Как составить график отпусков на 2019 год образец

Под конец года многих интересует вопрос утверждения графика отпусков на 2019 год. Напомним, что предоставление отпусков – одна из важнейших сфер трудовых отношений. Порядок в этой области напрямую влияет на мотивацию работников и психологический климат в коллективе, а значит – и на результаты деятельности компании в целом. Свести к минимуму возможные проблемы позволяет утвержденный регламент предоставления сотрудникам дней отдыха. Рассмотрим, как правильно составить график отпусков на 2019 год и приведем образец.

Планирование отдыха на 2019 год

Польза для сотрудника здесь очевидна. Работник с начала года знает, когда будет отдыхать и может планировать поездки и другие мероприятия в 2019 году.

Не менее значимо планирование отдыха сотрудников и для работодателя. Оно позволяет гарантировать отсутствие сбоев в бизнес-процессах из-за временного снижения численности в том или ином подразделении.

Кроме того, такой план важен и для управления финансами. Он позволяет создать резервы для формирования отпусков на 2019 год и своевременно выплатить сотрудникам все положенные суммы.

Что говорит закон

Основным нормативным актом, регулирующим трудовые отношения в Российской Федерации, является ТК РФ. График отпусков упоминается в ст. 123 Кодекса, которая посвящена очередности их предоставления.

 Обязательность его составления зависит от юридического статуса работодателя. Индивидуальные предприниматели и другие физические лица, нанимающие работников, могут предоставлять им отпуска по соглашению сторон (ст. 305 ТК РФ, письмо Роструда от 20.12.11 N 3683-6-1). 

В данном случае чиновники только рекомендуют физическим лицам планировать отдых сотрудников, если они нанимают большое количество работников. Сколько именно для этого должна составлять численность – остается на усмотрение работодателя.

А вот для юридических лиц никаких «поблажек» не предусмотрено. Они должны руководствоваться ст. 123 ТК РФ при любой численности персонала, даже если речь идет об 1-2 сотрудниках. За отсутствие графика отпусков организация может быть оштрафована на сумму от 30 до 50 тыс. руб., а ответственные должностные лица – на сумму от 1 до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Документ должен быть составлен и утвержден не позднее, чем за 2 недели до начала года. Если в компании есть профсоюзная организация, то необходимо учесть ее позицию в этом вопросе.

См. “Срок утверждения графика отпусков на 2019 год“.

Унифицированная форма Т-7 «График отпусков» утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк формы Т-7 можно здесь.

На сегодня большинство форм первичных документов (кроме кассовых и банковских) носят рекомендательный характер. Компании имеют право самостоятельно разрабатывать бланки при условии соблюдения общих требований к документации.

Что касается формы Т-7, то в большинстве случаев организации используют типовой бланк с небольшим дополнением. О каких дополнительных сведениях идет речь и как правильно заполнить бланк – читайте в следующем разделе.

Порядок заполнения

Форма Т-7 представляет собой таблицу. Как правило, она включает в себя следующую информацию.

1. Структурное подразделение (отдел, цех, участок и т.п.).
2. Должность.
3. ФИО и табельный номер.
4. Общее количество дней отдыха.
5. Плановая и фактическая дата начала отпуска.
6. Приказ о переносе (при необходимости).
7. Плановая дата с учетом переноса.
8. Примечание.
9. Подпись сотрудника.

В форму следует включить информацию как об основных отпусках, так и о дополнительных. Если сотрудник имеет неиспользованные дни отпуска, подлежащие переносу на следующий год, то они тоже включаются в данный документ.

График подписывает начальник кадровой службы, согласует профсоюзная организация (при наличии) и утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно скачать здесь.

Скачать образец графика отпусков на 2019 год бесплатно

Последняя графа (подпись работника) отсутствует в типовой форме. Но обычно предприятия добавляют ее. Это необходимо, чтобы снизить вероятность возникновения конфликтных ситуаций.

Впрочем, совсем избежать их удается нечасто – слишком уж чувствительный вопрос. Как на практике происходит планирование отдыха работников – рассмотрим далее. 

Как запланировать отдых

 Работа по планированию отпусков на 2019 год (особенно в крупных компаниях) начинается задолго до окончания года. Скорее всего это – октябрь и начало ноября 2018 года. 

На первом этапе руководители подразделений собирают от сотрудников пожелания по времени отдыха в 2019 году. Затем нужно согласовать эти даты так, чтобы свести к минимуму потери для ведения бизнес-процессов. Это весьма непростая задача.

