Как составить график отгулов

Свободное от работы время – это не только выходные и официальные праздники с отпуском. У работника могут быть личные причины не выходить на работу и такое отсутствие, должно быть соответствующим образом оформлено (как учитывается документация в специальном журнале).

А также, существуют законодательные причины для предоставления работнику дополнительного отдыха. Такие дни все привыкли называть отгулами. Как их оформить и учитывать во времени работы сотрудника, далее, в статье.

Форма журнала учета отгулов

Такого понятия как отгул, в Трудовом Кодексе РФ нет. В нем оно прописано как дополнительный отдых.

Его могут предоставить:

• За сверхурочный труд;
• За работу в выходной или праздничный день;
• За донорство крови;
• В счет отпуска;
• Отдых за свой счет.

Отгулы должны отображаться в учете времени сотрудников. Это можно делать двумя способами. Первый — в табелях формы Т-12 или Т-13, буквенным или цифровым кодом, который будет соответствовать причине дополнительного отдыха. Это важно, так как каждый случай, оплачивается отдельно. Второй — в соответствующем Журнале.

Журнал учета предоставляемых отгулов ведут параллельно таблице учета времени. В нем отображается более подробная информация по дополнительному отдыху по каждому сотруднику, которую заверяет его непосредственный руководитель. Его ведение нормативными документами не требуется и решение об этом индивидуально для каждой компании.

Трудовой Кодек РФ в последней редакции 

Журнал учета регистрации отгулов

Журнал учета отгулов и переработок ведется по форме, установленной на предприятии. Типового бланка нет. Поэтому какая информация должна отображаться в документе, принимается решение на предприятии. Принятая форма и правила ведения, закрепляются нормативным локальным актом на предприятии.

В Журнале отображается, в шапке документа — его название и дата составления. Наименование компании и ее краткие реквизиты. Это необязательно, так как документы внутреннего использования. Первичный и законодательный документ – это табель учета времени. Далее, название подразделения, ФИО руководителя, ФИО сотрудника, его квалификация или должность. Указывают сроки осуществления сверхурочной (дополнительной) работы ее отработанное в часах время и время в часах дополнительного отдыха, причина дополнительного отдыха.

Обязательное наличие подтверждающего документа – справки с больницы, заявления работника на выходной в счет отпуска, подписанный наряд на выполнение дополнительной работы и т. п. Последней, создают колонку для примечаний.

Документ подписывает:

• Непосредственный руководитель сотрудника;
• Должность особы, заверившей документ, ее ФИО, подпись и дата;
• Подпись сотрудника, которая будет свидетельствовать о подлинности данных;
• Его должность, ФИО, дата;
• Номер личного дела сотрудника;
• Дата.

Журнал учета использования отгулов

ТК РФ, предусмотрены обязательные выходные дни для работающих по пятидневной неделе – два дня, при этом они должны быть последовательны, для шестидневок – один день.

Дни работы и отдыха в такие дни, должны отмечаться в протоколе времени сотрудника (Т-12 или Т-13), в случае, если он работает по графику – сменному, гибкому или вахтовому. В таком случае невыход на работу в выходной день по календарю, если он выпал рабочим по графику, должен быть оправдан и оформлен документально. Если этого не произошло, он считается прогулом, за который положены: взыскание, выговор как устный, так и с занесением в трудовую книжку, а при систематических прогулах – увольнение.

Журнал учета использования отгулов за работу в выходные дни ведут совместно с таблицей протокола времени. В нем отображают данные о сотруднике: ФИО, его должность, подразделение, в котором он работает, его руководителя – ФИО и должность, дату заполнения и дату невыхода на работу, причину.

В дальнейшем, это день может быть отработан в любой другой или вычтен из оплаты работника или его отпуска. Решение принимает работник.

Журнал по учету использования отгулов за работу в выходные дни

Отдых в выходные и официальные праздники, который нужно оформлять документально, касается людей работающих посменно. Это работники непрерывных производств, торговли, услуг, творческих профессий.

О своем отсутствии, работник должен предупредить заранее и согласовать это со своим руководством. Без согласования это может считаться прогулом, если работник не предоставит веские документальные аргументы своего отсутствия на работе.

Отсутствие на рабочем месте в выходной день, если о выпал по графику рабочем, учитывают в табеле Т-12 или Т-13 и дополнительно, возможна регистрация, на усмотрение компании, в специальном Журнале. Его ведут для контроля ведения табеля.

Журнал учета отгулов — образец

Этот документ не является обязательным, но помогает контролировать запись времени работника. Его заполняет руководитель сотрудника или уполномоченный специалист отдела кадров. Срок хранения, как для табеля – один год, на вредных производствах – 75 лет.

Скачать образец 

Поэтому, учитывать их необходимо. Можно указать следующие причины, обосновывающие такую целесообразность:

• правильность бухгалтерских выплат. Размер и сам факт оплаты связан с его видом. Без фиксации и систематизации сведений невозможно будет установить, нужно ли оплачивать такой период, или нет. Подобная ситуация приведет к путанице и нарушениям закона о бухгалтерском учете в РФ;
• расчет продолжительности отпуска невозможен без сопоставления данных со сведениями журнала об отдыхе. Ошибки в расчетах могут повлечь нарушения прав работников или же необоснованные выплаты;
• определение объема отработанного времени по каждому сотруднику серьезно затруднится без такого журнала.

