Как составить фотографию рабочего места

Как известно, грамотное распределение времени на исполнение возложенных обязанностей, один из основных путей к повышению производительности труда и эффективности работы. Специалисты, умеющие правильно использовать рабочее время, способны работать в штатном режиме, без авралов и сверхурочных. Но… этого часто бывает мало. Если руководитель не может объективно оценить роль каждого работника в общем деле и распределить нагрузку в соответствии с его навыками и умениями, сам работник не справится. И в компании поселяется хаос.

Что это такое фотография рабочего дня и зачем она нужна

Знакомая картина для многих работников офиса. Все чем-то заняты. Переговоры и совещания, отчеты и презентации, графики и диаграммы. Бесконечная суета и ворох заданий, сыплющихся как из рога изобилия. Сегодня мы открываем магазин? Нет, кафе? Едем заключать договор поставки?

Как итог. Все на нервах, в коллективе растет недовольство, результативность падает до нуля. Здесь на помощь может прийти фотография рабочего дня. А именно, тщательное изучение использования рабочего времени, с фиксированием временных затрат на те или иные действия. И неважно: составление ли это важного отчета либо перекур.

Вопреки сложившемуся мнению, что хронометраж рабочего времени процедура, не предвещающая ничего хорошего работникам, сегодня это далеко не так.

Цели и задачи

Конечно, большинство компаний ставит перед собой задачу найти неэффективно используемые минуты или часы и сократить расходы на оплату труда. Как вариант, уволить одного работника и переложить его обязанности на оставшихся специалистов без дополнительной оплаты, или увеличить нормы выработки при сдельной форме оплаты труда.

Однако, у фотографии рабочего времени есть множество других задач.

• Что касается работников отдела продаж, экономического отдела или бухгалтерии, то фотография рабочего времени поможет правильно оценить использование рабочего времени, распределение обязанностей и нагрузки. Сделать выводы о необходимости проведения тех или иных мероприятий.
• На ее основании рассчитывают нормы и сдельные расценки.
• С ее помощью легко выявить причины невыполнения нормативных показателей или низкой эффективности работы по продажам. А такое может быть не только по вине работника. Среди причин ошибки в расчетах, нерациональное использование оборудования, неравномерная загрузка мощностей, несвоевременное получение заданий.

Вполне вероятно окажется, что экономист составляет графики, которые никому не нужны, а важные отчеты делает после работы. Или в отделе продаж результат приносят несколько человек, а остальные лишь создают видимость бурной деятельности, ведя переговоры и совещания. Да и не у всех есть способность быстро продать продукт большому количеству покупателей. Но это вовсе не означает, что специалист лишний в отделе продаж. Возможно, он умеет быстро и качественно собирать информацию и анализировать ее. В этом случае пересмотр его обязанностей поможет работнику реализовать себя, а руководителю делегировать ему часть обязанностей менеджеров, позволив им больше времени работать, например, с базой клиентов.

Основная задача такого мероприятия, как фотография рабочего времени – повысить эффективность работы компании за счет сокращения затрат и использования потенциала каждого работающего в полной мере.

Особенности проведения фотографии рабочего времени

Особенности в выполнении фотографии рабочего времени будут зависеть от нескольких факторов.

• Цели. Для расчета норм и расценок потребуется заполнить 4–5 наблюдательных листов фотографии рабочего дня, чтобы потом избежать ошибок в расчетах.
• Выявление неэффективно используемого рабочего времени. Самый сложный и ответственный момент. Так как требует объективного подхода, понимания функций и задач каждого работника. Проводится несколько раз с довольно большим временным интервалом. Стараются учесть сезонность, неравномерность нагрузки по дням недели и времени суток. Для менеджеров отдела продаж подобный контроль должен быть постоянным. Меняются спрос и предложение, меняются покупатели, а значит, меняются и временные затраты. Благо современные технологии позволяют сделать мониторинг рабочего времени, не привлекая большого количества специалистов.
• Профессии работника. Для каждой профессии существуют некоторые особенности выполнения хронометража рабочего дня.

• Если работник занят на производстве, где каждый день проводит одну и ту же операцию, то для анализа будет достаточно провести 1–2 замера, чтобы в полной мере оценить эффективность его работы.
• К повару в ресторане будут совсем другие требования. Его нагрузка в полной мере зависит от количества посетителей. И если повар пьет чай в подсобке, то это может и не его вина, а руководства, которое не смогло привлечь посетителей. Интересно, кого уволить или лишить премии? Повара? Администратора? Маркетолога? Того, кто не справляется со своими обязанностями. А это повод для дальнейшего, более глубокого анализа.
• А когда приходить делать фотографию рабочего времени к бухгалтеру, экономисту, специалисту отдела продаж? В период подачи отчетности, подготовки сделки или аукционных мероприятий они будут крутиться как белка в колесе. Но бывают периоды, когда будут прилагать все усилия для создания хоть какой-то видимости работы. Правильный ответ – в разные периоды, предварительно изучив существующие распределение обязанностей и нагрузку. Только в этом случае можно объективно изучить использование рабочего времени и сделать необходимые корректировки в их работе.

Отдельной строкой стоят водители и экспедиторы. Проведение фотографии рабочего дня этой категории довольно трудоемкий процесс, который большинство компаний стараются возложить на современные технологии. Тем не менее, анализ простоев поможет лучше понять их причину и возможно отказаться от услуг некоторых поставщиков, которые регулярно срывают сроки погрузки. Ведь это ваши прямые убытки.

Кому полезны данные

Результаты фотографии рабочего времени, прежде всего, попадают на стол экономистов, менеджеров среднего и высшего звена. И если экономистам они нужны для дальнейших расчетов, выведения норм и расценок для оплаты труда, то у руководства свои цели.

Тщательный анализ и разработка мероприятий, выявление фактов неэффективного использования рабочего времени и разработка мероприятий, направленных на исправление ситуации. При объективном подходе можно значительно повысить результативность работы отдела, увеличить продажи и маржу всей компании. Только не стоит действовать в ключе «закрыть курилку» и «отключить всем Интернет». Последнее в наше время совсем не вариант. Лучше устроить чемпионат по игре в «Косынку» и всех призеров депремировать.

Если подходить к делу с целью, грамотно, то в отделе продаж можно оценить:

• время, потраченное на непосредственно продажи, и сбор данных, оформление документов и подготовку отчетности. Не редкость, когда громоздкие отчеты, забирают у менеджеров много времени. При этом являются трудночитаемыми и малоинформативными;
• степень автоматизации процессов. Одна хорошая программа, а их для продаж сейчас создано немало, позволит специалистам сократить время на сбор информации и аналитику и направить его на активное продвижение товаров;
• совещания и тренинги. Это неотъемлемая часть работы отдела по продажам. Но эффективны ли они и не много ли их. Если они сегодня потеряли свою актуальность и отнимают слишком много времени, то пора менять подходы;
• нагрузку. Особенно касается ритейла. Не секрет, что группы товаров занимают разное время. А значит и временные затраты у менеджеров разные. Возможно нужно кого-то разгрузить, а кому-то добавить работы.

Виды фотографии рабочего времени

Некоторые особенности в проведении фотографии рабочего времени зависят от ее вида. Подразделяют на индивидуальную, групповую и бригадную.

Индивидуальная

Один из самых легких способов получить точные сведения о затратах времени на выполнение той или иной операции, а так же на подготовку рабочего места, на получение задания и материалов. Такой вид фотографии рабочего дня специалиста содержит наименьшее количество погрешностей.

