Рабочая система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учёте, передавать первичку для регистрации данных из неё в регистрах бухгалтерского учёта и составлять на их основе бухгалтерскую и другую отчётность. Выстроить процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения можно с помощью графика документооборота. Расскажем о том, как правильно составить график документооборота, образец которого вы найдёте в конце статьи.
Зачем нужен график документооборота в учётной политике
Документооборот включает в себя следующие действия с первичкой:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учёту;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учётной политике.
Чёткая схема движения первичного учётного документа в бухгалтерии поможет рационально распределить «документальные» обязанности между сотрудниками, сократить время на обработку документов, своевременно формировать отчётность и контролировать обработку документов на каждом этапе, а также исключить возможность утери документа. Это особенно актуально, если в компании не используется система ЭДО, и документооборот ведётся на бумаге.
Простую и удобную схему согласования документов обеспечит сервис «Астрал.ЭДО». Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном личном кабинете, а для внешнего ЭДО с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, есть бесплатный роуминг без дополнительных настроек.
Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии
Составлением графика документооборота занимается сотрудник, который отвечает за организацию и ведение бухучёта. Обычно это главный бухгалтер.
Утвердить график может только руководитель компании. Работу бухгалтерии определяет учётная политика. Приложение к учётной политике — график документооборота, но его можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения график под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Поэтому контроль за соблюдением графика документооборота обеспечивает также главный бухгалтер
Как составить график документооборота в бухгалтерии
При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».
Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.
Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.
Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.
В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.
Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.
Первичку, регистры бухгалтерского учёта и бухотчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года.
Рабочий план счетов бухучёта, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
График документооборота в бухгалтерии: образец
Мы уже публиковали обзор функций CRM Finkoper, подробно рассказывали о фото рабочего дня и способах коммуникации с клиентами. Продолжим!
В работе бухгалтера много типовых задач – по сдаче отчетности и уплате налогов, обработке первичных документов, начислению зарплаты…На составление графика отчетности по всем клиентам и составление списка дел уходит немало времени.
Finkoper автоматизировал процесс постановки задач. Пользователи Finkoper могут создавать задачи как себе, так и коллегам. После выбора клиентской компании сервис автоматически покажет закрепленных за ним сотрудников. В задачах можно создавать чек листы, добавлять файлы, помечать их собственными тегами и написать ответ.
Запрос банковской выписки, ее разноска и сверка сальдо могут быть как самостоятельными задачами, так и элементами чек-листа в составе одной задачи. Чтобы выделить задачу или добавить ей статус, который будет отражаться в списке задач, можно использовать теги. Список тегов пользователи создают сами (например, «В работе» или «Нет первичных документов»).
FinKoper (Финкопер)
Удобная CRM только для бухгалтерский компаний. Все, что необходимо для совместной работы, общения с клиентами, контроля и анализа.
Запишитесь на демонстрацию
Нам достаточно 15-20 минут, чтобы рассказать обо всех функциях.
Задачи по отчетности
Типовые задачи по сдаче отчетности и уплате налогов сервис сформирует автоматически и встроит в календарь бухгалтера сразу после настройки клиента.
В Finkoper можно настроить создание задач определенным сотрудникам в соответствии с их функциональными обязанностями в компании или оставить создание задач всем закрепленным за клиентом сотрудникам
Среди налоговых задач нужно выделить задачи, полученные из сервиса сдачи отчетности – Контур.Экстерн или 1С-Отчетность. Если бухфирма сдает отчетность через какой-то из них, то в календаре Finkoper эти задачи будут отображаться в соответствии с календарем из сервиса сдачи отчетности.
После сдачи отчета, задачи в Finkoper будут автоматически менять статус в соответствии со стадиями прохождения налогового документооборота. Все статусы будут видны в окне задачи и в уведомлениях под «колокольчиком».
Задачи по зарплате
Задачи по начислению и выплате аванса и заработной платы создаются в Finkoper автоматически в даты, указанные пользователем для каждого клиента. Задачи по НДФЛ (уведомление и уплата) входят в состав налогового календаря и также создаются автоматически для каждого клиента.
Повторяющиеся и групповые задачи
Однотипные повторяющиеся задачи – например, обработка банковской выписки или оплата кредита – обычное дело в бухгалтерской компании. В Finkoper можно создать задачу и за пару кликов настроить ее повторение
Для повтора задачи достаточно выбрать периодичность (еженедельно, ежемесячно, раз в год или в определенные даты) и указать, что делать, если дата выпадает на нерабочий день. Finkoper автоматически создаст задачи по указанным параметрам с учетом выходных и праздничных дней.
Рутинные задачи, например по обработке документов, можно создать не по одной, а сразу группе клиентов. Использование шаблона задач ускоряет процесс ввода нового клиента.
Функция групповой постановки задач позволяет создать задачу группе клиентов – например, «Всем ИП», или определенным клиентам из списка.
Список задач и календарь
В разделе «Задачи» можно посмотреть задачи в виде списка, где с помощью фильтров можно быстро найти задачу, посмотреть статус задач порученных коллегам, или за пару секунд сформировать отчет о проделанной работе за любой период по каждому клиенту.
