Как составить расписание на каждый день и ни разу его не нарушить
Время, бесспорно, самый ценный ресурс, которым мы обладаем. Поэтому навыки тайм-менеджмента критически важны. Но мало составить хорошее расписание. Эти советы помогут вам составить его так, чтобы желания нарушить установленный порядок не возникало.
От того, как вы распоряжаетесь временем, зависит ваше благополучие, продуктивность, хорошее настроение. Воспользуйтесь этими советами и создавайте такое расписание, нарушить которое было бы практически смертным грехом.
1. Работать нужно без перерыва
Если вы занимаетесь преимущественно интеллектуальным трудом (например, вы дизайнер, инженер, писатель, учёный), вам необходимо сосредоточиться на поставленной задаче и поймать так называемый поток. Чтобы хорошо и продуктивно работать, оставьте в расписании чёткие промежутки времени, в течение которых вы не будете отвлекаться, прерываться, уходить с рабочего места. Используйте эти временные окна только для работы.
Оптимальное же количество времени легко рассчитать по правилу, которое предложил менеджер Facebook* Дэвид Гиллис (David Gillis).
В вашем расписании на неделю должно быть не менее шести промежутков продолжительностью не менее трёх с половиной часов, отведённых строго для работы без перерыва.
Это сложно, но стремиться к этому необходимо. По сути, вам нужно работать каждый день до обеда по три с половиной часа. И найти день, когда вы будете работать три с половиной часа без перерыва и после обеда.
Просмотрите своё расписание. Есть ли в нём место для воплощения этого правила? Если места нет, у вас проблема. И вам срочно нужно её решать.
Что случится, если не следовать этому правилу?
- Вы не будете продуктивно работать.
- Вам придётся доделывать работу внеурочно, по ночам, или тратить на неё свои выходные.
Долго в таком состоянии вы, очевидно, не протянете. Поэтому постарайтесь перестроить своё расписание так, чтобы оно соответствовало правилу. Для этого можно:
- перенести встречи так, чтобы они не отвлекали вас от работы;
- найти день, на протяжении которого не будет ни встреч, ни собраний, ни планёрок;
- поговорить с вашим менеджером: наверняка он готов оптимизировать ваш день так, чтобы вы работали эффективнее.
Когда вы составите расписание, в котором строго определены эти временные блоки, обращайтесь с ним так, будто это бабушкины драгоценности. Священная корова. Бутылка коллекционного вина.
Чтобы было легче следовать новому расписанию, объясните себе, зачем это нужно. Поставьте перед собой цель. Например, скажите: «Я хочу закончить проект за неделю».
Вам будет легко и приятно работать. Найдите удобное место, отключите уведомления на телефоне, выпейте кофе. Поймайте поток и включайтесь в процесс.
2. Еженедельно пересматривайте расписание
Определитесь с приоритетами
В вашем расписании должно быть 30-минутное окно, запланированное на понедельник. Используйте это время для того, чтобы пересмотреть календарь на будущую неделю. Определитесь, какие три главные цели вам нужно достичь за следующие семь дней. Каковы ваши приоритеты?
Обязательно проверьте все встречи, назначенные на эту неделю. Они не должны прерывать рабочие временные блоки.
- Если вы приглашены участвовать в событии, о котором ничего не знаете, напишите организатору и попросите программу мероприятия.
- Если у вас запланирована встреча с человеком, но обсуждать вам в этот раз нечего, отмените её.
- Если у вас запланировано собрание или презентация, запланируйте ещё и время на подготовку.
- Если встреча не запланирована, но у вас есть несколько важных вопросов к человеку или команде, запланируйте встречу, собрание или хотя бы телефонный звонок.
Активное планирование — это непросто. Зато взамен вы получите приятное ощущение полного контроля над своим временем в течение семи дней.
3. Спросите себя, так ли вам нужно быть на этой встрече
Встречи, собрания, презентации — всё это съедает очень много вашего времени. Обычно такие события назначены неудобно и совершенно неэффективны. Зачем они вообще нужны?
Почему мы на них появляемся?
- Мы не хотим расстроить другого человека. Он же назначил вам встречу, значит, ему нужно что-то обсудить. Нехотя вы соглашаетесь прийти на встречу, жертвуя своими важными делами.
- Чувствуем себя включёнными в процесс. Например, если вся команда собирается, чтобы обсудить проект, вам кажется, что нужно обязательно прийти. Иначе коллеги подумают, что вы не так преданы делу, как остальные.
- Желание быть в курсе дел. Если встреча кажется важной (например, на ней будет присутствовать кто-то из руководства или планируется принятие судьбоносного решения), естественно вам хочется быть на ней.
На самом же деле ваш КПД мог быть выше, если бы вы остались на рабочем месте и не отрывались от процесса. Как понять, на какую встречу нужно приходить, а какую можно пропустить? Используйте это правило.
На встречу нужно приходить, если:
а) вы уверены, что ваше присутствие повлияет на результат собрания,
б) вы повысите свою эффективность благодаря этой встрече.
Чтобы понять, повлияет ли ваше присутствие на результат собрания, спросите себя, собираетесь ли вы говорить о своей работе или хотите сидеть молча. Возможно, в зале будет тот, кто сможет выразить ваше мнение увереннее и лучше.
Чтобы понять, будете ли вы работать эффективнее после этой встречи, спросите себя, узнаете ли вы что-то новое на этом собрании. Если вы не узнаете ничего нового, не собираетесь задавать вопросы, не будете рассказывать о своей работе и, следовательно, не ожидаете конструктивной критики, тогда ваша эффективность вряд ли возрастёт.
