Как составить кадровый архив

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Системный подход (подготовка номенклатуры дел и выбор помещения, экспертиза ценности и закупка стеллажей) к созданию архива здесь исключен: один секретарь вряд ли «потянет» и работу в приемной, и полноценный архив, да и ресурсы, скорее всего, ему предоставлены самые скромные. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу.

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ АРХИВА

В первую очередь секретарю понадобятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – Правила 2015). В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел.

Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[2] (далее – Перечень 2010) и по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[3] (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМО ОБРАБАТЫВАТЬ?       

Скорее всего, о порядке хранения документов работники отдела кадров знают только приблизительно. В лучшем случае они могут определить, какие документы хранятся 50 лет, а какие – 5. Возможно, секретарю просто укажут на несколько десятков папок-регистраторов с приказами и другими документами за несколько лет.

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем[4]. Это не только приказы. Кроме них предстоит привести в порядок:

• личные карточки уволенных работников;

• личные дела уволенных работников;

• трудовые договоры уволенных работников и дополнительные соглашения к ним (выделяются в отдельное дело, если не ведутся личные дела).

Все перечисленные документы хранятся 50 лет, если завершены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет, если закрыты ранее[5]. Исключение – приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, которые хранятся 5 лет (ст. 19-б(2) Перечня 2010).

Наведение порядка в документах начинается с разделения их по видам. Приказы необходимо поместить к приказам, так же отдельно расположить личные карточки, личные дела и все остальные документы. После этого документы внутри каждого вида разделяются по годам.

Приказы

Приказ по личному составу – основной вид документа, который нам предстоит обрабатывать. Именно в приказах фиксируются решения работодателя относительно каждого работника. Именно приказам при приеме их в государственный архив на хранение уделяется особое внимание.

Мы уже отделили приказы от остальных документов и распределили их по годам. Следующий шаг – разделить их по сроку хранения.

Как мы установили выше, большинство приказов по личному составу хранится 50 (75) лет, и только некоторые – 5 лет.

Следующее разделение приказов – по категориям. Оптимальным с точки зрения архивного хранения документов считается следующий перечень дел с приказами по личному составу:

• приказы о приеме работников;

• приказы о переводе работников;

• приказы об увольнении работников;

• приказы по личному составу (все остальные приказы со сроком хранения 50 (75) лет);

• приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (т.е. все приказы со сроком хранения 5 лет).

Выделение приказов о приеме, переводе и увольнении в отдельные дела объясняется тем, что это самые востребованные категории приказов. Кроме того, эти документы отражают важнейшие события в карьере работника.

Наконец, прежде чем обрабатывать приказы для архивного хранения, следует удалить из дел служебные записки и заявления работников, т.е. основания к созданию документа. Часто кадровики любят прикреплять их прямо к приказам. Это, возможно, очень удобно для поиска, но основания должны храниться отдельно. Если организация ведет личные дела работников, то оригиналы заявлений помещаются в них. Если личных дел нет, придется заводить отдельное дело «Основания к приказам по личному составу».

Приказы помещаются в дело в хронологическом порядке: от 1 января к 31 декабря, в соответствии с присвоенными номерами. Вполне возможно, что в номерах приказов из-за разделения их по делам получится беспорядок. В этом случае приказы располагаются в порядке возрастания номеров за конкретный день.

Поскольку дата – один из важнейших реквизитов документа по личному составу (она точно устанавливает день, когда работник был принят, уволен или отправился в отпуск), то и ориентироваться следует на нее, а не на номер.

Личные карточки

Личная карточка работника, создаваемая обычно по форме № Т-2, – обязательный документ.

Карточка заводится в день поступления работника на работу, а закрывается в день его увольнения.

Дело «Личные карточки уволенных работников» формируется в организации ежегодно – если, конечно, за этот год кто-то увольнялся.

Если организация ведет личные дела, то до увольнения работника его личная карточка может лежать в его личном деле.