В разделе «Календарь» задачи отображаются в виде разноцветных точек. При наведении на задачу показывается ее название, а при нажатии она открывается для просмотра или изменения.
По цвету точки в календаре можно понять, в каком статусе находится задача – активная, просроченная или выполненная.
Пользователь Finkoper может выбрать, какой календарь наиболее удобен – по дням, сводный по отчетности или на месяц.
В сводном календаре отображаются задачи по видам налоговой отчетности и уплате налогов. Он создается ежегодно с учетом выходных и праздничных дней и оперативно корректируется с учетом всех изменений законодательства.
FinKoper (Финкопер)
Удобная CRM только для бухгалтерский компаний. Все, что необходимо для совместной работы, общения с клиентами, контроля и анализа.
Запишитесь на демонстрацию
Нам достаточно 15-20 минут, чтобы рассказать обо всех функциях.
Аналитика по задачам
Задачи закрепляются за клиентом или за бухкомпанией, что позволяет Finkoper собрать аналитику по объему оказанных услуг по каждому клиенту и наглядно видеть, сколько времени занимают административные вопросы.
Если нужно создать административную задачу – будь то еженедельная планерка, или заказ воды в офис – вместо клиента укажите «внутренняя задача». Finkoper выделит эти задачи в календаре отдельной строкой
Постановка задачи прямо из чата с клиентом или из корпоративного чата, фильтры для быстрого поиска задач, уведомления о новых задачах – в Finkoper учтены пожелания пользователей для удобной и быстрой работы.
Благодарим наших пользователей за интересные идеи и помощь в развитии сервиса!
Реклама: ООО «Финансово-Инновационное Партнерство», ИНН: 7717583711
График документооборота для учетной политики — образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.
Что такое график документооборота и для чего он необходим?
График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.
График документооборота помогает:
- упорядочить процесс работы с документами;
- рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
- сократить задержки времени при обработке документации;
- избежать рабочих конфликтов;
- осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
- своевременно формировать отчетность.
ВАЖНО! С 2022 года обязателен к применению ФСБУ 27/2020 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по новому ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
См. формы учетной первички:
Унифицированные формы первичных документов (перечень)
Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец
Унифицированная форма № ОС-6 — бланк и образец
Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:
- масштабов деятельности фирмы;
- структуры предприятия;
- особенностей построения системы управления;
- видов применяемой первички;
- иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).
График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как подготовиться к составлению графика документооборота?
Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:
- составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
- для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.
Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?
Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):
- утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
- ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
- оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
- налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
- проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
- налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.
График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.
Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».
РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
В условиях распространения в РФ коронавирусной инфекции организации необходимо минимизировать бумажный документооборот, заменив его на электронный формат работы…. Как правильно организовать электронный документооборот, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Итоги
График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.
Рабочая система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учёте, передавать первичку для регистрации данных из неё в регистрах бухгалтерского учёта и составлять на их основе бухгалтерскую и другую отчётность. Выстроить процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения можно с помощью графика документооборота.
Зачем нужен график документооборота в учётной политике
Документооборот включает в себя следующие действия с первичкой:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учёту;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учётной политике.
Чёткая схема движения первичного учётного документа в бухгалтерии поможет рационально распределить «документальные» обязанности между сотрудниками, сократить время на обработку документов, своевременно формировать отчётность и контролировать обработку документов на каждом этапе, а также исключить возможность утери документа. Это особенно актуально, если в компании не используется система ЭДО, и документооборот ведётся на бумаге.
Простую и удобную схему согласования документов обеспечит сервис «Астрал.ЭДО». Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном личном кабинете, а для внешнего ЭДО с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, есть бесплатный роуминг без дополнительных настроек.
Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии
Составлением графика документооборота занимается сотрудник, который отвечает за организацию и ведение бухучёта. Обычно это главный бухгалтер.
Утвердить график может только руководитель компании. Работу бухгалтерии определяет учётная политика. Приложение к учётной политике — график документооборота, но его можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения график под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Поэтому контроль за соблюдением графика документооборота обеспечивает также главный бухгалтер
Как составить график документооборота в бухгалтерии
При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».
Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.
Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.
Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.
В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.
Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.
Первичку, регистры бухгалтерского учёта и бухотчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года.
