Как составить должностную инструкцию казахстан

      В соответствии с подпунктом 13) пункта 2 статьи 5 и статьей 31 Закона Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года «О государственной службе Республики Казахстан» ПРИКАЗЫВАЮ:

      1. Утвердить прилагаемые Правила разработки и утверждения должностной инструкции административного государственного служащего.

      2. Признать утратившим силу приказ Министра по делам государственной службы Республики Казахстан от 29 декабря 2015 года № 9 «Об утверждении Правил разработки и утверждения должностной инструкции административного государственного служащего» (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 12650, опубликованный 15 января 2016 года в информационно-правовой системе «Әділет»).

      3. Департаменту государственной службы Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы и противодействию коррупции в установленном законодательством порядке обеспечить:

      1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

      2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан направление на официальное опубликование в информационно-правовой системе «Әділет»;

      3) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения «Республиканский центр правовой информации Министерства юстиции Республики Казахстан» для размещения в Эталонном контрольном банке нормативных правовых актов Республики Казахстан;

      4) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы и противодействию коррупции.

      4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы и противодействию коррупции, курирующего вопросы государственной службы.

      5. Настоящий приказ вводится в действие со дня его первого официального опубликования.

Председатель Агентства
Республики Казахстан по делам
государственной службы и
противодействию коррупции	К. Кожамжаров

Утверждены приказом Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы и противодействию коррупции от 21 октября 2016 года № 20

Правила
разработки и утверждения должностной инструкции
административного государственного служащего
Глава 1. Общие положения

      1. Настоящие Правила разработки и утверждения должностной инструкции административного государственного служащего (далее – Правила) разработаны в соответствии с подпунктом 13) пункта 2 статьи 5 и статьей 31 Закона Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года «О государственной службе Республики Казахстан» и определяют порядок разработки, утверждения должностной инструкции.

      2. Должностная инструкция отражает вытекающие из установленных Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года «О государственной службе Республики Казахстан» и иным законодательством Республики Казахстан должностные полномочия и ответственность административных государственных служащих, определяемых на основе квалификационных требований, и содержит конкретный перечень функций, исполнение которых возлагается на государственную должность.

      3. Должностная инструкция включает в себя положения, направленные на реализацию административным государственным служащим стратегического плана государственного органа и достижение поставленных в нем целей, задач и индикаторов, имеющих непосредственное отношение к структурному подразделению, в котором состоит административный государственный служащий.

Глава 2. Порядок разработки и утверждения должностной
инструкции

      4. Должностная инструкция разрабатывается структурным подразделением государственного органа, в котором осуществляет деятельность административный государственный служащий.

      5. Проект должностной инструкции полистно парафируется непосредственным руководителем административного государственного служащего.

      Служба управления персоналом (кадровая служба) обеспечивает общую координацию по разработке должностной инструкции, а также вносит ее на утверждение должностному лицу, имеющему право назначения на государственную должность и освобождения от государственной должности.

      6. Служба управления персоналом (кадровая служба) ознакамливает административного государственного служащего с его должностной инструкцией под роспись в течение трех рабочих дней после занятия должности административным государственным служащим, а также в течение трех рабочих дней после утверждения должностной инструкции в новой редакции или утверждения изменений и дополнений, внесенных в должностную инструкцию, с предоставлением административному государственному служащему копии должностной инструкции, акта о внесении изменений и дополнений в должностную инструкцию.

      7. Должностная инструкция на постоянной основе рассматривается структурным подразделением на предмет необходимости внесения соответствующих поправок.

      8. Поправки в должностную инструкцию готовятся структурным подразделением по поручению руководства государственного органа либо по инициативе структурного подразделения и утверждаются лицом, имеющим право назначения на государственную должность и освобождения от государственной должности.

      9. При возложении исполнения должностных обязанностей административного государственного служащего на другое лицо, в том числе на период отпуска основного административного государственного служащего, данное лицо ознакамливается службой управления персоналом (кадровой службой) с должностной инструкцией административного государственного служащего под роспись в течение трех рабочих дней со дня возложения на него исполнения обязанностей административного государственного служащего.

Глава 3. Содержание должностной инструкции

      10. Должностная инструкция оформляется по форме согласно приложению к настоящим Правилам.

      В должностной инструкции указываются наименования государственного органа, структурного подразделения, должности, реквизиты документа об утверждении данной инструкции.