Не секрет, что большинство работников стремятся отдохнуть в летний период или в «бархатный сезон». Чтобы максимально учесть интересы как сотрудников, так и самой компании, нередко практикуется разделение отпуска на части. Закон это допускает, если одна из частей составляет 14 календарных дней или больше (ст. 125 ТК РФ).

Иногда во внутренних нормативных документах организации указывают максимальное количество работников, которые могут одновременно находиться в отпуске. Но необходимо учитывать, что существуют сотрудники, имеющие право выбирать удобное для себя время отдыха. О них расскажем в следующем разделе.

Кто может отдыхать в удобное время

Если руководители компании заботятся о своих сотрудниках, то они будут стараться максимально учесть их потребности. Но в общем случае работодатель не обязан предоставлять каждому из них отпуск в 2019 году тогда, когда он захочет.

Однако существуют работники, которые по закону имеют право на отдых в удобное для них время:

1. Кавалеры высших государственных наград.
2. Почетные доноры.
3. Пострадавшие от радиации (Чернобыль, Семипалатинск, ПО «Маяк»)
4. Работники в возрасте до 18 лет.
5. Внешние совместители
6. Отдельные категории родителей с детьми (например, те, кто воспитывают ребенка – инвалида).

Работодателям следует обратить внимание на новую льготную категорию – это родители с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет (закон от 11.10.2018 N 360-ФЗ «О внесении изменения…»). Многодетным сотрудникам дали право брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время. Эту привилегию прописали в статье 262.2 ТК, которая вступит в силу 22 октября 2018 года.

Нарушение прав любой из перечисленных выше категорий сотрудников является административным правонарушением. За него предусмотрено наказание в виде штрафа по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Поэтому при планировании отпусков на следующий год со всех таких работников нужно собрать заявления с указанным желаемым периодом отдыха.

Порядок проведения корректировок

В течение 2019 года может возникнуть необходимость перенести время отдыха сотрудников. Такие ситуации предусмотрены ст. 124 и 125 ТК РФ:

1. По желанию работника.
2. В связи с болезнью работника или вследствие исполнения им государственных обязанностей, предусматривающих освобождение от работы.
3. Если это необходимо для обеспечения бесперебойной работы организации.

Во всех этих случаях в форму вносятся изменения. Для них предназначены графа 8, в которой указывается документ – основание и графа 9, содержащая уточненную дату начала отдыха сотрудника.

Новые сотрудники имеют право на отдых через 6 месяцев после оформления (ст. 122 ТК РФ). Следовательно, все работники, начавшие трудиться в первом полугодии, имеют право отдыхать в текущем году. Понятно, что в документе, составленном в прошлом году, их нет.

Закон не регулирует данный вопрос, поэтому работодатель может поступить по своему усмотрению: либо подготовить дополнение, либо – предоставлять таким сотрудникам дни отдыха «в рабочем порядке», на основании заявления и отдельного приказа. Выбор во многом зависит от количества принятых «новичков» – если это 1-2 человека, то вряд ли есть смысл ради них вносить специальные корректировки.

Вывод

 График отпусков на 2019 год необходимо составить и утвердить до 17 декабря 2018 года. 

Этот документ регулирует порядок предоставления сотрудникам дней отдыха. При его формировании нужно учитывать, как пожелания работников (в т.ч. права льготников), так и потребности организации.

Внесение изменений в форму производится при переносе или продлении отпусков на основании приказов.

5/5 (2)

Законодательное регулирование вопроса

График отпусков – документ локального действия, в котором учитываются как личные интересы сотрудников, так и интересы юридического лица (компании, организации и т. д.), где они трудоустроены.

С помощью правильно спланированного графика обеспечивается непрерывный процесс производства на предприятии и своевременный уход сотрудников на ежегодно предоставляемый отдых.

Документ играет важную роль как для трудового коллектива, так и для руководства юр. лица. От того, насколько продуманно он составлен и учитывает интересы работающих людей, зависит, появятся ли при его соблюдении конфликты, спорные ситуации и т. п.

Основной законодательный акт, нормы которого регулируют правоотношения сторон в трудовой сфере – Трудовой кодекс РФ.

В этом случае при существенной численности штата очередность отдыха каждого сотрудника следует планировать заблаговременно, учитывая рабочие моменты и пожелания самого отпускника. Какое максимальное число нанятых физлицом работников предусматривается данной нормой, не оговорено.

