Как составить электронное письмо на английском языке

Задание № 35 на ОГЭ по английскому языку – написание личного письма.

В 2023 году формат личного письма на ОГЭ по английскому языку по сравнению с предыдущим годом не изменился – пишем электронное письмо. Давайте потренируемся!

В демонстрационной версии ФИПИ на 2023 год нам предлагается следующее письмо-стимул:

Требуется написать ЭЛЕКТРОННОЕ письмо другу, в данном случае – Бену, при этом в письме нужно полно ответить на заданные вопросы (я подчеркнула их в задании синим цветом).

Количество слов: 90 – 132 (так как допускается отклонение в 10% от указанных границ в 100-120 слов). Если Вы пишете меньше 90 слов, то письмо проверяться не будет. Если Вы пишете больше 132 слов, то эксперт будет проверять первые 120 слов, поэтому укладывайтесь в заданные рамки!

Как считать слова?

Считаем все слова, начиная с обращения, артикли, предлоги и другие служебные слова также считаются.

При этом за одно слово считаются:

1. числительные, выраженные цифрами или словами: 210, ninety-one;
2. сложные слова: pop-singer, English-speaking;
3. краткие (стяженные) формы: I’ve, it’s, don’t, can’t, won’t, wasn’t;
4. сокращения: TV, e-mail, UK.
5. he/she считается как одно слово;

НО! Сложные слова, ошибочно написанные раздельно, считаются как два слова (например, teen ager – 2 слова).

Далее мы рассмотрим, что должно быть в содержании Вашего личного электронного письма.

ПЛАН ПИСЬМА:

• обращение (слева, на отдельной строке), например, Dear Jim/Alice, Hello/ Hi Jim/Alice;
• благодарность за полученное письмо и/или выражение положительных эмоций от его получения (начало письма) например, «Thank you for your recent letter (e-mail, message). I was very glad to hear from you again», «Thanks for writing to me. I’m always glad to get messages from you./ I always like to read your  emails. /I enjoy reading your emails and writing to you.» и т.д;
• ответы на три вопроса друга по переписке (основная часть письма). Для того чтобы письмо было логичным, можно использовать фразы: «You asked me about … Well, I can say that …» или «As you are interested in … I’d like to tell you that …» и т. п.;
• упоминание о дальнейших контактах, например, «Write back soon»; «Hope to hear from you soon»; «Please, write to me soon» и т. д.;
• завершающая фраза, например, «Best wishes»; «All the best»; «With love»; «Yours» (на отдельной строке);
• подпись автора (только имя, на отдельной строке).

Обратите внимание, что перерисовывать рамку, строки From/To/Subject не нужно, также не следует и указывать дату и адрес!

КРИТЕРИИ ОЦЕНИВАНИЯ ПИСЬМА:

1. Решение коммуникативной задачи (3 балла)
2. Организация текста (2 балла)
3. Лексико-грамматическое оформление текста (3 балла)
4. Орфография и пунктуация (2 балла)

Максимальное количество баллов – 10

Давайте рассмотрим следующий образец письма:

Dear Ben,

Thank you for the email! I was really happy to get it! Sorry for the delay, I had a busy schedule last week, so I couldn’t answer earlier.

In your letter you asked me about films. As for me, I like different kinds of films, but my favourite genre is adventure. I prefer watching films in the cinema. It is so exciting to watch them on a large screen! You know, if I had a chance, I would make a film about friendship. Friends are very important in our life.

I’ve got to go now because I need to prepare for my exams. Write soon!

Best wishes,

Kate

Обратите внимание! Вместо слова letter можно также использовать email/message.

В данном письме 112 слов.

В обращении должно быть имя, после имени не забываем ставить запятую!

Далее должна быть следующая информация: благодарность за полученное письмо и/или выражение положительных эмоций от его получения:

Thank you for the email! I was really happy to get it!

В следующем предложении можно написать о том, почему мы не могли ответить ранее и извиниться за задержку:

Sorry for the delay, I had a busy schedule last week, so I couldn’t answer earlier.

Переходим к ответам на вопросы при помощи такого соединительного предложения:

In your letter you asked me about films.

