Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
- положения о документообороте;
- инструкции;
- правила;
- регламенты.
Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
- в целях обеспечения юридической силы документа;
- для оперативной обработки документа;
- для оперативного поиска документа;
- для создания условий работы с использованием оргтехники.
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
- Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
- Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
- Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
В приложениях А, В даны:
- схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
- образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
- Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
- Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
- Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
- Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
- Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
- Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
- Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Основы делопроизводства и документооборота для новичков — это краткая инструкция, которая поможет разобраться в том, с какими типами документации приходится работать делопроизводителю и каковы принципы работы.
Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.
Нормативно-правовая база
Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.
Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.
Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016;
- ГОСТ 6.10.5-87;
- Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015;
- Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010;
- Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.
Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.
С чем предстоит работать специалисту
Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:
- входящие (которые фирма получает);
- исходящие (которые она отправляет);
- внутренние (не выходящие за ее пределы).
Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:
- Требования к бланкам и общие правила их оформления.
- Методика составления основных документов предприятия.
- Организация их оборота: регистрации, обработки, рассмотрения, исполнения.
- Требования к оформлению документации в соответствии с гостами.
- Правила хранения.
Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.
Номенклатура дел
Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.
Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.
Специфические вопросы документооборота
Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:
- Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
- Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
- Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
- Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.
Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).
Скачать шаблон номенклатуры
Гончарова Алина
Юрист
Юрист сайта «Правовед.ру», автор научных статей по юриспруденции.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
От документооборота в организации зависят многие рабочие процессы. Его правильная организация даст больше возможностей для скорости работы и прозрачности бизнес–процессов. Как сделать его удобнее?
Почему это важно
В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.
Путаница
Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.
Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.
Дисциплина
Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.
Важно
Обучение сотрудников ведению документооборота поможет исключить риск неверного оформления документов и обеспечить корректную работу внутри организации.
Автоматизация не пройдет
Отсутствие регламента ведения документооборота не позволяет провести его автоматизацию. Если организация большая, то существенный минус для ее успешности.
Проблемы с законом
Неисполнение должностных обязанностей, связанных с согласованием документов, грозит организации штрафами или даже лишением права на работу. Регламент будет главной инструкцией сотрудников, на которую они смогут ориентироваться и тем самым обрабатывать документы в срок.
Бизнес под контролем
Любая законная деятельность сопровождается официальными документами. Контролируя их ведение от начала до конца, сотрудник контролирует и связанный с ним бизнес–процесс.
Как создать регламент ведения документооборота
Ряд экспертов выделяет определенные этапы создания регламента:
- разработка форм первичных документов;
- создание рабочих групп для контроля документооборота;
- формы и регламенты, позволяющие оперативно согласовывать документы.
- закрепление списков документов за отделами;
Важный пункт – частью регламента должны стать методы, которые помогут каким-либо образом ускорить ведение документооборота. Так сотрудники экономят рабочее время.
Регламентов моет быть несколько, если бизнес масштабный. К примеру, если конкретный отдел постоянно получает какие-либо документы, он может ввести свой регламент работы с ними. Важно, чтобы с этим регламентом ознакомились все сотрудники отдела и смежных отделов, имеющие отношение к этим документам.
Важно
Регламент одного отдела ни в коем случае не должен противоречить такому же документу другого отдела. Чтобы избежать такой ошибки, изменения регламентов нужно обязательно обсуждать со всеми ответственными сотрудниками.
Один из часто используемых регламентов – регламент договорной работы. Здесь указывают инициатора контракта, работы, которые нужно провести в рамках договора, какие документы требуются от контрагента, срок их согласования и ответственных сотрудников.
Другой вид регламентов для контроля документооборота ¬– планово-бюджетные. Они включают порядок и сроки формирования бюджетов организации, состав сотрудников, работающих с данными бюджетами, их функции, ответственность, а также способы корректировки бюджетов и контроль исполнения.
Обратите внимание
Составить регламент недостаточно. Нужно также позаботиться о его использовании внутри организации. Если какой-то пункт регламента неактуален, его нужно оперативно убрать и оповестить об этом сотрудников. Также поступайте и с нововведениями.
Другие инструменты для контроля документооборота
В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:
- Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
- Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
- Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
- Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.
Важные правила для контроля документооборота
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
Правило 1
Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.
Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.
Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.
Правило 2
Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.
Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.
Правило 3
Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.
Правило 4
Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.
Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.
Правило 5
Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.
Правило 6
Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.
Обратите внимание
Это правило также поможет освободить больше рабочего времени руководителя организации для других, не менее важных задач.
Правило 7
Если делить документацию на потоки, обработать ее получится быстрее и проще. Они идут по одному маршруту и всегда попадают к нужному получателю.
Как правило, в организациях выделяют 3 вида потоков документооборота – входящие, исходящие и для использования внутри компании. Здесь распределяют документы в зависимости от структуры предприятия: к примеру, если есть какие-либо филиалы, нужно дополнить регламент ведения документооборота потоком «для филиалов».
Все материалы будет идти по определенному регламентированному маршруту. Это упростит процесс передачи документов и также не допустить путаницы в них.
Указанные правила помогут сделать документооборот в организации проще, за счет сокращения времени, потраченного на обработку входящего и исходящего потока.
Контролировать ведение документооборота важно, чтобы обрабатывать их в срок и своевременно доставлять их адресатам. Используя указанные рекомендации, организация сделает документооборот проще, быстрее и удобнее для своих сотрудников.