Как составить электронное письмо запрос

Письмо-запрос – это документ, направляемый второму лицу, с целью получения в ответ той или иной необходимой информации. В материале мы подробно разберём правила составления официальной бумаги, а также все доступные способы её отправки контрагенту.

Файлы для скачивания:

Запрос

Направление контрагенту письма-запроса имеет место в тех ситуациях, когда предприятию необходимо получить какие-то сведения. Речь может идти об уточнении стоимости предоставляемых услуг, поставляемых товаров, актуальности реквизитов, проведении сверки взаиморасчётов. Запрос видится самым простым и в то же время эффективным способом получения информации. Большую роль играет и тот факт, что данные будут предоставлены непосредственно представителем организации, а не третьими лицами.

Способ отправки

В настоящий момент существует несколько традиционных способов отправки корреспонденции. К ним относят:

• почтовое отправление;
• электронное письмо на электронную почту;
• через факс;
• лично в руки представителю фирмы-контрагента.

Выбор способа зависит от сроков, в течение которых необходимо заполучить сведения, а также от особенностей взаимоотношений между предприятиями. Некоторые субъекты рынка принимают исключительно физический вариант корреспонденции, не признавая электронную почту в качестве средства обмена информацией.

Необходимо отметить, что отправка письма почтой – это самый медленный способ. Документ будет доставляться в течение нескольких дней, а ведь ещё нужно будет дождаться ответа. Мероприятие может растянуться на продолжительный промежуток времени, что недопустимо в отдельных ситуациях.

Ответ от второй стороны

Как уже было упомянуто выше, процедура обмена информацией всегда подразумевает получение ответа от контрагента. Он необязательно должен быть дан тем же способом, каким был направлен запрос. В тексте письма рекомендуется указывать предпочтительный способ коммуникации. Здесь опять же всё упирается в сроки.

Отметим, что сам факт получения письма не порождает у второй стороны никаких обязательств. Речь идёт о том, что контрагент не во всех случаях обязан выдавать запрашиваемые сведения.

Кто пишет письмо

Деловые письма, направляемые другим организациям, всегда заверяются автографом руководителя предприятия-отправителя. Так получатель будет уверен, что запрос делают не мошенники, убедится в серьёзности намерений контрагента. Однако совершенно не факт, что директор будет писать официальную бумагу самостоятельно. На практике эта задача в устной форме поручается кому-то из сотрудников фирмы. Обязанность по ведению деловых переписок, регистрации писем лежит на документоведе. Именно он и будет заниматься составлением текста запроса.

Начальник получает на подпись уже итоговый вариант документа, проверяет его содержание, исправляет ошибки за своим подчинённым. Если всё соответствует ожиданиям руководства, на письме появляется автограф начальника, а сама официальная бумага направляется адресату выбранным способом.

Деловая этика

Соблюдение правил деловой этики – это важнейший элемент деятельности любого предприятия, влияющий на его имидж на рынке. Именно поэтому в обязательном порядке необходимо соблюдать определённый набор предписаний, включающий в себя:

• выдержка текста в деловом, строгом стиле;
• отказ от жаргонизмов, ругательств, бытовых речевых оборотов;
• чёткое обозначение просьбы о предоставлении конкретных сведений;
• подпись директора с расшифровкой (фамилия и инициалы);
• указание отправителя и получателя.

Во всех остальных моментах составление полностью отдаётся на откуп фантазии составителя.

Как написать документ

Способ написания текста обуславливается способом его отправки. Текст может быть исполнен от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Автограф директора в любом случае должен быть «живым», то есть проставлен собственноручно. Это означает, что даже если было принято решение составить письмо в печатном виде на компьютере, бумагу придётся распечатать на принтере, заверить подписью и отсканировать.

В качестве носителя информации принято использовать фирменный бланк организации, на котором будут прописаны все его реквизиты. Это необходимо для того, чтобы контрагент смог удостовериться в фактическом существовании запрашиваемой сведения фирмы. Также обязательным элементом является обозначение способов обратной связи. Это может быть номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты.

Объясняем, как правильно составить письмо-запрос

Первым делом обратим внимание на реквизиты. Если письмо составляется на чистом листе бумаги формата А4, придётся прописывать их вручную. Указываем ИНН, ОГРН, юридический адрес, наименование организации со ссылкой на его организационно-правовую форму, способы обратной связи.

