Не существует единственно правильного способа планировать свой день. Все люди находятся в разных условиях и решают разные задачи. И если, например, одному человеку просто необходимо жесткое и насыщенное расписание, то другому будет вполне достаточно лишь небольшого списка дел.
В этой статье мы предлагаем вам обзор различных техник планирования дня: от самых простых до самых сложных. Возможно, среди них вы найдете тот вариант, который лучше всего подходит для вашей ситуации.
1. Спонтанное планирование
Самый простой способ запланировать свой день — это ничего не планировать, а действовать по обстоятельствам. Решили, что неплохо бы помыть машину? Моем машину. Решили, что неплохо бы отдохнуть? Отдыхаем.
И в таком подходе нет ничего экстраординарного: именно так организуют свой день большинство людей на этой планете.
Главный же недостаток спонтанного планирования — это иррациональный подход к выполнению задач. Используя этот метод, человек часто поддается сиюминутным импульсам, выполняет второстепенные дела вместо важных, забывает о некоторых задачах и т. д.
Однако такой метод помогает избежать лишнего самопринуждения и связанного с ним стресса. Поэтому он хорошо подходит для организации выходных или тех дней, когда мы хотим немного отдохнуть от тайм-менеджмента.
Подробнее: Спонтанное планирование
2. Метод самой важной задачи
Подумайте, какая задача сегодня для вас самая важная и выполните именно ее. Затем определите следующую важную задачу и т. д. Записывать задачи не обязательно.
Этот метод гораздо эффективней предыдущего, поскольку подразумевает естественную расстановку приоритетов. Он подходит для тех случаев, когда мы без всякого планирования знаем, что прямо сейчас нужно делать.
Подробнее: Метод СВЗ
3. Простой список дел
Запишите все дела, которые вы собираетесь сегодня выполнить, и выполняйте их в удобном для вас порядке.
Это очень простая, но в то же время самая важная техника тайм-менеджмента. Именно она лежит в основе других методов планирования, которые будут далее описаны в этой статье.
Подробнее: Список дел на день
4. Метод Айви Ли
Составьте список дел, перенумеруйте задачи по важности и именно в таком порядке их выполняйте. В оригинальном варианте рекомендуется планировать не более шести дел.
Метод помогает концентрироваться на самом важном и хорошо подходит для планирования задач, не привязанных к конкретному времени.
Подробнее: Метод Айви Ли
5. Метод 1-3-5
Планируйте на день только девять задач:
- Одну очень важную задачу. Ее выполняют в первую очередь.
- Три задачи средней степени важности. Выполняют в течение дня.
- Пять второстепенных задач. Выполняют в последнюю очередь.
Все, что не влезло в этот список, отбрасывают.
Метод помогает не «тонуть» в делах и заставляет нас более тщательно относиться к их выбору. Но если вам ежедневно приходится выполнять большое количество задач, эта техника вам не подойдет.
Подробнее: Метод 1-3-5
6. Метод трех результатов
Перед тем как составить список дел, определите три результата, которых вы хотите сегодня достичь. Эти результаты даже могут быть совсем незначительными, но они обязательно должны иметь отношение к вашим главным целям. На этих трех результатах и нужно сосредоточиться в первую очередь.
Метод помогает непрерывно двигаться к своим целям, невзирая на обстоятельства.
Подробнее: Метод 3 результатов в Agile Results
7. Энергетический список
Составьте список дел и разделите дела на три группы:
- Очень трудные задачи.
- Задачи средней сложности.
- Легкие задачи.
Например:
Метод помогает выстраивать работу исходя из своего самочувствия. Если вы хорошо себя чувствуете, займитесь самыми трудными задачами. Если устали, переключитесь на легкие дела.
Подробнее: Энергетический список
8. Обязательно — Желательно — Не обязательно
Разбейте задачи в своем списке на три группы:
- Дела, которые обязательно нужно сделать и сделать именно сегодня.
- Дела, которые желательно сделать сегодня, но при необходимости можно перенести на завтра.
- Дела, которые можно безболезненно откладывать или не делать совсем.
Например:
Этот метод помогает преодолеть страх перед большим списком задач. Мы видим, что по-настоящему обязательных дел в нашем списке не так уж и много, и перестаем нервничать.
Подробнее: Обязательно — Не обязательно
9. Относительное расписание
Составьте список своих занятий на сегодня и запишите, сколько времени вы планируйте на них потратить. Время работы можно отмерять с помощью часов или таймера.
Обратите внимание: здесь мы планируем скорее не отдельные задачи, а занятия, то есть виды деятельности.
Метод подходит для тех случаев, когда мы хотим выполнить некую «дневную норму» невзирая на обстоятельства.
Подробнее: Относительное расписание
10. Недельный спринт
Суть этой методики в том, чтобы планировать задачи не на день, а сразу на всю неделю. Запишите все результаты, которых вы хотите достичь к концу предстоящей недели, и расположите их в порядке приоритетности.
Именно этим списком и нужно будет пользоваться в течение каждого дня недели. Мелкие повседневные задачи можно планировать отдельно или же не планировать вообще.
Это техника приучает нас мыслить масштабно. Мы ориентируемся на самые крупные задачи и сразу стремимся получить максимальный результат.
Подробнее: Недельный спринт
11. Автофокус
Суть метода заключается в интуитивном подходе к выполнению задач. Работает это так:
1. Записываем все свои текущие задачи в блокнот и работаем с этим блокнотом постранично. Новые задачи добавляем в конец записей.
2. Просматриваем страницу и выбираем задачу, которая кажется нам наиболее привлекательной.
3. Выполняем задачу, пока нам это нравится, а затем ее вычеркиваем. Если не доделали задачу, записываем ее снова, но уже в конец списка.
4. Снова просматриваем эту же страницу. Если ни одна задача нас больше не привлекает, переходим к следующей странице.
Метод помогает выполнить большой объем работы фактически без самопринуждения. Однако он не подходит для выполнения срочных дел и тех задач, которые привязаны к конкретному времени.
Подробнее: Автофокус
12. Матрица Эйзенхауэра
Составьте список дел и рассортируйте их по важности и срочности. Для этого используйте вот такую табличку:
В первую очередь выполняйте задачи из квадрата, А (важно — срочно), а в последнюю — из квадрата D. При этом старайтесь потратить как можно больше времени на квадрат B и как можно меньше — на квадрат C.
Подробнее: Матрица Эйзенхауэра
13. Метод АБВГД (оценка последствий)
Составьте список задач и разбейте его на пять групп:
- А — самые важные дела, имеющие серьезные последствия для нашей жизни или работы.
- Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие серьезные, как у задач А.
- В — дела, которые нам хотелось бы сделать, но которые не влекут за собой особых последствий.
- Г — дела, которые можно делегировать, то есть передать другим. Если вы не руководитель, таких дел у вас может вообще не быть.
- Д — то, что лучше не делать совсем.
Если задач в группах, А и Б много, нумеруем их в порядке важности: А1, А2 и т. д. Задачи выполняют начиная с А1.