      11. В разделе «Общие положения» указываются:

      1) основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых административный государственный служащий осуществляет свою деятельность и реализует свои полномочия;

      2) перечень структурных подразделений и должностей, непосредственно подчиненных данному административному государственному служащему (при наличии);

      3) взаимозаменяемость при временном отсутствии основного работника.

      12. В разделе «Права» указывается возможность совершать административным государственным служащим определенные действия, требовать определенного поведения (действий или воздержания от совершения действий) от других лиц в процессе своей деятельности по выполнению возложенных на него задач и обязанностей.

      В разделе отражаются права административного государственного служащего, которыми он обладает при исполнении возложенных на него обязанностей, в том числе по осуществлению мероприятий, направленных на реализацию следующих функций:

      1) организационно-распорядительных;

      2) административно-хозяйственных;

      3) представителя власти;

      4) контроля и проверочных мероприятий;

      5) по подготовке и принятию решений о распределении бюджетных средств;

      6) по осуществлению государственных закупок;

      7) по выдаче разрешительных документов;

      по подготовке и принятию решений о выплатах;

      9) по предоставлению государственных услуг.

      Допускается конкретизация прав административного государственного служащего с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей.

      13. В разделе «Обязанности» указывается круг действий административного государственного служащего, выполнение которых обязательно данным лицом, в целях реализации задач и функций структурного подразделения государственного органа, реализации предоставленных ему прав, а также указываются обязанности административного государственного служащего по воздержанию от совершения определенных действий.

      При выполнении работ по оказанию государственных услуг административным государственным служащим в его должностной инструкции отражаются обязанности по соблюдению соответствующих стандартов и регламентов оказания государственных услуг, соблюдению административных процедур.

      14. В разделе «Ответственность» отражается обязанность административного государственного служащего персонально отвечать за организацию и исполнение поставленных перед ним задач и возложенных на него полномочий, соблюдению норм служебной этики государственных служащих, ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе Республики Казахстан, за несвоевременное, некачественное и ненадлежащее исполнение либо нарушение и/или несоблюдение которых наступают различные виды юридической ответственности.

	Приложение к Правилам разработки и  утверждения должностной  инструкции административного
	государственного служащего
	Форма
	«УТВЕРЖДАЮ» ____________________________ (Ф.И.О. (при его наличии) должностного лица, имеющего право назначения на государственную должность и освобождения от государственной должности) ____________________________ (наименование, дата, номер акта государственного органа)

                              Должностная инструкция

      Сноска. Приложение — в редакции приказа Председателя Агентства РК по делам государственной службы от 30.09.2020 № 151 (вводится в действие со дня его первого официального опубликования).

      ________________________________________________________________________
      (полное наименование должности административного государственного служащего и
      структурного подразделения государственного органа по штатному расписанию)

      1. Общие положения

      2. Права __________________________________________________________________
                              (наименование должности)
3. Обязанности __________________________________________________________________
                              (наименование должности)
4. Ответственность ______________________________________________________________
                              (наименование должности)

      При увольнении с занимаемой должности вверенное работодателем имущество, имеющаяся служебная документация согласно номенклатуре дел и перечисленным выше обязанностям, а также по завершенным и текущим проектам будут переданы мною государственному служащему, определяемому непосредственным руководителем.

      Ознакомлен(а):
_______________________________________________________________________________
      (фамилия, имя, отчество (при его наличии) административного государственного
                              служащего, подпись, дата)

Если Вы обнаружили на странице ошибку, выделите мышью слово или фразу и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter

Скачать актуальные версии должностных инструкций для различных профессий вы можете на этой странице.

Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, издаваемым работодателем в целях регламентирования основных функций, обязанностей, прав и ответственности работника организации, а также квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой работником должности. 

Документ составляется по каждой штатной должности организации и в обязательном порядке предоставляется работнику для ознакомления.

Грамотно разработанные должностные инструкции:

• обеспечивают рациональное распределение труда между работниками организации;
• способствуют разрешению возникающих трудовых споров;
• повышают надежность выполнения поставленных перед работниками задач, личную и коллективную ответственность работников;
• закрепляют правовой статус и место работников в системе управления;
• являются правовой основой для оценки результатов труда работников, принятия решений по вопросам дисциплинарной и материальной ответственности.