Если ни в первом, ни во втором случае вы не можете себе пояснить, зачем же нужно приходить на эту встречу, пропустите её. Ваше время ограниченно, и вам нужно разумно использовать каждую минуту.
4. Сделайте собрания эффективными
Некоторые собрания и встречи могут проходит эффективнее и приносить больше результата. Проверьте, соответствует ли ваше рабочее событие таким критериям, и ответьте на несколько вопросов.
- Есть чёткая повестка и цель проведения встречи. Если их нет, предложите организатору объявить, чего же именно нужно достичь по завершении собрания.
- Присутствуют ли на встрече те, кто не принимает участия в собрании? Чем масштабнее планёрка, тем дороже она обходится каждому члену команды, тем больше навыков и умений требуется от руководителя.
- Нельзя ли разделить большое собрание на несколько маленьких встреч? Таким образом, вся команда будет работать во время встречи, высказывать своё мнение, обсуждать проделанную работу.
- Не уходит ли дискуссия в сторону? Следите за временем: когда меняется тема разговора, легко отвлечься и забыть о том, сколько минут осталось до конца встречи. Не позволяйте себе тратить драгоценное время так бездумно. Напомните коллегам: «У нас осталось 10 минут, а несколько вопросов мы так и не затронули».
5. Оставьте время на учёбу и творчество
Не все важные задания нужно срочно выполнять. Но обязательно запланируйте время для таких занятий.
В зависимости от того, какую цель вы перед собой ставили, оставьте окно для учёбы, творчества или поиска вдохновения. Оно может быть совсем небольшим — буквально пара часов. Зато через несколько лет вы скажете себе спасибо за эти счастливые часы. Даже такая маленькая инвестиция в будущем даст прибыль.
Например, я очень люблю рисовать и считаю, что этот навык терять нельзя. Поэтому в моём расписании есть два часа, отведённых только на рисование. Я рисую в воскресенье — это наименее загруженный день в моём расписании. Этого хватает, чтобы получать удовольствие и не забывать, как держать кисть в руках.
6. Запомните: выполнять нужно всё, что запланировали
Независимо от того, любите вы этим заниматься или не любите.
Я вот очень люблю двойной чизбургер, но ем его намного реже, чем салаты, каши и супы. Просто потому, что, постоянно питаясь двойными чизбургерами, здоровым и сильным не будешь. Иногда очень тяжело заставить себя есть правильную пищу. Но эти слабости нужно перебороть, потому что это полезно для здоровья.
То же самое касается и вашего расписания. Делайте то, что вы любите. Делайте и то, что любите не так сильно, но то, что полезно для вас, вашей карьеры, здоровья, развития. Пункты в вашем расписании появились не просто так: всё ненужное мы уже отбросили, осталось только то, что поможет вам стать лучше.
Теперь расписание нарушать нельзя.
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
Недельный тайм-менеджмент в электронном формате:
Если требуется идеальная система планирования на день, неделю или месяц:
+ готовые шаблоны планирования недели в бумажном варианте:
Зачем нужно планирование? В хаотичном распределении своего времени, мы беремся за ненужные нам действия и снижаем продуктивность. Планирование — это расставление приоритетов на шкале времени. Например, как в расписании дня. Если Вы допустите лишние дела в расписание текущего дня, Вы будете упускать важное.
Как же правильно планировать? Начнем с планирования на день.
Техника тайм- менеджмента POMODORO
- Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
- Поставьте помидор (таймер) на 25 минут.
- Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит…
- Сделайте короткий перерыв (3-5 минут).
- После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15-30 минут).
- Максимум 4 задачи
Данный метод способствует увеличению эффективности и правильному планированию на текущий день. Но проблему неправильного распределения времени нужно решать всецело. И планировать стоит не только на день, но также и на неделю, месяц и даже год. Ниже, мы представляем планирование на день и больше, которое Вы можете скачать и распечатать.
Шаблон плана на день:
- Только важные и актуальные дела на день
- Оценивайте реальную возможность выполнения дел
- Оставляйте место для внезапных срочных дел
- Выделяйте цветом или пишите метки
- Лучше всего сначала выполнять самые сложные задачи,
а затем переходить к более легким.
Скачать шаблон на день Вы можете здесь:
Шаблон плана на неделю:
-min.png)
Спланировано — наполовину сделано. Вы должны видеть свои планы, чтобы понимать вектор своего движения. Планируйте в готовом шаблоне. Скачивайте по ссылке ниже и вписывайте в готовый шаблон свои дела.
Скачать шаблон на день Вы можете здесь:
Шаблон плана на месяц:
В шаблоне плана на месяц, система та же, что и в плане на день и неделю. Вписываем в каждый день, важные и актуальные задачи.
.jpg)
Скачать шаблон на месяц Вы можете здесь:
Шаблон планирования на 2023 год:
Если нужно распланировать все 12 месяцев, можете распечатать готовый шаблон.
Конечно, всё это здорово. Планирование в бумажном варианте, распечатал и взял с собой, чтобы не забыть о своих делах. Но не будем забывать, что сейчас очень быстро развиваются технологии, и планирование в их числе. Если Вы хотите решать свои дела, и составлять свой план в разы быстрее, здесь подойдет альтернативный планировщик, в электронном формате.
Планировщик LeaderTask
- Ваши данные всегда под рукой
- Позволяет любые перестановки задач
- Перенос дат
- Планирование на день, неделю, месяц и больше
- Напоминания
- Создание любых категорий для плана
- Задачи в фокусе
- Метки: важно, срочно, внимание
- Обозначение задач цветом
- Удаление задач
- Статус выполнения задач
- Перенос задач со статусом «Просрочено»
- Регулярные напоминания
- Прикрепление файлов, ссылок, изображений
- Дополнительные внесения изменений
Новая альтернатива бумажному планировщику
Будьте осторожны, планирование в LeaderTask, ведёт к эффективности!