Эта техника разработана американским бизнес-тренером Брайаном Трейси. Она помогает нам сосредоточиться на тех делах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь.
Подробнее: Метод АБВГД
14. Техника Pomodoro
Попробуйте выполнять свои задачи с помощью таймера. Работает это так:
- Выбираем задачу из списка и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот интервал называет «помидором»).
- После того как таймер прозвенел, ставим рядом с задачей крестик.
- Устанавливаем таймер на 5 минут для отдыха. После звонка возвращаемся к работе.
- Если задача закончена, вычеркиваем ее из списка и переходим к новой задаче.
- После каждых 4 «помидоров» делаем большой перерыв на 20–30 минут.
Крупные задачи, требующие больше 5-7 «помидоров», желательно разбивать на подзадачи. Маленькие задачи объединяют в серии, чтобы получился один «помидор».
Методика хорошо подходит для индивидуальной работы. Она помогает эффективно бороться с прокрастинацией и повышает наш уровень концентрации на задачах.
Подробнее: Техника Pomodoro
15. Блочное расписание
Суть этой методики в том, чтобы выделить конкретное время на каждый вид деятельности. Мы выстраиваем свой день не из отдельных задач, а из тематических блоков. Например, зарядку и водные процедуры можно объединить в «Утренний блок», а мытье посуды и протирание пыли — в блок «Уборка».
Задачи для каждого блока записывают отдельно. Мы как бы составляем свой список дел для каждого вида деятельности.
Этот метод отлично подходит для составления постоянного расписания. Сами блоки у нас обычно остаются неизменными: меняются только наполняющие их задачи.
Подробнее: Блочное планирование
16. Жестко-гибкий план дня
Разбейте свои задачи на две группы:
- Жесткие, привязанные к конкретному времени.
- Гибкие, которые можно выполнить когда угодно.
Жесткие задачи выполняют в отведенное для них время. Гибкие задачи выполняют в порядке их важности в «окнах» между жесткими делами.
Метод подходит для деловых людей, чей день насыщен встречами, выступлениями и непредвиденными событиями.
Подробнее: Жестко-гибкое планирование
17. Антирасписание
Жестко запланируйте все то, что не является работой: отдых, сон, досуг, развлечения. Остальные задачи выполняйте в «окнах» между этим блоками, фиксируя каждые 30 минут непрерывной работы.
Эта техника разработана американским психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.
Подробнее: Антирасписание
18. Простое расписание
Составьте список дел, определите порядок их выполнения и привяжите каждую задачу к конкретному времени.
Расписание помогает максимально контролировать доступное время, помогает избегать спешки, нерешительности и прокрастинации.
Этот метод планирования дня кажется простым, но на самом деле он довольно трудоемкий. Нам нужно не только определить порядок выполнения задач, но и оценить, сколько времени уйдет на каждую из них. Кроме того, такой план легко срывается из-за непредвиденных обстоятельств.
Подробнее: Как составить расписание на один день
19. АБВ-анализ
Распределите доступное время так, чтобы большая его часть приходилась на самые главные задачи. Для этого составьте список дел, расположите дела в порядке их важности (см. метод Айви Ли) и разделите их на три группы:
- Группа, А: Первые 15% задач. На них отводят 65% доступного времени.
- Группа Б: Следующие 20% задач. На них отводят 20% времени.
- Группа В: Оставшиеся 65% задач. Это второстепенные задачи, на которые отводят оставшиеся 15% времени.
Время и число задач можно округлять в любую удобную сторону.
Этот метод помогает более точно расставлять приоритеты. Мы тратим на каждое занятие ровно столько времени, сколько оно заслуживает.
Подробнее: АБВ-анализ
Это, наверное, самая трудоемкая техника планирования в этом обзоре. План на день по методу Альпы составляется в несколько этапов:
1. Составьте список задач на день. Оцените время на выполнение каждой задачи и посчитайте суммарное время.
2. Теперь подумайте, сколько у вас реально есть времени на выполнение этих задач. На реализацию плана рекомендуется выделять 60% доступного времени, а остальные 40% оставить на непредвиденные дела и форс-мажоры.
3. Максимально «подгоните» свой первоначальный план под время, рассчитанное на предыдущем этапе. Во-первых, расположите задачи в порядке их важности: так вы будете знать, какие дела нужно сделать обязательно, а какие — нет. Во-вторых, максимально сократите время на выполнение задач. Их можно упрощать, делегировать, переносить на завтра или не выполнять совсем.
Главное преимущество этого метода — это максимально эффективное использование каждой минуты. Он подойдет людям, которые загружены делами и испытывают хронический дефицит времени.
Подробнее: Метод «Альпы»
Несколько советов
1. «Сложное» не значит «эффективное». Может показаться, что чем сложнее техника, тем продуктивнее будет наш день.
Это не так. Зачастую простой метод Айви Ли может оказаться для нас более полезным, чем сложный метод «Альпы». А в некоторых случаях лучше вообще не планировать день и пользоваться методом «самой важной задачи».
2. К любой технике нужно привыкнуть. Если что-то у вас сразу не получается — это нормально. Все техники, описанные в этой статье, заставляют нас кардинально менять свой подход к планированию и выполнению задач. Если вы раньше планировали день по-другому, вам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление.
3. Не используйте чуждые вам методы. Некоторые способы планирования могут подходить нам формально, но при этом абсолютно не соответствовать нашему характеру.
Например, людей с рациональным складом ума техника «Автофокус» будет только раздражать. Однако эта же техника отлично подойдет тем, кто не любит самопринуждение и излишнюю рациональность.
4. Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, метод «1-3-5» у вас запросто может превратиться в метод «1-2-3» и это нормально. Смысл описанных техник не в том, чтобы следовать каким-то стандартам, а в том, чтобы получать пользу.
5. Не забывайте о своих целях. Убедитесь, что план на день хотя бы немного помогает вам в их достижении. Без соблюдения этого принципа наша жизнь превращается в бесконечное топтание на месте.
6. Не стремитесь за день сделать сразу все. Это и невозможно: дела в нашей жизни никогда не заканчиваются. Зачастую нам достаточно выполнить только самые важные и актуальные задачи.
7. Планируйте отдых. В планах на день обязательно должны быть предусмотрены перерывы и часы досуга (см. Как правильно отдыхать). Своевременный и правильный отдых — это залог сохранения работоспособности и здоровья.
Поделиться:
Решение задач по мере их поступления приводит к появлению десятка упущенных дел, провалам на работе и в учебе. Если не знать, как планировать свой день, то придется постоянно гнаться за временем: работаете, прикладываете массу усилий, а существенного результата нет. Чтобы вам помочь, мы подробно рассказали о проверенных приложениях, методах и правилах тайм-менеджмента.
Зачем планировать свой день?
Тайм-менеджмент – инструмент для эффективного использования рабочего и свободного времени. Планирование помогает создать четкую инструкцию для выполнения всех задач, снизить уровень стресса, развить пунктуальность, освободить мозг от отвлекающих мыслей и сконцентрироваться на достижении поставленной цели.