При составлении документа разработчик должен использовать:

• акты организации (Устав, организационную структуру, штатное расписание, положение о подразделении и другие документы, относящиеся к деятельности соответствующего подразделения);
• Трудовой кодекс РК;
• Типовые квалификационные характеристики:
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС);
• Профессиональные стандарты, утвержденные уполномоченными государственными органами;
• нормативные правовые акты, регламентирующие сферу деятельности соответствующего подразделения.

Положение о подразделении и должностные инструкции должны быть взаимосвязанными, дополняющими друг друга документами.

Должностные инструкции устанавливают распределение должностных обязанностей между членами трудового коллектива подразделения, определяют содержание и специфику деятельности работника по каждой отдельной должности исходя из общего объема функций подразделения, закрепленного в положении.

Руководители структурных подразделений обеспечивают разработку должностных инструкций на каждую должность, состоящую в структуре (штате) подчиненных подразделений, ознакомление членов трудового коллектива с положением о подразделении и должностными инструкциями «под подпись», в том числе при временном замещении должности работником (по совместительству, при выполнении обязанностей временно отсутствующего работника либо по иным основаниям).

Документ в обязательном порядке согласуется (визируется) руководителем соответствующего структурного подразделения, руководителями сектора управления персоналом, сектора правовой работы, службы менеджмента качества и другими заинтересованными должностными лицами, которые имеют право давать методические указания работнику помимо непосредственного руководителя.

Пересмотр должностных инструкций осуществляется при изменении структуры, штатного расписания, квалификационных требований, а также при изменении фактических производственных процессов подразделения.

Хранение и учет оригиналов должностных инструкций осуществляет сектор управления персоналом организации. Копии, заверенные руководителем сектора управления персоналом хранятся у руководителей структурных подразделений и используются ими в текущей работе структурных подразделений.

Документ обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

В данном разделе указываются:

• должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней;
• название структурного подразделения, подчиненность работника, категория персонала;
• порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;
• порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника.

2. Требования к квалификации

В данном разделе необходимо определить основные требования к уровню квалификации и профессиональной подготовки работника, требования к стажу работы, необходимые ему для надлежащего выполнения своих должностных обязанностей.

При заполнении данного пункта необходимо учитывать:

• задачи и функции подразделения;
• специфику трудовой деятельности работника в рамках занимаемой должности;
• Типовые квалификационные характеристики, раздел «Требования к квалификации»;
• требования к квалификации отдельных категорий работников, определенные действующим законодательством.

Также в данном разделе необходимо изложить обязательные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и навыков, необходимых ему для надлежащего выполнения своих должностных обязанностей.

При заполнении должны учитываться:

• присущие подразделению особенности организации труда и управления;
• специфика должностных обязанностей работника в рамках занимаемой должности,
• Типовые квалификационные характеристики, раздел «Должен знать».

3. Должностные обязанности

В данном разделе необходимо привести подробный перечень основных должностных обязанностей работника: направления деятельности, предмет его ведения, участок работы, с учетом:

• целей и задач, поставленных перед подразделением;
• специфики деятельности подразделения, его структуры и штатной численности;
• специфики трудовой деятельности работника в рамках занимаемой должности;
• Типовых квалификационных характеристик, раздел «Должностные обязанности».

Необходимо учитывать, что в Типовых квалификационных характеристиках представлены наиболее характерные для каждой должности виды работ. В этой связи, при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

Должностные инструкции по всем должностям, состоящим в структуре подразделения, должны охватывать все функции, установленные для структурного подразделения, в полной мере обеспечивать реализацию целей и задач, поставленных перед подразделением.

При необходимости, обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Основные требования к заполнению данного раздела:

• должностные обязанности должны быть сформулированы максимально четко, чтобы обозначить конкретные действия (функции) работника, позволяющие решать поставленные перед подразделением задачи и исключить их неоднозначное понимание и толкование;
• обязанности должны быть изложены максимально полно, на основе всестороннего анализа деятельности подразделения и его штатной численности;
• обязанности работника должны быть увязаны с функциями подразделения и должностными обязанностями других работников подразделения;
• обязанности должны быть сформулированы таким образом, чтобы имелась возможность оценить результаты трудовой деятельности работника;
• обязанности не должны выходить за пределы задач подразделения.

4. Права

В данном разделе описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.