Привет! Хочу поделиться, как я составляю план недели так, чтобы и сделать всё, и не устать, как лошадь. Когда я начала так планировать, моя жизнь изменилась – я сразу стала более спокойной и эффективной и успевала гораздо больше, чем раньше, а кроме того, и стрессовала меньше. Вкратце всё просто – надо грамотно выделить время и на отдых, и на работу. Однако вначале я допускала существенные ошибки, от которых хочу вас предостеречь. В этой статье я даю свой вариант, как планировать неделю – и уверена, что вы почерпнёте отсюда что-то новенькое!
Содержание
- Когда лучше планировать неделю?
- Где планировать неделю?
- Как я планирую неделю: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Анализирую прошедшую неделю
- Шаг 2. Разношу по плану недели привычные и запланированные дела
- Шаг 3. Выбираю время отдыха
- Шаг 4. Определяю приоритеты недели
- Шаг 5. Составляю примерный список дел
- Шаг 6. Распределяю дела по неделе
- Частые ошибки: учитываем нюансы недельного планирования
- Ошибка 1. Ждать, что сразу всё получится
- Ошибка 2. Занимать планами абсолютно всё время, которое есть
- Ошибка 3. Забывать про отдых
- Ошибка 4. Не следить за поглотителями времени
- Пример планирования недели для женщины
Когда лучше планировать неделю?
Ответ ясен – когда она, эта неделя, ещё не началась! А предыдущая уже закончена, и можно не спеша её проанализировать, акцентировав внимание на главном.
Поэтому планируем в конце уходящей недели – это может быть вечер пятницы, если всё важное вы делаете по рабочим дням, или вечер воскресенья. Некоторым удобнее вечер субботы, так как в воскресенье они полностью отвлекаются от дел и только отдыхают. Мне – нет, т.к. домашние дела никто не отменял, а я их тоже планирую (а как же!).
У вас должно оставаться немного времени, чтобы провести его в тишине и подвести итоги прошедшей недели, ну и следующую запланировать. У меня на это уходит не менее получаса. В идеале – выделить себе пару часов, заварить чайник чая иии…
И да, время на планирование тоже надо запланировать – иначе откуда оно возьмётся?
Где планировать неделю?
В идеале – использовать планер с недельной раскладкой (разлиновкой), но и просто чистый лист бумаги и ручка тоже пригодятся.
Очень удобно, когда есть немного места, чтобы выписать приоритеты и важные дела, чтобы фокус не сбивался.
Планеры бывают совершенно различные. Как выбираю я? Распечатываю листок понравившегося и веду. Подошло – заказываю планер целиком.
Мне больше нравится бумажное планирование, поскольку видна вся неделя целиком, и сразу понятно, какой день перегружен, а в какой можно сделать что-то ещё.
Если вы – «электронный» человек, то можете в приложениях или программах.
Удобнее всего оказываются:
- Программы для составления интеллект-карт, например, Xmind, MindMeister.
- Программы для планирования дел – Trello, TickTick, Any.do, Google Keep и другие.
Как я планирую неделю: пошаговая инструкция
Шаг 1. Анализирую прошедшую неделю
Планирование недели нужно обязательно начать с анализа предыдущей. Так я могу понять (и задокументировать) уроки, которые она мне принесла.
Для начала я кратко записываю, что за неделя была.
Например: «Неделя была суматошной, т.к. приехала в гости M. с семьёй. Делу N поэтому не уделила большого внимания, зато пришлось много готовить и убирать».
Я выписываю, какие дела мне удались полностью – и почему. Какие дела я сделала не в полной мере – и почему. И какие не сделала совсем — возможно, на это были веские причины (плохое самочувствие, внезапные дела), а не прокрастинация и лень. Отношусь к себе с пониманием и уважением.
В конце я выписываю главные события прошедшей недели – это даёт мне ощущение, что жизнь не проходит зря.
Что упущено. Обязательно пишу свои мысли на эту тему, например, мало общалась с родными, забыла уделить внимание физической форме, окна не помыла…
Шаг 2. Разношу по плану недели привычные и запланированные дела
Беру раскладку на неделю и вношу в неё дела, привязанные к определённому времени – встречи, уроки, вебинары и прочее.
Если есть обязательные дела – тоже их обозначаю.
Например, если в субботу ко мне приедет подруга, то в пятницу я должна закупить продукты к застолью и даже что-то приготовить. Но сделать я это могу в течение всего дня.
Шаг 3. Выбираю время отдыха
Отдых – это важнейшая составляющая продуктивной работы. Я думаю о моментах отдыха в течение дня. В некоторые моменты я наверняка устану, и естественным будет дать себе передышку. Так пусть она будет законной!
Например, после похода по магазинам я вряд ли сразу засяду за дела – логично будет выпить чая, посидеть в соцсетях и прийти в себя. А после отъезда гостившей подруги мне потребуется целый день, чтобы отдохнуть и освежить дом.
Я учитываю свой режим дня и не планирую дела с утра до вечера – всё равно не сделаю всего. По крайней мере, 2 часа в день я отвожу на законное ничегонеделание.
И помните, что сидение в соцсетях – это тоже работа, и от неё устают.
Походы в кино, кафе, встречи с подругами, поездки в парк я также заношу в план.
Шаг 4. Определяю приоритеты недели
Далее я решаю, чему посвящу эту неделю. Приоритетов должно быть не более трёх.