Можно включать сведения об отгулах не в специальный журнал, а отражать их в табеле рабочего времени. Но в табеле лучше отражать сам факт получения работником отгула.

• 
  Menu

• 
  Как вести учет отгулов у работников

• 
  Журнал учета использования отгулов

• 
  Правила заполнения журнала учета отгулов

• 
  Журнал учета сверхурочных работ: образец заполнения

• 
  Журнал учета отгулов

• 
  ╞єёэры єўхєр яёхфюёєрты хь√ї юєуєыют

• 
  Как вести учет отгулов

Сверхурочная работа документально в обязательном порядке фиксируется приказом или табелем. Журнал учета – это необязательная произвольная форма учета сверхнормативного времени, в которой указываются ФИО работника, количество сверхурочных часов, дата выполнения.
Внимание
В ст.99 ТК указано, что наниматель должен производить точный учет, но в каком виде этот учет должен производиться не указано. Законодательно правила или форма ведения журнала не закреплены ни в одном нормативном акте.

Сверхурочная работа В России три способа контроля трудового времени:

1. Каждый день. Классический расчет графика в случае, если работники приходят на работу ежедневно.

   Высчитывается средний показатель часов в день. Для большинства персонала при 5-дневке это не менее 8 часов. Учет ведется поденно. Больше указанного интервала считается переработкой.

2. Раз в неделю.

Как вести учет отгулов у работников

В табеле необходимо проставить отметку РВ. Выпадающие на отгулы дни кодируются НВ (28).Когда сотрудник выступает в качестве донора и сдаёт кровь на медицинские нужды, ему полагается 2 дня дополнительного отдыха. Как в день проведения манипуляции, так и ещё один. Дата внепланового выходного обозначается в табеле как ОВ.
Журнал учета использования отгулов Налогового кодекса Российской Федерации в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Журнал учета использования отгулов

Согласно Федеральному закону от 29.12.2004 N 201-ФЗ за работу в нерабочие праздничные дни сдельщикам производится оплата, размер которой определяется локальным нормативным актом организации, принимаемым с учетом мнения выборного профсоюзного органа, коллективным договором, соглашением, трудовым договором. Но в соответствии со ст. 255 Налогового кодекса РФ данная оплата должна быть включена в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организации.
Важно
Тогда возникает вопрос: в составе каких именно расходов, исходя из их классификации, изложенной в гл. 25 Налогового кодекса РФ? Согласно ст. Отгул за переработку: заявление 2018 Об использовании дополнительного отдыха работнику нужно сообщить в день подписания согласия на работу в выходной.

В нем содержатся следующие разделы:

• ФИО сотрудника;
• должность (квалификация);
• сроки осуществления сверхурочных работ;
• отработанные сверх нормы часы;
• дополнения.

Как вести учет? Образец журнала отгулов: Пример журнала отгулов Бланк можно скачать тут: Журнал учета отгулов (бланк) Сроки хранения Табель учета хранят один год, в случае тяжелых и опасных производственных условий этот срок увеличивается до 75 лет (статья 586 Перечня управленческих архивных документов). Журнал учета рабочего времени (отгулов) держат в сохранности пять лет, на вредных и опасных производствах – 75 лет.

Правильно организованный учет рабочего времени необходим для быстрого и эффективного разрешения конфликтных ситуаций с работодателем. Важно правильно оформить вовлечение сотрудников в работу в выходные дни, а также предоставление отгулов за такие дни.

Правила заполнения журнала учета отгулов

Если на предприятии принята иная система кодов, обозначение может меняться. Нюансы Периодически в действующее законодательство вносят изменения.
Они могут касаться и фиксации информации об отгуле в табеле учета рабочего времени. Так, в силу вступило новое правило, которое обязывает заверять вносимые изменения у руководителя. При этом сегодня разрешается вести сплошной табель учета рабочего времени или фиксировать в нем любые разновидности отдыха работников. Существуют и другие коды, при помощи которых можно конкретизировать причину предоставления отдыха.

В табеле могут быть проставлены следующие обозначения:

1. (Я, 01) – обычное рабочее время. Обозначение дополняется количеством отработанных часов.
2. (С, 04) – сверхурочная работа.

Юридическая помощь! г.

Москва и обл. г. Санкт-Петербург и обл.

Журнал учета сверхурочных работ: образец заполнения

РФ;

• расчет продолжительности отпуска невозможен без сопоставления данных со сведениями журнала об отдыхе.

Ошибки в расчетах могут повлечь нарушения прав работников или же необоснованные выплаты;

• определение объема отработанного времени по каждому сотруднику серьезно затруднится без такого журнала.

Можно включать сведения об отгулах не в специальный журнал, а отражать их в табеле рабочего времени. Но в табеле лучше отражать сам факт получения работником отгула.

