Инвойс (англ. invoice) — это международное обозначение счёта на оплату, выдаваемого продавцом покупателю в качестве требования платежа. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках. Выписка документа указывает на то, что предмет сделки передан покупателю и у него появилась обязанность оплаты согласно указанным условиям.
Для получения оплаты за оказанные услуги от иностранных контрагентов недостаточно выставить обычный счёт. Международные стандарты предусматривают оформление инвойса.
Важно помнить, что инвойс нужен не в каждой внешнеэкономической сделке. Например, внутри Евразийского экономического союза (ЕАЭС) используют привычные счета на оплату и акты выполненных работ, то есть при расчетах между Арменией, Белоруссией, Казахстаном, Киргизией и Россией инвойсы не нужны.
В российской практике у инвойса нет аналогов. Часто его сравнивают со счётом-фактурой, хотя у этих документов разное назначение. Счёт-фактуру применяют для налогового контроля и отчёта по НДС. Инвойс на услуги необходим для валютного контроля, чтобы убедиться в законности получения оплаты.
Также нельзя сказать, что инвойс является иностранным вариантом классического счёта на оплату, применяемого в РФ. Если сравнивать международный и российский документооборот, то по юридической и бухгалтерской сути инвойс на услуги ближе всего к акту сдачи-приемки услуг.
В международной коммерческой практике различают два вида invoice: коммерческий инвойс и проформа-инвойс. Рассмотрим каждый из них более подробно.
Коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс (commercial invoice), или инвойс-фактура — это вариант товаросопроводительного документа, который служит основанием для оплаты.
При оказании услуг инвойс необходим для валютного контроля, чтобы подтвердить легальность получения денег из-за границы. Это обязательное требование ЦБ РФ.
Когда на ваш счет поступают деньги от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете. Далее у вас есть 15 дней, чтобы подтвердить сделку.
Состав пакета документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Когда сумма не превышает 200 тысяч рублей, действуют упрощенные правила. В этом случае достаточно заполнить электронную форму-отчёт и предоставить инвойс.
Если же сумма по сделке превышает 3 млн рублей при переводе или 6 млн рублей при получении, кроме инвойса потребуется предъявить договор. При этом банк ставит договор на учёт с присвоением уникального номера для контроля крупных сделок.
При оказании услуг иностранным контрагентам можно обойтись без составления и пересылки актов выполненных работ. Для этого в инвойс включают примерно следующую формулировку:
Полной либо частичной оплатой счёта-договора заказчик подтверждает, что нижеперечисленные условия договора исполнены в полном объёме с надлежащим качеством и в оговоренные сроки.
Если заказчик оплачивает услуги по invoice, следовательно, у него нет претензий и работа принята.
Проформа-инвойс
Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец услуг, если условия по сделке и величина оплаты ещё не согласованы. Оформление инвойса-проформы необходимо, если оказание услуги происходит до утверждения всех условий или клиент вносит частичную либо полную предоплату.
Например, иностранный заказчик заказал российскому веб-дизайнеру подготовку ряда материалов. Стороны ещё не договорились о полном объёме работ, но клиент хочет подтвердить серьёзность намерений и «забронировать место». Для этого он переводит предоплату в 500 долларов на основании proforma invoice, присланного веб-дизайнером.
От коммерческого инвойса проформа отличается отсутствием чётких условий. В документе необязательно указывать окончательные сроки и цифры. Кроме того, proforma не содержит требования об оплате, поэтому в ней может не быть реквизитов, если не предусмотрен аванс.
После согласования и утверждения всех условий сделки оформляют итоговый счёт — коммерческий инвойс.
Как правильно заполнить инвойс
Чтобы банк принял инвойс в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика, нужно верно заполнить документ.
При игнорировании инвойса или его несвоевременной отправке можно получить штраф до 100 % от суммы сделки за нарушение валютного законодательства.
Установленной формы invoice нет. Можно использовать любой вариант, важно лишь, чтобы в документе были указаны следующие сведения:
- Дата оформления и номер (опционально).