Чтобы вам стало понятнее, как правильно планировать свой день, разберем основные составляющие планирования:
- Расстановка приоритетов. Вместо траты большей части рабочего дня на решение мелких задач, сосредоточьтесь на ключевых делах. Сначала выпишите все задачи и идеи, а уже потом выберите из них главное. Отдельно стоит выделить несрочные и неважные дела: отнимают большего всего времени, но не приводят ни к какому положительному результату, поэтому старайтесь от них избавляться.
- Выбор важных задачах. Отберите важные и срочные дела, сосредоточьтесь на их выполнении в рамках одного рабочего дня. Они всегда должны быть наверху списка, так как приносят существенный результат.
- Способы их выполнения. Когда планируете свой день, продумывайте задачи. Сразу выбирайте лучшие пути решения основных вопросов, ставьте возле каждого дела приблизительное время выполнения, возможные трудности.
- Планирование свободного времени. Многие стараются узнать, как планировать свой день исключительно для рабочих задач. Мы советуем использовать технологию тайм-менеджмента также для домашних дел, планирования свободного времени, иначе оно будет уходить на бесполезные задачи.
Используя техники, программы и приложения для планирования дня, вам удастся делать гораздо больше за меньшее количество времени. Если даже трудитесь в офисе, то организация своего дня позволит равномерно распределить нагрузку, избавиться от лишнего стресса.
Для фрилансеров планирование играет ключевую роль: из-за отсутствия четкого графика и строгого начальника такие работники часто срывают дедлайны. Чтобы не потерять клиентов, успешно вести сразу несколько проектов, нужно уметь управлять своим временем.
Где организовывать свой день: ежедневник или приложения для планирования задач
Для организации дня можно использовать обычный блокнот или тетрадь. Нужно выбрать одну их методик планирования, расчертить лист по соответствующему принципу, распределить задачи. Альтернативой могут служить бизнес-ежедневники с календарем, списком целей, отслеживанием привычек и другими возможностями.
Главной недостаток бумажных ежедневников – необходимость постоянно носить их с собой. В маленьком блокноте неудобно распределять рабочие и домашние задачи, отслеживать их выполнение, а большие ежедневники занимают слишком много места.
Если не знаете, как правильно организовать свой день, используйте специальные приложения для планирования задач. В большинстве утилит есть встроенный календарь, напоминания, списки дел с возможностью добавления дедлайна, приоритета и планируемых затрат времени на работу.
К самым популярным приложениям для планирования на Android и iOS стоит отнести:
- Any.do. Удобное условно бесплатное приложение с возможностью ежедневного планирования, создания списка покупок, добавления напоминаний.
- Evernote. Многофункциональное приложение для желающих узнать, как планировать свой день, чтобы все успевать. Пользователи могут добавлять проекты, задачи и подзадачи, фотографии, аудио. Есть даже готовые шаблоны для планирования учебных и рабочих процессов, встреч, домашних дел.
- Remember The Milk. Бесплатная версия подходит для создания простых списков дел.
- Todoist. Это приложение следует использовать для концентрации на срочных и важных делах. Вы можете создавать целые проекты с разными списками, а также отслеживать выполненные задачи за определенный период (день, неделя, месяц).
- TickTick. Бесплатной версии достаточно для планирования дня, распределения нагрузки, фокусировки на важных делах.
Мы советуем использовать электронные ежедневники, то есть специальные программы для компьютеров и мобильных устройств. На создание задачи уйдет 3-5 минут, так как нужно только выбрать параметры, заполнить поля и описание. Работать со специальными приложениями гораздо эффективнее, нежели везде носить с собой блокноты.
Как планировать свой день: 5 лучших методов
Приемы тайм-менеджмента постоянно совершенствуются: одни пытаются создать нечто новое, другие – объединяют и совершенствуют проверенные методы управления временем. Мы советуем сначала изучить, как правильно планировать свой день по известным техникам. Потом вы можете взять лучшее из понравившихся методов и использовать с учетом своих особенностей и предпочтений.
Метод Франческо Чирилло – техника Pomodoro для планирования дня
Если интересуетесь технологиями тайм-менеджмента, точно слышали о технике Помодоро. Франческо Чирилло придумал этот метод ещё в школе, так как не мог сосредоточиться на конкретной задаче. Избавиться от отвлекающих факторов, соответственно, улучшить результаты в учебе, ему помог обычный кухонный таймер в виде помидора.
Вам нужно разделить работу на «помидоры», каждый из которых равен 30 минутам: 25 минут – рабочие задачи, 5 минут – отдых. После четырех закрытых «помидор» сделайте большой перерыв на 15-20 минут.
Согласитесь, гораздо легче начать работать над задачей длительностью всего 25 минут, нежели работать 3-4 часа без отдыха. Общее время выполнение одного и того же дела одинаковое, но разделение на небольшие временные отрезки с возможностью отдыха помогает легче приступить к работе.
Вы можете менять длительность одной «помидорки» в зависимости от собственной нагрузки. Если задача действительно большая, увеличьте время работы до 50 минут, а отдыха – до 10 минут. Если задача успешно выполнена, ставьте напротив крестик, если что-то отвлекло – апостроф.
Метод Тима Ферриса – старайтесь работать меньше
Тим Феррис – писатель, оратор, инвестор. У него есть ряд выступление, которые собрали миллионы просмотров. И нельзя забывать про «Как работать по 4 часа в неделю…» – бестселлер по версиям New York Times и Wall Street Journal.
Тим Феррис учит определять и сосредотачиваться на важных делах, сокращая продолжительность рабочего дня. Если хотите понять, как научиться планировать свой день по его методу, изучите два базовых закона управления временем:
-
-
- Закон Парето: 20% приложенных усилий позволяют получить 80% результата, а остальные 80% потраченного времени – 20% результата. Используя закон Парето, вам постепенно удастся избавиться от заданий, которые отнимают много времени и сил, но практически не приносят результата.
- Закон Паркинсона: работа занимает все отведенное на неё время. В ходе выполнения задачи вы не должны отвлекаться на посторонние дела, например, проверка электронной почты или просмотр видео на YouTube.
-
Для планирования своего дня по методу Типа Феррисса используйте технику «1–3–5»: ежедневно вносите в список дел одно основную задачу, три средних и пять мелких. Они автоматически распределяются по срочности, что позволяет избавиться от ощущения перегруженности, помогает сфокусироваться на текущих делах.
Метод Бенджамина Франклина – постройте пирамиду продуктивности
Бенджамин Франклин – сын мыловара, которому удалось преуспеть в политике, дипломатии, науке и публицистике. Он принимал участие в составление Конституции США и Декларации независимости.
Пирамиду продуктивности (один из самых известных методов, как планировать свой день) Бенджамин Франклин изобрел в 20 лет. В её основе лежат 13 жизненных ценностей, на которые следует ориентироваться при решении задач.
