Как составить факсимиле - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Как подготовить образец подписи для факсимиле

Чтобы факсимиле вашей подписи получилось наиболее качественно, советуем следовать инструкции по подготовке образца подписи для факсимиле.

Файл скана подписи присылайте на почту zakaz@pechati65.ru

Инструкция по подготовке образца подписи для факсимиле

Вам нужно сделать несколько образцов подписи на чистой белой бумаге тонкой черной гелевой ручкой (диаметр шарика 0,2-0,3 мм). Отсканировать лист с образцами на планшетном сканере с параметрами сканирования:

полноцветный скан
масштаб 1:1
разрешение 300 точек на дюйм

и сохранить в формат по вашему выбору: tif (tiff), png, pdf, jpg (без сжатия, т.е. с максимальным качеством) и прислать нам скан. Лучше всего использовать формат tif (tiff).

Настройки сканирования на примере Epson Scan

Как проверить настройки качества сохраняемого файла

При выборе формата сохранения файла (до нажатия на кнопку, начинающую сканирование) зайдите в параметры и выставьте настройки сжатия в одну из возможных позиций, в зависимости от используемых вами систем:
– С максимальным качеством
– Не сжимать
– Нет

Настройки сжатия изображения

Обратите внимание! Сжатие может применяться к файла любого типа, не только jpg! Проверяйте настройки при сохранении в любой формат!

Как должен выглядеть образец в идеале

! Линии подписи не должны содержать пробелов (пример ниже), что бывает, если вы расписываетесь слишком быстро, и чернила не успевают должным образом закрепиться на бумаге. Или у вас дефектная ручка с поврежденной пишущей частью.

! Работы по сканированию проводить только на аппаратном планшетном сканере. Недопустимо использовать программный сканер мобильного телефона.

Вы также можете сделать образец подписи в нашем офисе. Работы по сканированию в этом случае мы берем на себя. Или приносите образцы на бумаге.

При нарушении требований качество факсимиле будет не идеальным

Почему?

Например вы прислали вот такой образец:

Цвет чернил синий вместо черного. К файлу в процессе сканирования применено сжатие по методу jpg. В результате сжатия образуются артефакты вокруг вашей подписи. И контраста слишком мало для получения приемлемого результата. Мы увеличиваем контраст и получаем это:

После ручной полировки получаем вот такой результат, который на наш взгляд не идеален:

Источник

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок?
Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).

Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:

в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.

Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.

В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке. В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей. Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.

Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.

В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний. Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.

Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей. Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.

Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!

Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п. 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы¹ под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий». В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.

ГК РФ в ст. 160 четко очерчивает круг возможного применения факсимиле – это гражданско-правовые сделки² и оговаривает условия, при которых собственноручную подпись можно заменить на факсимиле, а именно если такая возможность предусмотрена:

законом,
иным правовым актом,
соглашением сторон.

Фрагмент документа

Пункт 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Следует помнить, что в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, которые основываются на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Когда использование факсимиле предусмотрено законом

Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.

Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).

Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:

– незаключенным³ или

– недействительным по причине несоблюдения формы договора⁴.

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой⁵ и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Но тут возникает другой вопрос: а когда это надо сделать? Поскольку ст. 160 ГК РФ не конкретизирует, когда должно быть подписано соглашение сторон об использовании факсимильной подписи (до заключения или во время заключения договора), на этот счет существуют разные точки зрения юристов. Во избежание лишних рисков рекомендуем:

подписывать отдельное соглашение сторон до заключения договора. При этом само соглашение должно быть подписано собственноручными подписями руководителей, тогда уже договор может быть подписан их факсимильными подписями;
либо вы можете включить условие о признании факсимиле в договор, подписываемый собственноручными подписями, а начинать использовать факсимиле на последующих документах, фиксирующих ход исполнения этого договора.

Главное, чтобы договоренность об использовании факсимиле была «подписана» собственноручно ранее начала их применения.

Соглашение сторон можно оформить:

как отдельный документ (Пример 4) или
включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора (Пример 1).

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь на них такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а подписанные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств, что подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (ч. 3 ст. 75).

Фрагмент документа

Часть 3 статьи 75 «Письменные доказательства» Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Пример 1. Фрагмент текста основного рамочного договора, который подписывается руководителями организаций собственноручно, а все дополнительные соглашения, спецификации к указанному договору далее планируется подписывать факсимильными подписями других ТОП-менеджеров этих организаций. Данные договоренности фиксируются в самом договоре (с собственноручными подписями сторон)

Если компания планирует работать с контрагентом в рамках нескольких договоров, то соглашение об использовании факсимиле можно составить не для конкретного договора, а сразу для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом, в случае необходимости подписания их факсимиле.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

А что будет, если заранее оформить соглашение не успели? Или, еще один возможный вариант: прочитали эту статью, и поняли, что используемые вовсю факсимиле должным образом не легитимизированы. Ведь не хочется сидеть молча и дожидаться, пока не грянет как гром проблема наподобие этой:

Судебная практика. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09 по делу № А51-10436/2008-23-225

Высший Арбитражный Суд РФ отметил, что если договор не содержит условий, предусматривающих возможность использования факсимильной подписи при заключении соглашения о внесении в него изменений, то такое соглашение, подписанное факсимильной подписью, считается незаключенным, поскольку сторонами не была соблюдена его письменная форма.