Чаще всего индивидуальную фотографию рабочего времени применяют для выведения норм и расценок при применении индивидуальной сдельной оплате труда. А также для определения эффективности работы специалистов, которые работают не в команде, а по своему направлению. Применяется такой вид нечасто, поскольку требует большого количества трудозатрат. Ведь получается, что несколько дней один инженер-нормировщик будет занят с одним работником. Идеально подходит для менеджеров отдела продаж.

Групповая

Наиболее часто встречающийся вид фотографии рабочего времени. Подходит для индивидуального анализа использования рабочего времени, но при этом в зоне наблюдения может быть до 15 человек. Помогает оценить работу отдела, небольшого производственного цеха, торгового объекта или кафе. Имея перед глазами общую картину, легко выявить «слабое звено» в команде и промахи руководителя. Способ не отличается большой точностью, и не подходит для обоснования норм и расценок.

Проводят фотографию рабочего времени следующим образом. Наблюдатель с равной периодичностью подходит к каждому работнику и отмечает в карточке, что в данный момент тот делает.

Бригадная

В принципе схожа с индивидуальной, только объектом является бригада работников, занятых на выпуске одной продукции или производственном этапе, в котором можно точно определить начало процесса и его конец. Чаще всего применяется для обоснования норм и расценок при всех видах сдельной коллективной оплаты труда. В случае, когда в ходе исследования появляются сомнения в эффективности бригады, или регулярном невыполнении норм, то проводят групповую фотографию рабочего дня.

Практически никогда не применяется для офисных работников, в том числе и отдела продаж.

Порядок проведения

Решение о проведении фотографии рабочего дня принимает руководитель.

Определение целей

В качестве инициаторов подобных мероприятий могут выступать руководители всех рангов, желающие оценить эффективность работы подчиненных, инженеры-нормировщики при запуске в производство нового вида продукции, экономисты, сомневающиеся в нормах или расценках. Фотография рабочего дня, свод результатов и их анализ – дело не одного дня.

Подготовка

После определения целей и задач, которые планируется выполнить в ходе предстоящих мероприятий, начинается непосредственная подготовка. В соответствии с ними выбирают форму проведения фотографии рабочего времени, определяют количество исследований и их даты, готовят карты рабочего дня, назначают исполнителей и ответственных. Все даты согласовываются с непосредственными руководителями подразделений, в которых будет проходить хронометраж. Именно они смогут правильно оценить нагрузку и выбрать наиболее подходящее время. Нормировщики предварительно знакомятся с основными этапами работ на исследуемом объекте.

В настоящее время можно отследить работу менеджера отдела продаж с помощью программного обеспечения, телефонных разговоров и простого системного администратора. Но если есть желание проверить эффективность выполнения задач с большой долей достоверности, то лучше привлечь постороннего человека, который сможет оценить ее как индивидуально, так при работе всего отдела продаж.

Фотографирование рабочего дня

Процесс фотографирования запускают с момента начала рабочего времени.

• При индивидуальном способе наблюдатель отмечает время, наименование операции или вида работ, и время окончания. Он имеет право уточнить вид выполняемых работ или составляемых отчетов и документов. Особенно, если это касается работников офиса.
• При групповой форме наблюдатель периодически подходит к каждому работнику и вносит в карточку, выполняемые работы. Периодичность и время наблюдения зависит от количества людей, занятых в фотографии рабочего времени. При привлечении экспертов, лучше представить его работникам отдела. При нужном уровне подготовке он легко справиться с задачей незаметного наблюдения.
• При бригадной форме наиболее сложно провести фотографирование рабочего времени. Проводится оно в разрезе профессий и по каждой операции, выполняемой в бригаде. Так же как и при групповой форме, наблюдатель подходит к каждому работнику. Наиболее точные результаты будут получены при работе с 3–5 наблюдаемыми.

Правила внесения данных

Заполнение листов фотографии рабочего дня проводится либо вручную, либо, при наличии программного обеспечения, сразу вносится в программу.

Наблюдатель заполняет лицевую сторону листа, где указывается цель проведения фотографии рабочего времени, ее объект, дата, время начала и окончания, данные наблюдателя. При внесении данных следует начинать записи с подготовки рабочего времени, и заканчивать его уборкой, если таковая имеется. Началом выполнения следующей операции считается время окончания предыдущей. Все записи делаются понятным почерком без исправлений и помарок. Рассчитывается и вносится время по каждой операции.

По окончании фотографирования наблюдатель заполняет сводную часть листа, где суммирует время по отдельным операциям и временным затратам. Подписывает лист фотографии и отдает на обработку.

Обработка результатов

Обработку результатов чаще всего проводят в автоматическом режиме. Занимаются ею экономисты или инженеры по нормированию труда. Они сводят результаты в таблицы, где видны затраты времени в разрезе операций, работников, профессий, бригад или подразделений.

Анализ результатов

В ходе анализа фотографий рабочего времени устанавливают удельный вес его затрат на эффективные, необходимые и неэффективные мероприятия. Сопоставляют их с нормами для каждой отрасли. Оценивают работу сотрудников, их нагрузку, находят резервы рабочего времени и возможность сокращения затрат, перераспределения обязанностей, повышения или уменьшения норм и расценок. И конечно анализируют причины простоев, задержек с получением заданий, материалов, инструментов и прочих факторов, влияющих на эффективность работы.

Пример ФРВ

Форма фотографии рабочего дня состоит из трех частей. Титульного листа, непосредственно наблюдательного листа и сводной таблицы обработки данных.

Наблюдательный лист представляет собой таблицу, со столбцами, где указывается время начала и конца операции, вид выполняемой операции, затраты времени в часах и минутах. В сводной части указывается вид операции и сумма затраченного времени по ней за день наблюдения. В качестве образца представлены индивидуальные листы фотографии рабочего дня некоторых профессий.

Бухгалтер

Как говорилось ранее, распределение рабочего времени у бухгалтера значительно различается по периодам. За пример возьмем обычный рабочий день.

Инженер

Одна из специальностей, фотография рабочего времени может сказать или много или ничего. Зависит от отрасли. Как правило, если инженер сидит на месте, а оборудование работает стабильно, то это лучший вариант для нанимателя.

Экономист

В анализе использования рабочего времени экономиста, так же много субъективных факторов. Начиная от отрасли и заканчивая направлением работы самого экономиста. В качестве примера приведен контрольный лист экономиста или менеджера отдела по продажам.

Медсестра

Одна из специальностей, в которой распорядок рабочего дня мало зависит от внешних причин, сезонности и прочих объективных факторов. Конечно, если это не реанимация.

Водитель

Из его листа фотографии рабочего времени можно узнать многое. Правда, сегодня большинство компаний предпочитает работать с GPRS-навигацией.

Из листа видно, что по причине покупателя переработка водителя составила 1,5 часа. Если такое повторяется постоянно, то стоит либо выставить претензии к покупателю, либо переложить затраты на транспортную компанию.

Недостатки методики

Метод практически не имеет недостатков. Последние, как правило, связаны с человеческим фактором. Это ошибки в замерах затраченного времени, некорректное заполнение листов ФВР и неточности в расчетах. Может сыграть свою негативную роль и субъективный подход специалиста, который впоследствии будет проводить аналитику временных затрат. 

Фотографирование рабочего дня сегодня становится все более доступным, благодаря современным технологиям. И это хорошо. Оно позволяет не только высчитать нормы или расценки, но и совершенно по-новому взглянуть на эффективность использования самого важного ресурса любой компании. Кадров. А они решают многое.

ФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ: ПОНЯТИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ И ВИДЫ

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1.                  Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2.                  Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3.                  Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4.                  Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5.                  Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

• индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

• групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы. Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

• комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

• самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

ЦЕЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФРД

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1.       Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2.        Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3.        Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4.        Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5.        Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6.        Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7.        Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ФРД

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка, то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени, оптимизировать бизнес-процессы компании, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1–3). В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы. Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Настоящая фотография проведена 18.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 1.

Ф.И.О. работника: Петрова А. И.

Должность работника: экономист.

Стаж работы по специальности: 2 года.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 1. Фотография рабочего дня экономиста
Время начала действия (операции)	Время окончания действия (операции)	Длительность операции (действия), мин.	Выполняемая работа (действие)	Оборудование	Примечание
1	2	3	4	5	6
8.00	8.10	10	Включение компьютера	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету	ПЗ
8.10	8.55	45	Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием. Уточнение по телефону содержания требуемой информации. Рассылка согласно запросам по электронной почте плановых показателей работы подразделения	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету	ОП
8.55	9.00	5	Беседа на личные темы по телефону	Телефонный аппарат	НТД
9.00	10.00	60	Сбор необходимой исходной информации для анализа выполнения плановых показателей производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест»	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету	ОП
10.00	10.10	10	Выход по личным надобностям, перекур	—	ОЛН
10.10	11.20	70	Анализ выполнения плановых показателей по производству продукции производственными участками Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» согласно отчетам начальников производственных участков	Компьютер	ОП
11.20	12.00	40	Уточнение натуральных и денежных показателей у исполнителей отчетов	Телефонный аппарат, подключение к Интернету	ОП
12.00	13.00	60	Обед	—	ОЛН
13.00	13.30	30	Внесение изменений в аналитический отчет по выполнению плановых показателей	Компьютер	ОП
13.30	14.45	75	Подготовка аналитических записок руководителю подразделения о целесообразности внедрения новых материалов при производстве продукции	Компьютер	ОП
14.45	14.55	10	Выход по личным надобностям, перекур	—	ОЛН
14.55	16.00	65	Анализ фонда оплаты труда Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» за месяц	Компьютер, телефонный аппарат	ОП
16.00	16.10	10	Беседа на личные темы по телефону	Телефонный аппарат	НТД
16.10	16.45	35	Планирование фонда оплаты труда на следующий месяц	Компьютер, принтер, телефонный аппарат	ОП
16.45	17.00	15	Завершение работы, отключение техники, порядок на рабочем месте	Компьютер, принтер, телефонный аппарат	ПЗ
Итого	540	—	—	—

С фотографией рабочего дня ознакомлена: экономист Петрова А. И.

__________/Петрова А. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Фотография рабочего дня бухгалтера

Настоящая фотография проведена 17.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 2.

Ф.И.О. работника: Макарова С. В.

Должность работника: бухгалтер.

Стаж работы по специальности: 13 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 2. Фотография рабочего дня бухгалтера
Время начала действия (операции)	Время окончания действия (операции)	Длительность операции (действия), мин.	Выполняемая работа (действие)	Оборудование	Примечание
1	2	3	4	5	6
8.00	8.10	10	Включение компьютера, включение сортировки электронных баз данных	Компьютер, подключение к Интернету	ПЗ
8.10	8.25	15	Прием и контроль первичной документации по участкам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке. Возврат документов, оформленных не в соответствующем порядке, составителям	—	ОП
8.25	8.45	20	Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием	Компьютер, подключение к Интернету	ОП
8.45	10.30	105	Подготовка и отправка необходимой информации по себестоимости произведенной продукции в отчетном квартале по запросу руководителя подразделения (выборка, ксерокопирование счетов сторонних организаций, калькуляции себестоимости по видам продукции и др.)	Копировальный аппарат, компьютер, принтер, подключение к Интернету	ОП
10.30	10.40	10	Выход по личным надобностям, перекур	—	ОЛН
10.40	12.00	80	Выполнение работы по бухгалтерскому учету основных средств	Компьютер, принтер	ОП
12.00	13.00	60	Обеденный перерыв	—	ОЛН
13.00	14.15	75	Выполнение работы по бухгалтерскому учету затрат на производство продукции	Компьютер, принтер	ОП
14.15	14.30	15	Сверка с поставщиками услуг в телефонном режиме	Компьютер, телефонный аппарат	ОП
14.30	14.45	15	Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием	Компьютер, подключение к Интернету	ОП
14.45	15.30	45	Сканирование документов по начислению заработной платы и отправка их по электронной почте в главный офис компании	Компьютер, сканер, подключение к Интернету	ОП
15.30	15.40	10	Выход по личным надобностям, перекур	—	ОЛН
15.40	16.30	50	Совещание с руководителем отдела по вопросам изменений в налоговом законодательстве	—	ОП
16.30	16.55	25	Подготовка документов для передачи в архив	—	ОП
16.55	17.00	5	Выключение компьютера и другой аппаратуры, порядок на рабочем месте	Компьютер, принтер, сканер, ксерокс	ПЗ
Итого	540	—	—	—

С фотографией рабочего дня ознакомлена: бухгалтер Макарова С. В.

__________/Макарова С. В./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Фотография рабочего времени менеджера по закупкам

Настоящая фотография проведена 19.03.2016 методом непосредственных замеров затраченного времени на основании Приказа руководителя № 147 от 09.03.2016 с целью изучения затрат рабочего времени на протяжении рабочего дня работника.

Результаты изложены в табл. 3.

Ф.И.О. работника: Сергеев П. И.

Должность работника: менеджер по закупкам.

Стаж работы по специальности: 9 лет.

Подразделение: Воронежское подразделение ООО «Камелия-Инвест».

Таблица 3. Фотография рабочего дня менеджера по закупкам
Время начала действия (операции)	Время окончания действия (операции)	Длительность операции (действия), мин.	Выполняемая работа (действие)	Оборудование	Примечание
1	2	3	4	5	6
8.00	8.10	10	Включение компьютера, принтера, ксерокса	Компьютер, принтер, ксерокс	ПЗ
8.10	8.15	5	Запрос у планово-экономического отдела бюджета закупок, согласованного с финансовым отделом, на текущий квартал	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету	ОП
8.15	8.30	15	Запрос у главного склада информации о наличии материалов	Компьютер, телефонный аппарат, подключение к Интернету	ОП
8.30	11.00	150	Определение наличия и потребности в материалах на текущий квартал	Компьютер, телефонный аппарат	ОП
11.00	11.10	10	Выход по личным надобностям, перекур	—	ОЛН
11.10	12.00	50	Составление ежемесячного плана закупок	Компьютер, принтер, телефонный аппарат	ОП
12.00	13.00	60	Обеденный перерыв	—	ОЛН
13.00	13.30	30	Составление ежемесячного плана закупок	Компьютер, принтер, телефонный аппарат	ОП
13.30	13.40	10	Выход по личным надобностям, перекур	—	ОЛН
13.40	15.00	80	Проведение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, условий поставки согласно плану закупок	Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат	ОП
15.00	15.45	45	Прием и обработка документов, связанных с закупкой	Компьютер, принтер, подключение к Интернету, телефонный аппарат	ОП
15.45	15.55	10	Выход по личным надобностям, перекур	—	ОЛН
15.55	16.10	15	Окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад	Компьютер, подключение к Интернету, телефонный аппарат	ОП
16.10	16.25	15	Внесение справочной информации в базу данных о поставщиках	Компьютер, подключение к Интернету	ОП
16.25	17.00	35	Составление отчета о проделанной за день работе, выключение компьютера и другой аппаратуры	Компьютер	ПЗ
Итого	540	—	—	—

С фотографией рабочего дня ознакомлен: менеджер по закупкам Сергеев П. И.