Личные карточки удобно формировать в тома, а не хранить по отдельности. В каждом томе личные карточки размещаются по алфавиту фамилий работников.

Если организация большая и движение работников объемное, то за один год личных карточек уволенных работников может накопиться больше, чем помещается в один том (напомним, что один том состоит из 250 листов, при его толщине не более 4 см). В этом случае деление на тома происходит тоже по алфавиту, например: «Личные карточки работников. Том 1. А – М», «Личные карточки работников. Том 2. Н – Я».

Личные дела

Коммерческие организации ведут личные дела добровольно. В обязательном порядке их ведут только на госслужащих, а также если эта обязанность возложена на организацию отраслевым нормативным правовым актом или вышестоящей организацией.

Шаг 1. Составляем номенклатуру дел отдела кадров

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье. 

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив?

Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. Так, если в организации архивирование еще ни разу не проводилось, а срок ее деятельности составляет уже несколько лет, одного сотрудника может быть попросту недостаточно, чтобы обработать весь массив документов.

В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.

Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров.

Какие документы подлежат архивированию?

В ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом. Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций». В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба.

Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:

• трудовые договоры — 75 лет,
• личные дела сотрудников — 75 лет,
• документы о премировании — 5 лет.

В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников. После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение.

Куда передаются документы из отдела кадров?

Под архивом могут пониматься:

• специализированные учреждения, где собираются документы федерального, регионального или местного значения;
• отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов.

Если в компании документооборот большой, то в ней учреждается архив, куда из всех подразделений сдаются на хранение документы. Если в организации отдельного архива нет, может быть принято решение подписать договор со специализированным учреждением, куда и будут в дальнейшем передаваться документы.

В то же время есть ряд документов, имеющих статус не просто архивных, а документов Архивного фонда РФ. Такой статус по закону получают документы, имеющие особую ценность для общества и государства (ст. 3 ФЗ «Об архивном деле»). Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением (ч. 7 ст. 6 ФЗ «Об архивном деле»).

При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение.

В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение. Этим может заниматься и ликвидатор (ликвидационная комиссия), но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. к. иначе их не примут на хранение.

Что включает в себя подготовка дел к архивированию?

Как будут подготавливаться документы для передачи в архив организации, решается индивидуально. Так, в одних случаях в структурных подразделениях проводится минимальная работа по сбору и систематизации документации, после чего уже в архиве ответственные сотрудники проводят все необходимые работы по определению документов на хранение; в других же составление подробной описи передаваемых дел может требоваться уже от самих подразделений.

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года:

• каждое дело формируется в соответствии с номенклатурой;
• дела, в которые входят документы со сроком хранения более 10 лет, подшиваются и нумеруются;
• при необходимости составляются внутренние описи;
• в конце каждого дела прикрепляется лист-заверитель;
• оформляются обложки дел;
• составляется опись всех передаваемых в архив дел.

Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Таким образом, процедура архивирования подразумевает, что кадровые документы пройдут экспертизу, в рамках которой будет определена их ценность и необходимость дальнейшего хранения с указанием сроков, и все отобранные для хранения документы будут систематизированы и учтены. Уже на этапе архивации документов внутри компании необходимо так построить работу в этом направлении, чтобы сформированные дела отвечали требованиям законодательства в сфере архивного дела. Только тогда при дальнейшей передаче дел в архивные учреждения не нужно будет совершать дополнительных действий по их оформлению.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, N 11

ОРГАНИЗУЕМ АРХИВНУЮ РАБОТУ В ОТДЕЛЕ КАДРОВ

«Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», — гласит Закон. Как же создать архив?

Каждый из нас знает, насколько важно обеспечить сохранность документов, но не каждый имеет представление о том, как это можно сделать. Поговорим об этом подробнее.