Например, на будущей неделе я уделю время обучающему курсу, займусь весенней уборкой дома и напишу 1 статью. Если останется время – поделаю какие-то другие дела, но вот эти три будут у меня в приоритете каждый день.
Для меня эффективно вести трекер по этим делам, закрашивая день, когда уделила время этому делу (а если не уделила – ставлю точку).
Ну, а за удачно завершённую неделю полезно себя вознаградить!
Шаг 5. Составляю примерный список дел
Беру чистый лист бумаги и записываю туда все-все дела, которые хотела бы сделать на этой неделе. Не забываю те, которые не сделали на прошлой!
Это можно делать и в программах – причём, дела можно накапливать, а также сортировать их по сферам жизни.
Около дела рисую примерное время, которое оно потребует. Если дело крупное, разбиваю его на более мелкие задачи либо решаю заниматься им, например, полчаса.
Шаг 6. Распределяю дела по неделе
Напомню, что дела, привязанные ко времени, уже там! Затем вписываю приоритетные дела. И потом уже думаю, как разместить остальные дела из списка.
Кому-то удобно разнести все дела по неделе и также все выполнить. У меня же жизнь довольно изменчива, поэтому наверняка я знаю только о двух первых днях. В дальнейшем же вечером, после окончания работы, я смотрю в список дел и планирую, какими делами займусь завтра. Попробуйте и делайте, как удобнее вам!
Да, да! Многие дела просто не войдут. Мы всегда хотим от себя больше, как будто кто-то другой будет это делать вместо нас.
Частые ошибки: учитываем нюансы недельного планирования
Ошибка 1. Ждать, что сразу всё получится
Планирование – штука индивидуальная. Надо всё пробовать на себе, чтобы понять, что работает, а что нет. Кроме того, если вы только начали планировать, то не знаете, сколько времени занимает то или иное дело – и поэтому планировать неделю трудновато.
Ошибка 2. Занимать планами абсолютно всё время, которое есть
Многие дела растягиваются, их приходится доделывать в другие дни – из-за этого остальные планы летят в тар-тарары. Бывалые советуют планировать лишь 70% времени. Возможно, вам подойдёт всего 50% — будьте гибкими!
Ошибка 3. Забывать про отдых
В итоге в конце дня вы – как выжатый лимон. Не надо так! Отдых тоже надо планировать!
Некоторые даже спят в середине дня – не более 25 минут, чтобы не перейти в фазу глубокого сна.
Ошибка 4. Не следить за поглотителями времени
Соцсети – главные поглотители времени: кажется, что просидела совсем немного, а прошло несколько часов. Поставьте на телефон специальное приложение, которое считает время, проведенное в соцсети, и напоминает, что вы сидите там слишком долго, а жизнь проходит мимо.
Пример планирования недели для женщины
Предположим, наша женщина работает полный день – с 9.00 до 17.00, у неё муж и ребёнок, и ей нужно планирование, чтобы оставшееся время использовать эффективно. Женщина выделила для себя на неделю такие приоритетные задачи:
- Делать упражнения для лица (30 минут в день)
- Помыть окна (30 минут в день)
- Пройти обучающий курс (30 минут в день)
Выходит, что для важного ей нужно 1,5 часа в день.
Помимо этого, у неё есть список дел, а также обязательные дела – утренняя и вечерняя рутины.
Дорога на работу и обратно – час утром и час вечером. Утром она своими делами заниматься не может – некогда. Зато вечером у неё есть 2 часа чистого времени. Вполне можно выделить 30 минут на лицо во время просмотра ТВ или сериала. Если обучающий курс позволит, можно слушать вебинар и заниматься чем-то ещё – например, мыть окна. За один раз вымыть все окна нереально, поэтому нужно разделить все окна на несколько дней. А во вторник женщина ведёт ребёнка к врачу, поэтому времени на любые дела останется меньше.
Итак, женщина решила запланировать неделю. У неё есть раскладка, но вносит она туда только те дела, которые НЕ само собой разумеющиеся (потому что если внести ВСЕ женские дела, любой планер лопнет))).
- Вносит дела, привязанные ко времени.
- Вносит приоритетные дела.
- Вносит оставшиеся дела.
И вот что у неё получается:
Но недельное планирование – это не самоцель, а часть большого плана на месяц и даже на год. Как правильно это делать, поговорим в следующих статьях.
Подписывайтесь на мои соцсети, чтобы не пропустить полезные посты и сториз! Очень вам рада!
https://vk.com/olga_grizlova
https://www.instagram.com/olga.grizlova/
https://t.me/olgagrizlova
Перед Вами вольный перевод статьи, которую написал Rafael Sarandeses:
Примените этот систематический метод, чтобы каждую неделю уверенно продвигаться к Вашим самым большим и важным целям.
 |
Rafael Sarandeses — человек с личной страстью помогать другим людям достигать их профессиональные цели. Поэтому он делает больше, чем просто помогает человеку определить цели и поддерживает на пути к их достижению. Он помогает развить правильные продуктивные привычки, которые позволяют быть эффективным, оставаться на верном пути и достигать поставленные цели. |
Железобетонный метод еженедельного планирования может изменить ВСЁ — он позволит Вам сэкономить несколько часов прокрастинации и нерешительности в течение недели. Если выбирать только одну тактику исполнения, то целенаправленное планирование на неделю вперед, вероятно, та тактика, которая дает самый значительный результат.
Эта система еженедельного планирования поддерживает продуктивность и постоянство. Она уже помогла многим людям достичь профессиональные цели с меньшими усилиями и за меньшее время, чем это занимает обычно.
