Как составить график оплат поставщикам

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки.
Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

• экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
• нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка». Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

• остаток средств на начало периода,
• предполагаемые поступления,
• статья дохода,
• наименование контрагента,
• дата поступления,
• название проекта,
• сумма платежа,
• предполагаемая дата оплаты,
• наименование поставщика,
• колонка для замечаний и комментариев,
• остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

• В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
• Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
• В столбцах проставляются даты платежей.
• Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
• Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

• На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
• При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

• все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
• процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
• для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
• форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

• закладывает цельную систему работы компании
• направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
• помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Ситуация: предприниматель нашел хорошего подрядчика, заключил с ним контракт, согласовал график поставок и открыл шампанское. По расчетам получалось, что поставщик выгодный. Но вот пришла пора платить за товар — и денег не хватает, хотя фирма работает не в убыток. Как так?

Ответ прост: если деньги в компании есть, это не значит, что их хватит на покрытие обязательных расходов в любой момент. Придется планировать доходы и расходы.
 

Необходимость планирования

Ситуация, когда у бизнеса нет денег на обязательные платежи, называется кассовым разрывом. Это не значит, что компания — банкрот. Как правило, средства есть, но они еще в пути или заморожены в активах и дебиторской задолженности. Кассовый разрыв может произойти по нескольким причинам и одна из них — хаос в расчетах с поставщиками. Правильно планировать платежи таким образом, чтобы они не забирали все свободные деньги в конкретный момент.
 

Виды платежей

Условно платежи поставщикам можно разделить на срочные и отложенные.

• Для срочных платежей устанавливается конкретная дата оплаты. Если ее задержать, придется платить штраф и пени. Срочная оплата зачастую связана с разовыми договорами.
• Для отложенных платежей не установлена дата оплаты, но указан срок, в течение которого нужно рассчитаться за услуги или товара. Чаще всего отложенные платежи используют в договорах длительного характера с несколькими поставками.

Платежный календарь

При планировании расчетов с поставщиками нужно ориентироваться на то, какой договор с ними заключен. В отличие от срочных платежей, отложенные позволяют составлять несколько вариантов плана, корректировать даты платежей, переносить их на более поздние сроки. Для этого используется платежный календарь — оперативный финансовый план компании. График расходов составляют одновременно с графиком доходов: от второго зависят сроки, в которые можно производить расчеты с без риска «заработать» кассовый разрыв.

Важно! При составлении платежного календаря по поставщикам нужно ориентироваться и на иные обязательные платежи, например, выплату зарплаты или оплату налогов. Целесообразно разрабатывать несколько календарей, которые в совокупности будут отражать движение денежных средств в целом по компании.
 

Как составить

Платежный календарь составляют на конкретный период, например, на месяц с разбивкой по дням в несколько этапов.

Сначала составляют план продаж с датами и суммами предстоящих поступлений от контрагентов. Например, так.

Затем распределяют платежи по дням. Например, если зарплата перечисляется 10 октября, а в этот день нет поступлений, то оплату от 5 октября лучше не расходовать на текущие необязательные затраты.

Если заплатить налоги не 15, а 5 октября, то денег не хватит на зарплату.

Значит, 5 октября нет возможности заплатить налоги. Но можно оплатить поставщику небольшую сумму, например, 10 000 рублей за материалы. Тогда календарь платежей будет такой.

Однако такой вариант опасен тем, что с 10 по 20 октября компания не сможет покрыть непредвиденные расходы, если они возникнут. В нашем примере нужно использовать первоначальный вариант календаря: корректировка по налогам невозможна, а по поставщику — опасна. По возможности стоит перенести сроки оплаты материалов и аренды.
 

Корректировки

Календарь нужно ежедневно проверять на предмет наличия свободных средств. Например, компания заключает новый договор поставки. Она должна учитывать, в какую дату нужно платить деньги поставщику и будут ли они в наличии в этот день. Если нет, то нужно либо изменять график текущих платежей, либо заключать договор на других условиях оплаты. Например, договором предусмотрена предоплата, но этот расход не был учтен в платежном календаре. Прежде чем вносить аванс, нужно понять, впишется ли он в календарь. Лучше всего анализировать и корректировать план расходов на неделю вперед.
 

Учет сезонности деятельности

При планировании особенно важно учитывать фактор сезонности: он напрямую влияет на план продаж и платежный календарь организации. С увеличением спроса имеет смысл рассмотреть возможность расширения деятельности, поскольку можно повысить общий объем платежей поставщикам. При снижении спроса нужно по возможности распределять платежи на более длительный срок, например, просить постоплату. Если это сложно или невозможно, целесообразно использовать резервные средства.
 

Общий календарь

План продаж непосредственно зависит от плана производства, а также плана закупок товарно-материальных ценностей. Желательно собрать сведения по отдельным подразделениям в один документ. Например, технический директор составляет план производства продукции, коммерческий директор планирует доходы от продаж, финансовый директор составляет план расходов по постоянным платежам (аренда, лизинг, кредит). Сведения компонуются по каждому подразделению, затем отображаются в общем календаре доходов и расходов по всей компании.
 

Коротко

Как планировать расчеты с поставщиками.

• Составьте план продаж, укажите в нем даты и суммы поступлений от контрагентов.
• Распределите платежи по дням с учетом обязательных перечислений.
• Регулярно проверяйте календарь на наличие свободных средств.
• Скорректируйте платежный календарь, если изменились условия работы компании: например, появились новые сотрудники или увеличилась арендная плата.
• Старайтесь откладывать резервные средства на предстоящие расходы.
• Корректируйте платежный календарь в зависимости от фактора сезонности.

