Благодарственные письма – особая разновидность проявления корпоративной культуры. Такие письма широко используют организации, как в виде поощрений за результат работы подчиненных, так и для выражения признательности за сотрудничество партнерам по бизнесу, клиентам и другим предприятиям.
Примеры благодарственных писем:
В каких случаях пишутся благодарственные письма
Чаще всего подобные письма составляются к каким-либо датам: общероссийским праздникам, дням рождения, корпоративным мероприятиям. Иногда руководители выражают благодарность работникам за какое-то конкретное достижение (а также в дополнение к премии), например, за выполнение финансового плана и т.п., а партнерам по бизнесу – за многолетнее и эффективное сотрудничество, оказанную помощь в заключение контракта и т.д.
Ниже для скачивания дан пустой бланк и пример письма менеджеру по продажам за успешное выполнение трудовых обязанностей:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк благодарственного письма .docСкачать образец заполнения благодарственного письма .doc
Роль благодарственного письма
Значение благодарственных писем, несомненно, крайне велико, недаром такие письма всегда широко использовались. Для автора это не особо затратный, но действенный способ дать понять сотруднику или партнеру о признании его заслуг, а для адресата – всегда приятное напоминание о собственной значимости. Довольно часто благодарственные письма служат дополнительным мотиватором, стимулом для более результативной работы.
Правила оформления
По вполне понятным причинам стандартного образца благодарственного письма нет и быть не может. Составляется оно всегда в свободной форме, но придерживаться некоторых норм и правил при его написании совершенно необходимо.
- В первую очередь, следует помнить о том, что письмо обязательно должно содержать информацию об авторе и получателе, причем, если в качестве адресата выступает какой-то конкретный человек, то обращаться к нему необходимо по имени-отчеству.
- Затем в письме надо перечислить конкретные заслуги и достижения, которые стали поводом к его написанию.
- В заключение следует обязательно поставить дату составления письма, а также подпись руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника.
- При желании письмо можно заверить печатью – она придаст посланию дополнительной солидности.
Элегантный внешний вид письма, в том числе и конверта, также подтвердит человеку искренность изложенных автором благодарностей.
Оформляться благодарственные письма могут как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Но наиболее предпочтительный вариант – составление письма на красиво оформленном шаблоне, напечатанном на качественной бумаге в цветном виде. Чем презентабельнее дизайн благодарности, там более весомой и значимой она будет для адресата.
Писать благодарность можно как от руки, так и печатать на компьютере. При этом следует помнить о том, что рукописное письмо, особенно написанное каллиграфическим почерком, всегда имеет большую ценность по сравнению с печатным, поскольку оно лишний раз подчеркивает душевность, теплоту написанных слов и особое уважение к адресату.
Сильно оригинальничать при составлении текста не стоит – здесь неуместен пафос, лицемерие и шутки. Точно также следует избегать чрезмерного официоза. Не нужно писать письмо слишком размашисто, лучше подобрать лаконичные, точные слова и уместить их в несколько предложений.
Примеры как НЕ надо писать благодарственное письмо
Глубокоуважаемый всем нашим коллективом Лушников Вячеслав Евгеньевич!
Хотим выразить самые яркие наши чувства в ваш адрес, в связи с присущим вам природным трудолюбием, жизнерадостностью и целеустремлённостью! …
Или так:
Вячеслав Евгеньевич! Братиш!
Во-первых, держи краба! Во-вторых, ты — лучший, поэтому эти строки — для тебя! …
А теперь правильный пример
Вячеслав Евгеньевич!
Коллектив предприятия ООО «Название Фирмы» благодарит вас за многолетний труд, трудолюбие и активную жизненную позицию …
Стоит помнить о том, что письмо составляется не лично от сочинителя, а от лица организации. Даже если внутри коллектива или в отношениях с партнером царит легкая, дружная, непринужденная атмосфера, адресат письма может обидеться на его содержание или отнестись к благодарности не очень серьезно.
С другой стороны, как уже написано выше, каких-то жесткий требований нет, поэтому можете воспользоваться любым приглянувшимся вариантом 🙂
Инструкция по написанию благодарственного письма
- В «шапке» благодарственного письма нужно указать получателя, а именно: его должность, название предприятия и конкретного сотрудника.
- Далее посередине строки следует написать непосредственное обращение с именем, отчеством (чаще всего здесь используются такие прилагательные как «уважаемый», «дорогой» и т.п.)