Не является нарушением подписание сторонами отдельного соглашения об использовании факсимиле уже после заключения основного договора, если на это не было возражений сторон.

Судебная практика. Постановление ФАС Дальневосточного округа от 17.01.2007 по делу № А51-8443/2006-16-253

Суд обратил внимание на то, что соглашение о возможности применения факсимиле может быть подписано сторонами даже, что называется, «потом», т.е. после оформления документа, уже подписанного с использованием факсимиле, поскольку данным соглашением выражается воля сторон по рассматриваемому договору, и фактическое его исполнение устраняет сомнения в его незаключенности.

Если уж вы рискуете подписывать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, на котором оно проставлено (когда это единственная возможность легализации факсимиле после его обнаружения на договоре), то чтобы обезопасить себя, прямо укажите в соглашении:

что оно распространяется на отношения сторон, возникшие до его заключения, начиная с конкретной даты (даты заключения «проблемного» договора), и
укажите реквизиты договора, на котором уже красуется факсимиле (такая возможность предусмотрена п. 2 ст. 425 ГК РФ).

Пример 2. Формулировка в соглашении об использовании факсимиле, которая легализует факсимиле на ранее подписанном сторонами договоре

Стороны договорились, что действие Соглашения в соответствии с п. 2 ст. 425 ГК РФ распространяется на их отношения, возникшие с даты заключения договора поставки лекарственных средств от 12.12.2020 № 34/342ОС.

И хотя редкая судебная практика подтверждает возможность подписания соглашения после подписания договора (как в Примере 2), не рекомендуем ориентироваться на нее в своей работе.

Итак, на вопрос, можно ли подписать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, отвечаем так: не нужно рисковать! Но если уж попали в такую ситуацию, то «прикройте проблему тем, чем сможете».

Что делать, если оферта или акцепт договора выполнены факсимильной подписью, не предусмотренной соглашением сторон?

Кратко напомним, что процесс заключения договора складывается из двух этапов: оферты и акцепта. Оферта – предложение заключить сделку, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определенному лицу (лицам). Оферта может быть сделана в виде письма. Если ваша компания первой подписала договор и направила его контрагенту, то это тоже означает, что вы направили оферту. Контрагент, получив договор, подписывает его со своей стороны, т.е. совершает акцепт – ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

Если вы получили акцепт своего предложения о заключении договора с контрагентом на определенных условиях, или контрагент вам прислал оферту, то следует внимательно посмотреть, какая подпись стоит в этих документах: собственноручная или факсимильная. При отсутствии соглашения об использовании факсимиле с указанным контрагентом следует срочно направить ему письмо о том, что вы не согласны с таким способом подписания договора из-за нарушения требований ст. 160 ГК РФ. И, конечно, постарайтесь не совершать никаких конклюдентных действий, пока не получите должным образом подписанный документ.

Когда оферт рассылается много, то частенько подписываются факсимиле, на акцептах они встречаются реже. Уверена, что с такой ситуацией встречались многие читатели, нередко просто закрывая глаза на «случайно» обнаруженные факсимильные подписи. Но анализ судебной практики заставляет относиться к таким «случайностям» более внимательно, т.к. своевременное информирование контрагента об обнаруженной факсимильной подписи может в суде перевесить чашу весов в вашу пользу.

Судебная практика. Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 № 08АП-11607/12

ООО «Топливные ресурсы» (истец) заявил:

о ненадлежащем исполнении ОАО «Пурдорспецстрой» (ответчик) обязательств по оплате товара, полученного по договору от 01.12.2009 № П-04-12/09НП, заключенному с ООО «Цезий»;
договоре уступки права от 10.04.2012, по которому к ООО «Топливные ресурсы» перешло право требовать оплаты товара с ОАО «Пурдорспецстрой».

Как указывает ОАО «Пурдорспецстрой», 01.12.2009 между ним и ООО «Цезий» был заключен договор № П-04-12/09НП на поставку нефтепродуктов.

10.04.2012 за исх. № 388 от ООО «Цезий» поступило финансовое распоряжение о перечислении ему задолженности в размере 1 481 807 руб. 90 коп. В этот же день был заключен договор уступки права (требования) между ООО «Цезий» и ООО «Топливные ресурсы», сумма уступки 1 505 607 руб. 88 коп., уведомление о заключении данного договора к ответчику (ОАО «Пурдорспецстрой») поступило 28.06.2012. В связи с тем, что в уведомлении и в договоре вместо подписи директора ООО «Цезий» Л.С. Алексиной стояло факсимиле, а между организациями не заключалось отдельного соглашения о возможности подписания документов данным способом, ответчиком в адрес ООО «Цезий» и ООО «Топливные ресурсы» были направлены письма от 19.07.2012 № 357 и от 19.07.2012 № 358 с просьбой направить договор уступки прав с оригинальной подписью директора ООО «Цезий» Л.С. Алексиной, т.к. исходя из п. 1 ст. 162 ГК РФ, простая письменная форма сделки не была соблюдена.