К основным принципам относятся воздержанность, молчаливость, любовь к порядку, решительность, бережливость, трудолюбие, искренность, справедливость, умеренность, чистоплотность, спокойствие, целомудрие и кротость. Бенджамин выделял под каждый добродетель отдельную страницу, а остальные делил на 7 столбцов и 13 строк. Он сосредотачивался на конкретной ценности, а в конце дня записывал свои отступления от идеального морального облика.
Если в основе пирамиды продуктивности лежат главные жизненные ценности, то далее идут:
-
-
- Глобальные цели.
- Генеральные цели – подробные стратегии достижения глобальных целей.
- Долгосрочные планы – несколько целей на ближайшие 2-3 года.
- Краткосрочные планы – задачи на ближайшие несколько месяцев.
- Планы на день – ежедневные планы.
-
Метод Бенджамина Франклина подходит тем, кто точно знает, чего хочет от жизни. Сначала определите принципы и ценности, глобальную цель и стратегию её достижения, причем в мельчайших деталях.
Далее используйте технологии долгосрочного (до 2-3 лет) и краткосрочного (до нескольких месяцев) планирования. Теперь разбейте задачи на неделю, определите важность и срочность каждой из них. В конце можете приступать к ежедневному планированию, при этом всегда помните о глобальной цели.
Метод Стивена Кови – создатель новой методики управления временем
Стивен Кови – один из самых известных экспертов в области тайм-менеджмента, последователь системы Бенджамина Франклина. Он написал книгу «7 навыков высокоэффективных людей», которая стала бестселлером после переиздания в 2004 году.
Книга базируется на ключевых навыках, которыми должен обладать каждый человек:
-
-
- Постоянное развитие.
- Стремление к взаимовыгодному взаимодействию.
- Проактивность (действие с осознанием будущих проблем, потребностей или изменений).
- Умение слышать и желание быть услышанным.
- Понимание цели каждого действия.
- Мышление победителя.
- Правильная расстановка приоритетов.
-
Если не знаете, как научиться планировать свой день, используйте метод Стивена Кови, делая акцент на последний навык. Чтобы правильно распределять задачи и расставлять приоритеты, Кови применяет систему Дуайта Дэвида Эйзенхауэра – 34-го президента США.
Для начала выпишите все дела на неделю и конкретный день. Затем распределите их по группам:
- Срочные и важные. К этим делам нужно приступать немедленно.
- Несрочные и важные. Стратегически важные задачи с дедлайном на завтра-послезавтра. Если начнете работать сейчас, тогда сможете их выполнить в спокойном темпе, но откладывать точно не стоит. К ним можно отнести, например, завершение работы над проектом.
- Срочные и неважные. Такие задания желательно сделать быстро, но можно отложить или делегировать. Например, бронирование билетов или некоторые телефонные звонки.
- Несрочные и неважные. Советуем сразу вычеркивать подобные задачи, в крайнем случае – отдавать другим людям. К ним относят проверку корреспонденции, встречи без цели и смысла, чтение неинтересной книги, которую вы пытаетесь дочитать уже полгода.
В группах есть примеры. Они приведены исключительно для понимания конкретного типа задания. В вашем случае они могут играть совершенно другую роль, например, телефонные звонки нужно сделать прямо сейчас, причем самому, так как от них зависят текущие и/или будущие проекты.
Если научитесь расставлять приоритеты, срочные и важные задачи будут появляться крайне редко. Вам нужно уделять 60-80% времени делам из группы «несрочные и важные», при этом не бояться жертвовать несрочными и неважными заданиями.
И огромным плюсом будет умение делегировать работу. Часто мы занимаемся не столь важными задачами из-за отсутствия навыка найти нужного исполнителя, хотя понимаем минимальную роль выбранного дела.
Метод Глеба Архангельского – адаптация приемов тайм-менеджмента
Глеб Архангельский – известный российский эксперт в области управления временем. Он собирает эффективные зарубежные приемы тайм-менеджмента, адаптируя их под отечественные реалии.
Если любите книги по тайм-менеджменту, советуем прочесть бестселлеры Глеба Архангельского: «Формула времени», «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать», «Время на отдых. Для тех, кто много работает». В «Тайм-драйв» рассказывается о важности планирования, правильной постановки целей, приводятся эффективные приемы управления временем и борьбы с прокрастинацией.
Если хотите узнать, как планировать свой день по методу Глеба Архангельского, изучите простые принципы:
- «Поедание лягушки». У каждого есть сложная и скучная задача, которая откладывается на потом. Такие неприятные дела приводят к прокрастинации, нежеланию работать над другими задачами, даже если раньше мы хотели ими заниматься. Чтобы повысить собственную эффективность, начинайте каждое утро с выполнения неприятной задачи, а потом переходите к остальным делам.
- «Бифштекс из слона». Большие задачи отталкивают, заставляя нас заниматься бесполезными делами, вроде проверки почты по 20 раз на день. Если хотите без проблем выполнять подобные задания, «возьмите слона и приготовьте из него бифштексы», то есть разбейте крупное дело на несколько мелких.
- «Якоря». Так называют материальные привязки к определенному эмоциональному состоянию. Например, вы можете приучить себя проверять почту под музыку, работать исключительно в одном месте и так далее. Главное – поймать нужную психологическую волну.
- Умение отдыхать. Нет ничего плохого в желании работать, однако во всем нужно знать меру. Если в вашей жизни отсутствует здоровый сон, физическая активность, любимые занятия (рисование, написание музыки, просмотр фильмов и сериалов), рано или поздно наступит перегорание. Восстановление займет слишком много времени, поэтому лучше заранее позаботиться о балансе между рабочими процессами и отдыхом.
- Делегирование. Работайте над теми задачами, которые вы умеете и любите делать, остальные – отдавайте другим специалистам. Если пытаться делать все самостоятельно, то в лучшем случае будете двигаться слишком медленно, в худшем – во всем плести задних.
В методе Глеба Архангельского нет ничего нового. К основным правилам планирования дня относится деление крупных задач на мелкие, выполнение сложных проектов в первой половине дня. Если вам трудно начать работать, создайте «якорь», например, привяжите к одному типу заданий музыку из определенного плейлиста. И не забывайте чередовать рабочие процессы и отдых, иначе быстро перегорите.
5 правил планирования своего дня
Планирование дня – одного из самых интересных занятий, особенно, когда удается закрыть все задачи из списка. Первые 2-3 недели вряд ли удастся выполнить или перевыполнить собственный план. Если относиться к распределению заданий проще, удастся использовать этот инструмент для успешного контроля над рабочими и домашними делами.
Мы собрали 5 правил, которые помогут понять, как планировать свой день, чтобы все успевать:
- Составляйте план заранее. Планировать следующий день нужно в конце сегодняшнего. Многие оставляют составление списка задач на утро: расписывают задачи, устают, откладывают запланированные дела на вечер. Можете накануне вечером распланировать свой следующий день, а утром – ещё раз изучить список дел, внести небольшие изменения (вдруг вы встали немного позже или чувствуете себя нехорошо).