В шапке обозначаем, кто является отправителем и получателем. В дательном падеже оставляем сведения об адресате: ФИО руководителя, его должность на предприятии, название фирмы. Затем уже в родительном падеже указываем те же данные, но уже об отправителе.

Далее по тексту берёт своё начало основной блок, в котором и оставляется запрос на получение информации. Отмечаем, что стало причиной обращения и указываем конкретный перечень данных, который необходимо заполучить. Часто письмо-запрос является ответной реакцией на получение рекламной рассылки от сторонней компании. Не лишним будет обозначить желаемый способ получения ответа. Если этот момент упустить, ответное письмо будет получено тем же способом.

Примерный образец

На этом работа с письмом заканчивается. Осталось лишь заверить его автографом руководителя и отметить, кто к директору компании-контрагента обращаются с уважением. Это довольно важный момент, который может повлиять на успешность всего мероприятия. Если вторая сторона заинтересована в сотрудничестве, ответ будет получен в кратчайшие сроки.

В современную цифровую эпоху вы должны относиться к своим клиентам так, как если бы они были вашими партнерами. Не тратьте слишком много времени на светскую беседу, вместо этого слушайте своих клиентов! Ваши текущие и потенциальные клиенты могут предоставить вам много информации, которая поможет вам увеличить продажи, привлечь больше потенциальных клиентов и просто повысить лояльность клиентов.

Для этого вы можете использовать один из самых простых и эффективных каналов связи, а именно – электронную почту.

Вы можете подумать: “Ну, мы уже хорошо поработали над нашим email-маркетингом”. Это возможно, но всегда есть куда стремиться. Почему бы не использовать электронную почту, чтобы укрепить отношения со своими контактами, чтобы они дольше оставались лояльными и были более активными? Существует определенный тип электронных писем, называемые письмами с запросом обратной связи, которые могут помочь вам взаимодействовать и налаживать значимые связи с потенциальными и текущими клиентами.

Электронное письмо с запросом обратной связи – это простой и творческий способ вовлечь своих клиентов и получить их отзывы, которые могут помочь вам улучшить свои будущие маркетинговые сообщения, а также ваш продукт.

Что такое электронное письмо с запросом обратной связи? Почему оно важно?

Прежде чем вдаваться в подробности, необходимо объяснить, почему так важно собирать отзывы клиентов. В течение долгого времени компании не тратили время и ресурсы на знакомство со своими клиентами.

Это ошибка, потому что спросив клиентов об их мнении, вы сможете узнать больше о людях, которые готовы покупать ваши продукты. Например, сюда входят их потребности и способы удовлетворения этих потребностей.

Таким образом, основная идея запроса обратной связи — получение ценной информации из первых рук, которая поможет вам улучшать и развивать свой бизнес, продукты или услуги.

Попросив своих текущих клиентов об обратной связи, вы сможете узнать, удовлетворены ли они, что можно улучшить, и какие из их потребностей не удовлетворены.

Анализ всей этой информации и умные выводы позволят вам:

• Понять своих клиентов. Активное слушание клиентов позволит вам лучше узнать их и понять их как потребителей. Вы сможете узнать, чего они ожидают от ваших услуг, и изучить их потребности. Это не просто выслушивание жалоб или вопросов.
• Удерживать текущих клиентов. Те, кто чувствует, что их слушают и ценят, с большей вероятностью сохранят лояльность к вашему бизнесу. Заставьте клиентов чувствовать себя так, регулярно спрашивая их мнение и, по возможности, внося улучшения, которые они предлагают.
• Повышать лояльность текущих клиентов. Повышение качества обслуживания клиентов путем выслушивания потребностей клиентов и реагирования на них поможет повысить уровень их удовлетворенности вашим бизнесом. Повышая таким образом лояльность клиентов, вы можете получить амбассадоров бренда, которые будут рекомендовать ваши услуги другим.

Итак, как вы должны просить своих клиентов об обратной связи? Используя старую добрую электронную почту.