Судебная практика. Решение Черкесского городского суда (Карачаево-Черкесская Республика) от 25.08.2016 по делу № 2-3694/2016

В данном деле интересно то, что по прошествии определенного времени после подписания договора и акта заказчик обратился в суд о признании договора незаключенным, ссылаясь на требования ГК РФ о наличии соглашения об использовании факсимиле (которого не было), а суд с учетом всех обстоятельств все-таки признал договор заключенным. Он аргументировал это так:

договор возмездного оказания услуг и акт приема-передачи оказанных услуг были подписаны со стороны исполнителя с использованием факсимиле (и он это не отрицал);
ни п. 2 ст. 160 ГК РФ, ни иные нормы гражданского законодательства не причисляют способ подписания договора возмездного оказания услуг к его существенным условиям. При заключении этого договора необходимый способ проставления подписи сторонами не оговаривался;
договор истцом (заказчиком) был добровольно подписан, хотя ему было известно об использовании ответчиком (исполнителем) факсимильного воспроизведения личной подписи, возражений о возможности использования исполнителем данного вида подписи на момент заключения договора заказчик не высказывал, от подписания договора не отказался. Сам договор скреплен печатью исполнителя. Договор был принят к исполнению как истцом, так и ответчиком;
фактически услуги по поиску потенциального покупателя были оказаны, акт подписан сторонами. Доказательств обратного суду представлено не было.

Поэтому суд не нашел оснований для признания договора незаключенным и акта оказания услуг недействительным.

Для минимизации рисков вашей компании в случае получения оферты или акцепта договора, подписанных факсимильными подписями, не предусмотренными соглашением сторон, следует действовать так:

написать официальное письмо контрагенту с констатацией факта использования им факсимиле и предложением подписать договор собственноручной подписью либо
постараться заключить соглашение об использовании факсимиле.

Одним словом, не сидите сложа руки, действуйте! А чтобы правильно действовали остальные исполнители, внесите в договорный регламент правило, которое должно выполняться при согласовании подписанного контрагентом договора до его передачи на подпись вашему руководителю. Юридическая служба, договорный отдел, служба делопроизводства либо иное подразделение (его выбор зависит от распределения обязанностей в организации) должны:

проверить наличие всех обязательных подписей в договоре;
проверить наличие факсимильных подписей в договоре и информировать подразделение, инициирующее подписание договора, об обнаружении таких подписей, в случае если у сторон отсутствует соглашение об использовании факсимиле.

Этот же порядок проверки подписи следует закрепить в договорном регламенте и для тех ситуаций, когда контрагент подписывает договор после вашего руководителя, присылая вам ваш экземпляр.

Современные технологии позволяют изготавливать такие факсимиле, что проставляемые с их помощью оттиски очень сложно отличить от рукописных подписей на глаз до проведения профессиональной экспертизы, поэтому некоторые организации полностью отказываются использовать факсимиле. Тогда в заключаемый договор включают подобную формулировку:

Пример 3. Формулировка в договоре об отказе использовать факсимиле

7.5. Стороны пришли к соглашению, что договор подписывается уполномоченными представителями Сторон их собственноручными подписями и скрепляется печатями Сторон. Использование факсимильных подписей на договоре, приложениях к нему, дополнительных соглашениях, заявках, спецификациях не допускается.

Как составить соглашение

Составлять соглашение об использовании факсимиле можно в произвольной форме, рекомендуем указать в нем следующее:

стороны пришли к соглашению об использовании факсимильных подписей, равнозначных собственноручным подписям. При этом можно предусмотреть, что факсимильную подпись использует только 1 из сторон договора;
перечень документов, которые стороны договариваются подписывать факсимиле. Например, какие договоры (или иные документы в рамках договорной работы: дополнительные соглашения, спецификации, заявки, счета и др.) между сторонами будут подписаны факсимильной подписью. В этой части соглашения можно конкретизировать перечень договоров по конкретному направлению деятельности (например, все договоры поставки оборудования, договоры транспортной экспедиции и т.п. или только дополнительные соглашения и спецификации к договорам поставки лекарственных средств и т.п.);
Ф.И.О. и должности руководителей, чьи факсимильные подписи будут использоваться, обязательно нужно проставить оттиски факсимиле и собственноручные подписи этих людей. Потом данные образцы пригодятся для установления идентичности подписи на конкретных документах путем графологической экспертизы. А в отношении клише, воспроизводящего подпись, можно будет проводить идентификационную, техническую экспертизы. Данные сведения включают в таблицу (см. Примеры 1 и 4).
В случае включения в список подписантов заместителей руководителя компании или иных руководителей (директоров департаментов, центров и т.п.), следует помнить, что в отличие от руководителя компании, все они действуют на основании доверенности (или иных документов, предусмотренных для этих целей в ГК РФ). Поэтому срок действия выданных им доверенностей должен коррелировать со сроком действия факсимиле и, соответственно, со сроком действия указанного соглашения. Может получиться так, что, например, в соглашении указан заместитель генерального директора по производственно-технологической политике, которому выдана доверенность сроком до 31.12.2021, а соглашение заключается сроком на 5 лет – до 20.04.2026. По окончании 2021 года новую доверенность указанному заместителю могут не выдать, а в соглашении он будет фигурировать как подписант важных документов;
порядок проставления факсимиле. В этом пункте соглашения сторон можно указать перечень цветов чернил, которые запрещается использовать (например, красный, зеленый, черный цвет) или наоборот – надлежащий цвет чернил для факсимиле (синий, фиолетовый);
можно попробовать включить пункт о необходимости разработки и утверждения каждой стороной локального нормативного акта (при его отсутствии) для регламентации порядка работы с факсимиле: изготовление, использование, хранение, передача ответственным лицам на период отсутствия (временной нетрудоспособности, командировки или отпуска), уничтожение. Если порядок работы с факсимиле будет отлажен, то вероятность их недобросовестного использования «случайными» людьми будет минимизирована. Хотя проверить качество выполнения контрагентом этого условия будет затруднительно, и это надо понимать;
порядок уведомления сторон обо всех изменениях, связанных с факсимиле. Например, можно договориться об информировании друг друга в случае утери клише, отмены его действия (в связи с прекращением трудовых отношений с одним из руководителей, указанных в соглашении, или отмены доверенности, выданной ему), замены факсимиле на новое. При этом следует указать срок, в течение которого стороны информируют друг друга об указанных изменениях. Именно своевременное уведомление контрагента о каких-либо изменениях с факсимиле освобождает организацию от его использования неуполномоченными лицами;
срок действия соглашения об использовании факсимиле и порядок его расторжения, если такая необходимость возникнет;
соглашение подписывают руководители компаний или иные уполномоченные ими лица собственноручной подписью.