Ну что, поехали!
1. Планируйте на неделю вперед по воскресеньям
В воскресенье следует провести какое-то время со своим календарем и решить, когда именно Вы уделите время вдумчивой работе над своими самыми важными целями. Фокус на недельном масштабе даёт наилучшие результаты — он достаточно длинный, чтобы видеть все в перспективе и ощущать прогресс, но и достаточно короткий, чтобы удержать Вас в настоящем, и в «режиме действия».
Планируя время заранее на исполнение значительных проектов каждую неделю, Вы также заметите позитивный «побочный эффект». После того, как Вы поместите в недельный календарь все нужные для реализации целей дела, Вы поймете, что у Вас осталась масса свободного времени на другие занятия.
Это простое упражнение очень воодушевляет. Оно позволяет втиснуть гораздо больше дел в одну неделю и при этом оставаться спокойным, с чувством порядка, контроля и готовым действовать в соответствии с собственным планом.
Планирование на неделю вперед всегда даёт огромный рост продуктивности и уверенности в себе.
Если коротко: оставьте немного времени после обеда в воскресенье, чтобы составить детальный план на следующую неделю.
2. Разберитесь с Вашими задачами и их потоком
Жизнь в реальном мире заставляет нас постоянно совмещать наши планы с бесконечными встречами, звонками, личными поручениями, административной работой и тому подобное. Приоритизация включает принятие решений, как поступить с неприоритетной работой.
Ниже представлена таблица — это комбинация Матрицы Эйзенхауэра и Матрицы «Срочное и Важное» Стивена Кови. Эта таблица поможет Вам с приоритизацией.
© Rafael Sarandeses
По мере заполнения своего календаря Вы будете думать о том, как разместить эти 4 типа активностей:
1. Уделите достаточно времени в течение недели для «Работы в фокусе» — это задачи, которые требуют много усилий и дают значительный эффект. Вам потребуются длинные промежутки времени, которые позволят Вам глубоко погрузиться в выполнение сложных задач, требующих концентрации внимания. Это означает — никаких емейлов, звонков и прочих отвлекающих факторов. Только глубокая, сконцентрированная работа.
2. Используйте максимум возможностей для получения «Легких побед» — это задачи, которые требуют мало усилий, но дают значительный эффект. Например, сделать черновой набросок Коммерческого предложения или позвонить потенциальному клиенту — это критически важные для бизнеса задачи, хотя они могут отнять относительно немного времени и усилий.
Иногда мы продолжаем откладывать выполнение таких задач, потому что никак не можем запустить чувство потока. Решение может быть таким: плотно упаковывать похожие задачи в единые, непрерывные «блоки часа на 3 один-два раза в неделю. Если Ваш мозг уже в потоке какого-то определенного типа задач, будет гораздо проще переключаться к другим задачам такого же типа, если они будут идти одна за другой.
3. Эффективно разбирайтесь с «Наполнителями» — это задачи, которые требуют мало усилий и дают незначительный эффект. Работу с почтой и административным вопросами можно также планировать «блоками» в перерывах между встречами, в дороге или когда у Вас есть 15-30 свободных минут, в которые заняться какой-то значительной работой точно не получится.
4. И последний тип активности — это «Задачи-убийцы продуктивности» — это задачи, которые требуют много усилий, но дают незначительный эффект. Задачи-убийцы высасывают из Вас энергию, но в результате дают минимум эффекта на каждую затраченную минуту. Как правило они появляются в качестве срочных запросов от других. Подумайте, можете ли Вы делегировать такие задачи кому-то, более подходящему, или кому-то, кому больше нравится выполнять подобные задачи? Возможно ли их автоматизировать? Или вообще отдать на аутсорсинг?
Задумайтесь, сколько времени на самом деле Вы отнимаете выполнением «задач-убийц» у тех задач, которые действительно важны для вашего бизнеса и Ваших целей? Если подумать над этим в терминах стоимости 1-го Вашего часа, то может оказаться значительно дешевле заплатить кому-то за выполнение таких задач.
Ваша очередь!
Мы еще вернемся к размещению этих блоков в календаре на 4-м шаге. А пока Вы можете нарисовать себе небольшую табличку, такую же как в примере наверху, и попробовать классифицировать свои задачи со следующей недели, разместив их в соответствующие зоны.
3. Защитите время для задач, которые продвинут Вас в направлении Ваших целей
Чтобы прорваться сквозь туман и сохранить фокус на том, что должно быть сделано к концу недели несмотря ни на что, используйте подход «Неделя-5» и «День-3» (сокращенно Н-5 и Д-3).
Этот предельно простой подход помогает сохранять фокус на том, что важно, так что Вы сможете максимизировать результат на выходе каждой недели. Идея в том, чтобы работать как можно больше в зеленых квадратах матрицы «Усилия Vs Эффективность», как описано выше.
Недельные задачи «Н-5»: 5 вещей, которые Вы должны выполнить до конца недели — несмотря ни на что.
Такие задачи также называют «Большие-5».
Никаких оправданий, они должны быть выполнены до того, как Вы уйдете на выходные. Эти задачи обычно принадлежат квадрату «Работа в фокусе», и то, что они уже запланированы в календаре, означает, что Вы от них уже не сбежите. Они являются тем типом задач в календаре, с которыми Вы обязаны считаться.
Ежедневные задачи «Д-3»: каждый вечер напишите 3 вещи, которые Вы должны сделать до вечера следующего дня.
Также известные как «Крошечные-3».