Примеры тем для шаблонов писем с запросом обратной связи

• Мы хотели бы узнать ваше мнение о [продукте/услуге]
• Вам нравится, что мы делаем, [имя]?
• Поделитесь своими мыслями о [продукте/услуге/компании]
• Благодарим за покупку [продукта/услуги]. Как вас обслужили?
• Нам нужно поговорить, [имя]…
• Каким был ваш опыт?
• Ну так что вы думаете?
• Оцените свой опыт работы с [компанией]
• У вас есть [количество времени], чтобы поделиться своими мыслями о [продукте/услуге]

Идеи шаблонов писем для запроса обратной связи

Шаблон письма для запроса обратной связи – после совместного проекта

Шаблон письма с запросом обратной связи “Как мы поработали”

Шаблон письма с просьбой оценить купленные вами товары

Шаблон письма с запросом обратной связи “Спасибо за совместный проект”

Шаблон письма с запросом обратной связи – лучшие советы и рекомендации

Заложите основу для искренности

Прежде чем начать задавать вопросы, объясните, насколько важно для вас повысить ценность вашего продукта или услуги. Скажите своим клиентам, что вы хотите учиться на их опыте, чтобы вы могли продолжать совершенствоваться и обеспечивать хорошее обслуживание в будущем.

Заранее выразите свою признательность и дайте понять своим клиентам, что вы понимаете, что их время ценно, поэтому вы действительно цените любые отзывы, которыми они делятся.

Спросите клиентов, какие элементы/функции им нравятся

Ответы на этот вопрос помогут вам определить все “хорошие” вещи, которые вы делаете.

Спросите клиентов, от чего они бы хотели, чтобы вы избавились

Это очень важный момент. Речь идет о том, чтобы спросить своих клиентов, что им не понравилось в процессе совершения покупок/при получении услуг.

Обратите особое внимание на эти ответы. Если вы не последуете совету, у вас не будет оправдания, если что-то подобное снова произойдет с другими клиентами.

Электронное письмо имеет в настоящее время  большую популярность. От того, как правильно оформлено ваше деловое электронное письмо зависит имидж вашей компании или вас лично.

В ЭТОЙ СТАТЬЕ МЫ УДЕЛИМ ВНИМАНИЕ СЛЕДУЮЩИМ ТЕМАМ ДЕЛОВОЙ E-MAIL ПЕРЕПИСКИ: 1. ОФОРМЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА, то есть как правильно заполнить необходимые поля электронной почты. 2. СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТА ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА. Как написать текст кратко и понятно, чтобы у адресата не возникло к нему ни одного вопроса. 3. КАКИЕ СУЩЕСТВУЮТ ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ.

ЧТОБЫ НАПИСАТЬ ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО НЕОБХОДИМА ЭЛЕКТРОННАЯ КОРПОРАТИВНАЯ ПОЧТА ИЛИ ЛИЧНАЯ ПОЧТА, ПОДЛИННОСТЬ КОТОРОЙ МОЖНО ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ.

ДЕЛОВАЯ E-MAIL ПЕРЕПИСКА   НУЖНА ДЛЯ БЫСТРОГО ОБМЕНА ПИСЬМАМИ.

Оформление e-mail письма

Необходимо следовать следующим правилам:

1.Разделить всю электронную переписку на личную и деловую, предназначенную для служебного пользования. То есть упорядочить e-mail переписку, чтобы контролировать вашу деятельность и быть в курсе происходящего. Чтобы не упустить из вида пропущенную почту — проверяйте вашу корпоративную почту дважды в день.

2.В поле «Кому» — располагается e-mail адрес и имя адресата. Корпоративные электронные адреса состоят из имени его владельца до знака @ и имени домена компании. Например, Anna-Kim@ZZZbank.com.  Бывает также, что деловые письма отправляют из личного e-mail адреса. При этом, имя владельца этой почты должно идентифицироваться только с ним (без ников). К примеру, Anna-Kim@gmail.com.

3.В электронном письме обязательно заполняйте поле «Тема». Это поможет адресату понять степень важности и срочности ответа на ваше письмо. Тема вашего письма должна раскрывать его суть. В теме постарайтесь уложиться от одного до семи слов. Избегайте абстрактных слов «запрос», «важно»…

4.В поле «Копия»вносят e-mail получателей, которым необходимо ознакомиться с письмом. Получатель электронного письма будет видеть, кто должен ознакомиться с текстом письма. Получатели в поле копия, как правило, не должны отвечать на письмо. Только при необходимости могут вмешаться в общий ход переписки.

5. В поле «Скрытая копия» автор включает участников, которых получатель не должен видеть. При массовой рассылке эта функция нужна, чтобы скрыть ваши контакты от всех получателей. Однако следует отметить при внутренней рабочей переписке это неэтично.

