Информационное письмо — это деловое письмо, которое содержит официальную информацию о событиях и изменениях в компании или отрасли. Например, уведомляет о смене реквизитов, изменении условий договора или предстоящем мероприятии. Также информационные письма используют в email-рассылках, чтобы сообщить подписчикам о неких фактах или новостях.
Информационные письма обычно составляют в бумажном виде, каждому документу присваивают номер и заверяют подписью руководителя. Однако бумажные письма идут долго, поэтому для оперативного информирования партнеров и клиентов нередко используют электронные версии таких писем.
Для информационных писем разрабатывают шаблоны в фирменном стиле компании или по рекомендациям ГОСТа.
Пример бумажного информационного письма об изменении цен. Источник
Пример электронного информационного письма о новых тарифных планах
Задачи информационного письма
Информационные письма рассылают как частные компании, так и государственные органы. В комплексе маркетинга такие сообщения решают несколько задач.
Информируют о фактах и событиях. Сообщают адресату важные новости, уведомляют об изменениях в работе компании, отрасли.
Формируют образ и имидж компании в представлении партнеров и потребителей. Раскрывают позицию бренда по актуальным вопросам, подтверждают статус эксперта и лидера в отрасли.
Напоминают о продукте или компании. Помогают поддерживать контакт с потребителями или подписчиками, регулярно появляться в информационном поле аудитории.
Привлекают пользователей на сайт. Вызывают интерес у читателей, мотивируют перейти по ссылке в поисках информации о продукте или компании.
Рекламная рассылка открыто продвигает товары или услуги компании и призывает читателя к действию.
Информационная рассылка сообщает адресату важную информацию о событиях и фактах, не мотивирует получателя к активным действиям, а продукты компании продвигает косвенно.
Виды информационных писем
В зависимости от содержания и цели рассылки выделяют уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламно-информационные письма.
Уведомление
Сообщает о событиях, фактах, изменениях.
Поводы для отправки письма-уведомления:
- новые реквизиты;
- изменение статуса организации;
- смена руководителя или обслуживающего менеджера;
- обновление прайса;
- изменения в условиях работы;
- увеличение сроков выполнения работ, задержка отгрузки;
- вступление в силу закона или приказа;
- проведение мероприятия.
Расскажите о событии или факте, поясните, как они повлияют на работу компании. Напишите, нужно ли адресату предпринять действия в связи с изменениями.
К некоторым видам информационных писем предъявляются особые требования. Например, уведомление о смене реквизитов является официальным документом, который компания обязана своевременно составить и отправить партнерам.
Информационное письмо о смене реквизитов должно содержать полное наименование и контакты организации, дату составления, исходящий номер по внутреннему документообороту, сообщение о изменениях, новые реквизиты и дату, с которой они действуют. Оно рассылается в двух форматах. В электронной виде, чтобы сообщение оперативно дошло до адресата. В бумажной форме заказным отправлением, чтобы получить уведомление о вручении.
Уведомление о смене банковских реквизитов. Источник
Напоминание
Побуждает получателя выполнить определенные действия или обязательства по договору. Такое письмо напоминает адресату:
- об оплате задолженности;
- о списании средств по подписке;
- о предоставлении документов;
- о товарах, оставленных в корзине;
- о сроках начала или завершения проекта;
- о мероприятии, на которое зарегистрировался или купил билет подписчик.
Укажите ссылку на пункт договора или иной документ, в котором прописаны условия сделки. Сообщите, какие действия компания предпримет, если адресат не выполнит обязательства. Например, приостановит обслуживание, ограничит доступ к учетной записи, увеличит срок доставки.
Напоминание об оплате курса
Подтверждение
Закрепляет достигнутые договоренности и подтверждает, что некое событие произошло. Например:
- поступила оплата;
- товар отгружен или получен;
- начались работы;
- получены документы;
- достигнуто согласие на условия сделки.
Подтверждение сотрудничества
В email-маркетинге письма-подтверждения, которые отправляются в ответ на действия пользователя, называются транзакционными.
Подтверждение о получении заявки
Заявление
Раскрывает позицию отправителя по конкретному вопросу. Письмо-заявление используют при расторжении или изменении условий договора. Оно составляется в электронном виде для оперативного уведомления партнеров и бумажном варианте как официальный документ.
Опишите ситуацию и причины, которые к ней привели. Сообщите о возможных путях решения вопроса, о том, какие действия планируете предпринять.