Отгулы за переработку: как их предоставлять Внимание Образец заполнения данных по отгулу в форме Т-12 Если организация разработала и используется свою индивидуальную форму табеля, то отгулы могут отображаться не только общепринятыми обозначениями, но и при помощи собственной кодировки (основание — ФЗ № 402 от 6.12.11).

Журнал учета отгулов

Статья 112 Трудового кодекса Российской Федерации определяет, что сдельщикам за нерабочие праздничные дни производится оплата, размер которой определяется локальным нормативным актом организации, принимаемым с учетом мнения выборного профсоюзного органа, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. С письменного согласия работника Отгул за переработанный день помечается в табеле специальной кодировкой.

Инфо
Отметка о его наличии проставляется на второй странице формы Т-12. Для его отображения в зависимости от ситуации используются следующие условные обозначения:

• отгул без оплаты — НВ либо 28;
• оплачиваемый отгул — ОВ либо 27;
• количество часов, отработанных в выходные дни — РВ либо 03;
• сверхурочная работа — С либо 04.

Указанная кодировка и названия действительны для двух форм (Т-12 и Т-13).

╞єёэры єўхєр яёхфюёєрты хь√ї юєуєыют

Корректное заполнения учетного табеля — залог правильной калькуляции, точных расчетов с работниками за фактически отработанное ими время. Калькуляция количества причитающихся отгулов за переработку Калькулирование оплаты за переработанные дни осуществляется бухгалтером.
На основе данных, внесенных в табель учета рабочего времени, выясняется числовой показатель действительно отработанного времени. Работнику обязаны предоставить дополнительное время отдыха не менее переработанного (ТК РФ, ст. 152). Переработанные часы следует переводить в дни. Оформление отгула в табеле учета рабочего времени Следовательно, при подсчете сверхурочных часов работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере.

Как вести учет отгулов

Образцы необходимых документов Любая сверхурочная работа начинается с приказа. При необходимости получить согласие работника, зафиксированное на бумаге, и/или профсоюза. Только после проведения работ данные заносятся в журнал. Приказ Пример приказа Приказ, как любой другой документ, должен иметь:

• «шапку»
• вводные данные (название, дата, номер)
• основную часть
• заключение (ФИО, подпись)

Табель Пример табеля В данном документе сверхурочка обозначается буквой «С» или кодом «04». Графа, в которой указывается данный вид работ, находится под номером 4 (форма № Т-13) или 6 (форма № Т-12). Под указателем ставится цифра, обозначающая количество часов, отработанных сверхурочно. Журнал Журнал учета имеет произвольную форму, удобную для конкретной организации. Один из примеров введения документа учета на рисунке.

Статья для тех, кто еще не использует системы учёта отпускных/отгулов сотрудников.

До того как мы наняли менеджера по персоналу и начали использовать 1С, я вел учёт нерабочих дней команды именно в такой таблице.

Давайте поговорим про таблицу детальнее. Она кстати рассчитана до конца 2021 года!

Зачем она нужна?

Теперь разберем основные вкладки таблицы и их детали.

Вкладка «Меню».

В этой вкладке есть выжимка по всем сотрудникам — я сразу вижу кол-во оставшихся дней у каждого.

Колонки «Позиция» и «ФИО» — для идентификации сотрудника.
Колонка «Дата старта» — это дата трудоустройства. Нужна для того, чтобы считать кол-во доступных дней отпуска.
Остальные колонки не нуждаются в объяснении — использовано/осталось.

Все данные в эту таблицу тянутся из других вкладок, где и происходит основная настройка каждого сотрудника.

Вкладка «ФИО сотрудника»

Для каждого сотрудника создается отдельная вкладка(см. вкладки на след. скрине).

На этой вкладке есть 2 основных блока:

Несколько особенностей списка месяцев/дней:

Как пользоваться?

После заполнения всей этой информации, формулы в таблице всё делают за тебя — они сами посчитают остатки дней и выведут результат.

После внесения всей информации, можно результат посмотреть в блоке сводной информации(см. скрин ниже).

В этом блоке сразу видно сколько было использовано Day-off и сколько отпускных.

Если остатки дошли до нуля, то ты аргументированно сможешь отказать в отпуске/дейоффе или договориться про отработку. Если сотрудник все равно уйдет в отпуск/дейофф, то значение в таблице будет с минусом.

Как добавить нового сотрудника?

Для добавления нового сотрудника необходимо выполнить несколько простых шагов:

Как изменить кол-во месяцев, после которых доступен отпуск сотруднику(6 месяцев)?

В ячейке «J10» у каждого сотрудника есть формула, в которой необходимо изменить один параметр.

Формула выглядит так: «=IF(DATEDIF(J5; TODAY(); «M») < 6;0;(DATEDIF(J5; TODAY(); «M»)*2)-J9)»

Выделил в формуле жирным «6», которую необходимо заменить на подходящее тебе кол-во месяцев.

Эту таблицу можно дорабатывать еще много, она несовершенна. Мою задачу она выполняла на 100%!

Ссылку на таблицу можно найти в моем Telegram канале. Ты сможешь ее скопировать себе и сразу начать работать.

Пишите в комментариях свои способы отслеживания выходных дней ⬇