Что касается юрлиц, то тут ситуация четко аргументирована. Даже когда в штате лишь один или два сотрудника, они обязаны основываться на статье 123 Кодекса.

Если не будет предусмотрен график выхода сотрудников в отпуска, организацию штрафуют. Сумма штрафа может доходить до 30-50 тысяч рублей. Санкции для должностных лиц ниже – 1-5 тысяч рублей (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ).

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Кто оформляет график

Поскольку график, согласно которому сотрудники выходят в отпуска, относят к кадровой документации, ответственными за его оформление и утверждение выступает кадровая структура и администрация.

В каждой организации следует утверждать локальным актом порядок подготовки документа, процедуру его согласования и особенности утверждение (это может быть внутренний трудовой распорядок или приказ).

В этом акте указывается:

• кто является ответственным за составление документа лицом (обычно это руководитель кадровой службы);
• кто отвечает в каждом подразделении юр. лица за предоставление кадровикам сведений о предпочтительном периоде выхода в отпуск (отдельно по сотрудникам);
• период, в течение которого эти сведения должны попасть в отдел кадров.

Данные по каждому подразделению предоставляются как докладные записки или таблицы. В них обозначаются желаемые периоды выхода сотрудников на отдых.

Как только все данные по подразделениям собраны, ответственное лицо сопоставляет их и приводит в единой таблице, лично подписывая составленную форму. Отдельно издается приказ, подписываемый руководством фирмы.

Сроки составления графика отпусков на 2019 год

Учтите! Руководителем утверждается график выхода сотрудников его компании в отпуска максимально за пару недель до наступления нового года (статья 123 Кодекса).

Когда требуется внести в график исправления, сроки по этим действиям не определяются. Однако исправлять сведения следует по мере такой необходимости. Отдельный приказ утверждения графика при этом не издается.

Какая информация в график включается

Не так давно каждая организация оформляла расписание по отпускам исключительно на основании единой утвержденной формы Т-7.

Заполняются колонки в этой форме такими сведениями:

• первая – как именуется подразделение (финотдел, бухгалтерия, юридический, экономический отдел и т. п.);
• вторая – какую должность занимает специалист по штату (начальник отдела, заместитель главного бухгалтера, машинист и т. п.);
• третья и четвертая – ФИО специалиста, отдельно обозначаются данные о табельном номере;
• с пятой по девятую – сведения, касающиеся отпуска (его длительность, запланированное начало отпускного периода и фактическая дата);
• в восьмой обозначается основание, по которой происходит изменение даты запланированного выхода специалиста на отдых;
• в девятой – предполагаемая дата начала отпускного периода;
• в десятой графе размещаются примечания.

Сейчас применение только унифицированной формы графика ничем не регламентировано, также нет конкретной законодательной установки не использования этого продуманного до мелочей шаблона.

Кадровая служба вправе выбирать, что делать: применять ту же уже разработанную форму или же составить свой документ аналогичного назначения.

Учтите! Как только график утвержден, каждый сотрудник обязательно должен увидеть его и удостоверить факт ознакомления подписью (статья 22, 123 Кодекса).

С этой целью будет эффективно предусмотреть в графике дополнительную графу. Как вариант, оформляется отдельная ведомость, в которой каждый сотрудник, ознакомившийся с графиком, проставляет подпись.

Согласно пункту 3 статьи 123 ТК, каждого сотрудника за пару недель до намеченного отпуска предупреждают о его начале. Такое уведомление подписывается отпускником.

Посмотрите видео. Как составить график отпусков? 

Пошаговая инструкция заполнения документа

В качестве примера заполнения приводится указанная ранее форма Т-7 «График отпусков».

Первый шаг

Заполняется поле «Наименование организации». Вписываются полные данные, сокращения не используются.

Второй шаг

Если имеется профсоюз, то заполняется поле, касающееся мнения этого органа. Поставьте дату и напишите: «Учтено». Если профсоюза нет, обозначается данный факт.

Третий шаг

Документу следует присвоить порядковый номер, проставить дату его оформления, указать, на какой год составляется график.

Четвертый шаг

Заполняются столбцы от первого по шестой. Данные указываются без использования сокращений: название подразделения, должность, ФИО специалиста. В столбце №5 обозначается цифрами протяженность в днях. Шестая графа – отражается дата начала отпускного периода.

