Как составить иерархическую систему

Что такое организационная карта?

Организация, также известная как карта орг, является визуальным представлением структуры организации. Это показывает отношения между различными департаментами, командами и должностями в организации.

Организация обычно отображает иерархию организации, с самыми старшими должностями наверху и самыми младшими позициями внизу. Диаграмма также может включать в себя имена и названия людей, которые занимают каждую позицию.

Организаторы могут использоваться для многих целей, таких как помощь новым сотрудникам понять структуру организации, определение областей, где может быть дублирование ролей или обязанностей, а также планирование роста или реорганизации.

Есть несколько преимуществ использования организационной таблицы, в том числе:

• Четкое понимание организационной структуры:Организатор обеспечивает четкое визуальное представление о структуре организации, что облегчает сотрудникам понимать свои роли и обязанности, а также роли и обязанности других в организации.
• Идентификация дублирования ролей и обязанностей:Имея четкий обзор организационной структуры, организационная диаграмма может помочь определить области, в которых может быть дублирование ролей или обязанностей. Это может помочь оптимизировать процессы и избежать путаницы.
• Лучшее общение:Организация может способствовать лучшему общению между отделами и командами, поскольку сотрудники могут быстро определить, с кем им нужно общаться, чтобы выполнить свою работу. Это может помочь улучшить сотрудничество и производительность.
• Планирование роста и перемен:Организатор может использоваться для планирования роста или реорганизации организации. Имея четкое понимание текущей структуры, лидеры могут определить области для улучшения и вносить изменения по мере необходимости.
• Улучшенное принятие решений:Организация может помочь лидерам принять более обоснованные решения, предоставив четкий обзор структуры и отношений внутри организации. Это может помочь лидерам определить потенциальные возможности и проблемы и принимать больше стратегических решений.

5.1. Виды и формы представления структур

Различные виды
структур имеют специфические особенности
и могут рассматриваться как самостоятельные
понятия теории систем и системного
анализа.

Структура может
быть представлена в виде графа, в
матричной форме, в форме теоретико-множественных
описаний, с помощью языка алгебры и
прочее.

Рассмотрим основные
типы структур.

Линейная
(последовательная)
структура
(рис. 5.1, а) характеризуется тем, что
каждый элемент связан с двумя другими.
При выходе из строя хотя бы одного
элемента (связи) структура разрушается.
Примером такой структуры является
конвейер.

Кольцевая
структура
(рис. 5.1, б) отличается замкнутостью,
любые два элемента обладают двумя
направленными связями. Это повышает
скорость обмена информацией, делает
структуру более живучей.

Сотовая структура
(рис. 5.1, в)
характеризуется наличием резервных
связей, что повышает надежность
(живучесть) функционирования структуры,
но приводит к повышению ее стоимости.

Многосвязная
структура (рис.
5.1, г) имеет структуру полного графа. За
счет наличия кратчайших путей надежность
ее функционирования максимальная,
эффективность функционирования высокая,
однако стоимость тоже максимальная.

Звездная структура
(рис. 5.1, д)
имеет центральный узел, который выполняет
роль центра, все остальные элементы
системы являются подчиненными.

а — линейная	б — кольцевая
в — сотовая	г — многосвязная
д — звезда	е — графовая
Рис. 5.1. Типы структур

Графовая структура
(рис. 5.1, е) используется обычно при
описании производственно- технологических
систем.

Сетевая структура
или сеть
(см. рис. 5.2) представляет собой декомпозицию
системы во времени. Она отображает
порядок действия технических систем
(телефонная сеть, электрическая сеть и
т. п.), этапы деятельности человека (при
производстве продукции — сетевой график,
при проектировании — сетевая модель,
при планировании — сетевой план и т. д.).

При применении
сетевых моделей пользуются определенной
терминологией: вершина, ребро, путь
критический путь и т.д. Элементы сети
могут быть расположены последовательно
и параллельно.

Сети бывают разные.
Наиболее распространены и удобны для
анализа однонаправленные сети. Но могут
быть и сети с обратными связями, с
циклами.

Для анализа сложных
сетей существует математический аппарат
теории графов, прикладная теория сетевого
планирования и управления, имеющая
широкую распространенность при
представлении процессов организации
производства и управления предприятиями.

Рис.5.2

Иерархическая
структура получила
наиболее широкое распространение при
проектировании систем управления. Все
элементы, кроме верхнего и нижнего
уровней обладают, как командными, так
и подчиненными функциями управления.
Иерархические структуры представляют
собой декомпозицию системы в пространстве.

Иерархические
структуры, в которых каждый элемент
нижележащего уровня подчинен одному
узлу (вершине) вышестоящего уровня
называют иерархическими
или древовидными
структурами с сильными связями (рис.
5.3).

Структуры, в которых
каждый элемент нижележащего уровня
может быть подчинен двум и более узлам
(вершинам) вышестоящего уровня называют
иерархическими
или древовидными
структурами со слабыми связями (рис.
5.4).

Рис. 5.3

Рис.5.4

Пример 1.

Иерархия каталогов
в ОС может быть деревом или сетью.

Дерево (MS-DOS)
— файлу разрешено входить только в один
каталог (иерархическая структура с
сильными связями, рис. 5.5 а);

Сеть
(UNIX)
— файл может входить сразу в несколько
каталогов (рис.5.5 б).

Иерархия каталогов
в MS DOS

Иерархия каталогов
в UNIX

Рис. 5.5

В общем случае
термин иерархия означает соподчиненность,
порядок подчинения низших по должности
и чину лиц высшим. Термин возник как
наименование «служебной лестницы» в
религии, широко применяется для
характеристики взаимоотношений в
аппарате управления государством,
армией и т. д. Концепция иерархии была
распространена на любой согласованный
по подчиненности порядок объектов.

