Как составить ежеквартальный план

Что включает календарный план

Когда можно писать план проекта

If you’re a small business, you may ask why you need a business plan at all — especially if things seem to be going just fine. The reality is that whether your business is lagging, maintaining, or booming, a strategic plan will help you stay focused and on track to meet your goals.

Why you should create a quarterly business plan

Think of your small business plan like a GPS. When you start your drive, you set the GPS to your destination. If you get off track, the GPS will let you know and help you find your way back. When you reach your destination, it will proclaim you’ve arrived. Your quarter plans and annual plans for your business can do the same.

• Setting goals and tracking performance will help you see the big picture.
• Reaching milestones gives you confidence you’re meeting your goals.
• If you fall short, it’s a roadmap for where you need to adjust.
• If you need a business loan, lenders or investors will want to know there’s a plan in place.

If you’ve created an annual business action plan, your quarterly plan will be a review to assess your performance against the plan and what you need to revise moving forward. If you haven’t done an annual plan, this is the perfect time to get started by creating a quarterly small business plan.

1. Conduct a quarterly financial analysis

At the end of each quarter, businesses of all sizes should be doing a financial analysis to determine the health and trajectory of their business. While there’s no end to what you can track, most businesses focus on the fundamentals:

• Income statement: revenue, cost of goods, operating expenses, net profit
• Balance sheet: assets (capital and liabilities), equity, retained earnings
• Cash flow: operational, investing, financing activities

What’s important is to measure performance against your expectations. This information will help you with your gap analysis.

2. Do a gap analysis

A gap analysis considers shortfalls to understand why you didn’t meet your financial goals. This will help you pinpoint where to focus efforts in the future. These typically take the shape of one or all of these types of analyses:

• Measuring performance against budget goals
• Analyzing market trends to surface opportunities
• Evaluating staffing and resources
• Analyzing gaps in profitability

Where shortfalls exist, determine their importance to your overall operations, and use them as a framework for writing your goals for the next quarter.

3. Update your business impact analysis

With the disruption we saw with COVID-19, every business should also do a business impact analysis. It’s important to Identify potential disruptions to your business operations and the financial impact that can result.

While you couldn’t have predicted the massive disruption to supply chains caused by the coronavirus or the enormous shift to remote working environments, you can measure the impact of other disruptions. For example, what happens if your point-of-sale (POS) system goes down for more than a few hours?

With our increasing reliance on technology and the data volume generated, pay particular attention to your operations analytics.

You may find things you need to implement in your quarterly plan to mitigate financial risks moving forward.

4. Analyze previous quarter’s KPIs

Hopefully, you created goals and key performance indicators (KPIs) for the last quarter. If so, you need to pull them out and see how you did. Were they completed? If so, celebrate. If not, do they need to be adjusted for the next quarter?

Pay special attention to your sales analytics. Revenue is what keeps you in business, so many of your KPIs will likely revolve around it: how well you’re generating it and the efforts you’re undertaking to do so.

5. Benchmark against peers

If possible, benchmark your performance in key areas against peers and competitors in your industry. It’s easier if a company is publicly traded, and you can examine their revenue figures and public filings. For smaller businesses, check with your trade association or do an online search for benchmarking data.

For example, if you’re in the plumbing business, a Google search can show you these industry averages for an assortment of financial benchmarks to use for comparison.

ReadyRatios provides financial benchmarks for many industries. Image source: Author

6. Adjust KPIs for the upcoming quarter

With the first few steps out of the way, you should have some idea where you need to improve or grow. To do that, set the KPIs you use to measure success. The clearer your goals are, the easier they will be to measure.

For example, let’s say your goal is to increase your quarterly profit margin by 2%. To do that, you’d need to track revenue, expenses, and margins. In the next step, your action plan will itemize the steps you need to take to accomplish your KPIs.

7. Create a quarterly action plan

It’s time to itemize the ways to improve work performance to accomplish your goals and meet your KPIs.

When creating your plan, it’s helpful to use a quarterly action plan template or create a one-page action plan. It can be tempting to create a long list of items to accomplish. Don’t do it. If you put too many quarterly planning goals on the list, it can be overwhelming, and you may lose focus. Find the one, two, or three most important goals and put them on your checklist. If you can mark them as complete, you can add more if you wish.

8. Action plan example for business

Once you’ve narrowed your list of priorities, break each goal into smaller action steps. Identify who’s responsible for accomplishing each step and a due date. You can sketch it out on paper, use sticky notes, or use a spreadsheet. Here’s an example.

Quarterly action plan template. Image source: Author

Here’s a simplified example of how you might fill it out. Of course, yours will look different, depending on your goals and action steps.

Quarterly action plan template with examples. Image source: Author

Of course, an even better way to set your goals and action steps would be to quantify everything you can. For example, instead of generating more qualified visitors to your e-commerce site, you might say increase visitors by 15%.