Запомните! Если отпуск разделяется на части, они приводятся отдельными строками. В шестой графе можно обозначить длительность, а не дату, когда начинается отпуск.

Пятый шаг

Документ подписывается руководителем кадрового отдела.

Шестой шаг

Документ утверждается и с ним ознакамливают всех работников. Как только все указанные выше поля и столбы заполнены, необходимо утверждение документа. Действия выполняются на бланке – при использовании формы, в ней предусматривается отдельное поле для этих целей.

Как вариант – выносится приказ, которым утверждают график отпусков на определенный год. Обозначенный выше образец не унифицирован, его составляют и в произвольном формате.

Ознакомление с графиком каждого сотрудника выполняется с помощью ведомости. Также для этого можно использовать сам график. С этой целью в нем предусматривают отдельный столбец для проставления сотрудником даты ознакомления и подписи.

С седьмого по десятый столбцы заполняют вручную на протяжении года по факту ухода работников на отдых. Если дата поменялась и сотрудник выходит в отпуск в незапланированную дату, в восьмой графе обозначаются основания перенесения срока (данные об отдельном приказе или заявлении сотрудника).

В девятой графе пишут планируемую дату выхода человека в отпуск.

Графа десятая заполняется при надобности, когда можно отметить примечания. К примеру, обозначить причину, по которой отпуск должен быть перенесен (заявление работника, иное обстоятельство), основания отзыва из отпуска и прочее.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Может ли отпуск начинаться с выходного дня?

Какие нюансы составления графика нужно обязательно учитывать

Дальше приведем отдельные особенности предоставления работникам отпусков и оформления их очередности, вызывающие вопросы.

Отпуск, предоставляемый внешнему совместителю

Согласно статье 286 Кодекса, отпуск такому совместителю следует предоставлять с совмещением с отпуском по основному месту работы (оформляется в одно и то же время).

Делаем выводы:

• отпуск полагается совместителю, следовательно, его также вносят в утверждаемый график;
• планируется подобный отпуск в тот же срок, в который его предоставляет основной работодатель.

Как это реализовать?

Кроме того, сотрудник не всегда может быть осведомлен о дате предстоящего отпуска на его основной работе, так как график на следующий год иногда утверждают в последний момент. Так или иначе, включить отпуск работника в график однозначно нужно, правда, вполне вероятно, что в дальнейшем потребуется вносить корректировки.

Возможно возникновение и такого случая. Отпуск человека запланирован в одно и то же время по двум местам работы, однако на основном месте трудоустройства сотрудник подал заявление для перенесения отдыха, при этом просьбу одобрили. В такой ситуации перенести отпуск должен и работодатель на второй работе.

Длительность отпуска: обычная и удлиненная

Согласно статье 115 Кодекса обычный отпуск, который предоставляется сотрудникам ежегодно, включает в себя 28 дней (календарных).

Однако определенным категориям сотрудников выделяется более длительный период на отдых. Этим правом они обеспечиваются ТК РФ и отдельными законами.

Важно! Кто вправе рассчитывать на более долгий отпуск, описано в таблице:

Категория	Основание	Длительность
Для работников, не достигших совершеннолетия	Статья 267 Трудового кодекса РФ.	Отпуск составляет от 31 дн.
Для инвалидов	Статья 23 Закона №181-ФЗ (от 24 ноября 1995 г.)	Период отпуска составляет 30 дн.
Для педагогов	Статья 334 Трудового кодекса РФ (Правительственное Постановление №466 от 14 мая 2015 г.)	Отпуск составляет от 42 до 56 дн.
Для некоторых медработников	Статья 350 Трудового кодекса РФ, Постановление № 50 Минтруда РФ (от 8 августа 1996 г.).	Утверждено 36 дн.
Для госслужащих	Статья 46 Закона №79-ФЗ (от 27 июля 2004 г.)	30 суток + количество дней соответственно выслуге.
Для муниципальных служащих	Пункт 3 статьи 21 Закона №25-ФЗ (от 2 марта 2007 г.)
Для докторов и кандидатов наук, которые работают в научных центра с федеральным финансированием	Правительственное Постановление №949 (от 12 августа 1994 г.).	Для докторов наук – отводится 48 дн., для кандидатов – 36 дн.
Для специалистов, которые заняты в сферах, связанных с химическим оружием	Статья 1,5 Закона №136-ФЗ (от 7 ноября 2000 г.)	С учетом того, к какой группе относятся работы – 49 (56) дн.
Для спасателей профессиональных аварийно-спасательных подразделений	Пункт 5 статьи 28 Закона №151-ФЗ (от 22 августа 1995 г.)	С учетом непрерывности имеющегося стажа: 30, 35, 40 дн.
Для прокуроров, работников органов Прокуратуры, задействованных в научной и педагогической деятельности	Статья 41.4 Закона №2202-1 (от 17 января 1992 г.)	30 дн. (в период не включается время на проезд к месту для отдыха и обратную дорогу).
Для сотрудников, работающих в Следственном комитете	Статья 25 Закона №403-ФЗ (от 28 декабря 2010 г.)
Для военнослужащих	Закон №76-ФЗ (от 27 мая 1998 г.)	Различная продолжительность