Если стороны заключат отдельное соглашение об использовании факсимиле (образец целого документа показан в Примере 4), то в договоре, который потом будет подписан факсимиле, следует сделать ссылку на реквизиты соглашения (наименование, дата и номер при наличии) – как в Примере 5.

Пример 4. Соглашение об использовании факсимиле между сторонами

Пример 5. Ссылка в договоре на ранее заключенное соглашение об использовании факсимиле

Настоящий договор, протоколы разногласий (согласования разногласий), все заявки, спецификации и все дополнительные соглашения к нему, соглашение о расторжении договора подписываются Сторонами факсимильными подписями уполномоченных лиц на основании заключенного Соглашения об использовании факсимиле от 16.09.2020 № 25.

Сфера госзакупок и закупок компаний с государственным участием

Сфера государственных и муниципальных закупок регулируется:

Федеральным законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – 44-ФЗ) и
Федеральным законом «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее – 223-ФЗ).

Данные законы предусматривают заключение контрактов в определенных случаях только в электронном виде. Использование факсимиле в век бурного развития информационных технологий и проведения закупок на электронной торговой площадке (далее – ЭТП) в сфере закупочной деятельности не является столь актуальным.

Однако в письмах Минэкономразвития России есть разъяснения по поводу возможности подписания факсимиле отдельных документов в рамках закупочных процедур, и их нельзя сбрасывать со счетов.

Участие в закупочной процедуре подразумевает направление заказчику заявки, подготовленной участником закупки. Порядок подачи и требования к подаваемым заявкам определены законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые не предусматривают подписание заявки факсимиле. Аналогичный вывод сделан и в письме Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1655.

Указанные законы не предусматривают и подписание при помощи факсимиле договоров по результатам закупочных процедур с победителем. Но в письме Минэкономразвития России дается разъяснение о возможности использования факсимиле (однако заодно напоминается, что Минэкономразвития России – орган исполнительной власти, который не наделен компетенцией по разъяснению законодательства РФ).

Фрагмент документа

Письмо Минэкономразвития России от 02.09.2016 № Д28и-2252

…в случае если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с Законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с Законом № 44-ФЗ.

При этом отмечаем, что согласно Закону № 223-ФЗ порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия в соответствии с Законом № 223-ФЗ положения о закупке.

Таким образом, заказчик вправе при заключении договора в соответствии с Законом № 223-ФЗ использовать факсимильное воспроизведение подписи, в том числе если это предусмотрено положением о закупке.

Читайте продолжение статьи в ближайших номерах журнала, чтобы разобраться:

какие виды документов точно не стоит подписывать факсимиле (счета-фактуры и др.);
как организации ввести в обращение изготовленные факсимиле и как их потом вывести (с образцами полного комплекта документов, которые для этого необходимы);
какие риски несет организация, пока ее сотрудники используют факсимиле, и как их снизить.

Источник

Факсимиле может сильно упростить работу компании, а может — стать причиной проблем с налоговиками и привести к недоимке. Расскажем, что такое факсимиле, на каких документах можно его использовать, где хранить и как учитывать.

Что такое факсимиле

Факсимиле — оттиск и точное воспроизведение «живой» подписи руководителя. Клише заказывают в компаниях, которые занимаются изготовлением печатей и штампов. Оттиск изготавливают синего или фиолетового цвета.

Так выглядит оригинал подписи и факсимиле (источник http://www.pechaty-shop.ru/faksimile.html)

Обычно печать-клише используют организации с большим документооборотом. Например, секретарь может вместо директора «подписать» несколько сотен почетных грамот, а помощник бухгалтера проштамповать страховые полисы для новых сотрудников. Но использовать факсимиле для финансовых документов нужно с осторожностью.