- Сведения о заказчике: ФИО клиента, наименование страны и компании, правовая форма компании, юридический и почтовый адрес.
- Предмет инвойса и количество услуг. В зависимости от требований заказчика указывают наименования услуг и их количество или название услуги и количество оплачиваемых часов.
- Детальное описание каждой позиции в указании предмета сделки.
- Цена и совокупная сумма сделки с обозначением валюты заказчика.
- Реквизиты банковского счёта исполнителя для оплаты и срок платежа.
- Порядок передачи предмета сделки покупателю.
- Подпись лица, которое выставляет инвойс.
- Штамп либо печать (при наличии).
Заполняет инвойс тот, кто оказывает услуги. Это может быть как ИП или ООО, так и физическое лицо. Статус заказчика также может быть любым. Все нюансы, связанные со статусом сторон, отражают в основном договоре по сделке.
Оформляют документ на языке заказчика — чаще на английском. Для услуг достаточно двух экземпляров — по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык. Поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском.
При описании услуги в инвойсе избегайте сокращений и общих фраз. Детально опишите услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая именно работа и в каком объёме выполнена и за что взимается оплата. Лучше всего, чтобы описание соответствовало описанию услуги в договоре. Обязательно укажите в документе количество оказанных услуг и стоимость единицы (услуги в целом или часа работы).
Для некоторых стран указание стоимости часа — обязательное условие. Поэтому посчитайте и пропишите стоимость часа работы и общее количество потраченных часов. Лишней информацией или ошибкой это не будет.
Пример описания услуги в invoice:
Name/Название: Consulting services/Консультационные услуги.
Description/Описание: Provision of consulting services for the assessment and selection of personnel/Оказание консультационных услуг по оценке и подбору персонала.
Cost of an hour of work/Стоимость часа работы: 50 USD.
The amount of hours/Общее количество часов: 30.
Если это возможно, в описании услуги укажите, что представляет собой итоговый результат. Например:
Создание макетов в формате .psd по техническому заданию, представленному заказчиком. Общее количество макетов — 10 (десять) штук.
Ошибки в инвойсе могут усложнить получение оплаты. При несоответствии документа требованиям банк просто «заморозит» средства до выяснения всех обстоятельств.
Образец инвойса на услуги
Найти пример инвойса на услуги в сети легко. Можно скачать готовый документ и по его подобию создать собственный invoice.
Пример готового инвойса для фрилансеров. Источник
Или скачать и заполнить шаблон invoice.
Можно найти шаблон инвойса в формате Excel, например, на Hloom. Для автоматического расчета итоговой суммы оплаты вам потребуется описать каждую услугу, указать количество часов и ставку за час.
Однако проще всего создавать инвойсы через специальные бесплатные генераторы: Logaster Invoice, Zoho Invoice, Invoice Templates. От вас потребуется лишь указать нужные данные. На их основе сервис автоматически сформирует счёт.
Главные мысли
Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного счета на оплату и требуется для предоставления на таможне.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк инвойса .docСкачать образец инвойса .doc
Кто оформляет документ
Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.
Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.
Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.
Для чего нужен инвойс
Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).
Правила составления инвойса
На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:
- реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
- те же данные об организации – получателе,
- список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.
Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.
К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.
Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.
Правила оформления инвойса
Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.
Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.
- Один из них кладется внутрь посылки,
- второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
- третий остается у отправителя,
- четвертый пересылается получателю,
- пятый и шестой – остаются у перевозчика.
Как проверить документ
Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.
Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.
В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.
Образец составления инвойса
- Вначале документа пишется дата отправки груза, а также номер документа (эта строка заполняется по необходимости).
- Далее вносятся сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество конкретного человека), а также реквизиты компании, которую он представляет (ее наименование, почтовый адрес, номер телефона для связи.)
- Далее указываются данные о получателе: тут все данные вносятся строго на языке того государства, в котором находится получатель.
- Следующие три строки содержат информацию о странах отправки, происхождения и получения груза – в русском экземпляре названия стран нужно вносить на русском языке, в иностранных копиях – на соответствующих стране получения языках.
