Как составить договор в экселе

По роду своей деятельности мне часто приходиться иметь дело с однотиповыми документами: договора, должностные инструкции, фирменными презентациями. И начинаю я свою работу с того, что анализирую документы: выявляю общие моменты, повторяющиеся данные, форму документа. Приведя в порядок свои мысли по поводу безобразно оформленных документов, я прихожу к тому, что необходим шаблон договора или какой-то ещё шаблон. В этой статье я предлагаю вам поработать с шаблоном типового договора, который я сделала по заказу на основании нескольких договоров.

Поскольку я обезличила документ (убрала все персональные данные), то смело могу предложить его вам для дальнейшей работы.

Скачайте документ тут и откройте его[1]:

Шаблон договора очень сложный – я собрала здесь все возможные вариации. В шаблоне текст договора и 4 приложения, которые собраны в оглавление. Шаблон договора полностью структурирован (смотрим «Область навигации») и имеет ограниченное число стилей (смотрим рабочее окно «Стили»).

Просмотрите весь документ. Вы видите большое количество затененных полей и подсказки.

По окончании этого урока вы сможете:

1. Работать в двух окнах одного документа
2. Вводить данные в связанные поля
3. Обновлять связи в документе
4. Вводить данные в поля с готовым форматом

1. Работа в двух окнах одного документа

Шаг 1. Прежде всего сохраните документ. Ведь мы с вами открыли не сам шаблон, а документ на основе этого шаблона (см. статью «Урок 3. Шаблон документа и его изменение») по умолчанию новый документ носит имя «Документ какой-то по счету»

Шаг 2. Лента Вид → группа компаний Окно → команда Новое Окно:

В результате этого действия у вас появится дублер вашего файла. Если я назвала свой файл «Договор фирмы», то названия оригинала будет «Договор фирмы — 1», а название дублера «Договор фирмы — 2». Я не называю новый документ «копией».

Шаг 3. Располагаем оригинал и дублер рядом:

1 способ. Лента Вид → группа команд Окна → команда Рядом

2 способ. Команда Рядом с Панели быстрого доступа. Так как мне часто приходится сравнивать два документа, то эту команду я вынесла на Панель быстрого доступа (см. статьи «Урок 18. Панель быстрого доступа в Word» и «Урок 19. Команды на Панели быстрого доступа»

Если у вас всего два документа, то они тут же встанут рядом, не перекрывая друг друга. Но у меня помимо основного открыто три документа, включая дублера. В этом случае появляется диалоговое окно «Сравнить рядом». В списке я выбираю дублер «Договор фирмы — 2» и ОК.

Но сразу предупреждаю, что по полосе прокрутке документы будут двигаться синхронно

Шаг 4. Отключаем синхронную прокрутку документов:

1 способ. Лента Вид → группа команд Окна → команда Синхронная прокрутка

2 способ. Команда Синхронная прокрутка на Панели быстрого доступа

Вот несколько примеров необходимости работы с двумя окнами

1. Перенос текстовой информации из старого документа в новый шаблон
2. Копирование текстовой информации в рабочий документ
3. Работа с разными местами одного документа (наш случай – я хочу вам показать преимущество работы с полями)

2. Ввод в шаблон договора данные связанных полей[2]

Шаг 1. Перейдем во втором окне на страницу 10

Шаг 2. Вводим в поле «номер договора» любое значение. У меня – 15/61 (я не знаю, какая система нумерации договоров принята в вашей организации):

Шаг 3. Задаем дату заключения договора (нажимаем кнопку выпадающего меню рядом с полем «Дата» → выбираем нужную дату):

Обратите внимание: номер договора на странице 10 изменился – он точно такой же, как и на первой странице. Вы можете пролистать файл договора – там, где проставлено поле «Дата» дата изменилась в соответствии с первой страницей.

3. Обновление оглавления

Шаг 1. Обновляем оглавление на странице 9 (см. «Урок 45. Оглавление»):

1. ПМ вызываем контекстное меню, где выбираем команду «Обновить оглавление»
2. В простом диалоговом окне «Обновить оглавление» выбираем команду «обновить целиком»

И любуемся результатом:

Обратите внимание: дата на первой странице имеет формат «18 сентября 2022 г.» а формат остальных связанных полей – «18.09.2022». Таково было мое желание, я задала на эти связанные поля различные форматы, что, кстати, соответствует требованиям оформления документов.

Шаг 2. Даем название фирмы на первой странице и смотрим, как меняется название фирмы на странице 9:

Опять-таки обращаем внимание, что эти два связанных поля отформатированы по-разному, что так же соответствует требованиям оформления документации.

Если вы будете вносить поправки в ваш договор (с датой ошиблись, например), то все ваши изменения будут отработаны полями.

4. Ввод в шаблон договора других данных

Тут все очень просто.