Ряд сотрудников вправе претендовать также на отпуск, предоставляемый дополнительно к основному, согласно статье 116 Кодекса. Такие дополнительные дни также должны находить отражение в графике.

Дополнительный отдых полагается сотрудникам, которые:

• работают во вредных (опасных) рабочих условиях;
• трудоустроены в местах с особым характером работы;
• трудящихся ненормировано;
• работают в районах Крайнего Севера (других территориях приближенного статуса).

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Перечень документов для декретного отпуска.

Часто сотрудники делают выбор не в пользу дополнительного отдыха, предпочитая финансовое возмещение. Эти дни отпуска также подлежат указанию в графике, и в дальнейшем, при желании сотрудника компенсировать все деньгами, подобный момент отражается в этом документе.

Какая длительность отпуска приводится в графике?

Закон требует, чтобы каждый сотрудник уходил на отдых ежегодно на 28 дней. Этот период допустимо разбивать на части. Минимально можно взять отпуск только на две недели. В графике должны обозначаться все отпускные дни, которые сотруднику причитаются по закону.

У кого есть возможность оформить отпуск в удобный для него момент?

Ряд сотрудников вправе сами определять, когда им уходить в отпуск. При этом согласовывать этот момент с работодателем не обязательно. Детали в таблице ниже.

Учтите! Список сотрудников, у которых есть возможность выбрать период своего отпуска:

Категория/обстоятельства	Ссылка на законодательную норму (ТК РФ, ФЗ).	Чем подтверждать
У сотрудников, не достигших совершеннолетия	267	Паспортом
Родителей (в т. ч. опекунов, попечителей или приемных родителей), на воспитании которых находится ребенок с инвалидностью (до 18 лет).	262.1	Свидетельством о рождении ребенка
У женщин в положении (как до отпуска, предоставляемого по беременности и родам, так и после). После отпуска, который оформляется в связи с уходом за ребенком.	260	Справкой о беременности; больничным, оформленным на основании отпуска (по беременности, родам).
У сотрудников, воспитывающих 3-х или больше детей (до 12 лет).	262.2	Свидетельством о рождении каждого ребенка
У мужчины в тот период, когда его жена находится в официально оформленном отпуске по беременности и родам.	123	Справкой о беременности жены; копией больничного, выданного с целью оформления отпуска (по беременности, родам).
У совместителей (внешних) – единовременно с отпуском, назначаемым по основному месту трудоустройства.	286	Справкой, выданной на работе, выпиской из графика выхода работников в отпуска.
У жен военнослужащих – в тот же момент, когда вышли на отдых их мужья.	Статья 11 Закона №76-ФЗ (от 27 мая 1998 г.)	Справкой, выданной по месту прохождения службы, выпиской из графика.
У лиц, которые в ходе испытаний на Семипалатинском полигоне получили общую эффективную дозу облучения.	Пункт 15 статьи 2 Закона №2-ФЗ (от 10 января 2002 г.)	Удостоверением, подтверждающим воздействие на гражданина радиации.
У лиц, которые участвовали в ходе ликвидации последствий происшедшей аварии на ЧАЭС. У ряда граждан, заболевших лучевой болезнью, приобретших инвалидность из-за этой катастрофы, а также лиц, которые работают в зоне отчуждения и прочих граждан, которых коснулась катастрофа.	Закон №1244-1 (от 15 мая 1991 г.)	Удостоверением, подтверждающим факт воздействия на человека радиации; справкой по установлению инвалидности.
У Героев Социалистического Труда, Героев Труда РФ, полных кавалеров ордена Трудовой Славы	Статья 6 Закона №5-ФЗ (от 9 января 1997 г.)	Удостоверением, подтверждающим статус Героя труда (кавалера ордена).
У Героев Советского Союза, Героев РФ, полных кавалеров ордена Славы, участников ВОВ, жителей блокадного Ленинграда и лиц, которые во время ВОВ работали на оборонных объектах, инвалидов войны, ветеранов.	Пункт 3 статьи 8 Закона №4301-1 (от 15 января 1993 г.) Закон №5-ФЗ (от 12 января 1995 г.)	Соответствующим удостоверением
У почетных доноров	Статья 23 Закона №125-ФЗ (от 20 июля 2012 г.).	Удостоверением почетного донора
У родителей, которые трудоустроены в районах КС (местностей со схожим статусом), при сопровождении ребенка (до 18 лет) во время поступления его в учебное заведение, расположенное в другом регионе.	322	Паспортом ребенка, выданной приемной комиссией справкой.

