Как составить график отпусков программа

В данной публикации рассмотрим как сделать и заполнить график отпусков в 1С 8.3 ЗУП пошагово, а именно­:

• в какой срок следует заполнить и утвердить графики отпусков на следующий год;
• каким документом пользоваться при составлении графиков отпусков и как с ним работать;
• как можно отразить информацию о переносе отпуска.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Правила составления графика отпусков

Перечислим основные правила составления графика отпусков:

• график отпусков на следующий год должен быть составлен и утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления нового года (ст. 123 ТК РФ);
• в график отпусков должны быть включены все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры;
• при составлении графиков отпусков учитываются пожелания льготников.

В статье 262.2 ТК РФ появилась новая категория льготных отпускников ─ сотрудники, у которых есть 3 и более ребенка в возрасте до 12 лет. Они могут пойти в отпуск в любое удобное для них время и работодатель не вправе этому помешать.

• пожелания остальных сотрудников относительно времени отдыха будут согласованы с работодателем с учетом обеспечения непрерывности технологического процесса;
• о времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.

График составляется с учетом мнения профсоюзного органа (если он есть в компании) и обязателен как для работодателя, так и для работника. За отсутствие графика возможен штраф от 30 до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Оформление графика отпусков

В 1с 8.3 ЗУП для составления графиков отпусков используется документ График отпусков (Кадры – Графики, переносы отпусков):

Через кнопку Подбор в документ включаем сотрудников. Информация загружается в разрезе видов отпусков. По работникам с правом на несколько ежегодных отпусков, в табличную часть добавляется столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику:

Указываем дату начала и окончаний отпуска, автоматически рассчитывается количество дней отпуска. Другой вариант заполнения периода отпуска — можно указать дату начала отпуска, а в колонке Кол-во дн. внести длительность отпуска. Тогда автоматически заполнится дата окончания отпуска:

Рассмотрим далее возможности по работе с документом График отпусков.

Загрузка данных из файла

В документ График отпусков данные можно загрузить из внешнего файла, нажав кнопку Загрузить из файла:

Заполнение «Графика отпусков» по подразделениям

По каждому подразделению организации можно заполнить отдельный документ График отпусков. Для этого после нажатия в документе кнопки Подбор, следует в форме списка сотрудников Вид списка переключить на По подразделениям:

Выделить подразделение, по которому составляется график отпусков и в правом списке отметить всех сотрудников, нажав сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A. Затем нажать кнопку Выбрать:

В документ График отпусков попадут сотрудники только выбранного подразделения. В нашем примере – это подразделение Торговый отдел:

Примечание в документе «График отпусков»

Если в документе будет присутствовать дополнительный отпуск, то в колонке Примечание автоматически появляется запись «Доп.отпуск: Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день». Можно в данной колонке внести свое Примечание:

Эта информации далее отражается в печатной форме Т-7:

Заполнение документа «График отпусков» на основании фактических отпусков

Для того, чтобы заполнить документ Графики отпусков на основании внесенных уже в программу отпусков, следует нажать кнопку Заполнить:

Данный способ можно использовать, когда стоит задача «подогнать» Т-7 под фактические отпуска.

Общий период отпуска в графике отпусков

Возможность учета общих периодов отпусков подключается в Настройках кадрового учета.

В Графике отпусков появляется кнопка Периоды отпусков. При ее нажатии открывается окно, где можно задать для сотрудников общий период отпуска, без разбивки по видам отпусков.

Алгоритм распределения общего периода отпуска по видам отпусков:

• Остатки отпусков определяются на конец года, дробная часть остатка «отбрасывается».
• В первую очередь «списываются» отпуска за более ранние рабочие годы.
• Сначала «тратится» основной отпуск, потом дополнительные.
• Если запрашиваемый отпуск больше остатка, то предоставляется авансом основной отпуск.

Проверка заполнения документа «График отпусков»

По ссылке Контроль остатков отпусков можно получить информацию о том, насколько корректно составлен график отпусков в 1с 8.3 ЗУП:

Из открывшейся формы по строке с сотрудником имеется возможность получить еще более подробную расшифровку по данным учета.