5. Ответственность

В данном разделе указываются виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и других внутренних актов работодателя, за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.

В соответствии со статьей 23 Трудового кодекса РК, работодатель обязан знакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка в организации, иными актами работодателя, имеющими непосредственное отношение к работе (трудовой функции) работника, и коллективным договором.

Существует два способа ознакомления работника с должностной инструкцией:

1. Должностная инструкция оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр отдается работнику, второй остается у работодателя.

2. Должностная инструкция оформляется в одном экземпляре. Ф.И.О., должность, подпись работника и дата ознакомления проставляются в приложении к должностной инструкции «Листе ознакомления».

Как самостоятельно разработать должностную инструкцию?

В пик расцвета космодрома Байконур на него стало прибывать столько груза, что на шоссе, идущем с ближайшей станции, потребовалось установить шлагбаум. Написали объявление: «Срочно требуется дежурный переезда. Оклад такой-то». Повесили объявление в пристанционном поселке, но, поскольку оплата была небольшой, а от самой работы не веяло какой-либо значительностью, местные жители проигнорировали его. Целый месяц никто не приходил в отдел кадров. Тогда в поселке появилось новое объявление: «Требуется начальник шлагбаума». Наутро в отделе кадров было столпотворение…

Скрытое управление человеком. Шейнов Виктор Павлович

Заголовок

Номер документа

Дата издания

Гриф утверждения

Преамбула

Общие положения

Должностные обязанности

Что должен знать?

Какие имеет права и обязанности?

За что несет ответственность и в каком объеме?

Гриф согласования с ответственным специалистом

Отметку работника об ознакомлении с должностной инструкцией.

 
2. Присваиваем порядковый номер

 
3. Дальше я указываю, на основании каких нормативных актов составлен документ. Указываем наименование, номер и дату принятия документа. Это может быть как внешний – нормативный акт, так и внутренний – локальный.

 
4. Создаем описательную часть. Здесь указываются данные о том, к какой категории относится работник. Каким образованием должен обладать для трудоустройства, какой стаж в годах должен иметь. Указываем подчиненность и заполняем один из самых важных разделов – что должен знать работник для осуществления своих должностных обязанностей.

 
5. Один из самых больших разделов документа и самый подробный – это должностные обязанности работника. Сюда включаем все обязанности, которые выполняет ваш работник на своем рабочем месте и за что несет ответственность.

 
6. Расписываем раздел «Права и обязанности работника». Здесь подробно останавливаться не буду, приведу небольшой пример:

7. Если права и обязанности довольно стандартный раздел, то на разделе «Ответственность работника» я бы остановилась подробнее. Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей и требований законодательства.

 
В данном разделе должностной инструкции можно как ограничиться общими отсылками к нормам законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

8. Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. Но мы же с вами говорим про малый бизнес. Поэтому такой документ нужно согласовывать с главным бухгалтером.

 
9. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

10. В последнюю очередь проставляется отметка об ознакомлении работника с должностной инструкцией на рабочее место. Я для этих целей использую Лист ознакомления с должностной инструкций, который оформляется как:

 
Окончательное оформление должностной инструкции:

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в бухгалтерии (отделе кадров) организации в 75 лет.

Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения организации.

По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие подразделения организации.

1. в соответствии с подпунктом 6 пункта 2 статьи 23 ТК РК Работодатель обязан знакомить Работника с правилами внутреннего трудового распорядка в организации, иными актами работодателя, имеющими непосредственное отношение к работе (трудовой функции) работника, и коллективным договором.
2. в соответствии с подпунктом 1) пункта 2 статьи 22 ТК РК Работник обязан выполнять трудовые обязанности в соответствии с соглашениями, трудовым, коллективным договорами, актами работодателя.

При этом трудовые обязанности – это обязательства работника и работодателя, обусловленные нормативными правовыми актами Республики Казахстан, актом работодателя, трудовым, коллективным договорами (подпункт 28) пункта 1 статьи 1 ТК РК).

Зачастую, актом Работодателя, содержащим трудовые обязанности, является должностная инструкция. При этом должностные обязанности Работника могут быть прописаны и непосредственно в трудовом договоре, и (или) в должностной инструкции.

Разработка и содержание должностной инструкции

Должностная инструкция — это документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей Работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и ответственности.