Думается, начать надо с изучения законодательства об архивах. Сюда относятся:

— Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010);

— Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (ред. от 24.03.2011);

— Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

— Приказ Минкультуры России от 23.10.2007 N 1294 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по согласованию перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел»;

— Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 26;

— Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;

— Постановление ФКЦБ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Какие архивы бывают

Словарь кадрового делопроизводства. Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Цель создания архива в организации — это своевременный прием архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечение их учета, сохранности, упорядочения и использования.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

— центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

— центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

— объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

— архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

До начала формирования архива важно определиться, каковы будут задачи и функции архива, и согласовать с руководством этот вопрос.

Основными задачами архива организации, как правило, являются:

— комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

— учет и обеспечение сохранности документов;

— создание научно-справочного аппарата к документам архива;

— использование хранящихся в архиве документов;

— подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с установленными сроками и требованиями.

В целях выполнения основных задач архив на практике осуществляет следующие функции:

— принимает документы структурных подразделений организации;

— учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

— создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

— организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

— проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

— осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;

— организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

— оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

— участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

Комплектование архива и состав документов,

подлежащих передаче в архив

Комплектование архива включает три этапа:

1. Определение источников комплектования архива.

2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив.

3. Организация передачи документов в архив.

Словарь кадрового делопроизводства. Комплектование архива организации — это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Архив организации комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Вместе с тем в архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Меры по обеспечению сохранности документов

Перед тем как принимать документы на хранение, важно правильно выбрать место для их надежного хранения и обеспечения их сохранности на продолжительное время. Нужно знать, что в архивной работе недопустимы полумеры. Требуется создать целую систему мер обеспечения сохранности документов.

Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видов документов, характерную для конкретного архива.

Требования к зданиям и помещениям архива

Далеко не каждое помещение может служить архивом. Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях либо отдельных помещениях здания. В идеале специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение, отвечающее перечисленным ниже требованиям. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Не допускается хранение документации в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

Архив должен включать помещения различного типа. Но допускается многофукциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

К помещениям основного назначения архива относятся:

— хранилища для хранения документов;

— помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;

— помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

— рабочие комнаты сотрудников архива.

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. Такие помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 — 3-кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого создаются специальные режимы.

Световой режим

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20 — 50 лк (люкс), на рабочих столах — 100 лк (люкс).

Температурно-влажностный режим

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов: температура — 17 — 19 град. Цельсия, относительная влажность воздуха — 50 — 55%; для пленочных материалов: черно-белых — 15 град. Цельсия и 40 — 55% и цветных — 2 — 5 град. Цельсия и 40 — 55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — 15 — 20 град. Цельсия и 50 — 65%.

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 — 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — ежедневно.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Санитарно-гигиенический режим

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Обратите внимание: в помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

Охранный режим

Охранный режим — важная составная часть системы защиты. Он обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях — другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива должен осуществляться только по специальным пропускам в установленном порядке.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т. п.).

Размещение документов в хранилище

Документы в хранилищах должны размещаться в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, которую желательно разместить сразу в нескольких местах.

Важно позаботиться о мебели. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон — с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Вы когда-нибудь обращали внимание, как оборудованы помещения библиотеки? Эти наблюдения вам пригодятся при оборудовании помещения архива предметами мебели.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с такими нормами:

— расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;

— расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;

— расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — 75 см;

— расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;

— расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т. п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов: бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения — в связках.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Размещение документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Формат A6 (148×105 мм)│

│ (Лицевая сторона)│

│ │

│__________________________ │

│(Наименование организации) │

│ │

│ КАРТОЧКА │

│ постеллажного топографического указателя │

│ │

│СТЕЛЛАЖ N ______________ ХРАНИЛИЩЕ N _______________ │

│┌───────┬────────┬────────┬───────────────┬────────────────┬────────────┐│

││ Шкаф N│ Полка N│ Фонд N │ Опись N (н/д) │ Дела с N _____ │ Примечание ││

││ │ │ │ │ по N _________ │ ││

│├───────┼────────┼────────┼───────────────┼────────────────┼────────────┤│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 ││