Отвечаем на каждый вопрос одним сложным или двумя простыми предложениями. Одно простое предложение в качестве ответа на вопрос считается как неполный ответ.

As for me, I like different kinds of films, but my favourite genre is adventure. I prefer watching films in the cinema. It is so exciting to watch them on a large screen! You know, if I had a chance, I would make a film about friendship. Friends are very important in our life.

Завершаем письмо, указывая причину:

I’ve got to go now because I need to prepare for my exams. Write soon!

Указываем ссылку на будущие контакты:

Write soon!

Обратите внимание! Фразы “I will write to you soon”, “See you soon” не являются общепринятыми, типичными речевыми клише, выражающими надежду на последующие контакты, поэтому их использовать при написании письма нельзя [см. Методические рекомендации, 2023].

Пишем завершающую фразу и ваше имя на отдельной строке, точки в конце не ставим:

Best wishes,

Kate

Для осуществления логической связи между предложениями вам необходимо использовать в тексте письма вводные слова и выражения, а также личные местоимения.

В данном примере были использованы:

As for me, – что касается меня

You know, – ты знаешь

В письме достаточно 2-3 таких выражений, но не более, не перегружайте ими письмо.

Надеюсь, данный вариант написания личного письма вам пригодится на экзамене!

А подготовиться к экзамену вам поможет мое новое пособие для самостоятельной подготовки к ОГЭ-2023:

Учебное пособие “Английский язык: ОГЭ-2023”.

Также будут полезными:

Методичка “Грамматика для ЕГЭ и ОГЭ”

Методичка: “Словообразование для ЕГЭ и ОГЭ”

Методичка: “Фразовые глаголы”

Репетитор

Удачи на экзамене!

В современном мире электронная почта уже не так популярна для личной переписки — эту нишу заняли социальные сети и мессенджеры. Однако для делового общения она используется по-прежнему широко и отступать не собирается. Из этой статьи вы узнаете основные особенности ведения деловой переписки на английском языке, из каких элементов состоит email, а также чего стоит избегать в деловом общении.

Содержание:

• Два вида деловой переписки на английском языке.
• Из чего состоит электронное письмо.
• Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?
• Композиция текста email.
• Полезные фразы для деловой переписки на английском.
• Образец делового письма.
• Общие советы по написанию деловых писем на английском языке.

Два вида деловой переписки на английском языке

Кому вообще нужно уметь писать деловые письма на английском? Как правило, людям, которым это необходимо по работе. Предположим, вы устроились в некую компанию, в обязанности входит переписка на английском по разным рабочим вопросам. Все деловые письма можно условно разделить на две большие категории:

1. Письма в свободной форме.
2. Письма по шаблону: заявки, отчеты и т. д.

На мой взгляд, есть смысл научиться писать письма в свободной форме, а шаблонные письма проще изучить уже в процессе работы, потому что они везде разные и просто нет смысла пытаться выучить все шаблоны. Как правило, в каждом предприятии есть некое «устаканившееся» представление о том, как следует писать разные заявки-отчеты, даже поздравления, а в 90% случаев просто набор готовых бланков в формате doc или xls, в которых нужно только подставлять цифры и фамилии.

Из чего состоит электронное письмо на английском

Отправитель письма по-английски sender, получатель — recepient, технически электронное письмо состоит из нескольких элементов:

Кстати, CC расшифровывается, как carbon copy — машинописная копия. На пишущих машинках, если нужно было сделать два одинаковых документа, под основной лист подкладывали копировальную бумагу (carbon paper) и второй лист. На выходе получалось два одинаковых документа. Экземпляр под копирку и назывался carbon copy.

BCC расшифровывается, как blind carbon copy. На пишущих машинах иногда требовалось сделать два одинаковых документа, но для разных получателей. В таком случае документ делали полностью под копирку, но поле с именем получателя оставляли пустым. Его заполняли на каждой копии отдельно. Такая копия без имени и называлась blind carbon copy, буквально «слепая машинописная копия».

Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском?