__________/Сергеев П. И./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Ответственный за проведение фотографии рабочего дня: менеджер по работе с персоналом Рябченко А. Р.

__________/Рябченко А. Р./

(подпись)

«___» _____________ _____ г.

Этап 3. Обработка результатов.

Расчет длительности элементов (заполнение колонки 3) ведется при обработке результатов.

На данном этапе также заполняют колонку 6, классифицируют каждый элемент. Для непроизводственного персонала компании «Камелия-Инвест» применяли следующую классификацию затрат рабочего времени:

ОВ — общее время работы (продолжительность рабочей смены);

ПЗ — организация рабочего места и заключительные работы (подготовка к выполнению задания, поддержанию средств производства в рабочем состоянии в течение смены);

ОП — оперативное время (время непосредственного выполнения заданий);

ОЛН — затраты времени на отдых и личные надобности;

НТД — нарушения правил трудовой дисциплины (опоздания, самовольные отлучки с рабочего места, преждевременный уход с работы и др.).

На основе полученных данных (табл. 1–3) создают баланс трудовой деятельности. В таблице 4 представлен баланс рабочего времени экономиста.

Таблица 4. Баланс рабочего времени экономиста
Классификатор рабочего времени	Описание	Общая продолжительность, мин.	Процент от общего времени наблюдения (К1), %	Общее время наблюдения, мин.
ПЗ	Организация рабочего места и заключительные работы	25	4,6	540 мин. (9 ч)
ОП	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)	420	77,8
ОЛН	Затраты времени на отдых и личные надобности	80	14,8
НТД	Нарушения правил трудовой дисциплины	15	2,8
Итого	540	100	—

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 4 заполнена исходя из данных табл. 1 следующим образом:

ПЗ = 10 + 15 = 25 (мин.);

ОП = 45 + 60 + 70 + 40 + 30 + 75 + 65 + 35 = 420 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.);

НТД = 5 + 10 = 15 (мин.).

Расчет коэффициента К1, который показывает долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 25 / 540 × 100 % = 4,6 %;

К1(ОП) = 420 / 540 × 100 % = 77,8 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %;

К1(НТД) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %.

Рассмотрим баланс рабочего времени бухгалтера (табл. 5).

Таблица 5. Баланс рабочего времени бухгалтера
Классификатор рабочего времени	Описание	Общая продолжительность, мин.	Процент от общего времени наблюдения (К1), %	Общее время наблюдения, мин.
ПЗ	Организация рабочего места и заключительные работы	15	2,8	540
ОП	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)	445	82,4
ОЛН	Затраты времени на отдых и личные надобности	80	14,8
НТД	Нарушения правил трудовой дисциплины	—	—
Итого	540	100	—

Заполнение графы «Общая продолжительность, мин.» на основании данных табл. 2:

ПЗ = 10 + 5 = 15 (мин.);

ОП = 15 + 20 + 105 + 80 + 75 + 15 + 15 + 45 + 50 + 25 = 445 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 = 80 (мин.).

Нарушения правил трудовой дисциплины отсутствуют.

Расчет коэффициента К1, отражающего долю элемента затрат в общем времени наблюдения:

К1(ПЗ) = 15 / 540 × 100 % = 2,8 %;

К1(ОП) = 445 / 540 × 100 % = 82,4 %;

К1(ОЛН) = 80 / 540 × 100 % = 14,8 %.

Таблица 6 содержит данные по балансу рабочего времени менеджера по закупкам.

Таблица 6. Баланс рабочего времени менеджера по закупкам
Классификатор рабочего времени	Описание	Общая продолжительность, мин.	Процент от общего времени наблюдения (К1), %	Общее время наблюдения, мин.
ПЗ	Организация рабочего места и заключительные работы	45	8,3	540
ОП	Оперативное время (время непосредственного выполнения заданий)	405	75
ОЛН	Затраты времени на отдых и личные надобности	90	16,7
НТД	Нарушения правил трудовой дисциплины	—	—
Итого	540	100	—

Графа «Общая продолжительность, мин.» табл. 6 заполнена исходя из данных табл. 3:

ПЗ = 10 + 35 = 45 (мин.);

ОП = 5 + 15 + 150 + 50 + 30 + 80 + 45 + 15 + 15 = 405 (мин.);

ОЛН = 10 + 60 + 10 + 10 = 90 (мин.).

Нарушений правил трудовой дисциплины нет.

Расчет коэффициента К1:

К1(ПЗ) = 45 / 540 × 100 % = 8,3 %;

К1(ОП) = 405 / 540 × 100 % = 75 %;

К1(ОЛН) = 90 / 540 × 100 % = 16,7 %.

Этап 4. Анализ результатов и выработка решений (рекомендаций).

На основе данных, полученных в результате ФРД, делают выводы и разрабатывают рекомендации по устранению выявленных недостатков.

В нашем случае анализ фотографий рабочего дня экономиста, бухгалтера и менеджера Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» показал достаточно высокий уровень соблюдения трудовой дисциплины, так как нарушения либо отсутствуют, либо НТД имеет низкое значение (2,8 % от общего времени наблюдения у экономиста).

Перед началом наблюдения нужно определиться, что именно считать нарушением трудовой дисциплины. Ведь так называемые перекуры, чаепития в рабочее время, беседы с коллегами на посторонние темы и другие поглотители времени часто просто необходимы для поддержания нормальной обстановки в коллективе с моральной точки зрения.

Важная деталь: во избежание недоразумений по этому поводу рекомендуется правила внутреннего трудового распорядка изложить в письменной форме, согласовать с коллективом и профсоюзной организацией. Принимая на работу новых сотрудников, необходимо ознакомить их с этими правилами.

В ходе ФРД было выявлено, что менеджер по закупкам тратит около 30 мин. каждый день на составление отчета о проделанной за день работе. Руководство компании «Камелия-Инвест» посчитало, что это значительные затраты времени, и приняло решение упростить формы внутрифирменной отчетности как менеджеров по закупкам, так и других сотрудников.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Формы отчетности, их содержание и периодичность следует пересматривать периодически в любом случае, так как в современной быстро меняющейся среде ведения бизнеса любая информация быстро теряют свою актуальность.

По результатам проведения ФРД было принято решение о внесении в штатное расписание Воронежского подразделения ООО «Камелия-Инвест» ставки оператора компьютерного набора для делегирования ему следующих функций: ксерокопирование и сканирование документов, отправка и приемка электронной почты, архивирование документов, составление простых отчетов и текстовых документов. Это позволило разгрузить квалифицированные кадры (бухгалтеров, экономистов и менеджеров).

В любом случае проще найти человека, владеющего навыками общения с компьютером и другой офисной техникой, чем грамотного экономиста, ответственного бухгалтера и опытного менеджера. Да и с точки зрения оплаты труда такой вариант наиболее оптимален.

Эффективность работы любого подразделения во многом зависит от его обеспеченности современным высокоскоростным оборудованием (высокоскоростными компьютерами, способными работать с большими массивами данных) и средствами связи. Возможно, по результатам проведения ФРД в некоторых случаях будет оправданной закупка такого оборудования, ведь от оперативности и достоверности получаемых данных зависит эффективность работы компании.

Также ФРД дает возможность рассмотреть использование одного и того же оборудования (сканирующие устройства, широкоформатные печатные устройства, цветные принтеры) несколькими сотрудниками/подразделениями без ущерба для результативности их работы. Такое оборудование используется, как правило, эпизодически, для выполнения разовых задач.