6. Поле «Ответить всем» применяется чтобы ответить даже прикрепленным в поле копии участникам. Можно по вашему усмотрению включать и удалять ненужных участников переписки.

7. Функцию флажок лучше использовать только в очень важных и редких случаях. Лучше уведомить адресата звонком или смс. Срочность обозначить лучше в теме письма. Так как иногда письма с отметкой флажок попадают автоматически в спам.

8.Если вы представляете компанию, то оформление электронных писем изначально заложено в бренд-бук компании. То есть определены фирменный стиль и внутренние нормативные требования по размеру и стилю шрифта, цвету и другое. Избегайте яркого оформления, картинок, фото и радужных цветов, нестандартных вычурных шрифтов.

9.И наконец, мы подошли к неотъемлемой части электронного письма — ТЕКСТУ вашего письма. Составляя e-mail письмо, соблюдайте стилистику и думайте о том, комфортно ли будет адресату читать письмо? Стиль электронного письма деловой, но менее формальный. Здесь необходимо соблюдать грань между теплым формальным и дружеским тоном. Цвет шрифта должен быть черным. Тип шрифта должен быть Arial или Times New Roman. Соблюдение красной строки в каждом абзаце не обязательно. Делите текст на абзацы, на маркированные и номерные списки, прилагайте файлы для дополнительной информации. Избегайте слишком развернутых предложений, не используйте много деепричастных оборотов и сложных речевых оборотов. Излагайте ваши мысли просто, кратко и понятно. Главное в любом деловом письме то, чтобы оно было вежливым и ПОНЯТНЫМ!

10.В самом конце электронного письма поставьте личную подпись вашего аккаунта или аккаунта корпоративной электронной почты:

С уважением,

ФИО,

Должность,

Наименование компании

тел. 67ХХХХХХ3

И другие необходимые контакты.

СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА

1) Стиль электронного письма. Текст электронного письма по стилю изложения отличается от делового письма на фирменном бланке.

То есть в деловом e-mail
письме вы можете придерживаться более неформального стиля письма. Например,
вместо обращения «Уважаемый Имя Отчество!» обратиться «Добрый
день!» или «Здравствуйте!».

2) Язык деловой e-mail переписки. Если для деловых писем на бланках характерна безличная форма изложения, то электронная переписка носит более личностный хараткер. Например, вы чаще можете обращаться от 1-го лица «Прошу Вас …» нежели от 3-го лица «ИП «Лингво просит …».

3) Краткость текста электронного письма. Деловые е-mail письма также можно писать кратко и лаконично. Электронная переписка очень удобна для таких писем, как информационные письма, напоминание, уведомление, запросы, ответы, сопроводительные письма, письма просьбы и другие.

Такие электронные
письма пишутся кратко, например, «Настоящим направляем Вам для
ознакомления Приказ №12-3 от 12.06.2020 года»; «Просим Вас направить
ответ на запрос от 12.06.2020 года в срок до 19.06.2020 года.»; «В
связи с планированием закупки канцелярских товаров на предстоящий год, просим
Вас отправить список необходимых канцелярских товаров» и другие.  

4) Как быть с объемными e-mail письмами. Лучше их сокращать до макисмума, так как с экрана монитора тяжело читать слишком большие письма. Максимально сокращайте текст, а дополнительную или более детальную информацию прилагайте к письму в виде файлов. Если адресату понадобится более детальная информация и у него возникнут вопросы к вашему письму, то он может узнать ее из приложенных файлов.

Например, если вы
хотите попросить медицинской помощи прилагайте  историю болезни или еще какие-то необходимые
подробности в виде файлов к вашему письму.

Пример, простого электронного письма:

Соблюдая эти стандарты электронных писем, вы поддержите ваш деловой имидж. А именно, повысите личный статус или статус компании в глазах получателя вашего письма.

Также читайте статьи Пошаговая инструкция: электронное письмо образец и https://delovoe-pismo.com/8-shagov-dlya-effektivnoj-electronnoy-perepiski/

ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ДЕЛОВОЙ E-MAIL ПЕРЕПИСКИ

Письма в бумажной форме уже практически не используются. Очень редко
в конвертах отправляются официальные обращения от уполномоченных
организаций, имеющие юридический характер (уведомления от налоговых органов,
судебные повестки и прочие). В остальном сейчас практикуется электронная
переписка.

