Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Уметь писать деловые письма — нужный навык для каждого, поскольку он может пригодиться как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, чтобы обратиться в государственный орган или к должностному лицу за помощью. Поэтому разберем, как правильно составить текст с просьбой, дадим полезные образцы.
В каких случаях пишется
Одним из самых распространенных видов деловых писем является просьба или ходатайство. Давайте разберем, в каком случае пишется просьба. Обычно ее составляют, чтобы сподвигнуть какое-либо должностное лицо, руководство организации или иное лицо, обладающее необходимыми полномочиями, к решению вопроса в пользу просителя и подразумевает действие. Просителем вправе выступать как представитель юридического лица, так и обычный гражданин для решения частных задач. А цели обращения юрлиц могут быть, например, такими:
- предоставление отсрочки по оплате долга;
- снижение стоимости аренды помещения;
- выделение средств на оплату проекта;
- содействие в разрешении сложной ситуации;
- продление срока при исполнении каких-либо юридических действий.
Для сведения: как учитывается и облагается налогами спонсорская помощь
Как составить письмо-просьбу
Если мы говорим о крупной компании, то там, скорее всего, существует локальный акт, устанавливающий требования к тому, как составить текст с просьбой. В остальных случаях стоит придерживаться общих правил делопроизводства, актуальных по отношению ко всем официальным документам. Для начала важно соблюсти структуру документа, состоящую из:
- шапки (кто к кому обращается, с обязательным указанием должности, названия организации и Ф.И.О. как адресата, так и просителя, контактный номер, если обращается физлицо);
- основной, просительной части (непосредственное описание ситуации, просьба о помощи в ее разрешении, приведение аргументов). Если вопрос, которого касается прошение, не слишком сложный, приступите сразу к сути. Если ситуация требует пояснений, начните со ссылок на законы и нормативные акты, судебную практику, приведите сначала весомые аргументы, в итоге изложите просьбу. Не забудьте начать с уважительного обращения по имени, отчеству (Уважаемый Иван Иванович!) или приветствия (Добрый день!);
- заключительной части (сюда входят приложения (если есть), должность и подпись с расшифровкой заявителя, дата составления. Юрлицо указывает Ф.И.О. исполнителя и его контактный номер).
Если ходатайство направляет юридическое лицо, используйте бланк компании с указанием данных о компании в полном объеме — название, ОГРН, ИНН, КПП, юр. адрес и другая важная для идентификации просителя информация. Между шапкой и обращением к адресату указывают название письма (письмо-прошение).
Этот вид писем не предполагает проставление печати на подписи заявителя, однако некоторые организации ее ставят, чтобы придать весомость документу.
Надо знать: требования к оформлению документации
Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями
Предлагаем вашему вниманию актуальные варианты составления для использования в работе. Рассмотрим пример официального письма-просьбы.
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН/КПП 1234567890/121001001
ОГРН 2323454567001 ОКПО 90100101
адрес: 456789, пр. Замечательный, д. 1
Генеральному директору ООО «Звезда»
Иванову И.И.
456789, пр. Замечательный, д. 3
Генерального директора ООО «Ppt.ru»
Петрова П.П.
Письмо-прошение № 1 от 10.04.2023
Уважаемый Иван Иванович!
Между ООО «Ppt.ru» и ООО «Звезда» 10.03.2022заключен договор № 13 об аренде нежилого помещения, расположенного по адресу: Челябинская обл., Озерск, пр. Замечательный, д. 1, сроком на 1 год, предусматривающий пролонгацию. В указанном помещении размещается магазин непродовольственных товаров.
Ввиду сложной экономической ситуации, сложившейся из-за санкций, роста курса валют и снижения покупательской способности населения, компания несет убытки.
За время сотрудничества у нас сложились прекрасные деловые отношения, основанные на добросовестном исполнении обязательств и взаимовыгодном партнерстве. Учитывая изложенное, просим с пониманием отнестись к сложившейся ситуации, снизив арендную плату на 15%.
Выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество и нахождение обоюдно выгодного оптимального коммерческого решения.
Генеральный директор П.П. Петров
Исп. П.П. Пэпэтэшина
123-45-67
Это пример письма в другую коммерческую организацию, установленной формы нет, составлен свободно, структура, описанная выше, соблюдена.
Теперь посмотрим пример письма-просьбы в администрацию. Форма обращения такая же, но есть нюанс. Обращаясь к государственным чиновникам, должностным лицам, в бюджетные учреждения, используйте более официальную стилистику, нейтральное изложение фактов, принцип «аргумент-просьба», не забывайте придерживаться логики в изложении.
Главе государственной администрации
Г. Иваново
Ивановой Н.П.
от Пэпэтэшина П.П.,
Проживающего по адресу: Садоводство-1
Иваново г., участок 87
тел.: 123-45-67
Письмо-прошение
Уважаемая Наталья Петровна!
Я являюсь собственником дачного участка, расположенного по вышеуказанному адресу, с 2022 года. Обращаюсь к Вам для решения проблемы, связанной с ремонтом дачной дороги, расположенной вдоль всего садоводства. После зимы дорога в рытвинах и ямах, отсутствуют куски асфальта и пешеходная зона отсутствует, что влечет невозможность использования как личного транспорта, так и прохода пешком до автобусной остановки. Жизнь и здоровье садоводов, которые пользуются этой дорогой, подвергаются опасности. Учитывая изложенное, прошу рассмотреть мое прошение и решить вопрос с ремонтом дороги. Прошу дать письменный ответ на мое обращение в кратчайший срок.
Приложение: фото на 3 листах.
10.04.2023 П.П. Пэпэтэшина
Рассмотрев образец просьбы к главе, вы убедились, как полезно уметь писать ходатайства? Это еще не все, мы подготовили для вас еще несколько полезных примеров.
Не забывайте об оформлении: выровняйте текст, выбирайте 12-14 шрифт с интервалом 1-1,5. Выделяйте абзацы, одна мысль — один абзац. Обратите внимание, насколько читаем выбранный шрифт, чаще всего используется Times New Roman.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Яценко Виктория
Юрист по трудовому праву
Эксперт по трудовому праву и кадровым вопросам. Последние 7 лет работала инспектором по труду. Более 16 лет посвятила государственной службе. С 2017 года автор статей на кадровые темы для профильных изданий и сайтов.
Все статьи автора
Как правильно написать письмо-просьбу
Письмо-просьба — это документ, в котором содержится обращение с предложением содействия, прошение о предоставлении документов, отсрочке и т.д. Составляется в рамках договорных отношений или без них.
В каких случаях пишется
В локальном нормативном акте организацией утверждается образец делового письма с просьбой, который используется в следующих целях:
- для предложения взаимовыгодного сотрудничества;
- для оформления прошения о предоставлении отсрочки, скидки, снижении арендной платы, оплате задолженности в рамках договорных отношений;
- для составления просьбы в государственные органы о продлении сроков представления документов, исполнения других обязанностей.
Как составить письмо-просьбу
Документ рекомендуется составлять на официальном бланке компании или указывать полные данные, реквизиты, контакты ответственных лиц для оперативной обратной связи.
Структура письма:
- шапка с данными адресата и адресанта, наименованием формы;
- основная часть с изложением просьбы к адресату, выделенная отдельным блоком, и ее причины;
- заключительная с перечнем приложений (при их наличии), подписью уполномоченного лица, печатью, датой.
Данные, которые указываются в письме:
- наименование и реквизиты предприятия-получателя, фамилия, имя, отчество руководителя, адрес;
- данные о компании-отправителе с указанием полных данных в целях идентификации: наименование, ИНН, ОГРН и другие реквизиты;
- обращение к адресанту;
- вкратце суть просьбы;
- в основной части излагается суть обращения более подробно с объяснением причин. Например, если контрагент просит о скидке или отсрочке исполнения договора, то он указывает на финансовые трудности, неисполнение договоров другими партнерами, экономический кризис и т.д.;
- перечень прилагаемых документов для обоснования просьбы;
- дата, подпись руководителя, который уполномочен на составление такой документации. Использование печати не является обязательным в соответствии с законодательством, но ставить ее рекомендуется в целях придания документу юридической силы;
- указание на исполнителя, составителя письма с предоставлением контактной информации для оперативной связи по вопросу.
