Как составить фирменное досье

Чтобы успешно сотрудничать, взаимовыгодно совершать сделки, длительное время поддерживать и развивать деловые отношения, нужно хорошо знать, с кем имеешь дело, и иметь информацию для прогнозирования и учета интересов делового партнера.

Так, оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать:

• предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;
• текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;
• выявление и изучение новых фирм и организаций — возможных контрагентов по экспорту и импорту;
• систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков но основным статьям экспорта-импорта;
• наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.

Такого рода деятельность должна осуществляться и по отношению к деловым партнерам на внутреннем рынке. Информация о фирмах, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в фирменном досье.

Вопросы, по которым подбираются материалы для досье, могут быть разделены на две группы:

1. Общая характеристика фирмы: род деятельности, номенклатура производства и торговли, размеры производства и другие слагаемые, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара;
2. Специальные аспекты, имеющие отношение непосредственно к заключению контрактов: кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка ее заказами, заинтересованность в получении заказов от российских организаций, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участие фирмы в картельных и других соглашениях, ограничивающих торговлю с различными монопольными объединениями. Сюда же относится и деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается сотрудничество.

Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные как при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, так и в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм, справки банков и специализированных информационных фирм.

Досье фирмы включает ряд документов, которые специально подготавливаются сотрудниками внешнеэкономической организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:

• карта фирмы — базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме;
• сведения о переговорах с фирмой;
• сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой с группировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:

• указывается страна, почтовый и телеграфный адрес фирмы и номера ее телефакса;
• год основания фирмы;
• предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;
• производственные мощности, торговый оборот, число занятых
  или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности фирмы (по годам);
• данные о финансовом положении фирмы;
• сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии в прочих связях (картельных, финансовых, персональных и т. д.);
• важнейшие конкуренты фирмы;
• владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с российскими организациями;
• оборот, в том числе с российскими организациями;
• отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).

Для подбора и систематизации сведений о фирме используется широкий круг материалов, характеризующих фирму: оперативная информация и материалы кабинета фирм ВНИКИ, данные периодической печати, отдельные монографии, каталоги, проспекты, юбилейные и рекламные издания фирм, их годовые отчеты. Полезно воспользоваться услугами организации «Внешэкономсервис» при Торгово-промышленной палате и многих существующих сейчас специализированных фирм по предоставлению информационных услуг.

В номере газеты «Иностранец» за 01.12.99 г. опубликована заметка «Кто есть там?» В ней говорится: «При консульском отделе МИД РФ создана консультационная служба, где можно проверить данные о той или иной иностранной фирме, с которой вы собираетесь вступить в деловое партнерство. Эта услуга, качество которой гарантируется авторитетом МИД, полезна для огромного числа российских фирм.

Известно, например, что фирмы, занимающиеся трудоустройством российских граждан за рубежом, нередко подписывают договоры о сотрудничестве с мнимыми иностранными партнерами, от чего страдают клиенты и сами российские фирмы-посредники. Услуга МИД по уточнению статуса и сферы деятельности фирм — платная…» Вся заносимая в карту информация должна сопровождаться указанием о том, к какому периоду она относится, а также ссылкой на источник.

Кроме перечисленных в карте данных в досье фирмы должны быть включены:

• характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, имеющих непосредственный контакт с российскими внешнеторговыми организациями;
• данные балансов фирмы за хозяйственный год;
• данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и в ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на российском рынке).
  Сведения о переговорах составляются после завершения переговоров с фирмой.

Основные вопросы для изучения:

• предмет переговоров;
• результат переговоров;
• характеристика представителей фирмы, проводивших переговоры: особенности характера (слабые и сильные стороны), знание коммерческих и технических вопросов;
• поведение фирмы во время переговоров;
• деловые отношения с другими партнерами.

Сведения о деловых отношениях в отличие от сведений о переговорах, составляемых после каждого раунда переговоров с фирмой, составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение этого времени. Они содержат данные о выполнении фирмой условий контракта, ее заинтересованности в работе с российским партнером, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контракта.

Досье на фирму пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлые периоды. Этический момент поиска и сбора информации о деловом партнере: источники информации должны быть общедоступны, вы не должны вторгаться в коммерческую тайну, использовать запрещенные законом и не одобряемые обществом способы.

Процесс «добычи» информации заставляет напрямую понять, что в наше время информация — это капитал, достояние, потому что услуги организаций, собирающих информацию об организациях по всему миру, стоят очень дорого. Однако зачастую приходится решать дилемму: либо сэкономить и при этом рисковать быть обманутым, либо понести затраты на получение информации о реальном состоянии партнера и его репутации.

В известной у нас книге американского бизнесмена X. Маккея «Как уцелеть среди акул» приводятся два документа фирмы McKey Envelope, в один из которых заносятся данные о клиентах компании, так называемый «66-разрядный профиль клиента», в другой о конкурентах, так называемый «12-разрядный профиль конкурента». По мнению автора книги, такого рода документы, постоянно обновляемые и пополняемые новой информацией, позволяют найти индивидуальный подход к деловому партнеру и предвидеть шаги конкурентов.

Есть тонкая грань между процессом прогнозирования поведения партнера на основе обширной информации и манипуляцией. Залогом этичности взаимодействия является направленность использования полученной информации на то, чтобы партнер был убежден в правильности своего выбора, удовлетворен совместными решениями, увидел в сделке свой интерес, не был впоследствии разочарован и охотно шел на сотрудничество.