Мнения специалистов об оптимизации процесса распределения платежей по счетам в отсутствие ERP-системы.

Описание ситуации

1. Компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей – до 20–30 в день.

2. Существует проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).

3. Перечень счетов к оплате поступает в финансовый отдел (до 100 платежных поручений, из которых 20–30 нужно оплатить «сегодня»), после чего возникает проблема определения приоритета платежей. Оперативные решения необходимо принимать по многим счетам различных подразделений.

4. Комплексная информационная система, которая позволила бы управлять платежами, не внедрена.

Ежедневно для составления графика платежей в компании проводились утренние планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров. Однако такое положение вещей приводило к возникновению ряда проблем:

– пять самых высокооплачиваемых людей компании ежедневно тратили примерно полчаса, чтобы обсудить вопрос платежей;

– поскольку подразделения компании расположены не только в регионах России, но и за рубежом, возникали трудности, связанные с разницей во времени. По правилам компании, согласование платежей проходит с участием всех центров бизнеса, при этом максимальное отставание по времени между удаленными регионами составляет 3–4 часа. Кроме того, банковский день до недавнего времени заканчивался в 13:00, сейчас он продлен до 16:00, однако по валютным платежам действует ограничение до 11:00, при том что выписки по счетам поступают в 9:00. Это означает, что за два часа нужно принять решение по управлению своими валютными средствами;

– в обсуждении принимает участие не только топ-менеджмент компании, но и финансовый контролер холдинга.

Таким образом, необходимо примерно за час определить приоритеты платежей, согласовать их как внутри компании, так и с финансовым контролером и принять решение, из какого банка осуществить платежи.

Вопрос:

Каким образом в отсутствие ERP-системы оптимизировать процесс распределения платежей по счетам?

Мнения специалистов

Елена Белякова,

руководитель финансового отдела компании «Инмарко» (Новосибирск)

Решение компании ООО «Воды Боржоми»

Чтобы решить проблему определения приоритетности платежей, в компании была разработана следующая процедура.

Шаг 1. Формирование реестра платежей

Руководитель соответствующего департамента визирует счет, определяет его приоритет, а также указывает крайний срок исполнения в соответствии с договором (критичную дату платежа). В компании нет строгой политики, на которую должен ориентироваться сотрудник при определении приоритета счета. Однако он принимает во внимание следующие факторы. Во-первых, наличие партнерских отношений с контрагентом. Иногда долгосрочное сотрудничество позволяет просрочить платеж без начисления пеней компании. Во-вторых, определяет статью расходов, к которой относится платеж. Выставленные счета по таким статьям, как налоги, заработная плата, долговые обязательства, погашаются в первую очередь.

Следующими по приоритету будут счета, относящиеся к основному виду деятельности. И в последнюю очередь оплачиваются услуги и приобретенные ресурсы, связанные с обеспечением вспомогательных бизнес-процессов. Например, если на предприятии заканчиваются упаковочные материалы, то становится невозможным осуществление продаж, то есть основной деятельности компании. Если же в офисе закончилось мыло, то компания без потерь может подождать один день, пока не будет оплачена его покупка.

Шаг 2. Проверка счета на соответствие бюджету и формирование списка платежей на день

После того как руководитель подразделения указал на счете приоритет платежа и критичную дату, счет передается финансовому директору для проверки на соответствие бюджету доходов и расходов на месяц.

От финансового директора счет поступает к менеджеру по банковским операциям, который заносит в таблицу, разработанную в компании (см. таблицу), данные по счету, а также сведения об остатках средств на счетах компании до 10:00. Если средств на счетах недостаточно, то менее приоритетные платежи с более поздней критичной датой полностью или частично переносятся на следующие дни. На подобную работу понадобится не более 15 минут.

В 10:15 по электронной почте сформированный реестр платежей на день отправляется руководителям подразделений, генеральному и финансовому директорам, а также финансовому контролеру. Подтверждение либо корректировки должны быть сделаны в течение 15 минут. По умолчанию считается, что согласие получено. Исключением является подтверждение от финансового контролера, получение которого является обязательным. В результате к 10:30 менеджер имеет согласованный план платежей.

Шаг 3. Понедельное планирование

Для планирования движения денежных средств на ближайшие недели неоплаченные счета, платежи по которым могут быть перенесены на пять дней и более, отражаются менеджером по банковским операциям как предстоящие выплаты ближайшего месяца в разбивке по неделям. Это позволяет ликвидировать кассовые разрывы в течение недели.

Достигнутые результаты

Данная процедура успешно применяется в ООО «Воды Боржоми» уже на протяжении пяти лет. Аналогичный подход можно реализовать, используя любые информационные системы, в том числе «1С», в которую для этого нужно дополнительно вводить счета на оплату и данные по банковским остаткам.

Единственное узкое место подобной системы планирования текущих платежей — человеческий фактор. Поскольку менеджер по банковским операциям вручную вносит данные о счетах и составляет график платежей, может быть допущена опечатка или ошибка на этапе ввода информации.

Однако то, что результаты работы менеджера по банковским операциям могут видеть все, кто заинтересован в оплате счетов (например, руководители департаментов), а также возможность своевременно внести изменения и сообщить об этом позволяют предотвратить появление практически любых ошибок.

Экономия от внедрения такой системы в компании составляет, по оценкам автора бизнес-кейса, примерно 25 тыс. долл. США в год благодаря тому, что топ-менеджеры тратят значительно меньше времени на решение повседневных вопросов осуществления платежей.