Рекомендации по составлению письма:
- использовать официальный бланк и печать для придания солидности корреспонденции. В корпоративном документообороте принято использовать бланки, которые сразу дают информацию об отправителе, печать заверяет документ;
- использование персонального обращения к руководителю адресанта по имени и отчеству;
- использование структуры и выделения для более простого и удобного ознакомления с предоставляемой информацией;
- краткое изложение сути и выделение этого реквизита. Использование конструктивной лексики для краткой формулировки (содействие, сотрудничество и т.д.). Если письмо адресуется к неограниченному количеству лиц, то используется соответствующее обращение («Уважаемые коллеги» и т.д.);
- краткое изложение сути письма деловым языком без использования сленга, канцелярита;
- указание на историю взаимоотношений;
- обоснование прошения, предложение по возможности встречного исполнения, которое может быть интересно адресанту;
- указание на иные выгоды, которые способны заинтересовать получателя (реклама, упоминание в прессе и т.д.);
- предоставление достоверной информации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Вот образец, как правильно пишется просьба в рамках деловых взаимоотношений.
Общество с ограниченной ответственностью «clubtk.ru»
ОГРН/ ОКПО 1234567891011/ 12345678
ИНН/КПП 1213141516/111111111
123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1
Директору ООО «Цветы»
Расковалову И.И.
г. Санкт-Петербург, ул. Истины, 2
О предложении содействия
Уважаемый Иван Иванович!
Между ООО «clubtk.ru» и ООО «Цветы» заключен договор поставки товара № 3 от 20.10.2020 на год с возможностью ежегодного продления.
В целях долговременного и эффективного сотрудничества прошу Вас разместить информацию об ООО «clubtk.ru» на официальном сайте ООО «Цветы» как о постоянном партнере ООО «Цветы». В свою очередь гарантирую размещение аналогичной информации на сайте ООО «clubtk.ru».
Приложения:
- Копия договора.
- Копия электронной страницы сайта с примером размещаемой информации.
Директор А.В. Викторов
Исп. маркетолог П.П. Петров
т. 23-23-23
И этот пример — образец, как составить письмо-просьбу в государственные органы. Унифицированный бланк не утвержден, документ составляется в свободной форме.
Глушенкова Юлия
Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.
38
Публикаций
1664
Дней на портале
1
Комментариев
Автор месяца
Чупракова Светлана
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — это документ организации, в котором сотрудник ставит подпись после прочтения и изучения основных бумаг, регламентирующих организационную деятельность компании.
Читать дальше
Доверенность на право подписи электронной подписью — это документ, подтверждающий полномочия сотрудника подписывать ЭП документацию организации.
Читать дальше
Легализация документов — это наделение официальных бумаг юридической силой на территории другого государства.
Читать дальше
Показать еще
Вы работаете в сфере бизнеса? Вам часто приходится вести деловую переписку с поставщиками, покупателями, налоговой службой или другими госораганми? Если да, то эта статья будет вам полезна. Каждому бухгалтеру приходилось писать деловое письмо, но при его составлении могли возникать вопросы. Грамотное составление деловых писем говорит о высоком уровне профессионализма как бухгалтера, так и компании.
Содержание
- Как написать деловое письмо
- Оформление делового письма на бумажном носителе
- Деловая переписка по E-mail
- Словарик для бухгалтера
Как написать деловое письмо
Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.
Существует несколько видов деловой переписки, а именно:
- циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
- письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
- гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
- рекламация (претензия);
- сопроводительные письма и т.д.
Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.
Главные отличия:
- Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
- Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
- Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
- Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
- Соблюдение субординации.
- Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
- Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.