Важный момент, который иногда упускают из виду. Иногда нужно продиктовать email устно, например, по телефону. Вот, что необходимо знать:

Примеры:

support@hotmail.com — support at hotmail dot com

help-me@gmail.com — help hyphen me at gmail dot com (gmail читается как «джи мейл», а не «гмейл»)

Как видите, слова в адресах читаются просто как слова, а не по буквам как бывает с именами и фамилиями. Однако если в email входят имена собственные, особенно с трудным написанием, или непонятные наборы букв, лучше читать их по буквам:

alyonushka@nomail.net — a l y o n u s h k a at nomail dot net

Я думаю, что если вы читаете статью о деловой переписке, английский алфавит вы точно знаете 🙂

Общеизвестные доменные зоны com, net, org читают как слово, не по буквам. Менее известные, например ru, обычно по буквам.

example_address@mail.ru — example underscore address at mail dot r u

Композиция текста email на английском языке

Электронное письмо длиннее, чем «text» (так обобщенно называют СМС и сообщения в мессенджерах, сам процесс переписки — texting) и содержит традиционные формулы вежливости, но не стоит ходить вокруг да около, выражайте мысль понятнее.

Основные элементы email:

Разберем подробнее приветствие и подпись — они пишутся шаблонно.

Варианты приветствия в электронном письме на английском

Чаще всего пишут просто «Hello + имя»:

Hello James,

Более формально:

Dear James,

«Dear» — это не «дорогойдорогая», как при обращению к мужу или жене, а аналог нашего «уважаемый». Обратите внимание, что после «hello» или «dear» не ставится запятая. Если адресат неизвестен, например вы пишете в некий «HR department», можно обратиться просто «Hello», «Dear Colleagues» (если это коллеги), «Dear All» (группе коллег), «Dear HR department».

Также есть общепринятые обращения к неизвестному мужчине или женщине: Dear Sir, Dear Madam или Dear Sir or Madam (если не знаете sir там или madam), To Whom It May Concern (всем, кого это может коснуться). Первые два нежелательны, так как вы можете случайно обратиться, неверно указав пол, вторые два используются, но считаются немного старомодными, очень формальными. По возможности лучше обращаться по имени (Dear Margaret) или к отделудепартаменту (Dear Marketing Department).

Нередко используется обращение по имени без «приветственного слова», просто «James». Так пишут знакомым коллегам (человеку за соседним столом) или когда это не первое письмо в переписке и нет смысла каждый раз здороваться.

Как завершить email

Письмо можно завершить, просто написав свое имя или имя и фамилию, но обычно перед этим добавляют какое-нибудь вежливое пожелание. Самое популярное:

В некоторых пособиях упоминают также «Sincerely yours» или «Faithfully yours» (искренне ваш), но лично я таких подписей почти не видел, а от иностранцев слышал, что эти формулировки звучат не то чтобы смешно, но уж очень старомодно. Собственно, как и «искренне ваш» по-русски. Однако довольно часто в конце делового письма пишут просто «Sincerely».

Полезные фразы для деловой переписки на английском

Помимо шаблонных приветствий и прощаний, есть еще несколько фраз, которые можно использовать в переписке.

Образец делового письма на английском языке

Приведу несколько примеров письма, написанных с разной степенью формальности. В письме я сообщу адресату о том, что собрание в пятницу перенесено с 9:00 на 10:30. Тема у всех писем будет одинаковой: Meeting Time Changed to 10:30 a.m.

1. Очень формально.

Dear Mr. Jefferson,

I hope this email finds you well. This is Sergey Nim from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions it has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Would you be so kind as to let me know if you will be able to attend it? Please accept my apologies for the inconvinience.

Sincerely,

Sergey Nim

Roga and Kopyta Inc.

Формальности этому письму придают:

2. Менее формально.

Hello Alex,

This is Sergey from Roga and Kopyta Inc. I wanted to update you on the meeting we are having on Tuesday. Due to the weather conditions the meeting has been moved from 9:00 a.m. to 10:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend it. Sorry for the inconvinience. 

Best regards,

Sergey.

Формальность снижена за счет:

Большинство деловых писем пишутся в таком тоне. Средневековые формулы вежливости по сути уже никому не нужны.

3. Неформально, но в рамках приличия деловой переписки, например знакомому коллеге.