│├───────┼────────┼────────┼───────────────┼────────────────┼────────────┤│

││ │ │ │ │ │ ││

│└───────┴────────┴────────┴───────────────┴────────────────┴────────────┘│

│ │

│ (Оборотная сторона)│

│ │

│┌───────┬────────┬────────┬───────────────┬────────────────┬────────────┐│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 ││

│├───────┼────────┼────────┼───────────────┼────────────────┼────────────┤│

││ │ │ │ │ │ ││

│└───────┴────────┴────────┴───────────────┴────────────────┴────────────┘│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│__________________________ │

│(Наименование организации) │

│ │

│ КАРТОЧКА │

│ пофондового топографического указателя │

│ │

│ФОНД N _______________ ХРАНИЛИЩЕ N _______________ │

│Название фонда __________________________________________________________│

│_________________________________________________________________________│

│_________________________________________________________________________│

│┌─────────────┬────────────────┬──────────┬───────┬────────┬────────────┐│

││ Опись N │ Дела с N _____ │ Стеллаж N│ Шкаф N│ Полка N│ Примечание ││

││ │ по N _________ │ │ │ │ ││

│├─────────────┼────────────────┼──────────┼───────┼────────┼────────────┤│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 ││

│├─────────────┼────────────────┼──────────┼───────┼────────┼────────────┤│

││ │ │ │ │ │ ││

│└─────────────┴────────────────┴──────────┴───────┴────────┴────────────┘│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Порядок выдачи дел из хранилищ

Иногда возникает необходимость выдачи дела из архива. Как правильно это сделать?

Дела выдаются из хранилищ:

— для использования работниками организации;

— для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;

— во временное пользование для других организаций;

— для проведения архивных работ с документами;

— для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий: одного месяца — для использования работниками организации, для использования документов в читальном зале; 3 месяцев — во временное пользование для других организаций; 6 месяцев — для экспонирования документов.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

— заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации;

— актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям или для экспонирования документов;

— заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Формат A5 (148×210)│

│ (Лицевая сторона)│

│ │

│__________________________ │

│(Наименование организации) │

│__________________________ │

│ (Название архива) │

│ │

│ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу дел │

│ Руководитель архива │

│__________ N _____________ (зав. читальным залом) │

│__________________________ │

│ (место составления) Подпись Расшифровка │

│на выдачу документов подписи │

│ │

│ Дата │

│ │

│_________________________________________________________________________│

│ (фамилия и инициалы исследователя; работника структурного подразделения)│

│_________________________________________________________________________│

│ (тема исследования) │

│ │

│┌──────┬───────┬─────────┬─────────┬──────────────┬─────────────────────┐│

││Фонд N│Опись N│Ед. хр. N│Заголовок│ Расписка │ Расписка сотрудника ││

││ │ │ │ ед. хр. │пользователя в│ читального зала в ││

││ │ │ │ │ получении │ приеме ││

│├──────┼───────┼─────────┼─────────┼──────────────┼─────────────────────┤│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 ││

│├──────┼───────┼─────────┼─────────┼──────────────┼─────────────────────┤│

││ │ │ │ │ │ ││

│└──────┴───────┴─────────┴─────────┴──────────────┴─────────────────────┘│

│ │

│ (Оборотная сторона)│

│ │

│┌──────┬───────┬────────┬─────────┬──────────────┬──────────────────────┐│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 ││

│├──────┼───────┼────────┼─────────┼──────────────┼──────────────────────┤│

││ │ │ │ │ │ ││

│└──────┴───────┴────────┴─────────┴──────────────┴──────────────────────┘│

│Подпись исследователя │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов — выдачи дел работникам организации; выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Примерная форма

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│__________________________ │

│(Наименование организации) │

│ │

│ КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N _____ │

│ │

│ Начата ___________ │

│ Окончена _________ │

│ Формат A4 (210×297) │

│ Форма титульного листа книги выдачи документов │

│┌───┬──────┬──────┬───────┬─────────┬──────┬─────────┬────────┬───────────┬──────────┐│

