельство о постановке на учет в налоговой
• Решение о назначении директора, главного бухгалтера

ИП:

• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
• Свидетельство о регистрации в качестве ИП, либо лист записи ЕГРИП

При необходимости поставщик может добавить неограниченное количество необязательных уставных документов в PDF-формате, выбрав в уставных документах тип документа «Дополнительные уставные документы пакета» (Рис. 20).

Также, при необходимости контрагент может прикрепить к договору «Протокол разногласий» в PDF-формате. При согласовании договора, «Протокол разногласий» можно аннулировать. Для этого нажмите соответсвующий значок (Рис. 21).

Аннулирование предполагает два варианта:

1. Аннулирование с целью отправки нового «Протокола разногласий»
2. Аннулирование с целью отмены «Протокола разногласий»

В зависимости от выбранного варианта, будет отличаться статус документа: «На аннулировании (Ожидайте новую версию протокола разногласий)» или «На аннулировании (От протокола разногласий отказываемся)».

Важно

Перед подписанием проверьте все документы в PDF-формате.

После добавления всех уставных документов нажмите «Закрыть» (1) – система сохранит пакет документов «В черновик», редактирование договора и приложений будет доступно, либо «Подписать и отправить» (2) – в этом случае редактирование недоступно (Рис. 22).

Система сформирует xml-файлы договора и приложений, выполнив автоматическую подстановку в xml-файлы (например, номер и дату договора). По номеру договора все сгенерированные документы соберутся в пакет. Добавленные документы (договор и приложения) станут доступны для просмотра в PDF-формате.

Проверка отправленного пакета документов

Система автоматически подписывает документы внутри пакета и формирует zip-архив, включающий тело каждого из документов и подписи, затем отправляет интеграционно в систему АО «Тандер». В веб-интерфейсе каждый документ из списка внутри пакета перейдёт в статус «Подписан и отправлен».

На стороне АО «Тандер» система автоматически проводит проверку договора на соответствие всех реквизитов.

В случае, если в теле самого договора обнаружены ошибки, система автоматически формирует «Уведомление об уточнении», подписывает его и направляет контрагенту. В веб-интерфейсе весь пакет документов приобретает статус «Удален», с отображением текста «Уведомления об уточнении». Такой пакет будет отображаться во вкладке  «Удалённые» (Рис. 23). Поставщику нужно сформировать новый пакет документов «Договор».

В случае, если в теле самого договора ошибки не обнаружены, выполняется проверка каждого документа на стороне системы АО «Тандер». Если верификация одного из документов приложения пройдена успешно, система подписывает «Титул получателя» данного документа и отправляет его контрагенту. В веб-интерфейсе такой документ приобретает статус «Завершен», если нет, то «Отклонен» с отображением текста с причиной отклонения через «Уведомления об уточнении».

Для согласования Протокола разногласий со стороны системы АО «Тандер» отправляется вторая электронная подпись.

Как понять, что отправленный «Договор поставки» обрабатывает «Магнит» (АО Тандер)?

После отправки пакета документов устанавливается статус «Отправлен». После пройденных автоматических проверок в информационной системе АО «Тандер» платформа CorePlat получает «Извещение о получении» и статус пакета документов изменяется на «Обработка пакета». После этого по сроку обработки пакета можете обратиться к вашему менеджеру на стороне сети.

В течение какого времени ожидать ответ от сети?

Срок обработки полученного пакета документов «Договор поставки» по каждому контрагенту индивидуален. По этому вопросу можете обратиться к вашему менеджеру на стороне сети.

У меня поменялись реквизиты организации как их поправить в «Договоре»?

По данному вопросу нужно обратиться к вашему менеджеру на стороне сети.

Новости

«Магнит» первым внедрил цифровую форму договора с поставщиками

15 января 2020 г. 10:34

«Магнит» первым среди российских розничных сетей разработал и внедрил цифровую форму договора с поставщиками. Теперь сверка документов занимает 2 минуты вместо 40, регистрация условий происходит автоматически, а обмен документами — онлайн.

За четыре месяца на новую схему перешли около 700 поставщиков и уже подписаны первые договоры.

