Как составить индивидуальные графики работы

В данной статье рассмотрим назначение документа Индивидуальный график в ЗУП 3.1, особенности его заполнения и применения. Разберем как настроить график работы и изменить его в 1С 8.3 ЗУП. Также расскажем о настройке напоминания ввода Индивидуального графика в 1С при переводе сотрудника на другой график работы.

Плановое рабочее время сотрудника (норма времени и расписание работы) определяется в 1С ЗУП 3.1 графиком работы организации, который назначается сотруднику кадровыми документами: Прием на работу, Кадровый перевод, Изменение графика работы списком.

При определенных обстоятельствах возникает потребность изменить на месяц график работы сотрудника, установив ему индивидуальный режим. Например:

• в связи с производственной необходимостью требуется перенести выходные дни на рабочие или наоборот;
• режим работы сотрудника с ежемесячно меняющимися рабочими днями, который сложно описать одним графиком;
• замена отсутствующего сотрудника;
• форс-мажорные обстоятельства и др.

В таком случае плановое время за этот месяц для работника будет определяться в 1С 8.3 ЗУП не по закрепленному за ним графику работы, а по индивидуальному, введенному с помощью документа Индивидуальный график (Зарплата – Учет времени – Индивидуальные графики).

Документ доступен пользователям с правами Табельщик, Расчетчик и Администратор.

Настройка графика работы в 1С 8.3 ЗУП

При создании документа Индивидуальный график в 1С 8.3 ЗУП необходимо:

• выбрать Месяц – месяц изменения планового времени;
• в поле Данные за указать период, за который составляется график работы в 1С 8.3: Текущий месяц или Произвольный;
• указать Максимальное количество видов времени на одну дату. Этот показатель определяет количество Видов рабочего времени (Настройка – Виды рабочего времени), которые можно ввести на одну дату, (Явка, Ночные часы, Вечерние часы и т.д.). Каждый вид времени будет заполняться в отдельной строке. По умолчанию устанавливается значение 2.

Для добавления в табличную часть сотрудников можно воспользоваться кнопкой Заполнить. Список будет заполнен всеми работающими сотрудниками на дату документа. Выбрать нужного сотрудника (сотрудников) можно через команду Подбор.

Данные по дням месяца (периода) автоматически заполнятся в 1С ЗУП по действующему графику работы сотрудника, назначенному кадровыми документами.

Как изменить график работы в 1С 8.3 ЗУП

Изменение графика работы в 1С 8.3 производится в ручном режиме: по корректируемой дате вводятся виды времени и проставляется количество часов или удаляется рабочая смена с нужной даты.

Не все Виды рабочего времени доступны для выбора при заполнении Индивидуального графика работы в 1С 8.3 ЗУП, т.к. документ предназначен для ввода информации именно о планируемом режиме работы сотрудника на месяц. Так, например, в документе не указываются периоды отпусков, больничных, командировок.

После проведения документа в 1С 8.3 норма времени в заданном периоде будет рассчитана по данным документа Индивидуальный график, а не по графику работы сотрудника, указанному в кадровых документах.

В расчетном периоде на одного сотрудника в 1С 8.3 ЗУП может быть введен только один документ Индивидуальный график.

Документ в 1С можно исправить в любом периоде, сохранив первоначальную и новую версии по ссылке Исправить.

По исправленным данным можно пересчитать связанные документы.

Индивидуальный график работы в 1С ЗУП 3.1 — примеры заполнения

При изменении графика работы

По сложившимся обстоятельствам сотруднику Колокольчикову К.К. необходимо выйти на работу 2 июля и отдохнуть за этот день 5 июля. Оклад сотрудника за норму часов составляет 30 000 руб. Норма часов по основному графику на июль равна 180 часов. Отразим изменение режима в ЗУП 3.

Создадим на июль документ Индивидуальный график. По кнопке Подбор добавим сотрудника в документ. Данные в ЗУП 3.1 заполнятся автоматически по его основному графику работы.

На 2 июля введем: Я 4 и Н 8. При внесении данных буквенное выражение и количество часов отделяются друг от друга пробелом.

На 5 июля проставим обозначение выходного дня – В.

Таким образом, поменяли местами выходной и рабочую смену.

При расчете зарплаты видим, что норма времени не поменялась и сотруднику начислен полный оклад.

При переводе на другой график работы

По производственной необходимости сотрудника Маковкина Михаила Михайловича с 19 июля переводят на другой график. Сотруднику установлена Оплата по окладу (по часам) в размере 45 000 руб. в месяц. Маковкин М.М. отработал весь период. Необходимо работнику начислить зарплату.

Перевод на другой график работы в 1С ЗУП 3.1 зафиксируем с помощью документа Кадровый перевод.