││ N │ Дата │Фонд N│Опись N│Ед. хр. N│ Кому │ Расписка│ Дата │ Расписка в│Примечание││

││п/п│выдачи│ │ │ │выдано│ в │возврата│возвращении│ ││

││ │ │ │ │ │ │получении│ дела │ дела │ ││

││ │ │ │ │ │ │ дела │ │ │ ││

│├───┼──────┼──────┼───────┼─────────┼──────┼─────────┼────────┼───────────┼──────────┤│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 ││

│├───┼──────┼──────┼───────┼─────────┼──────┼─────────┼────────┼───────────┼──────────┤│

││ │ │ │ │ │ │ │ │ │ ││

│└───┴──────┴──────┴───────┴─────────┴──────┴─────────┴────────┴───────────┴──────────┘│

│Итого в ____ году выдано из хранилища N ______________________________________ ед. хр.│

│ (цифрами и прописью) │

│Наименование должности работника, Подпись Расшифровка │

│составившего итоговую запись подписи │

│ │

│Дата │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие — до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве организации, другой — выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│__________________________ │

│(Наименование организации) │

│ │

│ АКТ │

│ │

│__________ N _____________ │

│__________________________ │

│ (место составления) │

│о выдаче дел во временное пользование │

│ │

│__________________________ │

│(наименование организации, │

│ее адрес, почтовый индекс) │

│ │

│ Основание ___________________________________________________________│

│_________________________________________________________________________│

│ Для какой цели выдаются дела ________________________________________│

│ Выдаются следующие ед. хр. из фонда N _______________________________│

│ (название фонда) │

│ │

│┌───┬───────┬─────────┬─────────┬───────┬────────────────────┬──────────┐│

││ N │Опись N│Ед. хр. N│Заголовок│Крайние│ Количество листов │Примечание││

││п/п│ │ │ ед. хр. │ даты │ (время звучания, │ ││

││ │ │ │ │ │ метраж) │ ││

│├───┼───────┼─────────┼─────────┼───────┼────────────────────┼──────────┤│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 ││

│├───┼───────┼─────────┼─────────┼───────┼────────────────────┼──────────┤│

││ │ │ │ │ │ │ ││

│└───┴───────┴─────────┴─────────┴───────┴────────────────────┴──────────┘│

│ │

│Всего выдается _________________________________________________ ед. хр.,│

│ (цифрами и прописью) │

│срок возвращения ___________________________________. │

│ Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с│

│пронумерованными листами и заверительными надписями. │

│ Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное│

│пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий,│

│выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации,│

│выдавшей дела. │

│ Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в│

│акте срок. │

│ Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты│

│или повреждения полученных во временное пользование дел. │

│ │

│Наименование должности Наименование должности │

│руководителя организации, руководителя │

│выдающей дела организации-получателя │

│ │

│Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка │

│ подписи подписи │

│ │

│Дата Дата │

│ │

│Гербовая печать организации Гербовая печать организации │

│ │

│Выдал дела по поручению руководства _____________________________________│

│ (наименование организации) │

│ │

│Руководитель архива организации Подпись Расшифровка │

│(лицо, ответственное за архив) подписи │

│ │

│Дата │

│ │

│Принял дела по поручению руководства ____________________________________│

│ (наименование организации) │

│ │

│Руководитель архива организации Подпись Расшифровка │

│(лицо, ответственное за архив) подписи │

│ │

│Дата │

│ │

│Дела возвращены в полном объеме и сохранности. │

│Сдал по поручению руководства организации-получателя. │

│ │

│Руководитель архива организации Подпись Расшифровка │

│(лицо, ответственное за архив) подписи │

│ │

│Дата │

│ │

│Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела. │

│ │

│Руководитель архива организации Подпись Расшифровка │

│(лицо, ответственное за архив) подписи │

│ │

│Дата │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│__________________________ │

