Образец оформления делового письма Факсы
Все больее широкое распространение
сейчас получили быстрые средства связи,
в частности факсимильная связь. С ее
помощью передаются телефаксограммы
(факсы).
Факс— документ, полученный с
помощью специального аппарата (телефакса)
по телефоным каналам связи. Факс является
по сути копией переданного документа.
По телефаксу могут быть переданы любые
виды документов и приложений к ним:
таблицы, чертежи, схемы, рисунки,
фотографии. Однако факсы в большинстве
случаев являются разновидностью деловой
переписки между деловыми партнерами и
организациями. Оформление факса
осуществляется аналогично оформлению
делового письма, только в реквизитеАдресатвместо почтового
адресауказывается код города и
номер факса получателя.
Дополнительными данными, которые
проставляет сам аппарат (телефакс)
являются:
— код отправителя
— дата и время
передачи, а также ее длительность
— номер телефакса,
с которого передана информаия
— количество
переданных страниц
Если полученные факсы содержат важную
информацию и предназначены для длительного
использования, их необходими скопировать,
потому что факсовая бумага многих
факсимльных аппаратов недолговечна. В
дорогих факсимильных аппаратах, в
которых используется обычная бумага,
копирование необязательно.
|
|
Образец оформления факса Рекомендации к составлению служебных писем и факсов
Начало письма или факса может иметь
следующие варианты обращения:
Уважаемый Игорь Леонидович!
Господин Зорин!
Игорь Леонидович!
Уважаемый господин Зорин!
Уважаемые господа! (употребляется,
когда неизвестны имена получателей
письма)
Затем уместны были бы слова благодарности:
Мы были рады получить Ваше письмо
Большое спасибо за факс от 04.06.00
Подтверждаем с благодарностью получение
Вашего письма
Большинство писем продолжается далее
словами:
В связи с …
Согласно контракту от … N …
В соответствии с …
Если в заголовочной части письма-ответа
заполнен реквизит «ссылка на номер
и дату входящего документа», то не
следует повторять ссылку на документ
в тексте письма.
В зависимости от темы письма (факса)
используются следующие обороты:
Отправка груза, документа
Отправляем Вам …
Ставим Вас в известность …
Высылаем Вам …
Напоминание
Напоминаем Вам …
По истечении … срока предложение нашей
фирмы теряет силу
Подтверждение
Концерн … подтверждает получение …
Подтверждаем, что партия ТНП получена
…
Извещение
Сообщаем Вам, что …
Ставим Вас в известность, что …
Извещаем Вас, что …
Просьба
Пожалуйста сообщите …
Просим оплатить в течение … банковских
дней …
Мы будем благодарны, если Вы …
Гарантия
Оплату гарантируем.
Качество продукции наша фирма
гарантирует.
Предложения
Мы рады предложить Вам …
Предлагаем Вам …
Мы можем рекомендовать …
Мы уверены, что Вы заинтересуетесь …
Отказ
К сожалению, Ваша просьба не может быть
удовлетворена по следующим причинам
…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу
в ближайшее время мы не можем из-за …
К сожалению, мы не можем принять Ваше
предложение из-за …
Предупреждение
Фирма оставляет за собой право обратиться
… , если Вы …
Задержка поставок может привести к
…
Данные Вами обещания, к сожалению, не
выполняются, поэтому мы вынуждены …
Приглашение
Просим принять участие в …
Приглашаем Вас …
Мы рады пригласить Вас …
Письма можно закончить фразами:
Надеемся, что наша просьба не будет
для Вас затруднительной
Мы рассчитываем на успешное продолжение
сотрудничества
Мы надеемся на Вашу заинтересованность
в расширении связей
С уважением
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Как оформить факс
Факсимильный способ передачи информации позволяет мгновенно отправить документ с помощью телефонной линии либо сети интернет. Факсы используются в работе предприятий наряду с бумажными и электронными письмами.
Вам понадобится
- — компьютер;
- — текстовый редактор.
Инструкция
Запустите текстовый редактор, чтобы создать факсимильное сообщение. Откройте новый документ, если используется программа Microsoft Word, выполните команду «Файл» – «Создать» – «Из шаблона». Выберите из доступных шаблонов «Титульная страница факса» вариант на свое усмотрение.
Если у вас Word версии 2007 и выше, щелкните по кнопке Office в левом верхнем углу программы, затем щелкните «Создать» и из списка выберите пункт «Факс». В правой части окна будут показаны доступные для загрузки шаблоны оформления титульной страницы факса. Выделите нужный вам шаблон, щелкните по кнопке «Загрузить». Заполните имеющиеся поля с помощью одинарного щелчка мышью по элементу формы.
Введите реквизиты факса. Заполните поле «Кому», в него внесите название предприятия, а также непосредственного получателя факса (должность, фамилия и инициалы в дательном падеже). Затем впишите номер факса получателя в следующем поле. Введите дату отправки вашего сообщения. Если вы хотите создать факс в качестве ответа на письмо или факсимильное сообщение, введите в поле «Ответ» дату и номер документа, на который отвечаете.