- Откажитесь от абсолютного планирования. Когда начинаете расписывать задачи на день, следуйте принципу 70/30: 70% – основные действия, 30% – свободное время. Ко второй группе относятся непредвиденные обстоятельства, например, автомобильная пробка или внеплановое отключение электроэнергии. Или же вам просто хочется отдохнуть с друзьями или посмотреть сериал, который вы откладывали из-за постоянной занятости.
- Используйте несколько методов. Выше мы подробно описали методы планирования и приемы тайм-менеджмента. Возьмите идеи, которые вам действительно необходимы, используйте их при распределении задач. Например, вы можете разделить дела по срочности и важности, разбить крупные проекты на мелкие задачи, а в ходе работы следовать технике Pomodoro, выделяя 25 минут только рабочим процессам, а 5 минут – отдыху.
- Закрывайте основные задачи до обеда. После обеда у большинства людей пропадает энергия. Старайтесь делать важные дела до обеда, а потом переходите ко второстепенным, иначе вы будете постоянно волноваться, отвлекаясь от текущих дел.
- Дробите крупные задачи. Если нужно создать сайт, то добавьте в свой план на день более мелкие задания: «зарегистрировать домен и хостинг», «найти, скачать и установить тему», «добавить подготовленные статьи» и так далее. Проект может занять даже месяц, но дробление позволит уделять ему по несколько часов, при этом постоянно наблюдать результаты.
Отдельно стоит выделить анализ собственной эффективности. Когда завершаете дело, вычеркивайте его из списка или ставьте рядом галочку. В конце дня можете добавить надпись: «Я молодец! Впереди ещё много дел, но уже есть первые результаты».
Заключение
Сразу научиться правильно планировать свой день вряд ли удастся, но в этом нет ничего страшного. Первое время минимум 30-50% дел будут оставаться невыполненными, контролировать каждую минуту точно не получится, из-за чего захочется бросить планирование.
Постепенно сформируется привычка, придет понимание важности каждой задачи, а определять время выполнение конкретного задания станет гораздо проще. Главное – продолжать планировать, искать нужные методы и приемы, а тем временем ваша эффективность будет стремительно расти.
Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день: инструменты, истории, разбор ошибок
Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день.
- Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.
1. Найти подходящий инструмент планирования
Инструмент первый: календарь как список дел
Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам.
- Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон.
- В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
- Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.
Инструмент второй: заметки в телефоне
Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:
- синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку.
Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других.
- Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.
2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей
Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму.
Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.
- В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.
У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать.
Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.
3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач
Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос,
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план…» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.
Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.
Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась.
Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.
При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.
- Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения.
4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит
Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.
- Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец!
Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.
Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.
5. Помнить про главную цель
В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:
- План на день.
- Краткосрочный план на недели или месяцы.
- Долгосрочный план на годы.
- Генеральный план достижения глобальной цели.
- Глобальная жизненная цель.
- Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
- Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.
Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:
- План на день.
- План на неделю / месяц.
- План на год / несколько лет.
Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.
Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:
SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач
| Аббревиатура | Расшифровка |
|---|---|
| S — Specific | Конкретность |
| M — Measurable | Измеримость |
| A — Attainable | Достижимость |
| R — Relevant | Уместность |
| T — Time-bound | Ограниченность во времени |
Цель должна быть:
- Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
- Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
- Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
- Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
- Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель.
Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении.
Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:
- К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).
Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.
Бесплатные вебинары в Контур.Школе
Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.
Расписание вебинаров
Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения.
Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.
Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси
У каждого человека есть 12-16 часов в сутках для того, чтобы реализовать свой потенциал. Кто-то за это время успевает выполнить 10 важных задач, провести время с семьей и, ко всему прочему, где-то находит время на хобби. Кто-то за день успевает сходить на работу и посмотреть несколько серий любимого сериала.
Такая разница заключается в том, что одни люди умеют грамотно планировать свой день, а другие — нет.
В этой статье мы расскажем, как распланировать свой день грамотно: рассмотрим 14 эффективных методик тайм-менеджмента. Также поделимся примером плана на день, изучим полезные онлайн-курсы и книги по планированию времени.
Содержание
- Почему важно уметь планировать свой день: основные причины
- Как грамотно распланировать свой день: эффективные методики тайм-менеджмента
- Пример плана на день
- Курсы, которые помогут грамотно планировать день
- Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день
- Что в итоге
Почему важно уметь планировать свой день: основные причины
Тайм-менеджмент — один из главных навыков в современном мире. Очень важно уметь планировать свой день — выделять важные задачи, которые позволят достичь поставленных глобальных целей и улучшат качество жизни.
Давайте рассмотрим основные причины того, почему так важно планировать свой день:
- Планирование дисциплинирует. Когда главные задачи расписаны по часам, у вас будет меньше отговорок для того, чтобы «забить» на цель.
- Планирование позволяет высвободить свободное время для хобби, семьи и друзей.
- Планирование повышает личную эффективность и продуктивность.
- Планирование позволяет достигать самых амбициозных целей, которые улучшают качество жизни.
Как грамотно распланировать свой день: эффективные методики тайм-менеджмента
Перейдем от теории к практике — рассмотрим 14 эффективных методик управления временем, которые помогут грамотно распланировать свой день, благодаря чему вы сможете все успевать.
1. Составьте свой план на день с вечера
Есть важные задачи на завтра? Составьте список дел вечером сегодняшнего дня.
Дело в том, что вечером у нас много идей и целей в голове. Иногда не можешь дождаться следующего утра, чтобы начать работать.
Но с утра все иначе: часть задач уже забылись, а составлять список целей — лень. Поэтому позаботьтесь о составлении плана на день с вечера — когда у вас есть мотивация, вдохновение и желание.
Плюс вы сэкономите время — вам не придется тратить первые часы дня на составление списка задач. Можно сразу приступать к рабочему процессу — без долгой подготовки и планирования.
2. Сортируйте дела по категориям
Сортируйте свои задачи по категориям. Например, вы ведете список дел в таблице. Сделайте разные столбцы под задачи: «Учеба», «Работа», «Спорт».
Так вы не запутаетесь в большом списке дел — все расставлено по полочкам. Сначала вы можете выполнить все задачи из категории «Работа» → потом можно перейти к категории «Учеба» или «Спорт».
3. Используйте методику «Канбан»
Канбан — это японская методика тайм-менеджмента. Суть этой техники: создайте таблицу с тремя столбцами: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано».
Задачи, которые вы хотите выполнить сегодня, добавьте в столбец «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению поставленной задачи, перенесите цель в столбец «В работе».
После выполнения цели перенесите ее в столбец «Сделано». Такой метод перетаскивания целей из одного столбца в другой позволяет следить за текущим прогрессом.
4. Техника «Помодоро»
«Помодоро» — это техника для эффективной работы. Когда вы приступаете к выполнению задачи из своего плана на день, поставьте таймер.
Суть этой методики: во время работы следите за таймером — через 25 минут отложите дела и отдохните 5 минут → потом снова приступайте к работе. Через 25 минут повторите процесс: отдохните → возвращайтесь к работе.