График отпусков и новички

Когда составляется график выхода работников в отпуска в 2019 г., при утверждении его в конце 2018 г. нет возможности рассчитать период отдыха тех лиц, которые устроились на работу в начале года.

Но даже если этот период не учтен в уже утвержденном графике, новоприбывшему работнику все же необходимо предоставить положенный по закону отдых. Согласно статье 122 Кодекса при длительности работы от 6 мес. на новом месте работы сотрудник праве уйти в отпуск.

Внимание! Оформление такого отпуска кадровиком, отвечающим за своевременный выход работающих в организации лиц на отдых, производится так:

• не внося корректировок в уже составленный график, выдается приказ на оформление отдельному новому сотруднику отпуска (основание – поданное им заявление, решение, принятое администрацией);
• график дополняется приложением, где приводится информация по отпускам новых сотрудников (отпуск оформляется стандартно).

Сколько документ хранится

Отсчитывают период с первого числа года, на который график распространяется. Таким образом, график за 2019 г. хранится до начала следующего года.

Внесение изменений в график отпусков

График следует составлять заранее. Но с течением времени иногда требуется вносить в него корректировки. В трудовом законодательстве на этот счет никаких запретов не установлено, главное правильное оформление.

У сотрудника есть возможность поменять период отдыха, уже утвержденный в графике, на другой, согласовав этот момент с начальством (статьи 123, 124 Кодекса). Сведения об изменении отпускного периода отражают в отдельных графах расписания отпусков (8, 9).

Важно! Поменять время отпуска допускается в виду появления различных обстоятельств:

• на работу приняты новые сотрудники, чьи отпуска также следует вписать в расписание (они могут выходить на отдых уже через полгода с начала работы);
• возникла острая ситуация на производстве, требующая перенести отпуск работника, и последний не против этого;
• работник пожелал назначить отпуск на другое время и согласовал это с начальством;
• график отпуска изменился в связи с использованием одним из сотрудников своего права выйти на отдых в удобный момент;

Если отпуск необходимо переносить или добавлять его в расписание, заинтересованный сотрудник подает на имя работодателя заявление. Составляется документ в свободной форме.

Если есть возможность переноса отпуска, новая дата утверждается, о чем делается отметка в поданном заявлении. Отдельно оформляется приказ, которым дата отпуска переносится. В нем отражаются сведения, подлежащие изменению, и новая дата отпуска.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Входит ли в трудовой стаж отпуск?

Ответственность за отсутствие графика отпусков сотрудников

Часто небольшие компании (ИП) не утверждают график, о чем свидетельствует практика, но это неправильный подход. Многие руководители не задумываются о вопросе серьезно, другие же попросту не знают, что документ составлять нужно.

Однако требование его оформления продиктовано нормами статьи 123 Кодекса. Отсутствие документа повлечет наложение на работодателя штрафа согласно ст. 5.27 КоАП, поскольку бездействие оценивается как нарушение трудовых норм.

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

При обозначении отпускных дней в табеле учета рабочего времени следует выделить некоторые особенности:

• если время отпуска включает в себя праздники и другие нерабочие дни, они отмечаются кодом «В» или же цифрами «26». Связано это с тем, что подобные дни не входят в отпускные по закону (статья 120 Кодекса);
• если сотрудник в период отпуска болел, то вероятно потребуется вносить корректировки в табель. К примеру, если он не захотел продлить отпуск на время болезни, а принял решение эти дни использовать позже.