• Норма часов за полный месяц по графику до перевода составляет 192 часа, на период с 1 по 18 июля приходится 108 часов.
• Норма часов за полный месяц на новом графике равна 176 часов, с 19 по 31 июля составляет 80 часов.
• Норма часов за июль с учетом перевода с одного графика на другой будет равна:
  • 108 (кол-во часов до перевода) + 80 (кол-во часов после перевода) = 188 часов.

Зарегистрируем новую норму часов на июль документом Индивидуальный график. Документ в 1С 8.3 автоматически заполнится данными по графикам до и после перевода и рассчитается совокупная норма часов.

Произведем для сотрудника расчет заработной платы за июль.

Оплата по окладу (по часам) с 01.07 по 18.07:

• 45 000 (оклад) /188 (норма часов за месяц) *108 (кол-во отработанных часов до перевода) = 25 851,06 руб.

Оплата по окладу (по часам) с 19.­07 по 31.07:

• 45 000 (оклад) /188 (норма часов за месяц) * 80 (кол-во отработанных часов после перевода) = 19 148,94 руб.

Итого за месяц Оплаты по окладу (по часам):

• 25 851,06 (оплата до перевода) + 19 148,94 (оплата после перевода) = 45 000 руб.

Таким образом, сотруднику начислен полный оклад за отработанный месяц.

Если бы на сотрудника в 1С 8.3 ЗУП не был введен Индивидуальный график, то при полностью отработанном месяце он мог бы заработать не ровно свой оклад, а сумму больше или меньше.

В нашем примере получилось, что без Индивидуального графика сотрудник получил бы сумму чуть больше оклада:

• 45 000 (оклад) / 192 (норма по графику до перевода) * 108 (отработано часов до перевода) + 45 000 (оклад) / 176 (норма по графику после перевода) * 80 (отработано часов после перевода) = 25 312,5 (сумма до перевода) + 20 454,55 (сумма после перевода) = 45 767,05 руб.

Настройка напоминания ввода Индивидуального графика при переводе сотрудника на другой график

Если в настройках расчета зарплаты 1С 8.3 ЗУП (Настройки – Расчет зарплаты) включить опцию Напоминать о вводе индивидуального графика при переводе на график работы с другой нормой времени в течение месяца,

то в документе Кадровый перевод будет предлагаться создать Индивидуальный график.

При такой настройке Кадровый перевод не проведется до тех пор, пока не будет создан Индивидуальный график. После проведения Индивидуального графика в 1С 8.3 можно будет провести Кадровый перевод, а затем вернуться в Индивидуальный график и перезаполнить его, чтобы автоматически подтянулись часы работы из графика после перевода.

Мы успешно разобрали индивидуальный график работы в 1С 8.3 ЗУП — что это такое и как заполнять.

См. также:

• Концепция учета рабочего времени
• Сменные графики работы
• Посменный учет времени (ЗУП 3.1.5 КОРП)
• Справочник Графики работы сотрудников
• Виды времени, планируемые в графиках
• Планирование различных видов времени в графиках работы
• Пример настройки графика нормальной продолжительности рабочего времени

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Опубликовано 12.07.2021 08:37

Автор: Administrator

Просмотров: 5306

Возможности программы 1С: ЗУП ред. 3.1 всегда поражают, если начать сравнивать их с ограниченным функционалом 1С: Бухгалтерии предприятия. В 1С: ЗУП без труда можно вести воинский учет, суммированный учет рабочего времени, учитывать отгулы, командировки, компенсации и т.д. В этой статье мы поговорим еще об одной фишке 1С: ЗУП ред. 3.1 – об индивидуальных графиках работы. 

Находятся они в разделе «Настройка» — «Графики работы сотрудников».

Некоторые примеры составления графиков, например, для работы на полставки, семидневной рабочей недели мы уже публиковали ранее. Настройка сменного графика с выделением ночных часов также разобрана нами в публикации «График суммированного учета рабочего времени в 1С: ЗУП ред. 3.1».

Но в работе организации возникают ситуации, когда необходимо поменять местами выходной и рабочий день сотруднику, либо, когда для какой-то должности в принципе отсутствует график работы и сотрудник выходит работать по-своему, индивидуальному графику. Каждый месяц, сотрудник выходит на работу в разные дни и установить зависимость графика нет возможности.

Для таких случаев предусмотрен документ «Индивидуальный график».

Рассмотрим пример его заполнения: сотрудник ООО «Карамелька» Маковкин И.С. работает пекарем по индивидуальному графику работы с оплатой за смену 2800 руб. Введем ему индивидуальный график работы на июнь и рассчитаем заработную плату за текущий месяц.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Индивидуальные графики».

• Месяц рабочего графика;

• Организацию, если в программе ведется учет по нескольким организациям.

• Подразделение.

Данные можно ввести как за текущий месяц, так и за произвольный период.

Для выбора нескольких сотрудников воспользуйтесь кнопкой «Подбор».

Шаг 5. Откорректируйте вручную рабочее время сотрудника Маковкина И.С., используя буквенные обозначения классификации времени:

Я – явка;

В – выходные дни;

Н – ночные часы;

ВЧ – вечерние часы и т.д.