- Далее в бланк сносится номер авианакладной и валюта страны, в которую отправляется груз.
- Сначала здесь вписывается порядковый номер, затем тип упаковки (коробки, банки, паллеты, контейнеры, бочки и т.п.).
- Далее идет полное описание каждого из товаров. Сюда нужно вносить максимально подробную информацию, в частности следует указывать:
- область использования (если это применимо к описанию товара),
- материал, из которого он изготовлен,
- количество,
- единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.п.),
- вес,
- стоимость в рублях за единицу и общую стоимость.
Последний показатель указывается в той валюте, которая прописана в контракте между сторонами.
- После этого в инвойс вписывается количество мест (оно соответствует количеству упаковок), а также цель отправки.
- Затем указывается вес груза и его общая стоимость (в рублях).
- В завершение документ необходимо подписать и поставить дату его заполнения.
Следует отметить, что эта часть документа в русском экземпляре заполняется на русском языке, в английском, соответственно, на английском (или на языке той страны, в которую отправляется груз).
Следующая часть документа касается собственно отправляемого товара.
- Что такое инвойс?
- Основные виды инвойса
- Как правильно заполнить инвойс
- Правила описания товаров
- Образцы инвойсов на русском и английском
- 5 правил проверки инвойса
- Что такое Инкотермс-2020?
Чтобы получить оплату за товар или услуги по международному договору, одного выставления счёта будет недостаточно. Согласно международным стандартам должен быть оформлен инвойс на услуги или продукцию. В этой статье мы разберём, что такое инвойс в таможне, рассмотрим пример инвойса, расскажем, как оплатить инвойс и познакомим с международными торговыми правилами Инкотермс.
Что такое инвойс?
Если организация не использует услуги таможенного представителя, то скорее всего, в её штате есть сотрудник с таможенным образованием, который может объяснить, что такое инвойс простыми словами.
Invoice это международный стандарт обозначения счёту на оплату. Этот документ продавец выставляет покупателю, обозначая свои требования по платежу. В счёт входят услуги, товары, их характеристики, условия контракта, сведения об его участниках.
Если продавец передал товар покупателю и выполнил все условия, то у последнего возникают обязанности оплаты по инвойсу. В Российской Федерации нет аналогов инвойс спецификации. Иногда документ похож на счёт-фактуру, но они сильно отличаются по назначению. Инвойс нужен для валютного контроля, а счёт-фактура для налогового.
После того, как разобрались, что такое инвойс, нужно разобраться с его основными видами.
Нужно запомнить, что invoice такой международный счёт на оплату. Его выставляет продавец, когда исполняет все свои обязанности перед покупателем.
Оформление транспортной документации
Заполните форму обратной связи, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.
Основные виды инвойса
Международная коммерческая практика определяет два вида документа.
Коммерческий инвойс — это сопроводительный документ, служащий основанием для оплаты услуг продавца покупателем. Такой инвойс для таможни необходим, чтобы подтвердить, что деньги за границей получены легально. ЦБ РФ говорит, что commercial invoice это обязательное условие для законности сделки. Когда на счёт продавца поступают деньги от иностранной компании, то они блокируются банком на транзитном счёте до тех пор, пока сделка будет не подтверждена.
Каждый банк устанавливает свой список документов, который также зависит от суммы контракта. Если сумма сделки меньше 200000 рублей, то её можно подтвердить по упрощённым правилам. Продавец заполняет форму-отчёт в электронном виде и предоставляет инвойс. Если сделка выше 3 млн рублей, то нужно ещё предъявить договор, который ставится банком на учёт и получает уникальный номер. Таким образом финансовая организация будет контролировать эту сделку.
Иногда можно не составлять и не пересылать акты выполненных работ иностранному партнёру. В этом случае в инвойсе должен быть пункт, где заказчик подтверждает исполнение условий договора исполнителем. Оплачивая услуги по счёт инвойс, заказчик принимает работу и не выставляет претензий.