Особенности формирования печатной формы Т-7

Так как печатная форма Т-7 должна быть сформирована за 2 недели до начала нового года, то колонка дата фактическая не заполняется:

Формирование печатной формы Т-7 в целом по организации

Если документы График отпусков составлялись на каждое подразделение в отдельности, а требуется распечатать общую форму Т-7, тогда можно сформировать отчет График отпусков (Т-7) (Кадры – Кадровые отчеты – График отпусков (Т-7)):

Перенос отпуска относительно графика

В 1с 8.3. ЗУП непосредственно из документа График отпусков по ссылке Оформить перенос можно зарегистрировать перенос отпуска сотрудника:

При этом создается документ Перенос отпуска (Кадры – Графики, переносы отпусков – Перенос отпуска), в котором в табличной части можно указать несколько периодов, на которые разбивается отпуск:

В зависимости от того по чьей инициативе переносится отпуск, в документе Перенос отпуска используется две печатные формы:

• при переносе по инициативе сотрудника – Заявление;
• при переносе по инициативе работодателя – Уведомление о переносе отпуска.

Выбор печатной формы определяется на основании установки/снятия флажка Перенос по инициативе сотрудника:

В Т-7 перенос отражается в колонке Дата предполагаемого отпуска с указанием новых дат начала отпуска:

Направление в отпуск на основании графика отпусков

По ссылке Оформить отпуск можно непосредственно из документа График отпусков создать документ Отпуск:

При этом в документ Отпуск автоматически подставляются даты начала и окончания отпуска из Графика отпусков:

По сотруднику, у которого в документе График отпусков имеется основной и дополнительный отпуска со смежными периодами, по ссылке Оформить отпуск создается один документ Отпуск, где заполняются две вкладки Основной отпуск и Дополнительные отпуска, отгулы:

Если перенос отпуска был разбит на несколько частей, то по команде Оформить отпуск открывается специальная форма для оформления отпусков:

См. также:

• Улучшения графика отпусков (ЗУП 3.1.8)
• Расчет отпускных в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
• Отзыв из отпуска и перерасчет отпускных в ЗУП 3.1
• Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и 3х лет в ЗУП 3.1 — пошаговая инструкция
• Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1С ЗУП 8.3
• Оценочные обязательства по отпускам в ЗУП 3.1
• Остатки отпусков в 1C ЗУП 3.1
• Ввод данных для расчета среднего заработка в ЗУП 3.1
• Оплата по среднему заработку в 1С ЗУП 3.1
• Автоматическое заполнение периодов отпуска согласно положенным сотруднику видам отпусков (ЗУП 3.1.15)

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно, согласно утвержденному графику отпусков (ст. 123 ТК РФ). График отпусков на 2023 год обязателен для работодателя и для сотрудников и утверждается не позднее, чем за две недели до наступления соответствующего календарного года. Эксперты 1С рассмотрели оформление графика отпусков на 2023 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.

Глава 19 ТК РФ регламентирует правила предоставления и расчета отпусков. Согласно статьям 114–115 ТК РФ, сотрудникам организации предоставляются основные оплачиваемые отпуска продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы. Также работникам могут быть предоставлены дополнительные оплачиваемые отпуска (статьи 116–119 ТК РФ). Оплачиваемые отпуска должны предоставляться сотрудникам каждый год (статья 122 ТК РФ).

Согласно статье 123 ТК РФ, очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения профсоюза не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

График отпусков (унифицированная форма № Т-7, утверждена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004) содержит данные обо всех видах запланированных ежегодных отпусков и периодах отдыха, предоставляемых сотрудникам, кроме дополнительного отпуска без сохранения зарплаты.

График отпусков обязателен для работодателя, для всех сотрудников, работающих в организации по трудовому договору на день утверждения графика, в том числе для работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры (письмо Минтруда России от 27.03.2020 № 14-2/В-321), а также для совместителей (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).

Действующее законодательство не устанавливает обязанность работодателя указывать в графике отпусков конкретные даты. Но конкретный период отдыха сотрудника в желаемом месяце необходимо установить (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ-59141-6-1). В случае изменений по желанию обеих сторон необходимо использовать для отпуска другой период месяца.

Если предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий год (статья 124 ТК РФ). Неиспользованные ежегодные отпуска сотрудника за прошлые рабочие периоды также могут учитываться в графике отпусков (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).

Внимание! График отпусков на 2023 год должен быть утвержден руководителем организации не позднее 18 декабря 2022 года (письмо Минтруда России от 20.12.2022 № 14-2/ООГ-7894) во избежание штрафа до 50 000 руб. (статья 5.27 КоАП РФ).

Оформление графика отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Для составления графика отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрен соответствующий документ – График отпусков. Его можно создать в разделе Кадры по ссылке Графики, переносы отпусков (рис. 1).

Рис. 1. Создание документа «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

С помощью документа можно оформить и утвердить ежегодные отпуска сотрудников, зарегистрировать фактические отпуска, а также сформировать печатную форму Т-7.

Заполнение таблицы документа происходит по кнопке Подбор или Добавить в разрезе видов отпусков, положенных каждому сотруднику (рис. 2).

Для заполнения документа по каждому подразделению отдельно необходимо нажать Подбор и установить в открытом списке Сотрудники вид списка: По подразделениям (рис. 2).

Рис. 2. Установка вида списка «По подразделениям» внутри документа «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

После отображения изменений левой клавишей мыши нужно выбрать подразделение в левой части рабочего окна, а в правой – выделить сотрудников, по которым необходимо создать график отпусков отдельно (рис. 2). Таким образом в табличную часть документа попадут только сотрудники выбранного подразделения.

Периоды отдыха сотрудников заполняются в столбцах Начало и Окончание (рис. 1).

Если у сотрудника имеется дополнительный отпуск, в таблице автоматически заполнится Примечание (рис. 1), которое отобразится в печатной форме документа (рис. 4).

Также график отпусков можно заполнить автоматически по кнопке Загрузить из файла с помощью заполнения таблицы через буфер обмена или загрузкой из внешнего файла (рис. 3).

Рис. 3. Кнопка «Загрузить из файла» в документе «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

По кнопке Заполнить документ График отпусков заполнится автоматически на основании зарегистрированных в программе отпусков (рис. 1).

Проверить правильность оформленных отпусков необходимо по ссылке Контроль остатков отпусков (рис. 1).

По ссылке Оформить отпуск из строки таблицы можно оформить и рассчитать указанный отпуск (рис. 1).

После проведения документа по кнопке График отпусков (Т-7) (рис. 1) выводится на печать Унифицированная форма № 7-Т (рис. 4).

Рис. 4. Унифицированная форма № 7-Т в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

График отпусков – это сводный документ, он оформляется на все подразделения организации на текущий календарный год. В график включаются те отпуска, которые будут предоставляться в этом году. Это могут быть отпуска за текущий и следующий рабочий год.

Отпуска, которые сотрудник не использовал за прошлые годы, также могут указываться. Таким образом, общее количество дней отпуска в графике отпусков может превышать 56 дней.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

График отпусков работодатель может составлять по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, либо по самостоятельно утвержденной форме.

В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых  отпусков сотрудникам  определяется ежегодно в соответствии с  графиком  отпусков, утверждаемым работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Минтруд России отмечал, что график отпусков на будущий год необходимо утвердить до 17 декабря текущего года включительно. Если эта дата приходится на нерабочий день, днем окончания срока является ближайший следующий за ним рабочий день.

Отсутствие утвержденного графика отпусков может повлечь привлечение к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает за первое нарушение:

• для должностных лиц и ИП – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб.;
• для организаций – предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное нарушение:

• для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
• для ИП – штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
• для организаций – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Микропредприятия и некоммерческие организации, отказавшиеся от издания локальных нормативных актов, вправе не утверждать график отпусков, устанавливая их даты в письменном соглашении между работником и работодателем.

При этом, действующее законодательство не обязывает работодателя указывать в графике отпусков конкретные даты отдыха работников. Однако, указать даты начала и окончания отпуска работодатель может из чисто практических соображений и для удобства всех работников. В графике работодатель может указать как дату начала отпуска и количество положенных работнику дней, так и дату начала и окончания отпуска.

В график отпусков вносятся все сотрудники, работающие в организации, в том числе и дистанционные работники на постоянной основе. Сотрудников, которые трудоустроены после составления графика отпусков, нужно включать в график путем внесения дополнений. Кроме того, в график нужно включать работников, с которыми планируется расторгнуть трудовой договор, а также сотрудников на испытательном сроке, у которых право на отпуск возникнет позже. Таким образом, при составлении графика отпусков в него следует включать всех работников, с которыми имеются действующие трудовые договоры.

Порядок утверждения графика отпусков

1. Издать приказ о разработке

Приказ может быть издан в свободной форме, в нем должно содержаться поручение конкретному сотруднику (руководителю определенного отдела) разработать график отпусков с учетом пожеланий сотрудников и требований законодательства.

2. Составить проект и обоснование

При составлении проекта необходимо учесть мнение сотрудников о датах отпуска, хотя законодательство и не требует какой-либо фиксации того, что такое согласие запрашивалось. Лучше это делать письменно, например, по электронной почте. Проект графика должен быть представлен выборному органу первичной профсоюзной организации, если такой есть в организации. В отношении графика отпусков требование на согласование с профсоюзной организацией установлено ст. 123 ТК РФ.

3. Получить мнение выборного органа первичной профсоюзной организации

4. Утвердить график приказом и ознакомить с ним сотрудников

Вопрос о том, нужно ли сотрудников знакомить с графиком отпусков, не решен в законодательстве, поскольку график отпусков имеет двойственную природу. Для работодателя предпочтительнее такое ознакомление проводить, например, путем составления листа ознакомления с графиком отпусков, в котором распишутся все работники.

График отпусков в 1С

График отпусков в программе составляется с помощью документа График отпусков. Можно назвать его отдельным рабочим местом кадровика по работе с графиком отпусков и самими отпусками.

1. Раздел Кадры – Графики, переносы отпусков.
2. Кнопка Создать. Выберите вид документа График отпусков.
3. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.
4. Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке Подбор или путем добавления по одному сотруднику по кнопке Добавить. Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке Загрузить из файла. Кнопка Периоды отпусков появится, если в настройках кадрового учета (раздел Настройка — Кадровый учет) установить флажок Использовать общий период отпуска в документах. В документе График отпусков при использование этой кнопки откроется специальная форма Ввод общего периода отпуска, в которой можно указать общий период отпуска, а программа (если сотрудник имеет право на нескольких видов отпусков) сама анализирует положенные сотруднику остатки по видам отпусков и подбирает их в документе График отпусков. По кнопке Заполнить можно заполнить документ уже оформленными отпусками.

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать. При заполнении формы Ввод общего периода отпуска табличная форма заполняется автоматически.

Если данную форму не заполнять, то:

• в колонке Сотрудник укажите сотрудника (согласно отбору), которому будет предоставлен отпуск;
• в колонках Начало, Окончание укажите даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке Кол-во дн.), тогда дата окончания планируемого отпуска заполнится автоматически;
• колонка Вид отпуска автоматически заполняется видами отпусков, назначенные сотруднику. Права на ежегодные отпуска для каждого сотрудника указываются в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Начальная штатная расстановка, Ввод остатков отпусков и т.д.). На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. Кроме основного ежегодного отпуска доступны для выбора и дополнительные ежегодные отпуска, если они предоставляются в организации и предварительно были настроены;
• в колонке Фактический отпуск отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.

5. По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7. Поля Руководитель, Руководитель кадровой службы заполняются автоматически фамилией, именем, отчеством и должностью руководителя организации и руководителя кадровой службы из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации.

6.По ссылке Контроль остатков отпусков можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Непосредственно из графика отпусков можно зарегистрировать отпуска сотрудников с помощью документов Отпуск (раздел Кадры – Отпуска — кнопка Создать — Отпуск) в соответствии с запланированными условиями. Для этого в колонке Фактический отпуск в строке табличной части документа График отпусков нажмите на ссылку Оформить отпуск. В результате будет создан и отображен уже проведенный документ Отпуск, данные в котором при необходимости можно изменить. Наименование ссылки в соответствующей строке документа График отпусков при этом изменится на Отпуск предоставлен. Если документ Отпуск провести, он будет автоматически рассчитан, то наименование ссылки в соответствующей строке документа График отпусков изменится на Отпуск предоставлен, начисления выполнены. Если отменить проведение документа Отпуск, наименование ссылки изменится на Отпуск не проведен. Нажав на ссылку Отпуск предоставлен или Отпуск предоставлен, начисления выполнены, или Отпуск не проведен (в зависимости от состояния документа Отпуск) в соответствующей строке документа График отпусков, можно открыть документ Отпуск, с помощью которого и был зарегистрирован запланированный отпуск Если в документе График отпусков зарегистрирован основной и дополнительный отпуск со смежными периодами, то по ссылке Оформить отпуск создается документ Отпуск, включающий основной и дополнительный отпуск.

Перенос отпуска

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа Перенос отпуска (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков — кнопка Создать — Перенос отпуска), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке Оформить перенос в колонке Фактический отпуск документа График отпусков (ссылка становится доступной после проведения документа). В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ Перенос отпуска, в котором необходимо заполнить раздел Отпуск перенесен:

• в табличной части укажите период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. При переносе отпуск можно разбить на несколько частей. Новая дата начала отпуска будет фигурировать в форме № Т-7. А дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которое будет доступно для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флажок Перенос по инициативе сотрудника);
• по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
• в поле В связи с укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
• флажок Перенос по инициативе сотрудника установите, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае (если отпуск перенесен по инициативе работодателя) – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ Перенос отпуска для их сохранения нажмите на кнопку Провести. А для формирования печатной формы заявления или уведомления, в зависимости от причины переноса, нажмите на кнопку Заявление/Уведомление о переносе отпуска.

Наименование ссылки Оформить перенос в колонке Фактический отпуск соответствующей строки документа График отпусков после оформления переноса отпуска изменится на Отпуск перенесен (рядом будет отображен новый период отпуска), при нажатии на которую можно открыть документ Перенос отпуска, с помощью которого и был оформлен перенос.

Обратите внимание! Перенесенный отпуск также можно оформить непосредственно из документа График отпусков, т.е. зарегистрировать документ Отпуск с новым периодом.

Для формирования печатной формы графика отпусков по форме № Т-7 используйте кнопку График отпусков (Т-7) в форме документа График отпусков. Также график отпусков можно сформировать из кадровых отчетов (раздел Кадры — Кадровые отчеты — График отпусков (Т-7)).

Остались вопросы? Подробности можно узнать у наших менеджеров по телефону +7 3532 43-05-17. Напоминаем, наша служба поддержки на связи и всегда готова помочь.  

Работодатели каждый год составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. График отпусков сотрудников является важным помощником в планировании.

График отпусков позволяет установить оптимальную очередность отпусков с учетом взаимозаменяемости сотрудников и особенностей производственного процесса в течение года. Также он необходим для формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском и налоговом учете. От того, насколько грамотно будет составлен данный локальный нормативный акт, зависит бесперебойность работы компании

График отпусков может быть создан следующими способами:

• Унифицированная форма №Т-7 в формате Word или Excel, либо доработанная форма с учетом потребностей работодателя;
• Узкоспециализированная программа, разработанная для ведения кадрового учета;
• Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3.

Как определить какой вариант подходит именно вам?

Для небольшой компании график отпусков в формате офисных программ может оказаться подходящим вариантом, не требующим затрат на автоматизированное программное обеспечение. Занести несколько сотрудников в файл Excel и затем в течение года делать возможные корректировки по ним, создавать на каждого сотрудника соответствующие документы (приказ об отпуске, записка-расчет о предоставлении отпуска, заявление о переносе) не составит труда для кадровика, работающего у представителей малого бизнесе. К тому же возможности Excel позволяют автоматически отрисовать график.

Подобный способ составления графика может также подойти руководителю небольшого подразделения для «личного использования» – локального контроля и планирования работы отдела. Если у сотрудника возникнет желание скорректировать сроки отпуска, руководитель может быстро согласовать или отклонить его просьбу, сверившись с графиком из файла, или отреагировать на форс-мажор.

Когда численность сотрудников измеряется десятками, кадровый менеджер, ответственный за составление и ведение графика отпусков, неизбежно столкнется с большими трудозатратами и ошибками при ведении графика вручную. Также при запросе контролирующих органов будет отсутствовать единый архив документов с быстрым поиском. Для такой ситуации подойдет специальная программа для кадрового учета, которая сформирует все документы, связанные с графиком отпусков, в ней будет храниться информация по отпускам прошлых лет. Она также обеспечит быстрый поиск сведений по сотрудникам, уволенным и документам. Немаловажным преимуществом является стоимость такого решения и простота в освоении.

При росте компании и, соответственно, численности сотрудников, происходит увеличение данных для ввода, их корректировки, отслеживания, а также при запросе информации для предоставления контролирующим органам не каждая программа может справиться с систематизацией большого объема сведений. Кроме того, когда у фирмы несколько юридических лиц, то необходимость консолидации данных может обеспечить только программа, у которой есть такие возможности, например, комплексное решение для кадрового учета 1С:ЗУП

График в Excel и специализированном ПО

Для начала скачиваем универсальную форму Т-7 на предстоящий год. Создаем таблицу с необходимыми столбцами и строчками, проставляем формулы. Затем вручную заполняем список сотрудников и данные по отпускам, наименование организации, код ОКПО, информацию о руководителе организации и начальнике отдела кадров. При желании даже в Excel можно настроить возможность отслеживания пересечения отпусков сотрудников, что делает ее использование приемлемой для компании с маленьким штатом. По мере необходимости данные корректируется простым исправлением в таблице таблицу.

