Как составить калькуляцию на транспорт

Себестоимость перевозки грузов рассчитывается с учетом положений, озвученных в инструкции по составу, учету и калькулированию затрат, утвержденной Минтрансом 29 августа 1995 г. Законодатель в инструкции определил перечень учитываемых в бухгалтерии затрат на транспортировку. К ним относятся трудовые и материальные траты, расходы на обеспечение воспроизводства основных средств, охрану окружающей среды и имущественных активов, уплату обязательных платежей и счетов контрагентов.

Как составить договор перевозки груза автомобильным транспортом?

Порядок расчета затрат на перевозку груза

В калькуляции затраты на перевозку грузов детализируются по таким группам:

1. Расходы, которые напрямую связаны с процессом перевозки: оформление страхового полиса, поддержание технической исправности транспортного средства, соответствие утвержденному уровню качества услуги, затраты на выполнение требования сохранности перевозимых ценностей и следования по маршруту в соответствии с утвержденным графиком.
2. Плата за пользование природными ресурсами (если такой факт имеет место).
3. Расходные операции, связанные с вводом в эксплуатацию нового транспортного средства для перевозок (регистрация, обкатка, регулировка систем автомобиля).

Вопрос: Как отразить в учете организации-экспедитора оказание клиенту услуг по организации перевозки груза на условиях 100%-ной предоплаты, если согласно договору транспортной экспедиции экспедитор обязан заключить от своего имени за счет клиента договор перевозки груза с перевозчиком?
Стоимость перевозимого груза равна 500 000 руб. Вознаграждение экспедитора за организацию перевозки составляет 18 000 руб. (в том числе НДС 3 000 руб.) и перечисляется экспедитору авансом одновременно с денежными средствами на предоплату услуг по перевозке груза (после заключения договора с перевозчиком).
Услуги по организации перевозки груза оказаны клиенту в отчетном периоде, следующем за периодом получения предоплаты. Стоимость услуг перевозчика (провозная плата) составляет 47 200 руб. (в том числе НДС). Экспедитор представляет клиенту отчет о фактически понесенных расходах. Факт оказания услуг экспедиции подтверждается соответствующим актом.
Иные затраты экспедитора на организацию перевозки покрываются за счет вознаграждения и отдельно клиентом не возмещаются. Фактическая себестоимость услуг по организации перевозки (невозмещаемые затраты, связанные с оказанием услуг: заработная плата персоналу, отчисления на заработную плату) составила 5000 руб. и равна сумме расходов на оказание услуг, признанных в налоговом учете на момент подписания акта.
Организация-экспедитор применяет метод начисления в налоговом учете.
Посмотреть ответ

ВАЖНО! Если в процессе подготовки транспортного средства к вводу в эксплуатацию были выявлены дефекты заводской сборки или обработки материалов, недочеты устраняются за счет фирмы-изготовителя.

4. Модернизация транспортных средств, разработка новых маршрутов доставки грузов. Расходы на повышение класса транспортно-экспедиционного обслуживания списываются на прибыль предприятия и не включаются в стоимость услуги.
5. Расходы, направленные на обслуживание процесса доставки грузов в пункт назначения (топливо, смазочные материалы, электроэнергия, инструменты, проведение экспертиз).
6. Затраты по поддержанию транспортных средств в надлежащем техническом состоянии и соблюдению норм санитарно-гигиенических стандартов (диагностика с техосмотром, мойка, текущий и капитальный ремонт, создание особых температурных условий для отдельных категорий грузов).
7. Траты перевозчика, связанные с оплатой труда задействованных в доставке работников.
8. Оплата медосмотров и предрейсовых инструктажей.
9. Затраты, относимые на организацию управления процессом перевозки.
10. Подготовка кадров и регулярное прохождение занятыми на предприятии сотрудниками курсов переподготовки, повышения квалификации.
11. Оплата кредитных процентов в пользу банковских учреждений за взятые на заемные средства транспортные средства и оборудование для доставки грузов.
12. Отчисления амортизационного типа.
13. Арендные платежи.
14. Оплата налогов, сборов и взносов в государственные органы.
15. Суммы таможенных пошлин.

Расчет цены услуг по перевозке ценностей должен основываться на размере себестоимости. Калькуляция производится с учетом особенностей эксплуатации транспортных средств, которые имеются на предприятии. Цены на топливо закладываются текущие, расстояние просчитывается с максимальной точностью. К полученному расчетному показателю себестоимости прибавляется желаемый уровень рентабельности. Это будет цена перевозки для контрагентов, рассчитанная за каждый километр движения.

Какие условия договора перевозки груза автомобильным транспортом являются существенными?