Начинающие сотрудники отделов по внешнеторговым сделкам часто спрашивают, что такое проформа инвойс. Объясним, что Proforma invoice это инвойс на предоплату. Он выписывается продавцом тогда, когда между ним и покупателем не согласованы условия и сумма сделки. Его нужно оформлять в случае, когда исполнитель оказывает услугу до утверждения условий, или заказчик вносит предоплату.
В чём отличие проформы и инвойса коммерческого типа? В первой нет чётких условий. Там не всегда указывают конечные сроки и окончательные цифры договора. Проформа инвойс — это такой документ, где нет требований об оплате, реквизитов. Только когда исполнитель и заказчик согласуют все условия сделки, первый выставит коммерческий счёт.
Чтобы не запутаться, что такое счёт проформа и коммерческий инвойс, следует помнить — у первого вида нет конкретных условий, он нужен для предоплаты, бронирования услуг/товаров исполнителя. Второй — сопроводительный документ, по которому сторона отчитывается перед валютным контролем.
Как правильно заполнить инвойс
Чтобы банк принял документ, перевёл с транзитного счёта деньги на счёт исполнителя, последний должен знать, как заполнять инвойс. Если проигнорировать его, либо отправить позже установленного срока, то государство может составить штраф, равный сумме международного контракта.
Чётких правил, как сделать инвойс, нет. Можно использовать любой образец инвойса. При заполнении важно указать следующие данные:
- ФИО, страну, компанию, её правовую форму, юридический и почтовый адреса.
- Дату составления и номер инвойса.
- Его предмет и услуги.
- Точная информация по всем позициям.
- Банковский счёт исполнителя, срок платежа.
- Цену и валюту.
- Способ передачи предмета договора.
- Подпись человека, выставляющего договор.
- Печать организации, если есть.
Инвойс может заполнить ЮЛ, ФЛ, ИП. Самый частый язык оформления — английский. Документ составляется в двух экземплярах, по одному на продавца и покупателя. Но рекомендуется сделать пять копий, которые могут затребовать разные службы.
Чтобы банк принял инвойс и провёл оплату за услуги, нужно правильно составить документ. Единого образца нет, важно учесть перечисленные пункты.
Правила описания товаров
Описывая услугу, не нужно сокращать слова и использовать общие фразы. В документе всё должно быть детально описано. Желательно, чтобы такой инвойс, выставленный продавцом, совпадал по описанию с договором. Международный счёт должен содержать количество услуг и стоимость каждого товара/час работы. Из-за ошибок оплата может затянуться, а банк «заморозит» деньги до выяснения обстоятельств.
Если отечественная компания предоставляет обучение сотрудников иностранной фирмы русскому языку, то в документе указывается:
- в названии — обучение русскому языку/ teaching Russian;
- в описании — обучение русскому языку для совершения внешнеэкономических сделок с российскими компаниями/Russian language training for foreign economic transactions with Russian companies;
- в стоимости часа работы — 80 USD;
- в общем количестве часов — 500.
Характер услуги, стоимость, количество часов лучше списывать с текста договора. Нельхя сокращать и указывать общую информацию. Всё должно быть детально расписано, чтобы у проверяющих органов было меньше вопросов.
Образцы инвойсов на русском и английском
На нашем сайте вы можете посмотреть, как выглядит инвойс. Здесь можно скачать invoice образцы на русском и английском языках.
- Бланк заполнения инвойса на русском и английском языках
- Бланк заполнения инвойса на английском языке
- Заполненный образец
5 правил проверки инвойса
Следует помнить, что офф инвойс — это обязательный документ, который нужен для сделок. Чтобы транзакция прошла успешно, а валютный контроль не задавал лишних вопросов, нужно тщательно проверить международный счёт на:
- наличие оригинала и пяти копий;
- полноту описания товара. Если отсутствуют нужные данные, то доработать инвойс;
- стоимость товара. Она должна быть выражена в валюте определённого государства;
- пункт с объявленной ценностью. В документе должна быть её разбивка и общее значение;
- факт наличия подписи продавца. Этот пункт проверяется покупателем.
Оформление транспортной документации
Заполните форму обратной связи, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.
Что такое Инкотермс-2020?