Где можно использовать факсимиле

Документооборот с контрагентами. Клише можно применять только при согласии сторон — партнеры подписывают соглашение о подписи документов факсимиле. Если соглашения нет, договор с оттиском могут признать ничтожным. Чтобы не вызвать подозрения у налоговиков, в соглашении следует указать: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, что и подлинная подпись вышеуказанных лиц». Партнеры могут ставить оттиск на договоры и дополнения к ним, а также на акты выполненных работ.

Пример соглашения об использовании факсимиле

Локальные документы. Внутри компании факсимиле ставят:

на наградных документах — почетных листах и грамотах;
на служебных и наградных удостоверениях;
на страховых и медицинских полисах;
на командировочном удостоверении;
на приказах по отпускам;
на текстах разного формата — извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных и поздравительных письмах.

Если руководитель решил использовать факсимиле, он издает распоряжение или приказ. Секретарь разрабатывает положение об использовании факсимиле руководителя. В положении следует перечислить разрешенные случаи и ситуации, в которых можно использовать факсимиле; назначить ответственного за хранение и работу с оттиском; перечислить меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного сотрудника.Скачать образец положения об использовании факсимиле

Где нельзя применять факсимиле

Финансовые документы. Какие документы нельзя подписать факсимиле:

бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
платежные документы;
документы налоговой отчетности;
счета-фактуры;
авансовый отчет;
доверенности;
векселя;
запросы и заявления в государственные органы;
заявления граждан и организаций;
документы, по которым необходимо нотариальное оформление;
другие документы, имеющие финансовые последствия.

Приходно-расходные документы и листы кассовой книги также заверяют личными подписями. Если кассир оформляет документ в бухгалтерской программе, он визирует его квалифицированной электронной подписью.

Первичные документы. Особенно опасно ставить факсимиле на первичных документах — это связано с безопасностью компаний. Например, мошенники могут поставить фальшивое факсимиле на накладной и отгрузить товар.

Накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы, подписанные факсимиле, инспекторы могут счесть недостоверными, а расходы — документально не подтвержденными.

Определение Верховного суда от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502

Руководитель ООО «Карьер Комплект» подписывал счета-фактуры факсимильной подписью и на основании этих документов получил вычет по НДС. Во время выездной налоговой проверки инспектор выявил нарушение и доначислил НДС, штраф и пени в размере 5 399 943 ₽.
Компания не согласилась с выводами налоговиков, обратилась в арбитражный суд и предоставила вторые экземпляры счетов-фактур — уже с «живыми» подписями контрагентов. Однако суд встал на сторону ФНС — закон запрещает использовать факсимиле на счетах-фактурах.

Банковские документы. Нельзя ставить факсимиле на банковских документах. Бумажные платежные поручения руководитель подписывает собственноручно, электронные — усиленной электронной подписью.

Трудовые договоры. В Трудовом Кодексе нет четких указаний, когда можно использовать факсимильную подпись. Закон не разрешает, но и не запрещает, ставить оттиск подписи на трудовые договоры и допсоглашения.

Однако в 2019 году Роструд

разъяснил, что на трудовом договоре должна стоять собственноручная подпись руководителя. Главный аргумент — трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В Трудовом кодексе нет положений об аналогах собственноручной подписи, поэтому применять ее недопустимо.

Как хранить и учитывать факсимиле

Руководитель назначает ответственного сотрудника для работы с факсимиле, например, секретаря, кадровика или бухгалтера. Хранят оттиск в сейфе. Когда работник использует факсимиле, в книге учета печатей и штампов он отмечает дату выдачи и возврата оттиска. При увольнении факсимиле передают другому сотруднику или руководителю и составляют акт передачи.

Образец журнала учета печатей, штампов и факсимиле

Как использовать факсимиле

Нельзя применять оттиск подписи на первичных, банковских и финансовых документах, а также на трудовых договорах.
Можно ставить факсимиле на локальные документы и на договоры с контрагентами. В первом случае руководитель издает приказ, во втором — стороны подписывают соглашение.
Необходимо назначить ответственного работника, который может ставить факсимиле, вместо руководителя. Каждый факт использования печати-клише ответственный сотрудник фиксирует в Журнале учета.

Лариса Трембицкая, знает, как использовать факсимиле

Источник

https://radiosputnik.ria.ru/20220912/dokument-1816221986.html

Удобные клише, или Как правильно использовать факсимиле

Факсимильная подпись: что это, использование на документах и как сделать

Удобные клише, или Как правильно использовать факсимиле

Радио Sputnik, 12.09.2022

2022-09-12T14:49

2022-09-12T15:08

общество – радио sputnik

экономика – радио sputnik

подкасты – радио sputnik

/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content

/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content

https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e5/01/16/1594174244_0:257:3072:1985_1920x0_80_0_0_99974154367c144157a4e35d74503fcc.jpg