Сегодня у «Магнита» около 5 тыс. партнеров, более половины из которых региональные. Работа с бумажным договором занимала много времени. Так, типовой договор поставки состоит из 14 страниц текста основного договора и 13 приложений. На сверку договора сотрудник компании тратил в среднем 40 минут. Еще около 60 минут отнимала регистрация условий договора в учетных системах. Еще более длительным был обмен документами — около 10 дней. При этом все бумажные договоры необходимо хранить 10 лет в архиве.

Чтобы сократить временные и материальные издержки, «Магнит» первым среди российских ритейлеров разработал и внедрил цифровую форму договора с поставщиками. Теперь на платформе провайдера партнер сети заполняет форму с реквизитами и условиями. Поставщик изучает текст договора и приложений к нему и, если есть замечания, формирует протокол разногласий, который загружается в систему вместе с уставными документами. Весь архив документов (договор, приложения, протокол разногласий) подписывается и передается в сеть. «Магнит» на своей стороне проверяет условия, которые внес партнер сети, и протокол разногласий. Если договоренности достигнуты, то договор подписывается ритейлером, если нет — отклоняется. В итоге помимо снижения трудовых и временных затрат, отпадает потребность вести бумажный архив, что отражает политику компании в области устойчивого развития и бережного потребления ресурсов. Так, за десять лет будет сэкономлено более 1 млн бумажных листов.

Технология цифровой формы договора «Магнита» лежит в русле подходов к созданию формата договора в электронном виде, разрабатываемого Федеральной налоговой службой Российской Федерации. По итогам проведенных нескольких рабочих встреч, специалисты ФНС России отмечают заметный прогресс в области независимой и достоверной визуализации текста договора, возможность которой достигается примененными компанией инновационными решениями, что с учетом недавних изменений определения письменной формы сделки является существенным требованием гражданского законодательства. Так же интерес вызвало и «технологическое» обеспечение включения в итоговый текст договора данных, инициаторами которых является вторая сторона договора.

«Мы первая розничная сеть в России, которая стала подписывать договоры с поставщиками в электронном виде с использованием электронной подписи в виде документа, который может заполняться с двух сторон. Та практика, которая существовала, помимо трудовых затрат, несла серьезные риски для сторон: текст документа мог быть изменен до загрузки в систему и подписания, поэтому необходимо было каждый раз перепроверять каждой стороне на отсутствие искажений. Наша разработка — это документ в неизменяемом формате, каждой стороне доступна для заполнения только ее часть договора. После подписания он защищен от изменений. Обмен идет по каналам электронного документооборота через специализированных провайдеров, что обеспечивает защиту конфиденциальности информации. Все поставщики будут переведены на новую схему уже в 2020 году», — рассказал директор по информационным технологиям и защите информации Евгений Мельников.

Ника Виноградова

Источник: Пресс-служба «Магнит»

Покупателям

|

|

|

|

Простыми словами: Как войти в сети. Магнит

Источник:

http://milknews.ru

Для большинства аграриев главной проблемой до сих пор является попадание на полки магазинов. Это обсуждается на форумах, про это пишется множества статей и даже проводятся семинары. Однако проблема никуда не уходит, поэтому Milknews запускает серию статей про то, как попасть в сети.

Начинаем с «Магнита», у которого подробно прописаны критерии и процедуры отбора контрагентов по различным категориям товара, инструкция по работе с порталом закупок, типовой договор компании и многое другое.

Почему только про Магнит?

У каждой сети свои требования по отбору поставщиков. Обобщить и свести в одну инструкцию все требования невозможно, поэтому Milknews будет делать статьи по каждой сети отдельно, концентрируясь только на молочной продукции.

С чего начать

Любое взаимодействие «Магнита» с поставщиками происходит через специальный портал «Система взаимодействия с партнерами». Только через него принимают предложения о поставках новых товаров, поэтому в любом случае надо там для начала зарегистрироваться. Никакие телефонные звонки, личные встречи и знакомые в сети не позволят обойти этот этап.

Для этого понадобится заранее приготовить данные по ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес вашей компании. Также нужны отсканированные копии выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о постановки на налоговый учет и свидетельства о государственной регистрации юридического лица или ИП.

Ничего сложного в процессе регистрации не спрашивают, однако Milknews долго не удавалось пройти ее до конца, потому что система постоянно то сообщала, что мы неправильно ввели контрольный код (а мы вводили правильно. Честно!), то просто зависала. Пробовали в разных браузеров и с разных компьютеров, но ничего не получалось несколько часов.