В Инкотермс 2020 входят унифицированные правила, применяемые в мировой торговле. Они фиксируют права и обязанности каждой стороны договора. Правила являются аббревиатурами внешнеторговых терминов, которые отражают мировую коммерческую практику.
Само слово переводится с английского, как «международные коммерческие правила». Их история начинается с 1936 года, когда опубликовали первую редакцию. До 1980 года правила несколько раз редактировались. Но с этого момента страны договорились редактировать и обновлять Инкотермс каждые 10 лет. Последний раз он менялся в 2020 году.
Этими правилами нельзя заменить внешнеторговый контракт. С их помощью таможенные представители могут сократить или упростить его. В этих условиях не прописаны переход права собственности, стоимость товара и оплата. Задача Инкотермса — фиксировать распределение обязательств и финансовых расходов между участниками внешнеэкономического договора. Сюда входит оплата перевозки, страховка, работа с таможней, разные платежи и другие условия, которые должны согласовать между собой стороны.
В последней версии не произошло почти никаких изменений, поэтому декларантам будет ориентироваться во внешнеторговых сделках. Правила делятся на несколько групп: отгрузку, доставку, основные перевозки, оплаченные продавцом или покупателем.
Рассмотрим подробнее каждое из 11 правил:
- EXW — Ex Works («Франко завод»). Правило означает исполнение обязательств продавцом в тот момент, когда он фактически передаёт покупателю свой товар. Передача может происходить на складе, торговой площадке и напоминает самовывоз. Продавец должен помочь с осуществлением таможенного оформления, но других действий делать не обязан. Все риски ложатся на покупателя. Ограничений по виду транспорта нет. Цена означает стоимость по инвойсу, включающую в себя конечную стоимость груза без доставки и таможенного оформления.
- FCA — FreeCarrier («Свободный перевозчик»). Согласно статистике, почти половина всех товаров отгружается на этих условиях. По этому правилу продавец исполнил свои обязательства, если передал покупателю товар, загруженный на определённый транспорт в указанном месте и выпущенный таможенным органом в рамках экспорта. Все затраты несёт продавец, покупатель занимается только импортным оформлением. Можно выбрать любой транспорт. Продавец должен выставить инвойс, в цену которого входит стоимость груза вместе с экспортным оформлением и уплаченными пошлинами, но без доставки.
- CPT — Carriage Paid To («Перевозка оплачена до»). Работа продавца считается выполненной в тот момент, когда он передаёт перевозчику товару, которую выпустила таможня в рамках экспорта. Все расходы до пункта назначения оплачивает продавец, и разгрузку и таможенную процедуру импорта — покупатель. Стороны могут выбрать любой вид транспорта. Цена CPT включает все затраты на продукцию, её полную стоимость, кроме расходов на разгрузку.
- CIP — Carriage and Insurance Paid to («Перевозка со страховкой оплачены до»). Процедура похожа на предыдущую CPT, но в обязанности продавца входит ещё страховка продукции. Для данной процедуры подходит любой транспорт. Цена включает в себя все расходы, включая страховку. Но в стоимость не входит разгрузка.
- DPU — Delivered Named Place Unloaded («Поставка до места разгрузки»). Обязательства продавца по контракту прекращаются тогда, когда он доставляет товар до назначенного места, проводит экспортную таможенную процедуру, уплачивает необходимые пошлины и сборы. Покупатель только отвечает за импортное оформление. Правило появилось вместо DAT в последней версии Инкотермса. Раньше местом доставки был только терминал, а сейчас может быть любая локация. Ограничений по виду транспорта нет. В цену такой счёт фактуры инвойса входит стоимость товара, таможенное оформление, ввозные пошлины, доставка. Это единственное правило, где продавец сам осуществляет разгрузку.
- DAP — Delivered At Point («Поставка в пункте»). Обязательства продавца по международному контракту будут выполнены в том случае, если он передаст покупателю товары, которые к выгрузке в определённом месте. Груз должен быть выпущен таможней. В расходы покупателя входят только разгрузка и импортное оформление. Грузы можно перемещать любым транспортом. Цена по этому условию включает окончательную стоимость товара вместе с экспортным оформлением, уплаченными пошлинами, доставкой.