Результаты ФРД можно использовать для решения вопроса о продвижении по службе, для аттестации, награждения и т. д.

К СВЕДЕНИЮ

Фотографию рабочего дня можно проводить силами самой компании (более экономичный вариант) либо доверить специализирующейся на этом фирме (результат исследования получится более достоверный).

Персонал, организационная система, методы работы, стиль управления компании достаточно легко поддаются воздействию со стороны предприятия, управляемы и в то же время оказывают существенное влияние на совокупный показатель производительности. Именно поэтому повышению эффективности труда следует уделять большое внимание, и ФРД в данном вопросе является одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени.

Фотография рабочего дня — это один из способов узнать, чем занимаются работники.

Суть этого способа в том, чтобы зафиксировать все действия работника с первой до последней минуты его пребывания на рабочем месте в течение дня. Причем это не фотография в ее обычном понимании, то есть не нужно ходить за сотрудником с фотоаппаратом. И также это не слежка за сотрудниками с помощью камер видеонаблюдения. ФРД — это способ, при котором действия работника или записываются ответственными сотрудниками в специальную карточку, или фиксируются автоматически с помощью компьютерных программ.

Я работаю экономистом в отеле. Фотографии рабочего дня мы используем для всех не офисных сотрудников. Например, для горничных, уборщиков, официантов, поваров, аниматоров. В мои обязанности входит сводить и анализировать все ФРД этих сотрудников. Это интересная и нестандартная часть моей работы.

В статье я поделюсь своим опытом работы с ФРД, расскажу, с какими ошибками я сталкивалась и как их исправляла, а также дам шаблон бланка для ФРД, который вы сможете адаптировать под свои задачи.

Зачем нужны фотографии рабочего дня

Фотографии рабочего дня помогают точно узнать, как в реальности работают сотрудники компании, чем они действительно заняты в течение рабочего дня. Например, можно по-разному прикидывать, сколько времени горничная тратит на уборку номера, а официант — на обслуживание гостей, но лучше пойти и посмотреть.

Только наблюдая за процессом работы, можно понять:

• как работник использует рабочее время;
• какой объем работы он выполняет за единицу времени;
• сколько времени ему нужно, чтобы выполнить какую-то работу;
• как можно улучшить условия труда;
• необходимо ли расширить или сократить штат;
• как эффективно организовать работу.

Но такое наблюдение — это не постоянная слежка за сотрудниками, а метод сбора данных для анализа. То есть, по моему мнению, ФРД не нужно использовать всегда. Внедрять этот способ стоит только для того, чтобы решить какую-то конкретную проблему или найти ответ на конкретный вопрос. Дальше в статье я расскажу, как определить цель наблюдения.

Кроме того, чтобы провести наблюдение, нужно много ресурсов — под объем наблюдения потребуется собрать группу наблюдателей. Поэтому не стоит использовать ФРД слишком часто. Например, в нашей компании мы используем ФРД, когда нет другого способа собрать информацию, — раз или два в год.

Заниматься наблюдением с помощью ФРД по поручению руководителя могут сотрудники отдела персонала, экономисты или любые другие ответственные работники. Чем больше компания и объем наблюдения, тем больше работников могут быть в нем задействованы. Как подобрать и обучить наблюдателей, я расскажу дальше в статье.

ФРД неудобна тем, что наблюдатели откладывают свои рабочие дела, а наблюдаемые испытывают дискомфорт во время наблюдения. При этом по моему опыту сложно убедить наблюдаемого, что это не проверка и что у начальства нет цели премировать его или наказать. Наблюдаемый все равно будет стараться выполнять свою работу не так, как он это делает ежедневно. Но даже такой материал ценен для анализа.

Мой опыт. В нашей компании ФРД используют, когда нужно рассчитать нормы работы для рабочего персонала — поваров, официантов, горничных, уборщиков, аниматоров.

Наблюдением у нас занимаются сотрудники отдела персонала. А я, как экономист, обрабатываю полученную с помощью ФРД информацию, составляю итоговые отчеты и вношу предложения по оптимизации работы. Хотя в прошлом году я несколько раз и сама выходила на наблюдение: оно было очень обширным, поэтому задействовали всех.

Какие фотографии рабочего дня бывают

Самофотография — это когда сотрудник компании сам поминутно записывает каждое свое действие, а потом передает отчеты начальству. Такая ФРД больше подходит для офисных работников: как правило, они привыкли и умеют работать с документами и отчетами, да и ручка у них всегда под рукой. При этом сложно представить садовника, откладывающего садовые ножницы, чтобы записать свои действия в бланк.

Важно, что самофотографию стоит поручать только ответственным сотрудникам, которые понимают, какую пользу принесет этот отчет, и не воспримут ее как прихоть руководителя или формальность.

К плюсам можно отнести низкую энергозатратность — не нужно привлекать стороннего наблюдателя, отрывать его от своей работы, создавать дискомфорт для наблюдаемого.

В нашей компании мы не используем самофотографию. Думаю, это связано с тем, что сотрудникам, за которыми мы обычно наблюдаем, совершенно неудобно было бы самим записывать свои действия.

Приведу два примера таких программ:

1. TimeDoctor — считает время, которое работник провел за компьютером, делает скриншоты рабочего экрана через определенные промежутки времени, отслеживает переписку и посещаемые сайты.
2. Kickidler — это система онлайн-наблюдения за работниками. Как и TimeDoctor, она считает рабочее время сотрудника, в том числе учитывает опоздания и ранние уходы с работы, формирует отчеты и табели рабочего времени, записывает всю историю активности за компьютером, предупреждает о подозрительных действиях. Кроме того, руководитель в любое время в онлайн-режиме может посмотреть, чем занят каждый сотрудник.

Для руководителя автоматизированная ФРД удобна тем, что он в любой момент может составить удобный ему отчет о производительности труда своих подчиненных, увидеть переработки и частые отсутствия, повысить продуктивность, понять, сколько времени необходимо работнику, чтобы выполнить поставленную задачу.

Минусы автоматизированной фотографии в том, что ни одна программа не расскажет, чем занимался работник, пока не нажимал на кнопки клавиатуры — ушел ли он на обед, просто болтает с коллегами или выполняет рабочие задачи.

Например, программа не отследит, сколько времени уходит у работника на обслуживание старенького принтера, который постоянно зажевывает бумагу. А ведь неисправность техники и необустроенность рабочего места напрямую влияют на качество работы. И работодатель, зная это, мог бы исправить проблему и улучшить производительность труда.

Собственно фотография рабочего дня. Суть этого вида ФРД в том, что за деятельностью сотрудника следит другой человек — специальный наблюдатель, который записывает каждое действие работника в бланк — карточку ФРД. Именно этот способ мы используем в компании, поэтому дальше в статье я подробно расскажу про него.

Такой вид наблюдения можно использовать в любом бизнесе. Особенно он полезен, когда нужно собрать информацию о работе сотрудников, которые не работают за компьютером. Это такое наблюдение «в поле».

Минус этого вида ФРД — человеческий фактор: работник, зная, что за ним наблюдают, будет стараться выполнять работу аккуратнее, чем обычно, а наблюдатель может чего-то не заметить или неправильно истолковать. Поэтому, чтобы получить качественный результат, в отчетах придется отделять субъективные факторы и находить сухие факты.

Как внедрить ФРД в работу компании

Наблюдение за сотрудниками с помощью ФРД выглядит следующим образом: за работником в течение всего рабочего дня, либо пока он выполняет определенную работу, прикреплен специальный наблюдатель, который поминутно записывает процесс работы на специальный бланк. После эти бланки анализируются, и готовится итоговый отчет.

Вот что нужно сделать, чтобы внедрить ФРД в компании:

1. Определить цель наблюдения.
2. Подготовиться к наблюдению.
3. Обучить наблюдателей.

Шаг 1

Определяем цель наблюдения

В ФРД, как и в любом деле, важно понять, для чего компании нужен этот способ наблюдения и что дальше делать с результатами. Если руководитель хочет просто контролировать своих сотрудников на рабочем месте, чтобы они лучше работали, метод ФРД ему не подойдет. Фотография рабочего дня нужна, чтобы получить определенные данные в моменте, которые нельзя прочитать в отчете или рассчитать вручную, а только увидеть. То есть это материал для анализа, а не постоянная слежка за сотрудниками.

От цели наблюдения зависит, за каким количеством сотрудников нужно будет наблюдать — за одним конкретным, целым отделом, группой людей, которые работают на одной территории, или вообще за всеми.

Например, если нужно понять, чем в принципе занимается представитель какой-то профессии — повар, уборщик, официант, — хватит наблюдения за одним-двумя работниками. А если нужно определить производительность труда, загруженность сотрудников, выявить недостаток или избыток персонала в отделе, придется наблюдать за несколькими, а то и всеми работниками в компании.

Чтобы получить более корректные результаты, я рекомендую наблюдать за работниками в удобное время, когда нет авралов, проверок, отчетов. Так можно определить, чем они обычно заняты, а не чем они занимаются в кризисный период. Например, бухгалтер по зарплате очевидно будет более загружен во время налоговой проверки, чем в другие дни, поэтому наблюдать за ним в это время не стоит.

Пример — как определить цель наблюдения за сотрудниками отеля. Представим, что нам нужно понять, сколько времени уходит на уборку номера в отеле. У нас есть разные номера — однокомнатный, двухкомнатный, апартаменты, с балконом и без.

Кроме того, есть разные виды уборки:

• генеральная — после выезда гостей;
• текущая — пока гости живут в номере;
• подготовка номера к заезду — когда нужно освежить номер после простоя.

Все это можно узнать, понаблюдав за двумя-тремя горничными. Главное, чтобы в результатах отразились разные типы уборки для разных категорий номеров.

Сколько времени займет это наблюдение, зависит от количества наблюдателей: один-два человека, чтобы собрать всю нужную информацию, могут наблюдать неделю, а десять человек справятся за пару дней.

Поэтому, если нам нужно выяснить, достаточно ли людей выходит на смену и все ли они занимаются своим делом, нужно наблюдать за всеми или большей частью официантов одновременно — в один рабочий день или смену.

Благодаря такому наблюдению можно выяснить, например, что официантов слишком много на смене — если они натирают столовые приборы друг за другом, доносят из кухни по три тарелки, по два человека убирают столы. Либо что их, наоборот, не хватает или они работают некачественно — если они не успевают наполнять станции блюдами, убирать столы и помогать гостям.

Шаг 2

Готовимся к наблюдению

В каждой компании подготовка к ФРД может проводиться по-своему — единых законов или регламентов нет. Я расскажу, как этот этап проходит у нас в отеле.

После этого комиссия выбирает форму карточки ФРД, которую будут заполнять наблюдатели, и договаривается о датах наблюдения с руководителями подразделений и сотрудниками. Обычно во время этого согласования начальники отделов сами выдвигают кандидатов на наблюдение, а после — сами под подпись предупреждают их.

Кроме того, я рекомендую даже заранее встретиться с сотрудниками, за которыми будет проходить наблюдение. Это важно, чтобы предупредить возможный дискомфорт и успокоить людей. Обычно мы на таких встречах объясняем сотрудникам, что компания просит их помочь понять слабые места в организации труда и улучшить их.

Таким образом, у нас наблюдение с помощью ФРД не проходит тайно — сотрудники всегда знают, что в определенный день к ним придут наблюдатели. Это важно, потому что для нас ФРД — это сбор аналитической информации, а не проверка сотрудников на то, насколько хорошо они работают.

После того как согласованы даты и выбрана форма карточки ФРД, проводится встреча с наблюдателями и их обучение — о нем дальше.

Шаг 3

Обучаем наблюдателей

Наблюдатель в оговоренное время приходит на локацию и поминутно записывает все действия работника или работников, за которыми наблюдает, в специальный бланк ФРД.

Обычно за одним работником следит один наблюдатель. Но можно проводить и групповые наблюдения, когда один наблюдатель следит за группой работников, например за бригадой строителей. Тогда наблюдатель описывает действия всей группы, а не ее отдельных участников.

Тем более нельзя указывать работнику, как ему правильно работать и отдыхать во время перерывов. Например, плохо подстраивать его перерыв под перерыв наблюдателя или вызывать его с перерыва раньше времени. Также недопустимо обсуждать с наблюдаемым начальство, семью и другие личные темы. Наблюдатель должен собирать информацию только о работе сотрудника.

Важно понимать, что сам процесс наблюдения может доставлять дискомфорт наблюдаемому, поэтому ценно умение снять напряжение, разрядить обстановку и показать, что это не слежка и под работника никто не «копает».

Как я уже упоминала выше, наблюдать за сотрудниками могут любые ответственные работники компании, но обычно этим занимается отдел кадров или экономисты, как в нашей компании.

Если наблюдатели уже знакомы с ФРД и понимают, как и какую информацию нужно собирать, руководителю достаточно обозначить им только цель наблюдения. Например, объяснить, что он хочет узнать, сколько рабочего времени тратится на обслуживание оргтехники, какую площадь за день успевает убрать одна уборщица или сколько времени работники тратят на перерывы. Этого достаточно, чтобы опытный наблюдатель понял, на какие действия работника нужно обращать особое внимание, а какие в рамках этой цели не имеют значения и их можно фиксировать кратко — просто для сведения.

Если же наблюдатель — новичок, его нужно научить правильно проводить наблюдение. И в этом случае я не рекомендую подробно объяснять ему цель наблюдения — достаточно общих слов, иначе в итоге можно получить совсем не информативный или слишком детальный отчет.

Например, если цель — узнать, сколько времени сотрудники тратят на перерывы, неопытный наблюдатель может внести в карточку ФРД каждую секунду, на которую отвлекался работник. Даже если он просто смотрел в окно, зевал или делал разминку. При этом другую рабочую активность он может описать очень кратко, например «пишет», «готовит», «вытирает пыль». Это плохо, потому что такие отчеты получаются слишком объемными и из-за этого в них сложно найти полезную информацию.

Кроме того, даже если цель наблюдения — узнать про перерывы, информация о другой активности работника тоже ценная: если в будущем возникнет вопрос, сколько времени работник тратит на другую задачу, у нас уже будет готовое наблюдение, и не придется собираться еще раз.

Чтобы такого не произошло, рекомендую сосредоточиться на технике заполнения карточки ФРД: объясните наблюдателю, как лучше записать то или иное действие работника, расскажите, в каких случаях нужны примечания и как в конце наблюдения правильно составить отчет. Обо всем этом — дальше в статье.

Как заполнять карточку ФРД

Установленной формы бланка ФРД нет, но по моему опыту там должны быть указаны:

• дата наблюдения;
• ФИО наблюдателя и его подпись;
• ФИО работника, за которым идет наблюдение, и его должность;
• подпись принимающего итоговый отчет;
• информация о задачах, которые выполнял работник в течение дня. Ее можно оформить таблицей со столбцами «вид работы», «время начала работы», «время окончания работы», «продолжительность работы», «примечания».