9. Assess your resources

Once you have your KPIs in place and an idea about your overall goals, examine your resources. In our example, you’re going to be spending marketing dollars to attract more qualified shoppers to your e-commerce site. You’ll need to have budget allocated to do it. Besides marketing expenses, you’ll need to make sure you have enough inventory on hand and the additional budget for any additional holding costs.

You’ll also need to factor human resource planning into the equation. Do you have the personnel or resources to launch and manage your marketing campaign? If it’s successful, can you handle the increased volume?

Your strategic to-do list

For many small businesses, the idea of a formal business plan can be daunting. It doesn’t have to be. Approach it like a strategic to-do list to hold yourself and your team accountable. If possible, narrow down your objectives, break them down into measurable goals, and keep them to one page. Put it in a place you can review regularly to make sure it remains top of mind.

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Shutterstock / Thayut Sutheeravut

Планирование — это попытка упорядочить хаос протекающих процессов и научиться контролировать его. Даже спланировать свои выходные бывает непросто, а в бизнесе все гораздо сложнее. 

Сначала мы использовали для планирования модель Scrum. Она подходит для тактического планирования, однако не дает инструментов оценки результатов. Это просто дорожная карта по разработке идей из бэклога, которые даже не всегда несут реальную ценность бизнесу. Такая модель не задает общее направление, что важнее всего. 

Приходилось комбинировать Scrum со второй известной методикой планирования — OKR. Она покрывает недостатки первой, дополняя тактику стратегией, создает вертикальные (иерархические) и горизонтальные (синхронизирующие) связи, что позволяет выровнять команду и повести в нужную сторону.

Важно было расширить видение команды и раскрыть ее творческий потенциал, чтобы все стали думать на языке ценностей и целей бизнеса и приносимых результатов. Однако это не происходит стихийно.

В условиях роста понадобилась гибридная модель планирования. И мы начали создавать свою!

Она подойдет для компаний от 30 человек с несколькими командами внутри, а для отдельных руководителей команд можно использовать уменьшенную версию системы.

Внедрение новой системы планирования — это индивидуально настраиваемый процесс. Здесь важно отражение философии фаундеров и бизнеса.

Мы вводили систему в несколько этапов: начали с вводной сессии и проектного подхода. Когда команда переварила первую часть и поняла логику, мы начали усложнять процесс, добавляя метрики, оценки движения по проекту, приоритезацию.

Философия, подход и сущности модели

Любое стратегическое планирование состоит из нескольких логических и временных уровней. 

В нашей модели четыре уровня:

• миссия;
• амбициозные цели на 1–2 года;
• ставки на ближайший квартал/полугодие и более короткие проекты;
• инициативы на месяц и недельные спринты.

Наш CEO Егор Егерев любит организовывать вечеринки и играть хорошую электронную музыку, поэтому мы решили, что визуально наша система должна напоминать проигрыватель диджея.

Символично, что SAAS-платформа, которую мы выбрали для автоматизации планирования, процессов и тасков, называется Click up — как отсылка к звуку метронома, который своими кликами отсчитывает ритм.

В центре модели — Миссия, которая отражает убеждения основателей и формулируется на 3–5 лет. Ее невозможно достичь, но к ней можно приблизиться. Наша миссия звучит так: создать экосистему для индустрии развлечений, которая повышает эффективность взаимодействия всех участников рынка.

Определить фокус на 1–2 года нам помогают Полярные звезды — пять направлений, оформленных в амбициозные цели, приближающие нас к миссии. По сути это стратегические OKR компании.

Внутри заданного контекста у нас появляются Ставки — название мы позаимствовали из модели планирования Spotify. Ставки — это главная сущность модели, кросс-организационные проекты, которые будут драйвить наш бизнес вперед.

На уровне звезд и ставок устраняется разрыв между стратегией компанией и тактическими шагами и инициативами. За определение верхнеуровневой стратегии на уровне Полярных звезд отвечает наша Drive team — команда, состоящая из руководителей департаментов. 

Ставки формируются на уровне команд, они часто отражают требования рынка и состоят из более мелких проектов, задач и инициатив. Задав контекст на уровне выше, вы можете быть уверены, что команды думают вместе с вами в одном направлении, при этом имеют достаточный уровень свободы и возможности для творчества. Критически важно постоянно сверять часы, чтобы все в команде чувствовали, что их мнение ценно и будет услышано.  

Как мы планируем

Уровни планирования мы переложили в ежегодный цикл планирования,  состоящий из определенной последовательности шагов:

• ежегодное планирование — формализуем миссию и амбициозные цели;
• квартальное планирование — происходит защита проектов и выбор ставок;
• ежемесячные ретроспективы — проводим ревизию ставок и смотрим за прогрессом;
• еженедельные встречи — оцениваем прогресс и синхронизируемся по проблемам. 