Таким образом выполнение одной задачи можно разделить на 5-6 «помидоров». Один «помидор» — это 25 минут работы и 5 минут отдыха.
5. Делите одну большую задачу на части
Часто мы ставим самые амбициозные задачи на день: сделать генеральную уборку, прочитать книгу, выучить английский язык. Такие цели пугают — поэтому мы всячески откладываем их на потом.
Разделите одну большую цель на мелкие задачи: прочитать 20 страниц, убраться в спальне, посмотреть 2 серии любимого сериала на английском языке.
Так вам будет проще «заставить» себя начать работу — в плане на день нет пугающих задач.
6. Организуйте свое рабочее место
Постарайтесь организовать свое рабочее место так, чтобы ничто не отвлекало вас от выполнения задач, которые вы поставили себе на день. Уберите все раздражители, которые способны отвлечь от эффективной работы: смартфон, игровую приставку, музыкальный плеер.
Оставьте на своем столе только те вещи, которые помогут реализовать все цели.
7. Ставьте цели по технологии SMART
Используйте технологию SMART для того, чтобы грамотно распланировать свой день. SMART — это техника постановки эффективных целей.
Следуя этой методике, цель должна быть: Specific (конкретной), Measurable (измеримой), Attainable (достижимой), Relevant (актуальной) и Time-bound (ограниченной во времени).
Как поставить SMART-цель:
- Сформируйте задачу. Она должна быть конкретной. Для этого ответьте себе на вопрос: «Что я желаю получить в итоге?».
- Проверьте, можно ли измерить эту цель. Например, цель «Написать 20 страниц книги» — измеримая, а «Написать книгу» — нет.
- Убедитесь, что цель достижима. Например, «Посмотреть 2 урока по английскому языку» — задача, которую можно выполнить за один день. А вот цель «Выучить английский» — это задача, на которую уйдут годы.
- Ответьте на вопрос: «Так ли важно сейчас выполнять поставленную задачу?». Может стоит отдать приоритет другим целям? Если задача полностью релевантна, то смело добавляйте ее в свой план на день.
- Установите четкий дедлайн для задачи. Для этого установите сроки, за которые нужно достигнуть результата.
8. Составьте список целей на неделю или месяц
Составьте список задач сразу на неделю или на месяц. Так вам не придется каждый день заниматься планированием, что поможет сэкономить время.
При этом вы можете корректировать свои задачи, ведь есть вероятность, что через неделю у вас сменятся приоритеты.
9. Сначала «съешьте лягушку»
Под «съешьте лягушку» подразумевается следующее: поставьте самую сложную задачу на день в начало списка. Постарайтесь выполнить самую трудную и неприятную цель в начале дня, когда вы полны энергией.
После того, как вы «съедите лягушку», у вас поднимется настроение и появится заряд мотивации на выполнение других, более простых задач.
10. Используйте методику «1-3-5»
Это простая методика подразумевает выполнение не более 9 задач за один день:
- 1 важную задачу.
- 3 задачи средней степени важности.
- 5 второстепенных задач.
Первым делом выполните самую важную задачу, которую вы запланировали на день. Потом переходите к целям средней степени важности и второстепенным задачам.
11. Попробуйте метод Альпы
Метод Альпы — крайне эффективный способ составления плана на день. Его суть заключается в том, что оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие со временем, которое есть в вашем распоряжении.
Как составить план на день по методу Альпа:
- Составьте классический список дел.
- Укажите, сколько времени понадобится на каждую задачу.
- Посчитайте, сколько времени у вас есть. Например, вы проснулись в 8:00, а ложитесь спать в 23:00. В среднем у вас есть 11-12 часов, которые можно потратить на работу (без учета времени на еду, спорт и другие занятия, которые не связаны с работой).
- Подгоните список дел под свободное время. В списке будут задачи, которые не вписываются во временное окно — их можно перенести на следующий день.
12. Используйте электронные таск-менеджеры
Составляйте список дел на день в электронных таск-менеджерах. Например, вы можете скачать приложение на смартфон или программу для компьютера.
Включите уведомления в приложении — вы будете получать напоминания о том, что нужно выполнить ту или иную задачу, поставленную на день.
13. Ставьте дедлайны
Ставьте дедлайны для своих задач. Так вам будет проще «заставить» себя выполнить поставленную цель.
Например, цель может выглядеть так: «Прочитать 50 страниц книги до 15:00» или «Убраться в квартире до 13:00».
14. Держите план на день «перед глазами»
Постоянно держите список задач на день «перед глазами». Включите уведомления на смартфоне, если пользуетесь электронными таск-менеджерами; повесьте лист бумаги с целями на день на стену или прикрепите его к монитору.
Пример плана на день
Чтобы вам было проще составить план на день, давайте посмотрим на пример графика задач:
| Время: | Что делаю: |
| 7:00 | Подъем |
| 7:15 | Душ |
| 7:35 | Завтрак |
| 8:00 | Чтение книги в течение 15 минут |
| 8:15 | Сбор на работу/учебу |
| 9:00 | Начало рабочего дня |
| 10:00 | Составить отчет о рекламной кампании для клиент → сделать до 13:00 |
| 13:00 | Обеденный перерыв |
| 13:15 | Прогулка на свежем воздухе |
| 13:45 | Разработка маркетинговой стратегии для клиента → сделать до 16:00 |
| 16:00 | Небольшая разминка |
| 18:00 | Конец рабочего дня → сходить в бассейн |
| 19:30 | Ужин |
| 20:00 | Изучение английского языка → просмотр 3-х лекций на YouTube |
| 21:30 | Чтение перед сном |
| 22:30 | Медитация |
| 23:00 | Отбой |
Курсы, которые помогут грамотно планировать день
Теперь давайте рассмотрим полезные курсы, которые помогут вам грамотно управлять своим временем.
«Целеполагание» — Викиум
Курс на целеполагание: как правильно ставить и достигать цели.
После прохождения обучения вы сможете:
- Достигать поставленных целей.
- Не терять энергию впустую.
- Выполнять свои планы.
- Ставить новые планки в развитии.
- Исполнять мечты.
- Стать эффективнее в работе и жизни.
Стоимость: 1 990 руб.
«Лучшие техники тайм-менеджмента» — 4Brain
Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями.
Почему стоит пройти онлайн-курс:
- Вы получите системные знания о более 100 самых эффективных техниках тайм-менеджмента, которые собраны из десятков источников.
- С помощью специальных кейсов, упражнений, задач и игр вы сформируете навык, который сможете использовать в любой сфере: от личной жизни до управления крупной компанией.
- Это десятки часов, которые потребуются, чтобы научиться этому самостоятельно, а в последствии это сотни часов благодаря вашим новым умениям.
Стоимость: 1 990 руб.
«Тайм-менеджмент» — Skillbox
Во время прохождения курса вы освоите тактическое и стратегическое планирование, научитесь сортировать задачи по приоритетам и экономить время. Сможете легко соблюдать баланс между делами и личной жизнью.