- Следующая часть письма касается непосредственно благодарности. Здесь можно написать как общие фразы, так и конкретные действия, за которые выражается признание. Главное правило – не лукавить, благодарность должна быть искренней.
- В этой же части письма можно сказать, что помимо отмеченных заслуг автор письма рассчитывает на дальнейшее сотрудничество и новые результаты (это позволит подчеркнуть ценность и незаменимость получателя, кроме того, адресат будет замотивирован на успешное решение новых задач).
- В заключение письмо следует подписать. Чем выше статус автора подписи по служебной иерархии, тем, как показывает практика, более ценным будет считаться письмо. Также благодарность нужно датировать.
Общие правила составления благодарственных писем
Чтобы правильно составить благодарственное письмо, нужно понимать, что с ним будет делать получатель.
Обычно документ вешается на стенку, демонстрируется клиентам компании. То есть, он выполняет функцию презентации организации. Обычно письма вешаются в рамку, поэтому они должны быть оформлены на бланке стандартного формата.
Благодарственное письмо составляется на официальном бланке организации. В нем должно фигурировать наименование организации-отправителя. Это не только формальное правило, но и дополнительная реклама компании. Для оформления благодарностей нужен плотный лист. Важно обратить внимание на его эстетичность, так как документ используется именно для демонстрации. Имеет смысл выбрать стильный шрифт, подобрать приятную цветовую палитру.
Получателем документа обычно является руководитель компании. В подписи также ставятся инициалы директора организации-отправителя. Обязательно ставятся подписи, печати. Это подтверждение подлинности благодарственного письма. Данные документы являются важной составляющей деловых взаимоотношений. Они позволяют наладить долгосрочное сотрудничество. Письмо направлено на стимулирование действий, выгодных для компаний. Отправлять его можно и партнерам, и клиентам, и сотрудникам.
Как вручить письмо
Благодарственные письма лучше всего вручать лично в руки в торжественной обстановке, при многочисленных свидетелях. Но если адресат находится в другом городе, то отправить послание можно через интернет или факс — это быстро и удобно. Одновременно с этим стоит помнить о том, что отправка через обычную почту России – хороший тон, такой способ позволит послать красиво оформленное «живое» письмо, что, несомненно, будет более презентабельно и приятно для адресата.
По случаю юбилея компании работодатель решил поощрить своих сотрудников и объявить им благодарность. Разберемся, как составить благодарственное письмо и можно ли обойтись устной признательностью.
В какой форме объявить благодарность?
Объявить сотруднику благодарность можно двумя способами. Какой из них выбрать, руководитель решает сам.
Устная благодарность
Благодарственное письмо в этом случае не составляется. Работодатель на словах выражает сотруднику свою признательность и хвалит за достигнутые им успехи. Устной благодарностью можно дополнить вручение сотруднику премии или ценного подарка.
Внести данные об объявленной благодарности в трудовую книжку можно только, если издан приказ о поощрении. Нет приказа — нет оснований для этого. Подробно о том, как подготовить приказ о поощрении, можно узнать в данной статье.
Письменная благодарность
Если вы хотите придать благодарности более официальный статус, можно вручить сотруднику благодарственное письмо. Оно, как правило, вручается в торжественной обстановке, в присутствии коллег сотрудника.
Вручение благодарственного письма — оптимальный вариант моральной мотивации, когда возможности материально простимулировать работника у вас нет. Слова могут забыться, а врученный документ будет напоминать сотруднику о вашей признательности.
Образец благодарственного письма
Унифицированной формы этого документа нет. Вы можете составить его в виде официального письма на бланке организации, купить бланк в магазине или заказать в типографии.
В письмо нужно внести данные о сотруднике, работодателе и причинах награждения. После составления благодарность подписывает директор или его заместитель.
Более подробно о порядке составления этого документа можно узнать из статьи «Как составить благодарность сотруднику».
Данные о благодарности, как и о любом другом виде поощрения, нужно внести в личную карточку сотрудника и трудовую книжку (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Подводим итоги
- Благодарность можно объявить в устной форме или вручив сотруднику благодарственное письмо.
- Требований к форме и содержанию благодарности закон не устанавливает.
- Благодарность можно составить в виде письма на фирменном бланке организации. Либо заказать готовый бланк в типографии или приобрести в магазине.
- Оформленный документ должен подписать руководитель компании или его заместитель.
Актуально на: 4 июля 2019 г.
0
Как правило, работодатель поощряет сотрудников компании, которые добросовестно выполняют свои обязанности. Поощрение работников может иметь разные формы: работника могут премировать, наградить ценным подарком или почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии, а также объявить благодарность (ст. 191 ТК РФ). Как правильно написать благодарственное письмо сотруднику – расскажем в нашей консультации.