Задача Д-3 может быть чем-то, что требуется для прогресса по задачам Н-5 в течение недели. Идея в том, чтобы совместить отличный недельный обзор важных вещей с ежедневным обязательством сделать хотя бы 3 значимых задачи в нужных направлениях. Задачи Д-3 могут принадлежать к квадрату «Легкие победы»: задачи требуют не так много энергии и времени для выполнения, но оказывают значительный эффект на прогресс.
Ваша очередь!
- В воскресенье вечером подумайте над вашими Н-5 на будущую неделю, а также над Д-3 понедельника.
- Не уверены по приоритетам? Слишком много «важных» и «срочных» дел к выполнению? Попробуйте спросить себя: «Как я распределяю свое время, энергию и фокус на действиях со значительным эффектом которые продвинут меня к моим целям?» Подумав над этим, может стать немного проще выбрать 5 ключевых вещей, которые на следующей неделе приблизят Вас к достижению Ваших целей.
4. Используйте Ваш календарь как основной инструмент продуктивности
После того, как Вы классифицировали свои задачи и их последовательность, и определились со своими Н-5 и Д-3, перейдите к незаполненной неделе в Вашем календаре. Это может быть календарь Outlook, iCal, конечно же WorkTek, или даже бумажный календарь. Любой подойдет.
1. Для каждой задачи Н-5 зарезервируйте блоки минимум по 90 минут на протяжении недели. В этой статье мы фокусируемся на Ваших профессиональных целях, но Ваши Н-5 могут включать Активности со Значительным эффектом в любой другой области Вашей жизни, а не только в работе.
2. Каждый вечер планируйте следующий день и резервируйте блоки хотя бы по 30 минут на каждую из задач Д-3. Запланировать Д-3 на понедельник можно сразу в Воскресенье, пока Вы планируете неделю в целом.
3. Далее, зарезервируйте время для телефонных звонков, встреч и прочих вторичных обязательств, которые должны случиться в течение следующей недели. Не забудьте выделить время на еду, посещение врача и прочие личные дела.
4. Обратите внимание на «мертвые» или неиспользуемые временные интервалы между значительными занятыми временными блоками и запланируйте использовать их для работы с «Наполнителями». Например, ознакомиться с документами, ответить на письмо, сделать какой-то набросок материала, встретиться и обсудить что-то с коллегой, и т.д.
Вы можете даже запланировать в свободное время «целевую прокрастинацию», чтобы Ваш мозг отключился на задачах, требующих мало усилий, что в конечном счете может дать побочную ценность. Например, подумать над продвижением, прочитать полезную статью, пообщаться с Вашими клиентами или контактами в LinkedIn и т.д.
5. Сохраняйте гибкий подход: если что-то всплывет и Вам потребуется переписать зарезервированный ранее «блок», то сделайте это. В этом нет ничего плохого, если только Вы не удалите важный блок, не перепланировав его. Почему? Потому что Ваши обязательства по Вашим же приоритетам должны быть жесткими в течение недели, иначе следует задуматься, а действительно ли они были так уже «приоритетны».
6. Если будет не хватать времени, Вам придется начать говорить «нет». Обычно, проще взять на себя лишние обязательства, чем сказать «нет» людям, которые просят у Вас время в Вашем календаре. И если Вы будете соглашаться на все просьбы коллег «уделить им время», тогда Ваше время уже не Ваше — оно принадлежит другим.
Всегда «защищайте» время на задачи «Работа в фокусе» в недельном календаре заранее, даже без четкого плана по каждой задаче. Это позволит минимизировать нарушения плана, т.к. люди смогут попасть в Ваш план только тогда, когда Вам это удобно.
7. Если Вам кажется, что Вы застряли в непродуктивности, «спланируйте» себе дорогу из этого состояния. Памятка задач, решаемых Вами каждый день, позволит Вам идентифицировать «скрытые силы», действующие против Ваших начальных обязательств.
Это также может помочь определить, сколько времени занимает выполнение некоторых задач — очень часто люди недооценивают, сколько реально времени может занимать выполнение некоторых дел.
Если Вы отклоняетесь от своего расписания или никак не можете ему следовать, Вам нужно постараться взять это под контроль: записывайте, как и на что Вы тратите время в течение дня короткими блоками по 60 минут. В конце дня посмотрите на свои записи. Результаты могут удивить Вас.
5. Наградите себя, превратите процесс в игру для укрепления привычек и делайте специальные перерывы, чтобы избежать выгорания
Вы можете преследовать самые значимые цели и все же презирать выполнять некоторые задачи, необходимые для достижения этих целей. И этого не изменить. Планирование и прочие системы работы — не заменят тяжелый труд и жертвы, не важно насколько умны эти системы. Иногда это может вызывать стресс и быть ужасно скучным.
Но Вы можете заставить свои психологические особенности — такие как предпочтение немедленных наград вместо долговременных обязательств — работать на Вас. Создайте стратегии, которые сохранят мотивацию на высоком уровне, когда Вы не хотите делать то, «что нужно делать», а хотели бы лучше делать то, «что хочется делать».
Побалуйте себя.
Возможно, Вы знакомы с программами лояльности вроде «бесплатные мили» и «постоянный покупатель». Что ж, почему бы не создать себе свою программу лояльности «постоянный деятель»? Придумайте для себя какие-нибудь ежедневные и еженедельные награды, если Вы выполняете свои задачи Д-3 и Н-5.
— Я знаю кое-кого, кто разрешает себе посмотреть 1 час Netflix без чувства вины, если задачи дня успешно выполнены; также знаю другого человека, который внедрил себе правило «Пятница после обеда — с работой всё», если он выполняет недельный план к обеду пятницы.