- DDP — Delivered Duty Paid («Поставка с оплаченной пошлиной»). Продавец должен передать груз, готовый к выгрузке и прошедший ввозные и вывозные процедуры в таможне, покупателю. Все затраты, кроме разгрузки, ложатся на плечи продавца. Товары можно перевозить любым транспортом. В цену входят окончательная цена товара, таможенная очистка, пошлины и налоги, доставка.
- FAS — Free Alongside Ship («Свободно вдоль борта судна»). Обязанности продавца исполнены, когда он передал груз покупателю, разместив его вдоль судового борта и пропустив его через процедуру экспорта. Покупателю придётся загружать груз, транспортировать его, оплачивать импортные пошлины. Используется только в речных и морских перевозках и является одним из старейших правил. Цена on invoice состоит из конечной стоимости груза, экспортного оформления и транспортировки до порта отгрузки, а также разгрузка на причале.
- FOB — Free On Board («Свободно на борту»). Обязанности продавца считаются выполненными, когда он передаст покупателю товары, размещённые на судне и выпущенные таможенным органом. Условия применимы для морских и речных перевозок. Груз должен полностью находиться на судне. Покупателю остаётся разгрузить, доставить товар и заплатить импортные пошлины. Цена условия включает в себя полную стоимость продукции, транспортировку до порта отгрузки и экспортное оформление.
- CFR — Cost And Freight («Цена и фрахт»). Продавец обязан передать покупателю груз, который размещён на корабле и выпущен таможней. Обязанности по фрахту остаются на продавце, а покупатель оплачивает импортные пошлины и разгрузку при прибытии. В оплату инвойса входят конечная цена продукции, экспортное оформление, ввозные пошлины, доставка до порта назначения.
- CIF — Cost Insurance And Freight («Фрахт вместо со стоимостью и страхованием»). Термин похож на CFR, но в обязанность продавца входит также страховка продукции. Она добавляется к общей цене CIF.
Для того, чтобы партнёрам внешнеэкономических сделок было легче разделять обязанности по отгрузке, разгрузке, страховке, доставке и т.п., в 1936 году разработали свод правил. С 1980 года они меняются раз в 10 лет. Согласно последней редакции Инкотермс от 2020 года их 11 штук.
Бизнесу
Что такое инвойс на услуги
Текст изменился / 27 декабря 2022
Инвойс, выставленный продавцом, – что это? Счет-фактура, платежный документ или товарная накладная? Все и сразу, но только для экспорта. В статье расскажем, почему ошибки и просто расхождения в данных могут затянуть растаможку на целый месяц.
- Определение
- Виды инвойсов
- Как оформить инвойс
- Как составить опись товара
- Инвойс на специфические товары
Определение
Инвойс – это документ, объединяющий функции товарной накладной, акта выполненных работ и счета на оплату; он подтверждает цену и государство, где был произведен продукт. С английского invoice так и переводится – счет.
Часто документ путают с привычным для отечественной практики счетом-фактурой, но между ними есть существенные различия: счет-фактура нужна для учета налогов и формируется при заключении сделок внутри страны, а инвойс – часть пакета необходимого для сопровождения товара при внешнеторговой сделке и нужен для таможенного учета.
Особенности:
- составитель – продавец;
- язык – английский (или государственный язык той страны, куда вы отправляете товар);
- форма – произвольная, в виде текста или таблицы;
- содержание – точные данные об отправляемых изделиях, производителе, цене, продавце.
Перевод инвойса можно заказать в бюро переводов, которое специализируется на экономической документации, – так меньше шансов допустить ошибки или по-разному перевести одно и то же наименование. Заверить перевод также можно в бюро.
Заказывая перевод, уточните требования к сопроводительным бумагам для ввозимой продукции в той стране, куда вы отправляете. Где-то на таможне требуют предоставлять данные на государственном языке, где-то достаточно перевода на английский.
У руководителя компании всегда много забот: контролировать производство, вовремя выполнять обязательства, вести документацию. Доверьте отчетность надежному партнеру – Совкомбанку.
Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.
Виды инвойсов
Существует два варианта инвойсов.
- Инвойс-проформа – содержит описание и счет на оплату, поставщик направляет его покупателю для согласования. Проформу направляют заказчику, если предметы или услуги предоставляют по предоплате или в дар (например, в рамках благотворительной помощи). После согласования всех деталей формируют коммерческий инвойс.
- Коммерческий инвойс (инвойс-фактура) – бумага, сопровождающая товар для внешнеторгового договора, по ней производится фактическая оплата. Коммерческий счет требуется для формирования экспортной декларации, по нему производится платеж.
В проформе можно указать предварительные данные, а в окончательном варианте – изменить количество или уточнить модификацию изделия. В финальном документе (фактуре) все данные должны строго соответствовать тому, что отправлено.
Как оформить инвойс
Катерина – владелица небольшого ателье, она шьет детскую и женскую одежду. Недавно женщина заключила договор с владельцем магазина в Ереване, теперь она будет регулярно поставлять небольшую партию товаров за рубеж.
Для покупки партии от Катерины Георгий взял в банке кредит для бизнеса, он рассчитал, сколько времени потребуется на транспортировку, растаможку и реализацию товара.
Но Катерина неточно оформила сопроводительные документы, и товар задержался на таможне. Значит, первые взносы по кредиту Георгию придется выплачивать из собственных средств, так как продавать товар он начнет не раньше чем через месяц.
Бывает, что бизнесу нужно немного помочь – рассчитаться по срочным обязательствам, выйти из форс-мажорной ситуации. На помощь придет Совкомбанк и программы кредитования для бизнеса.
Не хватает денег, чтобы пополнить оборотные средства или исполнить контракты? «Легкий кредит» от Совкомбанка поможет решить эти проблемы. Оформите с пятикратной выгодой в несколько кликов до 5 млн рублей и с оценкой кредитоспособности до 15 минут.
Избежать трудностей оформления поможет инструкция.
Законодательно инвойс не формализован, то есть вы можете оформить его в любом виде: напечатать на бланке А4, заполнить в Excel или от руки, распечатать заполненный.
Что обязательно вписывают в бланк:
- дату отправления;
- фамилии и имена, адреса продавца и покупателя;
- номер накладной для авиаперевозок;
- данные импортера, если отправление получает другая компания или лицо;
- страну происхождения продукции;
- наименование принимающего государства;
- опись товаров;
- дату составления;
- подписи составителя и продавца;
- реквизиты банка и данные о платеже: номер счета, срок оплаты, название, адрес и код банковской организации, номер координационного счета;
- реквизиты получателя.
Важно: расхождения в бумагах, сопровождающих сделки с участием зарубежных покупателей, могут привести к дополнительным проверкам.
Что указать при описании товара:
- перечень всех экспортируемых предметов;
- их наименование;
- формальные характеристики: модель, артикул, серийный номер и др.;
- точное количество, код по товарной номенклатуре;
- стоимость каждого экземпляра;
- вес, объем и другие характеристики;
- количество отправленных предметов, цена каждого и общая стоимость;
- страна-производитель продукции.
Данные должны соответствовать указанным в спецификации к контракту ВЭД и экспортной декларации.
Допустимо включить следующую информацию о транспортировке:
- стоимость услуг перевозки;
- цену страховки;
- стоимость упаковки и маркировки;
- размер налогов, которые должен оплатить продавец.
Как составить опись товара
Опись – это исчерпывающие данные обо всех перевозимых изделиях.
Что входит в описание продукта/товара:
- наименование (без сокращений);
- артикул (если есть);
- информация о документах на экспорт, дата выдачи (бланк заказа, договор поставки);
- назначение вывозимых предметов;
- количество;
- номера по списку ВЭД (опционально);
- тип упаковки;
- вес (с уточнением единиц измерения);
- цена за один экземпляр;
- количество мест.
Что учесть: идентичные продукты вносятся в перечень один раз, в графе количество указывается число; одинаковые изделия, отличающиеся серийными номерами, также вписываются один раз, в специальной графе переписываются все номера.