Посмотрите видео. Важные вопросы по графику отпусков: 

График отпусков — документ, в котором прописываются отпуска всех сотрудников на следующий год. Документ обязателен для утверждения и исполнения. Если его не принять, проверка может назначить штраф. Но дело не только в этом — график поможет избежать конфликтов с сотрудниками по поводу предоставления отпуска.

Документ нужно принять не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года. Составить и утвердить график на 2019 год нужно до 18 декабря 2018 года. Расскажем, как это сделать.

Что это за документ

График отпусков составляется по форме Т-7, утвержденной Госкомстатом постановлением от 05.01.2004 № 1. Однако работодатель вовсе не обязан придерживаться именно этой формы. Можно доработать Т-7 на свое усмотрение, например, добавить дополнительную информацию. Можно разработать форму полностью самостоятельно. Документ нужно будет утвердить и применять для составления графика.

В любом случае в графике отпусков должны быть реквизиты, обязательные для «первички» — название и дата составления документа, наименование компании, название должностей и подписи уполномоченных лиц, а также содержание операции и единицы измерения (дни).

Обычно сотрудники, да и работодатель, предпочитают разбивать отпуск на части. Эту информацию также целесообразно включить в график отпусков.

Структура графика

Как и в любом документе, в графике отпусков сначала идет шапка, в которой указываются все необходимые реквизиты. При наличии в организации профсоюза здесь также должна стоять отметка о дате и номере документа, который выражает его согласие с графиком. Если профсоюз есть, а отметки о согласовании графика отпусков с ним нет, это является поводом для штрафа.

Далее идет табличная часть, в которой представляется вся основная информация по отпускам персонала. В строках указываются данные по каждому сотруднику. Если работников много или есть отделы, целесообразно сгруппировать фамилии так, чтобы была наглядно понятна ситуация с отпуском в том или ином подразделении.

В графах таблицы указывается должность работника, его табельный номер, информация по отпуску — количество календарных дней, запланированная дата начала отпуска. Следом оставляется место для указания фактической даты ухода в отпуск и информации о его возможном переносе — по какой причине, на основании какого документа и на какую дату.

Указывая количество дней отпуска, положенное сотруднику, нужно также иметь в виду текущий год. В том смысле, что если он не все «отгулял», оставшиеся дни добавляются к отпуску следующего года.

Статья 123 Трудового кодекса требует от работодателя согласовать график лишь с профсоюзной организацией. Учитывать пожелания каждого сотрудника работодатель не обязан. Тем не менее он может это сделать при возможности. Для этого работнику следует написать заявление на включение отпуска в удобное время в график на следующий год. Форма такого заявления дана ниже:

Когда график составлен, его должен подписать руководитель кадровой службы. Далее работники знакомятся с графиком под подпись. Для этого целесообразно предусмотреть в документе специальный лист либо сделать дополнительную колонку, в которой каждый сотрудник в своей строке поставит подпись.

Утвержденный документ действует в течение года, после чего может быть уничтожен — хранить его не нужно.

Работник может запросить перенос отпуска — для этого ему следует подать соответствующее заявление. При наличии возможности работодатель его согласует. Инициировать перенос отпуска может и работодатель, однако следует получить согласие сотрудника. Если что-то меняется отпусками персонала, все эти сведения нужно отражать в графике отпусков.

Кто имеет право на отпуск в удобное время

Важно знать, что отдельные категории работников вправе рассчитывать на предоставление отпуска в то время, которое они укажут. Среди них:

• работники, не достигшие 18 лет;
• родители ребенка-инвалида;
• матери и отцы-одиночки, имеющие 2 и более детей младше 12 лет;
• беременные женщины, сотрудники с беременными либо находящимися в декрете женами;
• работники из северных районов, чьи дети поступают учиться в других регионах.

Кроме того, есть другие категрории сотрудников, чьи отпуска также придется согласовать — это совместители и жены военнослужащих. Они могут выбирать время отпуска, поскольку он должен совпасть:

• с отпускным периодом на основном месте работы, если речь о совместителе;
• с отпускным периодом военнослужащего, если речь об отпуске его супруги.

Право выбрать удобное время отпуска имеют почетные доноры, чернобыльцы, ветераны и инвалиды войны, герои России и СССР, также герои труда и некоторые другие льготные категории.

Любой работодатель должен ежегодно предоставлять своим сотрудникам отдых. Для этого составляется график отпусков на следующий год в период до первой половины декабря. Бывает, что в отделе кадров предприятия требуют заявление на предстоящий перерыв, хотя по Трудовому кодексу оно не нужно. Чтобы правильно оформить график отпусков на 2019 год, необходимо воспользоваться образцом, в котором указано, как составить, заполнить и утвердить данный документ.