Важно: чем подробнее, четче и конкретнее будут прописаны в должностной инструкции персональные обязанности, задачи, права, подчиненность, ответственность работника, тем полезнее такая инструкция для Работодателя. Это позволит избежать трудовых споров либо решать их конструктивно на начальном этапе. Это возможность качественно проводить аттестацию работников, это возможность доказать, что к Работнику законно были применены меры дисциплинарного взыскания за неисполнение его трудовых обязанностей, это возможность эффективно распределить обязанности между работниками и т.п.

Должностная инструкция, как правило, составляется для должности, но при необходимости возможна разработка и индивидуальной инструкции для конкретного работника. Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом либо приложением к трудовому договору. Должностная инструкция утверждается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом, и заверяется печатью Работодателя (при ее наличии).

Должностная инструкция составляется в произвольной форме, но при ее составлении следует учитывать требования следующих нормативных документов: Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих и Единого тарифно-квалификационного справочника  работ и профессий рабочих, тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих, где регламентированы основные должностные обязанности и квалификационные требования к конкретным должностям работников. Пункт 8 Статьи 101 ТК РК закрепил, что квалификационные требования к работникам и сложность определенных видов работ устанавливаются на основе профессиональных стандартов, а при их отсутствии на основе вышеуказанных актов, то есть они являются основой для разработки инструкций (по состоянию на октябрь 2015 года уполномоченным органом согласованы и утверждены  52 профессиональных стандарта (2 — для сферы туризма и гостеприимства, 5-для сферы образования, 7 — для сферы сельского хозяйства, 4 по транспорту (3 направления: ж/д, водный и автомобильный), 25 в сфере индустрии и торговли (энергетика, геология, металлургия и машиностроение), 15 в нефтегазовой отрасли, 1 МЧС по лифтовому хозяйству и эскалаторам).

Образец  должностной инструкции  Вы можете скачать пройдя по этой ссылке.

С должностной инструкцией ознакомить Работника необходимо при оформлении приема на работу, в идеале следует это сделать перед заключением трудового договора, чтобы Работник имел полное представление о том, что будет входить в его обязанности, а также в случае изменения должностных обязанностей, расширения круга обязанностей (например, при совмещении должностей, переводе на другую работу и т.д.). Факт ознакомления с инструкцией необходимо подтвердить подписью работника, а также следует и ему под роспись выдать второй оригинальный (заверенный) экземпляр документа.

Уважаемые пользователи! Информация в статье соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

На нашем сайте Вы также можете ознакомиться с другими статьями и процедурами по кадровой службе, в том числе:

• статья «Акты работодателя о нарушении трудовой дисциплины»;
• статья «Акты работодателя по привлечению работника к материальной ответственности»;
• статья «Обязательно ли вести воинский учет граждан в организациях?»;
• статья «Внимание Работодатели! А знаете ли Вы, что в любой организации необходимо проводить инструктаж по безопасности и охране труда?»;
• статья  «Положение об оплате труда и премировании»;
• статья «Номенклатура дел кадровой службы»;
• Процедура оформления штатного расписания;
• Процедура оформления табеля учета рабочего времени;
• Процедура оформления должностной инструкции;
• Баланс рабочего времени
• и другие.

18.08.2015

Р. Панов, исполнительный директор ТОО «All&Company»,

специалист по кадровым вопросам

Г. Дурановская, специалист высшего уровня

квалификации по вопросам труда и заработной платы

См. редакцию за 2011 г.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

(по состоянию на 2015 г.)

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот нормативный акт часто недооценивают и пренебрегают им. В связи с этим в данной теме речь пойдет о значении должностной инструкции и о том, как разработать и оформить ее.

1. Для чего нужна должностная инструкция?

В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса квалификационные требования к работникам и сложность определенных видов работ устанавливаются на основе «Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих» (далее — ЕТКС), «Квалификационного справочника должностей, руководителей, специалистов и других служащих», утвержденного приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 21 мая 2012 года № 201-п-м, а также Типовых квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций различных видов экономической деятельности.

Типовые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций различных видов экономической деятельности разрабатываются и утверждаются уполномоченными государственными органами соответствующих сфер деятельности по согласованию с уполномоченным государственным органом по труду.

Разумеется, определенную роль при формировании условий и оплаты труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста трудового договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и судебного разбирательства.

Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Государственные инспекторы по труду при проверках, а также суды при разрешении трудовых споров часто требуют представления должностных инструкций.

Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении работника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать. Если вы убедились в этом, следует смело вносить на обсуждение руководства предложение о разработке должностных инструкций.

2. Правила для инструкции

Прежде чем начать разработку инструкций нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ «Положение о должностной инструкции». В нем необходимо подробно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих актов работодателем.

«Положение о должностной инструкции» — необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим актом работодателя. Работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков. Разработанный проект следует представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

Положение о должностной инструкции каждая организация разрабатывает самостоятельно.

3. В чем заключаются преимущества и недостатки должностных инструкций?

Недостатки должностных инструкций

Преимущества должностных инструкций

1. Сложность в разработке оптимальных должностных инструкций

1. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. 2. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала. 3. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. 4. Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером, избегать дублирования обязанностей.) 5. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

В работе над должностными инструкциями специалистам по кадрам отводится роль куратора и консультанта.

Как правильно организовать этот процесс, начиная с написания проекта и заканчивая утверждением готового документа?

Прежде всего, необходимо знать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит и какая информация включается в каждый из этих разделов.

4. Чем следует руководствоваться при разработке должностных инструкций?

В разработке должностных инструкций неоценимую помощь вам окажут «Правила разработки, апробации, пересмотра, утверждения и применения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также типовых квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и других служащих организаций», утвержденные приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 19 июля 2007 года № 165-п (далее — Правила). В этом документе определен порядок применения ЕТКС и «Квалификационного справочника должностей, руководителей, специалистов и других служащих» непосредственно в работе кадровой службы, в том числе и для разработки должностных инструкций.

В соответствии с пунктом 9 Правил, приведенные в ЕТКС тарифно-квалификационные характеристики, а также характеристики в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих по разрядам, состоят из трех разделов: «Характеристика работ», «Должен знать», «Примеры работ».

В разделе «Характеристика работ» содержится описание основных, наиболее типичных для данной профессии и данного разряда работ, которые должен уметь выполнять рабочий. Описание этих работ дается в разделе выполняемых рабочим трудовых функций, из которых складывается процесс труда: подготовительных операций к непосредственному ведению технологического процесса, операций по уходу за оборудованием и обслуживанию рабочего места; действий рабочего по непосредственному ведению технологического процесса с указанием его параметров, стадий и кратких технических характеристик.

В разделе «Должен знать» излагаются основные требования к квалификации рабочего, необходимой для качественного выполнения работ, приведенных в разделе «Характеристика работ», то есть, знание свойств предметов труда, технологических и конструктивных особенностей орудий труда, последовательности и стадий технологического процесса, технической и технологической документации, а также требования к специальным знаниям рабочего, обусловленные спецификой и сложностью выполняемых работ. По отдельным профессиям рабочих, выполняющих работы повышенной сложности, соответствующие шестым и более разрядам, в разделе «Должен знать» приведены требования к уровню профессионального образования. Конкретные требования к профессиональной подготовке и профессиональному образованию рабочих могут быть определены при присвоении квалификационных разрядов.

В разделе «Примеры работ» приводится перечень работ, наиболее типичных для данной профессии и данного разряда работ. В тех случаях, когда в разделе «Характеристика работ» достаточно полно изложено описание выполняемых работ, раздел «Примеры работ» в квалификационной характеристике не приводится. Тарифно-квалификационные характеристики конкретных профессий рабочих разработаны с учетом того, что рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в квалификационной характеристике присвоенного ему разряда, должен обладать знаниями, навыками и умением, необходимыми при выполнении работ, предусмотренных тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации этой же профессии.

Квалификационная характеристика каждой должности «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» согласно пункту 24 Правил также состоит из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации». В разделе «Должностные обязанности» содержатся основные трудовые функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных обязанностей, и требования к стажу работы.

В квалификационных характеристиках должностей приведен перечень основных, наиболее распространенных работ. Конкретный перечень должностных обязанностей работников устанавливается должностными инструкциями, которые разрабатываются и утверждаются работодателем (п. 25 Правил).