Рабочий план счетов бухучёта, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
График документооборота в бухгалтерии: образец
| Вид документа и кол-во экз. | Составление | Обработка | Передача в архив | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ответственное лицо | Срок | Ответственное лицо | Срок | Ответственное лицо | Срок | |
| Документы по кассе (ПКО, РКО, объявление на взнос наличными), 1 экз. | Кассир | 1 день | Бухгалтер | 1 день | Бухгалтер | 5 лет (после проверки, ревизии |
| Табель учета раб. времени | Начальник склада, начальник отдела продаж, начальник отдела логистики | 5-е число месяца | Бухгалтер по расчету з/п | 2 рабочих дня | Бухгалтер по расчету з/п | 5 лет (после проверки, ревизии) |
| Приказ о направлении в командировку (3 экз.) | Отдел персонала | За 5 дней до даты убытия | Бухгалтер | 1 рабочий день | Бухгалтер | 75 лет |
| Авансовый отчет | Подотчетные лица | 2 рабочих дня после прибытия | Бухгалтер | 2 рабочих дня | Бухгалтер | 5 лет (после проверки, ревизии |
| Документы на отгрузку (ТН, СФ) | Сотрудник склада | 2 рабочих дня | Бухгалтер | 7 рабочих дней |
-
Для чего нужен график документооборота в учётной политике
-
Порядок составления графика документооборота
-
Образец графика документооборота в учетной политике
В сервисе «Моё дело» вы можете скачать готовый образец учётной политики для своей системы налогообложения и при необходимости дополнить его
Скачать бесплатно
Для чего нужен график документооборота в учётной политике
Организация документооборота для учётной политики позволяет предприятию систематизировать работу по их движению, а именно:
- обеспечить строгую фиксацию всех поступивших первичных документов и бухгалтерских регистров;
- закрепить ответственных за работу с документацией;
- установить контроль за правильностью их оформления и заполнения;
- определить порядок движения документов;
- прописать условия и сроки хранения документов.
То есть основное назначение графика — это установление строгих правил документооборота в учётной политике или регламентация работы с документами.
Минфин России выпустил специальный стандарт — ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Его применение обязательно с 1 января 2022 года всеми внебюджетными организациями (кроме финансовых и кредитных учреждений).
График документооборота в учётной политике бюджетного учреждения регулируется иными законодательными актами (в частности, ФСБУ для организаций государственного сектора).
Все первичные документы должны быть адаптированы к использованию на территории РФ:
- выполнены на русском языке или содержать построчный перевод (если изначально написаны на другом государственном языке);
- все денежные показатели должны указываться в рублях РФ. Когда сделка проводится в иной валюте, в документе должен быть указан рублёвый эквивалент.
Порядок составления графика документооборота
Оптимальный вариант оформления графика документооборота — отдельным приложением к УП. В этом случае он составляется и заверяется одновременно с учётной политикой. Допускается создание графика в виде отдельного документа — регламента или положения. Тогда нужно подписать приказ о вводе его в действие, а реквизиты документа указать в соответствующем разделе УП.
Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.
Приложение к учётной политике — график документооборота должен давать исчерпывающую информацию по следующим вопросам:
- как производить учёт первичных документов и бухгалтерских регистров?
- на кого возложена ответственность за работу с первичными документами?
- каков порядок движения документа — от инициатора к получателю?
- где и сколько их нужно хранить?
- как производить утилизацию, отправку документов в архив?
Для создания графика документооборота необходимо определить перечень первичных документов, с которыми работает предприятие. После чего следует последовательно разработать правила движения для каждого документа и закрепить их в графике.
Например, правила для оформления и движения графика отпусков на следующий год:
- Форма — Т-7;
- Кто формирует — инспектор отдела кадров;
- Срок формирования — за 3 недели до конца текущего года;
- Кто согласовывает — начальник отдела кадров и главный бухгалтер;
- Срок согласования — 3 рабочих дня;
- Кто подписывает — директор предприятия;
- Срок подписания — не позднее 15 декабря текущего года;
- Место хранения документа — отдел кадров;
- Срок хранения — 5 лет.
Готовый график утверждается руководителем предприятия. С графиком нужно ознакомить всех ответственных лиц под подпись. Форма ознакомления может быть любой, важно чтобы это было письменно зафиксировано. Обязанности по оформлению и ведению документов желательно прописывать в трудовом договоре.
Соблюдение графика обязательно. Ответственность за выполнение предписанных в нём положений несёт указанное в УП (или в приказе) должностное лицо. Обычно это главный бухгалтер.
Есть существенное условие организации учётной политики в области документооборота — отражение как бумажной, так и электронной формы документов. Следует отдельно прописать порядок бумажного и электронного документооборота. Это важно, поскольку они требуют разных технологий оформления, отправки, хранения и утилизации.
Бумажные документы могут быть переведены в электронный вид для удобства хранения — для внутреннего пользования. Но уничтожать их до окончания установленного срока хранения нельзя. Верно и обратное: электронные файлы нельзя переводить на бумагу, удаляя первоначальные файлы.
Образец графика документооборота в учетной политике
Рекомендуется сделать его в форме таблицы, поскольку такая структура представления данных позволит оперативно ориентироваться в перечне и находить нужный документ.
Образец графика документооборота в учётной политике на 2022 год
Часто задаваемые вопросы
Обязателен ли график документооборота в учётной политике?
За его отсутствие предприятие не оштрафуют и не накажут. Но его наличие крайне желательно, так как позволит качественно и своевременно оформлять документы и вести бухучёт.
Если в течение года произошли изменения в графике документооборота, нужно ли вносить изменения в УП сразу?
Нет, учётную политику можно менять в середине года только при наличии двух причин:
- изменение вида деятельности;
- изменения в законодательстве.
Во всех остальных случаях изменения вносятся со следующего отчётного года.
Есть ли точный перечень документов, который должны включаться в график?
Такого перечня нет, каждая организация самостоятельно определяет, какую первичную документацию туда включать.