Для увеличения количества видов используемого в графике времени укажите нужное количество и добавятся строки в табличной части документа.

Данным документом определена нормативная нагрузка пекаря Маковкина И.С. на июнь 2021 года.

Маковкин И.С. отработал согласно установленного индивидуального графика 18 рабочих дней, т.е. 144 часа.

Произведем начисление зарплаты за июнь.

Шаг 7. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» в одноименном журнале раздела «Зарплата».

Пекарю Маковкину И.С. начислена заплата 50400 руб., исходя из его индивидуального графика.

В детализации начисления видно, что Маковкину И.С. начислено за 18 рабочих дней (144 часа), как и задано в его индивидуальном графике работы на текущий месяц.

Автор статьи: Ольга Круглова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

В трудовом законодательстве понятие «индивидуальный график работы» отсутствует, но это не означает, что работодатель не может установить для сотрудника режим работы, отличный от режима остальных работников. Что нужно учесть, составляя индивидуальный график работы сотрудника, расскажем далее.

Когда может применяться индивидуальный график

Индивидуальный график, как правило, обусловлен личными или семейными обстоятельствами, когда работник не может трудиться в стандартном режиме. Инициатором установления особого графика зачастую является сам работник, и если работодатель согласен, стороны договариваются об индивидуальном распорядке рабочего дня.

Закон позволяет работодателю самостоятельно определять ситуации, в которых допустимо применение индивидуального режима работы. Такой рабочий график может определяться, например, для внешних совместителей, или для должностей, которые не требуют постоянного нахождения сотрудника в офисе (курьеры, уборщицы, и т.п.). В любом случае его введение является изменением условий труда, поэтому он должен быть согласован сторонами трудовых отношений и зафиксирован в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуации, в которых можно установить индивидуальный режим работы, весьма разнообразны, например:

• Работник учится на дневном отделении ВУЗа, в связи с чем может присутствовать на работе только во второй половине дня. В этом случае его индивидуальный график работы будет учитывать график учебный, при этом можно установить неполное рабочее время.
• Личные обстоятельства не позволяют сотруднику находиться на работе ежедневно или в общеустановленные часы. Его индивидуальный график может предусматривать неполную рабочую неделю, либо гибкий режим работы. При гибком графике (когда время начала и окончания рабочего дня для работника четко не установлено), для учета отработанных часов следует предусмотреть возможность фиксации времени его прихода на работу и ухода (например, в специальном журнале или с помощью электронного пропуска).

В ряде случаев работодатель обязан выполнить пожелание работника об установлении ему индивидуального режима работы наряду с неполным рабочем временем. Это касается (ст. 93 ТК РФ): одного из родителей ребенка до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет), лиц, ухаживающих за больными родственниками (при наличии соответствующего медзаключения), беременных женщин. При этом их индивидуальный график должен учитывать условия производственного процесса у конкретного работодателя.

Так, индивидуальный график работы сотрудника, имеющего детей до 14 лет, может включать неполное рабочее время (например, 6 часов в день) и режим работы в удобные работнику часы (например, с 10-00 ч до 16-00 ч.).

Читайте также: Табель учета рабочего времени

Оформление индивидуального графика

Индивидуальный режим может быть установлен работнику на любом этапе:

• при заключении трудового договора – индивидуальный график отражается в договоре, при этом его условия следует привести и в приказе о приеме на работу;
• когда работник уже трудится (независимо от длительности отношений с работодателем) – в этом случае индивидуальный режим работы устанавливают на основании заявления работника и фиксируют в дополнительном соглашении к трудовому договору.

График, действующий лишь для конкретного сотрудника, может устанавливаться как на определенный срок, так и на неограниченный период.

Как можно отразить в трудовом договоре индивидуальный график работы сотрудника? Образец примерных формулировок может быть следующим:

• При неполном рабочем дне — «Работнику устанавливается неполный рабочий день со следующим графиком работы: понедельник-четверг – время работы с 14-00 ч. до 18-00 ч., пятница – время работы с 12-00 ч до 16-00 ч. Выходные дни — суббота, воскресенье».
• При неполной рабочей неделе — «Работнику устанавливается неполная рабочая неделя и индивидуальный график работы: рабочие дни – понедельник — четверг, время работы с 10-30 ч. до 19-00 ч., перерыв на обед с 14-00 до 14-30 ч.; выходные дни – пятница, суббота, воскресенье».
• При гибком графике – «Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени: рабочие дни – понедельник – пятница; время обязательного присутствия на рабочем месте – ежедневно с 14-00 ч. до 16-00 ч.; время начала и окончания работы – на усмотрение работника; общее время работы – 8 часов в день. Время обеденного перерыва составляет 45 мин. и в продолжительность рабочего времени не включается. Выходные дни – суббота, воскресенье».