Матричные
структуры. Структуры
систем можно представить не только в
графическом, но и в табличном (матричном)
виде, что позволяет представить
взаимоотношения между уровнями
иерархической структуры.

Иерархическая
структура с сильными связями может быть
представлена матричной структурой
(табл. 5.1). Такое представление иногда
удобнее на практике, например, при
оформлении планов работ, когда нужно
указать исполнителей, формы отчетности
и т.п.

Взаимоотношения
между уровнями иерархии со «слабыми»
связями могут быть представлены в виде
двумерной матричной структурой (табл.
5.2) Важной особенностью такого представления
является возможность отразить не только
наличие связей, но и их силу: либо словами
(«сильная» — «слабая»), либо путем введения
количественных характеристик силы
связи.

Таблица
5.1

1. …	1.1. …	1.1.1. …
1.1.2 . …
1.1.3. …
1.2. …	1.2.1. …
1.2.2. …
2. …	2.1. …	2.1.1. …
2.1.2. …

Таблица 5.2

	1	2
1.1 1.2 2.1	+ + —	+ — +

В иерархических
структурах важно лишь выделение уровней
соподчиненности, а между уровнями и
между компонентами в пределах уровня
могут быть любые взаимоотношения. В
соответствии с этим существуют структуры,
использующие иерархический принцип,
но имеющие специфические особенности,
и их целесообразно выделить особо. Это
так называемые многоуровневые
иерархические структуры.

М.Месаровичем
предложены особые классы иерархических
структур типа «страт», «слоев»,
«эшелонов»», отличающиеся принципами
взаимоотношения элементов в пределах
уровня и правом вмешательства вышестоящего
уровня в организацию взаимоотношений
между элементами нижележащего.

Учитывая важность
этих видов структур для решения проблем
управления предприятиями в современных
условиях многоукладной экономики, для
проблемы проектирования сложных систем,
остановимся на их характеристике
несколько подробнее.

Страты.
При
отображении сложных систем основная
проблема состоит в том, чтобы найти
компромисс между простотой описания,
позволяющей составить и сохранять
целостное представление об исследуемом
или проектируемом объекте, и детализацией
описания, позволяющей отразить
многочисленные особенности конкретного
объекта. Один из путей решения этой
проблемы — задание системы семейством
моделей, каждая из которых описывает
поведение системы с точки зрения
соответствующего уровня абстрагирования.
Для каждого уровня существуют характерные
особенности, законы и принципы, с помощью
которых описывается поведение системы
на этом уровне.

Таким образом,
можно задать систему семейством моделей
с целью отображения многочисленных
особенностей объекта. Такое представление
названо стратифицированным,
а уровни абстрагирования — стратами.

Основные страты
изучения систем: макроскопический и
микроскопический анализы.

Макроскопический
анализ заключается
в игнорировании деталей структуры
системы и наблюдении только общего
поведения системы как целого.

Цель макроскопического
анализа состоит в создании модели
изучаемой системы в ее взаимодействии
с окружением (модель «вход-выход» —
модель типа «черный ящик»).

Микроскопический
анализ
детально описывает каждый из компонентов
системы; центральным при этом является
понятие элемента: изучаются связи и
функции элементов, структура системы
и др.

К задачам микроанализа
можно отнести следующие:

• выделение
  элементов в системе;

• изучение
  каждого из элементов;

• установление
  структуры системы;

• выявление
  связей между элементами.

Примеры.

1.
На рис. 5.6 приведен пример стратифицированного
описания ЭВМ в виде двух страт. Нижняя
страта это физические операции, т.к.
система описывается на языке физических
законов, управляющих работой и
взаимодействием ее механических и
электронных элементов. Верхняя страта
это математические и логические операции
(программирование и реализация программ,
осуществляемые с помощью абстрактных,
нефизических понятий, информационные
потоки, команды языков программирования
и т. п.). Заметим, что может представлять
интерес описание системы (ЭВМ) и на
других уровнях абстрагирования, помимо
названных двух основных, При конструировании
некоторых электронных компонентов
может представить интерес страта атомной
физики, а при разработке сложного
программного обеспечения, систем с
разделением времени — системная страта.

Рис. 5.6

2.
Автоматизированный промышленный
комплекс обычно моделируют на трех
стратах (рис. 5.7)

Рис.
5.7

3.
При разработке баз данных принято
выделять концептуальный, логический и
физический уровни.

4.
Ю.И.Черняк выделил уровни абстрагирования
системы от философского или
теоретико-познавательного описания ее
замысла до материального воплощения,
как это показано на см. рис. 5.8.

Рис.5.8

Такое представление
помогает понять, что одну и ту же систему
на разных стадиях познания и проектирования
можно и нужно описывать различными
выразительными средствами, т.е. как бы
на разных «языках»:

— философском или
теоретико-познавательном — вербальное
описание замысла, концепции;

— научно-исследовательском
— в форме моделей разного рода, помогающих
глубже понять и раскрыть замысел системы;

— проектном —
техническое задание и технический
проект, для разработки и представления
которого могут понадобиться математические
расчеты, принципиальные схемы;

— конструкторском
— конструкторские чертежи, сопровождающая
их документация;

— технологическом
— технологичекие карты, стандарты и
другая технологическая документация
(конструкторская и технологическая
страты могут быть объединены);

— материальное
воплощение, реализация системы — детали,
блоки, собранное изделие или созданная
система, принципы функционирования
которой отражены в соответствующей
нормативно-технической и
нормативно-методической документации
(инструкциях по эксплуатации, положениях
и т.п.).