Daniel,

I just wanted to let you know that the Friday meeting had beed moved to 10:30 a. m. I’m really sorry about that. Will you be able to attend it?

Sergey.

Коротко и по существу. У коллег, которых вы видите на работе каждый день, не обязательно интересоваться каждый раз в письме, как у них дела.

Общие советы по написанию деловых писем на английском языке

В завершение приведу несколько советов общего характера, которые не вписались ни в один из пунктов выше.

1. Излагайте в теме суть письма.

Тема должна быть предельно информативной и при этом краткой. Человек приходит в офис, открывает Outlook и видит 20 писем. Он быстро «сканирует» взглядом темы — уже на этом этапе ему должно быть ясно, зачем вы ему написали. Очень плохая идея писать темы ни о чем: «Please read it», «Important», «Hi». Пишите конкретнее: «Booking Approval», «Flight Delayed to 12:00 a.m.», «Orientation at 9:00 on Tuesday», «Schedule for May».

2. Будьте вежливы.

В деловом общении вежливость — обязательна. Важно соблюдать этикет, писать «спасибо» и «пожалуйста», иначе вы если не испортите отношения с людьми, то сделаете их чуточку более напряженными. В деловом мире напряженности и так хватает, лишняя не нужна.

Обратите внимание также, что в английском языке повелительное наклонение без «please» во многих случаях может быть расценено как приказ, особенно на письме, где , в отличие от устной речи, не отражается интонация.

• Send me the annual report. — Пришли мне годовой отчет (приказ).
• Please, send me the annual report. — Пожалуйста, пришли мне годовой отчет (просьба).

Когда вы о чем-то просите, что-то предлагаете или даете распоряжение (а это содержание 90% писем), принято делать это в рамках приличий, не переходя на деспотично-приказной тон.

3. Избегайте двусмысленности, будьте точны.

В деловой переписке не место остроумию, сарказму, особенно когда идет общение между людьми из разных стран. Деловой язык предельно стерилен, потому что всякие шутки юмора можно понять неправильно. Также не стоит долго ходить вокруг и около, ясно и конкретно излагайте суть сообщения.

4. Пишите кратко и просто. Не умничайте!

Старайтесь избегать длинных предложений, заковыристых формулировок. Пишете простыми словами без сложноподчиненных предложений с десятком придаточных. Чем сложнее вы пишете, тем с большей вероятностью наделаете ошибок и запутаете адресата.

Не пытайтесь показать, что знаете «умные» слова и фразы. Это ни к чему. Если вы употребите кучу умных слов правильно, прозвучит как-то высокомерно, если неправильно — смешно.

5. Если нужно, структурируйте письмо.

К примеру, нужно изложить список пожеланий к оформлению свадебного зала. Напишите их списком, а не слив в один абзац-простыню. Используйте нумерованный список или маркеры (точки).

6. Ясно давайте понять читателю, что от него хотят.

Иногда бывают письма, прочитав которые не можешь понять, хотят ли от вас каких-то действий или просто ставят в известность? Если подразумевается, что прочитавший должен ответить, переслать письмо, встать и куда-то пойти и т. д., убедитесь, что в письме (в начале, в конце, в начале и конце) присутствует отчетливая формулировка, что нужно сделать.

7. Проверяйте письмо перед отправкой.

Написав сообщение, перечитайте его. Убедитесь, что письмо написано вежливо, без двусмысленностей, его суть отчетливо ясна. Ничего страшного, если текст будет неидеальным и вы засомневаетесь в какой-нибудь запятой. Писать на английском со стопроцентной грамотностью очень редко могут даже носители языка (как и на русском), но старайтесь не наделать хотя бы очевидных ошибок, опечаток.

8. Поучитесь у коллег, почитайте переписку в компании.

Этот совет для тех, кому навык деловой переписки нужен для работы. В разных компаниях могут быть свои местные причуды насчет переписки. Например, где-то считается моветоном обращаться по имени, а где-то посмеются, если вы напишете «Dear Paul» вместо «Hi Paul». Спросите у коллег, что и как у вас принято, почитайте их каждодневную переписку — это работает лучше всяких учебников по бизнес-английскому.