Заявление Netflix о приостановке работы. Источник
Рекламно-информационное
Рассказывает о товарах или услугах компании. Рекламно-информационная рассылка не призывает купить и не продвигает продукт открыто, а сообщает факты. Такое сообщение может содержать:
- анонс концерта или фильма;
- новость о расширении ассортимента, новой услуге или товаре;
- приглашение к сотрудничеству, условия сделки.
Тон рекламно-информационной рассылки сдержанный и официальный. Акцент делают на фактах, интересных новостях и пользе для читателя. Для отправки рекламно-информационной рассылки необходимо получить согласие адресата.
Рекламно-информационная рассылка с анонсом концертов
Как составить информационное письмо
Информационные письма можно разделить на три группы. Официальные письма от имени организаций обычно составляют в бумажной форме по шаблону согласно ГОСТу.
Деловая переписка с партнерами ведется в свободной форме в соответствии с правилами делового письма и бизнес-этикета.
Email-рассылки информационного характера оформляются в фирменном стиле компании.
Общие принципы
Несколько рекомендации по составлению любых информационных писем:
- Придерживайтесь официального, эмоционально-сдержанного тона повествования.
- Избегайте просторечных выражений, профессионального жаргона и красочных эпитетов.
- Структурируйте текст, делите информацию на смысловые блоки.
- Пишите кратко и ёмко. Хорошее письмо содержит всю существенную информацию по вопросу и не нуждается в дополнении.
- Перед отправкой проверьте текст на орфографические и пунктуационные ошибки.
Информационные письма нужно составлять в деловом стиле, однако не забывайте писать просто и понятно. Старайтесь избегать сложных терминов и конструкций. Важно помнить, что читать письмо будет человек.
Информационное письмо также можно сверстать в красивом дизайне. Как минимум, добавить логотип, плашку для реквизитов. Так письмо будет выглядеть привлекательней и добавит несколько дополнительных баллов к образу надежной компании.
Официальное информационное письмо
Официальные письма от имени организаций составляют на бумаге или в электронной форме и оформляют по шаблону.
Стандарты содержания и оформления документации описывает ГОСТ, например:
- наличие реквизитов, названия и логотипа организации;
- даты и регистрационного номера документа;
- данных адресата;
- подписи и контактов отправителя.
Также ГОСТ содержит стандарты форматирования текста и даёт другие рекомендации.
Исполнение ГОСТа носит рекомендательный характер. Компания может самостоятельно разработать шаблон письма.
Электронное информационное письмо
Информационное письмо для email-рассылки составляется по тем же принципам, что и бумажное. Его можно оформить в фирменном стиле или как простой текст. Привлекательный дизайн подчеркнет статус и усилит профессиональный имидж компании.
- Сформулируйте тему, которая раскрывает суть сообщения. Сообщение с темой: «Информационное письмо», пользователь вероятно посчитает формальным и не откроет.
- Обратитесь к адресату в вежливой форме: «Уважаемые партнеры», «Уважаемая Федорова Ольга Ивановна». Персонализированное обращение в рассылке повышает степень доверия и лояльности к отправителю.
- Изложите кратко и последовательно содержание сообщения. Поясните, кому, зачем и почему отправлено письмо. Сформулируйте вывод, предложение или просьбу, с которой обращаетесь к адресату.
- В заключении укажите название компании и контактные данные отправителя, если это необходимо. Новости о крупных изменениях в политике компании часто рассылаются от имени основателей и руководителей.
- Используйте в оформлении фирменный стиль или корпоративные цвета.
- Проверьте правильно ли отображается верстка в браузерах и на разных устройствах.
Компания может сверстать email с помощью дизайнеров или воспользоваться готовыми решениями. Например, в Unisender есть набор типовых и универсальных шаблонов, которые подходят для информационных писем.
Чтобы создать email на основе шаблона, нужно просто заменить текст в примере на свой. Затем изменить цвета на фирменные и при необходимости добавить изображения. В любом шаблоне можно добавлять или удалять блоки, чтобы адаптировать его под цели и задачи конкретного письма.
Главные мысли
Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.
Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.
Содержание
- Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
- Виды информационных писем: 5 готовых образцов
- Извещение (уведомление)
- Подтверждение намерений
- Разъяснение
- Напоминание
- Рекламное письмо (коммерческое предложение)
- Скачать образец и пример информационного письма:
- Поделиться ссылкой:
Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:
- подчиненным;
- коллегам;
- партнерам;
- клиентам;
- потенциальным клиентам.