Выделение страт
в структуре функционирования АСУ
соответствует сложившимся уровням
управления: управление технологическими
процессами и организационное управление
предприятием.

Стратифицированное
представление может использоваться
как средство последовательного углубления
представления о системе, ее детализации.
Чем ниже опускаемся по иерархии страт,
тем более детальным становится раскрытие
системы; чем выше поднимаемся, тем яснее
становится смысл и значение всей системы.
Объяснить назначение системы с помощью
элементов нижней страты в сложных
системах практически невозможно.

Например, изучение
принципов построения и функционирования
отдельных клеток организма, каким бы
детальным оно ни было, не позволяет
понять построение и функционирование
органов, которые состоят из этих клеток,
а изучение органов не позволит полностью
понять функционирование всего организма
в целом. Но, с другой стороны, чтобы
правильно понять и реализовать общий
замысел системы, сконструировать
систему, необходимо реализовать
нижележащие страты.

Сказанное отображает
в структуре суть одной из основных
закономерностей теории систем —
закономерности целостности, что помогает
приблизить теоретические исследования
закономерностей к практическому их
применению.

Начинать изучение
системы можно с любой страты. В процессе
исследования могут добавляться новые
страты, изменяться подход к выделению
страт, но система сохраняется до тех
пор, пока не изменяется представление
на верхней страте, т.е. ее концепция,
замысел системы.

Многослойные
иерархические структуры.
Для организации процессов принятия
решений, уменьшения неопределенности
ситуации выделяются уровни
сложности
принимаемого решения, или слои.
При этом определяется совокупность
последовательно решаемых проблем.
Решение вышележащей проблемы определяет
ограничение при моделировании на
нижележащем уровне.

Вид многоуровневой
структуризации предложен М.Месаровичем
для организации процессов принятия
решений. Для уменьшения неопределенности
ситуации выделяются уровни сложности
принимаемого решения — слои, т. е.
определяется совокупность последовательно
решаемых проблем. При этом выделение
проблем осуществляется таким образом,
чтобы решение вышележащей проблемы
определяло бы ограничения (допустимую
степень упрощения) при моделировании
на нижележащем уровне, т. е. снижало бы
неопределенность нижележащей проблемы,
но без утраты замысла решения общей
проблемы.

Многослойная
иерархия показана на рис. 5.9. Показано,
что каждый слой D_i
есть блок,
принимающий решение и вырабатывающий
ограничение X_j-1
для нижележащего D_i-1-го
блока.

Рис.
5.9

На
рис. 5.10 представлена информационная
система организации, состоящая из
нескольких взаимодействующих слоев.

Информационная
система организации создается для
работы прикладных программ. Именно эти
программы обеспечивают сотрудников
необходимой информацией для принятия
решений и автоматизируют деятельность
различных служб. Поэтому при проектировании
информационной системы, сначала
определяются требования к этим программам,
а уже затем определяется какие системные
сервисы, базы данных, операционные
системы, сетевые средства, компьютеры
и серверы необходимы для их эффективного
функционирования.

Рис.
5.10

В основании модели
лежит слой
различных
типов компьютеров,
являющихся средствами хранения и
обработки данных. Компьютеры определяют
аппаратную платформу информационной
системы.

Транспортная
система
состоит из активных и пассивных сетевых
устройств, объединяющих компьютеры в
локальные и глобальные сети и обеспечивающих
обмен данными. Активными сетевыми
устройствами являются сетевые карты и
модемы компьютеров, концентраторы,
коммутаторы, маршрутизаторы и другие
подобные устройства. Среда передачи
данных и элементы кабельной сети
составляют пассивную часть транспортной
системы.

Слой сетевых
операционных систем
обеспечивает выполнение приложений
пользователей и посредством транспортной
системы организует доступ к ресурсам
других компьютеров и предоставляет
свои ресурсы в общее пользование.
Операционные системы компьютеров
определяют программную платформу
информационной системы. Ряд активных
сетевых устройств, таких как коммутаторы
и маршрутизаторы, как правило, работают
под управлением собственных операционных
систем, называемых операционными
системами межсетевого взаимодействия.

Над слоем операционных
систем работают слои
различных приложений.
Системные сервисы служат для обработки
и преобразования информации, полученной
от систем
управления базами данных(СУБД) и
других ресурсов, в вид удобный для
восприятия конечным пользователем или
прикладной программой. СУБД иногда
выделяются в отдельный слой. Этим
подчеркивается их высокая значимость
как средства хранения в упорядоченном
виде данных и выполнения базовых операций
поиска и извлечения нужной информации.

Верхний слой
информационной
системы
составляют приложения предметной
области, специфические для конкретной
организации или определенного типа
организаций. Это могут быть программные
системы автоматизации бухгалтерского
учета, проектирования, управления
производством, агрегатами, технологическими
процессами и другие.

Многоэшелонные
иерархические структуры.
Понятие многоэшелонной
иерархической структуры вводится
следующим образом.

Система представлена
в виде относительно независимых,
взаимодействующих между собой подсистем,
имеющих иерархическое расположение
(см. рис.5.11). Некоторые из подсистем
находятся под влиянием или управляются
вышестоящими. Уровень такой иерархии
называют эшелоном.

Основной отличительной
особенностью многоэшелонной структуры
является предоставление подсистемам
всех уровней определенной свободы в
выборе их собственных решений.