В каких случаях пишется благодарственное письмо сотруднику за хорошую работу
Обычно благодарственное письмо сотруднику бывает приурочено к какому-то значимому событию в компании или у самого работника. Это может быть какой-то корпоративный праздник, день рождения компании, юбилей сотрудника или же день его выхода на пенсию. В последнем случае руководитель компании может написать благодарственное письмо сотруднику, уходящему на пенсию. Иногда пишут благодарственное письмо при увольнении сотрудника.
Благодарственное письмо сотруднику за хорошую работу (образец)
Основанием для благодарственного письма является приказ о поощрении работника за труд. Можно предварительно издать приказ о награждении благодарственным письмом сотрудников.
Благодарственное письмо сотруднику, как правило, пишется на фирменном бланке компании или на специально приобретенном для таких целей бланке. Такое письмо пишется от имени директора компании (за его подписью).
Вручается письмо обычно в торжественной обстановке перед лицом всего коллектива.
Пример благодарственного письма сотруднику за хорошую работу
Текст (пример) благодарственного письма сотруднику за хорошую работу может быть следующим:
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку
Сведения о поощрениях за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством, коллективными договорами или ЛНА компании, заносятся в трудовую книжку (пп. «в» п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Отражаются эти сведения так (раздел 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69):
- в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации;
- в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 необходимо указать дату награждения;
- в графе 3 записывается, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой;
- в графе 4 указывается название документа, который послужил основанием для внесения записи, со ссылкой на его дату и номер.
Благодарственное письмо — это один из лучших инструментов обоюдного пиара и расположения к себе людей. При грамотном использовании это не только способ выразить благодарность и сказать “Спасибо”, но и найти новых клиентов, установить и упрочить полезные деловые связи (нетворкинг) и даже повысить продажи. Себе. Об этом и о многом другом с примерами текста, шаблонами, образцами и бланком, чтобы скачать, — все в сегодняшней статье.
Содержание:
- Сила благодарственного письма
- Виды благодарственных писем
- Формальные благодарственные письма
- Благодарственное письмо за сотрудничество
- Благодарность родителям
- Благодарственное письмо сотруднику
- Благодарность руководителю
- Благодарственное письмо как кейс
- Благодарственное письмо за помощь
- Текст благодарности саду
- Живая благодарность
- Благодарственное письмо как косвенная реклама
- Благодарственное письмо учителю
- Формальные благодарственные письма
- Как получить благодарственное письмо
- Как разместить письма благодарности на сайте
- Шаблон благодарственного письма, чтобы скачать
- Выводы
Сила благодарственного письма
Поскольку благодарственное письмо в большинстве случаев пишется на фирменном бланке и заверяется печатью (не всегда) и подписью, то его воспринимают как официальный документ. И здесь срабатывает триггер предрассудков: раз документ официальный, то подлинность его не вызывает сомнений. И если обычным отзывам могут не поверить, то благодарственным письмам верят практически всегда.
Кроме того, раз мы заговорили о психологических триггерах, то здесь актуальны еще три:
- Социальное доказательство. Когда Вы показываете клиентам благодарственные письма, они видят, что Ваши товары или услуги пользуются спросом и с большей охотой обращаются к Вам.
- Авторитет. Мало того, что официальные благодарности смотрятся весьма эффектно, они передают Вам или Вашей компании «вес» тех, кто благодарит. И чем солиднее автор письма, тем большее впечатление оно производит на читателя.
- Благорасположение. Вы можете по своей инициативе написать благодарственное письмо, чтобы расположить к себе человека. Это отличный инструмент установления и усиления деловых связей.
Другими словами, вне зависимости от того, выражаете Вы или принимаете благодарность, письменно зафиксированное “Спасибо!” играет на руку обеим сторонам. Более того, это один из немногих маркетинговых инструментов у которых практически нет противопоказаний и побочных эффектов (главное — не перегибать палку, и об этом — чуть ниже).
Виды благодарственных писем
Условно можно выделить три вида:
- Формальные письма
- Кейсы
- Косвенная реклама
Давайте рассмотрим каждый из них по отдельности.
1. Формальные благодарственные письма
Пожалуй, это самый распространенный вид. Отличается универсальностью и абстрактностью, без какой-либо конкретики. Носит, скорее, номинальный характер и чаще всего пишется в официально-деловом стиле по шаблону. Перед основным текстом идет заголовок “Благодарность” или аналог.