Шаг 1. Один щелчок ЛМ по любому затененному полю – и оно полностью выделяется:

Шаг 2. Вводим данные:

В моем шаблоне на это поле было форматирование «Подчеркнутый» – форматирование сохранилось. Вы можете заполнить все поля, причем неважно: в оригинале или в дублере, – все форматирование сохраниться:

По всему шаблону раскиданы такие поля, которые подсказывают, какие данные надо вводить, при этом нет необходимости форматировать текст:

Кроме этого, я предусмотрела перекрестные ссылки:

Теперь вы сможете:

1. Работать в двух окнах одного документа
2. Вводить данные в связанные поля
3. Обновлять связи в документе
4. Вводить данные в поля с готовым форматом

[1] К сожалению, WordPress, который является движком моего сайта, не дает возможность загрузить файл шаблона договора в формате *.dotx. Я загрузила файл в формате *.docx. Если вы хотите иметь классический шаблон, то скачайте файл и сохраните его в формате *.dotx

[2] Термин мой

{quote}{login=Юрий М}{date=03.10.2009 01:33}{thema=}{post}Что Вы подразумеваете под закладками и чем не устраивает слияние в Word (раз бухгалтерии в нём удобно). И ещё — бухгалтерия работает ведь уже с бумажным вариантом договора — какая разница откуда он напечатан?{/post}{/quote}  
1.  
Set WordApp = CreateObject(«Word.Application») ‘создание объекта WORD  
   WordApp.Visible = True  
   iFileName = ThisWorkbook.Path & «дляВставки.doc»  
   ‘открытие нужного файла  
   Set wdDoc = WordApp.Documents.Open(Filename:=iFileName, ReadOnly:=True)  
   Set MyBookmarks = wdDoc.Bookmarks ‘Закладки  
   Set Mytxt = Dannye.Controls ‘Объекты на форме  
   For Each bm In MyBookmarks ‘Закладки  

  Bookmarks — инструмент Закладка в Ворде. Вставка/Закладки.  
2.  
Типа для архива…, чтоб в одном формате… Мы в Экселе ничего не понимаем…  
Вобщем, я остановился на этом варианте. Ворд — так Ворд.

Комплексная
лабораторная работа №1, 2

(8
часов)

Автоматизация
формирования текстовых документов с
помощью Excel на примере типового договора
купли-продажи

Цель
работы: 1.
получить
практические навыки управления текстовыми
данными находящимися
в Microsoft Word из Excel, на примере формирования
типовых договоров;

2. создать приложение,
автоматизирующее процесс формирования
однотипных документов на основе языка
Microsoft Visual
Basic of Application.

Теоретическая
часть

1.1 Структура договора и его основные условия

Договор
— это документ, в котором взаимоотношения
между подписавшими его сторонами,
регламентируются законодательством
или прочими условиями, которые они
предусмотрели в своем договоре. Многое
зависит от того, как этот документ
разработан и оформлен.

Договор
состоит из следующих частей:

1. Вводной
   части (преамбула);

2. Предмета
   договора, прав и обязанностей сторон;

3. Дополнительных
   условий договора;

4. Реквизитов
   сторон.

Рис.
1.1. Пример структуры упрощенного договора
купли-продажи

1.2 Вводная часть (преамбула) договора

Эта
часть содержит следующие основные
положения:

1. Название
   договора (договор покупки-продажи,
   комиссии, поручения, и т.д.).

2. Дата
   подписания договора.

3. Место
   подписания договора или населенный
   пункт.

4. Полное
   название контрагентов, под которым они
   зарегистрированы в реестре государственной
   регистрации.

5. Название
   стороны по договору (например, «Продавец»,
   «Покупатель», «Поставщик» и
   пр.)

6. Наименование
   должности, фамилии, имени, отчества
   лица, которое подписывает договор, а
   также название документа, из которого
   следуют его полномочия на подписание
   договора.

1.3 Предмет договора, права и обязанности сторон

Эта
часть договора содержит существенные
условия договора:

1. Обязательства
   и права первой стороны по договору;

2. Обязательства
   и права другой стороны по договору;

3. Срок
   выполнения сторонами своих обязательств;

4. Место
   выполнения обязательств каждой из
   сторон;

5. Способ
   выполнения обязательств каждой из
   сторон.

1.4 Дополнительные условия договора

Этот
раздел включает в себя такие условия,
которые можно не обязательно предусматривать
в договоре, однако их наличие существенно
влияет на права и обязанности сторон,
а также на порядок их выполнения.

1. Срок
   действия договора;

2. Ответственность
   сторон;

3. Способы
   обеспечения обязательств;

4. Условия
   досрочного расторжения договора в
   одностороннем порядке и порядок действий
   сторон при одностороннем расторжении
   договора;

5. Условия
   о конфиденциальности информации по
   договору;

6. Порядок
   решения споров между сторонами по
   договору.

1.5 Прочие условия договора

1. Определяют,
   какими законодательными (и прочими)
   документами, кроме договора, регулируются
   отношения сторон;

2. Условия
   о средствах и методах связи между
   сторонами;

3. Реквизиты
   сторон;

4. Количество
   экземпляров договора;

5. Порядок
   исправлений текста договора.

6. Подписи
   представителей сторон.

2 Практическая часть

Задача

С целью
сокращения потери времени на механическую
работу и избегания ошибок, необходимо
проанализировать структуру договора
и разработать безошибочный алгоритм
его заполнения и последующего хранения
этих данных.

Техническое
задание

Необходимо
создать приложение в Excel, которое
позволило бы внести быстро и безошибочно
изменения в типовой договор, созданный
в текстовом редакторе Word.

В
создаваемом приложении:

• ввод
  всех реквизитов контрагента происходит
  автоматически из имеющейся табличной
  базы данных клиентов предприятия;

• ввод
  изменяемых данных в договор осуществляется
  не в текстовом редакторе, а в определенных
  формах в Excel, которые позволят внести
  необходимые изменения в договор быстро
  и без ошибок;

• элементы
  изменяющихся данных (реквизиты и пр.),
  внесенных в создаваемые договора должны
  храниться в архиве, с помощью которого
  можно просмотреть любой, находящийся
  в нем договор;

• вводимые
  данные автоматически экспортируются
  в текстовый редактор.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #