Как составить график оплаты по договору

График платежей – это документ, в котором стороны определяют конкретные даты осуществления выплат второй стороне. В материале мы рассмотрим, как правильно сформировать официальную бумагу, а также её юридическое значение.

Файлы для скачивания:

Расчёты между контрагентами

График платежей применяется в тех ситуациях, когда между сторонами по договору предполагаются расчёты. Речь идёт о любых возмездных соглашениях: выполнение работ, оказание услуг, поставка и так далее. Документ применяется для урегулирования сроков выплат, а также их размеров.

Юридическое значение

Не стоит недооценивать юридическую роль графика платежей. Стороны, оставляя в официальной бумаге свои автографы, берут на себя определённые обязательства. В частности, речь идёт о передаче денежных средств контрагенту. Если представитель второй стороны по каким-то причинам не осуществит выплату, предварительно не предупредив об этом, неминуемо последуют санкции. Все они должны быть прямо прописаны в тексте договора: штрафы, пени, неустойка.

Однако всегда имеется возможность предпринять попытку договориться с контрагентом: перенести срок, перераспределить выплаты или что-то ещё. Обращение в суд – процесс непростой, требующий затрат временного ресурса, которого у предпринимателей и без того не хватает. Тем не менее, если вторая сторона не выплачивает вовсе, ничего не останется, кроме как составлять исковое заявление. Порядок и правила формирования, подачи иска содержатся в Главе 12 Гражданского процессуального кодекса.

Подтверждение передачи денег

Любой договор, а равно и график платежей, лишь выражают намерения сторон совершить те или иные юридически значимые действия. В нашем случае это передача денежных средств. Однако необходимо ещё будет утвердить факт. Для этого при каждом эпизоде осуществления выплаты мы рекомендуем составлять соответствующий акт приёма-передачи денежных средств или расписку в получении денег. Дополнительная осторожность никогда не будет лишней, ведь несколько необязательных официальных бумаг помогут защититься от недобросовестного контрагента.

Представитель второй стороны сможет заявить, что не получал никаких денег. В такой ситуации имеющиеся на руках акты и расписки выступят доказательством обратного, что и станет решающим фактором при принятии решения судьёй.

Кто составляет

Заключение договора – это дело добровольное. Никто не вправе принуждать лиц подписывать гражданско-правовые соглашения. То же самое касается и графика платежей. Все условия сделки, в том числе и даты передачи денег, решаются сторонами на этапе согласования условий договора. Отметим, что этот процесс может длиться довольно долго, закон никак не ограничивает его временные рамки. До тех пор, пока представители обеих сторон не будут согласны на предложенные условия, сделка заключена не будет.

Обычно бремя по составлению графика ложится на того же человека, что и формировал проект договора. Как правило, это штатный юрисконсульт фирмы. Лицо, имеющее высшее юридическое образование и опыт работы по специальности, безусловно знает, как правильно вести переговоры с контрагентом, согласовывать условия.

Форма документа

Статья 421 Гражданского кодекса провозглашает принцип свободы договора, благодаря которому все официальные бумаги, регулирующие гражданско-правовые отношения, могут составляться в свободной форме из использования общеобязательных унифицированных бланков. График платежей по договору бесспорно относится к этой же категории документов, не является исключением из общего правила. Более того, органы власти не предлагают даже рекомендованных шаблонов.

График платежей обычно выполняется на фирменном бланке одной из компаний. Если такового не оказалось под рукой, можно воспользоваться чистым листом бумаги формата А4.

Составить содержательную часть можно как при помощи чёрной или синей шариковой ручки, так и с помощью компьютера и соответствующего офисного ПО. В силу того, что график представляет собой таблицу, предпочтение обычно отдаётся именно второму способу. Программы MS Word и MS Excel обладают достаточным инструментарием для реализации данной задачи.

Рассказываем, как правильно составить график

В первую очередь следует отметить, что настоящая официальная бумага не самостоятельна, а является приложением к заключённому между сторонами гражданско-правовому договору. Для этого в правом верхнем углу листа бумаги делаем соответствующую отметку, оставляем ссылку на соглашение (дата, номер). Далее прописываем наименование документа.

Следующим шагом мы приступаем к формированию непосредственно самого графика. Обычно он представляется в виде таблицы, однако это необязательно. Столбцы должны именоваться следующим образом:

• дата платежа;
• сумма переданных денежных средств;
• задолженность.

Мы напоминаем, что российское законодательство позволяет заключать договоры исключительно в рублях. Использование другой, иностранной валюты запрещено. Такое соглашение будет признано не имеющим юридической силы.

Примерный образец

На этом моменте работа с документом подходит к завершению. Осталось лишь заверить его подписями представителей сторон. Необходимо учесть, что полномочия представителей должны подтверждаться соответствующими бумагами: уставом общества, паспортом ИП, доверенностью от имени директора компании. В противном случае график не будет иметь юридической силы.

Всего должно быть составлено два экземпляра документа, по одному для каждого из контрагентов. Делается это для подстраховки от проявления недобросовестности со второй стороны. График хранится вместе с договором в течение всего срока его действия. Если копия была утрачена, восстановить её самостоятельно не удастся – придётся связываться с контрагентом.

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки.
Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

• экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
• нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка». Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

• остаток средств на начало периода,
• предполагаемые поступления,
• статья дохода,
• наименование контрагента,
• дата поступления,
• название проекта,
• сумма платежа,
• предполагаемая дата оплаты,
• наименование поставщика,
• колонка для замечаний и комментариев,
• остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

• В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
• Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
• В столбцах проставляются даты платежей.
• Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
• Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

• На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
• При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

• все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
• процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
• для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
• форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

• закладывает цельную систему работы компании
• направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
• помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Мнения специалистов об оптимизации процесса распределения платежей по счетам в отсутствие ERP-системы.

Описание ситуации

1. Компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей – до 20–30 в день.

2. Существует проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).

3. Перечень счетов к оплате поступает в финансовый отдел (до 100 платежных поручений, из которых 20–30 нужно оплатить «сегодня»), после чего возникает проблема определения приоритета платежей. Оперативные решения необходимо принимать по многим счетам различных подразделений.

4. Комплексная информационная система, которая позволила бы управлять платежами, не внедрена.

Ежедневно для составления графика платежей в компании проводились утренние планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров. Однако такое положение вещей приводило к возникновению ряда проблем:

– пять самых высокооплачиваемых людей компании ежедневно тратили примерно полчаса, чтобы обсудить вопрос платежей;

– поскольку подразделения компании расположены не только в регионах России, но и за рубежом, возникали трудности, связанные с разницей во времени. По правилам компании, согласование платежей проходит с участием всех центров бизнеса, при этом максимальное отставание по времени между удаленными регионами составляет 3–4 часа. Кроме того, банковский день до недавнего времени заканчивался в 13:00, сейчас он продлен до 16:00, однако по валютным платежам действует ограничение до 11:00, при том что выписки по счетам поступают в 9:00. Это означает, что за два часа нужно принять решение по управлению своими валютными средствами;

– в обсуждении принимает участие не только топ-менеджмент компании, но и финансовый контролер холдинга.

Таким образом, необходимо примерно за час определить приоритеты платежей, согласовать их как внутри компании, так и с финансовым контролером и принять решение, из какого банка осуществить платежи.

Вопрос:

Каким образом в отсутствие ERP-системы оптимизировать процесс распределения платежей по счетам?

Мнения специалистов

Елена Белякова,

руководитель финансового отдела компании «Инмарко» (Новосибирск)

Решение компании ООО «Воды Боржоми»

Чтобы решить проблему определения приоритетности платежей, в компании была разработана следующая процедура.

Шаг 1. Формирование реестра платежей

Руководитель соответствующего департамента визирует счет, определяет его приоритет, а также указывает крайний срок исполнения в соответствии с договором (критичную дату платежа). В компании нет строгой политики, на которую должен ориентироваться сотрудник при определении приоритета счета. Однако он принимает во внимание следующие факторы. Во-первых, наличие партнерских отношений с контрагентом. Иногда долгосрочное сотрудничество позволяет просрочить платеж без начисления пеней компании. Во-вторых, определяет статью расходов, к которой относится платеж. Выставленные счета по таким статьям, как налоги, заработная плата, долговые обязательства, погашаются в первую очередь.

Следующими по приоритету будут счета, относящиеся к основному виду деятельности. И в последнюю очередь оплачиваются услуги и приобретенные ресурсы, связанные с обеспечением вспомогательных бизнес-процессов. Например, если на предприятии заканчиваются упаковочные материалы, то становится невозможным осуществление продаж, то есть основной деятельности компании. Если же в офисе закончилось мыло, то компания без потерь может подождать один день, пока не будет оплачена его покупка.

Шаг 2. Проверка счета на соответствие бюджету и формирование списка платежей на день

После того как руководитель подразделения указал на счете приоритет платежа и критичную дату, счет передается финансовому директору для проверки на соответствие бюджету доходов и расходов на месяц.

От финансового директора счет поступает к менеджеру по банковским операциям, который заносит в таблицу, разработанную в компании (см. таблицу), данные по счету, а также сведения об остатках средств на счетах компании до 10:00. Если средств на счетах недостаточно, то менее приоритетные платежи с более поздней критичной датой полностью или частично переносятся на следующие дни. На подобную работу понадобится не более 15 минут.

В 10:15 по электронной почте сформированный реестр платежей на день отправляется руководителям подразделений, генеральному и финансовому директорам, а также финансовому контролеру. Подтверждение либо корректировки должны быть сделаны в течение 15 минут. По умолчанию считается, что согласие получено. Исключением является подтверждение от финансового контролера, получение которого является обязательным. В результате к 10:30 менеджер имеет согласованный план платежей.

Шаг 3. Понедельное планирование

Для планирования движения денежных средств на ближайшие недели неоплаченные счета, платежи по которым могут быть перенесены на пять дней и более, отражаются менеджером по банковским операциям как предстоящие выплаты ближайшего месяца в разбивке по неделям. Это позволяет ликвидировать кассовые разрывы в течение недели.

Достигнутые результаты

Данная процедура успешно применяется в ООО «Воды Боржоми» уже на протяжении пяти лет. Аналогичный подход можно реализовать, используя любые информационные системы, в том числе «1С», в которую для этого нужно дополнительно вводить счета на оплату и данные по банковским остаткам.

Единственное узкое место подобной системы планирования текущих платежей — человеческий фактор. Поскольку менеджер по банковским операциям вручную вносит данные о счетах и составляет график платежей, может быть допущена опечатка или ошибка на этапе ввода информации.

Однако то, что результаты работы менеджера по банковским операциям могут видеть все, кто заинтересован в оплате счетов (например, руководители департаментов), а также возможность своевременно внести изменения и сообщить об этом позволяют предотвратить появление практически любых ошибок.

Экономия от внедрения такой системы в компании составляет, по оценкам автора бизнес-кейса, примерно 25 тыс. долл. США в год благодаря тому, что топ-менеджеры тратят значительно меньше времени на решение повседневных вопросов осуществления платежей.

Содержание:

1.      Что такое график оплаты платежей?

2.      Требования к автоматизации (доработке) для графика оплаты в 1С

3.      Реализация бизнес-процесса в системе 1С 8 БП

4.      Выполненные доработки системы 1с 8 БП  

1.       Что такое график оплаты платежей?

В системе 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0
для финансовых договоров используются графики расчетов  платежей (оплат).

Описание схемы взаимодействия описываемого бизнес-процесса с другими бизнес-процессами представлено на Рисунке 1.

Рис. 1 Схема ведения договоров в 1С 8 БП

Для финансовых договоров в автоматическом режиме в системе заполняются графики расчетов платежей.

При необходимости, график в 1С 8 БП изменяется в ручном режиме.

На основании введенных в график данных автоматически создаются заявки на оплату. 

После проведения в программе 1С:Бухгалтерия предприятия документов «Списание с р/сч» и «Поступление на р/сч» график оплаты по договору может быть обновлен (по кнопке «Обновить фактические данные»).  

2.       Требования к автоматизации (доработке) для графика оплаты в 1С

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия автоматизируются следующие функции:

·         создание заявок на оплату на основании данных графика оплаты платежей;

·         оповещение ответственного за договор о созданном документе ЗНО с возможностью ручного закрытия оповещения по кнопке «Ознакомлен», а также дополнительная возможность – оповещение по e-mail при необходимости;

·         для строки графика оплаты по договору должна быть возможность выбора статьи БДДС, ЦФО и Бизнеса;

·         обновление фактических данных в графике договора при фактических движениях по договору, в т.ч. неденежных.

Должен быть признак, указывающий, что заявки на оплату формируются в соответствии с графиком оплаты платежей или в ручном режиме. Для договоров, у которых указано автоматичское формирование ЗНО должна быть возможность ручного создания ЗНО.  

3.       Реализация бизнес-процесса в системе 1С 8 БП

В типовой конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0, поле «Ответственный» в карточке договора заполняется автоматически значением пользователя, который создал эту карточку. После доработки 1С 8.3 БП 3.0 данное поле остается пустым при создании договора и заполняется вручную. Данное поле обязательно для заполнения, система не даст отправить на согласование договор с пустым значением в данном поле.

Заполнение поля «Ответственный» представлено на Рисунке 2.

Рис. 2 Заполнение поле Ответственный в 1С 8 БП

Ответственному за договор сотруднику, на начальную страницу на отдельную закладку попадают оповещения «Создан договор» и ссылка на документ. Данные оповещения исчезают из списка сообщений после нажатия на доработанную кнопку «Ознакомлен».  Также есть возможность настройки отправки оповещений пользователю на e-mail.

В 1С 8.3 БП в договорах с видом формирования платежей «График», поля «ЦФО», «Статья ДДС» и аналитика раскрытия «Бизнес» заполняются на закладке «Расчеты». На закладке «График расчетов» в строках по умолчанию заполняются значения с закладки «Расчеты», с сохранением возможности ручной корректировки (Рисунок 3).

Рис. 3 Заполнение ЦФО и ДДС по графику оплаты в 1С

Помимо ЦФО, статьи ДДС и реквизита «Бизнес», в графике также заполняются даты начисления и списания денежных средств. При заполненном поле «Условие оплаты» график можно пересчитать согласно заданному условию по кнопке «Пересчитать график». Система контролирует равенство суммы начисления и оплаты на основании договора.

В системе 1С график оплат в финансовых договорах рассчитывается автоматически согласно информации на закладке «Расчеты» (Рисунок 4).

Рис. 4. Заполнение закладки «График расчетов» в финансовых договорах

После того как в 1С 8.3 БП провели документы поступления / списания с расчетного счета, связанные с заявками на оплату и с планируемым поступлением ДС, необходимо обновить данные графика оплаты по договору на фактические (по кнопке «Обновить фактические данные»). В типовом варианте программы 1С:Бухгалтерия предприятия фактические данные отражаются только в колонке «Основной долг – Возврат». Для корректной работы с графиком оплат в 1С была выполнена доработка – на основании фактических данных (по кнопке «Обновить фактические данные»), в графике данные пересчитываются по всем видам платежей (Основной долг, Проценты, Комиссия, Штрафы) (Рисунок 5).

Рис. 5 Доработка отображения данных в финансовом договоре в 1С 8 БП

Если на дату оплаты в системе 1С 8 БП не будет отражен факт к заявке на оплату, то в графике оплаты платежей появятся суммы, выделенные красным цветом и возникнут ошибки при проведении договора (Рисунок 6).

Рис. 6 Отсутствие фактических данных на дату оплаты

Если сумма по графику оплаты платежей больше, чем сумма договора, система проинформирует об этом и запретит проведение договора до того момента, пока график не будет актуализирован (Рисунок 7).

Рис. 7 Превышение оплат над получением в 1с 8.3 БП

Если в ранее проведенном факте меняется сумма, то и в графике договора она также меняется (по кнопке «Обновить фактические данные») (Рисунок 8).

Рис. 8 График расчетов платежей до обновления фактических данных

Далее представлен процесс корректировки и обновления данных в графике оплаты по договору (Рисунки 9-11)

Рис. 9 Сумма в документе до корректировке

Рис. 10 Сумма в документе после корректировки

Рис. 11 График расчетов платежей после обновления фактических данных  

4.       Выполненные доработки системы 1с 8 БП

Специалист компании «Кодерлайн»

Данила Гнатенко