Научитесь:
- Оценивать необходимое для решения задачи время.
- Использовать тактический тайм-менеджмент.
- Разрабатывать собственный план/дашборд.
- Понимать психологию прокрастинации.
- Применять стратегическое планирование.
Полная стоимость: 18 602 руб. Можно оформить рассрочку на 12 месяцев и платить 1 550 руб/мес.
Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день
В этом разделе собраны лучшие книги, которые помогут составить эффективный план на день, неделю, месяц и даже год.
«Гиперфокус» — Крис Бэйли
Описание книги: автор изучил множество статей, пообщался с известными исследователями внимания, провел собственные эксперименты и отобрал самые эффективные техники.
С их помощью вы сможете достичь состояния максимальной продуктивности – гиперфокуса, а также научитесь использовать режим расфокусировки, который подзаряжает энергией и помогает стать креативнее.
Благодаря этой книге вы будете лучше концентрироваться на важных задачах, реже чувствовать себя перегруженным и уделять близким не только больше времени, но и больше внимания.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
«12 недель в году» — Брайан Моран, Майкл Леннингтон
Описание книги: в начале каждого года мы полны задумок и планов, но, как показывает опыт, не всегда способны им следовать. Авторы предлагают свой способ исполнения задуманного: год, состоящий из 12 недель.
Такой подход поможет вам сохранить мотивацию и действовать решительнее. Подсказки и практические задания направлены на то, чтобы перестроить мышление и стать успешным.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» — Дэвид Аллен
Описание книги: с помощью книги клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.
В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done (GTD) поистине универсальна.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
«Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» — Брайан Трейси
Описание книги: книга — результат тридцатилетней работы автора, который подробно исследовал проблему планирования времени, изучив сотни публикаций о личной эффективности.
Брайан Трейси наглядно демонстрирует, как можно одновременно построить карьеру и при этом находить время на семью и даже личностное развитие.
Автор не утомляет читателей теорией, описывая лишь конкретные действия, которые приведут к желаемому результату: работать больше и лучше, но при этом быть счастливым.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
Что в итоге
Подведем итоги:
- Грамотное планирование своего дня поможет выделить только важные задачи, которые приближают вас к глобальным и амбициозным целям.
- Чтобы научиться грамотно планировать день, используйте полезные техники и методики, описанные в статье.
- Также вам помогут онлайн-курсы и книги по эффективному управлению временем.
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Составление расписания дел на день поможет более эффективно распределить свое время. К тому же, вы можете успеть сделать больше дел и снизить вероятность того, что случайно забудете про что-нибудь важное. Может показаться, что проще выполнять задачи по мере их появления, но, на самом деле, так вы будете уставшим, перегруженным и неорганизованным. Составление расписания дня может стать вашей привычкой, и вы будете рады, что взялись за это дело, потому что это поможет уменьшить стресс и лучше контролировать свою жизнь. Планирование дня позволит отслеживать и контролировать свое поведение с учетом того, какие еще дела нужно сделать.[1]
-
1
Купите календарь или ежедневник (планировщик задач). Убедитесь в том, что в календаре есть место для записи дел и задач. К некоторым календарям прилагаются ежедневные или ежемесячные планировщики. К тому же, можно просто воспользоваться ноутбуком. Выберите тот вариант, который вам больше подходит.[2]
Что бы вы ни выбрали, этот вариант должен быть вам прежде всего удобен. Но не стоит заводить ежедневник для учебы, для работы, для досуга и так далее – все должно быть в одном месте.[3]
- К тому же, есть множество приложений планировщиков для ноутбука и телефона, которые можно синхронизировать на всех электронных устройствах, чтобы у вас всегда был доступ к этому календарю, где бы вы ни находились. Есть приложения с напоминаниями и таймерами, которые помогут спланировать день.[4]
- Возможно, вам захочется выбрать электронный или бумажный календарь с дополнительными страницами, где можно добавлять примечания к своему расписанию. Это поможет отслеживать не только то, что вы сделали, но также и то, как вы это сделали (или как чувствовали себя в это время). Например, возможно, ниже задания «сходить в спортзал» вам захочется не только поставить галочку, но и добавить комментарий: «Сегодня пробежал еще один километр – чувствую себя прекрасно!» Добавление комментариев и заметок поможет отслеживать свое состояние.[5]
- Если вы решили выбрать вместо бумажного календаря электронный, возможно, вам понадобится пара дней, чтобы привыкнуть к новой системе. Первые несколько дней лучше носить с собой и бумажный, и электронный органайзер, чтобы проверить, ничего ли вы не забыли, все ли дела сделаны.
- К тому же, есть множество приложений планировщиков для ноутбука и телефона, которые можно синхронизировать на всех электронных устройствах, чтобы у вас всегда был доступ к этому календарю, где бы вы ни находились. Есть приложения с напоминаниями и таймерами, которые помогут спланировать день.[4]
-
2
Сортируйте свои дела. В электронных планировщиках есть функция сортировки разных задач. Например, дела, которые связаны с работой, можно помечать красным цветом, связанные с учебой – голубым, разные дела по дому – зеленым, а розовым – отдых и физические упражнения.
- Организация дел таким образом, а также цветовая сортировка помогут визуализировать задачи и понять, сколько времени уходит на каждую категорию дел. Например, можно заметить, что в расписании целая куча «красных» дел (то есть по работе) и «зеленых» дел (то есть по дому), но очень мало «розовых» (отдыха и физических упражнений). Если вы заметите, что на упражнения у вас остается мало времени, возможно, у вас будет стимул попытаться выделить на это больше времени в следующие дни.
-
3
Расставьте задачи по приоритету важности. Сначала нужно понять, какие задачи самые важные, какие из них нужно выполнить в первую очередь, а какие могут подождать. Чтобы понять этот вид сортировки, давайте рассмотрим его на примере: допустим, на этой неделе вам нужно сделать два теста, лабораторный отчет, эссе и презентацию. Хлоп!
- Задайте себе несколько вопросов, чтобы понять, какие из этих дел следует сделать в первую очередь (и сколько времени на них выделить). Итак: Какое задание нужно сделать самым первым? На какие задания потребуется больше времени? Какие задания наиболее важны для меня? Например, что сильнее повлияет на мою оценку за четверть/триместр: тесты, лабораторный отчет, эссе или презентация? Какое из этих заданий самое сложное?
- В конце концов, нужно будет решить, какой крайний срок выполнения этих дел, сколько времени они займут, а также нужно подумать над важностью запланированных задач (согласно приоритетам). Только вы знаете себя и свои потребности. Выберите ту систему приоритетов, которая вам больше подходит.[6]
-
4
Выделите наиболее приоритетные задачи. После того, как определите, как расставить приоритеты в своих делах, отметьте их в своем расписании. Можно пролистать расписание и написать букву «А» напротив самых важных дел, которые стоит сделать в первую очередь. Букву «Б» можно поставить рядом с теми задачами, которые можно сделать, например, завтра. Букву «В» – напротив задач, которые следует закончить до пятницы.