Давайте рассмотрим, как этот шаблон реализовать на практике. Как я уже говорил, он универсальный, а потому подходит для любых ситуаций и ни к чему не обязывает. Объем текста при этом может быть любым: от двух строк до страницы А4 (редко и нужно постараться — столько «воды» налить!). На практике 1-2 абзацев более чем достаточно.
а) Благодарственное письмо за сотрудничество (пример)
Компания ООО “Рога и копыта” выражает благодарность ОДО “Серебряные подковы” за
сотрудничество и высокий уровень сервиса.
Подобный образец можно использовать не только в корпоративном сегменте, но и для частных нужд, например, чтобы сказать “спасибо” учителю, воспитателю или родителям в попечительском совете. Посмотрите.
б) Благодарность родителям (пример)
Администрация школы №12345 выражает благодарность родителям ученика 11 “В” класса, Иванова Ивана, за активное участие в подготовке к фестивалю “Весна-2018”.
При этом обратите внимание, что письмо может быть как с упоминанием конкретного человека, так и собирательным, указывающим на группу людей (например, быть адресовано всем родителям).
в) Благодарственное письмо сотруднику (пример)
ООО “Синий трамвайчик” выражает благодарность главному бухгалтеру Ивановой Анне Ивановне за честность, добросовестное выполнение должностных обязанностей и мужественное прохождение проверки госконтроля и ОБЭПа.
Бывают ситуации, когда одного “Спасибо” мало и хочется укрепить отношения. В такой ситуации можно использовать усиленный шаблон.
Здесь все то же самое, только в конце используется связующая вставка, которая дает понять, что это только начало, и за благодарностью следует продолжение отношений.
г) Благодарность руководителю (пример)
Коллектив ООО “Лакмусовый индикатор” выражает благодарность руководителю отдела продаж Сергееву Сергею Сергеевичу за профессиональный подход к управлению и мотивации сотрудников. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Как видите, тексты формальных благодарственных писем похожи и чуть меньше чем полностью состоят из штампов и клише. Да, они скучны. Однако в этом их и особенность. Они выдержаны так, как их ожидают увидеть. Ни больше ни меньше. Кроме того, креатив в благодарностях далеко не все могут понять и оценить, особенно если Вы планируете использовать письма как маркетинговый инструмент.
Дело в том, что ключевое значение имеет само наличие письма, а не его содержание. Например, если у Вас благодарность от Государственной Думы или “Газпрома”, какая разница, что в ней написано? Более того, формальные письма просты в написании, ни к чему не обязывают и никак не компрометируют автора. Что в свете определенных обстоятельство весьма актуально.
2. Благодарственное письмо как кейс
Это более сложный формат, но он работает на порядок эффективнее для того, кого благодарят. Впрочем, он же требует и дополнительной ответственности от автора. Главная особенность и отличие от предыдущего формата: здесь конкретно указывается результат, за который говорят “Спасибо”. Шаблон письма выглядит вот так.
д) Благодарственное письмо за помощь (пример)
ИД “Скрепка” благодарит ИП Иванова И.И. за помощь в подготовке продающей презентации. Разработанная презентация произвела впечатление на потенциальных партнеров издательства и стала ключевой составляющей в закрытии сделки на сумму 15 млн. рублей. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Хорошая новость: при подготовке писем-кейсов нет жестких требований. Их можно писать в свободном стиле: в официально-деловом или в нейтральном, в разговорном — как угодно. Лично я сторонник нейтрального стиля, потому что, как уже писал, креативные ухищрения далеко не все могут понять и оценить. Главное — чтобы в письме фигурировали цифры и факты. На практике письмо может выглядеть вот так.
Кейс — это готовый маркетинговый инструмент, который свидетельствует о том, что человек, которого благодарят, умеет решать поставленную задачу и ориентируется на результат. Это ценится и производит впечатление куда сильнее. К слову, подход можно использовать и в бытовых ситуациях. Посмотрите другой образец.
е) Текст благодарности саду
Родительский комитет группы №1 выражает благодарность администрации ДДУ №1 и лично заведующей, Ивановой Анне Ивановне, за дополнительные меры, принятые для обеспечения безопасности воспитанников. По инициативе Ивановой А.И. детский сад был оборудован комплексной системой видеонаблюдения, а горки на площадках заменены на травмобезопасные.
Впрочем, в таких письмах есть нюанс. Если перегнуть палку с эмоциональной составляющей, можно получить противоположный эффект. На этом, к слову, основан весьма коварный принцип “смещения начальника”. Если интересно, напишите в комментариях — я расскажу о нем более подробно.