Оформление делового письма на бумажном носителе
- Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу.
- Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо.
- Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество.
- Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование. В каждом абзаце содержится один аспект информации. Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация.
Пример вступления и основной части:
Генеральному директору
ООО «СтройМедПром»
Казанцеву В.О.
От Ярыгина П.Н.
ул. Лесная 33, Г. Пермь
(Тут также могут быть информационные элементы организации)
(тема) О выполнении условий договора
Уважаемый Виктор Олегович!
(Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности…
Важно! Документы необходимо заверить нотариусом.
- Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
- Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
- Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
- Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:
В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!
Приложение 1 «Документ-договор»
Приложении 2 «Договор соглашение»
Заместитель директора Ярыгин П.Н. (подпись)
25.07.2018
Деловая переписка по E-mail
Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.
Основные правила:
- Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
- В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
- Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
- Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
- Будьте вежливы даже онлайн.
- Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
- Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
- В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.
Словарик для бухгалтера
В арсенале бухгалтера должны быть универсальные стандартные фразы для каждой части письма. Рассмотрим типовые фразы для написания делового письма.
Благодарность: Пишем вам, чтобы поблагодарить за…/ Благодарю за сообщения, что…/ я очень благодарна вам за помощь…
Извинения: К большому сожалению сообщаем, что…/ Приносим свои извинения…/ Прошу извинить нас за то, что…
Выражения удовлетворения: Мы очень рады, что…/С удовольствием…/ Нам было приятно узнать из Вашего письма, что Вы решили…/Мы ценим вашу позицию.
Выражения неудовлетворения: Я боюсь, мы должны расторгнуть договор, потому что…/ Мы не удовлетворены предложенными Вами условиями…/Это вызывает цепь определенных затруднений.
Просьбы: Мы были бы Вам обязаны, если Вы…/ Просим Вас сообщить нам о…/ Прошу принять все необходимые меры для…/ Просим у Вас некоторую дополнительную информацию о…/ Мы будем рады, если…
Подтверждение получения письма: Мы получили Ваше письмо от…/ Благодарим Вас за Ваше письмо от…
Ссылки на предыдущие контакты: В дополнение к нашему письму от… мы…/ Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…/В дополнение телефонного разговора высылаем Вам…
Вопросы: Я был бы рад узнать…/ Не сочтете ли возможным сообщить мне…/Будем рады, если Вы напишете нам о том, что касается…/ Могу я надеяться на…?
Извещения: Разрешите напомнить Вам…/ Примите, пожалуйста, к сведению, что…/ Я бы хотел сообщить Вам, что наша фирма намеревается…
Надежда на скорый контакт: Мы очень рассчитываем на Ваш ответ/ Я буду надеяться что Вы ответите при первой же возможности/ Жду скорого ответа.
Дальнейший контакт: Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам/ Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.
Не забывайте, что деловая переписка показывает ваш уровень и уровень вашей компании. Внимательно подходите к оформлению и составлению писем. Одного взгляда достаточно, для составления мнения о компании. Знание конкретных правил поможет оставить приятное впечатление о фирме и человека. Надеемся, что информация, полученная в статье, будет полезной для вашей карьеры.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Шаблоны и формы
Как правильно составить письмо-обращение с просьбой
В процессе хозяйственной деятельности письмо-обращение с просьбой составляют для официальной переписки с партнерами и контрагентами. Рассказываем правила составления и оформления такого обращения.
В каких случаях пишется письмо-просьба
Организации в процессе работы взаимодействуют с контрагентами, органами местного самоуправления, с бюджетными учреждениями. Причины взаимодействия разнообразны: от официальных переговоров по сделкам до обращений за содействием в решении вопросов.
Наиболее распространенные причины обращений:
- заказ образцов продукции;
- просьба о совместной работе в решении задачи;
- предложение сотрудничества;
- запрос сведений и пр.
Как правильно составить обращение
Единый образец делового письма с просьбой на законодательном уровне не утвержден, поскольку организации ведут документооборот по внутренним правилам.