│(Наименование организации) │

│ │

│ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ │

│ │

│Фонд N ________ Опись N _______ Дело N _______ │

│Заголовок дела ________________________________ │

│┌─────────────┬────────────┬─────────────┬──────────────┬───────────────┐│

││ Дата │Кому выдано:│ Характер │ N │ Подпись лица, ││

││использования│ фамилия, │использования│использованных│использовавшего││

││ │ инициалы │(копирование,│ листов │ дело ││

││ │(разборчиво)│ выписки │ │ ││

││ │ │ просмотр и │ │ ││

││ │ │ др.) │ │ ││

│├─────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────┼───────────────┤│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 ││

│├─────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────┼───────────────┤│

││ │ │ │ │ ││

│└─────────────┴────────────┴─────────────┴──────────────┴───────────────┘│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│__________________________ │

│(Наименование организации) │

│ │

│КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА │

│ │

│Дело ____________________________________________________________________│

│ (N и название) │

│Опись ___________________________________________________________________│

│ (N и название) │

│Фонд ___________________________________________________________________│

│ (N и название) │

│Выдано во временное пользование (читальный зал): │

│┌───┬─────────────────────────────────────────┬───────────┬─────────────┐│

││ N │ Ф. И.О. пользователя │Дата выдачи│Дата возврата││

││п/п│ │ │ ││

│├───┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 ││

│├───┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤│

││ │ │ │ ││

│├───┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤│

││ │ │ │ ││

│├───┼─────────────────────────────────────────┼───────────┼─────────────┤│

││ │ │ │ ││

│└───┴─────────────────────────────────────────┴───────────┴─────────────┘│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в архиве.

При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность. При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

Обеспечение физико-химической сохранности документов

Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование и т. д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.

Проверка наличия и состояния документов

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

— установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

— выявление и устранение недостатков в учете документов;

— выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

— выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

— после перемещения дел в другое помещение;

— после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

— при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;

— при реорганизации или ликвидации организации.

При проверке наличия и состояния документов необходимо: сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения; подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы; изымать дела, не внесенные в опись; изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки. Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│__________________________ │

│(Наименование организации) │

│__________________________ │

│(Название архива) │

│ │

│ АКТ УТВЕРЖДАЮ │

│ Наименование должности │

│__________ N _____________ руководителя организации │

│__________________________ │

│ (место составления) Подпись Расшифровка │

│проверки, наличия и состояния дел подписи │

│__________________________________ Дата │

│(постоянного, временного хранения, │

│ по личному составу) │

│ │

│ Фонд N ____ │

│ Основание ___________________________________________________________│

│ (плановая проверка, перемещения документов, стихийное │

│ бедствие и т. д.) │

│Составлен комиссией: │

│Председатель комиссии ___________________________________________________│

│ (наименование должности, фамилия, инициалы) │

│Члены комиссии: _________________________________________________________│

│ (наименование должностей, фамилии, инициалы) │

│_________________________________________________________________________│

│Проверка проводилась с __________________ по ____________________ │

│Проверкой установлено: │

│1. Всего числится по описям: _______________________________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного│

│учреждения, __________________________________________________ дел. │

│ (цифрами и прописью) │

│2. Всего не оказалось в наличии ____________________________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного│

│учреждения, __________________________________________________ дел. │

│ (цифрами и прописью) │

│3. Имеют литерные номера: │

│ 3.1. не учтенных в итоговых записях описей _____________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│ 3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей│

│____________________ дел. │

│(цифрами и прописью) │

│4. Пропущено номеров: │

│ 4.1. не учтенных в итоговых записях описей _____________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│ 4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей│

│____________________ дел. │

│(цифрами и прописью) │

│5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам│

│____________________________________________________________________ дел.│

│ (цифрами и прописью) │

│6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)│

│____________________________________________________________________ дел.│

│ (цифрами и прописью) │

│7. Имеется не включенных в описи ___________________________________ дел.│

│ (цифрами и прописью) │

│8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в│

│наличии ____________________________________________________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│из них: │