Солидный бизнесмен объективно заинтересован в длительном и стабильном партнерстве больше, чем в сиюминутной выгоде (здесь еще и соображения репутации фирмы), поэтому его поведение и использование информации о партнере ориентировано на выявление и учет стратегических интересов партнера и удовлетворение их.

Информация о клиенте, по Маккею, включает не только деловую часть, но и сведения о жизненном пути, пристрастиях, привычках и недостатках самого клиента и членов его семьи, что позволяет не только завязывать и развивать отношения на межличностном уровне, но и избегать в процессе общения неприятных для партнера тем, сохраняя его доброе расположение духа.

Желая получить экспертную оценку ваших деловых партнеров (и ваших сотрудников) уровня качеств, существенно влияющих, на ваш взгляд, на имидж и репутацию вашей корпорации, вы можете воспользоваться формой, которая разработана на основании графика, приводимого Б. Карлофом.

В качестве параметров, на основании субъективной оценки которых деловой партнер и потенциальный инвестор строит свое представление о солидности фирмы, о доверии к ней, о возможности вступить в деловое партнерство, Б. Карлоф в книге «Деловая стратегия» называет следующие:

1. прогрессивность фирмы;
2. наличие большого количества ресурсов;
3. творческий подход к решению проблем;
4. активный маркетинг;
5. лидерство в отрасли;
6. компетенция консультантов фирмы;
7. способность решать сложные проблемы;
8. высокое качество услуг;
9. внушает доверие;
10. ценовая политика;
11. степень специализации производства;
12. широта компетентности.

Включив эти или иные параметры в состав оцениваемых качеств, вы можете попросить экспертов проставить значки в клетках с той оценкой, которая, по мнению эксперта, соответствует уровню развитости каждого качества. 10 — качество развито в максимально возможной степени, 1 — качество совсем не проявляется.

Обработав полученные ответы, вы можете получить усредненную или преобладающую оценку по каждому параметру. Таким же образом можно собрать мнения экспертов и о ваших конкурентах, получив информацию для сравнения достоинств и недостатков вашей корпорации в представлении ваших деловых партнеров и сотрудников. Опросный лист для выявления мнений о корпорации и сравнения качеств корпорации с качествами других организаций может выглядеть так:

Открытое акционерное общество »Игристые вина» учреждено в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным Законом «Об акционерных обществах» от 26.12.95 г. № 208-ФЗ на основании Плана внешнего управления ОАО «Дальневосточные игристые вина», собранием кредиторов 6 мая 1998 г. Учредителем является ОАО «Дальневосточные игристые вина». Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации.

Полное фирменное наименование на русском языке — открытое акционерное общество «Игристые вина». Сокращенное наименование — ОАО «Игристые вина».

Полное фирменное наименование на английском языке — Joint Stock Company «Sparkling Wines».

Целью деятельности является получение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в выпускаемой продукции и услугах. Основными видами деятельности являются производство и реализация виноградного и шампанских вин.

Проведенный анализа позволяет сделать следующее заключение:

· в 2000г. по сравнению с 1999г. отмечается снижение объемов реализации выпускаемой продукции на 2, 63%, что составило 1386 тыс.руб., прибыль от реализации сокращается более высокими темпами — на 6,5%, что составило 3090 тыс.руб;

· по ассортиментным группам, определяющим имидж предприятия «Игристые вина», имеет место негативная тенденция сокращения объемов производства и сбыта;

· практически не действует система рейтинговой оценки поставщиков, что обусловливает наличие фактов нарушения договоров поставки;

Тем не менее на сегодняшний день предприятие занимает достаточно устойчивые позиции как на региональном, так и российском рынке (см. главу 2, табл.3.1).

Таблица 3.1.

Структура рынка вин шампанских в 1998г., тыс. дал Источник: Госкомстат РФ. Промышленность России — Хабаровск, 1999г.

Состав оптовых покупателей представлен предприятиями различных форм собственности и характера деятельности. Наибольший объем продаж приходится на такие организации, как Управление торговли ДВО, ООО «Продсеврис», ООО «Дальвостокторг». Кроме того, следует отметить, достаточный объем реализации обеспечивается частными предпринимателями (8,9%). При этом с многими из них налажены довольно устойчивые долгосрочные связи (Швецов А.В., Третьякова Р.Ф., Кошмелев И.К., Скупченко А.В., Жиганова Е.В.).

В состав АО «ЛМ» входят 4 основных цеха и 3 вспомогательных. Общая стоимость активной части основных производственных фондов по состоянию на 01.01.99 г. составила 8229 тыс. руб., что составляет 27% от аналогичного показателя в 1997 г. Такой скачок объясняется консервацией производственных фондов, связанной со спадом производства.

Продукция, выпускаемая ОАО «Игристые вина» сертифицирована Дальневосточным центром стандартизации, сертификации и метрологии. Качество соответствует всем требованиям ГОСТов, ОСТов, ТУ. Органом сертификации после проведения проверки выдан знак соответствия, которым маркируется вся исходящая документация.

Производственные площади включают в себя:

1. лаборатория ТХМК;

2. производственные цеха (цех тихих виноматериалов; цех розлива и производства шампанского; цех холодильно — компрессорный и т.д.);

3. складское хозяйство;

4. транспортный участок;

5. электроучасток и т.п.