В карточке записываются все действия сотрудника. Если работник совершает много мелких действий, которые по сути нужны для выполнения одной задачи, их можно объединить в группу. Например, горничная может собирать по номерам постельное белье, халаты, полотенца или мыть ванную, раковину, унитаз, зеркало. Тогда первый набор действий правильнее объединить и назвать сбором текстиля по номеру, а вторую — уборкой ванной комнаты.

Важно, чтобы в карточке ФРД не было временных разрывов и соблюдалась последовательность в действиях работника. Это значит, что если первое действие началось, например, в 10:30, то второе не может начаться в 10:10, а третье — в 09:00. Оптимально, когда между действиями разрыв по времени не более 10—15 минут.

Если группа действий прерывается другим действием, то в карточке фиксируют время начала и окончания этого действия и время возврата к прерванному блоку.

Благодаря этому можно четко определить, сколько времени повар потратил, когда готовился к работе и делал заготовки, — 15 минут, а сколько — на основную работу, когда выполнял заказ, — 20 минут.

При этом важно избегать как излишней детализации, то есть не нужно расписывать процесс посекундно или фиксировать каждое движение руки, так и обобщений в обезличенные блоки — плохо писать просто «готовит», «работает», «убирает». Всегда лучше уточнять, сколько блюд готовит повар и на каком оборудовании, какую зону убирает горничная, с каким клиентом и о чем менеджер разговаривает по телефону.

Как не надо заполнять карточку ФРД — пример

Действие	Время начала	Продолжительность
Пришла, переоделась	07:55	5 мин
Ставит тележку	08:00	1 мин
Наливает воду	08:01	1 мин
Готовит	08:02	118 мин

В этом примере ненужные для анализа действия с тележкой и водой прописаны поминутно, а основная работа — «готовит» — свернута сразу в 118 минут. При этом из такой карточки ФРД невозможно понять, убирал ли повар рабочую поверхность, отлучался ли на перерыв, сколько было заказов или одновременно готовящихся блюд и т. д.

Кроме того, полезно делить трудовой процесс на элементы: подготовительная работа, обслуживание рабочего места, основная работа, перерывы. Такое деление пригодится при подготовке итогового отчета — расскажу об этом дальше в статье.

В примечаниях в карточке ФРД можно делать приписки, поясняющие ситуацию. Например, можно указать оборудование, с помощью которого выполнялось действие, причину задержки, ответ сотрудника на уточняющий вопрос.

В своей практике наблюдения я стараюсь руководствоваться здоровой логикой и ставить себя на место того, кто будет проверять отчет. Нужно понять, какая информация может быть ценной для анализа, особенно если знаешь конечную цель наблюдения, а какой можно пренебречь. Кроме того, я стараюсь писать разборчиво. Неразборчивый почерк может аннулировать всю работу: придется заново выходить на наблюдение или объяснять написанное проверяющему.

Как заполнить карточку ФРД, чтобы сделать экономисту приятно

Действие	Время начала	Продолжительность	Примечания
Моет пол 2-го этажа	13:20	10 мин
Моет пол 3-го этажа	13:30	10 мин
Моет пол 4-го этажа	13:40	10 мин
Убирает санузел на 4-м этаже	13:50	15 мин
Пылесосит ковролин в зале для конференций	14:05	10 мин	3-й этаж

В этом примере за почти час работы горничной можно понять, как она передвигается по помещениям. Это важно, потому что переход между этажами и смена инвентаря — это время, которое тратится на подготовку к работе, а не на основную деятельность. И если на подготовку нужно много времени, значит, страдает качество уборки.

Вот как в этом отчете можно определить время для смены инвентаря:

1. После уборки этажей горничная убирает санузел на четвертом этаже, но неясно, вытирает ли она пол в санузле тем же мопом или она его заменила. Если заменила, то, возможно, она заходила в комнату с инвентарем на четвертом этаже или меняла воду в ведре.
2. Горничная попала на третий этаж с пылесосом, но откуда он взялся? Видимо, она зашла в комнату с инвентарем, взяла пылесос и пошла в зал.

При этом важно, чтобы наблюдатель не слишком увлекался детализацией — я уже упоминала об этом выше. В наблюдении должна присутствовать здоровая логика.

Например, наблюдая за работой повара, не стоит подробно описывать, как долго он нарезал морковку и добавлял ли он молоко в тесто. Эта информация бесполезна, если только руководитель не хочет составить книгу рецептов. Все эти действия можно назвать просто нарезкой овощей, приготовлением теста или приготовлением полученного заказа. То есть похожие действия лучше объединить в группу.

Как оформить отчет по результатам наблюдения

По итогам наблюдения всю информацию из карточки ФРД нужно свернуть в итоговый отчет — свод. Установленных форм для свода нет, поэтому расскажу, какие отчеты составляются у нас в компании.

У нас свод состоит из таблицы и текстовых выводов — о них в следующем блоке статьи. В таблице мы указываем общее время наблюдения, классификаторы рабочего времени и общее время по ним в минутах и процентах от общего времени наблюдения. Список пунктов свода можно дополнить исходя из ваших задач, но обычно этих параметров достаточно.

В сумме все пункты свода должны минута в минуту сходиться с общим рабочим временем работника за конкретный рабочий день. Но на практике добиться этого почти невозможно: время выполнения задач в карточках ФРД обычно округляется и попасть ровно, например, в восемь рабочих часов нереально.

Общее операционное время — это время, которое работник потратил на свою основную работу. Например, это время, в течение которого повар готовит блюда, официант — обслуживает зал, уборщица — убирает помещения, экономист — готовит отчеты.

К ОП для офисного персонала можно также отнести деловые телефонные переговоры, собрания, планерки, потому что это часть их основной работы. А вот такие же действия у рабочего персонала — это подготовительно-заключительное время, потому что, как правило, у таких сотрудников эти действия занимают только небольшую часть рабочего времени.

Подготовительно-заключительное время — это время, которое работник тратит на подготовку к работе либо ее завершение. Например, как долго он переодевается в униформу, убирает свое рабочее место, получает задания на день. В общем, это все то время, когда работник не выполняет свою основную работу, но занимается другими важными рабочими делами, без которых невозможно приступить к основной работе.

Подготовительное время — это тоже часть работы. Но чем больше времени уходит у сотрудника на подготовку, тем меньше его он уделяет основной деятельности. Поэтому, если подготовка занимает у сотрудника слишком много времени, можно поднимать вопрос об обновлении оборудования, ремонте, изменении организации рабочего дня, найме вспомогательного персонала.

Регламентированные перерывы — это время, в течение которого работник отдыхает от работы. К РП относятся все гарантированные законодательством перерывы, например на обед или для обогрева и отдыха.

Регламентированные перерывы — это законное право работника на отдых. В зависимости от времени перерыва можно судить, насколько сотрудник загружен работой и хорошо ли руководители отделов следят за отдыхом своих подчиненных. Одно дело, если сотрудник сам хочет работать в свой обеденный перерыв, но другое — если вынужден это делать из-за того, что перегружен работой. Перегруженность работника может привести к текучке кадров или его неэффективной работе.

Нерегламентированные перерывы — это головная боль всех руководителей. К НП относятся все перекуры, перерывы на чай и кофе, залипания в телефоне, болтовня с коллегами, репетиция танца к поздравлению директора, личные разговоры по телефону и т. д.

Кроме того, в этот пункт стоит включить опоздания и ранний уход с рабочего места без уважительной причины. Но вот уход с работы на время обеденного перерыва — это время РП, а не НП, потому что в свой обеденный перерыв сотрудник не обязан оставаться на рабочем месте. Исключение — режимный объект, например завод, там работают свои внутренние правила.

Люди — не роботы, и отвлечься от работы, чтобы поговорить с коллегой, перекусить или размяться, — это нормально. Короткие перерывы дают работнику возможность отдохнуть и положительно влияют на рабочий процесс.

Но вот если таких перерывов много и они забирают существенную часть рабочего времени, компания страдает. Поэтому важно знать, почему сотрудник не занят работой — из-за своей некомпетентности или из-за неправильной организации работы отдела.

Вынужденный простой — это перерывы, которые возникли из-за событий непреодолимой силы, в них нет ни вины работника, ни его заслуги. Например, к ВП относятся ситуации, когда сломался компьютер в офисе, пришла уборщица и выгнала из рабочего помещения, выключили свет и т. д.

Вынужденный простой может говорить о проблемах с оборудованием, если работа часто останавливается из-за того, что оно ломается. Плохая организация рабочего места — это мощный фактор, который влияет на эффективность работы компании. Поломки снижают производство продукции, качество услуг, мотивированность сотрудников.

Как оформить выводы к своду

После того как свод готов, нужно оформить выводы к нему, чтобы просто и понятно объяснить цифры из таблицы-свода. Руководитель не будет читать каждую карточку ФРД, поэтому нужно пояснить, что происходило в течение рабочего дня наблюдаемого и к чему мы пришли в итоге.

В своей практике я обычно начинаю выводы с описания специфики работы отдела, количества сотрудников в нем и поставленной цели исследования.

Следующим пунктом я разъясняю классификаторы времени — что входит в ОП и ПЗ, на что тратятся РП и что учли в НП. Также я обязательно поясняю причины вынужденных простоев, если они были.

Также я обязательно отмечаю все, что увидела при анализе карточек ФРД и что можно предпринять по этим наблюдениям.

Например, я сравнивала, сколько времени тратят одни официанты ресторана на обед — это РП, а другие — на короткие перекусы — это НП. Анализируя карточки ФРД, я увидела, что и те и другие тратят одинаковое количество времени, независимо от категории перерыва. То есть нет ни перерасхода, ни экономии времени.

Из этого наблюдения я сделала и вписала в отчет вывод о том, что нет необходимости требовать от официантов часового перерыва на обед. Если работнику удобны короткие перекусы в течение рабочего дня и это не вредит рабочему процессу, то продуктивность работы не снижается. Эффективность работы выше, потому что официант сам планирует процесс работы и не покидает зал надолго.

Кроме того, я стараюсь максимально обезличивать все отчеты, то есть и в своде, и в итоговых выводах я не указываю ФИО работников, потому что отчет не должен быть субъективным и привязываться к работе конкретного человека.

Что в итоге

1. Фотография рабочего дня — полезный источник информации о том, как действительно работают сотрудники в компании. Она помогает понять, сколько времени необходимо и как выполняется та или иная работа с учетом специфики предприятия.
2. К ФРД лучше подготовится заранее. Нужно составить и подписать соответствующий приказ и под подпись ознакомить с ним участвующих в наблюдении работников. Также рекомендую заранее объяснить наблюдателям и наблюдаемым цели ФРД.
3. Важно сделать все возможное, чтобы наблюдение не вызывало дискомфорта у работников, ведь это не слежка, а метод сбора информации, чтобы оптимизировать работу компании.
4. ФРД не подойдет, чтобы постоянно наблюдать за сотрудниками. Часто проводить ее тоже не стоит: метод довольно энергоемкий.
5. В конце наблюдения полученную информацию нужно проанализировать — собрать информацию в свод и предложить пути оптимизации работы компании.

Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.

Определение и классификация фотографии рабочего времени

При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.

Основные цели проведения ФРВ:

• определение обстоятельств и продолжительности непроизводительных действий работника и разработка мероприятий по их устранению;
• сбор статистических данных для расчета норм подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, периодов отдыха и перерывов на личные нужды;
• накопление информации об изменениях производительности сотрудника в течение смены и причинах невыполнения плана;
• получение данных для усовершенствования технологических процессов и определения норм обслуживания и численности персонала.

Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.

Примеры

• Бригада техников должна произвести осмотр и профилактику 20 станков за смену
• Терапевт в поликлинике должен принять 30 пациентов в день.

В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.

Виды фотографий рабочего времени:

По методу наблюдения	По числу объектов исследования	Как ведется наблюдение
1. Сплошная — измерения проводятся непрерывно, при этом фиксируются все совершенные за смену (день) операции	1. Индивидуальная — наблюдается один сотрудник	1. Визуально с применением часов
2. Выборочная — измеряются конкретные периоды времени либо определенный перечень работ	2. Групповая или бригадная — изучается работа нескольких сотрудников	2. С применением автоматических средств регистрации
3. Периодическая — замеры проводятся отдельными отрезками, например: 2 часа с утра одного дня, 1,5 часа днем следующего и т. д.	3. Маршрутная — фиксация занятости происходит во время периодического последовательного движения наблюдателя по нескольким рабочим местам	3. Путем самостоятельной записи сотрудником своих действий — самофотография
4. Методом моментных наблюдений — состояние занятости работника фиксируется через строго определенные временные промежутки в течение всего дня	—	—

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

• Подготовительный этап.

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

• Разработка бланков для проведения фотографии рабочего времени.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

• • наименование организации и подразделения;
  • данные наблюдаемого сотрудника и краткое описание его рабочего места;
  • названия выполняемых операций, время начала и окончания их выполнения;
  • общая длительность временных затрат определенного вида.
• Проведение наблюдений и запись результатов.

Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

• Обработка полученных данных и их анализ.

Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки

Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.

Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:

• ОВ — Основное рабочее время;
• ПВ — Подготовительно-заключительное время;
• ОТ — Обеденный перерыв, перерыв на текущие надобности;
• НР — Перерыв непроизводительный;
• ТП — Потери времени по независящим от работника причинам.

Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:

Бланки для фотографии рабочего времени Скачать

Лист фотографии рабочего времени

Образец фотографии рабочего времени

Образец фотографии рабочего времени Скачать

Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:

Образец графической фотографии рабочего времени Скачать

Особенности наблюдения за группой работников

При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.

В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.

Пример

Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.

Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:

• 1-я команда: № № 1, 2, 3
• 2-я команда: № № 4, 5, 6
• 3-я команда: № № 7, 8, 9

За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:

• 1-я команда: все быстро переоделись (ПВ), приступили к работе (ОВ) и продолжали работу по состоянию на 8:30 утра (в примере рассмотрим небольшой интервал рабочей смены).
• 2-я команда: № 6 долго переодевался. № 5 в это время пошел за документами на первые погрузки, а № 4 ушел покурить (НР). Затем они собрали свой первый груз и переместили в зону погрузки, но машина для их груза вовремя не пришла (ТП) и команда все еще ждала ее по состоянию на 8:30 утра.
• 3-я команда: долго переодевалась и получала задание, но затем работала без простоев и перерывов.

Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:

Далее можно использовать получившиеся таблицы для различных целей:

• внедрять нормы и нормативы, ориентируясь на работу группы 1;
• разрабатывать мероприятия по исключению не продуктивных затрат рабочего времени, исходя из данных группы 2 и т. д.

Подводим итоги

• Фотография рабочего времени — универсальный способ исследований, подходящий как для ручного труда, так и для автоматизированных процессов.
• Полученные после проведения фото рабочего времени результаты могут быть использованы для принятия обширной группы управленческих решений.