В любом случае, может быть вам повезет больше и получится пройти регистрацию. Имейте в виду, что пароль должен быть не просто числовой или буквенный, а с сочетанием букв, цифр и символов или заглавных букв – не менее трех комбинаций. И не короче шести символов. Заранее на сайте об этом не сообщают. Подробная инструкция по регистрации тоже есть, но видимо написана она давно и с тех пор дизайн страницы регистрации стал непохож на приведенные в примерах картинки.

Как подать заявку

Заявка подается через специальный сайт, как мы писали выше. Там нужно, собственно, размесить саму заявку. Там, согласно инструкции, нужно выбрать «Мои предложения». Есть две категории товаров: фреш и товары основной группы. Молочные относятся к основной группе. Далее надо нажать «Добавить новое предложение» и выбрать свой товар из списка. После заполнения всех полей надо нажать кнопку «Отправить».

В инструкции описан и другой способ подачи заявки, но для нашей статьи в нем нет необходимости.

Если вы только зарегистрировались, как это в итоге сделал Milknews, другие опции системы пока не доступны. Если с вами заключат договор, то станет Доступна вкладка «Сбор ценовых предложений». Там можно оставлять свои цены. Кроме того, можно отслеживать запросы и высылать свои предложения.

Но до этого вам надо еще послать коммерческое предложение с образцами продукции и любыми материалами, демонстрирующими внешний вид упаковки.

В случае с «Магнитом» коммерческое предложение должно содержать:

1. официальное письмо с описанием истории и планов развития компании, ее производственных мощностей;
2. информацию по представленности продукции по регионам;
3. доле поставщика на рынке соответствующей категории;
4. рейтинги продаж продукции по регионам, предложенным для сотрудничества, с указанием предлагаемой номенклатуры на ввод;
5. в какие регионы можете поставлять свою проукцию;
6. прайс-листы продукции с данными по срокам годности, параметрам продукции (весу позиций, режиму хранения, минимальному заказу, виду упаковки и параметрам транспортировки);
7. возможность предоставления вознаграждения за закупку определенного количества товара и размер вознаграждения в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах регулирования торговой деятельности в РФ»;
8. возможность предоставления и периоды отсрочки по оплате поставленного товара в соответствии с Федеральным законом от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах регулирования торговой деятельности в РФ».

Почти все дальнейшее общение с сетью будет проходить посредством электронной почты.

Сколько ждать ответа

Судя по документам, до трех месяцев с момента получения заявки. Если сети не понравилось предложение, сеть пришлет уведомление об отказе. Если же все устраивает, то придет письмо с просьбой отравить образцы на дегустацию.

Результатов дегустации придется тоже ждать до трех месяцев. Специалисты сети будут оценивать ваш товар по органолептическим показателям и в целом по соотношению цена-качество. Если и этот этап пройден успешно, вам придут проекты договоров.

Что еще надо знать

Выше Milknews кратко и максимально доступно изложил документы «Магнита» для поставщиков. Естественно, одним сайтом сети мы не ограничились и обсудили сотрудничество с «Магнитом» с поставщиками.

Общий совет – запастись терпением. Многие начинают поставки через несколько месяцев после регистрации в Системе взаимодействия с поставщиками. Нередки случаи, когда в попытках проходит около года.

Очень многие хотели изначально обойти Систему взаимодействия с поставщиками, но каждый раз менеджеры отправляют на нее. Им просто запрещено по-другому работать с поставщиками.

В мелких молокоперерабатывающих предприятиях часто взаимодействием с ритейлом занимается один человек и после его ухода теряются пароли. Новая регистрация в Системе взаимодействия с поставщиками не решит проблемы, потому что ИНН компании уже храниться в базе данных. В подобных случаях имеет смысл писать на Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.. Это мейл техподдержки контрагентов, которая работает круглосуточно.

Если нет денег на полноценное исследование рынка, то информацию о конкурентах и их слабых местах чаще всего узнают из разговоров с менеджерами зала, отвечающих за молочную продукцию. Те, кто прошел отбор успешно чаще всего ориентировались на конкурентоспособную цену при сопоставимом качестве. Поэтому если можете предложить что-то подобное по качеству конкурентов по более низкой цене, попадание в сеть через несколько месяцев практически гарантировано.