— Некоторое время назад студентка в моей программе по карьерному коучингу в IE Business School решила, что она будет класть по 20 евро в копилку за каждую неделю, если у нее будет выполняться цель «нет входящих». Последнее, что я слышал, у нее очень быстро растет коллекция новых туфель!
Получение значимых, ощутимых наград – это мощный источник мотивационного импульса. Когда речь идет о том, чтобы удержать себя в тонусе, в ход должно идти всё. Я настоятельно рекомендую Вам найти пути, как соединить удовольствие и обязательства в управляемые и мотивирующие сроки (неделя — моя рекомендация и мой выбор).
– Rafael Sarandeses
Получайте удовольствие, отслеживая свой прогресс
Многие приложения отслеживают повторяющиеся активности или привычки. Они полезны тем, что держат нас в курсе, как мы начинаем менять свое поведение, предоставляя нам отчеты и графики, которые демонстрируют наш прогресс и изменение динамики.
Согласно некоторым исследованиям при наблюдении за пациентами с проблемами сердца, которых попросили кардинально изменить свой стиль жизни, участие в группах поддержки дало почти 8-кратный рост длительности приверженности здоровым привычками, против тех пациентов, которые не участвовали ни в каких группах.
Вы можете использовать любые подобные приложения каждый день, чтобы поддерживать свои привычки, влияющие на продуктивность — вставать рано, медитировать, вести свой журнал, в конце каждого дня добиваться «входящих нет» и т.д.
Тот факт, что Вам каждый день приходится отмечать эти задачи в своём списке может оказать значимый эффект на Вашу решимость достичь цель дня. А, как Вы уже знаете, достижение цели дня — это надежный путь продвижения к более амбициозным и отдаленным во времени стремлениям.
Отключитесь на время. Специально.
Мы не машины. Чрезмерная работа приведет к неэффективности. В профессиональном спорте отдых не просто важен как и тренировки, он является частью тренировочной программы.
Это применимо к любому другому аспекту жизни, и на то есть причина: в 2012 году журналист Сара Робинсон изучила 150 лет исследований по данной теме и выяснила, что как только Вы переваливаете за границу 60-часов-в-неделю, задачи, которые занимали час для завершения, начнут занимать два часа.
Какое можно ввести правило по этому поводу? Вы можете ввести правило резервировать в своем календаре время на «отключку», и считаться с этими блоками не менее, чем с другими.
Фокусируйтесь на достижении Ваших дневных и недельных целей, и не переживайте о Ваших больших целях
Лучшие привычке это те, которые имеет смысл иметь. Успех не в том, чтобы выполнить один подход успешно, а в том, чтобы каждую неделю использовать эффективную практику.
Если Вы продолжите придерживаться этой практики, Вы будете менее сфокусированы на том, чтобы переживать о своих более отдаленных планах — осмысление которых может вызывать «оцепенение», и сфокусированными на том, чтобы выполнить текущие задачи. Делая это, Вы уж точно можете быть уверены, что Ваши дневные и недельные задачи со временем приведут Вас к Вашим целям.
Не тратьте слишком много времени думая о процессе. Факт в том, что мы не можем думать креативно и быть максимально продуктивными, если мы постоянно сомневаемся в себе и стараемся определить идеальный план действий.
Эта статья — это подход, выработанный спустя годы экспериментов над собой и помощи другим по пути достижения целей. Можете смело пробовать другие альтернативы и настраивать свой недельный процесс. Отвергайте всё «идеальное» сразу, фокусируйтесь на том, что позволяет прогрессировать именно Вам, и придерживайтесь системы, которая работает для Вас.
Основные выводы
1. Планируйте на неделю вперед по воскресеньям — это позволит Вам оставаться спокойным, с чувством порядка, контроля и готовым действовать в соотвествии с планом.
2. Разберитесь с приоритизацией задач и их потоком — уделите достаточно времени «Работе в фокусе», «Легким победам», заполните промежутки между блоками «Наполнителями» и избегайте «Задач-убийц».
3. Защитите время для задач, которые продвинут Вас в направлении целей — используйте подход «Неделя-5» и «День-3».
4. Используйте Ваш календарь, как основной инструмент повышения продуктивности — резервируйте время, планируйте задачи блоками, сохраняйте гибкость и умейте говорить «нет».
5. Наградите себя — придумайте для себя какие-нибудь ежедневные и еженедельные награды, если Вы выполняете свои задачи Д-3 и Н-5. Превратите процесс в игру и делайте специальные перерывы, чтобы избежать выгорания.
Наличие адекватного плана на рабочую неделю имеет решающее значение для правильного управления временем. Когда вы правильно планируете свою рабочую неделю, вы можете лучше согласовать свои ближайшие задачи в контрольном списке с долгосрочными целями. Обучение составлению еженедельного рабочего плана может помочь вам повысить производительность труда и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. В этой статье мы определим, что такое план работы, расскажем о некоторых преимуществах планирования рабочей недели, обсудим три шага для планирования недели и дадим советы по поддержанию плана.
Что такое план работы?
Рабочий план — это визуальное представление вашего расписания, которое помогает вам оставаться организованным при выполнении задач. Это поможет вам достичь краткосрочных целей, приближая вас к достижению общих долгосрочных рабочих целей. План работы также может помочь вам разделить вашу рабочую неделю на более управляемые части.
Каковы некоторые преимущества планирования рабочей недели?