Прежде чем составлять должностную инструкцию, рекомендуем разработать ее проект. Кто лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи в организации? Конечно непосредственные руководители работников — начальники структурных подразделений. Поэтому разработку проектов должностных инструкций можно доверить именно начальникам отделов. Чтобы они успешно справились с этой задачей, ознакомьте их с правилами разработки должностных инструкций, обеспечьте копиями вышеуказанных нормативных актов, объясните им, что инструкция должна быть написана простым и понятным языком, задачи и функции работника максимально конкретизированы, что следует избегать общих фраз и расплывчатых формулировок.

После того, как ваш совместный труд с руководителями структурных подразделений будет завершен, проекты инструкций нужно направить на визирование в юридической отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. Ведь в случае спора суд отдаст приоритет не инструкции, а именно трудовому договору, как документу, обладающему большей юридической силой.

5. Какие ошибки допускаются при составлении должностных инструкций?

При составлении должностных инструкций нередко допускаются ошибки, за которые работодатель может впоследствии серьезно поплатиться.

При составлении должностных инструкций следует избегать:

— расплывчатых, некорректных формулировок;

— дублирования функций (закрепление одних и тех же функций в должностных инструкциях разных работников);

— ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником;

— нерационального подходы в определении объема обязательств («перегрузки» или «недогрузки работника»);

— дисбаланса прав и обязанностей (при множестве обязанностей и минимума прав работник устает и начинает проявлять интерес к более сбалансированной работе).

В заключение хочется напомнить, что чем подробнее будет должностная инструкция, тем больше пользы она принесет работодателю. Особенно четко нужно прописывать должностные обязанности, подчиненность.

6. Как оформить должностную инструкцию?

Какой-либо утвержденной на государственном уровне формы должностной инструкции не существует. Поэтому каждая отдельная организация вправе разработать и утвердить свою форму инструкции внутренними документами работодателя. Как правило, должностная инструкция состоит из таких разделов, как:

— Общие положения, включающие в себя квалификационные требования, требования к образованию, знаниям и умениям работника, порядок его подчиненности, и др.;

— Должностные обязанности;

— Права работника;

— Случаи наступления ответственности и ее меру.

Должностная инструкция визируется непосредственным руководителем работника, кадровой службой, юристом и утверждается первым руководителем организации. Стоит отметить, что должностная инструкция разрабатывается не на конкретного работника по-фамильно, а на отдельную должность.

7. Каков порядок ознакомления с должностной инструкцией?

После вступления инструкции в действие необходимо ознакомить с ней работника и проставить отметку об ознакомлении. Есть два варианта письменного ознакомления работника с должностной инструкцией.

Первый (основной) вариант. Работник расписывается в самой должностной инструкции после всех подписей и виз. При этом инструкция оформляется в двух экземплярах — один хранится у работодателя — другой у работника.

Оформить отметку об ознакомлении лучше всего таким образом:

Образец
С настоящей инструкцией Ознакомлен: __________________________________________________ Один экземпляр получил на руки
и обязуюсь хранить на рабочем месте	_____________	Н.В. Семенова
«___» ________ 20___ года	подпись	(расшифровка подписи)

Второй вариант

Ознакомление оформляется отдельным листом, который становится неотъемлемой частью самой инструкции (применяется в тех случаях, когда должностная инструкция составляется в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копии и передают их работникам. Для удобства рекомендуется оформлять лист ознакомления в табличной форме. Например:

№/№ п/п	Дата приема работника на работу	Ф.И.О. работника	Личная подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с инструкцией и получением ее копии	Дата ознакомления с инструкцией (проставляется собственноручно работником)	Дата увольнения работника (расторжение ТД)
1	2	3	4	5	6
12	25 января 20__ г.	Саматов Карим Саматович	Саматов	26 января 20__ г.
13	31 января 20__ г.	Петров Николай Иванович	Петров	1 февраля 20__г.

Недостатком второго способа (т.е. когда работник подписывается не под самой инструкцией, а на листе ознакомления) является то, что в случае возникновения трудового спора работодателю необходимо будет доказывать, с какой именно инструкцией был ознакомлен работник. Поэтому, более предпочтителен способ подписи в самой должностной инструкции, которая остается и у работодателя, и у работника.

Утвержденную должностную инструкцию вместе с листом ознакомления (если он есть) нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа должностной инструкции (должность) пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью столько-то листов (количество листов прописью). Руководитель организации или уполномоченное им лицо подписывает запись и ставит дату.

Настоящий материал является объектом авторского права.

Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.