Правила составления графика отпусков

Согласно информации, поступающей от работников организации, заполняется бланк о предстоящем отдыхе. Чтобы избежать неприятных ситуаций и конфликтов, сведения о планах на следующий год каждого сотрудника рекомендуется собирать в письменном виде, хотя законодательство не регулирует данный вопрос.

Фирмы, в которых функционирует профсоюзная организация, должны с ней согласовывать график.

По Трудовому кодексу РФ тем сотрудникам, которые работают по совместительству, отдых предоставляется в тот же период, что и на основном месте работы. Из этого следует, что учитывать такого работника необязательно. В таком случае можно не уложиться в сроки оформления документа, если дожидаться от совместителя информации об утверждении его отдыха на главной работе.

График отпусков включает в себя сведения об основных, дополнительных перерывах, за исключением неоплачиваемых.

Образец графика отпусков

Интересный материал: За сколько дней до отпуска выплачивают отпускные

Бланк для документа с планируемым отдыхом может быть разработан работодателем самостоятельно. Он должен содержать следующие поля:

• наименование организации;
• номер, дата документа;
• информация о сотруднике (ФИО, занимаемая должность, табельный номер, подразделение, если есть);
• период планируемого отдыха (начало и окончание);
• фактическая дата;
• сведения о переносе отпуска вместе с причинами;
• графа для подписи начальника.

Законодательство страны не предусматривает определенные правила составления документа, однако, действовать можно так:

• опрашивание работников на предмет планируемого ими отпуска;
• обработка сведений;
• внесение информации в соответствующий бланк;
• если нужно, то согласование с профсоюзным подразделением фирмы;
• утверждение руководителем;
• передача персоналу документа в целях ознакомления.

Интересно:Отпускные: как правильно рассчитать в 2018 году

График отпусков включает в себя сведения об основных и дополнительных перерывах

Сроки оформления графика

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ, каждый работодатель должен утвердить график отпусков за 14 дней до наступления нового года. Чтобы внести какие-то поправки, определенных сроков не предусмотрено, это необходимо делать по мере надобности.

В случае непопадания в сроки, можно попробовать утвердить документ задним числом. Наложения штрафа можно будет избежать, если успеть до проверки трудовой инспекции.

Документ можно утвердить задним числом

Сбор информации с сотрудников

По Трудовому кодексу не предусмотрены конкретные сроки, в течение которых необходимо собрать сведения с работников, а также правила составления графика.

Каждый работодатель устанавливает свои временные рамки, в течение которых ответственное лицо сможет обработать полученные данные, применяя действующие нормы по очередности предоставления отдыха персоналу. Потому что любая организация по закону обязана ежегодно давать возможность своим работникам сделать перерыв, при этом не останавливая деятельность фирмы.

Исходя из этого, руководитель может вносить коррективы в период отпуска своего персонала, если среди него присутствуют совпадения в датах.

Чтобы график отпусков на 2019 год был сформирован в сроки, необходимо знать, как составить, заполнить и утвердить его, воспользовавшись образцом. Рекомендуется составлять документ не позднее 15 декабря настоящего года, чтобы до начала следующего календарного периода оставалось 2 недели.

Содержание Сроки Штраф Кого включать Образец заполнения Инструкция Какие сведения следует отразить в графике? Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Сроки

График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.

До 15 декабря 2016 года для 2017 года.

Штраф

Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Кого включать

Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.

В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.

Образец заполнения

Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Скачать образец заполнения графика отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Инструкция

Какие сведения следует отразить в графике?

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления. Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Графа таблицы	Описание заполнения
Графа 1 Структурное подразделение	Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Наименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания
Графа 3 Фамилия, имя, отчество	Сведения указываются без сокращений
Графа 4 Табельный номер	Указывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться
Графа 5 Отпуск. Количество календарных дней	Указывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Графа 6 Отпуск. Дата запланированная	Дата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска. Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем , работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др. )

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Образец заполнения: график отпусков — это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.

Заполнение графика отпусков производится по унифицированной, утвержденной государством стандартной форме № Т-7 «График отпусков», которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).

Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.

Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7. Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием. В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).

Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас первый год на тарифе Премиум в подарок (бесплатно).

Смотрите также: Полный подробный расчет отпускных.

См. также: Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск