Как составить графики рабочих дней

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

Очень часто во время создания в Excel отчетов необходимо воспользоваться графиком рабочих дней без выходных и праздничных. Таблица такого типа буде полезна для вычисления товарооборота за 1 рабочий день, денежный оборот по будням и т.д.

Как составить график рабочих дней в Excel?

Один из самых простых способов составить график рабочих дней без выходных и праздников, основан на использовании функции РАБДЕНЬ.МЕЖД.

Построение графика начнем от указания даты последнего рабочего дня прошлого года. Рядом составим список только праздничных (без выходных), которые являются нерабочими днями на вашей фирме для текущего года. Все значения должны иметь формат ячеек «Дата». Пример начала создания графика рабочих дней показан ниже на рисунке:

В ячейке A3 введите первую формулу, которая ссылается на ячейку B1 с датой последнего рабочего дня предыдущего года:

=РАБДЕНЬ.МЕЖД(B1;1;1;$B$3:$B$16)

А в ячейку A4 введите вторую формулу для последующего копирования в остальные ячейки:

=РАБДЕНЬ.МЕЖД(A3;1;1;$B$3:$B$16)

Теперь скопируйте эту формулу в остальные ячейки данного столбца ровно столько, сколько требуется получить рабочих дней для графика текущего года:

В результате получился персональный производственный календарь на 2019-й год для конкретной фирмы.

Функция РАБДЕНЬ.МЕЖД возвращает дату рабочего дня вычисленную на основе количества дней, на которое должна быть увеличенная задана дата. У функции имеется 2 обязательных аргумента и 2 опциональных:

=РАБДЕНЬ.МЕЖД(нач_дата;число_дней;выходные;праздники)

1. Нач_дата: с какой даты следует начать выполнять вычисление.
2. Число_дней: количество в днях, которое будет вычисляться от начальной даты.
3. Выходные: по умолчанию если данный опциональный аргумент не заполнен, то функция считает за выходные дни недели субботу и воскресенье. Однако данный аргумент позволяет определить какие именно дни недели считать за выходные. Во время ввода функции вручную в строку формул или в ячейку Excel высверливается интерактивная подсказка с помощью, которой можно выбрать одну из 15-ти доступных вариаций для выходных. Или просто указать в третьем аргументе код вариации, то есть число от 1-го и до 15-ти. Изменение графика рабочего дня в Excel:



4. Праздники: опциональный аргумент, в котором следует указать список дат праздников, чтобы они не использовались в вычислениях и были исключены из итогового результата.



Как устроен график рабочих дней в Excel?

В формуле данного примера Excel начинается вычисление от даты 31.12.2018. Во время копирования она увеличивается на 1 день. В такой способ определяется и возвращается следующий рабочий день. В опциональных аргументах указано, что субботы и воскресенья являются выходными днями так же, как и праздничные дни, предварительно записанные в отдельном диапазоне ячеек.

Важно отметить, что ссылка на адрес диапазона с датами праздников должна быть абсолютной. Благодаря этому адрес ссылки на диапазон будет неизменным во время копирования формулы в другие последующие ячейки.

График рабочего времени на 2023 год имеет некоторые отличия от аналогичных графиков предыдущих лет. На что обратить внимание при его составлении и как может выглядеть его бланк, расскажет наш материал.

График рабочего времени на 2023 год

График рабочего времени на 2032 год представляет собой многокомпонентный документ, информирующий о следующем:

• норме рабочего времени;
• количестве выходных и рабочих дней;
• границах и длительности рабочего дня;
• сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

ВАЖНО! В 2023 году работающим в режиме привычной пятидневки необходимо отработать 247 рабочих из 365 календарных дней. Аналогично было и в 2022 году — 247 из 365.

Сравнивая годовой график рассматриваемого периода с предыдущим, можно отметить следующее:

• В 2023 году численность рабочих и календарных дней совпадает с их количеством в 2022 году.
• Из указанных в первом пункте рабочих дней возможность законно недорабатывать 1 час позволительна 3 раза: 22 февраля, 7 марта, 3 ноября (в 2022 году такое было возможно также 3 раза).
• Число выходных и праздничных дней в 2023 году составит 118 дней (как и в 2022 году).

См. также производственный календарь на 2023 год. 

Нюансы составления графика рабочего времени

Подход к составлению графиков заключается в следующем:

• определить период для составления графика (неделя, месяц, квартал, год);
• если в компании установлены для разных работников различные рабочие режимы, необходимо произвести разбивку членов трудового коллектива по применяемым режимам рабочего времени (пятидневка, шестидневка, предоставление выходных по гибким графикам и др.);
• рассчитать норму рабочего времени для каждого применяемого в компании режима;
• произвести группировку рабочего времени в сочетании с днями отдыха, учитывая законодательно установленное требование о длительности еженедельного непрерывного 42-часового отдыха — если действующими нормативами не установлено иного (ст. 110 ТК РФ).

Постановлением Правительства России от 01.08.2022 № 1365 определены особенности регулирования трудовых отношений в организациях оборонно-промышленного комплекса. Данный норматив, в частности, допускает установление продолжительности еженедельного непрерывного отдыха длительностью не менее 24 часов.

Пример

В компании часть работников трудится с понедельника по пятницу в режиме 8-часового рабочего дня. При этом работу выполняют не только совершеннолетние работники, но и подростки 15–16 лет. Учитывая, что для них предусмотрена иная продолжительность рабочего дня, для данной возрастной группы необходимо рассчитать годовую норму рабочего времени следующим образом:

• уточнить законодательный норматив длительности рабочей недели для данной категории работников: не более 24 часов;
• рассчитать продолжительность рабочего дня: 24 часа в неделю / 5 рабочих дней = 4,8 часа;
• определить норму рабочего времени для данной группы работников: 248 рабочих дней × 4,8 часа – 5 часов предпраздничных недоработок = 1185,4 часа.

Для остальных работников данной компании при работе в режиме пятидневки норма рабочего времени составит: 8 часов × 247 рабочих дней – 4 часа = 1 972 часа.

ВАЖНО! Норма рабочего времени уменьшается на суммарную длину перерывов в осуществлении трудовых функций: отпуска, больничные, донорские дни и иные подобные временные промежутки, когда работник не трудится.

Скачать образец приказа об изменении графика работы вы можете по ссылке.

Где бесплатно скачать образец графика рабочего времени

В отличие от множества форм документов кадрового учета, специального единого бланка с названием «График рабочего времени» не существует.

Компании, чей рабочий режим не зависит от особенностей работы оборудования или нюансов организации трудового процесса, не утруждают себя составлением подобных графиков, а прописывают специфику трудового режима во внутреннем локальном акте.

В каком документе отразить все параметры трудового режима, узнайте из материала «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2022-2023».

В тех компаниях, где организована круглосуточная работа или сочетания трудовых будней с днями отдыха отличаются от привычной пяти- или шестидневки, разрабатывают формат графиков самостоятельно.

Подготовить такие графики «с отклонениями» вам помогут образцы, которые разработали эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный демодоступ к системе и узнайте, как правильно составить график работы при сменном режиме. А в этом готовом решении вы узнаете нюансы составления графика для суммированного учета рабочего времени.

Поскольку в обязанности каждого работодателя входит обязательный учет фактически отработанного сотрудниками времени, наиболее приемлемой считается форма графика, разработанная на основе табеля учета рабочего времени.

Познакомиться с таким графиком и скачать его бланк вы можете на нашем сайте по ссылке ниже::

Скачать образец графика рабочего времени

Итоги

График рабочего времени содержит информацию о норме рабочего времени, количестве выходных и рабочих дней, границах и длительности рабочего дня, а также сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

График рабочего времени в 2023 году во многом подобен аналогичным графикам предыдущих лет. Как и в 2022 году, текущий год характеризуется стандартным набором выходных/праздников (118 дней) и рабочих дней (247 дней).

Теоретически эффективное планирование сотрудников простое: создавайте идеальные графики работы, чтобы у вас никогда не было переизбытка или нехватки персонала. К счастью, есть и положительные новости. В этом посте вы узнаете, каковы ключи к эффективному планированию, а также как эффективно планировать сотрудников с помощью простых шагов в программном обеспечении для планирования. Рассмотрите ключи к эффективному планированию вашей работы, которые станут основой для составления плана. Кроме того, мы также изучаем график работы сотрудников.

Основы эффективного планирования работы сотрудников

Создание эффективного графика работы сотрудников требует тщательного баланса между персоналом и потребностями компании. Моральный дух и производительность сотрудников пострадают, если, например, вы сосредоточитесь исключительно на потребностях бизнеса, таких как сочетание правильных смен, не принимая во внимание, что некоторым сотрудникам не понравится конкретная смена.

№1. Требования к сотрудникам

Требования к графику работы ваших сотрудников могут различаться в зависимости от их должности. Им требуется предварительное уведомление, чтобы управлять своей жизнью. Постоянные уведомления об изменениях в последнюю минуту приведут к обиде и неудовлетворенности.

Имея изменения, которые соответствуют их графику работы. Ночная смена, например, вряд ли подойдет сотруднику с семьей. С другой стороны, кто-то, кто не женат или недавно закончил колледж, может быть более доволен этой сменной формой.

Знание того, что влечет за собой их работа, чтобы они знали, что от них ожидается. Возможность самостоятельно управлять запросами на отгулы, что позволяет им легко делать с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

№ 2. Предпосылки для бизнеса

Потребности вашей компании в планировании могут различаться в зависимости от отделов, в которых вы работаете. К ним относятся:

Лучшее сочетание смен для вашего бизнеса. Некоторые типы смен больше подходят для вашей компании, чем другие. Например, для 24-часовой работы хорошо подходят ротационные смены. Установленные графики работы, с другой стороны, подходят для компаний, которые в основном нанимают карьерных сотрудников.

Стремление к эффективному графику работы гарантирует, что у вас всегда будет необходимое количество персонала на работе. Это поможет вам контролировать расходы на рабочую силу.

Возможность более эффективно справляться с текучестью кадров, что особенно важно, если у вас есть ресторан, где текучесть кадров общеизвестно высока. Наличие доступа к программному обеспечению для планирования, которое легко интегрируется с вашей POS-системой, чтобы сократить время, затрачиваемое на создание и управление рабочими графиками.

Как эффективно планировать сотрудников

Теперь, когда вы понимаете важность интеграции потребностей компании и персонала в свои рабочие графики, давайте рассмотрим четкий 9-шаговый метод эффективного планирования сотрудников (примеры включены). Планирование ресурсов настенной диаграммы может быть полезным инструментом для проверки

Шаг 1: Определите свои стандарты производительности труда

Это двухэтапная процедура:

Определите, какой объем работы требует от работника выполнение конкретной работы за заданное количество часов. В зависимости от отрасли «сколько работы» можно рассчитать несколькими способами. Например, если у вас есть ресторан, вы можете отслеживать, сколько накрытий и сервировок официант выполняет за определенное время. Повторите этот этап для каждой должности в вашем бизнесе.

Укажите обязанности каждой должности. Опять же, в зависимости от вашей компании, эти задачи будут различаться. Продолжая пример с рестораном, кухонный персонал будет нести ответственность за приготовление еды, приготовление еды для клиентов и уборку своих рабочих мест в конце смены.

Шаг 2: Нарисуйте график текущих уровней активности.

Если вы уловили ожидания, связанные с производительностью труда, пришло время оценить текущий уровень активности — насколько вы заняты в определенные дни и в определенное время дня.

Этот отчет поможет вам определить правильное количество сотрудников, которых нужно запланировать в рабочее время. Хотя у вас может возникнуть соблазн принимать решения о найме на основе интуиции (в конце концов, вы знаете свою компанию лучше, чем кто-либо другой), не поддавайтесь искушению. Ваши инстинкты могут быть неверными, что приводит к неидеальному графику, из-за которого вы перегружены или недоукомплектованы персоналом.

Более эффективной стратегией является анализ рыночных данных из отчетов о доходах и трудозатратах для консультирования по процессу планирования работы. Например, отчеты о продажах сообщат рестораторам, сколько обложек они делают в определенные дни, какие периоды самые загруженные и какие месяцы более загружены, чем другие. Эти данные помогут определить конкретные смены, которым требуется больше работников, и наоборот.

Шаг 3: Прогнозирование будущих уровней активности

Прогнозируйте будущие уровни активности, используя текущие уровни активности. Рассмотрите циклы продаж на ежедневной, ежемесячной, квартальной и годовой основе. Если ваши данные показывают, что определенное время дня или года постоянно более занято, чем другие, вы можете с некоторой уверенностью предсказать, что эта модель будет повторяться, и планировать соответственно.

Вы также можете проверить это, если вам нужно построить график управления временем вашего сотрудника, и даже если вы хотите планируйте свою работу.

Шаг 4: Рассчитайте точное количество необходимых сотрудников

Опять же, не поддавайтесь желанию следовать своему внутреннему чутью и попытаться выяснить, сколько людей вам понадобится. Вычтите количество клиентов из производственных норм. Например, если вы управляете рестораном, который в среднем обслуживает 150 человек по вторникам, а официант может обслуживать 30 человек за 8-часовую смену, вам, вероятно, потребуется 5 серверов.

Важно помнить, что одни сотрудники более продуктивны, чем другие. Хотя вы не хотите перегружать этих сотрудников, вы можете планировать меньшее количество людей, когда они в смену. Наконец, используйте свою интуицию, чтобы перепроверить результаты и внести последние коррективы, которые кажутся правильными.

Шаг 5. Рассмотрите требования к персоналу (и другие соображения)

Следующий шаг — найти баланс между потребностью в эффективном графике работы и потребностями сотрудников. Это означает, что вы должны убедиться, что вы:

• Изменения в графике работы должны быть доведены до сведения сотрудников заранее.
• Сопоставьте смены с соответствующим персоналом.
• Выделите разумное количество смен на одного работника.
• Чтобы избежать недоразумений, четко опишите функции.
• Упростите для рабочих смену смены.
• Разрешить работникам обрабатывать свои собственные запросы на отгулы.

Не забывайте планировать прогулы и смены смен в последнюю минуту. Наконец, либо тесно сотрудничайте со своим отделом кадров, чтобы убедиться, что вы не нарушаете никаких трудовых норм, либо изучите правила в вашем регионе, чтобы убедиться, что вы их соблюдаете.

Шаг 6: Определитесь с методом планирования смен

Настало время составить график работы для ваших сотрудников. Существует три метода составления расписания: ручка и бумага, электронные таблицы Google или Excel и программное обеспечение для планирования сотрудников. Чтобы выбрать лучший метод для вашей компании, взвесьте преимущества и недостатки каждого из них:

Составление расписания на доске объявлений с ручкой и бумагой — самый экономичный, но и самый трудоемкий метод.

Программное обеспечение для планирования сотрудников является самым дорогим, но оно экономит ваше время при составлении и поддержании графиков, не говоря уже о деньгах в долгосрочной перспективе.

Excel, хотя и более сложный, чем ручка и бумага, по-прежнему требует затрат времени на составление расписаний и не позволяет вам автоматизировать процесс планирования, как это делает программное обеспечение.

Если вы являетесь владельцем ресторана, который использует или намеревается использовать Excel для планирования сотрудников, пример того, как планировать сотрудников с помощью шаблона расписания смены сотрудников ресторана, приведен ниже.

Пример создания графика смены ресторана

Чтобы составить расписание ресторана в Excel, выполните следующие шесть шагов:

А) Получите свой шаблон Excel

Модели Microsoft Excel доступны для создания рабочих графиков, но они часто являются общими и не предназначены для ресторанов. К счастью, если у вас есть ресторан, вы можете загрузить тот, который соответствует вашим потребностям:

Получить шаблон

Б) Откройте электронную таблицу Excel.

C) Определите день, когда вы хотите начать свое расписание.

D) Введите имена сотрудников.

Введите его имя в ячейку с надписью «Сотрудник 1». Проделайте то же самое с остальными сотрудниками.

Удалите ненужные строки и добавьте нужные. Просто щелкните правой кнопкой мыши соответствующую ячейку и выберите «Удалить» или «Вставить».

E) Пересмотр смен и функций

В нижней части таблицы щелкните вкладку «Смены».

Затем вставьте смену или роль:

При изменении времени начала и окончания смены столбец смены автоматически обновляется. Внести дополнительные изменения после первого (с 9:5 до 9:5) и перед финальным (с 7:XNUMX до XNUMX:XNUMX) (с XNUMX:XNUMX до BD — снижение деловой активности)

Включить новую роль после первого и перед последним элементом в списке ролей.

Е) Составьте график работы.

Перейдите в таблицу «Расписание». Выберите ячейку рядом с именем сотрудника (под определенный день). Выберите подходящую позицию и измените. Помните, что в каждой ячейке есть два раскрывающихся меню: одно для ролей и одно для изменений.

Изменить:

Моя роль следующая:

Повторите эту процедуру для всех сотрудников за несколько дней до того, как вы закончите. Вы также можете дополнительно настроить свое расписание, введя «название заведения» и «неделя».

Когда вы закончите, нажмите «сохранить как», дайте вашему расписанию имя и сохраните его в удобном месте. Если вы вносите коррективы в расписание от одной недели к другой, сохраните лист Excel с новым именем файла (рассмотрите возможность назвать его по дате).

Шаг 7: При необходимости получите одобрение высшего руководства.

Утверждение высшего руководства может потребоваться, а может и не потребоваться. В любом случае убедитесь, что расписание тщательно изучено с учетом таких факторов, как стоимость рабочей силы, требования сотрудников и требования компании. Внесите необходимые изменения.

Шаг 8. Сделайте расписание доступным для сотрудников

Как только вы будете удовлетворены окончательным графиком, раздайте его своим сотрудникам, чтобы они знали, когда они работают, что от них ожидается и как оставаться подотчетными. Если вы используете Excel, вы можете отправить его по электронной почте или сделать его доступным через облако.

Если вы используете доски объявлений или виртуальные доски, уведомите сотрудников, когда новое расписание будет готово, и напомните им, чтобы они часто проверяли его на наличие изменений. Вы также можете проводить ежедневные встречи для обсуждения изменений в расписании.

Если вы используете программное обеспечение для планирования, опубликуйте расписание на платформе, и сотрудники получат мгновенное уведомление на свои мобильные устройства о новом расписании, а также о любых будущих изменениях. Из-за этого процесса доставки будет меньше личных встреч и меньше отзывов менеджеров.

Шаг 9. Регулярно пересматривайте свое расписание и процесс

Ваша работа не заканчивается, пока вы не выстроите свой график. Вы должны регулярно просматривать расписание и процессы планирования, чтобы выявлять проблемы и находить пути улучшения.

Что такое удаленная работа?

Удаленная работа — это тип гибкого рабочего графика, при котором сотрудник работает удаленно, например, из дома, вместо того, чтобы приходить в офис.

Каковы преимущества дистанционного общения?

Удаленная работа может дать несколько преимуществ, в том числе более гибкий график, сокращение времени и расходов на поездки на работу и лучший баланс между работой и личной жизнью.

Могу ли я запросить удаленную работу?

Да, вы можете подать заявку на удаленную работу. Однако в конечном итоге это зависит от политики вашей компании и характера вашей работы.

Что такое неполный рабочий день?

График работы неполный рабочий день — это график, который предполагает работу меньше часов, чем график работы полный рабочий день. График работы неполный рабочий день может варьироваться, но обычно предполагает работу от 20 до 30 часов в неделю.

Каковы преимущества графика неполного рабочего дня?

Графики неполного рабочего дня могут дать несколько преимуществ, в том числе более гибкий график, снижение стресса, связанного с работой, и возможность совмещать работу и личные обязанности.

Могу ли я запросить неполный рабочий день?

Да, вы можете запросить неполный рабочий день. Однако в конечном итоге это зависит от политики вашей компании и доступности ваших коллег.

Заключение

Составление графика работы сотрудников может быть трудной задачей, которая никогда не заканчивается. Вы должны иметь дело с выбором лучших форм смены для вашей компании, а также с обработкой требований сотрудников в отношении отгулов и даже корректировок смены в последнюю минуту.

К счастью, планирование сотрудников не должно быть сложным, если вы интегрируете потребности сотрудников и компании в свои графики и примете план из девяти шагов для мастерского планирования.

Если, несмотря на выполнение всего вышеперечисленного, рабочий график по-прежнему занимает много времени, и вы тратите время на составление, управление и распространение графиков, возможно, пришло время скорректировать ваш процесс или найти новую систему планирования.

Почему важно иметь рабочий график?

Обеспечивает структуру.

Это гарантирует, что вы выполните свои обязанности в отведенное время. Конечно. Будут времена, когда вы закончите раньше или вам придется работать сверхурочно. Но стабильный график работы способствует людей, чтобы они выполняли свою работу эффективно и результативно

Как составить график работы?

6 шагов к успешному расписанию

1. Шаг 1: Определите запланированные действия. …
2. Шаг 2: Последовательность действий. …
3. Шаг 3: Оцените ресурсы, необходимые для деятельности. …
4. Шаг 4: Оценка продолжительности каждого из действий. …
5. Шаг 5: Разработка расписания. …
6. Шаг 6: Мониторинг и контроль расписания.

Какие бывают виды графика работы?

10 примеров графиков работы сотрудников

• График работы полный рабочий день. …
• График неполного рабочего дня. …
• Фиксированные графики. …
• Гибкие графики. …
• График смены смены. …
• Разделение графиков смен. …
• График работы по вызову. …
• Сезонные расписания.

Сколько существует типов расписаний?

Наблюдения и советы этой статьи мы подготовили на основании опыта команды три типа расписания известны как расписание мощностей, планирование ресурсов и расписание обслуживания. В некотором смысле они пересекаются в том, что они могут делать, и для некоторых приложений будет работать более одного.

Статьи по теме

1. График работы сотрудников: типы и 5 лучших приложений для графика работы сотрудников
2. Бизнес по управлению социальными сетями: как начать прибыльный бизнес в 202 году3
3. Контент-маркетинг: Best Easy Guide (+ бесплатный курс)
4. Услуги виртуального помощника: список 20 лучших в 202 году3
5. Как провести конференцию на Android для бизнеса

Расчёт сменного графика работы

Ссылка на этот график

(можно просто добавить эту страницу в закладки)