Как составить график документооборота в организации

Хозяйственная деятельность компании сопровождается большим количеством документов. Массовый переход на ЭДО помог сократить количество бумаг, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов. Расскажем, как составить такой график.

Кому и зачем нужен график документооборота

График документооборота — это схема движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

Грамотно составленный график документооборота помогает:

• упорядочить процесс работы с документами;
• рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
• сократить задержки времени при обработке документации;
• избежать рабочих конфликтов;
• осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
• своевременно формировать отчётность.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Кто составляет график документооборота на предприятии

Как правило, разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер или финансовый директор. Руководитель компании утверждает готовый график.

Составляя график документооборота, необходимо обсудить его со всеми структурными отделами компании. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, поскольку он находится в постоянных разъездах.

Иногда к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая, выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемую для всех форму графика документооборота в бухгалтерии с учётом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера.

Для внутренних актов, не связанных с финансами, руководитель назначает ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение. Это касается, например, инструкций по пожарной безопасности, расписания уборки помещений и других подобных документов.

Правила составления графика документооборота в организации

График можно представить в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами.

Для каждого первичного документа можно составить отдельный график: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы. Подобным образом графики могут составляться:

• для каждого отдела;
• для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить сотрудника, ответственного за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела указывается срок, в течение которого документ согласовывается, утверждается и передаётся на исполнение.

График должен быть составлен так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации соблюдались.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков предусмотрены дисциплинарные взыскания: ответственному сотруднику могут объявить выговор, лишить его части оплаты труда в виде зарплаты или премии (Письмо Роструда № 3251-6-1).

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Этапы составления графика документооборота

График документооборота включает в себя несколько этапов движения документа:

• составление (получение),
• проверка и обработка,
• передача в архив.

При разработке графика необходимо последовательно сделать следующее:

1. Установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
2. Установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (приём) документов, схему движения документов между ними.
3. Определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учётных документов.
4. Установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, но это необязательно.

Как утвердить график документооборота

После составления графика издаётся приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». График внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения утверждается руководителем подразделения, а не головной организации. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.

График документооборота для учетной политики — образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

• упорядочить процесс работы с документами;
• рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
• сократить задержки времени при обработке документации;
• избежать рабочих конфликтов;
• осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
• своевременно формировать отчетность.

ВАЖНО! С 2022 года обязателен к применению ФСБУ 27/2020 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по новому ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

См. формы учетной первички:

Унифицированные формы первичных документов (перечень)

Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец

Унифицированная форма № ОС-6 — бланк и образец

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

• масштабов деятельности фирмы;
• структуры предприятия;
• особенностей построения системы управления;
• видов применяемой первички;
• иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

• составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
• для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».

• сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

• сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
• конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
• разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
• конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

• утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
• ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
• оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
• налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
• проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
• налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: 
В условиях распространения в РФ коронавирусной инфекции организации необходимо минимизировать бумажный документооборот, заменив его на электронный формат работы…. Как правильно организовать электронный документооборот, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

График документооборота — это внутренний акт компании, утверждающий порядок составления, подписания, обработки и обмена документами между сотрудниками различных подразделений.

Кому и зачем нужен график

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.

Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

• утери документации;
• неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
• штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Кто его формирует

Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.

Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.

Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки. Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу. После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.

Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.

Правила составления

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Образец

Для документов, которые создаются в других подразделениях, следует разработать порядок их поступления и обработки в бухгалтерии. Примерный образец графика документооборота к учетной политике организации, утверждаемый на год, выглядит так:

Особое внимание следует уделить срокам хранения. Так, кадровые документы хранятся в архиве не менее 50 лет. При выходе сотрудника на пенсию ПФР иногда запрашивает данные о начисленной заработной плате.

Остальные бумаги хранятся в архиве 5 лет, после чего разрешается их уничтожение. Обратите внимание на пример графика документооборота со сроками хранения:

Как утвердить

После того как график составлен, издается приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». Иногда возникает вопрос, утверждается ли график документооборота руководителем организации, если документ составлен для внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения. В этом случае приказ утверждается руководителем филиала или обособленного подразделения. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.

Образец приказа

Порядок документооборота утверждается приказом, который составляется в произвольной форме с указанием должностей и фамилий лиц, ответственных за его соблюдение. Примерный образец приказа выглядит следующим образом:

Булахова Виктория
Бухгалтер, финансист

Окончила Санкт-Петербургский Инженерно-экономический университет в 2001 году по специальности «Финансы и кредит». Работала главным бухгалтером и финансовым директором в нескольких компаниях в Санкт-Петербурге (производство, торговля).

Все статьи автора