│ 8.1. требующих дезинфекции _____________________________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│ 8.2. требующих дезинсекции _____________________________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│ 8.3. требующих реставрации _____________________________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│ 8.4. требующих переплета и подшивки ____________________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│ 8.5. требующих восстановления затухающих текстов _______________ дел,│

│ (цифрами и │

│ прописью) │

│ 8.6. неисправимо поврежденных _________________________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│ 8.7. требующих технической обработки ___________________________ дел,│

│ (цифрами и прописью) │

│ 8.8. выдано во временное пользование ___________________________ дел.│

│ (цифрами и прописью) │

│9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные│

│отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения. │

│ │

│Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N…). │

│ │

│Проверку проводили: │

│Наименование должностей Подписи Расшифровка │

│ подписей │

│Дата │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск. В этих целях рекомендуется сделать следующее:

— изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;

— организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;

— проверить дела находящихся рядом фондов;

— изучить дело фонда — акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск дел и документов рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.

Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.

Особо ценные и уникальные документы архива

Архив организации проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов. На выявленные особо ценные и уникальные документы каждого фонда, хранящегося в архиве, составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается экспертной комиссией организации, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации.

Примерная форма

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ____________________________________ │

│ (Название архивного учреждения) │

│ ____________________________________ │

│ (Название фонда) │

│ │

│ Фонд N __ │

│ │

│ ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ │

│ ______________________ │

│ (крайние даты) │

│ │

│ УТВЕРЖДАЮ│

│ Наименование должности│

│ руководителя организации│

│ │

│ Подпись Расшифровка│

│ подписи│

│ │

│┌───┬───────┬──────┬─────────┬───────┬──────┬────────────────┬──────────┐│

││ N │N описи│N дела│Заголовок│Крайние│Кол-во│ N ед. учета │Примечание││

││п/п│ │ │ дела │ даты │листов│страхового фонда│ ││

│├───┼───────┼──────┼─────────┼───────┼──────┼────────────────┼──────────┤│

││ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 ││

│├───┼───────┼──────┼─────────┼───────┼──────┼────────────────┼──────────┤│

││ │ │ │ │ │ │ │ ││

│└───┴───────┴──────┴─────────┴───────┴──────┴────────────────┴──────────┘│

│В данную опись внесено ____________________ особо ценных дел, с N _______│

│ (цифрами и прописью) │

│по N ________, в том числе: │

│литерные номера: ________________________________________________________│

│пропущенные номера: _____________________________________________________│

│Из них имеют страховые копии _______________________________________ дел.│

│ (цифрами и прописью) │

│ │

│Наименование должности Подпись Расшифровка │

│составителя описи подписи │

│ │

│Наименование должности Подпись Расшифровка │

│руководителя архива подписи │

│(лица, ответственного за архив) │

│ │

│Дата │

│ │

│СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО │

│Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК архивного учреждения│

│от ______________ N _________ от _______________ N ____________│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Библиографический список

1. Шестакова К. В. Правовая регламентация создания внутреннего архива организации // Отдел кадров бюджетного учреждения. 2010. N 5.

2. Булыга Н. Н. Хранение документов организации // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2010. N 6.

Е. Вавилова

Преподаватель

АНО «Центральные курсы

подготовки специалистов»

Подписано в печать

10.10.2012

Опись и архивирование кадровых документов

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения (до 75 лет и более). Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно.

Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми (они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение), при их архивировании особое внимание уделяют:

• оформлению дел;
• описи документов.

Правила формирования дел

1. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

2. Сразу после подшивки одного документа дело является заведенным.

3. Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов.

4. Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру.

5. В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг (карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т.д.). Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию (у автора будет свой второй экземпляр или копия). Как правило, это касается переписки.

6. Проекты, дублетные экземпляры и документы, подлежащие возврату, не должны включаться в дела.

7. Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы.

8. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий.

9. Дело не должно превышать 250 листов. В противном случае необходимо формировать части (тома).

10. Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг (в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения).

11. Приложения должны быть присоединены к соответствующим документам.

Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.