Ведение графика с помощью специализированного ПО может иметь некоторые нюансы, обусловленные особенностями решений, но в целом схема работы для всех общая: создается соответствующий документ по каждому работнику, где в обязательном порядке проставляются даты предполагаемого отдыха. Затем добавляется новый график: вносят номер, дату составления и утверждения, а также дату-номер мнения профсоюзного органа, если такой имеется. После его сохранения все созданные ранее отдельные документы войдут в него автоматом. Как правило, его можно будет распечатать, а если потребуется внести корректировки, то начать придется с отдельного документа сотрудника, а потом обновить график.

Комплексная программа автоматизации

1С:ЗУП предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет. То есть имеются инструменты для управления персоналом, финансовой оценки и анализа компании, а также возможность формирования внутренней отчетности по организации. Программа позволяет оформлять документы, утвержденные законодательством для предоставления при запросе контролирующих органов.

Сразу отметим, что проведение типовых операций в системе, к которым относится ведение графика, как правило, осуществляется посредством имеющихся вариантов настроек. Но случается, что необходима доработка 1С:ЗУП для удобного составления графика отпусков, например, когда требуется корректировка процесса под имеющиеся на предприятии бизнес-процессы. По вашему запросу наши специалисты быстро доработают конфигурацию, оставив ее в максимально типовом варианте для сохранения поддержки и возможности простого обновления.

Чтобы начать работу с графиком в данной системе, переходим «Кадры-Графики, переносы отпусков», где создаем новый документ.

В таблице фиксируем все планируемые отпуска – на каждый тип отдыха и каждого работника заводим отдельную строку. Заполняем либо через «Добавить», внося по одному работнику, либо «Подбором» можно выбрать сразу несколько человек, воспользовавшись Ctrl+A.

Далее в каждой строке прописываем даты, а количество дней рассчитается автоматом. Также есть вариант – указать дату начала и количество дней, а дата окончания пропишется сама.

После заполнения проводим и закрываем наш документ. Если нужно его распечатать, жмем «График отпусков (Т-7)». Обратите внимание, если нам понадобиться внести корректировки в течение последующего года, это нужно делать непосредственно внутри данного документа, что существенно упрощает работу с графиком, повышая уровень контроля и скорость реакции.

Исходя из графика, можно работать с отдельными документами.

При этом даты в них проставятся автоматом.

Здесь же можно «Оформить перенос», указав период, причину, а также по чьей инициативе это произошло – если захотел сам работник внизу нужно будет поставить галку.

Когда у работника отдых разделен на основной и дополнительный с пересекающимися датами, то по команде оформления можно получить форму, куда входят оба этих вида.

Выяснить отклонение плана от учетных данных можно в этом же документе по команде «Контроль остатков». Нажав на третью колонку, в открывшемся окошке можно получить отчет-справку об остатках отпусков, что позволяет выявить возможные расхождения и вовремя внести исправления.

Можно создать отдельный документ «График отпусков» по каждому подразделению организации. Для этого необходимо через команду «Подбор», нажав на «Вид списка», выбрать «По подразделениям».

Еще одна возможность документа – загрузка графика отпусков из внешнего файла по команде «Загрузить из файла». Загрузка графика отпусков актуальна для компаний, имеющих несколько подразделений. Каждый руководитель подразделения предоставляет график отпусков своего отдела, заполненный по шаблону для загрузки. При этом кадровому сотруднику нет необходимости вводить данные вручную.

В отличие от специальной программы для кадрового учета в 1С:ЗУП нет необходимости поиска всех документов, связанных с графиком отпусков и способов корректировки по всей программе. Рис.10 Т-7

То есть один документ – график отпусков, дает возможность распечатать все необходимые документы (унифицированная форма Т-7, приказ о предоставлении отпуска, записка-расчет, расчет среднего заработка, справка для оплаты дополнительного отпуска, подробный расчет начислений, заявление на перенос отпуска, уведомление о переносе отпуска и т.д.), рассчитать и перенести отпуск, а также провести самоконтроль по количеству дней отпуска.

Купить и настроить программу для составления графика отпусков