На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:
- В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
- В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
- Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
- При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
- Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.
Виды информационных писем: 5 готовых образцов
Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.
Извещение (уведомление)
Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:
- смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
- смена реквизитов;
- смена юридического или фактического адреса;
- подготовка к проведению инвентаризации;
- изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.
Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.
Подтверждение намерений
Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.
Разъяснение
Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).
Напоминание
В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.
Рекламное письмо (коммерческое предложение)
При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.
Скачать образец и пример информационного письма:
Скачать образец простого информационного письма для компании (word)
Пример информационного письма (word)
Поделиться ссылкой:
Информационное письмо о деятельности компании — это официальное сообщение организации о применяемых ею ОКВЭД, о контрагентах, о совершаемых сделках. Его вправе запросить банк при получении запроса на проведение операции, не характерной для конкретной организации.
Обязательно ли направлять в банк пояснения
Кредитная организация при открытии расчетного счета или при получении запроса на совершение операции, не характерной для их клиента, в соответствии с положениями закона о противодействии отмыванию доходов (№ 115 ФЗ), вправе запросить у компании пояснения о характере осуществляемой деятельности, о цели финансово-хозяйственной деятельности юридического лица для банка, об источниках финансирования. Банк не вправе проводить подозрительную операцию (ст. 7 ФЗ № 115): нетипичный источник поступления средств из-за нехарактерного для компании договора, нехарактерного для организации назначения платежа и пр.
Обязанности по предоставлению пояснений у юрлиц нет. Но если их не направить, банк откажет в осуществлении операции.
Кто и по каким правилам составляет письмо
В любой организации составить сведения о компании и о предпринимательской деятельности, осуществляемой ею, поручают сотруднику, который занимается деловой перепиской: секретарю, юристу, бухгалтеру. Документ согласовывают в юротделе и у руководителя.
Специальных требований к документу и единого образца письма с описанием деятельности организации для банка законом не установлено, его составляют в свободной форме.
Придерживайтесь общих требований делопроизводства:
- используйте фирменный бланк (при наличии);
- изложите информацию, запрошенную банком;
- укажите перечень прилагаемых документов;
- поставьте подпись руководителя и печать.
Документ адресуют на имя руководителя подразделения банка: операционный или договорный отдел, отдел безопасности. В шапке указывают Ф.И.О. специалиста, направившего запрос (исполнителя), и исходящий номер.
В зависимости от характера запрошенных сведений иногда достаточно направить общую информацию о компании, для этого используют утвержденный в организации шаблон или карточку предприятия.
Образец
Пример информационного письма о деятельности компании:
Образец карточки предприятия:
Полное — Общество с ограниченной ответственностью ___________
Сокращенное — ООО ______________
Юридический адрес: ________________________
Почтовый адрес: ___________________________
ИНН _____________ КПП __________________
ОГРН ___________________
ОКВЭД (основной) ____________________________
ОКВЭД (дополнительный) ______________________
Основные контрагенты: ________________________
Основной источник финансирования ____________
Тел. ____________________
Эл. почта _______________
Генеральный директор _______________________
Главный бухгалтер ___________________
Как направить письмо
Готовый документ отправляют в зависимости от предпочтительного способа связи с банком: вручают лично, направляют письмом или по электронной почте. Клиенты направляют письма через электронный банк.
Обычно банки отправляют запрос на письмо на электронную почту, прикладывают шаблон, по образцу которого предлагают составить документ компании, и указывают, по какому адресу направить ответ.
Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.
Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк информационного письма о деятельности компании .docСкачать образец информационного письма о деятельности компании .doc
Обязательно или нет
Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:
- информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
- мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
- повышают имидж компании.
Кто составляет информационное письмо
Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:
- начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
- заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.
В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.
Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.
Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании
Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.
Письма могут быть:
- конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
- отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).
Общие правила для всех писем
Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.
Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.
Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.
Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.
Что в письме допускать запрещено
В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.
Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.
Основные моменты и образец составления письма
Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:
- Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
- дата его составления,
- реквизиты отправителя и получателя,
- корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
- Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
- Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.
Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.
Как оформить информационное письмо
К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.
Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.
Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.
Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.
При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.
Как отправить письмо
Информационное письмо можно отправить несколькими способами:
- Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
- Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
- Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.
Обмен информацией внутри предприятия или между разными организациями осуществляется с помощью информационных писем. Их используют при деловом общении и в email-маркетинге. Что такое информационное письмо? Каких видов бывает и какие цели выполняет? Как правильно составить, оформить и отправить письмо? Объясним простыми словами!
Что такое информационное письмо: определение, цели и задачи
Информационное письмо – это деловой документ в организации, предназначенный для обмена официальной информацией между коллегами или партнерами. К примеру, руководитель может проинформировать сотрудников или контрагентов о расширении ассортимента товаров и услуг, сделать заявление об изменении реквизитов или пролонгировании договора и пр.
Специалисты по email-маркетингу используют информационные письма для отправки сообщений потенциальным или действующим клиентам для поддержания спроса. В них могут быть полезные или развлекательные статьи, презентации мероприятий, акций, подборки советов, новости или данные об изменениях сайта компании.
Главная цель информационных писем – донесение важной информации до целевой аудитории. Также они выполняют ряд задач:
- Уведомление сотрудников или партнеров о нововведениях в бизнес-деятельности.
- Напоминание о предстоящих мероприятиях, встречах или задачах, которые необходимо выполнить работнику.
- Подтверждение или отклонение предложений, утверждение решений.
- Обмен мнениями.
- Обсуждение ценовой политики, ассортимента компании.
Если информационные письма используются в области email-маркетинга, их цель – косвенная продажа товара. С помощью писем поддерживается общение с потенциальными покупателями. В этом случае письма выполняют задачи:
- Привлечение новых покупателей.
- Удержание внимания прежних клиентов, бизнес-партнеров, персонала.
- Подтверждение экспертности.
- Напоминание о предстоящих мероприятиях.
- Привлечение трафика на сайт.
- Уведомление покупателей об изменениях по их заказам (о проведении или отклонении оплаты, доставке и пр).
Информационное письмо может содержать призыв к действию, к примеру, — покупка продвигаемого продукта или регистрация на сайте.
Насколько документ является обязательным
Информационное письмо – это не обязательный документ в компании. Решение о деловом информировании партнеров и коллег принимается администрацией в каждой организации отдельно. Однако, на крупных предприятиях информационные письма – неотъемлемая часть бизнес-процесса.
Виды информационных писем
В зависимости от цели информационных писем, условно их можно разделить на разные виды:
| Разновидность | Цель | Пример |
|---|---|---|
| Сообщение (уведомление) Образец |
Оповещение получателей о чем-то важном (изменении ассортимента товаров, повышении цен, предстоящих акциях, появлении сайта и пр.) | Компания Х уведомляет вас об изменении реквизитов для дальнейших финансовых расчетов. |
| Напоминание Образец |
Напоминание получателю выполнить важное действие. | Напоминаем вам о необходимости своевременного внесения платежа, согласно установленному графику. |
| Заявление | Уведомление получателя о каких-либо действиях, которые собирается предпринять отправитель. | Уведомляем вас об автоматическом пролонгировании партнерского договора по причине истечения срока действия предыдущего соглашения. |
| Извещение Образец |
Информирование клиентов о предстоящем мероприятии. Обычно рассылается контрагентам массово. | С радостью сообщаем, что 1 мая в нашей компании состоится презентация нового продукта. Приглашаются все желающие. |
| Предложение Образец |
Призыв к действию получателя | Хотим предложить вам взаимовыгодное сотрудничество с нашей компанией. |
| Подтверждение Образец |
Подтверждение получения чего-либо: письма, оплаты, товара | Уведомляем вас о получении заказного письма в наш адрес. |
| Запрос Образец |
Просьба о конкретном действии получателя | Просим вас разъяснить порядок формирования нового ценового предложения. |
| Рекламно-информационное сообщение Образец |
Презентация мероприятия, нового продукта, услуги | Объявляем о предстоящем дне «Открытых дверей» в рамках проведения ярмарки профессий. Вы сможете познакомиться со специалистами разного направления, задать вопросы, узнать, как получить образование, зарегистрироваться. |
Для каждого вида письма есть свой образец, который проще скачать бесплатно и оформить документ по примеру. Одно письмо может одновременно выполнять разные цели и, соответственно, быть смешанного вида.
Структура информационного письма: обязательные разделы
Существует негласный регламент, как должно быть оформлено информационное письмо. Обычно структура состоит из разделов:
- Верхний правый угол с информацией о должности и Ф. И. О. адресата. Обычно это руководитель предприятия или начальник отдела, который сможет донести информацию до всех подчиненных.