Как проект становится ставкой

Проект — это идея или гипотеза, которая пришла на основе каких-то данных, но при этом была переосмыслена в контексте общего фокуса компании и детально проработана, чтобы ее можно было выставить на защиту и голосование.

Начать проект и вынести ставку на защиту может любой человек в компании. Для этого нужно:

• иметь четкий ответ на вопрос «Зачем нам этот проект?»;
• найти спонсора из команды Drive team;
• проработать проект при поддержке спонсора и с привлечением команды;
• вынести на защиту на ежеквартальной стратегической сессии оформленный по шаблону проект с ответом на ключевой вопрос из первого шага, описанием метрик успеха, шагов, ресурсов и распределением ролей в команде, которая будет отвечать за результат.

Если за проект проголосует не менее 80% членов Drive team, он становится ставкой, а тот, кто его принес, — роад-менеджером. 

Ошибки и вызовы, с которыми пришлось столкнуться 

Самый большой вызов для нас был очень неожиданным. Как известно, невозможно изменить то, что невозможно измерить. Поэтому цель становится целью, а не обычным желанием, именно через измерение. 

Пришлось много времени потратить на обучение, связанное именно с тем, как описывать цели и подбирать метрики, которые позволят измерить достижение результата. Делали мы это как в рамках воркшопов, так и с помощью коучей во время индивидуальных сессий. 

В классическом подходе OKR есть правило, что ключевые результаты должны основываться на ценности, а не на действиях. Я не могу сказать, что нам удалось на 100% внедрить ценностный подход, но мы видим, что в целом изменилось мышление команды и культура становится ориентированной на результат, а не на процесс.

Поэтому нам пришлось выделить не только коуча, но и временно перевести на этот процесс нашего проджект-менеджера, которая практически в режиме фулл-тайм помогала команде менеджеров структурировать информацию в голове и формулировать четкие амбициозные цели и  количественные результаты.

Не сразу появился формат проведения еженедельных встреч, на которых мы отслеживаем прогресс внутри ставок и результаты. Как и в случае с формулировками, некоторые ребята начинали обсуждать тактические или операционные задачи.

Перевод бизнес-процессов на новую платформу мы делали вторым этапом, но сейчас я думаю, что именно с этого можно было начать переезд, потому что этот процесс объективно легче. Что мы сделали правильно — это не просто импортировали старые процессы из Trello, а сделали одновременно и «генеральную уборку», пересмотрев текущие процессы, убрали ненужные и оптимизировали остальные.

Несмотря на все сложности, мы сделали 90% из задуманного и продолжаем двигаться дальше. Мы благодарны своей команде за гибкость, поддержку и творческий подход, особенно сейчас, когда общий уровень напряженности и стресса на рынке зашкаливает, а будущее у многих индустрий (включая нашу) очень неопределенное.

Наш подход позволит нам еще быстрее отрабатывать идеи и тестировать новые гипотезы, так что в ситуации любого кризиса мы сможем быстро трансформироваться.

Как достичь максимума

• Обеспечьте планирование не только сверху вниз, но и снизу вверх. В нашей системе Drive team формирует направление, а команда уже сама приходит с инициативами в заданном контексте.
• Коммуникация — наше все. Прежде чем приступать к внедрению любых изменений, найдите opinion leaders, «продайте» им свою идею и заручитесь поддержкой. 
• Проводите воркшопы и встречи, объясняйте порядок действий по проекту и причинно-следственную связь в масштабе всей системы и на простых уровнях. Много встреч не бывает!
• Чтобы не встретить сопротивление, заранее обеспечьте бай-ин: команда должна купить вашу идею. Подумайте, о чем и с кем надо поговорить до начала внедрения изменений, какие возражения проработать заранее. Например, объяснить, что планирование — это инструмент управления, а не оценки команд. 
• Сделайте дорожную карту внедрения изменений и не забывайте сверяться с ней.
• Возможно, начав внедрять планирование, вы поймете, что ваша организационная структура устарела и ее надо менять. Стратегия формирует вашу структуру, а не наоборот.
• Не берите в работу слишком много проектов. Наведите фокус на главное и бросьте туда все силы. Расфокус еще никого не приводил к хорошим результатам. В начале будет желание делать все и сразу, но в процессе еженедельных встреч вы сами почувствуете предел своих возможностей.
• Делайте ставки на проекты, которые могут принести максимальный результат.
• Сразу выберите инструмент, который вам поможет. Совместная работа в едином информационном пространстве особенно важна в случае с распределенными или удаленными командами. Сейчас много хорошего софта — берите подходящий именно вам. 
• Помните, что ваша команда, ее культура и процессы уникальны, поэтому чужой опыт можно подсмотреть, но не перенять полностью. Боритесь с трудностями, поэтапно решайте задачи и продолжайте двигаться к своей цели — и все получится.

Фото на обложке: Shutterstock / Syda Productions