Юрлицо или предприниматель вправе ориентироваться на требования ГОСТов при составлении деловых бумаг или закрепить собственные требования локальным нормативным актом. Закрепление правил составления бумаг необязательно для хозяйствующего субъекта.
Если в организации утвержден образец прошения — работники составляют письма по единому шаблону.
Вот правила, которые соблюдают при составлении письменного обращения:
- Используйте фирменный бланк. Если его нет — документ составляют на чистом листе А4.
- В верхней части обращения размещают сведения об организации-составителе: название, адрес, ИНН, контактные данные.
- Далее указывают получателя письма: наименование организации, должность и ФИО получателя или наименование отдела.
- Указывают дату составления, исходящий номер.
- Вносят название письма: «обращение, запрос» и пр.
- Далее составляют текст письма.
При составлении текста придерживайтесь алгоритма:
- Просьбу начинают с обращения: «уважаемый руководитель, уважаемый партнер» и пр. Если известны ФИО и должность получателя документа — обращайтесь по имени и отчеству.
- Текст начинают с объяснения причины обращения: «ввиду наличия у вашей компании необходимых навыков», «учитывая многолетнее сотрудничество» и пр. Необходимо подробно описать ситуацию, послужившую причиной для направления письма. Рекомендуем придерживаться уважительного стиля изложения.
- Далее излагают просьбу. Если обращение предполагает несколько действий от контрагента, то их нумеруют и излагают последовательно.
- Обращение завершают так: «с уважением, (ФИО подписанта)».
При необходимости к письму прилагают документы, которые потребуются контрагенту для ответа на ваш запрос.
Если в организации утвержден образец письма с просьбой оказать содействие – придерживайтесь утвержденного оформления. При отсутствии соблюдайте рекомендации:
- Выравнивание текста по ширине.
- Шрифт 12–14.
- Междустрочный интервал 1–1,5.
- Соблюдайте абзацы.
- Не используйте большое количество выделений одновременно: курсив, подчеркивание, жирный шрифт. Если хотите обратить внимание на часть текста — используйте смысловое выделение или вынесите мысль в отдельный абзац.
Готовый документ подписывает руководитель или иное должностное лицо. Рекомендуем оставить контакт исполнителя документа.
Примеры писем в разные инстанции
Вот образец, как правильно пишется просьба о выделении денежных средств:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Адрес: г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1
Тел. 8-980-111-11-11
Комитет дополнительного образования
Адрес: г. Москва, 2-й Бюджетный проезд, д. 1
Уважаемый Петр Иванович!
Учитывая многолетнюю помощь и поддержку Комитетом нашего учреждения, обращаемся к вам с просьбой о выделении денежных средств.
В нашем здании заменены окна во всех кабинетах, кроме кабинета № 14. В нем установлены деревянные окна. Рамы критически изношены. Зимой в кабинете очень холодно — дети простывают.
Просим вас оказать содействие в замене окон на современные пластиковые стеклопакеты.
С уважением, директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Иванов / Иванов И. И.
Вот образец письма-обращения к руководителю учреждения:
Об авторе статьи
Челозерцева Александра
Юрист по корпоративным вопросам.
В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Вместе с эти материалом часто ищут:
Когда ответчик не согласен с заочным решением суда, то он вправе его оспорить. Потребуется подать заявление об отмене заочного решения с учетом требований процессуального законодательства. Рассказываем, как его правильно составить.
1 февраля 2023
Карточка предприятия — это необязательный документ, который ведут в целях сбора актуальной информации о контрагенте. Какие сведения в него включать, решают в компании самостоятельно.
11 октября 2021
График уборки помещений при коронавирусе — это документ, в котором расписывается порядок обработки поверхностей в помещении. Для школ такая дезинфекция имеет определенные особенности.
2 сентября 2021
При трудоустройстве в органы внутренних дел требуют предъявить не только необходимые документы, но и автобиографию в МВД об этапах жизни и опыте, который пригодится на службе. Рассказываем, как правильно ее составить, на конкретных примерах и образцах.
11 января 2023