- Под данными об отправителе прописываются данные адресата: наименование организации, адрес. Если письмо адресовано конкретному лицу, нужно указать его Ф. И. О. и должность. При массовой отправке писем, данный раздел пропускается.
- Левый верхний угол с номером документа и датой его отправки. Это данное письмо – ответ на другое деловое письмо, нужно указать данные входящего документа. Эти данные необходимы для заполнения журнала регистрации исходящих писем.
- Основной текст письма. Информация должна быть изложена в максимально сжатом виде – несколько предложений. Допускается использование нумерованных и маркированных списков.
- Приложения (если они необходимы) – дополнительные документы, договор, статьи, с которыми должны ознакомиться получатели.
- Нижняя область страницы с должностью и Ф. И. О. отправителя, наименованием компании, подписью и печатью.
ПРОТЕСТИРУЙТЕ ЗВОНКИ ДЛЯ ВАШИХ ЗАДАЧ
Все новые пользователи получают 10 звонков в подарок сразу после создания аккаунта в Программе обзвонов!
Как составить и что написать в информационном письме: инструкция
Обычно обязанности по составлению информационных писем исполняет руководитель или иное уполномоченное лицо, в чьи должностные обязанности входит эта задача. Во втором случае текст сообщений обязательно должен согласовываться с начальством.
При составлении письма нужно придерживаться всех основных правил подготовки деловых документов. Лучше всего скачать готовый образец бесплатно, хотя можно и самостоятельно составить письмо на чистом листе.
Вначале нужно определить, кто является получателем:
- сотрудники вашего предприятия;
- партнеры;
- клиенты (будущие или постоянные).
Письмо составляется в официально-деловом стиле. Оно должно быть небольшого объема (обычно не более 1 страницы) без эмоциональных высказываний и разговорных выражений. Важно не допускать пунктуационные и грамматические ошибки. Если информационное письмо будет составлено с ошибками, у адресата может сложиться негативное мнение обо всем предприятии.
Инструкция составления текста письма:
- Приветствие, заявление главной темы – с этого начинается основной текст. Эту часть можно расположить посередине листа. К примеру, «Сообщаем вам о торжественном открытии нашего нового магазина» или «Уважаемый, Николай Николаевич, компания Х приветствует вас».
- Содержательная часть, которая дает подробную информацию о главной теме, заявленной выше: «Праздничное мероприятие состоится 10 мая в 17:00. Вас ждет концертная программа, розыгрыши с ценными подарками и игры для детей». Здесь указываются официальные данные, факты, даты, адреса – информация подается кратко. Обычно у получателей нет времени на длительное чтение. На знакомство с материалом должно уйти не более 2-3 минут. Язык должен быть простым. Чтобы установить контакт с получателем, он должен понять написанное.
- Если к письму есть приложения, дополнительные документы и статьи, завершите текст упоминанием об этом: «С подробной концертной программой вы можете ознакомиться в Приложении 1». Перечислите все, что прилагаете к письму и зачем.
- Подведение итогов письма. Традиционно используется фраза: «С уважением, команда компании Х». Можно что-то предложить – созвониться, встретиться. Не забудьте указать номер телефона, адрес почты и сайта для обратной связи.
Как оформляют информационные письма
Если информационное письмо будет отправлено традиционным способом в бумажном виде, для его написания используется фирменный бланк компании с водяными знаками и логотипом. Так организация выглядит солиднее в глазах адресатов. Кроме того, при каждой отправке нового письма не нужно прописывать реквизиты предприятия заново.
Если бланк отсутствует, письмо может быть оформлено на обычном листе формата А4. Оригинально и выигрышно смотрятся письма, написанные от руки каллиграфическим почерком.
При составлении информационного письма необходимо придерживаться стандартов ГОСТ:
- поля: справа 10 мм, слева 20 мм;
- верхние и нижние отступы от края листа;
- выравнивание текста по ширине;
- абзацы с отступами 1.25 см;
- при наличии разделов, у каждого должно быть название, которое указывается с отступом 1.25 см и выравнивается по ширине;
- размер межстрочного интервала 1-1.5;
- нумерование страниц письма, начиная со 2 листа (порядковый номер ставится сверху посередине с отступом от края в 10 мм);
- допустимо использование любого шрифта, но предпочтительнее Times New Roman № 13-14 или Arial № 12-13 (для заполнения таблиц используется шрифт № 9-10).
Несмотря на действующие рекомендации, строгих правил для оформления документа нет.
Как отправить письмо
Отправка бумажного информационного письма осуществляется через курьера или почту (заказным письмом с уведомлением о вручении). Для этого оно помещается в фирменный конверт организации, на котором должны быть указаны ее наименование, реквизиты и логотип. Если фирменный конверт отсутствует, используется обычный. Предпочтительно выбирать конверт того же оттенка, что и бумага, на котором напечатано само письмо. Желательно, чтобы конверт был прямоугольной формы.
Если письмо направляется по email, нужно придерживаться следующих правил:
- Обязательное указание темы письма. Фраза должна кратко излагать суть сообщения, чтобы адресату сразу было понятно, что он прочитает, открыв письмо. Можно использование интригующие заголовки, которые побудят пользователя заглянуть внутрь, например: «Отправляем инструкцию, как получить 30% скидку на заказ».
- Письмо должно отправляться с официальной почты компании или ее руководителя. Лучше, если в самом названии электронного адреса будет наименование предприятия, его сайта или фамилия руководства: MagazinYspeh@mail.ru, Ivanov_Yspeh@yandex.ru.
- Если своим информационным письмом вы отвечаете адресату, выделите его фразы, как цитаты для имитации диалога.
- Не прикрепляйте слишком много приложений, изображений, документов и иных материалов. Используйте только необходимый минимум.
- В конце электронного письма обязательно должна стоять подпись, контактные данные для обратной связи, адрес сайта.
Если планируется разослать электронные письма многим получателям, лучше автоматизировать процесс. Для этого существуют специальные сервисы, которые оформляют письма по шаблону (например, UniSender). Образец можно предоставить самостоятельно или скачать из каталога готовых форм на сайте бесплатно.
Еще один способ отправки – воспользоваться факсом или чатом в мессенджерах, социальных сетях. Этот вариант подходит, когда отношения между отправителем и получателем неформальные и такая переписка допустима.
Прежде чем направить информационное письмо, необходимо зарегистрировать его в журнале входящей/исходящей документации.
Общие правила для всех писем
Чтобы информационное письмо было максимально эффективным, придерживайтесь рекомендаций при его составлении и отправке:
- Любое информационное письмо должно быть написано грамотно с учетом всех письменных стандартов лексики, грамматики, пунктуации. Это важный момент, на который обращают внимание почти все руководители и уполномоченные лица. Если адреса обнаружит ошибки, он может не захотеть пользоваться вашим предложением, разочаруется в имидже всей компании в целом.
- Содержание письма должно отражать только особенности деятельности компании-отправителя (не должно быть данных о сторонних предприятиях).
- Письмо любого вида должно быть кратким, емким, лаконичным и полным. Проявите максимальную заботу о получателе, чтобы ему было удобно открывать и читать текст, а также реагировать на прочитанное (позвонить, прийти на встречу, скачать презентацию, приобрести товар или услугу).
- Всегда указывайте свои контакты в конце письма, чтобы получатель мог оперативно связаться с вами и не тратил свое время на поиск номера телефона или адреса.
Что запрещено указывать в письме
Несмотря на то, что информационное письмо составляется в свободной форме, есть несколько пунктов под запретом:
- грубый, развязный тон, бранные слова;
- оскорбления в чей-либо адрес;
- ложь, недостоверные, непроверенные данные (информационное письмо – это официальный документ, который имеет юридическую силу).
Помимо этого нежелательно писать текст слишком сухо, со сложной терминологией, обилием цифр, большим количество причастных и деепричастных оборотов. Избегайте «штампов», «клише», ведь ваша задача – заинтересовать получателя.
Заключение
Информационное письмо – официальный инструмент компании, с помощью которого она может доносить важную информацию до клиентов, сотрудников, партнеров, продвигает свои товары и услуги. Это не обязательный документ, но все крупные предприятия его используют.
Письмо может быть составлено в свободной форме, но лучше придерживаться установленных стандартов. Так можно сформировать положительное впечатление о компании и убедить получателя в необходимости совершить нужное действие – что-то купить, прийти на встречу. Информационное письмо отправляют по почту или по email.
Будьте кратки, придерживайтесь делового стиля, но не стоит излагать информацию слишком сухо, чтобы заинтересовать адресата.