Пропуск — тоже документ. За подделку можно и в тюрьму сесть

Как накажут чиновников за ошибки в борьбе с коронавирусом? Кто и зачем атаковал сайт, где можно оформить цифровые пропуска для перемещения по городу? Какие новые способы используют мошенники во время пандемии? Эти темы в подкасте «Слышали новость?».
Своим мнением поделился руководитель Центра развития региональной политики Илья Гращенков.
– К сожалению, приходится контролировать действия чиновников, даже в условиях пандемии. Для регионов это скорее устрашающий прием. Но нельзя забывать и о борьбе с коррупцией, например, которая может проявиться при закупках медицинских изделий.
– В Москве 60 закрытых больниц, из них 20 – в хорошем состоянии, почему бы не реанимировать их вместо строительства новых зданий.
– Репрессивный аппарат включается, когда не удается справится с ситуацией.
– Государство воспринимает общество как ребенка, которого надо воспитывать, а для этого вводить ограничения.
– Для людей, которые привыкли читать бумажные книги, это действительно товар первой необходимости. В самоизоляции особенно пожилые люди или смотрят телевизор, или читают книги.

audio/mpeg

Использование факсимильной подписи, или факсимиле, может сделать обращение с документами проще, а может и поставить в неловкое положение. Когда стоит удостоверять договоры таким способом, а когда лучше его избегать – узнаете из материала радио Sputnik.Факсимильная подписьФаксимильная подпись – это штамп, который дублирует вашу подпись. Внешне он выглядит как печать и позволяет не утруждать себя лишний раз упражнениями с пишущим инструментом, когда нужно завизировать сразу много документов. Имея факсимиле, можно вообще доверить рутинное визирование кому-нибудь другому.Еще бывают цифровые факсимиле – это просто скан, который вставляется в электронный документ.Юридическая силаВ одних случаях будет факсимильная подпись равна обычной подписи, а в других – не будет играть никакой или почти никакой роли. Все зависит от того, с каким документом мы имеем дело.На каких документах можно использоватьНапример, на договорах, регламентирующих гражданско-правовые отношения. Но только в том случае, если их стороны согласились использовать факсимиле в строго определенных случаях и закрепили свое согласие документально – в основном тексте договора или в дополнительном соглашении к нему. Такие договоренности скрепляются собственноручными подписями или усиленными квалифицированными электронными. И если все оформлено как положено, то в дальнейшем вы и ваш контрагент можете проштамповывать документы. Какие именно – лучше тоже заранее оговорить во избежание недоразумений, обычно речь идет о соглашениях, направленных на исполнение рамочного договора.Также факсимиле может использоваться в локальных документах предприятия. Для этого рекомендуется прописать порядок такого использования в отдельном документе – приказе или положении. Обычно штампуют приглашения, уведомления, извещения, благодарности, поздравления, пропуски и служебные удостоверения, почетные грамоты. А также страховые полисы и патенты (в некоторых случаях, чаще предпочтительна все-таки «живая» подпись).Еще использовать факсимиле можно инвалидам по зрению при совершении банковских операций с наличными. При этом от лица потребуется предъявить документ, удостоверяющий личность, свидетельство о нотариальном удостоверении тождественности подписи с оттиском факсимильного воспроизведения и справку об инвалидности.Первичные документыЭто такие документы, которые подтверждают хозяйственные операции и события, служат оправданием сделок и подтверждают экономическую обоснованность расходов. Соответственно, требования к таким бумагам повышенные. И использовать факсимиле нельзя в случаях с накладными, актами выполненных работ, документами, связанными с проведением денежных операций и так далее.ДоверенностьЕсли такой документ влечет финансовые последствия, то использовать на нем факсимиле нельзя – это позиция налоговиков.Можно использовать факсимиле на доверенности, если об этом есть соглашение с лицом, для представительства перед которым этот документ выдается. Например, если в договоре поставки указано, что доверенность на получение товара от поставщика может быть подписана при помощи факсимиле руководителя организации-покупателя.Счета на оплатуЕсли есть соответствующее соглашение с контрагентом, то можно – эти документы к «первичке» не относятся.На счетах-фактурахХотя формально счета-фактуры тоже не относятся к первичным документам, ставить на них факсимиле нельзя – это позиция налоговиков и министерства финансов, подкрепленная судебной практикой. Хотите получить вычет по НДС по счету-фактуре – используйте подпись уполномоченного лица, не факсимиле.Где использовать запрещеноВ налоговый и бухгалтерской отчетности, обращениях в госорганы, документах по кассовым операциям, векселях, платежных поручениях и других финансовых документах, документах, требующих нотариального заверения, в кадровой документации, трудовых договорах, тендерной, аукционной и конкурсной документации, сертификатах и декларациях соответствия товара.Отличия от оригинальной подписиСобственноручная подпись каждый раз немного разная – по наклону, размерам, размаху. Факсимиле однотонно, степень нажатия равномерна по всей площади. Кроме того, штамп оставляет на бумаге след в виде круга, прямоугольника или другой геометрической фигуры в зависимости от фантазии владельца.Как сделать факсимильную подписьЗаказать в организации, занимающейся изготовлением печатей и штампов. Для этого туда присылают скан подписи или приносят ее качественный образец на бумаге. Изображение обрабатывается на компьютере, делается равномерным и четким. Затем изготавливается макет, на его основе создают резиновое или полимерное клише (знатоки советуют резину – она более долговечна, менее прихотлива к краске, подпись получается четче). Изображение зеркально наносится на клише, оно крепится к оснастке – ручной или автоматической (последняя дороже, но удобнее, и позволяет делать более четкие оттиски). Можно пользоваться!Хранение факсимилеОбычно держится в сейфе. Использование прописывается локальным актом – в нем указывается кто и для чего применяет факсимиле, и как его хранит. Еще можно завести журнал учета с указанием даты и времени выдачи клише ответственным людям – по аналогии с другими печатями и штампами. Электронное факсимиле лучше держать на защищенном компьютере ответственного сотрудника.Коротко и по делу. Только отборные цитаты в нашем Телеграм-канале.