Заполните поле «От». В нем введите название своей организации, вашу должность, фамилию и инициалы. Если факс не служебный, а личный, фамилии, имени и отчества будет достаточно. Затем укажите свои номера телефонов и факса.
При необходимости заполните поле «Копия» и «Комментарии». Обязательно укажите общее количество страниц отправляемого документа, чтобы при получении можно было проверить, все ли листы получены. Установите срочность отправки документа.
Оформите на следующих страницах факса текст сообщения. Желательно использовать более крупный шрифт, чтобы обеспечить читаемость букв при распечатке, т.к. в некоторых факсимильных аппаратах достаточно низкое качество печати.
Учтите, что данный документ не будет иметь юридической силы без подписи соответствующего должностного лица, поэтому факс не может использоваться для передачи особо важной для предприятия информации. Выполните отправку факса с помощью факсимильного аппарата либо специального приложения, например, Venta Fax.
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
ВикиЧтение
Секретарское дело
Петрова Юлия Александровна
5.4. Факсимильные сообщения
Факсимильные сообщения – копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.
По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».
В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.
Пример факсимильного сообщения
14.11.2005 №_61
На №________от_________
О согласовании проведения запланированной встречи
Уважаемая Оксана Анатольевна!
Хотим напомнить Вам о намеченной нами встрече по проведению обучающего семинара-тренинга, который должен состояться 16 ноября 2005 г.
Мы надеемся, что Вы не изменили свои планы и встреча состоится.
Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности:
1) иначе оформляется адресная часть;
2) номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отправления и количество страниц составляют единый блок;
3) указывается вид документа – «Fax-message».
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читайте также
Обуздайте голосовые сообщения
Обуздайте голосовые сообщения
У всякой компании своя корпоративная культура. Где-то большой проблемой могут стать голосовые сообщения, где-то – электронная почта. Я расскажу вам, как справляться с тем и другим, но вам необходимо определить, что отнимает у вас больше
Построение сообщения
Построение сообщения
Нет, в этой главе речь пойдет не об sms-сообщениях, e-mail и записях на автоответчике (точнее, не только о них). Мы с Вами будем понимать под сообщением любое высказывание или выступление. Действительно, подумайте, ведь мы говорим, когда что-то хотим
Получение сообщения
Получение сообщения
Несколько коммуникационных моделей разъясняют, как сообщение движется от отправителя к реципиенту. Некоторые из них достаточно сложны и делают попытку включить в модель почти бесконечное количество событий, идей, объектов и людей, которые
Понимание сообщения
Понимание сообщения
Коммуникация – это акт передачи информации, идей и установок от одного лица другому. Однако коммуникация может иметь место, только если отправитель и получатель обладают одинаковым, общим для них пониманием используемых символов.Слова – самые
Запоминание сообщения
Запоминание сообщения
Многие сообщения, подготовленные сотрудниками по связям с общественностью, повторяются очень интенсивно по нескольким причинам:• Повторение необходимо, потому что члены целевой аудитории не видят или не слышат сообщение все одновременно. Не
Используйте POP!-сообщения для высоких целей
Используйте POP!-сообщения для высоких целей
Как только человек приходит в этот мир, его жизнь и взаимоотношения с окружающими начинают определяться в первую очередь его умением общаться.
Вирджиния Сатир
Замечание Вирджинии Сатир стоит серьезных размышлений. Если вы
Составление маркетингового сообщения
Составление маркетингового сообщения
В этом разделе мы расскажем, как правильно составить маркетинговое сообщение.Если вы сделали все предыдущие шаги, то сейчас нужно, как из кубиков, собрать все в единое целое. А точнее – в единое маркетинговое сообщение для выбранного
Необычные сообщения
Необычные сообщения
Предположим, вы уже собрали контакты потенциальных клиентов, но эти люди еще не стали клиентами действительными. Что нужно сделать, какое сообщение отправить, чтобы сподвигнуть их к тому, чтобы они стали вашими клиентами? Не просто людьми, которые
Шаг 4. Подготовка сообщения для компании
Шаг 4. Подготовка сообщения для компании
Проинформировав топ-менеджера, следует по возможности быстро сообщить о грядущих переменах коллективу компании. Оптимальный порядок информирования таков:1) непосредственные подчиненные топ-менеджера, поскольку на них перемены
Цели рекламного сообщения
Цели рекламного сообщения
При планировании творческих стратегий важно иметь представление о том, чего вы хотите добиться с помощью послания. В предыдущих главах (гл. 4 и 7) мы познакомились с гексагональной моделью эффектов рекламы (рис. 4.5) и узнали, как каждая из граней
Сообщения, управляющие восприятием
Сообщения, управляющие восприятием
Чтобы добиться эффекта, реклама должна быть размещена в специальных каналах, которые представляют собой СМК. Однако само послание должно привлекать внимание и создавать осведомленность. Оно должно также вызывать интерес, как правило,
Сообщения, управляющие познанием
Сообщения, управляющие познанием
Теперь давайте посмотрим на эффективные творческие стратегии, позволяющие потребителям получить о продукте всю необходимую информацию. В общем случае информационные стратегии уделяют основное внимание характеристикам продукта.