Если Вы хотите выразить искреннюю благодарность «живым языком», то пишите как чувствуете. Тогда письмо получится куда более эмоциональным и цепляющим. Например так.
ж) Живая благодарность (от души)
От всей души хочу поблагодарить администратора спортивного центра “ХХХХХ” Иванову Анну. Я потерял барсетку с документами и кошельком за день до отпуска и думал, что это конец. Анна не только организовала поиск, но и доставила пропажу ко мне на работу в течение 20 минут. Такого профессионализма и сервиса я еще не встречал. Спасибо огромное!
По такому же принципу можно писать благодарность воспитателю, курьеру, организации — кому угодно.
Письмо-кейс можно написать и лично. Но тогда это уже не будет публичный документ, и использовать его в качестве маркетингового инструмента не получится. Тайна частной переписки, как-никак.
3. Благодарственное письмо как косвенная реклама
Этот тип чем-то похож на кейсы. Но имеет одну ключевую особенность. В ходе предметного описания делается акцент на коммерческой составляющей товаров или услуг того, кто говорит “спасибо”. Прием достаточно хитрый. Посмотрите пример.
е) Благодарственное письмо учителю
Хочу сказать спасибо учителю информатики СШ №1, Иванову И.И., за то, что привил любовь к программированию и обучил его основам. Благодаря его базе я получил профессиональное образование и основал компанию “ЭВМ Солюшнз”, которая на сегодняшний день является одним из основных поставщиком услуг IT-аутсорсинга в Австралию и Сидней. Рекомендую Иванова И.И. как первоклассного преподавателя.
Другими словами, основная идея этого письма — это поблагодарить и рассказать о себе. И здесь особенно важно чувство меры. В противном случае получится некрасиво. Идеальный вариант: подчеркнуть достоинства того, кому пишете письмо и усилить эти достоинства своим продуктом. В реальности письмо может выглядеть вот так.
Наглядный пример того как можно и выразить благодарность, и рассказать об издании и организуемой выставке.
Как получить благодарственное письмо
Если с написанием все более-менее понятно, то встает вопрос: как получить благодарственное письмо, скажем, от клиента? Более того, не просто отзыв по электронной почте, а фирменный бланк с печатью и подписью. Здесь есть три варианта.
- Вариант №1: ждать, пока клиент сам предложит написать. Для этого нужно превзойти все ожидания, да и то вероятность такого исхода крайне низкая. Поэтому я этот вариант не рекомендую.
- Вариант №2: попросить написать благодарственное письмо. Неплохой вариант, но применять его нужно сразу после завершения работы, пока сильны впечатления. Впрочем, есть риск, что придется ждать вплоть до нескольких недель и постоянно напоминать.
- Вариант №3: написать текст самостоятельно и предложить клиенту отредактировать его, распечатать на фирменном бланке и подписать. Аналог варианта 2, но куда более быстрый в реализации.
Как разместить письма благодарности на сайте
Если Вы планируете использовать благодарности клиентов как маркетинговый инструмент и размещать на сайте, то обратите внимание на следующую карту кликов. Я наблюдаю ее и на своем сайте, и на сайтах некоторых клиентов, которые также используют этот маркетинговый рычаг.
Больше всего кликов и просмотров получает первое письмо. Поэтому убедитесь, что оно наиболее ярко раскрывает Вашу экспертизу. Например, у себя на сайте я поставил письмо с отзывом на копирайтинг для сложных IT-услуг, поскольку ко мне часто приходят клиенты именно из этого сегмента. И, да, как видите, рекомендательные письма читают.
Шаблон благодарственного письма, чтобы скачать
Чтобы вам было проще, я подготовил бланк письма благодарности (образец) в системе Google Docs. Вы можете создать копию на своем Google Диске, изменить текст, скачать или распечатать.
Прямая ссылка на бланк, чтобы скачать в формате DOCX, PDF, RTF.
Выводы
Как и любой текст в копирайтинге, благодарственное письмо должно решать поставленную задачу. Если Вы хотите, чтобы оно работало на продажи — используйте подход кейсов. Если хотите взаимную выгоду — используйте кейсы с косвенной рекламой. Если просто хотите сказать спасибо без обязательств и ответственности — используйте шаблонные решения. Они простые, но эффективные.
Как видите, ничего сложного здесь нет. Пробуйте, и у Вас все получится!
Искренне Ваш, Даниил Шардаков.