Ниже приведены некоторые потенциальные преимущества планирования рабочей недели:
Улучшение баланса между работой и личной жизнью
Планирование рабочей недели может позволить вам составить график рабочих часов и свободного времени. Планируя свою неделю заранее, вы можете решить, как вы будете проводить свободное от работы время. Планируйте периодические перерывы в работе, чтобы прогуляться или заняться другим делом, которое поможет вам освежиться. Отгулы и отпуск также могут помочь вам оставаться свежими. В результате вы можете стать значительно более сосредоточенным и продуктивным на работе.
Позволяет вам контролировать свое время
Тщательное планирование может позволить вам лучше контролировать свое время в течение рабочей недели. Это происходит потому, что наличие плана помогает вам знать, какие задачи и когда выполнять. Старайтесь планировать предстоящую неделю, исходя из предполагаемых ежедневных задач, и включите в план рабочей недели резерв для свободного времени. Это позволит вам вносить коррективы в свой график и определять приоритетность задач, на выполнение которых требуется больше времени.
Повышает продуктивность
Планирование рабочей недели поможет вам расставить задачи по степени важности и выделить достаточное время на выполнение этих задач для достижения успешных результатов. Повышение продуктивности может позволить вам выполнять задачи в кратчайшие сроки, сохраняя при этом качество работы и ваше физическое и психическое благополучие. Последовательное достижение еженедельных целей может продемонстрировать вашу преданность работодателю и, возможно, принесет вам премию за работу, заслуги или повышение по службе.
Научит вас расставлять приоритеты
Определение приоритетов — это процесс сортировки или выполнения набора предметов, проектов, событий или задач в соответствии с их относительной важностью. Планирование наперед также может помочь вам лучше адаптироваться к новым задачам или встречам. Планируя свою деятельность на неделю, вы можете учесть, какие приоритеты являются наиболее важными в вашей рабочей неделе.
Помогает вам оставаться мотивированным
Планирование также может помочь вам сохранить мотивацию и приверженность делу. Когда вы установили цели, вы обычно знаете о своем текущем прогрессе и достижениях, а также о том, как достичь конкретных целей на неделю. Когда ваша рабочая неделя хорошо организована, вам будет легче придерживаться распорядка дня. Планирование своей рабочей недели может стимулировать вас к достижению поставленных целей.
Как планировать свою рабочую неделю
Вот несколько важных шагов, как эффективно планировать свою рабочую неделю:
1. Составьте контрольный список
Чтобы составить свой рабочий план, возьмите лист бумаги и сделайте контрольный список, в котором отметьте все задачи, которые вам, возможно, придется выполнить в течение предстоящей недели. Имея такую информацию, вы будете лучше представлять себе, какие задачи и в какой день и время необходимо выполнить. Вы также можете создать большой и всеобъемлющий контрольный список ожидаемых предстоящих задач, к которому вы можете обращаться каждую неделю в процессе планирования.
2. Пересмотр сроков исполнения
Тщательно изучите свой список и определите срок выполнения каждой задачи. Расставьте задачи по степени важности, при этом более важные задачи и задачи с более короткими сроками выполнения должны занимать более высокое место в вашем списке приоритетов. Организация задач по датам поможет вам всегда быть в курсе всех сроков их выполнения. Для долгосрочных проектов, у которых нет официального срока, вы можете установить личный срок, чтобы обеспечить их завершение. Вы также можете создать отдельный список для низкоприоритетных задач.
3. Планируйте задачи на неделю
Назначив крайний срок для каждой задачи, запишите их в свой календарь. Вы можете использовать физический календарь для планирования своей недели или воспользоваться программным обеспечением для составления календаря, если вы предпочитаете делать это в цифровом формате. Для каждого вида деятельности отметьте дату выполнения и время, необходимое для его завершения. Это поможет вам планировать любые встречи и лучше убедиться, что у вас достаточно времени, чтобы выполнить все, что указано в вашем контрольном списке на каждый день. Подумайте также о планировании свободного времени, чтобы иметь возможность гибко реагировать на любые изменения или обновления в течение недели.
Советы по составлению еженедельного рабочего графика
Вот несколько советов, которые помогут вам соблюдать график рабочей недели:
Отслеживайте свой прогресс
Подумайте об использовании еженедельного контрольного списка, чтобы показать, сколько всего вы сделали за определенную неделю. С помощью контрольного списка вы можете еженедельно отслеживать свой прогресс в достижении личных и профессиональных целей. Вы также можете отслеживать, какие действия в наибольшей степени способствуют вашему успеху в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.
Внедрение стимулов
Стимулы — это простой и эффективный механизм повышения мотивации, так как они вознаграждают и поощряют высокий уровень производительности. Если у вас была продуктивная и содержательная неделя, вы можете поощрить себя стимулами, например, подарком или угощением. Вы также можете составить план проведения выходных с коллегами или запланировать развлекательное мероприятие.
Перенесите старые задачи
В напряженные недели в офисе ваш руководитель может поручить вам новые высокоприоритетные задачи и потребовать их немедленного выполнения. В такой ситуации вы можете перенести другие задачи из вашего контрольного списка на следующую неделю. Перенос сроков выполнения старых задач позволит вам выделить достаточно времени для выполнения новых задач с более ранними сроками для оптимального выполнения.
Оцените прошедшую неделю
В конце рабочей недели оцените и подумайте о том, чего вы достигли, будь то список целей, что-то важное, чему вы научились, или возможность, за которую вы были благодарны. Такое отражение может стимулировать и мотивировать вас к поиску областей, в которых вы можете поддерживать уровень производительности. Размышления о прошедшей неделе могут также позволить вам рассмотреть области, где вы могли бы выполнить задачу более эффективно. Затем вы можете разработать стратегию на следующую неделю, сосредоточившись на тех областях, которые вы хотите улучшить.