Сообщения, затрагивающие чувства
Сообщения, затрагивающие чувства
Стратегии, воздействующие на чувства, подчеркивают психологическую привлекательность продукта для целевой аудитории за счет стимулирования таких ее реакций, как симпатия, страх, беспокойство, зависть и даже сексуальное возбуждение.
Убеждающие сообщения
Убеждающие сообщения
Убеждающая реклама разрабатывается для воздействия на отношение и для формирования убеждения. Для этой цели особенно хорошо подходят свидетельства знаменитостей и стратегии, стимулирующие распространение устной информации о товаре среди
Карта вашего сообщения
Карта вашего сообщения
Вы не обрисовываете четкую картину.После того как вы проанализировали, чего хотят от вас слушатели, и то, как они будут воспринимать ваше сообщение, вам необходимо убедиться в том, что ваша аудитория поймет то, о чем вы будете говорить, запомнит
Анатомия сообщения
Анатомия сообщения
Перед тем как составлять свое сообщение, вам необходимо задать себе три вопроса, на которые хочет получить ответ ваша аудитория, – слушатели могут озвучивать их или нет, но в любом случае, они хотят услышать от вас ответ:• Ну и что?• Кого это
Ответ мастера:
Факсимильный способ передачи информации является очень удобным, ведь позволяет отправлять требуемые документы мгновенно, используя телефонную линию или интернет. Факсы используют в работе предприятий так же часто, как и бумажные или электронные письма.
Чтобы создать факсимильное сообщение, сначала следует запустить текстовый редактор. Если вы используете программу Microsoft Word, то откройте новый документ, потом найдите пункт «Файл». Там выберите пункт «Создать», а далее нажмите «Из шаблона». Из списка доступных шаблонов «Титульная страница факса» выберите нужный вариант.
Если вы используете приложение Word версии 2007 и выше, то нажмите на кнопку Office, находящуюся в левом верхнем углу утилиты. Потом нажмите «Создать» и из открывшегося списка выберите «Факс». В правой части окна вы увидите шаблоны оформления титульной страницы факса, доступные для загрузки. Выберите требуемый шаблон, выделите его, а потом нажмите на кнопку «Загрузить». Потом заполните все поля при помощи одинарного нажатия мышью по элементу формы.
Напишите реквизиты факса. В поле «Кому» напишите название предприятия, а также должность, фамилию, инициалы получателя факса в дательном падеже. Введите также дату отправки вашего сообщения. Если вы создаете факс, как ответ на факсимильное сообщение либо письмо, то введите дату и номер документа, на который вы отвечаете, в поле «Ответ».
Теперь заполните пункт «От». Там напишите название своего предприятия, вашу должность, а также фамилию и инициалы. Если вы создаете личный факс, а не служебный, тогда достаточно просто написать фамилию, имя и отчество. После этого укажите свои номера факсов и телефонов.
Если это необходимо, то можете заполнить поля «Копия» и «Комментарии». Не забудьте указать точное число страниц документа, который вы отправляете, чтобы при получении адресат смог проверить, все ли листы получены. Установите необходимую срочность отправки вашего документа.
На следующих страницах факса оформите текст сообщения. Желательно использовать при этом более крупный шрифт, ведь качество печати в некоторых факсимильных аппаратах очень низкое, что может затруднить читаемость вашего сообщения.
Помните, что созданный вами документ не будет иметь никакой юридической силы, ведь на нем нет подписи соответствующего должностного лица. Так что не нужно использовать факс для передачи очень важной информации для предприятия. Отправлять факс можно при помощи факсимильного аппарата или специального приложения, к примеру, Venta Fax.
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Факс
Наименование предприятия Руководителю предприятия
Адрес предприятия Григорьеву О.А.
Тел., факс факс (095) 141 1526
"___"_____ 20___ г. No.______
На No.____ от "__"_____ 20___ г.
О задержке оплаты по счету No.____
Уважаемый Олег Алексеевич!
Напомним Вам о задержке оплаты по счету от "____"_______ 20___
года No.___ за поставку комплекта оборудования "Техно-105". Прошло
10 дней после направления Вам счета по факсу.
В соответствии с пунктом 6.4 контракта No.____ через 5 банковских
дней начинается начисление пени за просрочку платежа.
Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.
Директор подпись И.О. Фамилия
P.S. Если к моменту получения этого напоминания Вы уже произвели
оплату, примите нашу благодарность.
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.