Названия, количество, стоимость экспортируемых продуктов вписывают в опись без изменений по данным контракта на поставку.
Важно: если покупатель будет оплачивать счет в валюте своей страны, а в договоре указана, например, валюта страны-производителя, то продавец должен прописать, по курсу на какой день будет рассчитываться финальная сумма к оплате. Для экспорта из России указывают код ОК 014-2000 (Общероссийский классификатор валют).
Какие документы нужны для таможенного оформления
Инвойс на специфические товары
Если планируете экспортировать биообразцы, текстиль, химвещества (отдельные продукты и моющие средства), настенные или напольные часы, то изучите, какие специальные характеристики указывают в инвойсе.
- Биологические образцы – укажите тип образцов (растительного, животного или человеческого происхождения), цель посылки (исследования, медицина и др.), тип перевозки (вакуум, заморозка, перевозка в сухом льду), период хранения. Для этого вида товаров потребуется разрешение на экспорт (впишите номер).
- Текстильная продукция – распишите точный состав, тип плетения, назначение (одежда, бельевые изделия, материалы для рукоделия). Если отправляете образцы для демонстрации, сделайте пометку Samples – Not for resale (перевод – «Образцы, не для перепродажи»).
- Химвещества – впишите наименование, подробно опишите его. Для этой группы необходимо подтверждение, что вывозимые продукты не входят в перечень веществ, подлежащих контролю (по нормам TSCA).
- Часы – отметьте цену всех составляющих (корпус, стрелки, гальванические камни).
Инвойс объединяет функции товарной накладной , акта выполненных работ и счета на оплату. Заполняют бумагу на английском языке или переводят на государственный язык принимающей стороны.
Для тех, кто ценит свое время
Подпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.
Хотите лучше управлять деньгами и постичь финансовый дзен?
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Анна Молчанова
Доступно пишу о финансовых возможностях, которые помогают жить лучше и интереснее. Рассказываю про осознанный подход к деньгам.
Создать инвойс онлайн
Создать счет на оплату онлайн. Просто введите свои данные и получите счет в формате PDF, Word
Создатель инвойсов онлайн
Легко создавайте инвойсы для вашего бизнеса онлайн. Бесплатный онлайн конструктор инвойсов позволяет создавать профессионально выглядящие инвойсы за считанные минуты.
Инвойс — это документ, который предприятия используют для запроса оплаты от своих клиентов. Он включает такие детали, как предоставляемые продукты или услуги, стоимость и условия оплаты. Инвойсы используются в различных отраслях и операциях, включая розничную торговлю, услуги и онлайн продажи.
Не тратьте время на выставление инвойсов вручную или оплату дорогостоящего программного обеспечения для выставления инвойсов. Попробуйте этот генератор инвойсов прямо сейчас и убедитесь, насколько простым и эффективным может быть выставление инвойсов! Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, фрилансером или подрядчиком, это приложение упростит процесс выставления инвойсов.
С помощью нашего онлайн конструктора инвойсов вы можете:
- Создайте шаблон инвойса только один раз и сгенерируйте столько инвойсов, сколько вам нужно позже
- Редактируйте текст любого поля, которое вы видите в веб-форме
- Укажите свои имена полей вместо стандартных
- Настройте инвойсы с вашим логотипом
- Воспользуйтесь функцией расчета налога
- Отправляйте инвойсы напрямую своим клиентам по электронной почте
Создайте инвойс онлайн с помощью шаблона
Ускорьте выставление инвойсов, сохраняя данные в файлах JSON на вашем устройстве и повторно используя эти данные позже. Если вы хотите создавать аналогичные инвойсы, вам нужно всего лишь изменить несколько текстовых полей, таких как номер инвойса, дата, информация о продукте и услуге. Нажмите кнопку ‘Экспорт данных’, чтобы сохранить данные из веб-формы в текстовый файл JSON. Чтобы импортировать данные обратно в веб-форму, нажмите кнопку ‘Импорт данных’ и укажите соответствующий файл JSON на вашем устройстве.