Электронная переписка очень распространена в больших организациях, когда
структура организации имеет разветвлённую сеть и ее сотрудники находятся
удалённо. При этом сотрудники такой организации могут находиться как в пределах
одного города, так и в пределах одной страны и даже за рубежом.

Переписка по электронной почте имеет следующие преимущества:
1) Скорость доставки письма.  Электронная переписка дает нам возможность быстро связаться с адресатом, находящимся в любой точке мира.

2) Неформальный стиль. В электронных письмах вы можете общаться с адресатом проще, чем в письмах на бумажных носителях (на фирменнных бланках). Например, к вашим близким партнерам, клиентам, сотрудникам вы можете обратиться просто приветствием «Здравствуйте!», «Добрый день!», «Приветствую!» и общаться с ними просто, как в чате.

3) Сохранение информации. Возможность иметь всю историю переписки в случае необходимости. В электронном почтовом ящике вы можете сортировать письма по теме, по дате, по отправителю и т.д. Таким образом, необходимую информацию вы можете найти и использовать в любое время.

4) Возможность вложения файлов. Вы можете к тексту электронного письма вкладывать дополнительные данные (документы, договоры, схемы, картинки и другие) в виде файлов.

5) Возможность расставлять приоритеты. В основном электронные письма приходят с пометками и их легко распределить по приоритетам. Таиким образом, вы можете сортировать и фльтровать их в своем почтовом ящике на желательные и нежелательные.

6) Экологичность. Благодаря тому, что не нужно использовать бумагу, предотвращается вырубка деревьев, а также сокращается использование топлива для транспортировки писем.

7) Надежность и безопасность. В настоящее время использование электронной почты становится все более безопасным способом коммуникации в Интернете. Так как поставщики услуг электронной почты постоянно работают над улучшением  безопасности по использованию электронной почты.

 Технологическое развитие. Постоянное развитие компьютерных технологий позволяет нам отправлять письма не только с компьютеров, но и с планшетов, со смартфонов и других устройств. Это очень удобно, когда вы можете получать и отправлять письма, находясь вне вашего рабочего места (в автомобиле, в общественном транспорте или в любом другом месте).

Однако  существуют и недостатки электронной переписки:
1) Отсутствие личного контакта. Автор электронного письма не видит реакции адресата, если это необходимо (особенно в условиях переговоров, когда нужно быстро реагировать);
2) Сложность в составлении текста письма. Некоторым из нас сложно лаконично выражать мысль в ходе переписки.

3) Спам. В наши электронные ящики, к сожалению, очень часто приходят нежелательные письма, называемые спамом. Они вызывают определенные неудобства и потребляют много времени для их проверки и удаления, чтобы блокировать и фильтровать нежелательные электронные письма через фильтры спама. Иногда бывает наоборот, нужные нам письма попадают в спам и приходится проверять папку спам, чтобы найти это письмо.

4) Переполненность папки «входящие». В папке «входящие» накапливаются важные документы, которые  могут долго оставаться незамеченными среди большого количества писем.

5) Переполненность почтового ящика. Электронный ящик имеет тенденцию через какое-то количество времени переполняться. Это также вызывает у  пользователей дискомфорт от использования услуг электронной почты.  

6) Необходимость регулярной проверки почты. Чтобы оставаться в курсе событий необходимо регулярно проверять электронную почту. Из-за  напряженного распорядка дня вы можете не успеть проверить почтовый ящик и можете упустить некоторые важные и срочные письма.  

 7) Атаки вирусов. Необходимо сканировать свою почту от вирусов, так как вирусы могут копировать сами себя и далее инфицировать компьютер или другие устройства.

Если вы уже давно работаете с этим поставщиком (он уже хорошо знает, что вы закупаете, а вы хорошо знаете его цены и условия), нет никакой нужды писать длинное официальное письмо. Можно просто позвонить или отправить короткий запрос по электронной почте. Язык в этом случае, скорее всего, тоже будет не таким формальным. Всё зависит от степени знакомства, возраста и должностей автора и адресата.

Здесь я приведу пример, когда автор и адресат – люди примерно одного возраста и ранга. Обратите внимание, что автор обращается к адресату только по имени (Елена). Сейчас такое обращение часто допустимо (влияние глобализации). Многие молодые люди даже не любят, когда к ним обращаются более формально. Тем не менее, есть немало компаний, где принято обращаться друг к другу только по имени и отчеству (Елена Ивановна). Тут надо быть наблюдательным, чтобы случайно не обидеть человека.