https://radiosputnik.ria.ru/20220901/top-menedzhery-1813544654.html

https://radiosputnik.ria.ru/20220910/vznos-1812881651.html

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

2022

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Новости

ru-RU

https://radiosputnik.ria.ru/docs/about/copyright.html

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e5/01/16/1594174244_0:0:2732:2048_1920x0_80_0_0_09af0f2f1c9d063c3a1bd18cace87fec.jpg

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Радио Sputnik

internet-group@rian.ru

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

общество – радио sputnik, экономика – радио sputnik, подкасты – радио sputnik

Общество – Радио Sputnik, Экономика – Радио Sputnik, Подкасты – Радио Sputnik

Удобные клише, или Как правильно использовать факсимиле

Факсимильная подпись
Юридическая сила
На каких документах можно использовать
Первичные документы
Доверенность
Счета на оплату
На счетах-фактурах
Где использовать запрещено
Отличия от оригинальной подписи
Как сделать факсимильную подпись
Хранение факсимиле

Российские топ-менеджеры ответят на вопросы о бизнесе

Факсимильная подпись

Факсимильная подпись – это штамп, который дублирует вашу подпись. Внешне он выглядит как печать и позволяет не утруждать себя лишний раз упражнениями с пишущим инструментом, когда нужно завизировать сразу много документов. Имея факсимиле, можно вообще доверить рутинное визирование кому-нибудь другому.

Еще бывают цифровые факсимиле – это просто скан, который вставляется в электронный документ.

Юридическая сила

В одних случаях будет факсимильная подпись равна обычной подписи, а в других – не будет играть никакой или почти никакой роли. Все зависит от того, с каким документом мы имеем дело.

На каких документах можно использовать

Например, на договорах, регламентирующих гражданско-правовые отношения. Но только в том случае, если их стороны согласились использовать факсимиле в строго определенных случаях и закрепили свое согласие документально – в основном тексте договора или в дополнительном соглашении к нему. Такие договоренности скрепляются собственноручными подписями или усиленными квалифицированными электронными. И если все оформлено как положено, то в дальнейшем вы и ваш контрагент можете проштамповывать документы. Какие именно – лучше тоже заранее оговорить во избежание недоразумений, обычно речь идет о соглашениях, направленных на исполнение рамочного договора.

Также факсимиле может использоваться в локальных документах предприятия. Для этого рекомендуется прописать порядок такого использования в отдельном документе – приказе или положении. Обычно штампуют приглашения, уведомления, извещения, благодарности, поздравления, пропуски и служебные удостоверения, почетные грамоты. А также страховые полисы и патенты (в некоторых случаях, чаще предпочтительна все-таки «живая» подпись).

Еще использовать факсимиле можно инвалидам по зрению при совершении банковских операций с наличными. При этом от лица потребуется предъявить документ, удостоверяющий личность, свидетельство о нотариальном удостоверении тождественности подписи с оттиском факсимильного воспроизведения и справку об инвалидности.

Первичные документы

Это такие документы, которые подтверждают хозяйственные операции и события, служат оправданием сделок и подтверждают экономическую обоснованность расходов. Соответственно, требования к таким бумагам повышенные. И использовать факсимиле нельзя в случаях с накладными, актами выполненных работ, документами, связанными с проведением денежных операций и так далее.

Доверенность

Если такой документ влечет финансовые последствия, то использовать на нем факсимиле нельзя – это позиция налоговиков.

Можно использовать факсимиле на доверенности, если об этом есть соглашение с лицом, для представительства перед которым этот документ выдается. Например, если в договоре поставки указано, что доверенность на получение товара от поставщика может быть подписана при помощи факсимиле руководителя организации-покупателя.

Счета на оплату

Если есть соответствующее соглашение с контрагентом, то можно – эти документы к «первичке» не относятся.

На счетах-фактурах

Хотя формально счета-фактуры тоже не относятся к первичным документам, ставить на них факсимиле нельзя – это позиция налоговиков и министерства финансов, подкрепленная судебной практикой. Хотите получить вычет по НДС по счету-фактуре – используйте подпись уполномоченного лица, не факсимиле.

Где использовать запрещено

В налоговый и бухгалтерской отчетности, обращениях в госорганы, документах по кассовым операциям, векселях, платежных поручениях и других финансовых документах, документах, требующих нотариального заверения, в кадровой документации, трудовых договорах, тендерной, аукционной и конкурсной документации, сертификатах и декларациях соответствия товара.