Бухгалтерский и налоговый учет затрат на перевозку

Расходы на доставку материальных ценностей могут учитываться по двум схемам:

• перевозка осуществлялась собственными силами;
• услуга была оказана третьими лицами на договорных основаниях за фиксированную плату.

При наличии у компании собственных транспортных средств, которые можно задействовать в перевозке грузов, организация учитывает их по одной из методик:

• в случае с большим автопарком создается отдельное подразделение;
• в ситуациях с небольшим числом транспортных средств отдельная служба не выделяется в структуре предприятия, учет ведется по каждой машине.

В первом варианте в бухгалтерском учете затраты будут относиться на счет 23, предназначенный для расходов вспомогательных производств. При отсутствии отдельного транспортного отделения бухгалтерия применяет счет 26, введя к нему субсчет для автотранспорта. В последнем случае затраты будут относиться к общехозяйственному типу.

На указанные счета списываются расходы на:

• топливо, масла;
• амортизационные отчисления;
• прохождение техосмотра;
• проведение ремонта;
• выплачиваемую водителям зарплату с начислениями взносов на нее;
• оплату труда персонала, задействованного в обслуживании транспортного средства (механики, диагностики, электрики, бухгалтер, экономист).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Транспортные расходы должны выделяться в бухгалтерском учете в отдельную статью затрат и накапливаться обособленно от других расходных оборотов. Такая норма необходима для сопоставления данных бухгалтерского и налогового учета и создания основы для ведения управленческого учета.

Используемый в учете счет для аккумулирования затрат на транспортировку надо утвердить в локальном акте предприятия – учетной политике. Такие расходы носят характер косвенных затрат. Их распределяют по видам изготавливаемой продукции или на их сумму уменьшают выручку от продаж в текущем периоде напрямую.

Порядок признания и отражения в налоговом учете транспортных затрат регламентируется положениями ст. 254 НК РФ. Расходы принимаются в учете в текущем периоде. По материальным ценностям, которые перевозятся внутри предприятия и были приобретены у сторонних организаций, расходы на доставку включаются в стоимость запасов.

Требования к документальному подтверждению операций по доставке грузов оговариваются п. 1 ст. 9 закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. и НК РФ в п. 1 ст. 252. Для фиксации уровня расходов на топливо для задействованных в перевозках транспортных средств используется бланк путевого листа. При перевозке ценностей оформляют ТТН или заполняют транспортную накладную.

Затраты на перевозку сторонними организациями

При отсутствии необходимости или возможности создания собственного автопарка для перевозок допускается заказ услуг у сторонних предприятий на основе заключенного договора. Расходы в бухгалтерском учете отражаются с использованием счетов 60 и 20. Счет 60 кредитуется и означает возникновение задолженности перед контрагентом, который доставил грузы. Счет 20 отвечает за отнесение стоимости услуги на расходы основного производства. Вместо 20 счета могут быть задействованы счета 25, 26, 15, 16. На выбор счета влияет специфика деятельности организации и положений учетной политики.

В налоговом учете расходы на доставку груза третьими лицами относятся к материальным затратам и носят производственный характер. Алгоритм признания их в учете должен прописываться в учетной политике. В этом локальном акте предприятия устанавливают дату возникновения расходов по одному из критериев:

• день окончательного расчета за услугу, который обозначается в подписанном между компанией и транспортной организацией договоре;
• дата, когда заказчику услуг были предъявлены документы для проведения расчетов;
• последний день налогового периода, являющегося отчетным.

Комплект документации будет состоять из соглашения с контрагентом на перевозку груза и бланков, подтверждающих факт реализации услуги. Норма регламентируется Правилами перевозки, утвержденными правительственным постановлением под №272 от 15 апреля 2011 г. Обязательным элементом будет оформление транспортной накладной. Бланк заполняется лицом, выступающим в качестве грузоотправителя. Документ составляется в трех экземплярах.

ЗАПОМНИТЕ! На грузы, перевозимые одним транспортным средством, может быть подготовлена одна транспортная накладная. Если партию грузов распределили между двумя и более автомобилями, то оформлять надо накладные по каждому транспортному средству.

Устав автомобильного транспорта, утвержденный законом от 8 ноября 2007 года №259-ФЗ, предписывает перевозчикам не принимать ценности, которые необходимо перевезти, без оформленной и подписанной транспортной накладной (п. 3 ст. 8). Письмо от 11.11.2011 №03-03-06/1/744 дает пояснения к набору документации, формируемому при заказе услуги перевозки грузов у третьих лиц. К договору и транспортной накладной рекомендовано прикладывать товарно-транспортную накладную. Она составляется в 4 экземплярах. Четвертый бланк нужен для того, чтобы он был возвращен грузоотправителю после произведенной доставки. Этот документ должен служить основанием для учета транспортных услуг и проведения расчетов за них.