Подсистемы всех
уровней свободны в выборе собственных
решений,
которые могут и не быть решениями
верхнего уровня. Свобода повышает
эффективность функционирования системы
в целом.

Рис. 5.11

Подсистемам
предоставлена свобода в выборе целей,
поэтому многоэшелонные структуры
называют еще многоцелевыми.

В таких системах
могут быть использованы разные способы
принятия решений. Естественно, что при
предоставлении прав самостоятельности
в принятии решений подсистемы могут
формировать противоречащие друг другу
(конфликтные) цели и решения, что
затрудняет управление, но является в
то же время одним из условий повышения
эффективности функционирования системы.

Для того, чтобы на
это обратить внимание в [1] разделены
понятия собственно «управления»
и «координации».
При этом координация может иметь разную
силу воздействия (вмешательства) и
осуществляется в разной форме. В связи
с этим теорию многоуровневых систем
М.Месаровича иногда называют теорией
координации. В этой теории рекомендуется,
чтобы в процессе принятия решений
подсистемы не всегда стремились бы
отстаивать свои интересы, доводя дело
до конфликтных ситуаций, а вступали бы
в коалиции.

В зависимости от
принятых принципов (конфликты) или
(коалиции), силы и форм вмешательства
вышестоящих эшелонов в дела нижележащих
процесс принятия решения может происходить
по-разному, т. е. по-разному может быть
организована система управления
принятием решений, поэтому многоэшелонные,
многоцелевые иерархические структуры
называют в [1] также организационной
иерархией.

Существуют смешанные
иерархические
структуры
с вертикальными и горизонтальными
связями, в которых могут быть использованы
одновременно несколько видов иерархических
структур — от древовидных до многоэшелонных.

В реальных системах
организационного управления (особенно
на уровне региона, государства) могут
быть использованы одновременно несколько
видов иерархических структур — от
древовидных до многоэшелонных. Такие
иерархические структуры называют
смешанными. Основой объединения таких
структур могут быть страты.

В таких смешанных
иерархических структурах могут быть
как вертикальные связи разной силы
(управление, координация), так и
горизонтальные взаимодействия между
элементами (подсистемами) одного уровня.
Впервые идея структур такого вида
предложена советским академиком
В.М.Глушковым при разработке
общегосударственной автоматизированной
системы управления (ОГАС).

В качестве примера
приведем модель структуры управления
государством, которая была положена в
основу концепции ОГАС. В нашей стране
управление всегда осуществлялось с
использованием смешанного принципа
территориально-отраслевого управления.
В соответствии с этим принципом органы
территориального и отраслевого управления
не могут рассматриваться как подчиненные
друг другу. Это всегда затрудняло
графическое представление структуры
управления страной, особенно проявилось
в связи с необходимостью представления
структуры функциональной части ОГАС,
что и потребовало применения нового
вида структур.

Смешанный характер
носит и организационная структура
современного предприятия (объединения,
акционерного общества и т. п.).

Таким образом, в
смешанных иерархических структурах
могут быть как вертикальные связи разной
силы (управление, координация), так и
горизонтальные взаимодействия между
элементами одного уровня.

Существуют структуры
с произвольными связями,
которые применяют на начальном этапе
познания объекта, когда идет поиск
способов установления взаимоотношений
между компонентами, не могут быть
определены последовательности
взаимодействия элементов во времени,
распределение элементов по уровням
иерархии.

Формируются
структуры с произвольными связями путем
установления возможных отношений между
предварительно выделенными элементами
системы, введения ориентировочных
оценок силы связей.

После формирования
таких структур связи упорядочиваются
и получают иерархические или сетевые
структуры.

Вы ужинаете в кругу семьи, и вдруг ваша бабушка достаёт альбом с генеалогическим древом. Она отворачивает лист, её палец скользит по именам и останавливается на одном из них. «Смотри! Вот он — рядом с твоим двоюродным братом!» — говорит она, указывая на фамилию вашего троюродного брата, тёзки знаменитого поэта.

Как и семейное древо, организационная структура помогает наглядно представить рабочие связи между вами и сотрудниками. Организационная структура, которую ещё называют органиграммой, — это схема, которая описывает структуру вашего коллектива и показывает отношения подотчётности между ролями в группе.

В данном руководстве мы объясним, как создать организационную структуру, расскажем о разных типах организационных структур и предоставим бесплатные шаблоны, которые помогут вам создавать и настраивать собственные схемы.

Как создать схему организационной структуры

Организационная структура — это один из способов наглядного представления структуры компании. Для создания органиграммы нужно собрать информацию о коллегах и определиться со способом построения.

Если рассматривать отношения подотчётности в организации, то схему можно строить сверху вниз.

1. Определите область применения

Организационную структуру можно воспринимать как любой очередной проект, над которым идёт работа. Определение области применения органиграммы поможет вам чётко отобразить структуру группы и будет в целом определять предназначение составляемой схемы организационной структуры.

Для начала попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Будет ли ваша организационная структура выступать в качестве ресурса, из которого сотрудники могут узнать, кто есть кто в компании?

• Будете ли вы предоставлять организационную структуру внешним заинтересованным лицам или партнёрам?

• Потребуются ли несколько схем для разных уровней компании?

Ранняя постановка этих вопросов поможет собрать нужную информацию и составить схему.

2. Соберите информацию

Сбор информации — это самый важный этап создания организационной структуры, потому что без достоверных сведений процесс закончится, даже не начавшись. Собрать данные можно, опросив отдельных сотрудников по электронной почте или обратившись в отдел кадров.

Для организационной структуре требуется актуальная информация о сотрудниках компании, включая названия их текущих должностей, а также кто чьим начальником или подчинённым является. Кроме того, рассмотрите вопрос о сборе фотографий сотрудников для дополнительной персонализации.

3. Определитесь со способом создания схемы

Решение о том, как строить организационную структуру, очень важно, потому что эту задачу могут облегчить различные инструменты. Рисовать эту схему вручную долго, а результатом будет трудно поделиться, поэтому примите во внимание возможность использования специального инструмента.

Редактируемый файл PDF позволит вам сэкономить массу времени, потому что в шаблоне уже будут присутствовать стандартные элементы. Завершив работу, можно будет поделиться этим файлом с остальными сотрудниками компании.

4. Запланируйте обновления

Создав организационную структуру, запланируйте регулярные обновления этого документа с помощью календаря группы, ведь вполне вероятно, что структура компании и состав группы будут часто меняться.

Люди переходят с одних должностей на другие, да и подотчётность также может меняться. При наличии цифровой схемы организационной структуры вы сможете легко обновлять её и заново распространять среди сотрудников.

Шаблоны организационной структуры

Создание организационной структуры можно упростить с помощью шаблона. Схемы большинства компаний схожи, будь то матричная или функциональная вертикальная структура.

Приведённые ниже шаблоны организационных структур можно использовать в качестве отправной точки. Загрузите один из них, который лучше всего соответствует структуре вашей организации, а затем заполните поля с учётом особенностей вашего коллектива.

Загрузить шаблон для компанииЗагрузить шаблон для группы

Типы организационных структур

Существует четыре типа наиболее распространённых типов организационных структур, каждый из которых может соответствовать особенностям работы вашей компании. Организационная структура — это визуальное представление внутреннего устройства компании, поэтому тип используемой вами схемы должен отражать подотчётность в организации, а также процедуры принятия решений.

1. Функциональная вертикальная

Функциональная вертикальная структура является одной из наиболее распространённых. Компания функционирует как иерархия: наверху находится один лидер, который обычно занимает должность президента или генерального директора.

От него полномочия передаются руководителям более низкого звена, таким как вице-президенты компании. Далее иерархия разделяется на подразделения и отдельные группы.

2. Матричная организационная структура

Матричная организация — это более сложная структура по сравнению с описанной выше. Если ваша компания использует матричную схему подчинённости, участники групп подотчётны разным менеджерам.

У сотрудников, скорее всего, будет основной руководитель, возглавляющий их подразделение, но при этом они также могут быть подотчётны менеджеру проектов. Над такими менеджерами второго уровня могут стоять руководители подразделений, поэтому матричная структура является прямоугольной, а не древовидной.

3. Дивизиональная структура

Дивизиональная организационная структура — это более развитая версия традиционной иерархии. Дивизиональные структуры подходят компаниям, подразделения которых работают независимо друг от друга.

Например, компании с отдельными производственными линиями могут работать по дивизиональной структуре, потому что у каждой такой линии будут свои отделы ИТ, маркетинга и продаж.

4. Горизонтальная организационная структура

Горизонтальная структура уникальна тем, что в ней очень мало или практически нет уровней управления. Такой тип организационной структуры может применяться в малом бизнесе или в современных компаниях, стремящихся уйти от более традиционных иерархических структур.

Данный тип организационной структуры поощряет самоуправление групп и самостоятельное принятие решений внутри них.

Читать 6 советов о построении крепкой организационной культуры от руководителей Asana

Как пользоваться организационной структурой

Использование организационной структуры может принести пользу вашей компании, поскольку даёт наглядное представление о различных подразделениях и должностных обязанностях сотрудников. Эта схема помогает участникам каждой группы понять, как им взаимодействовать друг с другом, уверенно чувствовать себя на своих ролях и выполнять обязанности.

Визуализация подотчётности

Руководители могут использовать организационную структуру, чтобы показывать должностные обязанности и отношения подчинённости новым сотрудникам. При прохождении адаптации такая схема поможет им познакомиться с коллегами и их работой. С её помощью новые сотрудники также смогут запомнить, кто есть кто в компании.

Управляйте ростом и изменениями

Кроме того, организационные структуры помогают руководителям оставаться организованными и управлять ростом компании, а также происходящими в ней изменениями. Например, если начальник отдела замечает, что одна группа стала больше остальных, он может перейти к найму новых сотрудников для создания равновесия.

Знайте, кто где находится

Организационная структура чётко определяет и показывает каждому сотруднику его место в устройстве компании. Если к группе присоединяется новый сотрудник, одного взгляда на организационную структуру будет достаточно, чтобы понять, что у него в коллективе пять коллег, двое помощников уровнем ниже и менеджер проектов, которому он подотчётен. При этом также будет понятно, что менеджер проектов подчиняется начальнику подразделения.

Улучшение обмена информацией

Наличие проработанной организационной структуры в компании позволяет улучшить обмен информацией, потому что она ясно показывает, кто чьим подчинённым является. Без такой организационной структуры сотрудники не будут знать, к кому обращаться с вопросами. Организационная структура чётко даёт понять, кто чем управляет, поэтому участники групп получают возможность задавать вопросы и эффективно взаимодействовать с коллегами.

Создание визуального каталога

Организационная структура — это, по сути, визуальный каталог вашей организации. Она может обновляться, когда одни сотрудники уходят на повышение, а другие покидают компанию. Поддержание такого каталога в актуальном состоянии позволяет всем сотрудникам компании узнавать о том, кто в ней работает, и какие должности сейчас занимают эти люди.

Читать о структуре разбивки работы (СРР) — что это и как ею пользоваться?

Ограничения использования организационной структуры

Организационная структура может улучшить обмен информацией между группами, однако с её применением связаны некоторые ограничения. Их понимание поможет вам находить решения возможных проблем ещё до их возникновения.

Может быстро устаревать

Организационная структура может быстро устареть, так как компании постоянно преобразуются, а роли в группах меняются. Сотрудники должны следить за тем, чтобы организационная структура регулярно обновлялась и пополнялась новыми должностями и именами.

Решение. Назначьте одному из сотрудников задачу регулярного обновления и опубликуйте организационную структуру так, чтобы этот ценный ресурс всегда был в актуальном состоянии.

Показывает только формальные отношения

Организационная структура — это поверхностный документ, который не предлагает полноценного объяснения существующих отношений подчинённости. Он полезен для наглядного представления основной структуры компании, но отображает лишь формальные отношения. Многие компании успешно используют неформальные модели подчинённости, которые не находят своего отражения в традиционных схемах.

Решение. Используйте такую схему в качестве отправной точки, однако учитывайте, что в компании могут существовать другие рабочие отношения, которые не учитываются в организационной структуре.

Не отображает стиль управления

В организационной структуре приводятся менеджеры и подотчётные им участники групп, однако в ней нет информации о том, что собой представляет каждый из менеджеров. Например, на схеме может быть указано, что у одного менеджера два подчинённых сотрудника, а у другого — пять. Можно сделать предположение о том, что менеджер с большим числом сотрудников является более сильным лидером, однако организационная структура при этом не расскажет, что у менеджера с меньшим числом подчинённых более практичный стиль управления.

Решение. Используйте организационную структуру для получения первичной информации, однако имейте в виду, что общение лицом к лицу — это лучший способ понять отношения подотчётности внутри групп.

Оптимизация устройства своей компании с помощью организационной структуры

При всех своих ограничениях организационные структуры предлагают полезный способ понять устройство компании. Они также могут улучшить обмен информацией с вышестоящим руководством за счёт прояснения ролей и обязанностей. Для построения организационной структуры своей компании используйте наши бесплатные редактируемые файлы PDF и адаптируйте их по своему усмотрению.

Нужна помощь в оптимизации совместной работы? Узнайте о том, как Asana помогает группам эффективно взаимодействовать.

Повысьте эффективность коммуникации в команде с помощью Asana

Уровень сложности
Простой

Время на прочтение
9 мин

Количество просмотров 3.9K

Введение

Я работаю консультантом в области бюджетирования, финансовой отчетности. Уже много лет я интересуюсь иерархиями и эффективной работой с ними. Основной средой работы до недавнего времени был MS Excel, сейчас уже половина работы на Pandas. Оба этих инструмента по своей природе плоские (т.е. в основе – плоские таблицы). Тем не менее, каждый день мы встречаем иерархии и с ними приходится как-то работать. Давайте разбираться.

Содержание статьи

Термины

Когда мы начинаем работать со сложной системой, первый шаг – определение терминов. Во многом они из теории графов. Некоторые термины определены не строго, ряд моментов я посчитал очевидными. Исходил скорее из практической бизнес-потребности и здравого смысла.

Вершина/элемент – базовый объект иерархии. Между вершинами устанавливаются связи (ребра)
Ребро – направленная связь от одной вершины к другой. От родителя к ребенку
Дети/ребенок/дочерние вершины – потомок/потомки вершины (количество от 0 до N)
Родитель вершины – предок вершины (количество от 0 до 1)
Лист – часть вершин может хранить на себе данные, это и есть листовые вершины
Узел – часть вершин являются группировочными, они сами по себе не хранят данные. Они всегда расчетные (т.е. показатели на них рассчитываются агрегацией всех детей на всех уровнях ниже
Уровни – каждая вершина иерархии принадлежит определенному уровню
Корень – вершина на первом уровне. Вершина не имеющая родителей
Дерево – иерархия у которой один корень
Лес – иерархия у которой более одного корня

Ограничения

Давайте явно сформулируем ряд ограничений, которые будут для нас отправной точкой. Обращаю внимание, что наша цель – систематизация наиболее распространенных иерархий в финансах и бизнесе, а не всех вообще. Т.е. система ограничений может быть и другой.

1. Очевидные ограничения: нет циклов; у каждой вершины либо ноль, либо один родитель; все вершины уникальные (нет дубликатов)

2. Иерархия выровнена по левому краю (left balanced, сбалансированная слева). Т.е. вершины без родителей могут быть только на первом уровне

3. Уровень вершины определяется полным путем к этой вершине и не может быть установлен принудительно. Ребенок всегда должен быть на уровне +1 к родительскому (skip level not allowed, пропуск уровней не допускается)

4. Вершины без детей могут быть на разных уровнях (right unbalanced, допускается иерархия несбалансированная справа)

Классификация

Раньше я думал, что все иерархии одинаковые. Но это не так. Давайте рассмотрим две иерархии:

1. Есть множество сотрудников компании. У каждого сотрудника может быть от 0 до 1 начальников и от 0 до N подчиненных.

2. Есть справочник Продукция. Продукция иерархически сгруппирована (например, стол и стул попадут в узел Мебель и т.д.)

В целом это две иерархии. Но с другой стороны очевидно, что у них разная природа. Ключевое отличие заключается в том, что все сотрудники — это равноправные объекты, т.е. у них одинаковые атрибуты, и вообще, это экземпляры одного класса. А в справочнике Продукция, стул и мебель нельзя назвать равноправными объектами. Стул – это конкретный продукт (листовой элемент), а мебель – это группировка (узловой элемент).

Поэтому для удобства мы выделяем два класса иерархий: однородные иерархии и неоднородные иерархии. Однородные – когда все вершины являются представителями одного класса, неоднородные – когда выделяются отдельно узлы и листы (т.е. вершины разные по своей природе). Важно, что у однородной иерархии все вершины — листовые и могут хранить на себе одинаковый состав атрибутов и числовые показатели.

Далее посмотрим на неоднородные иерархии. В них есть ключевой вопрос, как отличить узел от листа. Долгое время я думал, что действует простое правило: «вершина без детей — это лист, вершина с детьми — это узел». Это правило часто используют для написания формул в Excel, которые автоматически определяют тип вершины (лист или узел). Но этот принцип не является аксиомой, есть и другие иерархии. Рассмотрим две:

1. Иерархия папок и файлов в Windows (объект «ссылка» не учитываем, иначе будет граф)

2. Справочник Продукция, разрабатываемый для какой-нибудь Excel модели

Папка может быть без файлов, но папка в любом случае является узловым элементом, который в данный момент не имеет детей. А вот в справочнике Продукция отсутствие детей — это достаточное условие, того, что перед нами листовой элемент. По крайней мере, так считается по умолчанию.

Таким образом, неоднородные иерархии разделяются на два типа, в зависимости от того выполняется ли правило «вершина без детей — это лист, вершина с детьми — это узел».

Если выполняется, то узлы и листы иерархии определяются автоматически по ее структуре. Для удобства будем называть это — Узлы автоматом неоднородной иерархии.

Если не выполняется, то для каждой вершины без детей существует неопределенность, поэтому надо хранить признак, является ли такая вершина листовой или узловой. А это будет — Узлы вручную.

Прочие свойства иерархий

Ограничение на однородность детей

В некоторых случаях можно ввести ограничения на иерархию: узел может иметь только однородных детей (т.е. либо только узлы, либо только листы). Обычно данное ограничение не применяется, но могут быть исключения.

Режим сортировки

Важным свойством иерархии является сортировка ее вершин. Сортировка может иметь такие режимы:

1. Нет сортировки, дети каждого узла — это неупорядоченное множество

2. Сортировка есть. Она сделана вручную, т.е. не алгоритмически

3. Сортировка есть. Она установлена в виде правила (по убыванию/по возрастанию). Правило может быть установлено для:

   1. Всей иерархии в целом

   2. Каждого уровня отдельно

   3. Каждого узла отдельно

Форматы хранение в MS Excel

С этим все достаточно достаточно сложно. Напомню, что Excel основан на плоских принципах (плоские таблицы), соответственно для хранения иерархии требовалось вырабатывать искусственные подходы. И они исторически сформировались. Ниже систематизированные форматы хранения, которые вы можете встретить в файлах:

«Формат 1. Ребенок справа снизу»

Обычно однородную иерархию в таком формате не хранят. А вот неоднородные хранят именно в таком виде. Если имеем дело с неоднородной иерархией с автоматическими узлами (наиболее частая ситуация), то столбец 7 на скрине рассчитывается формулой.

Плюсы:

• самый распространенный формат в среде Excel для неоднородных иерархий с автоматическими узлами (для ручных узлов тоже может быть использован)

• наглядная иерархия для восприятия человеком

• позволяет хранить сортировку вершин, атрибуты листов

Минусы:

• невозможно работать как с плоской таблицей

• нельзя сделать сводную таблицу

Кстати, в Excel для сводных таблиц есть функционал показа иерархии в таком виде: «Show in Outline form».

«Формат 2. Путь к элементу»

Почти тоже самое, что и формат 1, но только для каждой вершины физически указан полный путь. Это сильно упрощает анализ, т.к. может быть обработано фильтрами, сводными таблицами в Excel. Часто этот формат используется как вспомогательный к формату 1. Минусом является то, что этот формат уже не наглядный, человеку сложнее его воспринимать. Плюс он более трудоемкий, если изменения иерархии вносит человек вручную. Поэтому обычно формат 2 получают автоматически из формата 1 для аналитических целей (макросом, питоном или ручным переводом).

«Формат 3. Путь к листу (все элементы)»

Почти тоже самое, что и формат 2, но только полный путь указывается не для всех вершин иерархии, а только для листовых. Редко используется, т.к. нет очевидных преимуществ по сравнению с форматом 2. А вот минусы есть — более сложная нотация, сложность в заполнении таблицы человеком.

«Формат 4. Отступы/пробелы»

Этот формат похож на формат 1, но только тут играют роль не столбцы с уровнями, а количество отступов (табуляция или определенное количество пробелов). Формат часто встречается, однако с ним сложно работать. В процессе определения уровня для вершин часто возникают ошибки из-за несистемных отступов и человеческих ошибок. В Excel надо использовать макрофункцию, чтобы посчитать количество отступов в ячейке. Из плюсов — более компактное представление иерархии (один столбец, вместо нескольких).

Кстати, в Excel для сводных таблиц есть функционал показа иерархии в таком виде: «Show in Compact form». Там можно настраивать количество отступов, что удобно.

«Формат 5. Перечень элементов и их уровней»

Этот формат похож на формат 4, однако вместо отступов используются уже готовые уровни для каждой вершины (столбец — «Уровень»). Используется редко, т.к. сложен для восприятия человеком и плохо пригоден для анализа в Excel.

«Формат 6. Путь к листу (только листы)»

Это самое плоское представление иерархии, которое можно себе представить. По сути получается из формата 3, только надо удалить все узловые элементы. Удобно анализировать сводными таблицами, фильтрами. Человеком воспринимается не очень, т.к. нет визуальной иерархии (ступенек с уровнями).