Отличия от оригинальной подписи

Собственноручная подпись каждый раз немного разная – по наклону, размерам, размаху. Факсимиле однотонно, степень нажатия равномерна по всей площади. Кроме того, штамп оставляет на бумаге след в виде круга, прямоугольника или другой геометрической фигуры в зависимости от фантазии владельца.

Как сделать факсимильную подпись

Заказать в организации, занимающейся изготовлением печатей и штампов. Для этого туда присылают скан подписи или приносят ее качественный образец на бумаге. Изображение обрабатывается на компьютере, делается равномерным и четким. Затем изготавливается макет, на его основе создают резиновое или полимерное клише (знатоки советуют резину – она более долговечна, менее прихотлива к краске, подпись получается четче). Изображение зеркально наносится на клише, оно крепится к оснастке – ручной или автоматической (последняя дороже, но удобнее, и позволяет делать более четкие оттиски). Можно пользоваться!

Хранение факсимиле

Обычно держится в сейфе. Использование прописывается локальным актом – в нем указывается кто и для чего применяет факсимиле, и как его хранит. Еще можно завести журнал учета с указанием даты и времени выдачи клише ответственным людям – по аналогии с другими печатями и штампами. Электронное факсимиле лучше держать на защищенном компьютере ответственного сотрудника.

Не халявщик, а партнер: за что делают паушальный взнос при покупке франшизы

Коротко и по делу. Только отборные цитаты в нашем Телеграм-канале.

Источник

Что такое факсимиле и как правильно его использовать в документах

Оттиск подписи работает, только если заранее об этом договориться.

Эту статью также можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст:

Что такое факсимиле

Факсимиле в широком смысле — это дубликат любого графического оригинала со всеми подробностями. Например, бывают факсимильные копии рукописей, брошюр, гравюр или рисунков.

В более узком значении под факсимиле подразумевают штамп, дублирующий подпись человека. Обычно это печать, на которую наносят автограф в зеркальном отображении. Ещё существует цифровой вариант факсимиле, который вставляют в электронные документы. В любом случае с его помощью можно удостоверять бумаги без присутствия человека, которому подпись принадлежит.

А вот стоит ли это делать и как использовать факсимильную подпись правильно, разберёмся в статье.

Что нельзя подписывать факсимиле

Многие серьёзные бумаги должен лично подписывать только тот человек, который имеет к ним отношение. Иногда разрешается, чтобы вместо него подпись поставил его представитель по нотариальной доверенности или документ был заверен усиленной электронной подписью. Эти действия позволяют удостовериться, что владелец подписи дал своё согласие на происходящее.

Доверия к факсимиле гораздо меньше, так как его «шлёпнуть» на документ может кто угодно. Поэтому некоторые документы подписать им нельзя, а именно:

доверенности;
платёжные и другие документы, имеющие финансовые последствия;
бухгалтерскую отчётность;
трудовой договор, трудовую книжку и другие кадровые документы;
векселя;
первичные учётные документы;
счета‑фактуры;
налоговые декларации.

Что можно подписывать факсимиле

Гражданский кодекс разрешает использовать факсимильную подпись, только если это предусмотрено законом или стороны согласились считать её аналогом собственноручной.

Утверждение насчёт закона однажды позволит принять нормативный акт, который регламентирует применение факсимиле. Но пока на законодательном уровне это реализовано слабо. Например, некоторые международные конвенции, к которым присоединилась Россия, позволяют ставить штамп вместо оригинальной подписи. Ещё приказ Роспатента разрешает в определённых случаях заменять оттиском подпись председателя.

Однако в основном, чтобы факсимильная подпись обрела юридическую силу, необходимо соглашение сторон. Здесь дела обстоят примерно так же, как и с неквалифицированной усиленной электронной подписью. Сама по себе она не является аналогом собственноручной, но может им стать, если стороны договорились об этом и заключили соответствующее соглашение.

Соглашение об использовании факсимиле стороны должны удостоверить собственноручными подписями.

Такой документ можно составить отдельно или включить в текст основного договора. В нём необходимо отметить факт согласия сторон и бумаги, которые разрешается подписывать факсимиле.

Соглашение об использовании факсимиле

Общество с ограниченной ответственностью «Старк Индастриз» в лице генерального директора П. Поттс, действующей на основании доверенности от 18.05.2010, и Общество с ограниченной ответственностью «Щ.И.Т» в лице генерального директора Н. Фьюри, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов и счетов (кроме счёта‑фактуры), связанных с исполнением договора.

Соглашение может устанавливать, что обе стороны используют факсимиле, или разрешать это только одной из них.

Если факсимильная подпись применяется внутри компании, стоит выпустить отдельное положение. В нём нужно указать случаи, когда допускается заменять оригинальную подпись руководителя факсимиле, кто отвечает за хранение штампа и работу с ним.

Дубликат подписи в любом случае стоит хранить в надёжном месте, чтобы предупредить несанкционированное использование.

Где взять факсимильный штамп

Изготовлением факсимиле занимаются, как правило, те же организации, что делают и обычные штампы и печати. Ограничений здесь нет, так что можно выбрать любую компанию, ориентируясь на стоимость услуг и отзывы.