Сотрудница компании обратилась с заявлением, в котором просит поменять ее фамилию в кадровых документах на новую. Разберемся, обязан ли работодатель отражать изменение фамилии в трудовом договоре с работницей и если да, то как это правильно сделать.
Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене фамилии сотрудника?
Если сотрудница, получив новый паспорт, поменяла фамилию, вносить изменения в трудовой договор необязательно.
Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником (ст. 56 ТК РФ), в рамках которого работодатель обязуется:
- предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции;
- обеспечить условия труда, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллдоговором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным договором;
- своевременно и полностью платить ему зарплату.
Работник, в свою очередь, обязан:
- выполнять определенную договором трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя;
- соблюдать ПВТР, действующие у работодателя.
В трудовом договоре указывают в т. ч. ФИО работника, а также сведения об удостоверяющем его личность документе. Этот документ (как правило, паспорт) работник представляет работодателю на момент заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Эти данные считаются обязательными сведениями (ст. 57 ТК РФ), но не являются условиями договора. Поэтому изменения в этих сведениях не влекут оформления допсоглашения к трудовому договору.
В то же время работодатель вправе, в т. ч. по просьбе сотрудника, внести новые сведения (фамилию и паспортные данные) в текст трудового договора путем заключения допсоглашения к нему.
Вносим изменения на основании приказа
Как правило, фамилию меняют при заключении брака. Чтобы внести изменения в трудовой договор, в принципе достаточно паспорта, где указана новая фамилия, и свидетельства о браке. Но не возбраняется получить от работницы заявление и издать приказ.
Порядок внесения изменений в кадровые документы следующий:
- сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения и прикладывает к нему подтверждающие документы (свидетельство о браке, паспорт);
- директор издает приказ, в соответствие с которым вносятся изменения;
- кадровики корректирую документы.
Заключаем допсоглашение с работником
После того, как написано заявление и издан приказ, кадровому работнику можно заняться трудовым договором. Дополнительное соглашение с работником об изменении фамилии может выглядеть так:
Подводим итоги
- При смене фамилии работником работодатель вносить соответствующие изменения в заключенный трудовой договор не обязан, но может это сделать в том числе по волеизъявлению сотрудника.
- Если работодатель решил внести изменения в трудовой договор, можно издать приказ и заключить дополнительное соглашение.
Сотрудница компании обратилась с заявлением, в котором просит поменять ее фамилию в кадровых документах на новую. Разберемся, обязан ли работодатель отражать изменение фамилии в трудовом договоре с работницей и если да, то как это правильно сделать.
Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене фамилии сотрудника?
Если сотрудница, получив новый паспорт, поменяла фамилию, вносить изменения в трудовой договор необязательно.
Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником (ст. 56 ТК РФ), в рамках которого работодатель обязуется:
- предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции;
- обеспечить условия труда, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллдоговором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным договором;
- своевременно и полностью платить ему зарплату.
Работник, в свою очередь, обязан:
- выполнять определенную договором трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя;
- соблюдать ПВТР, действующие у работодателя.
В трудовом договоре указывают в т. ч. ФИО работника, а также сведения об удостоверяющем его личность документе. Этот документ (как правило, паспорт) работник представляет работодателю на момент заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Эти данные считаются обязательными сведениями (ст. 57 ТК РФ), но не являются условиями договора. Поэтому изменения в этих сведениях не влекут оформления допсоглашения к трудовому договору.
В то же время работодатель вправе, в т. ч. по просьбе сотрудника, внести новые сведения (фамилию и паспортные данные) в текст трудового договора путем заключения допсоглашения к нему.
Вносим изменения на основании приказа
Как правило, фамилию меняют при заключении брака. Чтобы внести изменения в трудовой договор, в принципе достаточно паспорта, где указана новая фамилия, и свидетельства о браке. Но не возбраняется получить от работницы заявление и издать приказ.
Порядок внесения изменений в кадровые документы следующий:
- сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения и прикладывает к нему подтверждающие документы (свидетельство о браке, паспорт);
- директор издает приказ, в соответствие с которым вносятся изменения;
- кадровики корректирую документы.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец приказа о внесении изменений в кадровые документы при смене фамилии (это бесплатно).
Заключаем допсоглашение с работником
После того как написано заявление и издан приказ, кадровому работнику можно заняться трудовым договором. Дополнительное соглашение с работником об изменении фамилии может выглядеть так:
Образец соглашения о смене фамилии в трудовом договоре Скачать
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите, как внести изменения в другие кадровые документы: трудовую книжку, личную карточку работника, СНИЛС.
Подводим итоги
- При смене фамилии работником работодатель вносить соответствующие изменения в заключенный трудовой договор не обязан, но может это сделать в том числе по волеизъявлению сотрудника.
- Если работодатель решил внести изменения в трудовой договор, можно издать приказ и заключить дополнительное соглашение.
Итак, одна из сотрудниц организации вышла замуж и поменяла фамилию. Теперь нужно сменить ее персональные данные в учете, оформить новый СНИЛС и изменить сведения на титульном листе трудовой книжки. Далее обо всем по порядку.
Заявление о смене фамилии
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
12.02.2018 /М.И. Петрова/
СНИЛС
Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.
Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.
Издание приказа
Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
ПРИКАЗ № ______
о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника
г. Москва 12.02.2018
На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника
ПРИКАЗЫВАЮ:
изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.
Генеральный директор /И.И. Иванов/
В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.
Исправление фамилии в трудовой книжке
В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:
- старая фамилия перечеркивается одной чертой;
- рядом вносится новая;
- на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.
Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.
Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:
Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).
Удостоверьтесь, что знаете новые правила заверения Трудовых книжек.
Немного об ответственности
С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:
- Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
- В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
- Ознакомить работника с этими документами под подпись.
Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.
Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.