ВАЖНО! Это единственный формат хранения, где каждая строчка – листовой элемент и порядок строк не важен. В связи с этим, данный формат иерархии может быть добавлен в любую плоскую таблицу, к любому столбцу. Это позволяет подходить к иерархии как к группировке листовых элементов.

Т.е. если у меня есть таблица Продукты-Менеджеры, я могу добавить в нее две иерархии (иерархию Продуктов и иерархию Менеджеров), таблица останется плоской и ее можно будет анализировать через сводную таблицу и фильтрами.

«Формат 7. Элемент-родитель»

Начинаем со списка всех вершин. Для каждой указывает непосредственного родителя (если он есть). Этот формат хорошо подходит для хранения однородных иерархий, т.к. позволяет удобно хранить список всех вершины и их атрибутов.

Для неоднородных иерархий плохо подходит, т.к. список узлов + листов одновременно получается разнородным. Такого я не встречал на практике.

«8. Ребенок справа»

Немного похоже на формат 1, однако в каждой строчке располагается листовой элемент. Т.е. первый ребенок каждого узла расположен сразу справа.

Раньше я думал, что данный вид иерархий редко применяется, но недавно выяснили, что на формате 8 почти всегда основано строение многострочной шапки таблицы. Т.е. если вы видите таблицу в Excel и в ней шапка состоит из более, чем одной строки, то вероятнее всего, она использует формат иерархии 8 (естественно с учетом того, что шапка – это транспонированная таблица и ее надо читать сверху вниз).

Интересно, что развивая одну область знания (форматы иерархий) мы в какой-то момент поняли, что она пересекается с другой областью — структура многострочных шапок таблиц.

Кстати, в Excel для сводных таблиц есть функционал показа иерархии в таком виде: «Show in Tabular form».

«9. Совмещенные иерархии»

Очень сложный формат. Суть в том, чтобы в единой таблице хранить две или более иерархии, которые очень похожи, но немного различаются (например, два справочника по двум компаниям группы, который почти унифицированы, но допускаются небольшие различия). Самое интересное, что такой формат встречается в реальности, но сложность его нотации настолько большая, что мы сделали только первичную проработку нотации ведения такой таблицы. Детали не привожу, ввиду их сырости.

Я видел попытки вести совмещенную иерархию, но там не было никакой утвержденной нотации. Поэтому расшифровать таблицу было крайне сложно.

Работа с иерархиями в Python, SQL

Мы часто получаем данные из Excel в Python для обработки. Это удобно и позволяет решить множество сложных задач, например, найти неточные дубликаты в справочнике (fuzzy match, неточное сопоставление текстовых строк). В части иерархий в Python мы пока не выработали единых подходов к хранению и обработке иерархий. Пока для каждой задаче разрабатываем подход индивидуально. Однако есть идеи по стандартизации этого процесса и созданию Python класса, который бы позволил структурировать эти операции.

В части иерархий в SQL отмечу вот эти две интересные статьи на Хабр:
https://habr.com/ru/articles/537062/
https://habr.com/ru/articles/733814/

Как я понял из статей, единого подхода по хранению иерархий в реляционных базах данных нет. Все изобретают свои способы, под свои задачи. Наверное самый эффективный способ — это использовать специальный язык запросов и тип баз данных (например, кубовые базы данных и запрос MDX), которые прямо предназначены для работы с иерархиями. Но это достаточно сложный путь.

Как это практически применять?

Есть два режима работы с иерархиями: 1) вам надо спроектировать иерархию в Excel 2) вам дали уже готовую иерархию и надо с ней работать. В любом случае следует нужно:

1. Вспомните классификацию иерархий. Определить класс иерархии

2. Подумайте какой режим сортировки наиболее логичен. Нужен ли он вообще?

3. Решите, есть ли ограничения на однородность детей. Обычно нет.

4. Важно решить, где и как оптимально хранить такую иерархию, чтобы с ней было удобно работать. Вспомните 8 форматов, которые мы разобрали выше

5. Сформулируйте контроли и проверки целостности иерархии. Попытайтесь их автоматизировать.

Заключение

Зачем все это? Я ставил перед собой несколько целей:

1. При работе со сложными системами половина проблем возникает ввиду отсутствия общей терминологии. Наличие единых терминов — критически важно для решения практических проблем с иерархиями

2. Задачи с иерархиями возникает каждый день, их надо как-то решать средствами Excel, иногда в связке с Python. Две наиболее частые проблемы – определения оптимального формата хранения иерархии в Excel и интерпретация уже созданных кем-то иерархий. Надеюсь моя классификация и перечень форматов хранения упростят эти процессы

3. Глубокое понимание иерархии позволит контролировать её целостность, автоматизировать проверки в Excel и Python, делать анализ и преобразование форматов

p.s. Цифровизация консалтинга

Систематизация подходов к работе с иерархиями проходит в рамках нашего первого шага по цифровизации. Его концепция в следующем:

«Все ключевые данные на проекте должны быть в 1NF (плоская таблица), либо должен существовать алгоритм их перевода в 1NF»

А ниже полный перечень направлений цифровизации по которым мы двигаемся вперед:

1. Данные, плоские таблицы, реляционные базы данных

2. Алгоритмы, Python, VBA

3. Иерархии

4. Графы

5. Математика, системное мышление, комбинаторика, теория множеств

6. Нейросети

>>> тут мы публикуем много интересных видео по этим темам (YouTube)