-
5
Выделите время для каждого задания. Напишите, сколько времени собираетесь потратить на каждое задание. Например, в день у вас может уйти 2 часа на учебу, 1 час на тренировку, 30 минут на написание писем и сообщений, 30 минут на прогулку с собакой. Этот ключевой аспект поможет выяснить, сколько времени вам потребуется на выполнение каждой задачи. Но если вы запланируете слишком много и не будете объективны в определении необходимого времени на ту или иную задачу, вы сами поставите себя в стрессовую ситуацию.
- Не забудьте учесть в расписании время на дорогу. Например, вам ведь нужно будет доехать из школы/института/библиотеки в спортзал?
-
6
Добавьте в расписание немного времени «про запас». Большинство людей недооценивает время, которое уходит на выполнение тех или иных дел. Если в своем расписании вы организуете все свои дела с учетом запасного времени, вы сможете точнее спланировать свой день.
- Рассчитывая время, которое следует отвести на выполнение задачи, немного переоцените его. К рассчитанному времени добавьте еще 25%. Например, отведите 5 минут на дело, которое обычно занимает 4 минуты. На задачи, которые выполняются за 8 минут, выделите 10 минут. Эти дополнительные минутки будут вашим запасом, который поможет избежать опозданий и других неприятных ситуаций.
- Спросите себя, нужны ли вам дополнительные небольшие задачи, которые будут подпунктами крупных дел, которые необходимо учесть в своем расписании? Например, обычно вам нужно принять душ после тренировки? Вы любите поболтать с другом лишние 15 минут, пока будете переодеваться? У большинства людей выходит так, что запланированная часовая тренировка занимает около двух часов.
-
7
Оставьте свободное время в своем расписании. В нижней части графика обязательно нужно оставлять время для задач и дел средней важности, а также тех дел, которые могут внезапно появиться в течение дня или недели. Если у вас есть свободное время сегодня или в любой другой день недели, вы можете начать работу над другими заданиями, чтобы продвинуться вперед. Эти дополнительные задачи могут быть следующими: уборка в шкафу, наведение порядка в документах. Это задачи считаются низкоприоритетными, но, в конце концов, когда-нибудь их следует сделать. К счастью, эти задачи не привязаны к определенному сроку.
Реклама
-
1
Загляните в свой календарь/планировщик. Возьмите в привычку каждое утро и каждый вечер проверять список дел на день, чтобы подготовиться заранее. Каждый день нужно выделять несколько минут (например, после утреннего кофе или во время поездки), чтобы просмотреть список дел и понять, что нужно закончить, добавить новые дела и вычеркнуть выполненные задачи.
- Ознакомление с графиком дел на сегодня и работа над этим графиком перед тем, как начать выполнение задач – отличный способ начать свой день![7]
- Поставьте будильник на телефоне или компьютере, чтобы напомнить себе о каких-то задачах или встречах. Например, скорее всего, визит к врачу вы запланировали заранее, поэтому было бы полезно установить напоминание за день до назначения. Таким образом, вам будет легче ориентироваться в своих планах.
- Ознакомление с графиком дел на сегодня и работа над этим графиком перед тем, как начать выполнение задач – отличный способ начать свой день![7]
-
2
Старайтесь выполнять задания в соответствии с приоритетом. Вы уже расставили приоритеты в делах, поэтому теперь остается только следовать плану!
-
3
При необходимости внесите поправки в свое расписание. Конечно, нужно стараться придерживаться запланированного графика, но иногда происходят неожиданные ситуации, и вам приходится вносить поправки. В таком случае, следует перенести дела средней и низкой важности на другой день, если возникает какая-то чрезвычайная ситуация, которая грозит конфликтом или проблемой.
- Но будьте осторожны, чтобы задачи не накапливались, старайтесь не откладывать их на следующий день. Если вы вдруг заметите, что слишком часто приходится переносить свои дела, просто начните выделять на выполнение каждого дела чуть-чуть больше времени в назначенный день, а не меняйте расписание всех остальных дней.
-
4
Вычеркните все выполненные задания. Это может быть полезным для многих людей! Не забудьте перенести на следующий день все недоделанные задания.
-
5
Придумайте себе награду! Очень важно сделать себе что-то приятное, когда выполните все свои дела, придерживаясь расписания. После того, как закончите свои дела за день, сделайте себе подарочек: наберите пенную ванну, включите любимое телешоу или купите себе что-нибудь вкусное. Вы почувствуете особенное удовольствие от этих приятных вещей, когда будете знать, что заслужили это.[8]
-
6
Оцените свое расписание и внесите необходимые изменения. Важно периодически проверять, укладываетесь ли вы в запланированное время, помогает ли расписание быстрее справляться с заданиями. Один из способов это сделать – регулярно проверять свой ежедневник (органайзер), а также оценивать свое состояние. В конце дня напротив самых важных дел стоят галочки, и вы чувствуете себя хорошо и продуктивно? Если ваш ответ – «да», ваше расписание отлично работает!
- Но если вы понимаете, что вам приходится переносить изо дня в день слишком много дел, если в конце дня вы чувствуете себя изнуренным и нервным, скорее всего, в расписание нужно внести поправки.
- Посмотрите в свой органайзер и подумайте, где нужно внести изменения. Возможно, вам нужно будет пересмотреть приоритеты, если у вас постоянно остается дело, которое приходится переносить (например, упражнения). К тому же, возможно, вам потребуется пересмотреть время, выделенное на выполнение задачи. Например, вместо того, чтобы выделять утром 2 часа на подготовку и сборы, попробуйте успеть собраться за 1 час (хотя бы 3 дня в неделю), а освободившееся время можно потратить на пробежку.
- Имейте в виду, что перераспределение времени и поправки в расписании – абсолютно нормально. Людям требуется время, чтобы понять, какое расписание и какой темп будет для них более комфортным.
Реклама
Советы
- Ваше время очень ценно. Создание подходящего расписания поможет организовать это время максимально эффективно.
- Придерживаясь расписания, вы можете заметить какие-нибудь привычки, которые раньше оставались без внимания. Например, возможно, вы продолжаете просыпаться каждый четверг немного уставшим, потому что каждую среду после работы вы ходите на «счастливый час» в баре. Таким образом, вы сможете внести изменения в свою жизнь, как только поймете свои привычки. Возможно, вместо того, чтобы каждую неделю выделять время на «счастливый час», стоит наслаждаться этим только раз в две недели. Таким образом, вы сможете расслабиться и отдохнуть с коллегами, не уставая при этом каждый четверг.[9]
- Составление расписания и привычка придерживаться его поможет более эффективно и продуктивно организовать свое время, потому что вы ставите себе задачи и выделяете на них определенное время. Это значит, что у вас больше не будет оправдания «не хватило времени».[10]
- Постарайтесь сделать так, чтобы дела были относительно небольшими, даже если это подзадачи какой-то большой цели. Так будет намного легче понять, что и когда нужно делать.
Реклама
Предупреждения
Об этой статье
Эту страницу просматривали 53 474 раза.